Đối chiếu payout Shopify với ngân hàng: phí, hoàn tiền, 1099-K

Vì sao payout Shopify của tôi không khớp với doanh số trong cùng những ngày đó?

Payout của Shopify là khoản chuyển tiền ròng gửi theo lịch payout của Shopify, còn báo cáo doanh số cộng các đơn hàng theo ngày đặt hàng. Hai số này khác nhau ở mọi khoản bị trừ khỏi payout và ở ngày mà mỗi bên dùng. Trang trợ giúp của Shopify về payout thấp hơn hoặc bị thiếu (tài liệu của nhà cung cấp) liệt kê các nguyên nhân thường gặp. Shopify có thể thay đổi giao diện và thời gian xử lý, nên hãy xem các trang trợ giúp hiện hành. Cách xử lý là ngừng so payout với doanh số: hãy khớp một payout với một dòng trên sao kê ngân hàng, rồi ghi doanh số, hoàn tiền và phí của payout đó từ tệp xuất của nó. Các bước nằm bên dưới.

Cửa hàng không còn đơn giản khi có nhiều đơn vị gửi payout hoặc Form 1099-K, payout đến bằng nhiều loại tiền tệ, đang có khoản giữ lại hoặc số dư âm chưa xử lý xong, cửa hàng chuyển vào LLC hoặc S corporation trong năm, hoặc nhiều tháng payout chưa bao giờ được đối chiếu. Những trường hợp này phụ thuộc vào việc số liệu nào đúng cho năm nào, không phải vào việc có tệp xuất tốt hơn.

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu: mọi tệp xuất payout của kỳ đó, sao kê ngân hàng của tài khoản nhận payout, tệp xuất đơn hàng, danh sách hoàn tiền và chargeback, và Form 1099-K của từng đơn vị thanh toán. Phương pháp dùng được cho mọi nền tảng thanh toán nằm trong Đối chiếu doanh số, payout và Form 1099-K.

Màn hình Shopify nào cho thấy gì: trang Payouts, báo cáo hoạt động thanh toán hay báo cáo doanh số?

Dùng trang Payouts để khớp một khoản tiền gửi, báo cáo hoạt động thanh toán để kiểm tra một kỳ, và các báo cáo dựa trên đơn hàng để xem doanh số. Shopify cho biết báo cáo hoạt động thanh toán không phải bản kê doanh thu dùng cho mục đích kế toán (tài liệu của nhà cung cấp).

Khoảng chênh giữa doanh số theo ngày đặt hàng và biến động số dư có thể xuất hiện mà không có lỗi nào, vì hai số đo hai thứ khác nhau. Khoảng chênh vẫn còn sau khi bạn đã liệt kê hoàn tiền, phí, khoản giữ lại và chênh lệch thời điểm thì cần xem kỹ hơn.

Làm sao khớp một khoản tiền gửi ngân hàng với một payout của Shopify?

Khớp theo ba điều, theo thứ tự: số tiền payout, mã tham chiếu ngân hàng (còn gọi là trace ID) và ngày tiền về đến ngân hàng. Sau đó khớp các giao dịch của payout với đơn hàng của bạn.

1. Trên trang Payouts, mở payout và ghi lại mã, trạng thái, số tiền và mã tham chiếu ngân hàng của payout đó.
2. Tìm dòng trên sao kê ngân hàng có số tiền đó. Shopify cho biết payout có trạng thái "Deposited" có thể mất 1 đến 3 ngày làm việc mới hiện trên sao kê, và cuối tuần hay ngày lễ làm lâu hơn. Không phải ngân hàng nào cũng dùng mã tham chiếu, nên thiếu mã tham chiếu không có nghĩa là tiền chưa về (tài liệu của nhà cung cấp).
3. Xuất các giao dịch của payout. Shopify định nghĩa số ròng là số tiền trừ phí, nên hãy cộng cột số ròng và so với số tiền payout. Nếu khác nhau, hãy so tệp với phần chi tiết trên trang của payout (điều chỉnh, khoản giữ lại, payout được thử lại) trước khi ghi sổ bất cứ thứ gì.
4. Ghi mã payout vào phần ghi chú của bút toán và đánh dấu dòng trên sao kê ngân hàng đã khớp với bút toán đó.

Một ngày payout có thể có nhiều payout, nên hãy khớp từng payout, không khớp theo ngày. IRS nói rằng phải bảo đảm sao kê ngân hàng, sổ séc và sổ sách của bạn khớp nhau, và nên đối chiếu hằng tháng.

