银行自动导入中断：补齐缺口又不产生重复记录

银行交易没有导入：怎样找出缺失的日期？

缺口从账簿中缺少的第一笔对账单明细开始，到交易重新开始导入之前缺少的最后一笔明细为止。要找起点，就从最后一张对账成功的对账单往后推。第 583 号出版物要求每月核对支票账户：把对账单与支票簿和账簿比较，记下每一处差异，并更正错误（第 583 号出版物）。要让较晚的一张对账单对平，在扣除未结项目之后，账簿在对账单日期的余额应等于该对账单的期末余额；未结项目是指已记入账簿、但银行尚未显示的支票和存款。

把那次对账之后的每一笔对账单明细与账簿比较，找出缺少的第一笔。没有未结项目可以解释却对不平的对账单，说明有缺失或错误的分录。对平的对账单也可能藏着缺口：金额相同的一笔缺失存款和一笔缺失取款会相互抵消。如果缺的是整行明细、没有别的错误，那么扣除未结项目后，对账单余额减去账簿余额，就等于缺失的存款减去缺失的取款。若不相等，说明还有别的差异；见表格。缺口在每一笔对账单明细都重新入账的地方结束。

有些缺口不只是一次普通的导入：

以上任何一种情况适用时，开始之前请先看下文的“缺口什么时候需要专业帮助”和记账服务。

开始之前请准备：

• 缺口期间每个月的银行对账单，以及缺口前一个月和后一个月的对账单。
• 最近一次对平的对账记录及其日期。
• 自动导入中断以来所有手工录入的分录清单。
• 自动导入的状态：哪些账户已连接，以及最后一次导入明细的日期。

应该等银行自动导入重新连接，还是直接从对账单补缺口？

当税表、月末结账或贷款方的要求取决于账簿时，就从对账单补缺口。自动导入中断，并不改变“每月对账”的建议。重新连接后能往回补多久的数据，因银行和软件而异，所以请对照对账单检查导入了什么。

只有在没有任何截止日期、并且重新连接后的历史记录明确覆盖到第一个缺失日期时，等待才算合理。无论等待还是补账，对账单都是起点：自动导入的任何内容都必须与它一致。遇到不认识的对账单明细，或您认为银行记错的明细，先向银行提出，再入账。一边手工补缺口，一边让自动导入也补同一段，重复记录就是这样开始的。

怎样导入缺失的对账单明细而不产生重复？

只补日期落在缺口范围内的对账单明细，逐笔与账簿中已有的记录核对，只添加没有匹配的明细。重复来自重叠：对账单文件往回覆盖了已入账的日期，以及手工录入的明细在导入时被再加一次。

1. 先备份会计文件；导入出错时，恢复备份比逐条拆解容易。
2. 把缺口写成两个日期：缺失的第一天和最后一天。
3. 逐个导入文件与对应的对账单核对：文件里的存款合计和取款合计应与对账单印出的合计一致，否则说明文件缺行或重复。尽量使用银行自己的交易下载文件，而不要从 PDF 重新输入。
4. 按对账单上每笔明细的日期，把数据裁剪到缺口范围内。对账单周期很少恰好从缺口的起止日开始或结束，所以两头都要裁剪。
5. 列出可能与某笔对账单明细匹配的分录：手工录入的明细、几笔自动导入的明细、从另一个账户一侧录入的转账，以及在缺口之前录入、却在缺口内才清算的支票或存款。
6. 按金额和收款人或摘要，有支票号或参考号时再加上号码，把每笔对账单明细与已有分录匹配。日期可能相差几天或几周，所以在范围内找不到匹配的明细，可能匹配的是更早的分录。已匹配的明细就处理完了：标记为已清算，不要再录入。
7. 只录入没有匹配的明细，金额按对账单，从最早的月份开始，并且每个月都先与该对账单的期末余额对平，再进入下个月。新分录的日期按它的凭证（发票、支票存根或收据）和企业的会计方法确定，没有凭证时以对账单日期为准。待处理项目不要录入：对账单一般只显示已入账的明细，待处理项目在入账前可能变化。
8. 把范围内的明细按金额排序，查看日期相近、金额相同的几笔。两笔相同的扣款可能是真实的，所以删除任何一笔之前，请先查对账单。

