Shopify-Auszahlungen und Bankeingänge abstimmen: Gebühren, 1099-K

Warum stimmt meine Shopify-Auszahlung nicht mit meinen Umsätzen derselben Tage überein?

Eine Shopify-Auszahlung ist eine Nettoüberweisung nach dem Auszahlungszeitplan von Shopify, ein Umsatzbericht dagegen addiert Bestellungen nach dem Tag der Bestellung. Sie weichen um alles ab, was von der Auszahlung abgezogen wird, und um die Daten, die jeweils gelten. Die Hilfeseite von Shopify zu niedrigeren oder fehlenden Auszahlungen (Herstellerdokumentation) nennt die üblichen Ursachen. Shopify kann Bildschirme und Abläufe ändern; prüfen Sie daher die aktuellen Hilfeseiten. Die Lösung: Vergleichen Sie eine Auszahlung nicht mehr mit Umsätzen. Ordnen Sie eine Auszahlung einer Bankzeile zu und buchen Sie dann Umsätze, Erstattungen und Gebühren dieser Auszahlung aus ihrem Export. Die Schritte folgen unten.

Ein Shop ist nicht mehr einfach, wenn mehr als ein Anbieter Auszahlungen oder eine Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen) sendet, Auszahlungen in mehr als einer Währung eingehen, eine Reserve oder ein negativer Saldo offen ist, der Shop im Jahresverlauf in eine LLC (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder S Corporation (US-Kapitalgesellschaft, deren Gewinne bei den Eigentümern besteuert werden) überführt wurde oder Auszahlungen von Monaten nie abgestimmt wurden. In diesen Fällen kommt es darauf an, welche Zahlen für welches Jahr richtig sind, nicht auf einen besseren Export.

Legen Sie vor dem Start bereit: alle Auszahlungsexporte des Zeitraums, die Kontoauszüge des Kontos, das die Auszahlungen empfängt, den Bestellexport, eine Liste der Erstattungen und Chargebacks und die Form 1099-K jedes Anbieters. Die Methode, die für jede Zahlungsplattform funktioniert, steht in Umsätze, Auszahlungen und Form 1099-K abstimmen.

Welcher Shopify-Bildschirm zeigt was: die Seite „Auszahlungen“, der Bericht zur Zahlungsaktivität oder die Umsatzberichte?

Nutzen Sie die Seite „Auszahlungen“, um einen Eingang zuzuordnen, den Bericht zur Zahlungsaktivität, um einen Zeitraum zu prüfen, und aus Bestellungen erstellte Berichte für Umsätze. Shopify sagt, der Aktivitätsbericht sei keine Umsatzaufstellung für die Buchhaltung (Herstellerdokumentation).

Eine Lücke zwischen den Umsätzen nach Bestelldatum und den Kontobewegungen kann ohne Fehler entstehen, weil beide Verschiedenes messen. Eine Lücke, die bleibt, nachdem Sie Erstattungen, Gebühren, Reserven und Zeitpunkte aufgelistet haben, verlangt eine genauere Prüfung.

Wie ordne ich einen Bankeingang einer Shopify-Auszahlung zu?

Gleichen Sie in dieser Reihenfolge nach drei Merkmalen ab: dem Auszahlungsbetrag, der Bankreferenz (auch Trace-ID genannt) und dem Datum, an dem das Geld bei der Bank eingegangen ist. Ordnen Sie dann die Transaktionen der Auszahlung Ihren Bestellungen zu.

1. Öffnen Sie auf der Seite „Auszahlungen“ die Auszahlung und notieren Sie ID, Status, Betrag und Bankreferenz.
2. Suchen Sie die Bankzeile mit diesem Betrag. Shopify sagt, eine als „Deposited“ markierte Auszahlung kann 1 bis 3 Werktage brauchen, bis sie erscheint; Wochenenden und Feiertage verlängern die Zeit. Nicht jede Bank nutzt die Referenz, daher heißt eine fehlende Referenz nicht, dass das Geld nicht angekommen ist (Herstellerdokumentation).
3. Exportieren Sie die Transaktionen der Auszahlung. Shopify definiert den Nettobetrag als Betrag abzüglich Gebühr; addieren Sie die Spalte „Netto“ und vergleichen Sie sie mit dem Auszahlungsbetrag. Weichen sie ab, vergleichen Sie die Datei mit der Aufschlüsselung auf der Seite der Auszahlung (Anpassungen, Reserven, erneut versuchte Auszahlungen), bevor Sie etwas buchen.
4. Tragen Sie die Auszahlungs-ID in den Buchungstext ein und haken Sie die Bankzeile damit ab.

