تكلفة مسك دفاتر المتجر الإلكتروني: ما تحتاجه دفاتر Shopify وAmazon

ما الذي يفعله مسؤول مسك دفاتر المتجر الإلكتروني ولا يفعله بالضرورة مسؤول مسك دفاتر عام؟

يطابق مسؤول مسك دفاتر المتجر الإلكتروني البيانات على مستوى المتجر: يسجّل إجمالي مبيعات كل قناة بيع ورسومها ومبالغها المستردة وضريبة مبيعاتها كلًا على حدة، ويطابق كل دفعة مع إيداع في البنك، ويربط الإجماليات بالنموذج ⁦1099-K⁩، ويحمل المخزون حتى تكلفة البضاعة المباعة. لا يوجد مصدر رسمي يحدد ما يتقاضاه مسؤولو مسك دفاتر المتاجر الإلكترونية؛ فالأتعاب تتبع القنوات وحجم الطلبات والمخزون وولايات ضريبة المبيعات والتراكم، لذا قارن عروض الأسعار بنطاق العمل أولًا. ويصف Bureau of Labor Statistics الوظيفة العامة بأنها إدخال المعاملات وإعداد التقارير وتسوية الفروق؛ ويضيف المتجر تفاصيل القنوات فوق ذلك. يستطيع مسؤول مسك دفاتر عام أداء هذا العمل؛ تأكد من أن النطاق المتفق عليه يذكره.

ما الذي يجعل دفاتر المتجر غير بسيطة؟

كل مما يلي يحوّل عمل مسك الدفاتر إلى مسألة تحديد نطاق:

• دفعات لم تعد تطابق إيداعات البنك.
• أكثر من قناة بيع، لكل منها دفعاتها ونموذج ⁦1099-K⁩ الخاص بها.
• مخزون في أكثر من ولاية، أو ضريبة مبيعات مستحقة في عدة ولايات.
• أشهر لم تُسوَّ قط.
• مخزون لم يُجرد قط.
• شراكة أو شركة، حيث تدخل تكلفة البضاعة المباعة في إقرار الكيان نفسه.

عند انطباق أكثر من واحد، يأتي النطاق والأسئلة الضريبية التي وراءه عادةً قبل الأتعاب.

ما الذي أجمعه أولًا؟

• تقارير الدفعات أو التسوية لكل قناة عن السنة.
• كل نموذج ⁦1099-K⁩ استلمته.
• كشوف البنك والبطاقات.
• فواتير الموردين وآخر جرد للمخزون.
• المبيعات حسب الولاية.
• الإقرار السابق.

لماذا يجب أن تُظهر الدفاتر إجمالي المبيعات والرسوم والمبالغ المستردة، لا الإيداع الصافي فقط؟

الدفاتر المبنية على الإيداعات الصافية تقلل المبيعات ولا تُظهر مصروف رسوم أو مبالغ مستردة. ويقول IRS إن المبلغ الإجمالي في النموذج ⁦1099-K⁩ لا يُعدَّل بحسب الرسوم أو الائتمانات أو المبالغ المستردة أو الشحن أو المعادلات النقدية أو الخصومات، وإن سجلات أخرى لازمة للانتقال منه إلى الدخل الواجب الإبلاغ عنه. ويقول المنشور 583 إن دفاتر النشاط يجب أن تُظهر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات.

لذلك تسجّل دفاتر المتجر ما يلي كلًا على حدة:

• إجمالي المبيعات قبل ضريبة المبيعات، حسب القناة.
• المبالغ المستردة والمرتجعات.
• رسوم المعالج والمنصة وملصقات الشحن.
• ضريبة المبيعات المحصَّلة.
• المبلغ الذي يحتجزه المعالج احتياطيًا (وهو ليس مصروفًا).
• الدفعة المحوّلة إلى البنك (تحويل، لا بيع جديد).