自己账户之间的转账是常见的陷阱：它从一个账户导入，又在另一个账户重新录入。各产品的文件导入工具各不相同；无论用哪种工具，上述匹配都是第一步。

银行的日期不一定是正确的入账日期。对采用收付实现制的企业，纳税年度末之前收到的有效支票，即使下一年才存入，也算那一年的收入（第 334 号出版物），所以 12 月收到、1 月才入账的支票，保留 12 月的日期。

如果银行自动导入之后补导了我已经录入的交易怎么办？

补导入的明细如果与您手工录入的分录匹配（金额相同、收款人相同、日期合理），它就是第二份副本：保留一份，不要把它当作新交易接受。

笔数和合计可以提示重复，但只有像“怎样检查缺口是否补对了？”那样逐笔匹配每一行对账单明细，才能确定哪些分录属于账簿。对于通过发票、付款和存款三方同时重复计入的收入，见账簿中重复计入的收入。

怎样检查缺口补得对不对？

让每一笔对账单明细都对应一笔账簿分录，再检查笔数和合计，并让每张对账单的期末余额对平。即使余额一致也要做匹配：相互抵消的错误会掩盖问题。这些检查以 IRS 的对账步骤为基础：比较存款，逐张比较支票，列出差异，为未记录的项目更新账簿，并确认调整后的余额一致（第 583 号出版物）。

每张对账单都要按它自己的日期与账簿对平；用另一个日期的余额，会让补对的账显得不对。不要用说不清来源的调整分录去硬凑余额，那会掩盖缺失或重复的明细。IRS 说明，电脑化记录必须与账簿和税表相符，并提供足够的细节来识别原始凭证（第 583 号出版物）。

对账单明细只能说明钱动过，说明不了这笔付款是为了什么。IRS 说明，仅有付款证明不足以确立扣除，所以也要保留发票或收据（第 583 号出版物）。

信用卡和支付应用的账户也停止导入了怎么办？

每个中断的账户都用它自己的对账单补账，与它自己的期末余额对平，然后再检查账户之间的转账。银行对账单只显示从支付应用转入的净额，以及付给银行卡的款项，不显示这些款项背后的内容。

• 信用卡：以信用卡对账单为准。账簿中信用卡账户的余额应等于对账单上的应还余额。
• 支付应用：如果这个应用在您的账簿中是一个账户，就用该应用同一日期范围的活动报告补账，并与应用的余额对平。
• 转账：从银行付给银行卡的款项在两张对账单上都会出现；把它只记一次，作为自己账户之间的转账，而不是费用。支付应用的打款，只有在该应用是您账簿中的账户、并且销售和费用已记录在那里时，才算转账。否则打款里包含销售、费用和退款：见销售款与打款对账。

银行卡付款被重复计入的情形，见账簿中的信用卡付款。

缺口落在已申报的年度或已锁账的期间怎么办？

先补账并对平，再把补好的年度合计与已申报的税表比较。如果缺口里有税表没有包括的收入或费用，该税表可能需要更正。退税申请，例如为税表漏掉的费用申请退税，一般必须在申报税表后 3 年 内，或缴税后 2 年 内提出，以较晚者为准（26 U.S.C. 6511）。软件中的锁账期间是一项限制修改已结账月份的设置。它不会告诉您税表是否变化；锁账的问题，以及改动的年度何时需要提交更正税表，见报税之后的结账日期。

税表提交之后改动过的账簿，值得与税表比较。只是自己账户之间转账的缺失明细，可能对税表没有任何影响。请比较合计，不要想当然。

涉及多个期间时，顺序很重要。先让现金与对账单对平，再把补好的月份与各份已申报税表比较，然后在下一份税表沿用同样数字之前，更正这些税表。报 Schedule C 的申报人，见因经营费用错误而更正税表。应付销售税的余额与税表不再一致时，见应付销售税与税表不符。

