Pagos de Shopify y depósitos del banco: comisiones y 1099-K

¿Por qué el pago de Shopify no coincide con mis ventas de los mismos días?

Un pago de Shopify es una transferencia neta que se envía según el calendario de pagos de Shopify, mientras que un informe de ventas suma los pedidos por el día en que se hicieron. Difieren por todo lo que se descuenta del pago y por las fechas que usa cada uno. La página de ayuda de Shopify sobre pagos menores o faltantes (documentación del proveedor) enumera las causas habituales. Shopify puede cambiar las pantallas y los plazos, así que consulte sus páginas de ayuda actuales. La solución es dejar de comparar un pago con las ventas: relacione un pago con una línea del banco y luego registre las ventas, los reembolsos y las comisiones de ese pago a partir de su exportación. Los pasos están más abajo.

Una tienda deja de ser sencilla cuando más de un proveedor envía pagos o un Form 1099-K, los pagos llegan en más de una moneda, hay una reserva o un saldo negativo abierto, la tienda pasó a una LLC o a una corporación S durante el año, o hay meses de pagos que nunca se conciliaron. En esos casos lo que importa es qué cifras son correctas para cada año, no una mejor exportación.

Reúna antes de empezar: todas las exportaciones de pagos del período, los estados de cuenta bancarios de la cuenta que recibe los pagos, la exportación de pedidos, una lista de reembolsos y contracargos, y el Form 1099-K de cada proveedor. El método que sirve para todas las plataformas de pago está en Conciliar ventas, pagos y el Form 1099-K.

¿Qué pantalla de Shopify muestra qué: la página de Pagos, el informe de actividad de pagos o los informes de ventas?

Use la página de Pagos para relacionar un depósito, el informe de actividad de pagos para revisar un período y los informes basados en pedidos para las ventas. Shopify indica que el informe de actividad no es un estado de ingresos para fines contables (documentación del proveedor).

Una diferencia entre las ventas por fecha del pedido y la actividad del saldo puede surgir sin ningún error, porque miden cosas distintas. Una diferencia que persiste después de listar reembolsos, comisiones, reservas y plazos requiere una revisión más detenida.

¿Cómo relaciono un depósito bancario con un pago de Shopify?

Relacione en este orden tres datos: el monto del pago, la referencia bancaria (también llamada trace ID) y la fecha en que el dinero llegó al banco. Después relacione las transacciones del pago con sus pedidos.

1. En la página de Pagos, abra el pago y anote su ID, estado, monto y referencia bancaria.
2. Busque la línea del banco con ese monto. Shopify indica que un pago marcado como Depositado (Deposited) puede tardar de 1 a 3 días hábiles en aparecer, y los fines de semana y los feriados agregan tiempo. No todos los bancos usan la referencia, así que su ausencia no significa que el dinero no llegó (documentación del proveedor).
3. Exporte las transacciones del pago. Shopify define el neto como el monto menos la comisión, así que sume la columna del neto y compárela con el monto del pago. Si difieren, compare el archivo con el desglose en la página del pago (ajustes, reservas, pagos reintentados) antes de registrar nada.
4. Escriba el ID del pago en la nota del asiento y marque la línea del banco como conciliada con él.

Una misma fecha de pago puede incluir más de un pago, así que relacione cada pago, no el día. El IRS indica que debe verificar que el estado de cuenta bancario, su chequera y sus libros coincidan, y conciliar cada mes.

¿Cómo registro un pago de Shopify: ventas, comisiones, reembolsos, contracargos y el depósito?

Registre cada parte del pago en su propia cuenta mediante una cuenta de compensación de Shopify y luego relacione el depósito bancario con la cuenta de compensación, no con las ventas. La cuenta de compensación guarda lo que Shopify le debe hasta que el dinero llega a su banco. Es un método de rastreo, no un asiento prescrito por el IRS: el IRS le permite elegir cualquier sistema de registros que muestre con claridad sus ingresos y gastos.

