Conciliar repasses da Shopify com depósitos: taxas e 1099-K

Por que o repasse da Shopify não bate com as minhas vendas dos mesmos dias?

Um repasse da Shopify é uma transferência líquida enviada no calendário de repasses da Shopify, enquanto um relatório de vendas soma os pedidos pelo dia em que foram feitos. Eles diferem por tudo o que sai do repasse e pelas datas que cada um usa. A página de ajuda da Shopify sobre repasses menores ou ausentes (documentação do fornecedor) lista as causas mais comuns. A Shopify pode mudar telas e prazos, então consulte as páginas de ajuda atuais. A solução é parar de comparar um repasse com vendas: confira um repasse com uma linha do banco e depois registre as vendas, os reembolsos e as taxas desse repasse a partir da exportação dele. As etapas estão abaixo.

Uma loja deixa de ser simples quando mais de um provedor envia repasses ou um Form 1099-K, os repasses chegam em mais de uma moeda, há uma reserva ou um saldo negativo em aberto, a loja passou para uma LLC ou uma corporação S durante o ano, ou meses de repasses nunca foram conferidos. Nesses casos, a questão é saber quais números estão certos para qual ano, e não obter uma exportação melhor.

Reúna antes de começar: todas as exportações de repasses do período, os extratos bancários da conta que recebe os repasses, a exportação de pedidos, uma lista de reembolsos e chargebacks e o Form 1099-K de cada provedor. O método que funciona para qualquer plataforma de pagamento está em Conciliar vendas, repasses e Form 1099-K.

Qual tela da Shopify mostra o quê: a página de repasses, o relatório de atividade de pagamentos ou os relatórios de vendas?

Use a página de repasses para conferir um depósito, o relatório de atividade de pagamentos para checar um período e os relatórios feitos a partir dos pedidos para as vendas. A Shopify diz que o relatório de atividade não é um demonstrativo de receita para fins contábeis (documentação do fornecedor).

Uma diferença entre as vendas por data do pedido e a movimentação do saldo pode surgir sem nenhum erro, porque os dois medem coisas diferentes. Uma diferença que permanece depois de você listar reembolsos, taxas, reservas e prazos exige uma análise mais cuidadosa.

Como confiro um depósito bancário com um repasse da Shopify?

Confira três itens, nesta ordem: o valor do repasse, a referência bancária (também chamada de trace ID) e a data em que o dinheiro chegou ao banco. Depois confira as transações do repasse com os seus pedidos.

1. Na página de repasses, abra o repasse e anote o ID, o status, o valor e a referência bancária.
2. Procure no banco a linha com esse valor. A Shopify diz que um repasse marcado como “Deposited” pode levar de 1 a 3 dias úteis para aparecer, e fins de semana e feriados somam tempo. Nem todo banco usa a referência, então a falta dela não significa que o dinheiro não chegou (documentação do fornecedor).
3. Exporte as transações do repasse. A Shopify define o valor líquido como o valor menos a taxa, então some a coluna do líquido e compare com o valor do repasse. Se forem diferentes, compare o arquivo com o detalhamento na página do repasse (ajustes, reservas, repasses tentados novamente) antes de lançar qualquer coisa.
4. Coloque o ID do repasse na descrição do lançamento e marque a linha do banco como conferida com ele.

Uma mesma data de repasse pode listar mais de um repasse, então confira cada repasse, não o dia. O IRS diz para garantir que o extrato bancário, o talão de cheques e a sua escrituração concordem, e para conciliar todo mês.

Como registro um repasse da Shopify: vendas, taxas, reembolsos, chargebacks e o depósito?

Registre cada parte do repasse na sua própria conta, por meio de uma conta intermediária da Shopify (clearing), e depois confira o depósito bancário com essa conta, não com as vendas. A conta intermediária guarda o que a Shopify deve a você até o dinheiro chegar ao banco. Este é um método de rastreamento, não um lançamento prescrito pelo IRS: o IRS deixa você escolher qualquer sistema de registros que mostre com clareza suas receitas e despesas.

