برنامج محاسبة للشركة الناشئة قبل التمويل: ماذا تُعدّ أولًا

ما الذي يجب أن يفعله مسك الدفاتر في شركة ناشئة في مراحلها الأولى قبل أن يفحصه المستثمرون؟

يجب أن تسجّل دفاتر الشركة الناشئة في مرحلة ما قبل التمويل الأولي كل دولار باسم الشركة، وأن تتوازن من تلقاء نفسها، وتتفق مع البنك كل شهر، وتغذي النموذج 1120 الأول، بما فيه الميزانية العمومية حين تكون مطلوبة. لا تشترط IRS نظامًا بعينه، فالاختيار يقوم على هذه المهام لا على علامة تجارية (حفظ السجلات لدى IRS). تفترض هذه الصفحة شركة أمريكية تقدّم النموذج 1120.

تصبح الحالة غير بسيطة في هذه الأوضاع:

• دفع المؤسسون تكاليف ببطاقاتهم الشخصية قبل أن يكون للشركة حساب؛
• دخلت أموال عبر اتفاقيات SAFE أو سندات دين أو قروض من المؤسسين، وهذه ليست مبيعات؛
• لدى الشركة رواتب أو مقاولون، أو أكثر من حساب مصرفي أو بطاقة؛
• كان شخص أجنبي يملك ⁦25%⁩ أو أكثر من قوة التصويت أو قيمة الأسهم، بشكل مباشر أو غير مباشر، في أي وقت من السنة الضريبية؛
• طلب مستثمر رئيسي كشوفًا مالية.

كل حالة منها تضيف أمرًا يجب أن تُظهره الدفاتر ومستندًا يجب أن تطابقه. اجمع هذه أولًا:

• مستندات التأسيس وخطاب EIN؛
• كشوف الحساب المصرفي والبطاقات منذ التأسيس؛
• قائمة بالتكاليف التي دفعها المؤسسون شخصيًا، مع الإيصالات؛
• مستندات اتفاقيات SAFE أو سندات الدين وجدول ملكية الأسهم؛
• سجلات الرواتب والمقاولين، إن وجدت.

ماذا تشترط IRS من دفاتر الشركة الناشئة، مهما كان البرنامج؟

تشترط IRS دفاترَ تدعم كل بند في الإقرار، لا نظامًا محددًا؛ وفي معظم الحالات لا يُشترط نوع بعينه من السجلات (المنشور 583). وعلى كل شخص خاضع للضريبة أن يحتفظ بالسجلات التي تحددها IRS (⁦26 U.S.C. § 6001⁩)، وتشمل هذه السجلات تسوية أي فروق بين الدفاتر والإقرار (⁦26 CFR 1.446-1(a)(4)⁩).

احتفظ بالسجلات التي تدعم بندًا من الدخل أو الخصم حتى تنتهي مدة التقادم لذلك الإقرار. واحتفظ بسجلات الممتلكات، مثل أجهزة الحاسوب المحمولة، حتى تنتهي المدة للسنة التي تتصرف فيها بالأصل تصرفًا خاضعًا للضريبة، حتى بعد انتهاء الإهلاك. واحتفظ بسجلات ضريبة التوظيف مدة لا تقل عن أربع سنوات بعد استحقاق الضريبة أو دفعها، أيهما أبعد (المنشور 583). والتكلفة التي تُخصم على عدة إقرارات تحتاج إيصالاتها حتى تنتهي مدة التقادم للإقرار الأخير الذي يطالب بجزء منها.

هل يكفي جدول بيانات لمسك دفاتر شركة ناشئة في مراحلها الأولى؟

قد يستوفي جدول البيانات معيار IRS إذا أظهر الدخل والمصروفات بوضوح وارتبط بالمستندات (المنشور 583). لكنه يتوقف عن الكفاية حين تحتاج الدفاتر إلى فحوص لا يوفرها جدول بيانات.

