هل يقوم Shopify بمسك الدفاتر؟ ما الذي لا تغطيه تقاريره

هل يمسك Shopify دفاتر متجري أو يقوم بالمحاسبة له؟

لا. يسجّل Shopify الطلبات في متجرك والأموال التي يعالجها مقابلها، لكنه لا يمسك الدفاتر التي تتوقعها مصلحة الإيرادات الداخلية الأمريكية (IRS) من النشاط التجاري. فالقانون الفيدرالي يُلزم كل دافع ضرائب بحفظ السجلات التي تحددها IRS (⁦26 USC 6001⁩)، وتقول IRS إن الدفاتر يجب أن تُظهر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات (المنشور 583 من IRS). وتذكر صفحة المساعدة لدى Shopify نفسه أن تقرير نشاط المدفوعات ليس بيانًا بالإيرادات لأغراض المحاسبة (Shopify Help Center، وثائق الجهة المزوّدة). الدفاتر مسؤوليتك: إما أن تمسكها بنفسك وإما أن تكلّف بها غيرك.

يكون المتجر بسيطًا إذا كان يبيع عبر قناة واحدة، ويشتري مخزونًا قليلًا، وله مالك واحد، ويواكب كشوف حسابه المصرفي. ويصبح غير بسيط عندما تمر المبيعات عبر أكثر من قناة أو مزوّد دفع، أو تُشترى بضاعة لإعادة بيعها، أو يكون له أكثر من مالك، أو يكون شركة، أو تتراكم أشهر لم تُمسك فيها الدفاتر. وإذا طلب منك محاسب أو جهة إقراض دفاتر ولا تملك سوى ملفات Shopify المصدَّرة، أو كانت مبيعاتك تمر عبر عدة قنوات، فقد تجاوزت الحالة البسيطة. ولم يعد السؤال أي تقرير تصدّره، بل من يبني الدفاتر التي سيقوم عليها أول إقرار ضريبي.

للبدء، اجمع ملفات Shopify المصدَّرة للطلبات والدفعات عن السنة كاملة، وكشوف الحساب المصرفي وكشوف البطاقات لكل حساب يتعامل معه المتجر، وفواتير الموردين، ومستندات تأسيس النشاط.

ما الذي تغطيه تقارير Shopify للدفعات والنشاط والمالية؟

تغطي الأموال التي تمر عبر Shopify Payments وعبر الحسابات المالية الخاصة بـ Shopify. وكل صفحة تذكر حدودها بنفسها.

يعكس تقرير نشاط المدفوعات حركة الرصيد، وتقول Shopify إن الإيرادات في تقارير المالية لديها مبنية على الطلبات ونشاط المبيعات (Shopify Help Center، وثائق الجهة المزوّدة)، لذلك قد لا يتطابق التقريران. لمطابقة الدفعات مع الإيداعات المصرفية والرسوم والمبالغ المردودة، راجع دفعات Shopify والإيداعات المصرفية.

ما الذي تتركه تقارير Shopify خارجها؟

التقارير المبنية على الطلبات وعلى Shopify Payments لا تغطي ما يشتريه بقية النشاط وما يدفعه وما عليه وما يملكه. وتغطي إرشادات IRS بشأن السجلات كل بند من هذه البنود (IRS: ما نوع السجلات التي يجب أن أحتفظ بها؛ المنشور 583).

الولايات التي يجب أن تحصّل فيها ضريبة المبيعات موضّحة في ضريبة مبيعات Shopify حسب الولاية؛ وطريقة تسجيلها في قيود اليومية لضريبة المبيعات.

هل أحتاج إلى برنامج محاسبة، أم يكفي جدول بيانات؟

لا تشترط IRS استخدام برنامج. وفيما عدا حالات قليلة لا يشترط القانون نوعًا معينًا من السجلات، ويمكنك استخدام أي نظام يُظهر دخلك ومصروفاتك بوضوح (المنشور 583). وتعدّ IRS برنامج المحاسبة الإلكتروني خيارًا واحدًا من الخيارات، يخضع للمبادئ نفسها التي تخضع لها الدفاتر الورقية (IRS: ما نوع السجلات التي يجب أن أحتفظ بها).