وللاطلاع على القيود، راجع تسوية المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩. ولـ Amazon، راجع تحويل تقرير الدفعات إلى قيود. ولـ Shopify، راجع دفعات لا تطابق الإيداعات.

كيف تُربط الدفاتر بالنموذج ⁦1099-K⁩؟

يبلّغ النموذج ⁦1099-K⁩ عن إجمالي المدفوعات المستلمة عبر بطاقات الدفع وعبر تطبيقات الدفع أو المنصات، لذا يرتبط بإجمالي المبيعات حسب القناة، لا بإيداعات البنك. ويقول IRS إن المتجر الذي يُدفع له مباشرة بالبطاقة يحصل على نموذج أيًّا كان المبلغ. ويجب على تطبيق الدفع أو المنصة أن يبلّغ عندما تتجاوز المدفوعات 20,000 دولار عبر أكثر من 200 معاملة، لكنه قد يبلّغ حتى عند مبالغ أقل، وقد تضع الولاية حدًا أقل. وقد يحصل متجر على عدة منصات على عدة نماذج.

غياب النموذج لا يزيل شيئًا من الدفاتر: يقول IRS إن حد النموذج لا يحدد هل المدفوعات خاضعة للضريبة. ويحذّر المنشور 334 من أن النموذج قد يغفل متحصلات وقد يتضمن بنودًا ليست متحصلات، مثل ضريبة المبيعات.

عمليًا، يبني مسؤول مسك الدفاتر ورقة عمل قصيرة لكل نموذج («جسر»): تبدأ من إجمالي المبيعات حسب القناة والفترة، وتعدّل بحسب ضريبة المبيعات الواردة في المدفوعات والمبيعات التي تمت خارج ذلك المعالج وتوقيت نهاية السنة، وتنتهي عند مبلغ الخانة 1a في النموذج. والنموذج ذو المستفيد الخطأ أو المكرر أو الذي له مبلغ لا تفسره ورقة العمل يُحال إلى دليل تسوية المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩. وللإقرار، راجع ضريبة دخل البائع عبر الإنترنت.

لماذا يغيّر المخزون الدفاتر والإقرار، ومن يقيّمه؟

النشاط الذي يمسك مخزونًا يقيّم مخزونه في بداية كل سنة ونهايتها لإيجاد تكلفة البضاعة المباعة، ويستخدم عادةً أساس الاستحقاق المحاسبي للمشتريات والمبيعات (المنشور 538). وتكلفة البضاعة المباعة هي مخزون أول المدة زائد المشتريات والتكاليف الأخرى، ناقص مخزون آخر المدة (المنشور 334). ومن دون جرد في نهاية السنة، يكون رقم الإقفال تقديرًا، وتتحرك التكلفة والربح معه.

يجوز لـدافع ضرائب من الأعمال الصغيرة (يُحدَّد باختبار متوسط إجمالي الإيرادات) أن يختار عدم الاحتفاظ بمخزون، لكن عليه استخدام طريقة تعكس الدخل بوضوح (المنشور 334). وتعامل إحدى الطرق المسموح بها المخزون على أنه مواد ولوازم غير ثانوية (non-incidental)، وتُسترد تكلفتها عبر تكلفة البضاعة المباعة في السنة اللاحقة من سنتين: سنة وصول البضاعة إلى العملاء وسنة دفع التكلفة أو تحمّلها (⁦26 CFR 1.471-1⁩). وللاطلاع على الاختبار والاختيار، راجع المخزون أم اللوازم للبائعين الصغار.

موضع التكلفة يعتمد على المقدِّم. فصاحب المنشأة الفردية، ويشمل الفرد الذي هو العضو الوحيد في LLC لم تختر معاملة الشركة، يستخدم Schedule C، السطور من 35 إلى 42 (المنشور 334). وترفق الشراكة أو الشركة النموذج ⁦1125-A⁩ عندما تخصم تكلفة البضاعة المباعة.