يصف المنشور 583 تصميمين. نظام القيد المفرد يقوم على قائمة الدخل ويسجل تدفق الدخل والمصروفات. ونظام القيد المزدوج يسجل كل معاملة مدينةً في حساب ودائنةً في حساب آخر، فهو يوازن نفسه، وتُظهر حساباته الأصول والالتزامات وصافي القيمة (حقوق الملكية في حالة الشركة) إضافة إلى الدخل والمصروفات. بعبارة بسيطة: تُدخل كل معاملة مرتين، مرة حيث جاء المال ومرة حيث ذهب، ويجب أن يتطابق الطرفان. وتقول IRS إن القيد المزدوج فيه ضوابط وموازين مدمجة. والشركة الناشئة التي تحمل أموال SAFE أو سندات دين أو قروضًا من المؤسسين أو أسهمًا لديها التزامات وحقوق ملكية تتابعها، ولا تظهر في قائمة دخل ومصروفات.

لمعرفة كيف يستوفي جدول البيانات المعيار وكيف تنتقل منه، راجع مسك الدفاتر في جدول بيانات.

ما برنامج المحاسبة الذي تستخدمه معظم الشركات الناشئة، وماذا ينبغي أن يفعل؟

لا يوجد مصدر رسمي يبيّن أي برنامج تستخدمه معظم الشركات الناشئة، ولا تشترط IRS أي برنامج. اختر أي نظام يؤدي ما يلي؛ ولمقارنة مباشرة راجع دليل مقارنة البرامج. تطلب IRS وصفًا للنظام المحوسب، يشمل ضوابطه ضد الإضافات أو التغييرات أو الحذف غير المصرّح به، ودليل الحسابات (المنشور 583).

هل تكون الدفاتر على الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق المحاسبي من اليوم الأول، وهل يجب أن تتطابق الطريقة الضريبية؟

اختر الطريقة قبل أول قيد، وتوقّع أن يستخدم الإقرار الضريبي الطريقة نفسها. يُحتسب الدخل الخاضع للضريبة بالطريقة التي تستخدمها الشركة بانتظام في مسك دفاترها (⁦26 U.S.C. § 446(a)⁩؛ تعليمات النموذج 1120)، ويقول المنشور 583 إن عليك استخدام الطريقة نفسها لحساب الدخل الخاضع للضريبة ولمسك الدفاتر. وتختار الشركة طريقتها الضريبية في أول إقرار، وتغييرها لاحقًا يحتاج عمومًا إلى موافقة IRS بالنموذج 3115 (المنشور 538). على الأساس النقدي يُحتسب الدخل عند استلامه والمصروف عند دفعه. وعلى أساس الاستحقاق المحاسبي يُحتسب الدخل عند كسبه والمصروف عند تحمله (المنشور 583).

لا يجوز عمومًا لشركة C استخدام الأساس النقدي. ومن الاستثناءات التي قد تنطبق على شركة ناشئة اختبار إجمالي الإيرادات: متوسط إجمالي الإيرادات السنوية للسنوات الضريبية الثلاث السابقة 32,000,000 دولار أو أقل، وألا تكون ملاذًا ضريبيًا. وهذا الرقم للسنوات الضريبية التي تبدأ في 2026 (إجراء الإيرادات Revenue Procedure 2025-32)؛ والقاعدة نفسها في ⁦26 U.S.C. § 448⁩ والمنشور 538. والشركة التي مرّ على وجودها أقل من ثلاث سنوات تُختبر عن المدة التي وُجدت فيها، وتُحوَّل السنة الضريبية القصيرة إلى سنة كاملة (§ ⁦448(c)(3)⁩). وتُجمع إيرادات الشركات المرتبطة، مثل المجموعة الخاضعة لسيطرة واحدة (§ ⁦448(c)(2)⁩؛ تعليمات النموذج 1120). والشركة التي تفشل في الاختبار لاحقًا يجب أن تتحول إلى أساس الاستحقاق المحاسبي وتقدّم النموذج 3115 (المنشور 538). وللشركة التي تبيع منتجات من مخزون قواعد إضافية؛ راجع الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق للأعمال الصغيرة.

