الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب أو برنامج المحاسبة

ما التقارير التي أحتاجها لضبط الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب؟

تأتي الأرصدة الافتتاحية من الميزانية العمومية الختامية لآخر سنة ضريبية مغلقة، لا من تقرير الأرباح والخسائر ولا من الإقرار المقدَّم. اطلب من المحاسب السابق التقارير أدناه، أو صدّرها من البرنامج القديم، بتاريخ آخر يوم في تلك السنة. وواجب الاحتفاظ بـدفاتر أو سجلات دائمة تكفي لإثبات الدخل والخصومات والائتمانات يقع على دافع الضرائب.

الانتقال بسيط إذا كانت الحسابات القديمة مسوّاة مع الكشوف وكانت الميزانية العمومية الختامية تتفق مع آخر إقرار مقدَّم. وهو ليس بسيطًا إذا اختلف الاثنان، أو لم يُقدَّم إقرار السنة الماضية بعد، أو لم يسلّم المحاسب السابق السجلات أو ضاع الملف، أو لم تتوازن الميزانية الافتتاحية إلا بمبلغ كبير في حقوق الملكية للرصيد الافتتاحي (Opening Balance Equity)، وهو الحساب الشامل الذي تستخدمه برامج كثيرة.

هل يمكنني ضبط الأرصدة الافتتاحية من الإقرار المقدَّم وحده؟

فقط كحل أخير. الإقرار المقدَّم يعطي مجاميع الميزانية العمومية في أفضل الأحوال، وبعض الإقرارات لا تتضمن ميزانية. فالإقرار مبني على الدفاتر: تقول تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩ إن Schedule L «يجب أن يتفق مع دفاتر الشركة وسجلاتها».

قد يُسمح لكيان صغير بتجاوز Schedule L، وعندها لا تكون في الإقرار ميزانية عمومية تطابقها. من يستوفي الشروط وما حدودها: Schedule L في إقرار الشركة.

إذا ضاعت الدفاتر القديمة، فقد يكون عمود نهاية السنة في آخر Schedule L مقدَّمة هو الميزانية العمومية الختامية الوحيدة لديك. عامل كل سطر فيه كمجموع يجب دعمه بالكشوف.

أي تاريخ بدء أستخدمه في الدفاتر الجديدة حين أنتقل إلى برنامج جديد؟

استخدم أول يوم في سنة ضريبية. لا تحدد IRS تاريخ بدء، لكن هذه أنظف ممارسة، لأن الأرصدة الافتتاحية تصبح حينها الأرصدة الختامية لسنة منتهية. أرّخ الأرصدة الافتتاحية بتاريخ الإغلاق، أي آخر يوم من السنة الضريبية السابقة (31 ديسمبر للسنة التقويمية)، وتسميه هذه الصفحة تاريخ الافتتاح. وأول معاملة في الدفاتر الجديدة تحمل تاريخ أول يوم في السنة الجديدة.

• التواريخ تطابق الإقرار. تاريخ الإغلاق هو تاريخ الميزانية العمومية لنهاية السنة في الإقرار.
• تبدأ السنة نظيفة. في نظام القيد المزدوج، يقول المنشور 583 إن حسابات الإيرادات والمصروفات تُغلق في نهاية كل سنة ضريبية، بينما تبقى حسابات الأصول والخصوم وصافي الثروة مفتوحة. وحينئذ تغطي الأرباح والخسائر في الملف الجديد السنة التي يغطيها الإقرار بالضبط.
• حقوق الملكية لا تحتاج إلى تقسيم. الافتتاح في منتصف السنة يجب أن يتضمن الربح المحقق حتى الآن هذه السنة، وهو رقم لا يظهر في أي إقرار مقدَّم.

إذا لم يُقدَّم إقرار السنة الماضية بعد، فالأرصدة الختامية ليست نهائية: قد تغيّرها قيود نهاية السنة مثل الإهلاك. احصل على ميزان المراجعة بعد تلك القيود، وقارنه بـ Schedule L بعد تقديم الإقرار.