Làm sao ghi sổ một payout của Shopify: doanh số, phí, hoàn tiền, chargeback và khoản tiền gửi?

Hãy ghi từng phần của payout vào tài khoản riêng thông qua một tài khoản trung gian Shopify (Shopify clearing), rồi khớp khoản tiền gửi ngân hàng với tài khoản trung gian đó, không khớp với doanh số. Tài khoản trung gian giữ số tiền Shopify còn nợ bạn cho đến khi tiền về đến ngân hàng. Đây là phương pháp truy vết, không phải bút toán do IRS quy định: IRS cho phép bạn chọn bất kỳ hệ thống lưu giữ hồ sơ nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí của bạn.

Hãy ghi một bút toán cho mỗi payout: ghi có doanh số và thuế bán hàng đã thu (vào tài khoản nợ phải trả của khoản đó), ghi nợ hàng bán bị trả lại và phí, và ghi nợ tài khoản trung gian cho số tiền Shopify còn nợ bạn, kể cả khoản giữ lại. Ghi khoản tiền gửi thành bút toán thứ hai; chỉ số tiền đã về đến ngân hàng mới rời khỏi tài khoản trung gian. Ngày payout là ngày Shopify trả tiền cho bạn, không phải ngày bán hàng, nên hãy chủ động chọn ngày cho Bút toán 1. Nếu ghi theo ngày đặt hàng, doanh số khớp với báo cáo doanh số: lấy từng khoản bán và hoàn tiền từ tệp xuất payout theo ngày của chính nó, và thêm các đơn hàng chưa nằm trong payout nào từ tệp xuất đơn hàng, vì tệp xuất payout không có các đơn này. Chúng nằm lại trong tài khoản trung gian. Nếu ghi theo ngày payout, sổ sách đơn giản hơn, nhưng doanh số chậm hơn báo cáo doanh số và có thể rơi vào sai năm; chỉ dùng cách này nếu các quy tắc cuối năm bên dưới coi ngày payout là ngày thu nhập của bạn. Hãy chọn một cách và dùng suốt năm. Khi cả hai bút toán đã vào sổ, tài khoản trung gian của payout đó về không, trừ khoản giữ lại nếu có. Nếu một trình kết nối hoặc nguồn dữ liệu ngân hàng cũng tạo ra khoản doanh số hoặc khoản tiền gửi, thu nhập có thể bị tính hai lần: xem Thu nhập bị trùng trong sổ sách của bạn. Việc nên ghi từng đơn hàng hay chỉ ghi tổng hợp payout nằm trong Từng đơn hàng hay tổng hợp payout.

Vì sao payout Shopify của tôi thấp hơn dự kiến, hoặc bị thiếu?

Thường là vì payout bị giảm bởi một khoản trong danh sách bên dưới, hoặc vì tiền vẫn đang trên đường về ngân hàng. Trang của Shopify về payout thấp hơn hoặc bị thiếu nêu các nguyên nhân này.

Nếu thiếu một khoản tiền gửi, các bước của Shopify gồm: xác nhận trạng thái là "Deposited", chờ 1 đến 3 ngày làm việc, kiểm tra thông tin ngân hàng có khớp không, kiểm tra có bị tạm giữ không, và đưa mã trace ID cho ngân hàng; nếu ngân hàng cần thêm chi tiết, hãy đưa ngày thanh toán, số tiền và loại tiền tệ. Hãy giữ payout chưa khớp trong tài khoản trung gian cho đến khi tiền về.

Còn các đơn hàng thanh toán ngoài Shopify Payments, chẳng hạn qua cổng thanh toán khác thì sao?

Hãy coi mỗi đơn vị thanh toán là một nguồn riêng, có tài khoản trung gian, payout và Form 1099-K riêng. Các trang payout và báo cáo hoạt động của Shopify chỉ nói về Shopify Payments; báo cáo hoạt động không gồm các đơn vị xử lý bên thứ ba và các phương thức thanh toán bên thứ ba (tài liệu của nhà cung cấp).