缺口期间应该保留哪些对账单和记录？

请保留缺口期间每个月的银行对账单、每个月的对账记录，以及一份说明您录入了什么、怎么录入的备忘。

• 对账单：拿不到已兑现的支票时，如果账户对账单清晰易读，并显示金额、收款人和入账日期（支票还要有支票号），或银行卡的交易日期，就可以证明付款（第 583 号出版物）。
• 会计文件：在审查中，IRS 可能要求提供会计软件的备份文件和管理员登录信息。通过重新录入交易生成的新文件，不是原始账簿的副本（IRS 软件记录常见问题）。请在现有文件中补缺口，不要另建新文件。
• 审计轨迹：税务程序 98-25 全面适用于较大的纳税人，也适用于较小的纳税人在列明的情形下，例如所需信息只存在于电子记录中。它把电子记录、账簿和税表之间的关联称为审计轨迹。请保留能说明每一行补入的明细是怎么来的备注。

这些记录要保存到它所支持的税表不再可能被审查为止：一般是 3 年，列明的情形更长，雇佣税记录至少 四年。起算时间和更长的期限，见企业记录要保存多久。

缺口什么时候需要专业帮助？

缺口涉及已申报或已锁账的期间、跨越多个账户、已经因为之前的尝试留下重复记录，或者对不平对账单时，理顺所花的时间往往比导入还多。

如果右边一列描述了您的文件，待解决的问题就是修正的先后顺序，以及要重新打开哪些月份；见记账服务。请带上整个缺口期间的对账单、最近一次对平的对账记录、手工录入清单，以及涉及期间的已申报税表。报税人员希望收到哪些清单，见账簿整理清单。

示例

这些示例仅为说明；所有金额均以美元计。

一家小型 LLC，缺口两个半月

自动导入在 3 月 3 日中断，5 月 20 日修复。账簿中有 3 月 2 日之前和 5 月 20 日起的分录，3 月 2 日时与银行对平。3 月、4 月和 5 月的对账单覆盖缺口，即 3 月 3 日至 5 月 19 日。

在 5 月 31 日的对账单上，银行余额是 $35,500，账簿显示 $31,000。当天没有未结项目，也没有别的错误，所以差额 $4,500 应等于缺口中缺失的存款减去取款。3 月 3 日至 5 月 19 日的对账单明细显示存款 $41,000、取款 $36,500，净额 $4,500。补入这些明细后，账簿显示 $35,500。3 月 31 日和 4 月 30 日也要与各自的对账单对平：像 5 月 19 日这样的月中日期，只有对账单印有每日余额时才有银行余额。

一位承包商，明细被导入了两次

自动导入重新连接后，缺口里的 40 笔明细又导入了一次，因为这位承包商此前已经手工录入。账簿中 4 月的费用分录合计 $24,000，而 4 月对账单上的取款只有 $12,000，全部是经营费用，也没有未结项目。合计正好翻倍，笔数也翻倍。按金额、日期和收款人逐笔匹配，找出了 40 对重复。承包商保留附有收据的那份，删除另一份，4 月费用恢复为 $12,000，之后税表才不会重复计算。

一家公司，缺口落在已申报的季度

一个四个月的缺口，从 1 月到 4 月，涵盖的第一季度的工资税表和销售税表已经申报。缺口期间的对账单显示工资税存款 $9,000、销售税付款 $4,000、客户存款 $150,000。处理的先后顺序是：先用对账单补缺口，并让每个月对平；把补好的账簿中的工资和预扣税，与已申报的 941 表比较，把销售额与已申报的销售税表比较；只有当某季度税表上报告的内容有误，才更正这个季度（941-X 表，以及该州的更正税表），因为只缺少一笔存款明细，可能完全不影响税表；最后重新锁定这些月份。这家公司当年的所得税表尚未申报，将采用更正后的数字。

您的情况不同？

• 缺口跨越已申报或已锁账的期间：更正的顺序很重要。见报税之后的结账日期，并请记账服务判断在报税之前，哪些更早的月份需要更正。
• 之前尝试补账之后，文件里已经有重复记录：见账簿中重复计入的收入，并把手工录入清单带给记账服务。
• 多个账户或银行卡都中断了：见账簿中的信用卡付款；把多个账户及其之间的转账一起对平，通常需要记账服务。
• 数字与对账单对不平：见对账的期初余额不对；差异仍然存在时，请找记账服务。
• 账簿落后好几个月，而税表即将到期：见补记逾期账簿。
• 您只有银行对账单，没有账簿：见用银行对账单重建账簿。
• 交易已经补齐，但还没有分类：见报税前未分类的费用。
• 您想知道连接了银行是否就可以不做每月对账：见银行自动导入不等于对账。