الانتقال من جدول بيانات يسير بالطريقة نفسها: مجاميعه في تاريخ الإغلاق تقوم مقام ميزان المراجعة. وبالنسبة لمن يقدّم إقرارًا لسنة مالية، فأول يوم هو أول يوم في السنة المالية لا 1 يناير. وإذا حدث الانتقال في منتصف السنة، فافتح الدفاتر مع ذلك بأرصدة نهاية السنة الماضية، وأدخل الأشهر منذ ذلك الحين كما يلي.

كيف ترتبط أرصدتي الافتتاحية بـ Schedule L في إقرار شراكة أو شركة S؟

يجب أن تساوي الميزانية الافتتاحية عمود نهاية السنة في آخر Schedule L مقدَّم، مجموعة سطور بمجموعة سطور. يجمّع Schedule L الحسابات في سطور ثابتة، فقد يحوي السطر الواحد عدة حسابات: قارن المجاميع حسب السطر لا حسابًا بحساب.

تقول تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩ إن سطر القروض من المساهمين يجب أن يتفق عادةً مع المبالغ في الجداول ⁦K-1⁩. وتقول تعليمات النموذج 1065 إن إجمالي الأصول في البداية يجب أن يساوي عادةً إجمالي الأصول في نهاية السنة السابقة، مع إرفاق بيان إن لم يتساوَ.

عندما تختلف الدفاتر القديمة عن Schedule L، فالأسباب المعتادة هي القيود المسجلة بعد تقديم الإقرار، وتقريب الدولارات إلى أعداد صحيحة (تسمح التعليمات للإقرار بإسقاط السنتات)، وSchedule L على الأساس الضريبي (تشير إليه تعليمات النموذج 1065، وتسمح به لمن يقدّم Schedule M-3 حين تعكس الدفاتر مبالغ الأساس الضريبي وحدها)، وأخطاء في الدفاتر القديمة.

إذا صحّحت الأرصدة القديمة عند فتح الدفاتر الجديدة، فقد لا يطابق عمود بداية الإقرار التالي عمود النهاية المقدَّم، ويحتاج إقرار الشراكة إلى البيان المرفق المشار إليه أعلاه عن أي فرق في إجمالي الأصول. وهل يؤثر التصحيح في الدخل في إقرار مقدَّم هو حكم يعود إلى معدّ الإقرارات، ويُتخذ قبل استخدام الدفاتر الجديدة لإقرار.

كيف أضبط حقوق الملكية: الأسهم والأرباح المحتجزة، أو رأس مال الشريك، أو حقوق صاحب المنشأة الفردية؟

حقوق الملكية هي الأصول ناقص الخصوم في تاريخ الافتتاح. يسميها المنشور 583 صافي الثروة، أي «زيادة الأصول على الخصوم». وفي الشركة أو الشراكة، خذ كل حساب من حسابات حقوق الملكية من ميزان المراجعة الختامي القديم، وتحقق من أن المجموع يساوي الأصول ناقص الخصوم. فإن لم يتساوَ، فابحث عن الفرق قبل الافتتاح؛ ولا تُدخله كمبلغ موازنة.

ثلاثة فخاخ:

• الأرباح المحتجزة تحوي السنوات السابقة فقط. ربح السنة الحالية يتكوّن من الأشهر التي تُدخلها؛ والتوزيعات والسحوبات السابقة داخلة أصلًا في حقوق الملكية الختامية.
• حساب التعديلات المتراكمة في شركة S ليس الأرباح المحتجزة. تصفه تعليمات Schedule M-2 بأنه حساب يعكس عادةً صافي الدخل المتراكم غير الموزَّع عن سنوات ما بعد 1982، يُحفظ لحساب الأثر الضريبي للتوزيعات؛ وعلى شركة S التي لديها أرباح ومكاسب متراكمة أن تحتفظ به.
• رأس مال الشريك في ⁦K-1⁩ على الأساس الضريبي (يُحسب بالقواعد الضريبية)، لا الدفتري. تقول تعليمات النموذج 1065 إن الرصيد الافتتاحي في Schedule M-2 يجب أن يساوي رأس مال الشركاء الافتتاحي على الأساس الضريبي في الجداول ⁦K-1⁩، مع إرفاق تفسير إن لم يتساوَ. افتح الدفاتر بالرقم الدفتري لكل شريك، وتتبّع رأس المال على الأساس الضريبي بشكل منفصل: حسابات رأس مال الشركاء في دفاتر LLC.

