התאמת העברות Shopify להפקדות בבנק: עמלות, החזרים וטופס ⁦1099-K⁩

למה ההעברה מ-⁠Shopify לא תואמת למכירות של אותם ימים?

העברה מ-⁠Shopify היא העברת נטו שנשלחת לפי לוח הזמנים של Shopify, ואילו דוח מכירות מסכם הזמנות לפי היום שבו בוצעו. ההבדל נובע מכל מה שנוכה מההעברה ומהתאריכים שכל אחד מהם משתמש בהם. דף העזרה של Shopify על העברות נמוכות או חסרות (תיעוד של הספק) מפרט את הסיבות הנפוצות. Shopify יכולה לשנות מסכים ותזמונים, ולכן בדקו את דפי העזרה העדכניים שלה. הפתרון הוא להפסיק להשוות העברה למכירות: מתאימים העברה אחת לשורה אחת בבנק, ואז רושמים את המכירות, ההחזרים והעמלות של אותה העברה מתוך הייצוא שלה. השלבים למטה.

החנות כבר לא פשוטה כשיותר מספק תשלומים אחד שולח העברות או טופס ⁦1099-K⁩, כשהעברות מגיעות ביותר ממטבע אחד, כשיתרה מוחזקת או יתרה שלילית פתוחה, כשהחנות עברה ל-⁠LLC או לחברת S במהלך השנה, או כשחודשים של העברות מעולם לא הותאמו. במקרים האלה השאלה היא אילו מספרים נכונים לאיזו שנה, ולא איזה ייצוא טוב יותר.

מה לאסוף לפני שמתחילים: כל ייצוא העברות לתקופה, דפי הבנק של החשבון שמקבל את ההעברות, ייצוא ההזמנות, רשימת החזרים וביטולי חיוב (chargebacks), וטופס ⁦1099-K⁩ של כל ספק. השיטה שמתאימה לכל פלטפורמת תשלומים נמצאת בהתאמת מכירות, העברות וטופס ⁦1099-K⁩.

איזה מסך ב-⁠Shopify מציג מה: דף ההעברות (Payouts), דוח פעילות התשלומים או דוחות המכירות?

דף ההעברות משמש להתאמת הפקדה אחת, דוח פעילות התשלומים לבדיקת תקופה, ודוחות שנבנים מהזמנות למכירות. Shopify אומרת שדוח הפעילות אינו דוח הכנסות לצורכי חשבונאות (תיעוד של הספק).

פער בין מכירות לפי תאריך הזמנה לבין פעילות היתרה יכול להיווצר גם בלי טעות, כי הם מודדים דברים שונים. פער שנשאר אחרי שמנתחים החזרים, עמלות, יתרות מוחזקות ותזמון דורש בדיקה מעמיקה יותר.

איך מתאימים הפקדה אחת בבנק להעברה אחת מ-⁠Shopify?

מתאימים לפי שלושה דברים בסדר הזה: סכום ההעברה, אסמכתת הבנק (נקראת גם מזהה מעקב, trace ID) והתאריך שבו הכסף הגיע לבנק. אחר כך מתאימים את עסקאות ההעברה להזמנות שלכם.

1. בדף ההעברות פתחו את ההעברה ורשמו את המזהה, הסטטוס, הסכום ואסמכתת הבנק שלה.
2. מצאו את השורה בבנק עם אותו סכום. Shopify אומרת שהעברה בסטטוס “Deposited” יכולה לקחת 1 עד 3 ימי עסקים עד שהיא מופיעה, וסופי שבוע וחגים מוסיפים זמן. לא כל בנק משתמש באסמכתה, ולכן אסמכתה חסרה אינה אומרת שהכסף לא הגיע (תיעוד של הספק).
3. ייצאו את עסקאות ההעברה. Shopify מגדירה נטו כסכום פחות העמלה, ולכן סכמו את עמודת הנטו והשוו אותה לסכום ההעברה. אם הם שונים, השוו את הקובץ לפירוט בדף ההעברה (תיקונים, יתרות מוחזקות, העברות שנשלחו שוב) לפני שרושמים משהו.
4. רשמו את מזהה ההעברה בשדה ההערה של הפקודה וסמנו מולו את השורה בבנק.

בתאריך העברה אחד יכולה להופיע יותר מהעברה אחת, ולכן מתאימים כל העברה, לא את היום. IRS אומר לוודא שדף הבנק, פנקס הצ׳קים והספרים תואמים, ולהתאים בכל חודש.