Ein Auszahlungsdatum kann mehr als eine Auszahlung enthalten; ordnen Sie deshalb jede Auszahlung zu, nicht den Tag. Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) rät sicherzustellen, dass Kontoauszug, Scheckbuch und Bücher übereinstimmen, und jeden Monat abzustimmen.

Wie buche ich eine Shopify-Auszahlung: Umsätze, Gebühren, Erstattungen, Chargebacks und den Eingang?

Buchen Sie jeden Teil der Auszahlung über ein Shopify-Verrechnungskonto (Clearing-Konto) auf sein eigenes Konto und ordnen Sie dann den Bankeingang dem Verrechnungskonto zu, nicht den Umsätzen. Das Verrechnungskonto hält, was Shopify Ihnen schuldet, bis das Geld bei Ihrer Bank ist. Das ist eine Methode zur Nachverfolgung, keine vom IRS vorgeschriebene Buchung: Der IRS lässt Ihnen jedes System der Aufzeichnung, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt.

Buchen Sie pro Auszahlung eine Buchung: Umsätze und eingenommene Sales Tax (auf ihr Verbindlichkeitskonto) im Haben, Erlösschmälerungen und Gebühren im Soll und das Verrechnungskonto im Soll mit dem Betrag, den Shopify Ihnen noch schuldet, einschließlich einer Reserve. Buchen Sie den Eingang als zweite Buchung; nur der Betrag, der bei der Bank ankam, verlässt das Verrechnungskonto. Das Auszahlungsdatum ist der Tag, an dem Shopify Sie bezahlt, nicht der des Verkaufs; legen Sie das Datum von Buchung 1 daher bewusst fest. Nach Bestelldatum gebucht, stimmen die Umsätze mit dem Umsatzbericht überein: Nehmen Sie jeden Umsatz und jede Erstattung mit ihrem eigenen Datum aus dem Auszahlungsexport und ergänzen Sie Bestellungen, die noch in keiner Auszahlung stecken, aus dem Bestellexport, den die Auszahlungsexporte auslassen. Sie bleiben im Verrechnungskonto. Nach Auszahlungsdatum gebucht, sind die Bücher einfacher, aber die Umsätze laufen dem Umsatzbericht hinterher und können im falschen Jahr landen; nutzen Sie das nur, wenn die Regeln zum Jahresende unten das Auszahlungsdatum als Ihren Einkommenszeitpunkt zählen. Wählen Sie einen Ansatz und bleiben Sie das ganze Jahr dabei. Sind beide Buchungen erfasst, steht das Verrechnungskonto dieser Auszahlung wieder bei null, außer bei einer Reserve. Wenn ein Connector oder Bank-Feed ebenfalls den Umsatz oder den Eingang anlegt, kann Einkommen doppelt gezählt werden: siehe Doppeltes Einkommen in Ihren Büchern. Ob Sie jede Bestellung oder nur Auszahlungssummen buchen, steht in Jede Bestellung oder Auszahlungssummen.

Warum ist meine Shopify-Auszahlung niedriger als erwartet oder fehlt?

Meist, weil etwas aus der Liste unten die Auszahlung gekürzt hat oder das Geld noch auf dem Weg zur Bank ist. Die Seite von Shopify zu niedrigeren oder fehlenden Auszahlungen nennt diese Ursachen.

Fehlt ein Eingang, empfiehlt Shopify unter anderem: prüfen, ob der Status „Deposited“ lautet, 1 bis 3 Werktage warten, prüfen, ob die Bankdaten stimmen, nach Sperren suchen und der Bank die Trace-ID nennen; braucht die Bank mehr Angaben, nennen Sie ihr Abwicklungsdatum, Betrag und Währung. Lassen Sie die nicht zugeordnete Auszahlung im Verrechnungskonto, bis sie eingeht.

Was ist mit Bestellungen, die außerhalb von Shopify Payments bezahlt wurden, etwa über ein anderes Zahlungs-Gateway?

Behandeln Sie jeden Zahlungsanbieter als eigene Quelle mit eigenem Verrechnungskonto, eigenen Auszahlungen und eigener Form 1099-K. Die Auszahlungsseiten und der Aktivitätsbericht von Shopify betreffen Shopify Payments; der Aktivitätsbericht lässt Zahlungsabwickler und Zahlungsarten von Dritten aus (Herstellerdokumentation).