النشاط الذي يمسك مخزونًا متجددًا عليه مع ذلك إجراء جرد فعلي على فترات معقولة وتعديل الدفاتر لتطابقه (المنشور 538). ولمخزون التنفيذ في Amazon، راجع رسوم FBA والمخزون.

من يحصّل ضريبة المبيعات على مبيعات المنصة، وماذا يتتبع مسؤول مسك الدفاتر لمتجري الخاص؟

تحصّل المنصة الضريبة وتحوّلها على المبيعات التي تتم عبرها حيث توجد قاعدة منصات في الولاية؛ ويحصّل المالك على مبيعات المتجر الخاصة به حيث يقع عليه واجب ذلك. وتضع الولايات قواعدها الخاصة؛ وتكساس وكاليفورنيا مثالان.

• Texas: يجب على مزوّد المنصة أن يحصّل الضريبة على جميع المبيعات التي تتم عبر منصته ويبلّغ عنها ويحوّلها. لا يلزم البائع بالتحصيل متى أكد المزوّد أنه سيحصّل (وإن لم يؤكد، فعلى البائع التحصيل)، لكن بائع Texas يحتاج مع ذلك إلى تصريح ويجب أن يقدّم الإقرارات، حتى لو مرت كل مبيعاته عبر منصة.
• California: مزوّد المنصة هو البائع بالتجزئة للمبيعات الميسَّرة، أي المبيعات التي تتم عبر المنصة. والبائع الذي تمر كل مبيعاته في California عبر مزوّد كهذا غير ملزم عادةً بالتسجيل، لكن CDTFA تعدّ أيضًا البائع الذي يخزّن مخزونًا في مركز تنفيذ طلبات في California ممارسًا للنشاط هناك، ولا تبيّن كيف يتفق الأمران عندما تحتفظ المنصة بالمخزون؛ اسأل CDTFA. وقد يلزم التسجيل البائع الذي يجري أيضًا مبيعات مباشرة، مثل موقعه الخاص، ولديه وجود فعلي (ويشمل ذلك الاحتفاظ بمخزون في الولاية) أو مبيعات مجمّعة للتسليم في California من البائع والأشخاص المرتبطين به، مثل أفراد العائلة أو الشركات التي يسيطر عليها المالك نفسه، تتجاوز 500,000 دولار في السنة التقويمية السابقة أو الحالية، مع احتساب مبيعات المنصة.

في المتجر الذي يديره المالك، يتتبع مسؤول مسك الدفاتر:

• المبيعات حسب ولاية الوجهة والقناة، بما فيها مبيعات المنصة، لأن California تحتسبها ضمن حدّها.
• مبيعات الأعمال المرتبطة، حيث يجمعها حد الولاية معًا.
• الضريبة المحصَّلة على طلبات المتجر الخاصة، حسب الولاية، بوصفها التزامًا. ويقول المنشور 334 إن ضريبة المبيعات التي يفرضها المشتري ويحصّلها البائع ويحوّلها ليست دخلًا؛ أما الضريبة المفروضة عليك بصفتك بائعًا فتدخل ضمن إجمالي الإيرادات.
• الضريبة التي حصّلتها المنصة وحوّلتها، تُظهَر منفصلة عن الضريبة المستحقة على المالك.
• شهادة الضريبة أو رقم الحساب لكل منصة، وتصريح كل ولاية.
• الإقرارات المقدَّمة والمدفوعات المسددة، مطابقة لحساب الالتزام.
• موضع المخزون، لأن الولاية قد تعدّ المخزون المحتفظ به فيها وجودًا.

ولمعرفة الولايات التي يجب التحصيل فيها، راجع ضريبة مبيعات Shopify حسب الولاية ومتى يجب أن تحصّل ضريبة المبيعات. وللإقرارات، راجع تقديم إقرارات ضريبة المبيعات.