איך רושמים העברה מ-⁠Shopify: מכירות, עמלות, החזרים, ביטולי חיוב והפקדה?

רושמים כל חלק מההעברה בחשבון נפרד דרך חשבון סליקה (clearing account) של Shopify, ואז מתאימים את ההפקדה בבנק לחשבון הסליקה, לא למכירות. חשבון הסליקה מחזיק את מה ש-⁠Shopify חייבת לכם עד שהכסף מגיע לבנק. זו שיטת מעקב, לא פקודה ש-⁠IRS קובע: IRS מאפשר לבחור כל שיטת רישום שמציגה בבירור את ההכנסות וההוצאות.

רשמו פקודה אחת לכל העברה: זכו את חשבון המכירות ואת מס המכירה שנגבה (לחשבון ההתחייבות שלו), חייבו את ההחזרים והעמלות, וחייבו את חשבון הסליקה בסכום ש-⁠Shopify עדיין חייבת לכם, כולל כל יתרה מוחזקת. רשמו את ההפקדה כפקודה שנייה; רק הסכום שהגיע לבנק יוצא מחשבון הסליקה. תאריך ההעברה הוא מתי Shopify משלמת לכם, לא מתי בוצעה המכירה, ולכן בחרו בכוונה את תאריך פקודה 1. אם רושמים לפי תאריך הזמנה, המכירות תואמות לדוח המכירות: קחו כל מכירה והחזר מייצוא ההעברה בתאריך שלו, והוסיפו הזמנות שעדיין לא נכללו באף העברה מייצוא ההזמנות, שייצוא ההעברות משמיט. הן נשארות בחשבון הסליקה. אם רושמים לפי תאריך העברה, הספרים פשוטים יותר, אבל המכירות מפגרות אחרי דוח המכירות ועלולות ליפול בשנה הלא נכונה; השתמשו בזה רק אם כללי סוף השנה למטה מחשיבים את תאריך ההעברה כתאריך ההכנסה שלכם. בחרו גישה אחת והשתמשו בה כל השנה. כששתי הפקודות נרשמו, חשבון הסליקה של אותה העברה חוזר לאפס, חוץ מיתרה מוחזקת. אם מחבר או הזנת בנק יוצרים גם את המכירה או את ההפקדה, ההכנסה עלולה להיספר פעמיים: ראו הכנסה כפולה בספרים. אם לרשום כל הזמנה או רק סיכומי העברות מוסבר בכל הזמנה או סיכומי העברות.

למה ההעברה מ-⁠Shopify נמוכה מהצפוי או חסרה?

בדרך כלל כי ההעברה הוקטנה בגלל אחד הגורמים ברשימה למטה, או כי הכסף עדיין בדרך לבנק. הדף של Shopify על העברות נמוכות או חסרות מפרט את הסיבות האלה.

אם הפקדה חסרה, השלבים של Shopify כוללים לוודא שהסטטוס הוא “Deposited”, להמתין 1 עד 3 ימי עסקים, לבדוק שפרטי הבנק תואמים, לבדוק עיכובים ולתת לבנק את מזהה המעקב; אם הבנק צריך עוד פרטים, תנו לו את תאריך הסליקה, הסכום והמטבע. השאירו את ההעברה שלא הותאמה בחשבון הסליקה עד שהיא מגיעה.

מה לגבי הזמנות ששולמו מחוץ ל-⁠Shopify Payments, למשל דרך שער תשלומים אחר?

התייחסו לכל ספק תשלומים כמקור נפרד, עם חשבון סליקה, העברות וטופס ⁦1099-K⁩ משלו. דפי ההעברות ודוח הפעילות של Shopify מכסים את Shopify Payments; דוח הפעילות לא כולל מעבדי תשלומים של צד שלישי ואמצעי תשלום של צד שלישי (תיעוד של הספק).