• Payout: đơn vị thanh toán khác trả tiền theo lịch riêng, và sao kê của chính họ, không phải của Shopify, giải thích các khoản tiền gửi của họ.
• Hai loại phí: Shopify cho biết cửa hàng dùng đơn vị thanh toán bên thứ ba phải trả phí giao dịch cho Shopify cùng phí thẻ của đơn vị đó (phí payout). Phí thanh toán cho Shopify nằm ngoài báo cáo hoạt động, nên hãy khớp chúng với thẻ hoặc tài khoản đã trả.
• Đơn hàng thanh toán bằng cách khác: tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng và các hình thức tương tự không nằm trong payout của đơn vị nào. Hãy theo dõi chúng như một nguồn riêng.
• Kiểm tra: chia tệp xuất đơn hàng theo cách mỗi đơn được thanh toán. Mỗi tổng số phải được giải thích bởi sao kê của một đơn vị thanh toán.

Vì sao doanh thu Shopify và sổ sách của tôi lệch nhau vào cuối tháng hoặc cuối năm?

Doanh thu Shopify tính theo đơn hàng còn ngân hàng của bạn tính theo payout, nên chênh lệch là số tiền Shopify còn nợ bạn. Tài khoản trung gian phải giữ số dư đó vào cuối mỗi tháng.

Vào cuối tháng, nếu doanh số ghi theo ngày đặt hàng, số dư tài khoản trung gian phải bằng payout chưa gửi, payout đã gửi nhưng chưa vào ngân hàng, và khoản giữ lại nếu có. Nếu ghi theo ngày payout, số dư phải bằng payout đã gửi nhưng chưa vào ngân hàng, và khoản giữ lại nếu có. Trang Payouts của Shopify hiển thị số tiền "Pending" (tiền đã ghi nhận nhưng chưa nằm trong payout đã lên lịch, không gồm khoản giữ lại) và số tiền "Reserve" (khoản giữ lại). Hãy so số dư tài khoản trung gian với số dư cuối kỳ của báo cáo hoạt động trong cùng khoảng ngày và cùng loại tiền, cộng thêm payout đang trên đường. Shopify không nói rõ số tiền chờ xử lý hay bị giữ lại có nằm trong số dư đó không, nên hãy kiểm tra nhóm khoản giữ lại và tạm giữ của báo cáo trước khi coi chênh lệch là lỗi. Báo cáo chậm khoảng 3 ngày, nên hãy chạy sau khi tháng đã chốt xong. Chênh lệch thường bắt nguồn từ một payout, hoàn tiền hoặc ngày bị thiếu hay bị tính hai lần, hoặc từ ảnh hưởng của phí, khoản giữ lại hay tiền tệ.

Hoàn tiền được ghi vào tháng sau tháng bán hàng, đơn hàng ở đơn vị thanh toán khác, phí tính ngoài payout và việc sửa tháng đã khóa sổ cũng tạo ra chênh lệch cuối tháng.

Vào cuối năm, kết quả phụ thuộc vào phương pháp kế toán của bạn (Publication 538):

• Dồn tích: thu nhập nhìn chung được tính vào năm mà mọi sự kiện xác lập quyền nhận đã xảy ra và số tiền có thể xác định với độ chính xác hợp lý, nên đơn hàng hoàn tất vào tháng 12 là thu nhập tháng 12 dù payout về vào tháng 1. Tiền nhận trước khi giao hàng có thể thuộc quy định về khoản thanh toán trước (advance payment), phần này dành cho người chuẩn bị thuế của bạn.
• Tiền mặt: thu nhập được tính khi bạn thực sự nhận hoặc được coi là đã nhận. Tiền đã được ghi có vào tài khoản của bạn hoặc được cung cấp cho bạn mà không bị hạn chế thì được tính; tiền do đại diện của bạn nhận cũng được tính; nếu việc kiểm soát của bạn bị hạn chế đáng kể thì có thể không được tính.

Việc tiền đang nằm trong số dư hoặc khoản giữ lại của Shopify Payments vào cuối năm có được coi là đã nhận hay không phụ thuộc vào các dữ kiện như đơn vị xử lý có đóng vai trò đại diện của bạn không và có những hạn chế nào. Các nguồn không giải quyết được vấn đề này cho mọi cửa hàng. Cửa hàng bán hàng hóa nên chốt phương pháp kế toán với người chuẩn bị thuế trước cuối năm: Phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.

Vì sao Form 1099-K của Shopify khác payout và khác doanh số?

Box 1a của Form 1099-K là tổng thanh toán gộp trước phí, hoàn tiền, phí vận chuyển và chiết khấu, tính vào năm mà bên phát hành gửi lệnh chuyển tiền, nên không khớp với payout ròng cũng không khớp với doanh số theo ngày đặt hàng. Hướng dẫn của IRS định nghĩa số tiền gộp là tổng số không xét đến tín dụng, chiết khấu, phí, số tiền đã hoàn, phí vận chuyển hay các khoản khác.