ما السجلات التي ينبغي أن يحتفظ بها مسؤول مسك الدفاتر، وكم مرة تُسوّى الحسابات؟

ينبغي أن يحتفظ مسؤول مسك الدفاتر بكل سجل يثبت دخل الدفاتر وتكلفتها، وأن يسوّي الحساب المصرفي للنشاط كل شهر. ويقبل IRS أي نظام يُظهر الدخل والمصروفات بوضوح؛ ويبقى على المالك أن يكون قادرًا على إثبات كل قيد.

يقول المنشور 583 إنه ينبغي إبقاء الحساب التجاري منفصلًا عن الحساب الشخصي وتسوية الحساب الجاري كل شهر. ويضيف أن السجلات الإلكترونية يجب أن تتطابق مع الدفاتر والإقرار وتحدد المستندات المصدرية. والإقفال الشهري للمتجر يطابق أيضًا معاملات كل دفعة مع إيداعها؛ وهذا ممارسة في مسك الدفاتر لا قاعدة من IRS.

احتفظ بالسجلات ما دام يمكن أن تثبت إقرارًا. والحد العام لتقدير ضريبة إضافية هو 3 سنوات بعد تقديم الإقرار (والإقرار المقدَّم مبكرًا يُعدّ مقدَّمًا في موعده النهائي)، وتنطبق مدد أطول في حالات مدرجة (المنشور 583، الجدول 3). وتتبع سجلات ضريبة المبيعات والمنصات قواعد الولاية، وقد تكون أطول: فتكساس مثلًا تشترط على البائع عن بُعد الذي يبيع عبر منصة فقط تؤكد أنها تحصّل الضريبة أن يحتفظ بسجلات تلك المبيعات 4 سنوات على الأقل (Texas Comptroller). ولمدة كل سجل، راجع مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري.

ما الذي يحدد أتعاب مسؤول مسك دفاتر المتجر الإلكتروني، وهل أدفع أكثر مما يجب؟

تتبع الأتعاب حجم ما يجب تسويته، ولا يوجد مصدر رسمي ينشر ما يتقاضاه مسؤولو مسك دفاتر المتاجر الإلكترونية. لذا تعرض هذه الصفحة العوامل لا السعر.

قارن أي عرض سعر بهذه البنود؛ والعرض الذي يترك عدة بنود فارغة لا يصلح للمقارنة بعد. والأتعاب التي تستثني المخزون أو ضريبة المبيعات تغطي عملًا أقل، فقارن العروض لنطاق العمل نفسه. وقد لا يحتاج متجر بقناة واحدة ومن دون مخزون إلى نطاق المتجر الكامل. ولمعرفة تكلفة التراكم، راجع تكلفة استكمال الدفاتر المتأخرة؛ ولسعر شهري لأي نشاط صغير، راجع تكلفة مسك الدفاتر شهريًا.

ما الذي أبحث عنه في مسؤول مسك دفاتر Shopify أو Amazon، وما الذي ينبغي أن يريني إياه قبل التوظيف؟

ابحث عن دليل على أنه طابق دفعات متجر مع إيداعاته، لا عن قائمة بالبرامج. اطلب من المرشح أن يريك:

1. دفعة مطابقة مع إيداع في البنك، يظهر فيها إجمالي المبيعات والرسوم والمبالغ المستردة (عينة مع حذف الأسماء).
2. كيف يربط متجرًا بقناتين بنماذج ⁦1099-K⁩ الخاصة به.
3. كيف يتعامل مع المخزون: من يجرد، وكم مرة، وكيف تُحمل التكلفة (ومنها هل تشمل تكلفة المخزون الشحن الوارد والرسوم الجمركية على الاستيراد)، وماذا يحدث عندما يختلف الجرد عن الدفاتر.
4. أي واجبات ضريبة المبيعات يتتبعها، وهل يقدّم الإقرارات أم يكتفي بالإبلاغ عن الأرقام، وكيف يسجّل الضريبة التي تحصّلها المنصة.
5. ما الذي يحتاجه منك عندما لا تصدّر قناة البيع التفاصيل.
6. متى يُقفل كل شهر، ومن يملك ملف المحاسبة، وأي صلاحيات يحتاجها.
7. كيف تُسجَّل الطلبات التي ينفذها مورد أو شريك طباعة عند الطلب (دون الاحتفاظ بمخزون).