• Auszahlungen: Der andere Anbieter zahlt nach seinem eigenen Zeitplan, und seine Abrechnungen, nicht die von Shopify, erklären seine Eingänge.
• Zwei Arten von Gebühren: Shopify sagt, ein Shop mit einem Drittanbieter zahlt eine Transaktionsgebühr an Shopify und die Kartengebühren des Anbieters (Auszahlungsgebühren). Shopify-Abrechnungsgebühren liegen außerhalb des Aktivitätsberichts; ordnen Sie sie der Karte oder dem Konto zu, von dem sie bezahlt wurden.
• Anders bezahlte Bestellungen: Bargeld, Banküberweisung und ähnliche Zahlungen erreichen die Auszahlungen keines der beiden Anbieter. Erfassen Sie sie als eigene Quelle.
• Prüfung: Teilen Sie den Bestellexport danach auf, wie jede Bestellung bezahlt wurde. Jede Summe sollte sich durch die Abrechnungen eines Anbieters erklären lassen.

Warum weichen der Shopify-Umsatz und meine Bücher zum Monats- oder Jahresende ab?

Der Shopify-Umsatz folgt den Bestellungen, Ihre Bank den Auszahlungen; die Differenz ist daher Geld, das Shopify Ihnen noch schuldet. Das Verrechnungskonto sollte diesen Saldo zu jedem Monatsende ausweisen.

Sind die Umsätze nach Bestelldatum gebucht, sollte der Saldo des Verrechnungskontos zum Monatsende den noch nicht gesendeten Auszahlungen, den gesendeten, aber noch nicht bei der Bank eingegangenen Auszahlungen und einer etwaigen Reserve entsprechen. Sind sie nach Auszahlungsdatum gebucht, sollte er die gesendeten, aber noch nicht bei der Bank eingegangenen Auszahlungen und eine etwaige Reserve enthalten. Die Seite „Auszahlungen“ von Shopify zeigt einen Betrag „Pending“ (erfasstes Geld, das noch in keiner geplanten Auszahlung steckt, ohne Reserve) und einen Betrag „Reserve“ (Reserven). Vergleichen Sie den Saldo des Verrechnungskontos mit dem Endsaldo des Aktivitätsberichts für dieselben Daten und dieselbe Währung, zuzüglich jeder Auszahlung, die unterwegs ist. Shopify sagt nicht, ob ausstehende oder reservierte Beträge in diesem Saldo enthalten sind; prüfen Sie daher die Gruppe der Reserven und Sperren im Bericht, bevor Sie eine Differenz als Fehler behandeln. Der Bericht hinkt etwa 3 Tage hinterher; führen Sie ihn also aus, nachdem das Monatsende abgeschlossen ist. Eine Differenz geht oft auf eine fehlende oder doppelt gezählte Auszahlung, Erstattung oder einen solchen Tag zurück oder auf einen Gebühren-, Reserve- oder Währungseffekt.

Auch Erstattungen, die in einem späteren Monat als der Verkauf gebucht werden, Bestellungen bei einem anderen Anbieter, außerhalb der Auszahlung abgerechnete Gebühren und Änderungen in einem abgeschlossenen Monat öffnen Lücken zum Monatsende.

Zum Jahresende hängt das Ergebnis von Ihrer Gewinnermittlungsmethode ab (Publication 538):

• Periodengerechte Methode (Accrual Method): Einkommen zählt in der Regel in dem Jahr, in dem alle Ereignisse eingetreten sind, die Ihren Anspruch festlegen, und der Betrag mit angemessener Genauigkeit bestimmt werden kann. Eine im Dezember abgeschlossene Bestellung ist daher Einkommen des Dezembers, auch wenn die Auszahlung im Januar eingeht. Geld, das vor dem Versand der Ware eingeht, kann unter die Regeln für im Voraus erhaltene Zahlungen fallen; das ist Sache Ihres Erstellers der Steuererklärung.
• Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method): Einkommen zählt, wenn Sie es tatsächlich oder der Sache nach erhalten (Constructive Receipt). Geld, das Ihrem Konto gutgeschrieben oder uneingeschränkt zur Verfügung gestellt wird, zählt; Geld, das Ihr Vertreter erhält, zählt; erhebliche Einschränkungen Ihrer Verfügungsmacht können dazu führen, dass es nicht zählt.

Ob Geld, das zum Jahresende in einem Guthaben oder einer Reserve von Shopify Payments liegt, als erhalten gilt, hängt von Tatsachen ab, etwa davon, ob der Zahlungsabwickler als Ihr Vertreter handelt und welche Einschränkungen gelten. Die Quellen klären das nicht für jeden Shop. Ein Shop, der Waren verkauft, sollte seine Methode vor dem Jahresende mit seinem Ersteller der Steuererklärung festlegen: Zufluss-Abfluss- oder periodengerechte Methode für ein kleines Unternehmen.