كيف تنتقل المعدات ومجمع الإهلاك؟

أدخل المعدات بتكلفتها ومجمع الإهلاك كرصيدين منفصلين، مأخوذين من قائمة الأصول الثابتة لا من الإقرار. فالإقرار لا يحمل القائمة: ففي تعليمات النموذج 4562 تُعرض أصول السنة الحالية حسب فئة الممتلكات وشهر بدء الاستخدام، بينما تظهر الأصول الأقدم عادةً كخصم إجمالي واحد فقط.

• المصدر: قائمة الأصول الثابتة خلف ميزان المراجعة الختامي القديم، مقارنةً بجدول الإهلاك خلف آخر إقرار مقدَّم. وإذا اختلف الإهلاك الدفتري عن الضريبي، فافتح بالأرقام الدفترية وسلّم معدّ الإقرارات الجدول الضريبي منفصلًا. يقول المنشور 583 إن سجلات الأصول يجب أن تبيّن سعر الشراء والتحسينات وخصومات المادة 179 والإهلاك المأخوذة وأي تصرف بالأصل.
• المطابقة: التكلفة ناقص مجمع الإهلاك تساوي سطر الأصول القابلة للإهلاك في Schedule L، إذا كانت الدفاتر تتبع إهلاك الإقرار.
• المعقولية: تقول تعليمات النموذج 4562 إن إهلاك السنوات السابقة مضافًا إليه إهلاك السنة الحالية لا يمكن أن يتجاوز الأساس القابل للإهلاك للممتلكات، فمجمع الإهلاك الأعلى من تكلفة أصل ما يشير إلى خطأ في القائمة.
• بلا إعادة إدخال: المشتريات القديمة موجودة في الرصيد الافتتاحي فقط، وليست مصروفات أو أصولًا جديدة أبدًا.

كيف تنتقل الفواتير المفتوحة وفواتير الموردين المستحقة دون احتساب الدخل مرتين؟

إدخال الفواتير المفتوحة وفواتير الموردين المستحقة في الرصيد الافتتاحي يتوقف على الطريقة التي تستخدمها الدفاتر. في أساس الاستحقاق المحاسبي، انقل كلًا منها مرة واحدة بتاريخها الأصلي، حتى يسوّيها الدفع اللاحق بدل أن ينشئ دخلًا أو مصروفًا جديدًا. أدخلها كمستندات، لا داخل قيد ميزان المراجعة الافتتاحي، وسجّل كلًا منها مقابل الحساب المقابل لذلك القيد بدل المبيعات أو المصروفات؛ فيصبح صافي هذا الحساب صفرًا. وفي الأساس النقدي، احتفظ بها كقائمة: فالدفعة تُحتسب عند دفعها. وللأغراض الضريبية تقرر طريقة الإقرارات المقدَّمة: في الأساس النقدي يُحتسب الدخل عادةً عند استلامه، وفي أساس الاستحقاق المحاسبي عادةً عند اكتسابه.

فواتير الموردين تسير بالعكس: ففي الأساس النقدي تكون الفاتورة غير المدفوعة مصروفًا عادةً عند دفعها؛ وفي أساس الاستحقاق المحاسبي هي عادةً مصروف في السنة المغلقة بالفعل وتبقى ضمن الذمم الدائنة.