وللأسئلة العامة عن التوظيف، راجع أسئلة تسبق توظيف مسؤول مسك الدفاتر. ولفحص مسؤول مسك دفاتر لديك بالفعل، راجع فحص عمل مسؤول مسك الدفاتر.

مسؤول مسك دفاتر محلي أم متخصص في المتاجر أم برنامج فقط؟

يناسب مسؤول مسك دفاتر محلي عام متجرًا بقناة واحدة ومخزون بسيط؛ أما المتجر ذو القنوات المتعددة أو المخزون أو ولايات ضريبة المبيعات المتعددة فيحتاج عادةً إلى من سبق له مطابقة دفعات المتاجر.

أيًّا كان من يمسك الدفاتر، يتحمل المالك عبء الإثبات لما يبلّغ عنه الإقرار، أي يجب أن يكون قادرًا على بيان مصدر كل رقم. ولمعرفة ما تفعله منصة المتجر وما لا تفعله، راجع هل تمسك Shopify الدفاتر. ولموقع مسؤول مسك الدفاتر، راجع مسؤول مسك دفاتر محلي أم عبر الإنترنت.

ما الذي ما زال عليّ إرساله كل شهر؟

يرسل المالك ما لا يستطيع مسؤول مسك الدفاتر سحبه من الربط الآلي:

• تقارير أي قناة أو حساب دفع لا يصدّر التفاصيل.
• فواتير الموردين للمخزون المشترى.
• المخزون المنقول إلى مستودع أو مركز تنفيذ طلبات أو منه.
• إشعارات ضريبة المبيعات وخطابات التصاريح وشهادات المنصات.
• ملاحظات عن مبالغ مستردة أو نزاعات أو احتجازات غير معتادة.
• أي المعاملات شخصية.

وللاطلاع على القائمة الكاملة، راجع ما يحتاجه مسؤول مسك الدفاتر منك وما تشمله خدمة مسك الدفاتر الشهرية.

متى يحتاج المتجر إلى محاسب CPA لا إلى مسؤول مسك دفاتر فقط؟

يحتاج المتجر عادةً إلى رأي محاسب CPA عندما يكون السؤال موقفًا ضريبيًا لا سجلًا. فمسؤول مسك الدفاتر يسجّل ما حدث؛ والإقرار هو الذي يقرر كيف يُبلَّغ عنه.

إذا انطبق صف أو أكثر، فأحضر تقارير الدفعات والنماذج ⁦1099-K⁩ وسجلات المخزون إلى مسك الدفاتر ليُحسم النطاق والأسئلة الضريبية معًا. ولمعرفة من يفعل ماذا، راجع مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وتستخدم الدولار الأمريكي.

قناة Shopify واحدة، دون جرد للمخزون

يبيع متجر بمبلغ 400,000 دولار في السنة عبر قناة واحدة ومعالج بطاقات واحد، بنحو 3,000 طلب، مع استبعاد ضريبة المبيعات من هذا المثال. المبالغ المستردة 16,000 دولار ورسوم المعالج 12,000 دولار، فيستلم البنك 372,000 دولار. وتسجّل الدفاتر مبيعات بـ400,000 دولار ومبالغ مستردة بـ16,000 دولار ورسومًا بـ12,000 دولار. ويُظهر النموذج ⁦1099-K⁩ نحو 400,000 دولار، وهو يطابق المبيعات لا الإيداعات.