أيًّا كان ما تستخدمه، فيجب أن يؤدي أربعة أمور:

• تلخيص كل معاملة تجارية في دفاتر، مثل دفاتر اليومية ودفاتر الأستاذ.
• حفظ المستندات الداعمة لكل قيد.
• تسوية الحسابات مع الكشف المصرفي كل شهر.
• وإذا كان النظام محوسبًا، فإنتاج سجلات تتسق مع الدفاتر ومع الإقرار الضريبي وتشير إلى المستندات المصدرية.

ملف Shopify المصدَّر قائمة مبيعات، وليس تلك الدفاتر. وقد يفي جدول بيانات بالغرض لمتجر له قناة واحدة ومشتريات قليلة ومالك واحد. ولا تحدد IRS مستوى مبيعات لهذا الاختيار؛ وتأتي الصعوبة من المخزون أو تعدد القنوات أو تعدد المالكين. وللمقارنة بين قيد كل طلب وقيد ملخصات الدفعات، راجع قيد كل طلب أم ملخصات الدفعات.

هل أحتاج إلى حساب مصرفي منفصل للنشاط؟

يوجّه المنشور 583 النشاط الجديد إلى فتح حساب جارٍ خاص به، وإبقائه منفصلًا عن الحساب الشخصي، واستخدامه للنشاط فقط، وإيداع كل المتحصلات اليومية فيه (المنشور 583 من IRS). ويطلب قانون الضرائب سجلات لا حسابًا بعينه، لكن الحساب المختلط يجبرك على فرز كل إيداع ودفعة يدويًا.

ترسل Shopify الدفعات إلى الحساب الذي أعددته في Shopify Payments (Shopify Help Center، وثائق الجهة المزوّدة)، لذلك يحدد هذا الاختيار مدى نظافة مبيعاتك من أول دفعة. وإذا كانت الدفعات تصل أصلًا إلى حساب شخصي، فراجع إصلاح اختلاط أموال النشاط بالأموال الشخصية.

الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق المحاسبي، وماذا يغيّر الاحتفاظ بمخزون؟

الاحتفاظ بمخزون يعني عمومًا استخدام أساس الاستحقاق المحاسبي في المشتريات والمبيعات: فعندما يلزم المخزون لإظهار الدخل، تكون هذه هي القاعدة (المنشور 538). ويُستثنى دافع الضرائب من الأعمال الصغيرة (⁦26 USC 471(c)⁩): وهو من ليس ملاذًا ضريبيًا (tax shelter) ويبلغ متوسط إجمالي إيراداته السنوية في السنوات الضريبية الثلاث السابقة 32,000,000 دولار أو أقل، مع احتساب الأنشطة المرتبطة معًا (نشرة IRS 2025-45، اختبار المادة ⁦448(c)⁩). ويجوز له ألا يمسك مخزونًا رسميًا، فيعامله كمواد ولوازم غير عرضية (non-incidental materials and supplies)، أو يتبع قوائمه المالية المعتمدة (AFS)، أو دفاتره وسجلاته إن لم تكن له قوائم معتمدة. ويشمل الملاذ الضريبي كيانًا، غير شركة C، عرض حصصًا للبيع في طرح يُشترط تسجيله، أو وزّع أكثر من ⁦35%⁩ من خسارته للسنة على شركاء محدودين أو على ملاك لا يشاركون فعليًا في إدارته. ولا يُحتسب في الاختبار الثاني الملاك الذين يديرون النشاط فعليًا، ولا بعض أفراد العائلة والمديرين السابقين. ويجوز للكيان أن يختار اختبار توزيع السنة السابقة بدلًا من ذلك، ببيان يُرفق بإقراره الأصلي المقدَّم في موعده (بما فيه التمديدات)؛ وتقدّم الشراكة أو شركة S هذا الاختيار بنفسها ولا يمكنها إلغاؤه (⁦26 USC 448(d)(3)⁩؛ ⁦26 USC 461(i)(3)⁩؛ ⁦26 USC 1256(e)(3)⁩؛ ⁦26 CFR 1.448-2⁩).