Faça um lançamento por repasse: credite as vendas e qualquer imposto sobre vendas cobrado (na conta de passivo dele), debite devoluções e taxas, e debite a conta intermediária pelo que a Shopify ainda deve a você, inclusive qualquer reserva. Lance o depósito como um segundo lançamento; só o valor que chegou ao banco sai da conta intermediária. A data de um repasse é o dia em que a Shopify paga você, não o dia da venda, então escolha a data do Lançamento 1 de propósito. Se você datar pelo pedido, as vendas batem com o relatório de vendas: pegue cada venda e cada reembolso da exportação do repasse, na data de cada um, e some os pedidos que ainda não estão em nenhum repasse, a partir da exportação de pedidos, que as exportações de repasses não incluem. Eles ficam na conta intermediária. Se você datar pelo repasse, a escrituração fica mais simples, mas as vendas ficam atrás do relatório de vendas e podem cair no ano errado; use esse método só se as regras de fim de ano abaixo tratarem a data do repasse como a data da sua renda. Escolha uma abordagem e use-a o ano todo. Quando os dois lançamentos estão feitos, a conta intermediária daquele repasse volta a zero, exceto por qualquer reserva. Se um conector ou um feed bancário também cria a venda ou o depósito, a renda pode ser contada duas vezes: veja Renda duplicada na sua escrituração. Se vale lançar todos os pedidos ou só resumos de repasses, veja Todos os pedidos ou resumos de repasses.

Por que o meu repasse da Shopify está menor que o esperado, ou não chegou?

Em geral porque algo da lista abaixo reduziu o repasse, ou porque o dinheiro ainda está a caminho do banco. A página da Shopify sobre repasses menores ou ausentes indica estas causas.

Se um depósito não aparece, as etapas da Shopify incluem confirmar que o status é “Deposited”, esperar de 1 a 3 dias úteis, conferir se os dados bancários batem, verificar se há bloqueios e informar o trace ID ao banco; se o banco precisar de mais detalhes, informe a data de liquidação, o valor e a moeda. Mantenha o repasse não conferido na conta intermediária até ele chegar.

E os pedidos pagos fora do Shopify Payments, como por outro gateway?

Trate cada provedor de pagamento como uma fonte própria, com a sua conta intermediária, os seus repasses e o seu Form 1099-K. As páginas de repasses e o relatório de atividade da Shopify cobrem o Shopify Payments; o relatório de atividade não inclui processadoras de terceiros nem formas de pagamento de terceiros (documentação do fornecedor).

• Repasses: o outro provedor paga no calendário dele, e os extratos dele, não os da Shopify, explicam os depósitos dele.
• Dois conjuntos de taxas: a Shopify diz que uma loja que usa um provedor de terceiros paga uma taxa de transação à Shopify e as taxas de cartão do provedor (taxas dos repasses). As taxas de cobrança da Shopify ficam fora do relatório de atividade, então confira-as com o cartão ou a conta que as pagou.
• Pedidos pagos de outra forma: dinheiro, transferência bancária e pagamentos semelhantes não chegam aos repasses de nenhum dos provedores. Acompanhe-os como uma fonte própria.
• Conferência: divida a exportação de pedidos pela forma como cada pedido foi pago. Cada total deve ser explicado pelos extratos de um provedor.

Por que a receita da Shopify e a minha escrituração divergem no fim do mês ou do ano?

A receita da Shopify segue os pedidos e o seu banco segue os repasses, então a diferença é o dinheiro que a Shopify ainda deve a você. A conta intermediária deve guardar esse saldo em todo fim de mês.

No fim do mês, se as vendas forem datadas pelo pedido, o saldo da conta intermediária deve ser igual aos repasses ainda não enviados, aos repasses enviados mas ainda não no banco e a qualquer reserva. Se forem datadas pelo repasse, deve conter os repasses enviados mas ainda não no banco e qualquer reserva. A página de repasses da Shopify mostra um valor Pending (dinheiro capturado, mas ainda não incluído em um repasse programado, sem a reserva) e um valor Reserve (reservas). Compare o saldo da conta intermediária com o saldo final do relatório de atividade para as mesmas datas e a mesma moeda, mais qualquer repasse em trânsito. A Shopify não diz se os valores pendentes ou reservados estão nesse saldo, então confira o grupo de reservas e bloqueios do relatório antes de tratar uma diferença como erro. O relatório tem um atraso de cerca de 3 dias, então gere-o depois que o fim do mês se estabilizar. Uma diferença muitas vezes vem de um repasse, um reembolso ou um dia que está faltando ou foi contado duas vezes, ou de um efeito de taxa, reserva ou moeda.