Để đối chiếu từng biểu mẫu:

1. Liệt kê mọi Form 1099-K theo bên phát hành, có tên ở ô "Filer". Đối chiếu từng biểu mẫu riêng.
2. Bắt đầu từ box 1a. Box 5a đến 5l cho thấy số gộp theo từng tháng, nên hãy so từng tháng.
3. So box 1a với tổng các khoản thanh toán gộp của đơn vị xử lý đó đã thanh toán xong trong cùng năm, lấy từ các tệp payout. Hãy xử lý trước các giao dịch bị thiếu, bị trùng và thuộc người nhận khác.
4. Sau đó thực hiện hai phép đối chiếu riêng, như trong Đối chiếu doanh số, payout và Form 1099-K: từ tổng thanh toán gộp đến doanh số trong sổ sách của bạn (thuế bán hàng nằm trong số gộp, đơn vị thanh toán khác, đơn hàng thanh toán bằng cách khác, chênh lệch thời điểm), và từ tổng thanh toán gộp đến các khoản tiền gửi ngân hàng (hoàn tiền, phí, tranh chấp, khoản giữ lại, khấu trừ dự phòng). Box 4 cho thấy khoản khấu trừ dự phòng, áp dụng khi mã số thuế của người nhận không được cung cấp như yêu cầu (hướng dẫn). Đó là thuế đã được khấu trừ thay cho bạn, không phải phí.

Ô ở đầu biểu mẫu ghi "Payment card" hoặc "Third party network" quyết định quy tắc áp dụng, và ô "Filer" cho biết ai đã gửi. Giao dịch thẻ thanh toán được báo cáo bất kể bao nhiêu khoản hay bao nhiêu tiền. Giao dịch qua mạng lưới bên thứ ba, từ ứng dụng thanh toán hoặc sàn thương mại, được báo cáo khi vượt $20.000 và có hơn 200 giao dịch. Biểu mẫu vẫn có thể đến dù thấp hơn mức đó, và tiểu bang có thể đặt ngưỡng thấp hơn (hỏi đáp của IRS). Một bên phát hành gửi hai biểu mẫu riêng cho hai loại giao dịch (hướng dẫn). Cửa hàng nhận thanh toán qua nhiều đơn vị có thể nhận nhiều biểu mẫu. Không có biểu mẫu bạn vẫn phải khai thu nhập (IRS). Đừng ghi biểu mẫu thành doanh số: nó là công cụ kiểm tra cho sổ sách đã có doanh số.

Nếu biểu mẫu bị trùng, ghi sai người nhận hoặc sai số tiền, IRS cho biết hãy yêu cầu bên phát hành gửi biểu mẫu đã sửa, rằng IRS không thể sửa biểu mẫu, và đừng chờ mà hãy nộp tờ khai. Xem Biểu mẫu thuế của nền tảng bị sai hoặc đã sửa.

Tôi cần đưa gì cho nhân viên ghi sổ hoặc CPA từ cửa hàng Shopify?

Hãy đưa hồ sơ payout, đơn hàng, ngân hàng và biểu mẫu của mọi đơn vị thanh toán trong mọi tháng, cùng danh sách các khoản đã hoàn tiền hoặc bị tranh chấp.

Hãy giữ các hồ sơ này cho đến khi hết thời hiệu của tờ khai (Publication 583): nhìn chung là 3 năm sau khi nộp tờ khai, 6 năm nếu tờ khai bỏ sót thu nhập vượt một phần tư tổng thu nhập đã khai, và không giới hạn đối với tờ khai chưa từng nộp. Xem Giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Một payout

Đơn hàng đã thanh toán là $5.000, hoàn tiền là $400 và phí xử lý là $150. Payout và khoản tiền gửi ngân hàng là $4.450. Cột số ròng trong tệp xuất cộng lại bằng $4.450.

Sổ sách cho thấy $5.000 doanh số, $400 hoàn tiền, $150 phí và $4.450 trong ngân hàng. Tài khoản trung gian bằng không. Ví dụ này không có thuế bán hàng, phí vận chuyển hay khoản giữ lại.