• העברות: הספק האחר משלם לפי לוח זמנים משלו, ודפי החשבון שלו, לא של Shopify, מסבירים את ההפקדות שלו.
• שני סוגי עמלות: Shopify אומרת שחנות שמשתמשת בספק צד שלישי משלמת עמלת עסקה ל-⁠Shopify ואת עמלות הכרטיס של הספק (עמלות העברה). דמי החיוב של Shopify אינם בדוח הפעילות, ולכן התאימו אותם לכרטיס או לחשבון ששילמו אותם.
• הזמנות ששולמו בדרך אחרת: מזומן, העברה בנקאית ותשלומים דומים לא מגיעים להעברות של אף ספק. עקבו אחריהם כמקור נפרד.
• בדיקה: פצלו את ייצוא ההזמנות לפי דרך התשלום של כל הזמנה. כל סכום צריך להיות מוסבר בדפי החשבון של ספק אחד.

למה ההכנסות ב-⁠Shopify והספרים שלי לא מסתדרים בסוף החודש או בסוף השנה?

ההכנסות ב-⁠Shopify עוקבות אחרי הזמנות והבנק עוקב אחרי העברות, ולכן ההפרש הוא כסף ש-⁠Shopify עדיין חייבת לכם. חשבון הסליקה צריך להחזיק את היתרה הזו בכל סוף חודש.

בסוף חודש, אם המכירות נרשמות לפי תאריך הזמנה, יתרת חשבון הסליקה צריכה להיות שווה להעברות שעדיין לא נשלחו, להעברות שנשלחו ועדיין לא בבנק, ולכל יתרה מוחזקת. אם הן נרשמות לפי תאריך העברה, היא צריכה להחזיק העברות שנשלחו ועדיין לא בבנק, וכל יתרה מוחזקת. דף ההעברות של Shopify מציג סכום Pending (כסף שנתפס ועדיין לא נכלל בהעברה מתוזמנת, ללא יתרה מוחזקת) וסכום Reserve (יתרות מוחזקות). השוו את יתרת חשבון הסליקה ליתרת הסגירה בדוח הפעילות לאותם תאריכים ולאותו מטבע, בתוספת כל העברה בדרך. Shopify לא אומרת אם סכומים ממתינים או מוחזקים כלולים ביתרה הזו, ולכן בדקו את קבוצת היתרות המוחזקות והעיכובים בדוח לפני שמחשיבים הפרש לטעות. הדוח מתעדכן בפיגור של כ-⁠3 ימים, ולכן הפיקו אותו אחרי שסוף החודש התייצב. הפרש נובע לעיתים קרובות מהעברה, מהחזר או מיום שחסרים או נספרו פעמיים, או מהשפעה של עמלה, יתרה מוחזקת או מטבע.

גם החזרים שנרשמו בחודש מאוחר מהמכירה, הזמנות אצל ספק אחר, עמלות שחויבו מחוץ להעברה ועריכות בחודש סגור יוצרים פערים בסוף החודש.

בסוף השנה התוצאה תלויה בשיטת החשבונאות שלכם (פרסום 538):

• שיטת צבירה: הכנסה נספרת בדרך כלל בשנה שבה התרחשו כל האירועים שקובעים את הזכות לה ואפשר לקבוע את הסכום בדיוק סביר, ולכן הזמנה שהושלמה בדצמבר היא הכנסת דצמבר גם אם ההעברה מגיעה בינואר. כסף שהתקבל לפני משלוח הסחורה יכול להיכנס לכללי תשלום מראש, שהם עניין למכין הדוחות שלכם.
• שיטת מזומן: הכנסה נספרת כשמקבלים אותה בפועל או נחשבת כמתקבלת. כסף שזוכה לחשבון שלכם או שעמד לרשותכם ללא הגבלה נספר; כסף שהתקבל אצל הסוכן שלכם נספר; הגבלות מהותיות על השליטה שלכם יכולות להביא לכך שהוא לא נספר.

אם כסף שנמצא ביתרה של Shopify Payments או ביתרה מוחזקת בסוף השנה נחשב כמתקבל תלוי בעובדות, למשל אם מעבד התשלומים פועל כסוכן שלכם ואילו הגבלות חלות. המקורות לא מכריעים בזה לכל חנות. חנות שמוכרת סחורה צריכה להכריע בשיטה שלה עם מכין הדוחות לפני סוף השנה: מזומן או צבירה בעסק קטן.

למה טופס ⁦1099-K⁩ מ-⁠Shopify שונה מההעברות ומהמכירות?