Warum weicht meine Shopify-Form 1099-K von den Auszahlungen und den Umsätzen ab?

Feld 1a der Form 1099-K ist der Bruttobetrag der Zahlungen vor Gebühren, Erstattungen, Versandkosten und Rabatten, gezählt in dem Jahr, in dem der Aussteller die Anweisung zur Überweisung der Mittel erteilt; er stimmt weder mit den Netto-Auszahlungen noch mit den Umsätzen nach Bestelldatum überein. Die Anleitung des IRS definiert den Bruttobetrag als die Gesamtsumme ohne Berücksichtigung von Gutschriften, Rabatten, Gebühren, erstatteten Beträgen, Versandkosten oder anderen Beträgen.

So überbrücken Sie ein Formular:

1. Listen Sie jede Form 1099-K nach Aussteller auf, wie im Feld „Filer“ genannt. Überbrücken Sie jedes Formular für sich.
2. Beginnen Sie bei Feld 1a. Die Felder 5a bis 5l zeigen den Bruttobetrag je Monat; vergleichen Sie daher Monat für Monat.
3. Vergleichen Sie Feld 1a mit den Bruttozahlungen dieses Zahlungsabwicklers, die im selben Jahr abgewickelt wurden, aus den Auszahlungsdateien. Klären Sie zuerst fehlende, doppelte und fremde Transaktionen.
4. Führen Sie dann zwei getrennte Überbrückungen durch, wie in Umsätze, Auszahlungen und Form 1099-K abstimmen: von den Bruttozahlungen zu Ihren Buchumsätzen (Sales Tax im Bruttobetrag, andere Anbieter, anders bezahlte Bestellungen, Zeitpunkt) und von den Bruttozahlungen zu den Bankeingängen (Erstattungen, Gebühren, Disputes, Reserven, Backup Withholding). Feld 4 zeigt Backup Withholding (Ersatzquellensteuer), das gilt, wenn die Steuernummer eines Zahlungsempfängers nicht wie vorgeschrieben angegeben wurde (Anleitung). Es ist für Sie einbehaltene Steuer, keine Gebühr.

Das Feld oben auf dem Formular mit „Payment card“ oder „Third party network“ bestimmt die Regel, und das Feld „Filer“ nennt den Absender. Kartenzahlungen werden unabhängig von Zahl und Höhe der Zahlungen gemeldet. Transaktionen über ein Drittanbieter-Netzwerk, etwa eine Zahlungs-App oder einen Marktplatz, werden ab mehr als $20.000 in mehr als 200 Transaktionen gemeldet. Ein Formular kann auch unterhalb davon eintreffen, und ein Bundesstaat kann einen niedrigeren Schwellenwert festlegen (FAQ des IRS). Ein Aussteller sendet für die beiden Arten getrennte Formulare (Anleitung). Ein Shop, der über mehrere Anbieter Zahlungen annimmt, kann mehrere Formulare erhalten. Ohne Formular melden Sie das Einkommen trotzdem (IRS). Buchen Sie das Formular nicht als Umsatz: Es dient der Kontrolle von Büchern, die die Umsätze bereits enthalten.

Ist ein Formular doppelt vorhanden, nennt den falschen Zahlungsempfänger oder zeigt einen falschen Betrag, sagt der IRS, Sie sollen den Aussteller um ein berichtigtes Formular bitten, der IRS könne es nicht berichtigen, und Sie sollen mit dem Einreichen nicht warten. Siehe Falsches oder berichtigtes Plattformformular.

Was gebe ich einem Buchhalter oder CPA aus einem Shopify-Shop?

Geben Sie die Auszahlungs-, Bestell-, Bank- und Formularunterlagen für jeden Anbieter und jeden Monat, dazu die Liste der erstatteten oder bestrittenen Beträge.

Bewahren Sie diese Unterlagen auf, bis die Verjährungsfrist der Steuererklärung abläuft (Publication 583): in der Regel 3 Jahre nach der Einreichung, 6 Jahre, wenn die Steuererklärung Einkommen von mehr als einem Viertel des ausgewiesenen Bruttoeinkommens ausgelassen hat, und ohne Frist bei einer nie eingereichten Steuererklärung. Siehe Wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar.

Eine Auszahlung

Bezahlte Bestellungen betragen $5.000, Erstattungen $400 und Zahlungsgebühren $150. Die Auszahlung und der Bankeingang betragen $4.450. Die Nettospalte des Exports ergibt $4.450.