السجلات التي تدعم الإقرار تشمل تسوية أي فروق بين الدفاتر والإقرار (⁦26 CFR 1.446-1(a)(4)⁩)؛ والجدول ⁦M-1⁩ من النموذج 1120 يسوّي الدخل حسب الدفاتر مع الدخل حسب الإقرار. أما هل تستطيع الشركة مسك دفاتر على أساس الاستحقاق المحاسبي للمستثمرين وتقديم إقرارها على الأساس النقدي فسؤال منفصل؛ راجع دفاتر على أساس الاستحقاق المحاسبي وإقرار ضريبي على الأساس النقدي. احسمه مع محاسب CPA قبل أول إقرار، لأن الطريقة تُختار حينها. وإذا طلب مستثمر لاحقًا كشوفًا على أساس الاستحقاق المحاسبي، فراجع التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق المحاسبي.

ماذا أُعدّ قبل أول معاملة؟

أعدّ ست أمور قبل أول معاملة.

1. حساب مصرفي للشركة وبطاقة للشركة. تنصح IRS النشاط الجديد بفتح حساب شيكات تجاري، وفصله عن الحسابات الشخصية، وإيداع كل الإيرادات فيه واستخدامه للعمل فقط. دوّن مصدر كل إيداع، مثل دخل النشاط أو أموال شخصية أو قرض (المنشور 583). والمقصود هنا دفعة عميل أو شراء أسهم أو SAFE أو سند دين أو قرض من مؤسس. وبطاقة الشركة تُبقي الإنفاق بعيدًا عن الكشوف الشخصية.
2. الاسم القانوني ورقم EIN. استخدم الاسم الوارد في مستندات التأسيس وخطاب EIN في الدفاتر والبنك والرواتب والإقرار.
3. طريقة المحاسبة. اخترها كما سبق.
4. دليل حسابات. حسابات الأصول والالتزامات وحقوق الملكية تبقى مفتوحة دائمًا؛ وحسابات الدخل والمصروفات تُقفل كل سنة (المنشور 583). أضف حسابات لاتفاقيات SAFE وسندات الدين وقروض المؤسسين. راجع دليل الحسابات للشركة الناشئة.
5. من يُدخل، ومن يعتمد، ومن يراجع. حدّد من يحق له إدخال المعاملات، ومن يعتمد المدفوعات، ومن يراجع تسوية البنك كل شهر. وهذه الضوابط جزء من وصف النظام الذي تطلبه IRS (المنشور 583).
6. قاعدة إنفاق واحدة. ادفع من حساب الشركة أو بطاقتها. والتكلفة التي يدفعها مؤسس شخصيًا تدخل قائمة ما دفعه المؤسسون في الأسبوع نفسه، مع الإيصال.

كيف أسجّل التكاليف التي دفعها المؤسسون قبل وجود الشركة؟

سجّل كل تكلفة دفعها مؤسس بتاريخها والمستفيد والمبلغ وما اشترته ومن دفعها. عندئذ تُظهر الدفاتر إما مبلغًا تدين به الشركة للمؤسس أو مساهمة في رأس المال. احسم أيهما مع محاسب CPA قبل أن يرى المستثمرون الميزانية العمومية.

تصنّف الضريبة هذه التكاليف في مجموعات، فاسردها بحسب ما اشترته.

التأسيس وحده لا يبدأ هذه الخصومات: تبدأ الشركة العمل حين تباشر العمليات التي أُسست لها، لا يوم تأسيسها (⁦26 CFR 1.248-1(d)⁩). وفي كل مجموعة تُعد الشركة كأنها اختارت الخصم والإطفاء في سنة بدء العمل. ويمكنها بدلًا من ذلك أن تختار رسملة المجموعة في إقرار مقدَّم في موعده لتلك السنة، بما فيه التمديدات، وكلا الخيارين لا رجعة فيه (⁦26 CFR 1.248-1(c)⁩؛ ⁦26 CFR 1.195-1(b)⁩؛ تعليمات النموذج 4562). احسم سنة البدء والاختيار مع محاسب CPA قبل تقديم ذلك الإقرار. وكيف تُخصم كل مجموعة، وهل تخصم الشركة تكاليف دُفعت قبل وجودها، وكيف تُرد الأموال إلى المؤسسين، في تكاليف البدء قبل التأسيس.

