مطابقة دفعات Shopify مع إيداعات البنك: الرسوم والمرتجعات و⁦1099-K⁩

لماذا لا تطابق دفعة Shopify مبيعاتي في الأيام نفسها؟

دفعة Shopify تحويل صافٍ يُرسل وفق جدول دفعات Shopify، أما تقرير المبيعات فيجمع الطلبات بتاريخ إنشائها. ويختلفان بقدر ما يُخصم من الدفعة وبقدر اختلاف التواريخ التي يعتمدها كل منهما. وتسرد صفحة المساعدة عن الدفعات المنخفضة أو المفقودة لدى Shopify (وثائق المزوّد) الأسباب المعتادة. وقد يغيّر Shopify شاشاته وتوقيتاته، فراجع صفحات مساعدته الحالية. الحل أن تتوقف عن مقارنة الدفعة بالمبيعات: طابق دفعة واحدة مع سطر مصرفي واحد، ثم سجّل مبيعات هذه الدفعة ومرتجعاتها ورسومها من ملف تصديرها. الخطوات أدناه.

لا يبقى المتجر بسيطًا إذا أرسل أكثر من مزوّد دفع دفعات أو نموذج ⁦1099-K⁩، أو وصلت الدفعات بأكثر من عملة، أو كان هناك مبلغ محتجز أو رصيد سالب مفتوح، أو انتقل المتجر إلى LLC أو شركة S خلال السنة، أو بقيت شهور من الدفعات دون مطابقة. في هذه الحالات المهم هو أي الأرقام صحيحة لأي سنة، لا الحصول على تصدير أفضل.

اجمع قبل أن تبدأ: كل ملفات تصدير الدفعات للفترة، وكشوف الحساب المصرفي للحساب الذي يستلم الدفعات، وتصدير الطلبات، وقائمة بالمرتجعات ونزاعات الدفع، والنموذج ⁦1099-K⁩ لكل مزوّد. الطريقة التي تصلح لكل منصات الدفع موجودة في تسوية المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩.

أي شاشة في Shopify تعرض ماذا: صفحة Payouts أم تقرير نشاط المدفوعات أم تقارير المبيعات؟

استخدم صفحة Payouts لمطابقة إيداع واحد، وتقرير نشاط المدفوعات لفحص فترة، والتقارير المبنية على الطلبات للمبيعات. يقول Shopify إن تقرير النشاط ليس بيان إيرادات لأغراض المحاسبة (وثائق المزوّد).

قد ينشأ فرق بين المبيعات بتاريخ الطلب وحركة الرصيد دون وجود خطأ، لأن كلًّا منهما يقيس شيئًا مختلفًا. أما الفرق الذي يبقى بعد حصر المرتجعات والرسوم والمبالغ المحتجزة والتوقيت فيحتاج إلى فحص أدق.

كيف أطابق إيداعًا مصرفيًا واحدًا مع دفعة واحدة من Shopify؟

طابق وفق ثلاثة أمور بالترتيب: مبلغ الدفعة، والمرجع المصرفي (ويسمى أيضًا معرّف التتبع)، وتاريخ وصول المال إلى البنك. ثم طابق معاملات الدفعة مع طلباتك.

1. في صفحة Payouts، افتح الدفعة ودوّن معرّفها وحالتها ومبلغها ومرجعها المصرفي.
2. ابحث عن السطر المصرفي بهذا المبلغ. يقول Shopify إن الدفعة المعلَّمة Deposited قد تستغرق من 1 إلى 3 أيام عمل لتظهر، وتزيد عطلات نهاية الأسبوع والإجازات المدة. ولا تستخدم كل البنوك المرجع، فغيابه لا يعني أن المال لم يصل (وثائق المزوّد).
3. صدّر معاملات الدفعة. يعرّف Shopify الصافي بأنه المبلغ ناقص الرسوم، فاجمع عمود الصافي وقارنه بمبلغ الدفعة. وإن اختلفا فقارن الملف بالتفصيل في صفحة الدفعة (التسويات والمبالغ المحتجزة والدفعات المعاد محاولتها) قبل أن تسجّل أي شيء.
4. ضع معرّف الدفعة في بيان القيد، ثم علّم السطر المصرفي مقابله.

قد يضم تاريخ دفعة واحد أكثر من دفعة، فطابق كل دفعة لا اليوم. وتقول IRS إن عليك التأكد من اتفاق كشف الحساب المصرفي ودفتر الشيكات ودفاترك، وإجراء التسوية كل شهر.