Die Bücher zeigen $5.000 Umsatz, $400 Erstattungen, $150 Gebühren und $4.450 auf der Bank. Das Verrechnungskonto steht bei null. Das Beispiel enthält keine Sales Tax, keine Versandkosten und keine Reserve.

Am 30. Dezember aufgegebene Bestellungen, am 3. Januar ausgezahlt

Bestellungen über $3.000 werden am 30. Dezember aufgegeben und versandt und am 3. Januar ausgezahlt. Gebühren und Erstattungen bleiben außer Acht. Bei der periodengerechten Methode gehören die Umsätze in den Dezember; würden sie nach Auszahlung datiert, kämen sie in den Januar. Bestellungen, die bezahlt, aber bis zum 31. Dezember nicht versandt sind, sind eine gesonderte Frage für den Ersteller der Steuererklärung. Die Bücher führen am 31. Dezember $3.000 im Shopify-Verrechnungskonto, und der Januareingang gleicht es aus. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode hängt die Antwort davon ab, ob das Geld bis zum Jahresende als erhalten gilt; das ist eine Frage für den Ersteller der Steuererklärung. Erteilt der Zahlungsabwickler die Überweisungsanweisung im Januar, fällt die Zahlung auch in die Form 1099-K des nächsten Jahres, sodass die Dezember-Bücher und das Dezember-Formular nicht übereinstimmen.

Eine S Corporation mit zwei Anbietern

Der Shop einer S Corporation nimmt $180.000 über Shopify Payments und $60.000 über ein anderes Gateway ein. Er erhält zwei Formulare 1099-K über zusammen $240.000 und Eingänge von $226.000. Formular für Formular überbrückt, besteht die Lücke aus Erstattungen und Gebühren.

Bücher, die $226.000 Umsatz zeigen, haben möglicherweise Eingänge als Umsätze erfasst. Bücher, die $240.000 Umsatz, $6.500 Erstattungen und $7.500 Gebühren zeigen, stimmen mit beiden Formularen und der Bank überein. Die Zahlen setzen keine Sales Tax, Versandkosten, Reserve oder Zeitunterschiede voraus; bei einem echten Formular müssen diese zuerst geprüft werden.

Anders in Ihrem Fall?

• Shopify-Umsatz, Auszahlungen und Ihre Bücher weichen auch nach einem ganzen Jahr noch ab: Die offenen Monate brauchen möglicherweise eine Überbrückung, und ein eingereichtes Jahr, in dem Eingänge als Umsätze gebucht wurden, muss je nach dem, was eingereicht wurde, möglicherweise aus den Auszahlungsdateien neu aufgebaut werden. Bringen Sie die Auszahlungsexporte, Kontoauszüge und jede Form 1099-K zur Buchhaltung; bei längeren Lücken siehe Überfällige Bücher nachholen.
• Mehr als ein Anbieter hat eine Form 1099-K gesendet, und die Summen lassen sich nicht überbrücken: Jedes Formular braucht eine eigene Überbrückung, und eines davon kann falsch sein oder zu einem anderen Zahlungsempfänger gehören. Bringen Sie die Formulare und Abrechnungen zur Buchhaltung; bei einem falschen Formular siehe Falsches oder berichtigtes Plattformformular.
• Der Shop wurde im Jahresverlauf in eine LLC oder S Corporation überführt: Der IRS sagt, ein Wechsel der Rechtsform oder der Steuernummer kann dazu führen, dass das Formular nicht zur Steuererklärung der neuen Einheit passt. Teilen Sie dem Zahlungsabwickler sofort den neuen Namen und die neue Steuernummer mit und bewahren Sie Unterlagen auf, die Einkommen und Abzüge beider Einheiten stützen. Klären Sie das mit der Buchhaltung; siehe auch Bücher nach der Wahl als S Corporation.
• Die Auszahlungen gingen auf ein privates Konto: siehe Geschäftseinkommen auf einem privaten Konto.
• Sie sind unsicher, was Shopify als Buchhaltung leistet und was nicht: siehe Macht Shopify die Buchhaltung?.
• Sie wollen wissen, in welchen Bundesstaaten Sie Sales Tax erheben müssen: siehe Shopify-Sales-Tax nach Bundesstaat.
• Sie müssen Umsätze und Gebühren in der Einkommensteuererklärung eintragen: siehe Einkommensteuer für Online-Verkäufer.
• Sie überlegen, einen Buchhalter für den Shop zu beauftragen: siehe Buchhalter für E-Commerce: Kosten und Umfang, was die Gebühr bestimmt, oder bringen Sie die Auszahlungsexporte und Kontoauszüge zur Buchhaltung.