تختلف الطريقتان الأساسيتان في التوقيت. فبموجب الأساس النقدي تسجّل الدخل عند استلامه، وتخصم المصروفات أو تدرجها ضمن تكلفة الأصل عادةً عند دفعها. وبموجب أساس الاستحقاق المحاسبي تسجّل الدخل عمومًا عند اكتسابه، وتخصم المصروفات أو تدرجها ضمن تكلفة الأصل عند تحمّلها. ويجب أن تُظهر الطريقة الدخل بوضوح. ويقول المنشور 583 أن تستخدم الطريقة نفسها في حساب الدخل الخاضع للضريبة وفي مسك دفاترك؛ كما تتوقع اللائحة سجلات تسوّي أي فروق بين الدفاتر والإقرار (⁦26 CFR 1.446-1(a)(4)⁩)، وبهذا تمسك بعض الأنشطة دفاترها بأساس الاستحقاق المحاسبي لجهة إقراض وتقدّم إقرارها بالأساس النقدي. وتختار الطريقة الضريبية مع أول إقرار لك، وتغييرها يحتاج عمومًا إلى موافقة IRS (المنشور 583).

أنواع طرق المخزون المتاحة، وهل ينطبق عليك أي منها، موضّحة في المخزون أم اللوازم للبائعين الصغار. والكيانات التي يجوز لها استخدام الأساس النقدي، وطريقة تغيير الطريقة المحاسبية، موضّحتان في التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق المحاسبي.

ماذا يحتاج محاسبي من متجر Shopify وقت الضرائب؟

سجلات المبيعات والدفع من كل قناة، إضافة إلى جانب التكلفة الذي لا تحتويه تقارير المتجر: المشتريات والمصروفات والحسابات ومستندات الكيان.

النموذج ⁦1099-K⁩ لا يحدد ما هو خاضع للضريبة: فالمدفوعات المبلغ عنها ليست بالضرورة خاضعة للضريبة، والدخل واجب الإبلاغ حتى لو لم يصل أي نموذج (IRS: ماذا تفعل بالنموذج ⁦1099-K⁩). وتقول Shopify إن مالك حساب المتجر وحده يستطيع عرض نظرة المالية العامة (Shopify Help Center، وثائق الجهة المزوّدة)، فتحقق مما يستطيع محاسبك رؤيته، وصدّر تقارير الطلبات والدفعات بنفسك إن لم يستطع.

كم من الوقت أحتفظ بالسجلات؟

عمومًا 3 سنوات، وأطول في حالات مذكورة. وتقول IRS احتفظ بالسجلات التي تدعم بندًا في الإقرار حتى تنتهي فترة التقادم لذلك الإقرار، أي المدة التي يمكنك فيها تعديله للمطالبة باسترداد، أو التي يمكن لـ IRS فيها تقدير ضريبة إضافية (IRS: ما المدة التي يجب أن أحتفظ فيها بالسجلات؟).

واجب حفظ السجلات عليك أنت لا على المنصة (⁦26 USC 6001⁩). نزّل واحفظ نسخك الخاصة من تقارير الطلبات والدفعات والضرائب لكل سنة، واحتفظ بنسخ من الإقرارات المقدَّمة. وتخضع سجلات ضريبة المبيعات لقواعد الولاية، وقد تكون أطول؛ راجع ضريبة مبيعات Shopify حسب الولاية. وقد تطلب جهات الإقراض وشركات التأمين سجلات لمدة أطول مما تطلبه IRS.

متى يستحق متجر Shopify توظيف مسؤول مسك دفاتر، وماذا يضيف المحاسب القانوني المعتمد (CPA)؟

تستحق المساعدة عندما تتأخر الدفاتر أو يتجاوز المتجر الروتين البسيط: قناة ثانية، أو مخزون، أو عدة ملاك، أو موظفون، أو ضريبة مبيعات في عدة ولايات، أو جهة إقراض تطلب كشوفًا. ولا تحدد IRS مستوى مبيعات لذلك؛ والمعيار أن تكون السجلات كاملة ومسوّاة ومنتظمة. ولمعرفة من يفعل ماذا وكم يكلّف، راجع مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA وتكلفة مسؤول مسك دفاتر المتاجر الإلكترونية ونطاق عمله.

يُبقي مسؤول مسك الدفاتر السجلات محدّثة. ولا بد أيضًا من شخص يعدّ الإقرار الضريبي ويحسم خيارات الطريقة والمخزون التي يصعب التراجع عنها. وللموازنة بين مسك دفاترك بنفسك وتوظيف مسؤول مسك دفاتر، راجع مسك دفاترك بنفسك أم توظيف مسؤول مسك دفاتر.

مثال

المبالغ توضيحية فقط بالدولار الأمريكي.