Reembolsos lançados em um mês depois da venda, pedidos de outro provedor, taxas cobradas fora do repasse e alterações em um mês já fechado também abrem diferenças no fim do mês.

No fim do ano, o resultado depende do seu método contábil (Publication 538):

• Regime de competência: em geral, a renda conta no ano em que ocorreram todos os eventos que fixam o seu direito a ela e o valor pode ser determinado com precisão razoável; assim, um pedido concluído em dezembro é renda de dezembro, mesmo que o repasse caia em janeiro. O dinheiro recebido antes de os produtos serem enviados pode se enquadrar nas regras de pagamento antecipado, que cabem ao seu preparador.
• Regime de caixa: a renda conta quando você a recebe de fato ou de forma presumida (constructive receipt). O dinheiro creditado na sua conta ou colocado à sua disposição sem restrições conta; o dinheiro recebido pelo seu agente conta; restrições substanciais ao seu controle podem fazer com que não conte.

Se o dinheiro que está em um saldo ou em uma reserva do Shopify Payments no fim do ano conta como recebido depende de fatos, como saber se a processadora age como seu agente e quais restrições se aplicam. As fontes não resolvem isso para todas as lojas. Uma loja que vende mercadorias deve definir o método com o preparador antes do fim do ano: Regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.

Por que o 1099-K da Shopify é diferente dos repasses e das vendas?

A caixa 1a do Form 1099-K é o valor bruto dos pagamentos, antes de taxas, reembolsos, frete e descontos, contado no ano em que o emissor envia a instrução de transferir os recursos; por isso ela não bate nem com os repasses líquidos nem com as vendas por data do pedido. As instruções do IRS definem o valor bruto como o total, sem considerar créditos, descontos, taxas, valores reembolsados, frete ou outros valores.

Para conferir um formulário:

1. Liste cada Form 1099-K pelo emissor, indicado na caixa Filer. Confira cada formulário por conta própria.
2. Comece pela caixa 1a. As caixas 5a a 5l mostram o valor bruto por mês, então compare mês a mês.
3. Compare a caixa 1a com as cobranças brutas dessa processadora liquidadas no mesmo ano, a partir dos arquivos de repasses. Resolva primeiro as transações ausentes, duplicadas e de outro beneficiário.
4. Depois faça duas conferências separadas, como em Conciliar vendas, repasses e Form 1099-K: dos pagamentos brutos até as vendas da sua escrituração (imposto sobre vendas no valor bruto, outros provedores, pedidos pagos de outra forma, prazos) e dos pagamentos brutos até os depósitos bancários (reembolsos, taxas, disputas, reservas, retenção adicional). A caixa 4 mostra a retenção adicional (backup withholding), que se aplica quando o número fiscal do beneficiário não foi fornecido como exigido (instruções). É imposto retido por conta de você, não uma taxa.

A caixa no alto do formulário que diz Payment card ou Third party network define a regra, e a caixa Filer indica quem o enviou. Transações com cartão de pagamento são informadas qualquer que seja o número ou o valor dos pagamentos. Transações de rede de terceiros, de um aplicativo de pagamento ou marketplace, são informadas acima de $20.000 em mais de 200 transações. Um formulário ainda pode chegar abaixo disso, e um estado pode definir um limite menor (perguntas frequentes do IRS). Um mesmo emissor envia formulários separados para os dois tipos (instruções). Uma loja que recebe pagamentos por vários provedores pode receber vários formulários. Sem um formulário, você ainda declara a renda (IRS). Não lance o formulário como vendas: ele é uma conferência da escrituração que já contém as vendas.

Se um formulário estiver duplicado, indicar o beneficiário errado ou mostrar um valor errado, o IRS diz para pedir ao emissor um formulário corrigido, que o IRS não pode corrigi-lo e que você não deve esperar para entregar a declaração. Veja Formulário de plataforma errado ou corrigido.

O que entrego a um responsável contábil ou a um CPA de uma loja Shopify?

Entregue os registros de repasses, pedidos, banco e formulários de cada provedor e de cada mês, mais a lista do que foi reembolsado ou contestado.