Registre un asiento por pago: acredite las ventas y el impuesto sobre las ventas cobrado (en su cuenta de pasivo), debite las devoluciones y las comisiones, y debite la cuenta de compensación por lo que Shopify aún le debe, incluida cualquier reserva. Registre el depósito como un segundo asiento; solo el monto que llegó al banco sale de la cuenta de compensación. La fecha de un pago es cuando Shopify le paga, no cuando se hizo la venta, así que fije la fecha del Asiento 1 con intención. Si fecha por pedido, las ventas coinciden con el informe de ventas: tome cada venta y cada reembolso de la exportación del pago en su propia fecha, y agregue de la exportación de pedidos los pedidos que aún no están en ningún pago, porque las exportaciones de pagos los omiten. Esos pedidos quedan en la cuenta de compensación. Si fecha por pago, la contabilidad es más sencilla, pero las ventas van por detrás del informe de ventas y pueden caer en el año equivocado; úselo solo si las reglas de cierre de año de más abajo cuentan la fecha del pago como su fecha de ingreso. Elija un enfoque y úselo todo el año. Cuando ambos asientos están registrados, la cuenta de compensación de ese pago vuelve a cero, salvo por cualquier reserva. Si un conector o una conexión bancaria también crea la venta o el depósito, el ingreso puede contarse dos veces: consulte Ingresos duplicados en su contabilidad. Si conviene registrar cada pedido o solo resúmenes de pagos se explica en Cada pedido o resúmenes de pagos.

¿Por qué mi pago de Shopify es menor de lo esperado o no llega?

Por lo general porque el pago se redujo por algo de la lista siguiente, o porque el dinero aún va en camino al banco. La página de Shopify sobre pagos menores o faltantes indica estas causas.

Si falta un depósito, los pasos de Shopify incluyen confirmar que el estado sea Depositado (Deposited), esperar de 1 a 3 días hábiles, verificar que los datos bancarios coincidan, revisar si hay bloqueos y darle al banco el trace ID; si el banco necesita más detalle, dele la fecha de liquidación, el monto y la moneda. Mantenga el pago sin conciliar en la cuenta de compensación hasta que llegue.

¿Qué pasa con los pedidos pagados fuera de Shopify Payments, por ejemplo con otra pasarela de pago?

Trate a cada proveedor de pago como su propia fuente, con su propia cuenta de compensación, sus propios pagos y su propio Form 1099-K. Las páginas de pagos y el informe de actividad de Shopify cubren Shopify Payments; el informe de actividad omite a los procesadores de terceros y los métodos de pago de terceros (documentación del proveedor).

• Pagos: el otro proveedor paga según su propio calendario, y sus estados de cuenta, no los de Shopify, explican sus depósitos.
• Dos juegos de comisiones: Shopify indica que una tienda que usa un proveedor de pago de terceros paga una comisión por transacción a Shopify y las comisiones de tarjeta del proveedor (comisiones de los pagos). Las comisiones de facturación de Shopify quedan fuera del informe de actividad, así que relaciónelas con la tarjeta o la cuenta que las pagó.
• Pedidos pagados de otra forma: el efectivo, las transferencias bancarias y otros pagos similares no llegan a los pagos de ningún proveedor. Llévelos como su propia fuente.
• Verificación: divida la exportación de pedidos según cómo se pagó cada pedido. Cada total debe explicarse con los estados de cuenta de un solo proveedor.

¿Por qué los ingresos de Shopify y mi contabilidad no coinciden al cierre del mes o del año?

Los ingresos de Shopify siguen los pedidos y su banco sigue los pagos, así que la diferencia es dinero que Shopify aún le debe. La cuenta de compensación debe tener ese saldo cada fin de mes.

Al cierre del mes, si las ventas se fechan por pedido, el saldo de la cuenta de compensación debe ser igual a los pagos aún no enviados, los pagos enviados que todavía no están en el banco y cualquier reserva. Si se fechan por pago, debe incluir los pagos enviados que todavía no están en el banco y cualquier reserva. La página de Pagos de Shopify muestra un monto Pendiente (dinero cobrado que aún no está en un pago programado, sin incluir la reserva) y un monto de Reserva (reservas). Compare el saldo de la cuenta de compensación con el saldo final del informe de actividad para las mismas fechas y la misma moneda, más cualquier pago en tránsito. Shopify no indica si los montos pendientes o reservados están en ese saldo, así que revise el grupo de reservas y bloqueos del informe antes de tratar una diferencia como un error. El informe tiene un retraso de unos 3 días, así que ejecútelo cuando el cierre del mes ya se haya asentado. Una diferencia suele deberse a un pago, un reembolso o un día que falta o se cuenta dos veces, o a un efecto de comisión, reserva o moneda.