هل يجب أن تتفق الدفاتر مع الإقرار الضريبي للشركة، بما فيه الميزانية العمومية؟

عمومًا، نعم. الدفاتر مصدر الإقرار، والميزانية العمومية في Schedule L من النموذج 1120، حيث تكون مطلوبة، يجب أن تتفق مع دفاتر الشركة وسجلاتها (تعليمات النموذج 1120). وإجمالي الأصول المدخل في الصفحة 1 يستخدم الطريقة المعتمدة بانتظام في مسك الدفاتر. ويسوّي Schedule M-1 الدخل حسب الدفاتر مع الدخل حسب الإقرار، فيجب أن يكون أي فرق قابلًا للتفسير.

الشركة التي يقل مجموع إيراداتها وإجمالي أصولها في نهاية السنة عن 250,000 دولار لا يلزمها إكمال Schedules L و⁦M-1⁩ و⁦M-2⁩ إذا وضعت علامة Yes في Schedule K، السؤال 13 (تعليمات النموذج 1120). ويجب مع ذلك أن تدعم الدفاتر الإقرار. والنقد المتأتي من جولة تمويل يدخل في إجمالي الأصول في نهاية السنة، فقد تنهي الجولة هذا الإعفاء.

لأول إقرار لشركة بلا إيرادات، راجع النموذج 1120 الأول لشركتك الناشئة.

ما الذي سيطابقه المستثمرون ومحاموهم مع الدفاتر، وأي السجلات يجب أن يسهل استخراجها؟

حقوق المستثمر في التقارير تأتي عادةً من مستندات الاستثمار الموقّعة، لا من قواعد IRS لحفظ السجلات. ومهما كان المطلوب، يستطيع الطرف المقابل مطابقة كل رصيد في الدفاتر مع مستند ثانٍ، فاجعل السجلات وراء هذه الأزواج سهلة الاستخراج.

للاطلاع على القائمة الكاملة لما يوضع في غرفة البيانات (data room)، راجع السجلات المالية التي يطلبها المستثمرون في العناية الواجبة. وللكشوف الشهرية وحزم مستندات مجلس الإدارة، راجع القوائم المالية الشهرية للمستثمرين ومجلس الإدارة.

متى أنتقل من العمل بنفسي إلى مسؤول مسك دفاتر أو محاسب؟

لا تشترط قواعد IRS لحفظ السجلات مسؤول مسك دفاتر أو محاسبًا، لكن الشركة تبقى مسؤولة عن دفاترها وسجلاتها في الحالتين (أسئلة IRS الشائعة؛ ⁦26 U.S.C. § 6001⁩).

يحتاج الإعداد الذاتي إلى مراجعة من شخص ثانٍ حين تنطبق أي حالة من قائمة القسم الأول، أو حين يقترب أول نموذج 1120 ولا تتسوّى الميزانية العمومية، أو حين تتأخر المطابقة الشهرية مع البنك أكثر من شهر. وحين تنطبق عدة حالات، يكون إنجاز العمل قبل جولة التمويل أسهل من إنجازه بعد طلب مستثمر. لنطاق العمل وتوقيته، راجع مسك الدفاتر لشركة ناشئة مدعومة برأس المال الجريء. وللاختيار، راجع اختيار محاسب لشركة ناشئة. ولمعرفة ما يحدد الأجر، راجع تكلفة محاسبة الشركة الناشئة.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ المبالغ بالدولار الأمريكي.

أموال SAFE وأول إنفاق

يؤسس مؤسسان شركة في Delaware ويجمعان 250,000 دولار عبر اتفاقيات SAFE. يفتحان حسابًا مصرفيًا للشركة ويُعدّان برنامج قيد مزدوج قبل أول إيداع. يُسجَّل الإيداع مقابل اتفاقيات SAFE الموقّعة، لا كمبيعات. وبنهاية الشهر تُظهر الدفاتر استلام 250,000 دولار وإنفاق 40,000 دولار، وتسوية مصرفية تطابق الكشف عند 210,000 دولار.