Guarde esses registros até o fim do prazo de prescrição da declaração (Publication 583): em geral 3 anos após a entrega, 6 anos se a declaração deixou de fora renda superior a um quarto da renda bruta informada, e sem limite para uma declaração que nunca foi entregue. Veja Por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Um repasse

Os pedidos pagos somam US$5.000, os reembolsos são US$400 e as taxas de processamento são US$150. O repasse e o depósito bancário são de US$4.450. A coluna de líquido da exportação soma US$4.450.

A escrituração mostra US$5.000 de vendas, US$400 de reembolsos, US$150 de taxas e US$4.450 no banco. A conta intermediária está zerada. O exemplo não tem imposto sobre vendas, frete nem reserva.

Pedidos feitos em 30 de dezembro, pagos em 3 de janeiro

Pedidos de US$3.000 são feitos e enviados em 30 de dezembro e pagos em 3 de janeiro. Ignore taxas e reembolsos. No regime de competência, as vendas pertencem a dezembro; datá-las pelo repasse as colocaria em janeiro. Pedidos pagos, mas não enviados até 31 de dezembro, são outra questão, para o preparador. A escrituração mantém US$3.000 na conta intermediária da Shopify em 31 de dezembro, e o depósito de janeiro a zera. No regime de caixa, a resposta depende de o dinheiro contar como recebido até o fim do ano, o que é uma questão para o preparador. Se a processadora enviar a instrução de transferência em janeiro, o pagamento também cai no Form 1099-K do ano seguinte, então a escrituração de dezembro e o formulário de dezembro não vão concordar.

Uma corporação S com dois provedores

Uma loja de uma corporação S recebe US$180.000 pelo Shopify Payments e US$60.000 por outro gateway. Ela recebe dois Forms 1099-K que somam US$240.000 e depósitos de US$226.000. Conferindo um formulário de cada vez, a diferença são reembolsos e taxas.

Uma escrituração que mostra US$226.000 de vendas pode ter lançado os depósitos como vendas. Uma escrituração que mostra US$240.000 de vendas, US$6.500 de reembolsos e US$7.500 de taxas bate com os dois formulários e com o banco. Os números pressupõem que não haja imposto sobre vendas, frete, reserva nem diferenças de prazo; em um formulário real, confira isso primeiro.

E no seu caso?

• A receita da Shopify, os repasses e a sua escrituração ainda divergem depois de um ano inteiro: os meses em aberto podem precisar de uma conferência e um ano já entregue em que depósitos foram lançados como vendas pode precisar ser refeito a partir dos arquivos de repasses, dependendo do que foi entregue. Leve as exportações de repasses, os extratos bancários e todos os Forms 1099-K para a escrituração contábil; para atrasos maiores, veja Como atualizar uma escrituração atrasada.
• Mais de um provedor enviou um Form 1099-K e os totais não fecham: cada formulário precisa da própria conferência, e um deles pode estar errado ou pertencer a outro beneficiário. Leve os formulários e os extratos para a escrituração contábil; para um formulário errado, veja Formulário de plataforma errado ou corrigido.
• A loja passou para uma LLC ou uma corporação S durante o ano: o IRS diz que uma mudança de pessoa jurídica ou de número fiscal pode deixar o formulário sem corresponder à declaração da nova pessoa jurídica. Informe à processadora o novo nome e o novo número fiscal imediatamente e guarde os registros que sustentam a renda e as deduções das duas pessoas jurídicas. Resolva isso com a escrituração contábil; veja também A escrituração depois da opção pelo regime de corporação S.
• Os repasses caíram em uma conta pessoal: veja Renda do negócio em uma conta pessoal.
• Você não sabe ao certo o que a Shopify faz e não faz em escrituração contábil: veja A Shopify faz escrituração contábil?.
• Você precisa saber em quais estados cobrar imposto sobre vendas: veja Imposto sobre vendas da Shopify por estado.
• Você precisa lançar vendas e taxas na declaração de imposto de renda: veja Imposto de renda de quem vende on-line.
• Você está avaliando contratar um responsável contábil para a loja: veja Responsável contábil de e-commerce: custo e escopo para saber o que define o valor, ou leve as exportações de repasses e os extratos para a escrituração contábil.