كان مخزون أول المدة 50,000 دولار والمشتريات 180,000 دولار، ويمسك المالك مخزونًا لكنه لم يجرده في نهاية السنة. ومع جرد قدره 60,000 دولار، تكون تكلفة البضاعة المباعة 170,000 دولار. وبلا جرد، يكون رقم الإقفال، ومعه الربح، تقديرًا.

تنفيذ Amazon مع متجر Shopify

لدى بائع مبيعات بقيمة 900,000 دولار في السنة عبر الاثنين. في شهر مزدحم واحد يُظهر تقرير مبيعات Amazon 85,000 دولار وتبلغ الدفعة نحو 75,000 دولار. وفرق الـ10,000 دولار هو رسوم ومبالغ مستردة، لنقل 8,000 دولار و2,000 دولار، لا مبيعات ضائعة. وتسجّل الدفاتر مبيعات بـ85,000 دولار ورسومًا بـ8,000 دولار ومبالغ مستردة بـ2,000 دولار. أما تسجيل 75,000 دولار على أنها مبيعات فيقلل المبيعات بمقدار 10,000 دولار ويخفي الرسوم البالغة 8,000 دولار. ومع مخزون في عدة ولايات وضريبة مبيعات في عدة ولايات، يحتاج المالك أيضًا إلى إجابة عن الأسئلة الضريبية، لا إلى القيود الشهرية فقط.

متجر حِرف صغير

يبيع مالك بمبلغ 25,000 دولار في السنة عبر منصة واحدة ويسوّي الحساب المصرفي كل شهر. وفي متجر بهذا الحجم، قد يغطي الدفاتر سجل دفعات شهري يُظهر إجمالي المبيعات والرسوم والمبالغ المستردة، وجرد للمخزون في نهاية السنة، ومراجعة؛ أما قناة ثانية أو مخزون أكثر أو واجب ضريبة مبيعات في ولاية أخرى فيوسّع ما يجب تغطيته.

هل الأمر مختلف في حالتك؟

• لم تعد دفعاتك ومخزونك وضريبة مبيعاتك تتطابق، أو تبيع عبر أكثر من قناة أو إلى عدة ولايات: هذه مسألة نطاق قبل أن تكون مسألة سعر. أحضر تقارير الدفعات والنماذج ⁦1099-K⁩ وسجلات المخزون إلى مسك الدفاتر.
• أشهر أو سنوات لم تُسوَّ: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة، ثم احصل على مساعدة مسك الدفاتر لإعادة بنائها.
• أعدت بيع بضائع دون تتبع المخزون أو الإيصالات: راجع المخزون وتكلفة البضاعة دون سجلات.
• لديك مخزون في عدة ولايات أو قد تدين بضريبة مبيعات في عدة ولايات: راجع متى يجب أن تحصّل ضريبة المبيعات وحدود الصلة الاقتصادية حسب الولاية، ثم أحضر مبيعاتك حسب الولاية ومواقع المخزون إلى مسك الدفاتر.
• النموذج ⁦1099-K⁩ لا يطابق مبيعاتك، أو وصل إشعار عن الدخل أو ضريبة المبيعات، أو لم تُحوَّل ضريبة حصّلتها: راجع تسوية المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩ وضريبة المبيعات المستحقة التي لا تتطابق مع الإقرار؛ وإذا عاد الفرق إلى سنة مقدَّمة، فأحضر النماذج والتقارير إلى مسك الدفاتر.
• Amazon قناتك الرئيسية: راجع مسك دفاتر بائع Amazon.
• تدير متجر حِرف صغيرًا: راجع مسك الدفاتر لمتجر إلكتروني صغير.
• المالك يعيش خارج الولايات المتحدة، أو حساب البائع في LLC مملوكة من الخارج: راجع دفعات المنصات في LLC مملوكة لأجانب، ثم أحضر تقارير الدفعات إلى مسك الدفاتر.
• نشاطك التجاري كندي ويبيع بالدولار الأمريكي: راجع المبيعات بالدولار الأمريكي ودفعات المنصات.