Dành cho ai
- Các corporation pre-seed tại Hoa Kỳ đang chọn hệ thống kế toán trước vòng gọi vốn đầu tiên
- Nhà sáng lập đã tự trả các chi phí ban đầu hoặc nhận tiền qua SAFE, giấy nợ hay khoản vay của nhà sáng lập
Không đề cập ở đây
- So sánh các sản phẩm kế toán cụ thể
- Chỉnh đốn sổ sách đã trễ nhiều tháng
- Ghi nhận vòng gọi vốn có định giá, SAFE hoặc giấy nợ đã chuyển đổi
- Gói báo cáo hằng tháng cho nhà đầu tư
- S corporation nộp Form 1120-S, LLC chịu thuế như hợp danh và doanh nghiệp một chủ
Ghi sổ kế toán cho startup giai đoạn đầu cần làm gì trước khi nhà đầu tư xem xét?
Sổ sách của startup pre-seed phải ghi mọi đồng tiền đứng tên công ty, tự cân đối, khớp với ngân hàng mỗi tháng và làm nguồn cho Form 1120 đầu tiên, kể cả bảng cân đối kế toán khi biểu mẫu yêu cầu. IRS không yêu cầu hệ thống cụ thể nào, nên việc chọn dựa trên các nhiệm vụ đó, không phải thương hiệu (IRS: lưu giữ hồ sơ). Trang này giả định đó là một corporation tại Hoa Kỳ nộp Form 1120.
Trường hợp không còn đơn giản khi:
- nhà sáng lập đã trả chi phí bằng thẻ cá nhân trước khi công ty có tài khoản;
- tiền vào qua SAFE, giấy nợ hoặc khoản vay của nhà sáng lập, những khoản này không phải doanh thu bán hàng;
- công ty có bảng lương, nhà thầu, hoặc nhiều hơn một tài khoản ngân hàng hay thẻ;
- một người nước ngoài (foreign person) sở hữu từ 25% trở lên quyền biểu quyết hoặc giá trị cổ phần, trực tiếp hoặc gián tiếp, vào bất kỳ thời điểm nào trong năm thuế;
- một nhà đầu tư dẫn dắt vòng gọi vốn đã yêu cầu báo cáo tài chính.
Mỗi trường hợp thêm một điều sổ sách phải thể hiện và một tài liệu sổ sách phải khớp. Hãy gom trước những thứ sau:
- hồ sơ thành lập công ty và thư EIN;
- sao kê ngân hàng và thẻ kể từ khi thành lập;
- danh sách các chi phí nhà sáng lập đã tự trả, kèm biên lai;
- tài liệu SAFE hoặc giấy nợ và bảng cơ cấu cổ phần (cap table);
- hồ sơ bảng lương và nhà thầu, nếu có.
IRS yêu cầu gì ở sổ sách của startup, bất kể phần mềm nào?
IRS yêu cầu sổ sách chứng minh được mọi mục trên tờ khai, không yêu cầu một hệ thống cụ thể; trong hầu hết trường hợp không có loại hồ sơ nào bắt buộc (Publication 583). Mọi người có trách nhiệm nộp thuế phải giữ các hồ sơ mà IRS quy định (26 U.S.C. § 6001), và các hồ sơ đó gồm bản đối chiếu mọi khác biệt giữa sổ sách và tờ khai (26 CFR 1.446-1(a)(4)).
| IRS nói gì | Điều này có nghĩa gì với startup |
|---|---|
| Chọn bất kỳ hệ thống nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí | Bảng tính hoặc phần mềm đều đạt nếu làm được điều đó (Publication 583). |
| Giữ bản tóm tắt các giao dịch trong sổ sách, có chứng từ gốc đi kèm | Mỗi bút toán truy ngược được đến hóa đơn, biên lai, sao kê ngân hàng hoặc hồ sơ bảng lương (Publication 583). |
| Hồ sơ trên máy tính phải khớp với sổ sách và tờ khai | Hồ sơ phải đủ chi tiết để xác định chứng từ gốc đằng sau từng bút toán (Publication 583). |
| Dùng một phương pháp kế toán, theo cùng một cách mỗi năm | Xem phần về phương pháp tiền mặt và dồn tích bên dưới (Publication 538). |
| Corporation nên lưu biên bản các cuộc họp hội đồng quản trị | Hãy giữ chúng cùng với sổ sách (Publication 583). |
Hãy giữ hồ sơ chứng minh một khoản thu nhập hoặc khoản khấu trừ cho đến khi hết thời hiệu của tờ khai đó. Hãy giữ hồ sơ về tài sản, như máy tính xách tay, cho đến khi hết thời hiệu của năm bạn xử lý tài sản đó bằng một giao dịch chuyển nhượng chịu thuế, ngay cả sau khi hết khấu hao. Hãy giữ hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm sau ngày thuế đến hạn hoặc ngày nộp thuế, tùy ngày nào muộn hơn (Publication 583). Một chi phí được khấu trừ qua nhiều tờ khai cần giữ biên lai cho đến khi hết thời hiệu của tờ khai cuối cùng có khai một phần của chi phí đó.
Bảng tính có đủ để ghi sổ kế toán cho startup giai đoạn đầu không?
Bảng tính có thể đạt chuẩn của IRS khi nó cho thấy rõ thu nhập và chi phí và khớp với chứng từ (Publication 583). Nó không còn hiệu quả khi sổ sách cần những kiểm tra mà bảng tính không làm được.