تغيير البرنامج لا يغيّر الطريقة المحاسبية، فاحتفظ بالطريقة التي تستخدمها الدفاتر القديمة والإقرارات المقدَّمة. وإذا اختلفتا، فراجع دفاتر أساس الاستحقاق المحاسبي وإقرار ضريبي على الأساس النقدي قبل الافتتاح. أما تغيير الطريقة نفسها فهو يحتاج عادةً إلى موافقة IRS: الأساس النقدي أم الاستحقاق المحاسبي لنشاط صغير. وفي دفاتر أساس الاستحقاق المحاسبي، تحقق من أن مجاميع الذمم المدينة والدائنة تساوي ميزان المراجعة الختامي القديم، ومن أن الأرباح والخسائر للفترة السابقة لا تُظهر منها أي مبيعات أو مصروفات.

ماذا عن أشهر هذه السنة السابقة للانتقال؟

اضبط الأرصدة الافتتاحية في تاريخ الافتتاح، ثم أدخل كل شهر مضى وسوِّه قبل البدء بالشهر التالي.

1. أدخل الأرصدة أعلاه، مؤرخة بتاريخ الافتتاح، أي آخر يوم من السنة الماضية.
2. لكل شهر مضى، أدخل المعاملات من كشوف البنك والبطاقات. وفي دفاتر أساس الاستحقاق المحاسبي، أدخل أيضًا فواتير الشهر وفواتير الموردين والقيود غير النقدية مثل الإهلاك من سجلاتك، مع تطبيق الدفعات على الفواتير المفتوحة والمستحقة بدل إدخالها مجددًا كمبيعات أو مصروفات. وتقارير الملف القديم الشهرية للمقارنة فقط؛ واستيراد معاملاته اختياري.
3. سوِّ كل شهر. يقول المنشور 583 إن عليك تسوية الحساب الجاري شهريًا، ليتفق الكشف ودفتر الشيكات والدفاتر.
4. قارن الربح منذ بداية السنة بآخر تقرير للمحاسب السابق في التاريخ نفسه، إن وُجد.

لا يلزم استيراد معاملات السنوات السابقة لفتح الدفاتر. وما يحتاجه الإقرار القادم من الملف الجديد (الرواتب، ومدفوعات الموردين للنماذج 1099، وضريبة المبيعات، والمخزون) يتوقف على الإقرار: أكّده مع معدّ الإقرارات الذي سيقدّمه. واحتفظ بالتقارير والملفات القديمة للفترات المبيّنة في مدة الاحتفاظ بالسجلات التجارية.

سطر الكشف يثبت الدفع وتاريخه، لا الغرض منه. يقول المنشور 583 إن إثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم، فاحتفظ بالفاتورة أو إيصال البيع أيضًا: الإيصالات المفقودة.

كيف أتجنب تكرار المعاملات في الملف الجديد؟

استخدم تاريخ افتتاح واحدًا ومصدرًا واحدًا لكل فترة. التكرار ينشأ حين تدخل المعاملة نفسها مرتين من طريقين.

• الأرصدة الافتتاحية أرصدة لا معاملات. أدخلها مرة واحدة، بتاريخ الافتتاح، ولا تُدخل معاملة أخرى بتاريخ يساويه أو يسبقه، إلا الفواتير المفتوحة وفواتير الموردين المستحقة أدناه، فهي تحتفظ بتواريخها الأصلية. والشيك أو الإيداع المعلّق وقتها داخل أصلًا في الرصيد النقدي للدفاتر، فعندما يظهر سطره في البنك لا تدخله مرة أخرى كدفعة أو إيداع جديد.
• مصدر واحد لكل فترة. خذ نشاط البنك لكل شهر من تغذية البنك، أو من الكشوف، أو من الملف القديم، لا من مصدرين متداخلين. وابدأ أي تغذية أو استيراد في اليوم التالي لتاريخ الافتتاح.
• أدخل أي فواتير مفتوحة وفواتير موردين مستحقة مرة واحدة، ولا تستورد أيضًا المبيعات أو المشتريات التي جاءت منها.
• دع التسوية تجد ما تبقى. تبدأ تسوية الشهر الأول من رصيد الكشف في تاريخ الافتتاح، مع إدراج البنود المعلّقة. وأي فجوة بعد ذلك إما قيد ناقص أو مكرر؛ ولـالرصيد الافتتاحي الخاطئ حلوله الخاصة.