كيف أسجّل دفعة Shopify: المبيعات والرسوم والمرتجعات ونزاعات الدفع والإيداع؟

سجّل كل جزء من الدفعة في حسابه الخاص عبر حساب Shopify الوسيط (clearing)، ثم طابق الإيداع المصرفي مع الحساب الوسيط لا مع المبيعات. يحمل الحساب الوسيط ما يدين به Shopify لك إلى أن يصل المال إلى البنك. هذه طريقة لتتبع الأموال وليست قيدًا تفرضه IRS: فـIRS تتيح لك أي نظام سجلات يُظهر دخلك ومصروفاتك بوضوح.

سجّل قيدًا واحدًا لكل دفعة: ائتمان (دائن) للمبيعات ولأي ضريبة مبيعات محصَّلة (في حساب التزامها)، ومدين للمرتجعات والرسوم، ومدين للحساب الوسيط بما لا يزال Shopify مدينًا لك به، بما فيه أي مبلغ محتجز. ثم سجّل الإيداع بقيد ثانٍ؛ ولا يخرج من الحساب الوسيط إلا المبلغ الذي وصل إلى البنك. تاريخ الدفعة هو يوم دفع Shopify لك، لا يوم البيع، فاختر تاريخ القيد 1 عن قصد. إذا أرّخت بتاريخ الطلب، تطابقت المبيعات مع تقرير المبيعات: خذ كل بيع ومرتجع من ملف تصدير الدفعة بتاريخه، وأضف الطلبات التي لم تدخل بعد في أي دفعة من تصدير الطلبات، فملفات تصدير الدفعات لا تتضمنها. وتبقى هذه في الحساب الوسيط. وإذا أرّخت بتاريخ الدفعة، فالدفاتر أبسط، لكن المبيعات تتأخر عن تقرير المبيعات وقد تقع في السنة الخطأ؛ فلا تستخدمه إلا إذا كانت قواعد نهاية السنة أدناه تعدّ تاريخ الدفعة تاريخ دخلك. اختر طريقة واحدة والتزم بها طوال السنة. وبعد إدخال القيدين، يعود الحساب الوسيط لتلك الدفعة إلى الصفر، باستثناء أي مبلغ محتجز. وإذا أنشأ موصّل أو تغذية مصرفية المبيعة أو الإيداع أيضًا، فقد يُحتسب الدخل مرتين: راجع دخل مكرر في دفاترك. أما هل تُسجَّل كل الطلبات أم ملخصات الدفعات فقط ففي كل الطلبات أم ملخصات الدفعات.

لماذا دفعة Shopify أقل من المتوقع أو مفقودة؟

عادة لأن الدفعة خُفّضت بسبب أحد الأمور في القائمة أدناه، أو لأن المال لا يزال في طريقه إلى البنك. وتذكر صفحة الدفعات المنخفضة أو المفقودة لدى Shopify هذه الأسباب.

إذا كان الإيداع مفقودًا، فخطوات Shopify تشمل التأكد من أن الحالة Deposited، وانتظار من 1 إلى 3 أيام عمل، والتحقق من تطابق بيانات البنك، والبحث عن أي تعليق، وتزويد البنك بمعرّف التتبع؛ وإن احتاج البنك تفاصيل أكثر فأعطه تاريخ التسوية والمبلغ والعملة. أبقِ الدفعة غير المطابَقة في الحساب الوسيط حتى تصل.

ماذا عن الطلبات المدفوعة خارج Shopify Payments، مثل بوابة دفع أخرى؟

عامل كل مزوّد دفع كمصدر مستقل، له حسابه الوسيط ودفعاته ونموذجه ⁦1099-K⁩. صفحات الدفعات وتقرير النشاط في Shopify تغطي Shopify Payments؛ ويستثني تقرير النشاط معالجات الدفع الخارجية وطرق الدفع الخارجية (وثائق المزوّد).

• الدفعات: يدفع المزوّد الآخر وفق جدوله، وكشوفه هي التي تفسر إيداعاته، لا كشوف Shopify.
• مجموعتا رسوم: يقول Shopify إن المتجر الذي يستخدم مزوّد دفع خارجيًا يدفع رسم معاملة إلى Shopify ورسوم بطاقات المزوّد (رسوم الدفعات). ورسوم فوترة Shopify خارج تقرير النشاط، فطابقها مع البطاقة أو الحساب الذي دفعها.
• الطلبات المدفوعة بطريقة أخرى: النقد والتحويل المصرفي وما شابههما لا يصل إلى دفعات أي من المزوّدين. تتبعها كمصدر مستقل.
• التحقق: قسّم تصدير الطلبات بحسب طريقة دفع كل طلب. ويجب أن تفسّر كشوف مزوّد واحد كل إجمالي.