תיבה 1a בטופס ⁦1099-K⁩ היא תשלומים ברוטו לפני עמלות, החזרים, משלוח והנחות, שנספרים בשנה שבה המנפיק מגיש את ההוראה להעביר את הכספים, ולכן היא לא תואמת לא להעברות נטו ולא למכירות לפי תאריך הזמנה. הוראות IRS מגדירות סכום ברוטו כסכום הכולל בלי התחשבות בזיכויים, הנחות, עמלות, סכומים שהוחזרו, משלוח או סכומים אחרים.

כדי לגשר על טופס אחד:

1. רשמו כל טופס ⁦1099-K⁩ לפי מנפיק, כפי שהוא מופיע בתיבת המגיש (Filer). בנו גשר התאמה לכל טופס בנפרד.
2. התחילו מתיבה 1a. תיבות 5a עד 5l מציגות את הסכום ברוטו לפי חודש, ולכן השוו חודש מול חודש.
3. השוו את תיבה 1a לחיובים ברוטו של אותו מעבד שנסלקו באותה שנה, מתוך קובצי ההעברות. הסדירו קודם עסקאות חסרות, כפולות ועסקאות של מקבל תשלום אחר.
4. אחר כך בנו שני גשרים נפרדים, כמו בהתאמת מכירות, העברות וטופס ⁦1099-K⁩: מתשלומים ברוטו למכירות בספרים (מס מכירה שנכלל בסכום ברוטו, ספקים אחרים, הזמנות ששולמו בדרך אחרת, תזמון), ומתשלומים ברוטו להפקדות בבנק (החזרים, עמלות, מחלוקות, יתרות מוחזקות, ניכוי גיבוי במקור). תיבה 4 מציגה ניכוי גיבוי במקור, שחל כשמספר זיהוי המס של מקבל התשלום לא נמסר כנדרש (הוראות). זה מס שנוכה בשבילכם, לא עמלה.

התיבה בראש הטופס שכתוב בה Payment card או Third party network קובעת את הכלל, ותיבת המגיש מציינת מי שלח אותו. עסקאות בכרטיס תשלום מדווחות בלי קשר למספר התשלומים או לגודלם. עסקאות ברשת תשלומים של צד שלישי, מאפליקציית תשלומים או מזירת מסחר, מדווחות מעל ⁦$20,000⁩ ביותר מ-⁠200 עסקאות. טופס יכול להגיע גם מתחת לסף הזה, ומדינה יכולה לקבוע סף נמוך יותר (שאלות נפוצות של IRS). מגיש אחד שולח טפסים נפרדים לשני הסוגים (הוראות). חנות שמקבלת תשלומים דרך כמה ספקים יכולה לקבל כמה טפסים. בלי טופס עדיין מדווחים על ההכנסה (IRS). אל תרשמו את הטופס כמכירות: הוא בדיקה של ספרים שכבר כוללים את המכירות.

אם טופס כפול, מציין מקבל תשלום שגוי או מציג סכום שגוי, IRS אומר לבקש מהמנפיק טופס מתוקן, ש-⁠IRS לא יכול לתקן אותו, ולא לחכות עם ההגשה. ראו טופס פלטפורמה שגוי או מתוקן.

מה למסור לאיש מקצוע להנהלת חשבונות או ל-⁠CPA מחנות Shopify?

מסרו את רישומי ההעברות, ההזמנות, הבנק והטפסים של כל ספק ושל כל חודש, ובנוסף את רשימת מה שהוחזר או נשלל במחלוקת.

שמרו את הרישומים עד שתקופת ההתיישנות של הדוח מסתיימת (פרסום 583): בדרך כלל 3 שנים אחרי ההגשה, 6 שנים אם בדוח הושמטה הכנסה של יותר מרבע מההכנסה ברוטו שהוצגה בו, ובלי הגבלה לדוח שלא הוגש מעולם. ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

העברה אחת

הזמנות ששולמו הן ⁦$5,000⁩, ההחזרים ⁦$400⁩ ועמלות העיבוד ⁦$150⁩. ההעברה וההפקדה בבנק הן ⁦$4,450⁩. עמודת הנטו בייצוא מסתכמת ב-⁠⁦$4,450⁩.

הספרים מציגים ⁦$5,000⁩ מכירות, ⁦$400⁩ החזרים, ⁦$150⁩ עמלות ו-⁠⁦$4,450⁩ בבנק. חשבון הסליקה הוא אפס. בדוגמה אין מס מכירה, משלוח או יתרה מוחזקת.