كيف أتحقق من صحة الأرصدة الافتتاحية؟

تنجح الأرصدة الافتتاحية حين تتفق الدفاتر الجديدة مع ميزان المراجعة الختامي القديم والكشوف وقائمة الأصول والإقرار المقدَّم. وهذا يبيّن أنها مدعومة، لا أن الدفاتر القديمة كانت صحيحة: والفرق الذي لا تستطيع تفسيره هو النقطة التي تستعين فيها بمعدّ إقرارات. أجرِ هذه الفحوص قبل إدخال الشهر الأول.

حين تنجح الفحوص، أقفل الدفاتر عند تاريخ الافتتاح حتى لا تتغير الفترات السابقة.

ماذا لو رفض المحاسب القديم أو البرنامج القديم إعطائي السجلات؟

يجب على محاسب CPA أو وكيل مسجل أو محامٍ، عند الطلب، أن يعيد فورًا سجلات العميل اللازمة للامتثال الضريبي الفيدرالي، ونزاع الأتعاب لا يغيّر ذلك عادةً. أما مسؤول مسك الدفاتر الذي لا يعدّ شيئًا لـ IRS فيلتزم فقط بشروط التعاقد وقانون الولاية. وقد يتوقف اعتبار دفتر الأستاذ القديم وميزان المراجعة من سجلات العميل على خطاب التعاقد، فاطلبها كتابيًا: تغيير المحاسب.

إذا لم تصل السجلات، فأعد البناء من مصادر خارج الدفاتر القديمة، ثم اطلب فحص حقوق الملكية الافتتاحية.

• كشف الإقرار المقدَّم. للنماذج 1065 و1120 و⁦1120-S⁩، تقدّم IRS كشف إقرار ضريبي للنشاط التجاري مجانًا، عبر حساب ضريبي للنشاط التجاري أو عبر النموذج ⁦4506-T⁩ أو بالهاتف. ويُظهر معظم بنود الإقرار كما قُدّمت، لا المستندات أو الكشوف المرفقة به. وكشوف الإقرارات متاحة لـ السنة الحالية والإقرارات التي عولجت خلال آخر 3 سنوات معالجة، ومعظم طلبات النموذج ⁦4506-T⁩ تُعالَج خلال 10 أيام عمل. Schedule C جزء من النموذج 1040، فيطلب صاحب المنشأة الفردية كشف الإقرار بالنموذج ⁦4506-T⁩ بدلًا من ذلك.
• نسخة من الإقرار. يطلب النموذج 4506 نسخة بمرفقاتها كما قُدّمت أصلًا، برسم 30 دولارًا للإقرار الواحد؛ وتقول IRS إن عليك أن تتوقع حتى 75 يومًا تقويميًا.
• كشوف البنوك وجهات إصدار البطاقات والمقرضين، رجوعًا إلى تاريخ الإغلاق.
• نسخك الخاصة. تنصح IRS بـالاحتفاظ بنسخ من الإقرارات المقدَّمة. تحقق من بريدك الإلكتروني ومن أي بوابة عملاء استخدمها المحاسب.

دفاتر أُعيد بناؤها من الكشوف: إعادة بناء الدفاتر من كشوف البنك.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية. وكل الأرقام بالدولار الأمريكي.

شركة S تغيّر مسؤول مسك الدفاتر في 1 يوليو

افترض دفاترًا على الأساس النقدي، فلا ذمم مدينة ولا دائنة، وإيرادات تتجاوز حد الإعفاء من Schedule L، فتُكمل الشركة Schedule L. الميزانية العمومية الختامية في 31 ديسمبر من الدفاتر القديمة: بنك 25,000 دولار أمريكي؛ ومعدات 40,000 دولار أمريكي بالتكلفة، ناقص 15,000 دولار أمريكي مجمع إهلاك، فيكون إجمالي الأصول 50,000 دولار أمريكي؛ وقرض 20,000 دولار أمريكي؛ ورأس مال أسهم 10,000 دولار أمريكي وأرباح محتجزة 20,000 دولار أمريكي، فتكون حقوق الملكية 30,000 دولار أمريكي. والخصوم مضافًا إليها حقوق الملكية تساوي 50,000 دولار أمريكي.