لماذا يختلف إيراد Shopify عن دفاتري في نهاية الشهر أو السنة؟

إيراد Shopify يتبع الطلبات، وبنكك يتبع الدفعات، فالفرق هو المال الذي لا يزال Shopify مدينًا لك به. ويجب أن يحمل الحساب الوسيط هذا الرصيد في نهاية كل شهر.

في نهاية الشهر، إذا أُرّخت المبيعات بتاريخ الطلب، فيجب أن يساوي رصيد الحساب الوسيط الدفعات التي لم تُرسل بعد، والدفعات المرسلة التي لم تصل إلى البنك بعد، وأي مبلغ محتجز. وإذا أُرّخت بتاريخ الدفعة، فيجب أن يضم الدفعات المرسلة التي لم تصل إلى البنك بعد، وأي مبلغ محتجز. تعرض صفحة Payouts في Shopify مبلغ «Pending» (مال تم تحصيله ولم يدخل بعد في دفعة مجدولة، دون المبلغ المحتجز) ومبلغ «Reserve» (المبالغ المحتجزة). قارن رصيد الحساب الوسيط بالرصيد الختامي في تقرير النشاط للتواريخ والعملة نفسها، مضافًا إليه أي دفعة قيد التحويل. ولا يبيّن Shopify هل المبالغ المعلقة أو المحتجزة داخل ذلك الرصيد، فتحقق من مجموعة المبالغ المحتجزة وفترات التعليق في التقرير قبل أن تعدّ الفرق خطأ. ويتأخر التقرير نحو 3 أيام، فشغّله بعد استقرار نهاية الشهر. وغالبًا يعود الفرق إلى دفعة أو مرتجع أو يوم مفقود أو محتسب مرتين، أو إلى أثر رسوم أو مبلغ محتجز أو عملة.

وتفتح فجواتٍ في نهاية الشهر أيضًا: مرتجعات تُسجَّل في شهر لاحق لشهر البيع، وطلبات لدى مزوّد آخر، ورسوم تُفوتَر خارج الدفعة، وتعديلات على شهر مغلق.

في نهاية السنة، تعتمد النتيجة على طريقة المحاسبة لديك (المنشور 538):

• أساس الاستحقاق المحاسبي: يُحتسب الدخل عمومًا في السنة التي تقع فيها كل الأحداث التي تثبت حقك فيه ويمكن فيها تحديد المبلغ بدقة معقولة، فالطلب المكتمل في ديسمبر دخل ديسمبر حتى لو وصلت الدفعة في يناير. والمال المستلَم قبل شحن البضاعة قد يخضع لقواعد الدفعات المقدمة، وهذه من شأن معدّ إقرارك.
• الأساس النقدي: يُحتسب الدخل عندما تستلمه فعليًا أو حكمًا. المال المقيَّد في حسابك أو المتاح لك دون قيود يُحتسب؛ والمال الذي يستلمه وكيلك يُحتسب؛ والقيود الجوهرية على سيطرتك قد تعني أنه لا يُحتسب.

وهل يُعد المال في رصيد Shopify Payments أو في المبلغ المحتجز آخر السنة مستلَمًا يعتمد على وقائع، مثل هل يعمل معالِج الدفع وكيلًا عنك وما القيود المطبَّقة. والمصادر لا تحسم ذلك لكل متجر. على المتجر الذي يبيع بضاعة أن يحسم طريقته مع معدّ إقراره قبل نهاية السنة: الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق للأعمال الصغيرة.

لماذا يختلف نموذج ⁦1099-K⁩ من Shopify عن الدفعات وعن المبيعات؟

الخانة 1a في النموذج ⁦1099-K⁩ هي المدفوعات الإجمالية قبل الرسوم والمرتجعات والشحن والخصومات، وتُحتسب في السنة التي تُصدر فيها الجهة المصدِّرة تعليمات تحويل الأموال، فلا تطابق الدفعات الصافية ولا المبيعات بتاريخ الطلب. وتعرّف تعليمات IRS المبلغ الإجمالي بأنه الإجمالي دون النظر إلى الائتمانات أو الخصومات أو الرسوم أو المبالغ المستردة أو الشحن أو غيرها.