Đơn hàng đặt ngày 30 tháng 12, trả tiền ngày 3 tháng 1

Các đơn hàng trị giá $3.000 được đặt và giao vào ngày 30 tháng 12, và payout về ngày 3 tháng 1. Bỏ qua phí và hoàn tiền. Theo phương pháp dồn tích, doanh số thuộc về tháng 12; ghi theo ngày payout sẽ đưa chúng vào tháng 1. Đơn hàng đã trả tiền nhưng chưa giao chậm nhất vào ngày 31 tháng 12 là một câu hỏi riêng dành cho người chuẩn bị thuế. Sổ sách giữ $3.000 trong Shopify clearing vào ngày 31 tháng 12 và khoản tiền gửi tháng 1 xóa số dư đó. Theo phương pháp tiền mặt, câu trả lời phụ thuộc vào việc số tiền có được coi là đã nhận chậm nhất vào cuối năm hay không, đó là câu hỏi dành cho người chuẩn bị thuế. Nếu đơn vị xử lý gửi lệnh chuyển tiền vào tháng 1, khoản thanh toán cũng rơi vào Form 1099-K của năm sau, nên sổ sách tháng 12 và biểu mẫu tháng 12 sẽ không khớp nhau.

S corporation có hai đơn vị thanh toán

Một cửa hàng S corporation nhận $180.000 qua Shopify Payments và $60.000 qua một cổng thanh toán khác. Cửa hàng nhận hai Form 1099-K với tổng $240.000 và tiền gửi ngân hàng $226.000. Khi đối chiếu từng biểu mẫu một, khoản chênh là hoàn tiền và phí.

Sổ sách ghi $226.000 doanh số có thể đã ghi các khoản tiền gửi thành doanh số. Sổ sách ghi $240.000 doanh số, $6.500 hoàn tiền và $7.500 phí thì khớp với cả hai biểu mẫu và với ngân hàng. Các số liệu giả định không có thuế bán hàng, phí vận chuyển, khoản giữ lại hay chênh lệch thời điểm; với một biểu mẫu thật, cần kiểm tra những điểm này trước.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Doanh thu Shopify, payout và sổ sách của bạn vẫn không khớp sau cả một năm: các tháng còn mở có thể cần một bảng đối chiếu, và một năm đã nộp tờ khai mà ghi tiền gửi thành doanh số có thể cần dựng lại từ các tệp payout, tùy vào những gì đã nộp. Hãy mang tệp xuất payout, sao kê ngân hàng và mọi Form 1099-K đến dịch vụ ghi sổ kế toán; với khoảng trống dài hơn, xem Làm sổ sách quá hạn.
• Nhiều hơn một đơn vị thanh toán gửi Form 1099-K và tổng số không khớp: mỗi biểu mẫu cần được đối chiếu riêng, và một trong số đó có thể sai hoặc thuộc về người nhận khác. Hãy mang các biểu mẫu và sao kê đến dịch vụ ghi sổ kế toán; với biểu mẫu sai, xem Biểu mẫu thuế của nền tảng bị sai hoặc đã sửa.
• Cửa hàng chuyển vào LLC hoặc S corporation trong năm: IRS cho biết thay đổi pháp nhân hoặc mã số thuế có thể khiến biểu mẫu không khớp với tờ khai của pháp nhân mới. Hãy báo ngay cho đơn vị xử lý thanh toán tên và mã số thuế mới, và giữ hồ sơ chứng minh thu nhập và khoản khấu trừ của cả hai pháp nhân. Hãy xử lý việc này với dịch vụ ghi sổ kế toán; xem thêm Sổ sách sau khi bầu chọn S corporation.
• Payout về tài khoản cá nhân: xem Thu nhập kinh doanh trong tài khoản cá nhân.
• Bạn chưa chắc Shopify làm và không làm những gì trong ghi sổ kế toán: xem Shopify có làm ghi sổ kế toán không?.
• Bạn cần biết nên thu thuế bán hàng ở những tiểu bang nào: xem Thuế bán hàng Shopify theo tiểu bang.
• Bạn cần đặt doanh số và phí vào tờ khai thuế thu nhập: xem Thuế thu nhập của người bán hàng trực tuyến.
• Bạn đang cân nhắc thuê nhân viên ghi sổ cho cửa hàng: xem Nhân viên ghi sổ cho thương mại điện tử: chi phí và phạm vi để biết điều gì quyết định mức phí, hoặc mang tệp xuất payout và sao kê đến dịch vụ ghi sổ kế toán.