تكاليف دُفعت قبل فتح الحساب المصرفي

دفع مؤسس 18,000 دولار قبل أن يكون للشركة حساب: 5,000 دولار للتأسيس ورسوم الولاية، و3,000 دولار لتسجيل علامة تجارية، و10,000 دولار لأجهزة حاسوب وبرامج. يسرد المؤسس كل دفعة بتاريخها والمستفيد والإيصال. وتسجّل الدفاتر كلًّا منها مقابل ما اشترته، مع إظهار مبلغ 18,000 دولار مستحقًا للمؤسس أو مساهمة، بحسب ما ينصح محاسب CPA. وعند إعداد أول إقرار، يصنّف محاسب CPA البنود بحسب ما اشترته: تكاليف تأسيس أو تكاليف بدء أو أصول أو غير ذلك.

جدول بيانات يعجز عن مواكبة النمو

شركة ناشئة بلا إيرادات تتابع نحو 6,000 دولار من الإنفاق شهريًا في جدول بيانات يمسكه مؤسس واحد. ثم تضيف رواتب لموظفين اثنين، وتدفع لمقاولين، وتفتح حسابًا مصرفيًا ثانيًا. لم يعد الجدول قابلًا للتسوية مع كشفين. تعيد الشركة أولًا بناء السجلات حتى نهاية شهر تختاره وتسوّي الحسابين مع كشفيهما. ثم تفتح برنامج محاسبة بأرصدة افتتاحية كاملة ومتوازنة (النقد والأصول والتزامات الرواتب والمبالغ المستحقة للمؤسسين وحقوق الملكية)، لا بأرصدة البنك وحدها. وتحتفظ بالجدول في ملفاتها، وتأخذ أرقام السنة الكاملة من السجلين دون احتساب أي معاملة مرتين، وتسوّي الحسابين شهريًا بعد ذلك.

هل وضعك مختلف؟

• دفع المؤسسون تكاليف، أو دخلت أموال عبر SAFE أو سندات دين، أو طلب مستثمر رئيسي كشوفًا، أو دفاترك متأخرة أو في جدول بيانات: هذه تحدد طريقة المحاسبة وكيفية تسجيل الإنفاق السابق وما يجب أن يتطابق مع النموذج 1120 الأول. احصل على مساعدة في محاسبة الشركات الناشئة وضرائبها قبل جولة التمويل؛ ولتنظيف الدفاتر راجع تنظيف دفاترك قبل جمع التمويل.
• بدأت الرواتب ولا تُصفّى التزامات الرواتب: راجع التزامات رواتب لا تُصفّى.
• أغلقت جولة تمويل بسعر محدد أو حوّلت اتفاقيات SAFE وسندات الدين: راجع تسجيل جولة تمويل بسعر محدد.
• كان شخص أجنبي يملك ⁦25%⁩ أو أكثر من قوة التصويت أو قيمة الأسهم، بشكل مباشر أو غير مباشر، في أي وقت من السنة الضريبية: الشخص الأجنبي فرد ليس مواطنًا أمريكيًا ولا مقيمًا في الولايات المتحدة، أو شركة غير مؤسسة في الولايات المتحدة. وقد يلزم الشركة أيضًا الإبلاغ بالنموذج 5472، وعليها أن تمسك دفاترَ تدعم إقرارها (تعليمات النموذج 5472). راجع مسك الدفاتر لشركة أمريكية مملوكة لأجانب واحصل على مساعدة في محاسبة الشركات الناشئة وضرائبها.
• ينضم مستثمرون أجانب إلى الجولة: راجع مستثمرون أجانب في جولة تمويل لشركة ناشئة.
• الشركة LLC خاضعة لضريبة الشراكات أو منشأة فردية: القواعد المؤسسية هنا لا تنطبق كما هي؛ راجع تكاليف بدء دُفعت شخصيًا قبل LLC.