لتسوية نموذج واحد:

1. اذكر كل نموذج ⁦1099-K⁩ بحسب الجهة المصدِّرة المسماة في خانة Filer. وسوِّ كل نموذج على حدة.
2. ابدأ من الخانة 1a. تعرض الخانات من 5a إلى 5l الإجمالي شهريًا، فقارن شهرًا بشهر.
3. قارن الخانة 1a بإجمالي عمليات الدفع التي سوّاها ذلك المعالِج في السنة نفسها، من ملفات الدفعات. عالج أولًا المعاملات الناقصة والمكررة وتلك العائدة لمستفيد آخر.
4. ثم أجرِ تسويتين منفصلتين، كما في تسوية المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩: من المدفوعات الإجمالية إلى مبيعات دفاترك (ضريبة المبيعات داخل الإجمالي، والمزوّدون الآخرون، والطلبات المدفوعة بطريقة أخرى، والتوقيت)، ومن المدفوعات الإجمالية إلى الإيداعات المصرفية (المرتجعات والرسوم والنزاعات والمبالغ المحتجزة والاستقطاع الاحتياطي). تعرض الخانة 4 الاستقطاع الاحتياطي، وهو يُطبَّق عندما لا يُقدَّم الرقم الضريبي للمستفيد كما هو مطلوب (التعليمات). وهو ضريبة مستقطعة لحسابك، لا رسم.

الخانة في أعلى النموذج التي تقول Payment card أو Third party network تحدد القاعدة، وخانة Filer تذكر من أرسله. تُبلَّغ معاملات بطاقات الدفع مهما كان عدد المدفوعات أو مبلغها. أما معاملات شبكات الدفع التابعة لجهات خارجية، من تطبيق دفع أو سوق إلكتروني، فتُبلَّغ إذا تجاوزت 20,000 دولار في أكثر من 200 معاملة. وقد يصل نموذج مع ذلك حتى دون هذا الحد، وقد تضع ولاية حدًا أقل (أسئلة IRS الشائعة). وترسل الجهة الواحدة نموذجين منفصلين للنوعين (التعليمات). والمتجر الذي يقبل المدفوعات عبر عدة مزوّدين قد يستلم عدة نماذج. وإن لم يصلك نموذج، فعليك الإبلاغ عن الدخل (IRS). لا تسجّل النموذج نفسه كمبيعات: فهو أداة للتحقق من دفاتر تتضمن المبيعات أصلًا.

إذا كان النموذج مكررًا أو يذكر مستفيدًا خاطئًا أو يُظهر مبلغًا خاطئًا، فتقول IRS إن عليك أن تطلب من الجهة المصدِّرة نموذجًا مصححًا، وإنها لا تستطيع تصحيحه، وألا تنتظر لتقديم إقرارك. راجع نموذج منصة خاطئ أو مصحح.

ماذا أسلّم لمسؤول مسك الدفاتر أو محاسب CPA من متجر Shopify؟

سلّم سجلات الدفعات والطلبات والبنك والنماذج لكل مزوّد ولكل شهر، مع قائمة بما رُدّ أو جرى النزاع عليه.

احتفظ بهذه السجلات حتى تنتهي مدة التقادم للإقرار (المنشور 583): عمومًا 3 سنوات بعد التقديم، و6 سنوات إذا أغفل الإقرار دخلًا يزيد على ربع إجمالي الدخل الظاهر فيه، وبلا حد زمني للإقرار الذي لم يُقدَّم قط. راجع مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية. كل المبالغ بالدولار الأمريكي.

دفعة واحدة

الطلبات المدفوعة 5,000 دولار، والمرتجعات 400 دولار، ورسوم المعالجة 150 دولارًا. الدفعة والإيداع المصرفي كلاهما 4,450 دولار. وعمود الصافي في التصدير يجمع 4,450 دولار.

تُظهر الدفاتر مبيعات 5,000 دولار، ومرتجعات 400 دولار، ورسومًا 150 دولارًا، و4,450 دولار في البنك. والحساب الوسيط صفر. ولا يتضمن المثال ضريبة مبيعات أو شحنًا أو مبلغًا محتجزًا.