Los reembolsos registrados en un mes posterior al de la venta, los pedidos de otro proveedor, las comisiones facturadas fuera del pago y las modificaciones a un mes cerrado también abren diferencias al cierre del mes.

Al cierre del año, el resultado depende de su método contable (Publication 538):

• Acumulación: el ingreso cuenta, por lo general, en el año en que ocurrieron todos los hechos que fijan su derecho a él y el monto puede determinarse con precisión razonable, así que un pedido completado en diciembre es ingreso de diciembre aunque el pago llegue en enero. El dinero recibido antes de enviar los bienes puede estar sujeto a las reglas sobre cobros anticipados, que le corresponden a su preparador.
• Efectivo: el ingreso cuenta cuando usted lo recibe en efecto o queda a su disposición. Cuenta el dinero acreditado en su cuenta o puesto a su disposición sin restricciones; cuenta el dinero que recibe su agente; las restricciones sustanciales sobre su control pueden significar que no cuenta.

Si el dinero que está en un saldo o una reserva de Shopify Payments al cierre del año cuenta como recibido depende de hechos como si el procesador actúa como su agente y qué restricciones se aplican. Las fuentes no lo resuelven para todas las tiendas. Una tienda que vende mercancía debe definir su método con su preparador antes del cierre del año: Efectivo o acumulación para un negocio pequeño.

¿Por qué mi Form 1099-K de Shopify es distinto de los pagos y de las ventas?

La casilla 1a del Form 1099-K es el monto bruto de los pagos antes de comisiones, reembolsos, envíos y descuentos, y cuenta en el año en que el emisor da la instrucción de transferir los fondos, así que no coincide ni con los pagos netos ni con las ventas por fecha del pedido. Las instrucciones del IRS definen el monto bruto como el total sin considerar créditos, descuentos, comisiones, montos reembolsados, envíos u otros montos.

Para conciliar un formulario:

1. Liste cada Form 1099-K por emisor, el que figura en el recuadro «Filer». Concilie cada formulario por separado.
2. Empiece con la casilla 1a. Las casillas 5a a 5l muestran el monto bruto por mes, así que compare mes por mes.
3. Compare la casilla 1a con los cobros brutos de ese procesador liquidados en el mismo año, según los archivos de pagos. Resuelva primero las transacciones faltantes, duplicadas o de otro beneficiario.
4. Luego haga dos conciliaciones separadas, como en Conciliar ventas, pagos y el Form 1099-K: de los pagos brutos a sus ventas contables (impuesto sobre las ventas incluido en el monto bruto, otros proveedores, pedidos pagados de otra forma, fechas) y de los pagos brutos a los depósitos bancarios (reembolsos, comisiones, disputas, reservas, retención adicional). La casilla 4 muestra la retención adicional, que se aplica cuando no se proporcionó el número de identificación fiscal del beneficiario como se exige (instrucciones). Es impuesto retenido por usted, no una comisión.

El recuadro de la parte superior del formulario que dice «Payment card» o «Third party network» decide la regla, y el recuadro «Filer» indica quién lo envió. Las transacciones con tarjeta de pago se reportan sin importar cuántos pagos ni de qué monto. Las transacciones de redes de terceros, de una app de pagos o un marketplace, se reportan cuando superan $20,000 en más de 200 transacciones. Aun así puede llegar un formulario por debajo de ese monto, y un estado puede fijar un umbral menor (preguntas frecuentes del IRS). Un mismo emisor envía formularios separados para los dos tipos (instrucciones). Una tienda que recibe pagos por varios proveedores puede recibir varios formularios. Sin formulario, usted igual declara el ingreso (IRS). No registre el formulario como ventas: es una verificación de una contabilidad que ya contiene las ventas.

Si un formulario está duplicado, nombra al beneficiario equivocado o muestra un monto incorrecto, el IRS indica que se pida al emisor un formulario corregido, que el IRS no puede corregirlo y que no se espere para presentar. Consulte Formulario de plataforma incorrecto o corregido.

¿Qué le entrego a un responsable contable o a un CPA de una tienda de Shopify?

Entregue los registros de pagos, pedidos, banco y formularios de cada proveedor y de cada mes, además de la lista de lo reembolsado o disputado.

