Versements Shopify et dépôts bancaires : rapprochement et 1099-K

Pourquoi mon versement Shopify ne correspond-il pas à mes ventes des mêmes jours?

Un versement Shopify est un virement net envoyé selon le calendrier de versement de Shopify, alors qu'un rapport de ventes additionne les commandes selon le jour où elles ont été passées. Ils diffèrent par tout ce qui est retiré du versement et par les dates que chacun utilise. La page d'aide de Shopify sur les versements réduits ou manquants (documentation du fournisseur) énumère les causes habituelles. Shopify peut modifier ses écrans et ses délais; consultez donc ses pages d'aide à jour. La solution est de cesser de comparer un versement avec des ventes : associez un versement à une ligne bancaire, puis inscrivez les ventes, les remboursements et les frais de ce versement à partir de son exportation. Les étapes suivent.

Une boutique n'est plus simple quand plusieurs fournisseurs envoient des versements ou un formulaire 1099-K, que les versements arrivent en plus d'une devise, qu'une réserve ou un solde négatif est ouvert, que la boutique est passée dans une société à responsabilité limitée (LLC) ou une société de type S en cours d'année, ou que des mois de versements n'ont jamais été rapprochés. Ces cas dépendent de la détermination des bons chiffres pour chaque année, et non d'une meilleure exportation.

À rassembler avant de commencer : toutes les exportations de versements de la période, les relevés bancaires du compte qui reçoit les versements, l'exportation des commandes, la liste des remboursements et des rétrofacturations, et le formulaire 1099-K de chaque fournisseur. La méthode qui convient à toutes les plateformes de paiement est dans Rapprocher les ventes, les versements et le formulaire 1099-K.

Quel écran Shopify montre quoi : la page Versements, le rapport d'activité des paiements ou les rapports de ventes?

Utilisez la page Versements pour faire concorder un dépôt, le rapport d'activité des paiements pour vérifier une période, et les rapports construits à partir des commandes pour les ventes. Shopify précise que le rapport d'activité n'est pas un état des produits à des fins comptables (documentation du fournisseur).

Un écart entre les ventes à la date de commande et l'activité du solde peut apparaître sans aucune erreur, parce que les deux mesurent des choses différentes. Un écart qui persiste après l'inscription des remboursements, des frais, des réserves et du décalage dans le temps mérite un examen plus attentif.

Comment associer un dépôt bancaire à un versement Shopify?

Associez-les selon trois critères, dans cet ordre : le montant du versement, la référence bancaire (aussi appelée numéro de suivi) et la date où l'argent est arrivé à la banque. Associez ensuite les opérations du versement à vos commandes.

1. Sur la page Versements, ouvrez le versement et notez son identifiant, son statut, son montant et sa référence bancaire.
2. Repérez la ligne bancaire de ce montant. Selon Shopify, un versement indiqué « Déposé » peut mettre de 1 à 3 jours ouvrables à apparaître, et les fins de semaine et les jours fériés ajoutent du temps. Toutes les banques n'utilisent pas la référence; son absence ne signifie donc pas que l'argent n'est pas arrivé (documentation du fournisseur).
3. Exportez les opérations du versement. Shopify définit le net comme le montant moins les frais; additionnez donc la colonne du net et comparez le total avec le montant du versement. S'ils diffèrent, comparez le fichier avec le détail de la page du versement (ajustements, réserves, versements repris) avant d'inscrire quoi que ce soit.
4. Mettez l'identifiant du versement dans le champ mémo de l'écriture et pointez la ligne bancaire en conséquence.

Une même date de versement peut regrouper plus d'un versement; associez donc chaque versement, et non la journée. L'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) dit de s'assurer que le relevé bancaire, votre carnet de chèques et vos livres concordent, et de faire le rapprochement chaque mois.

Comment inscrire un versement Shopify : ventes, frais, remboursements, rétrofacturations et dépôt?

Inscrivez chaque partie du versement dans son propre compte en passant par un compte de transit Shopify, puis associez le dépôt bancaire au compte de transit, et non aux ventes. Le compte de transit contient ce que Shopify vous doit jusqu'à ce que l'argent arrive à votre banque. C'est une méthode de repérage, et non une écriture prescrite par l'IRS : l'IRS vous laisse choisir tout système de tenue de registres qui montre clairement vos revenus et vos dépenses.