הזמנות מ-⁠30 בדצמבר, העברה ב-⁠3 בינואר

הזמנות בסך ⁦$3,000⁩ בוצעו ונשלחו ב-⁠30 בדצמבר ושולמו ב-⁠3 בינואר. התעלמו מעמלות והחזרים. בשיטת צבירה המכירות שייכות לדצמבר; רישום לפי תאריך ההעברה היה מציב אותן בינואר. הזמנות ששולמו אך לא נשלחו עד 31 בדצמבר הן שאלה נפרדת למכין הדוחות. הספרים מחזיקים ⁦$3,000⁩ בחשבון הסליקה של Shopify ב-⁠31 בדצמבר וההפקדה בינואר מנקה אותם. בשיטת מזומן התשובה תלויה בשאלה אם הכסף נחשב כמתקבל עד סוף השנה, וזו שאלה למכין הדוחות. אם המעבד מגיש את הוראת ההעברה בינואר, התשלום נופל גם בטופס ⁦1099-K⁩ של השנה הבאה, ולכן ספרי דצמבר וטופס דצמבר לא יתאימו.

חברת S עם שני ספקים

חנות של חברת S מקבלת ⁦$180,000⁩ דרך Shopify Payments ו-⁠⁦$60,000⁩ דרך שער תשלומים אחר. היא מקבלת שני טפסי ⁦1099-K⁩ בסך ⁦$240,000⁩ והפקדות של ⁦$226,000⁩. כשבונים גשר לכל טופס בנפרד, הפער הוא החזרים ועמלות.

ספרים שמציגים ⁦$226,000⁩ מכירות אולי רשמו הפקדות כמכירות. ספרים שמציגים ⁦$240,000⁩ מכירות, ⁦$6,500⁩ החזרים ו-⁠⁦$7,500⁩ עמלות מתאימים לשני הטפסים ולבנק. הנתונים מניחים שאין מס מכירה, משלוח, יתרה מוחזקת או הבדלי תזמון; בטופס אמיתי צריך לבדוק אותם קודם.

המצב שלכם שונה?

• ההכנסות ב-⁠Shopify, ההעברות והספרים שלכם עדיין לא מסתדרים אחרי שנה שלמה: החודשים הפתוחים אולי צריכים גשר התאמה, ושנה שהוגשה ובה הפקדות נרשמו כמכירות אולי צריכה להיבנות מחדש מקובצי ההעברות, בהתאם למה שהוגש. הביאו את ייצואי ההעברות, דפי הבנק וכל טופס ⁦1099-K⁩ להנהלת חשבונות; לפערים ארוכים יותר ראו השלמת ספרים שלא נוהלו.
• יותר מספק אחד שלח טופס ⁦1099-K⁩ והסכומים לא מתיישבים: כל טופס צריך גשר משלו, ואחד מהם אולי שגוי או שייך למקבל תשלום אחר. הביאו את הטפסים ואת דפי החשבון להנהלת חשבונות; לטופס שגוי ראו טופס פלטפורמה שגוי או מתוקן.
• החנות עברה ל-⁠LLC או לחברת S במהלך השנה: IRS אומר ששינוי בישות או במספר זיהוי המס יכול לגרום לטופס לא להתאים לדוח של הישות החדשה. עדכנו את המעבד בשם ובמספר זיהוי המס החדשים מיד, ושמרו רישומים שתומכים בהכנסות ובניכויים של שתי הישויות. הסדירו זאת עם הנהלת חשבונות; ראו גם ספרים אחרי בחירה בחברת S.
• ההעברות נחתו בחשבון אישי: ראו הכנסה עסקית בחשבון אישי.
• אתם לא בטוחים מה Shopify עושה ומה לא עושה בהנהלת חשבונות: ראו האם Shopify עושה הנהלת חשבונות?.
• אתם צריכים לדעת באילו מדינות לגבות מס מכירה: ראו מס מכירה ב-⁠Shopify לפי מדינה.
• אתם צריכים לדעת איפה מכירות ועמלות נכנסות בדוח מס ההכנסה: ראו מס הכנסה למוכרים מקוונים.
• אתם שוקלים איש מקצוע להנהלת חשבונות לחנות: ראו איש מקצוע להנהלת חשבונות לחנות מקוונת: עלות והיקף כדי להבין מה קובע את המחיר, או הביאו את ייצואי ההעברות ודפי החשבון להנהלת חשבונות.