Conserve estos registros hasta que venza el plazo de prescripción de la declaración (Publication 583): por lo general 3 años después de presentarla, 6 si la declaración omitió ingresos por más de una cuarta parte del ingreso bruto declarado, y sin límite si nunca se presentó. Consulte Cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares estadounidenses.

Un pago

Los pedidos pagados suman $5,000, los reembolsos $400 y las comisiones de procesamiento $150. El pago y el depósito bancario son $4,450. La columna del neto de la exportación suma $4,450.

La contabilidad muestra $5,000 de ventas, $400 de reembolsos, $150 de comisiones y $4,450 en el banco. La cuenta de compensación queda en cero. El ejemplo no incluye impuesto sobre las ventas, envíos ni reservas.

Pedidos hechos el 30 de diciembre y pagados el 3 de enero

Se hacen y se envían pedidos por $3,000 el 30 de diciembre y se pagan el 3 de enero. Ignore las comisiones y los reembolsos. Con el método de acumulación, las ventas pertenecen a diciembre; fecharlas por pago las pondría en enero. Los pedidos pagados pero no enviados al 31 de diciembre son una pregunta aparte para el preparador. La contabilidad lleva $3,000 en la cuenta de compensación de Shopify al 31 de diciembre y el depósito de enero la deja en cero. Con el método de efectivo, la respuesta depende de si el dinero cuenta como recibido al cierre del año, lo cual es una pregunta para el preparador. Si el procesador da la instrucción de transferencia en enero, el pago también cae en el Form 1099-K del año siguiente, por lo que la contabilidad de diciembre y el formulario de diciembre no coincidirán.

Una corporación S con dos proveedores

La tienda de una corporación S recibe $180,000 por Shopify Payments y $60,000 por otra pasarela de pago. Recibe dos Forms 1099-K que suman $240,000 y depósitos por $226,000. Al conciliarlos un formulario a la vez, la diferencia son reembolsos y comisiones.

Una contabilidad que muestra $226,000 en ventas puede haber registrado los depósitos como ventas. Una contabilidad que muestra $240,000 en ventas, $6,500 en reembolsos y $7,500 en comisiones cuadra con ambos formularios y con el banco. Las cifras suponen que no hay impuesto sobre las ventas, envíos, reservas ni diferencias de fechas; con un formulario real hay que verificar primero esos puntos.

¿Su caso es distinto?

• Los ingresos de Shopify, los pagos y su contabilidad siguen sin coincidir después de un año completo: puede que los meses abiertos necesiten una conciliación, y un año ya presentado que registró depósitos como ventas puede tener que reconstruirse a partir de los archivos de pagos, según lo que se haya presentado. Lleve las exportaciones de pagos, los estados de cuenta bancarios y todos los Forms 1099-K al servicio de contabilidad; para diferencias más largas, consulte Contabilidad atrasada: cómo ponerla al día.
• Más de un proveedor envió un Form 1099-K y los totales no cuadran: cada formulario necesita su propia conciliación, y uno de ellos puede estar equivocado o pertenecer a otro beneficiario. Lleve los formularios y los estados de cuenta al servicio de contabilidad; si un formulario es incorrecto, consulte Formulario de plataforma incorrecto o corregido.
• La tienda pasó a una LLC o a una corporación S durante el año: el IRS indica que un cambio de entidad o de número de identificación fiscal puede hacer que el formulario no coincida con la declaración de la nueva entidad. Informe de inmediato al procesador el nuevo nombre y número de identificación fiscal, y conserve registros que respalden los ingresos y las deducciones de ambas entidades. Resuélvalo con el servicio de contabilidad; consulte también Contabilidad después de elegir ser corporación S.
• Los pagos llegaron a una cuenta personal: consulte Ingresos del negocio en una cuenta personal.
• No está seguro de qué hace y qué no hace Shopify como contabilidad: consulte ¿Shopify hace la contabilidad?.
• Necesita saber en qué estados cobrar el impuesto sobre las ventas: consulte Impuesto sobre las ventas de Shopify por estado.
• Necesita ubicar las ventas y las comisiones en la declaración del impuesto sobre la renta: consulte Impuesto sobre la renta de vendedores en línea.
• Está evaluando contratar a un responsable contable para la tienda: consulte Costo y alcance de un responsable contable de comercio electrónico para saber qué determina la tarifa, o lleve las exportaciones de pagos y los estados de cuenta al servicio de contabilidad.