Passez une écriture par versement : créditez les ventes et toute taxe de vente perçue (à son compte de passif), débitez les retours et les frais, et débitez le compte de transit pour ce que Shopify vous doit encore, réserve comprise. Passez le dépôt dans une seconde écriture; seul le montant arrivé à la banque sort du compte de transit. La date d'un versement est le jour où Shopify vous paie, et non celui de la vente; datez donc l'écriture 1 délibérément. Datées par commande, les ventes concordent avec le rapport des ventes : prenez chaque vente et chaque remboursement dans l'exportation du versement, à sa propre date, et ajoutez les commandes qui ne figurent encore dans aucun versement à partir de l'exportation des commandes, que les exportations de versements omettent. Elles restent dans le compte de transit. Datés par versement, les livres sont plus simples, mais les ventes sont en retard sur le rapport des ventes et peuvent tomber dans la mauvaise année; n'utilisez cette approche que si les règles de fin d'année ci-dessous retiennent la date du versement comme date de votre revenu. Choisissez une approche et gardez-la toute l'année. Quand les deux écritures sont passées, le compte de transit de ce versement revient à zéro, sauf pour une éventuelle réserve. Si un connecteur ou un flux bancaire crée aussi la vente ou le dépôt, le revenu peut être compté deux fois : voyez Revenu en double dans vos livres. Savoir s'il faut passer chaque commande ou seulement des sommaires de versement est expliqué dans Chaque commande ou des sommaires de versement.

Pourquoi mon versement Shopify est-il plus bas que prévu, ou manquant?

Habituellement parce que le versement a été réduit par un élément de la liste ci-dessous, ou parce que l'argent est encore en route vers la banque. La page de Shopify sur les versements réduits ou manquants donne ces causes.

Si un dépôt manque, les étapes de Shopify comprennent confirmer que le statut est « Déposé », attendre de 1 à 3 jours ouvrables, vérifier que les coordonnées bancaires concordent, chercher des blocages et donner le numéro de suivi à la banque; si la banque a besoin de précisions, donnez-lui la date de règlement, le montant et la devise. Gardez le versement non rapproché dans le compte de transit jusqu'à son arrivée.

Et les commandes payées hors Shopify Payments, par exemple par une autre passerelle?

Traitez chaque fournisseur de paiement comme une source distincte, avec son propre compte de transit, ses propres versements et son propre formulaire 1099-K. Les pages de versements et le rapport d'activité de Shopify visent Shopify Payments; le rapport d'activité exclut les processeurs tiers et les modes de paiement tiers (documentation du fournisseur).

• Versements : l'autre fournisseur paie selon son propre calendrier, et ce sont ses relevés, et non ceux de Shopify, qui expliquent ses dépôts.
• Deux séries de frais : selon Shopify, une boutique qui utilise un fournisseur tiers paie des frais de transaction à Shopify en plus des frais de carte du fournisseur (frais de versement). Les frais de facturation de Shopify sont hors du rapport d'activité; rapprochez-les de la carte ou du compte qui les a payés.
• Commandes payées autrement : les paiements en argent comptant, par virement bancaire et semblables n'arrivent dans les versements d'aucun fournisseur. Suivez-les comme une source distincte.
• Vérification : répartissez l'exportation des commandes selon le mode de paiement de chaque commande. Chaque total devrait s'expliquer par les relevés d'un seul fournisseur.

Pourquoi les revenus Shopify et mes livres divergent-ils en fin de mois ou d'année?

Les revenus Shopify suivent les commandes, alors que votre banque suit les versements; l'écart est donc l'argent que Shopify vous doit encore. Le compte de transit devrait contenir ce solde à chaque fin de mois.

En fin de mois, si les ventes sont datées par commande, le solde du compte de transit devrait égaler les versements pas encore envoyés, les versements envoyés mais pas encore à la banque, et toute réserve. Si elles sont datées par versement, il devrait contenir les versements envoyés mais pas encore à la banque, et toute réserve. La page Versements de Shopify affiche un montant « En attente » (argent saisi mais pas encore dans un versement prévu, réserve exclue) et un montant de réserve (réserves). Comparez le solde du compte de transit avec le solde de clôture du rapport d'activité pour les mêmes dates et la même devise, plus tout versement en transit. Shopify ne dit pas si les montants en attente ou en réserve sont dans ce solde; vérifiez donc le groupe des réserves et des blocages du rapport avant de traiter un écart comme une erreur. Le rapport accuse un retard d'environ 3 jours; produisez-le donc une fois la fin de mois réglée. Un écart découle souvent d'un versement, d'un remboursement ou d'une journée manquants ou comptés deux fois, ou d'un effet de frais, de réserve ou de devise.