طلبات أُنشئت في 30 ديسمبر ودُفعت في 3 يناير

تُنشأ طلبات بقيمة 3,000 دولار وتُشحن في 30 ديسمبر وتُدفع في 3 يناير. تجاهل الرسوم والمرتجعات. على أساس الاستحقاق المحاسبي تنتمي المبيعات إلى ديسمبر؛ وتأريخها بتاريخ الدفعة يضعها في يناير. أما الطلبات المدفوعة ولم تُشحن بحلول 31 ديسمبر فمسألة منفصلة يحسمها معدّ الإقرار. تحمل الدفاتر 3,000 دولار في حساب Shopify الوسيط في 31 ديسمبر، ويصفّيها إيداع يناير. وعلى الأساس النقدي يعتمد الجواب على هل يُعد المال مستلَمًا بحلول نهاية السنة، وهذا سؤال لمعدّ الإقرار. وإذا أرسل المعالِج تعليمات التحويل في يناير، فتقع الدفعة أيضًا في النموذج ⁦1099-K⁩ للسنة التالية، فلا يتفق نموذج ديسمبر مع دفاتر ديسمبر.

شركة S لديها مزوّدان

يقبل متجر لشركة S مبلغ 180,000 دولار عبر Shopify Payments و60,000 دولار عبر بوابة دفع أخرى. يستلم نموذجي ⁦1099-K⁩ مجموعهما 240,000 دولار، وإيداعات 226,000 دولار. وعند تسوية كل نموذج على حدة، يكون الفرق هو المرتجعات والرسوم.

الدفاتر التي تُظهر مبيعات 226,000 دولار قد تكون سجّلت الإيداعات كمبيعات. أما الدفاتر التي تُظهر مبيعات 240,000 دولار ومرتجعات 6,500 دولار ورسومًا 7,500 دولار فتتطابق مع النموذجين ومع البنك. وتفترض الأرقام عدم وجود ضريبة مبيعات أو شحن أو مبلغ محتجز أو فروق توقيت؛ والنموذج الحقيقي يتطلب فحص هذه أولًا.

هل وضعك مختلف؟

• ما زال إيراد Shopify والدفعات ودفاترك غير متفقة بعد سنة كاملة: قد تحتاج الأشهر المفتوحة إلى تسوية، وقد تحتاج سنة مُقدَّمة سُجلت فيها الإيداعات كمبيعات إلى إعادة بناء من ملفات الدفعات، بحسب ما قُدِّم. أحضر ملفات تصدير الدفعات وكشوف البنك وكل نموذج ⁦1099-K⁩ إلى مسك الدفاتر؛ وللفجوات الأطول راجع استكمال الدفاتر المتأخرة.
• أرسل أكثر من مزوّد النموذج ⁦1099-K⁩ ولا تتسوّى المجاميع: يحتاج كل نموذج إلى تسويته الخاصة، وقد يكون أحدها خاطئًا أو عائدًا لمستفيد آخر. خذ النماذج والكشوف إلى مسك الدفاتر؛ وللنموذج الخاطئ راجع نموذج منصة خاطئ أو مصحح.
• انتقل المتجر إلى LLC أو شركة S خلال السنة: تقول IRS إن تغيير الكيان أو الرقم الضريبي قد يجعل النموذج لا يطابق إقرار الكيان الجديد. أبلغ المعالِج باسم الكيان الجديد ورقمه الضريبي فورًا، واحتفظ بسجلات تدعم دخل الكيانين وخصوماتهما. وتُحسم هذه المسألة مع مسك الدفاتر؛ وراجع أيضًا الدفاتر بعد اختيار وضع شركة S.
• وصلت الدفعات إلى حساب شخصي: راجع دخل النشاط التجاري في حساب شخصي.
• لا تعرف ما الذي يفعله Shopify وما لا يفعله في مسك الدفاتر: راجع هل يقوم Shopify بمسك الدفاتر؟.
• تحتاج إلى معرفة الولايات التي تُحصَّل فيها ضريبة المبيعات: راجع ضريبة مبيعات Shopify حسب الولاية.
• تحتاج إلى وضع المبيعات والرسوم في إقرار ضريبة الدخل: راجع ضريبة الدخل للبائع عبر الإنترنت.
• تفكر في الاستعانة بمسؤول مسك دفاتر للمتجر: راجع مسؤول مسك دفاتر للتجارة الإلكترونية: التكلفة والنطاق لمعرفة ما يحدد الأجر، أو خذ ملفات تصدير الدفعات والكشوف إلى مسك الدفاتر.