مالك فرد لديه ملفات Shopify المصدَّرة فقط

يبيع صاحب منشأة فردية بضاعة بقيمة 90,000 دولار في السنة، ولا يحتفظ إلا بملفات Shopify المصدَّرة للطلبات والدفعات. تُظهر الملفات مبلغ 90,000 دولار. أما مشتريات المخزون البالغة 35,000 دولار وفواتير الإعلانات البالغة 8,000 دولار فهي في فواتير الموردين وكشف بطاقة النشاط التي لم يجمعها المالك. الإقرار المبني على Shopify وحده سيُسقط هذه التكاليف، لذلك سيعيد المحاسب بناءها أولًا من الكشوف والفواتير ثم يعدّ الإقرار.

مالكان في LLC يضيفان قناة بيع ثانية

يدير مالكان متجرًا يخضع للضريبة كشراكة. يُظهر تقرير طلبات Shopify مبيعات بقيمة 120,000 دولار للسنة. وتدفع قناة ثانية جديدة دفعاتها بشكل منفصل، ويُظهر تقرير طلباتها مبيعات بقيمة 30,000 دولار. افترض عدم وجود مبالغ مردودة أو ضريبة مبيعات. لا يُظهر أي من التقريرين الإجمالي البالغ 150,000 دولار. تسجّل الدفاتر إجمالي المبيعات من القناتين، وتسجّل رسوم المعالجات كمصروفات، وتربط دفعات كل قناة بالإيداعات المصرفية قبل أن يستخدم إقرار الشراكة الإجمالي.

جهة إقراض تطلب كشوفًا مالية

يتقدم مالك بطلب قرض بقيمة 50,000 دولار، وتطلب جهة الإقراض قائمة الأرباح والخسائر وميزانية عمومية. تصف صفحة نظرة المالية العامة في Shopify أحدث المعاملات والأرصدة والكشوف لحسابَي Balance وCredit التابعين لها (Shopify Help Center، وثائق الجهة المزوّدة)، لا قائمة أرباح وخسائر ولا ميزانية عمومية للنشاط. ويذكر المنشور 583 هاتين القائمتين على أنهما ثمرة سجلات جيدة، فتأتي الدفاتر أولًا ثم القوائم. وتحدد جهة الإقراض قائمتها بنفسها، فاسألها عما تقبله.

هل وضعك مختلف؟

• طلب منك أول محاسب دفاتر ولا تملك سوى ملفات Shopify المصدَّرة، أو تمر مبيعاتك عبر عدة قنوات: يجب بناء الدفاتر قبل أول إقرار، ويصعب التراجع عن الطريقة وخيارات المخزون المعتمدة فيه. أحضر الملفات المصدَّرة والكشوف ومستندات التأسيس إلى مسك الدفاتر.
• ليست لديك دفاتر لسنوات سابقة، أو إقرار متأخر: تُعاد عادةً بناء الدفاتر من الكشوف قبل إعداد الإقرار. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة وإعادة بناء الدفاتر من الكشوف المصرفية، ثم أحضر الكشوف إلى مسك الدفاتر.
• يملك المتجر شركة، أو LLC تخضع للضريبة كشركة: للكيان إقراره الضريبي الخاص، وتحدد مستندات التأسيس والاختيارات أيّ إقرار ينطبق. أحضرها مع الكشوف إلى مسك الدفاتر.
• يقيم المالك خارج الولايات المتحدة، أو تدفع لموردين أو تحتفظ بحسابات في الخارج: الحسابات والعملات الأجنبية تضيف سجلات وإقرارات. راجع الحسابات بعملات أجنبية في الدفاتر الأمريكية وتقديم إقرار LLC بعضو واحد مملوكة لأجنبي، ثم أحضر الكشوف إلى مسك الدفاتر.
• جهة إقراض تطلب كشوفًا: راجع القوائم المالية لقرض مصرفي وإثبات الدخل لجهة إقراض.
• دفعاتك لا تطابق إيداعاتك أو تقرير المبيعات: استخدم دفعات Shopify والإيداعات المصرفية.
• تبيع في أكثر من ولاية: راجع ضريبة مبيعات Shopify حسب الولاية.
• تريد معرفة الضريبة التي تنشئها مبيعاتك عبر الإنترنت: راجع ضريبة دخل البائع عبر الإنترنت.
• أموال النشاط والأموال الشخصية مختلطة: افصلها باستخدام إصلاح اختلاط أموال النشاط بالأموال الشخصية.
• أسست LLC للتو: حدّد الطريقة والسنة الضريبية والحسابات أولًا عبر إعداد الدفاتر لشركة LLC جديدة.