Des remboursements inscrits dans un mois postérieur à la vente, des commandes réglées par un autre fournisseur, des frais facturés hors du versement et des modifications d'un mois clos ouvrent aussi des écarts en fin de mois.

En fin d'année, le résultat dépend de votre méthode comptable (Publication 538) :

• Méthode d'exercice : le revenu compte en général dans l'année où tous les faits qui établissent votre droit à celui-ci sont survenus et où le montant peut être déterminé avec une exactitude raisonnable; une commande terminée en décembre est donc un revenu de décembre, même si le versement arrive en janvier. L'argent reçu avant l'expédition des biens peut relever des règles sur les paiements anticipés, qui sont l'affaire de votre préparateur.
• Méthode de caisse : le revenu compte quand vous le recevez effectivement ou par présomption. L'argent crédité à votre compte ou mis à votre disposition sans restriction compte; l'argent reçu par votre mandataire compte; des restrictions importantes sur votre contrôle peuvent faire qu'il ne compte pas.

Savoir si l'argent qui se trouve dans un solde ou une réserve Shopify Payments à la fin de l'année est considéré comme reçu dépend de faits, par exemple si le processeur agit comme votre mandataire et quelles restrictions s'appliquent. Les sources ne tranchent pas la question pour toutes les boutiques. Une boutique qui vend des marchandises devrait régler sa méthode avec son préparateur avant la fin de l'année : Méthode de caisse ou d'exercice pour une petite entreprise.

Pourquoi mon formulaire 1099-K Shopify diffère-t-il des versements et des ventes?

La case 1a du formulaire 1099-K indique les paiements bruts avant les frais, les remboursements, l'expédition et les escomptes, comptés dans l'année où l'émetteur transmet l'ordre de transférer les fonds; elle ne concorde donc ni avec les versements nets ni avec les ventes à la date de commande. Les instructions de l'IRS définissent le montant brut comme le total, sans égard aux crédits, escomptes, frais, montants remboursés, frais d'expédition ou autres montants.

Pour faire le pont avec un formulaire :

1. Énumérez chaque formulaire 1099-K par émetteur, nommé dans la case Déclarant. Faites le pont de chaque formulaire séparément.
2. Partez de la case 1a. Les cases 5a à 5l indiquent le montant brut par mois; comparez donc mois par mois.
3. Comparez la case 1a avec les paiements bruts de ce processeur réglés dans la même année, d'après les fichiers de versements. Réglez d'abord les opérations manquantes, en double et celles d'un autre bénéficiaire.
4. Faites ensuite deux ponts distincts, comme dans Rapprocher les ventes, les versements et le formulaire 1099-K : des paiements bruts à vos ventes comptabilisées (taxe de vente comprise dans le brut, autres fournisseurs, commandes payées autrement, décalage dans le temps), et des paiements bruts aux dépôts bancaires (remboursements, frais, litiges, réserves, retenue de réserve). La case 4 indique la retenue de réserve, qui s'applique quand le numéro d'identification fiscale d'un bénéficiaire n'a pas été fourni comme il se doit (instructions). C'est de l'impôt retenu pour vous, et non des frais.

La case en haut du formulaire qui indique Carte de paiement ou Réseau de paiement tiers détermine la règle, et la case Déclarant nomme l'expéditeur. Les opérations par carte de paiement sont déclarées quels que soient le nombre ou le montant des paiements. Les opérations par réseau de paiement tiers, d'une application de paiement ou d'une place de marché, sont déclarées au-delà de 20 000 $ en plus de 200 opérations. Un formulaire peut quand même arriver sous ce seuil, et un État peut fixer un seuil plus bas (FAQ de l'IRS). Un même déclarant envoie des formulaires distincts pour les deux types (instructions). Une boutique qui encaisse des paiements par plusieurs fournisseurs peut recevoir plusieurs formulaires. Sans formulaire, vous déclarez quand même le revenu (IRS). N'inscrivez pas le formulaire comme des ventes : il sert à vérifier des livres qui contiennent déjà les ventes.

Si un formulaire est en double, nomme le mauvais bénéficiaire ou indique un montant erroné, l'IRS dit de demander un formulaire corrigé à l'émetteur, qu'elle ne peut pas le corriger elle-même, et de ne pas attendre pour produire. Voyez Formulaire de plateforme erroné ou corrigé.

Que remettre à un spécialiste de la tenue de livres ou à un CPA pour une boutique Shopify?

Remettez les registres de versements, de commandes, de banque et de formulaires pour chaque fournisseur et chaque mois, ainsi que la liste de ce qui a été remboursé ou contesté.