تحمل الدفاتر الجديدة هذه الأرصدة في 31 ديسمبر، وهو تاريخ الافتتاح، وتطابق المجاميع عمود نهاية السنة في Schedule L. وتُدخل المعاملات من 1 يناير حتى يونيو من الكشوف وتُسوّى شهرًا بشهر؛ وتغيير مسؤول مسك الدفاتر في 1 يوليو لا يحتاج إلى قيد خاص.

صاحب منشأة فردية ينتقل من جدول بيانات إلى برنامج جديد

ليست في Schedule C ميزانية عمومية، فيأتي الافتتاح من الكشوف حتى 31 ديسمبر: بنك بـ 8,000 دولار أمريكي ورصيد بطاقة بـ 5,000 دولار أمريكي. فحقوق المالك 3,000 دولار أمريكي. ولا تُستورد معاملات قديمة؛ وتُدخل الإيرادات والمصروفات من يناير.

LLC بعضوين تُحاسَب ضريبيًا كشراكة

افترض أن الشراكة لا تستوفي اختبار المقدِّم الصغير، فتُكمل Schedule L وSchedule ⁦M-2⁩ والبند L في كل Schedule K-1. تُظهر الدفاتر رأس مال الشركاء 60,000 دولار أمريكي إجمالًا، بينما تُظهر الجداول ⁦K-1⁩ رأس المال على الأساس الضريبي 45,000 دولار أمريكي. و Schedule L، المعدّ من الدفاتر، يُظهر 60,000 دولار أمريكي. تُفتح الدفاتر الجديدة عند 60,000 دولار أمريكي، موزعة على الشريكين كما تُظهرها الدفاتر القديمة. ويبقى الفرق البالغ 15,000 دولار أمريكي في جدول منفصل للأساس الضريبي ليتمكن معدّ الإقرارات من مطابقة Schedule M-2 مع الجداول ⁦K-1⁩.

هل وضعك مختلف؟

• الدفاتر القديمة والإقرار المقدَّم متعارضان، أو لم يُقدَّم إقرار السنة الماضية بعد، أو يرفض المحاسب السابق تسليم السجلات، أو تحتاج حقوق الملكية الافتتاحية إلى قيد شامل كبير: هذه الأمور تحدد أي الأرصدة يمكن الوثوق بها، ويجب حسم ذلك قبل أن تغذّي الدفاتر الجديدة أي إقرار. وهذه هي النقطة التي تستعين فيها بمسؤول مسك دفاتر أو معدّ إقرارات: مساعدة مسك الدفاتر.
• الدفاتر لم تكن موجودة قبل هذه السنة: راجع الأرصدة الافتتاحية عندما تبدأ الدفاتر متأخرة.
• حقوق الملكية للرصيد الافتتاحي (Opening Balance Equity) تحوي رصيدًا كبيرًا: راجع Opening Balance Equity.
• حقوق الملكية تختلف عن الإقرار المقدَّم: راجع الأرباح المحتجزة التي لا تطابق إقرار السنة الماضية.
• تفكر في الانتقال في منتصف السنة أو في مقدار التاريخ الذي يُنقل: راجع تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة.
• تحتاج إلى معرفة ما هو Schedule L: راجع Schedule L في إقرار الشركة.
• تحتاج إلى سجلات أو إلى صلاحية الوصول إلى IRS من المحاسب القديم: راجع تغيير المحاسب.
• تستبدل مسؤول مسك الدفاتر في منتصف السنة: راجع استبدال مسؤول مسك الدفاتر.
• قائمة الأصول الثابتة مفقودة: راجع إعادة بناء جدول إهلاك مفقود.
• أشهر من القيود مفقودة: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة.
• يملك أجنبي الشركة الأمريكية وفاتت إقراراتها: راجع إعادة بناء الدفاتر عند فوات إقرارات المالك الأجنبي.
• النشاط التجاري في كندا: راجع تغيير المحاسب في كندا.