Conservez ces registres jusqu'à l'expiration du délai de prescription de la déclaration (Publication 583) : en général 3 ans après la production, 6 ans si la déclaration a omis un revenu de plus du quart du revenu brut indiqué, et sans limite pour une déclaration jamais produite. Voyez Combien de temps conserver les registres de l'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars américains.

Un versement

Les commandes payées totalisent 5 000 $, les remboursements 400 $ et les frais de traitement 150 $. Le versement et le dépôt bancaire sont de 4 450 $. La colonne du net de l'exportation totalise 4 450 $.

Les livres montrent 5 000 $ de ventes, 400 $ de remboursements, 150 $ de frais et 4 450 $ à la banque. Le compte de transit est à zéro. L'exemple ne comporte ni taxe de vente, ni expédition, ni réserve.

Commandes passées le 30 décembre, versées le 3 janvier

Des commandes de 3 000 $ sont passées et expédiées le 30 décembre et versées le 3 janvier. Ignorez les frais et les remboursements. Selon la méthode d'exercice, les ventes appartiennent à décembre; les dater par versement les placerait en janvier. Les commandes payées mais non expédiées au 31 décembre sont une question distincte pour le préparateur. Les livres portent 3 000 $ dans le compte de transit Shopify au 31 décembre, et le dépôt de janvier l'annule. Selon la méthode de caisse, la réponse dépend de la question de savoir si l'argent compte comme reçu à la fin de l'année, ce qui est une question pour le préparateur. Si le processeur transmet l'ordre de transfert en janvier, le paiement tombe aussi dans le formulaire 1099-K de l'année suivante; les livres de décembre et le formulaire de décembre ne concorderont donc pas.

Une société de type S avec deux fournisseurs

Une boutique exploitée par une société de type S encaisse 180 000 $ par Shopify Payments et 60 000 $ par une autre passerelle. Elle reçoit deux formulaires 1099-K totalisant 240 000 $ et des dépôts de 226 000 $. En faisant le pont un formulaire à la fois, l'écart s'explique par les remboursements et les frais.

Des livres qui montrent 226 000 $ de ventes ont peut-être inscrit les dépôts comme des ventes. Des livres qui montrent 240 000 $ de ventes, 6 500 $ de remboursements et 7 500 $ de frais concordent avec les deux formulaires et avec la banque. Les chiffres supposent qu'il n'y a ni taxe de vente, ni expédition, ni réserve, ni différence de calendrier; un vrai formulaire exige de vérifier d'abord ces éléments.

Votre situation est différente?

• Les revenus Shopify, les versements et vos livres ne concordent toujours pas après une année complète : les mois ouverts peuvent exiger un pont, et une année déjà produite où les dépôts ont été inscrits comme des ventes peut devoir être reconstruite à partir des fichiers de versements, selon ce qui a été produit. Apportez les exportations de versements, les relevés bancaires et chaque formulaire 1099-K à la tenue de livres; pour des écarts plus longs, voyez Rattraper des livres en retard.
• Plus d'un fournisseur a envoyé un formulaire 1099-K et les totaux ne se rejoignent pas : chaque formulaire demande son propre pont, et l'un d'eux peut être erroné ou appartenir à un autre bénéficiaire. Apportez les formulaires et les relevés à la tenue de livres; pour un formulaire erroné, voyez Formulaire de plateforme erroné ou corrigé.
• La boutique est passée dans une LLC ou une société de type S en cours d'année : l'IRS dit qu'un changement d'entité ou de numéro d'identification fiscale peut faire que le formulaire ne concorde pas avec la déclaration de la nouvelle entité. Informez sans tarder le processeur du nouveau nom et du nouveau numéro d'identification fiscale, et conservez les registres qui appuient les revenus et les déductions des deux entités. Réglez cela avec la tenue de livres; voyez aussi Les livres après un choix de société de type S.
• Les versements sont arrivés dans un compte personnel : voyez Revenu d'entreprise dans un compte personnel.
• Vous ne savez pas ce que Shopify fait et ne fait pas en tenue de livres : voyez Shopify fait-il la tenue de livres?.
• Vous voulez savoir dans quels États percevoir la taxe de vente : voyez La taxe de vente de Shopify par État.
• Vous devez inscrire les ventes et les frais dans la déclaration de revenus : voyez L'impôt sur le revenu d'un vendeur en ligne.
• Vous songez à engager un spécialiste de la tenue de livres pour la boutique : voyez Spécialiste de la tenue de livres pour le commerce électronique : coût et portée pour ce qui détermine les honoraires, ou apportez les exportations de versements et les relevés à la tenue de livres.