Publication 583 mô tả hai kiểu thiết kế. Hệ thống ghi sổ đơn (single-entry) dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh và ghi dòng thu nhập, chi phí. Hệ thống ghi sổ kép (double-entry) ghi mỗi giao dịch thành một khoản ghi nợ ở một tài khoản và một khoản ghi có ở tài khoản khác, nên tự cân đối, và các tài khoản của nó cho thấy tài sản, nợ phải trả và giá trị ròng (vốn chủ sở hữu, đối với corporation) cùng với thu nhập và chi phí. Nói đơn giản, mỗi giao dịch được nhập hai lần, một lần ở nơi tiền đến và một lần ở nơi tiền đi, và hai vế phải bằng nhau. IRS cho biết ghi sổ kép có sẵn cơ chế kiểm tra và cân đối. Startup có tiền SAFE hoặc giấy nợ, khoản vay của nhà sáng lập hay cổ phần phải theo dõi nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, điều mà danh sách thu nhập và chi phí không cho thấy.
| Điều gì thay đổi | Vì sao bảng tính không còn hiệu quả |
|---|---|
| Tiền từ SAFE, giấy nợ hoặc khoản vay của nhà sáng lập đổ về | Đó không phải doanh thu. Cần có tài khoản nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu và một bảng cân đối kế toán. |
| Bảng lương bắt đầu | Khoản khấu trừ thuế và thuế của người sử dụng lao động trở thành các khoản nợ phải trả cần theo dõi và thanh toán. |
| Thêm tài khoản ngân hàng hoặc thẻ thứ hai | Mỗi tài khoản cần được đối chiếu hằng tháng với sao kê riêng của nó. |
| Có nhiều hơn một người chỉnh sửa | Bạn cần phân quyền theo từng người và cách chứng minh các tháng đã khóa sổ không bị sửa sau đó, tức loại kiểm soát mà Publication 583 yêu cầu phần mô tả hệ thống máy tính phải nêu. Hãy kiểm tra xem bảng tính có đáp ứng cả hai không (Publication 583). |
| Nhà đầu tư, bên cho vay hoặc kế toán viên yêu cầu bảng cân đối kế toán hoặc bảng cân đối thử (trial balance) | Bảng tính phải được dựng lại mỗi lần thay vì xuất ra. |
Về cách bảng tính có thể đạt chuẩn và cách chuyển khỏi bảng tính, xem ghi sổ kế toán bằng bảng tính.
Hầu hết startup dùng phần mềm kế toán nào, và phần mềm nên làm được gì?
Không có nguồn chính thức nào cho biết hầu hết startup dùng phần mềm nào, và IRS không yêu cầu phần mềm nào. Hãy chọn bất kỳ hệ thống nào làm được những việc dưới đây; để so sánh trực tiếp, xem hướng dẫn so sánh phần mềm. IRS yêu cầu có bản mô tả hệ thống máy tính, gồm các biện pháp kiểm soát chống thêm, sửa hoặc xóa trái phép, và hệ thống tài khoản kế toán của nó (Publication 583).
| Hệ thống nên | Lý do |
|---|---|
| Dùng ghi sổ kép, để tổng ghi nợ bằng tổng ghi có | Nếu ghi nợ và ghi có không cân, nghĩa là có lỗi. Một bút toán ghi nhầm tài khoản vẫn cân, nên việc đối chiếu với ngân hàng mỗi tháng vẫn quan trọng (Publication 583). |
| Đối chiếu từng tài khoản ngân hàng và thẻ với sao kê của nó mỗi tháng (reconcile) | IRS khuyên đối chiếu tài khoản séc của doanh nghiệp mỗi tháng; cách kiểm tra này cũng dùng được cho thẻ (Publication 583). |
| Cấp cho mỗi người một tài khoản đăng nhập và mức phân quyền riêng | Đây là một cách kiểm soát ai được thêm, sửa hoặc xóa hồ sơ, điều mà bản mô tả hệ thống phải nêu (Publication 583). |
| Khóa các tháng đã đóng sổ và lưu lịch sử thay đổi | Cho thấy các tháng đã đóng sổ không bị sửa sau đó, một cách đáp ứng các biện pháp kiểm soát mà bản mô tả hệ thống phải nêu (Publication 583). |
| Đính kèm chứng từ gốc vào các bút toán | Hồ sơ phải xác định được chứng từ gốc (Publication 583). |
| Xuất báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và bảng cân đối thử | Publication 583 gọi hai báo cáo đầu là báo cáo tài chính; bảng cân đối thử liệt kê số dư của mọi tài khoản để kiểm tra tổng ghi nợ so với tổng ghi có. |
| Xuất bản sao lưu đầy đủ của tệp gốc, không chỉ các báo cáo | Khi kiểm tra, IRS thường yêu cầu tệp sao lưu của phần mềm, và không thể kiểm tra đầy đủ hồ sơ đã chuyển sang bảng tính (hỏi đáp của IRS). |
| Giữ hệ thống tài khoản kế toán có thể chỉnh sửa | Hệ thống tài khoản kế toán là một phần của bản mô tả hệ thống. Xem hệ thống tài khoản kế toán cho startup. |
Sổ sách nên theo phương pháp tiền mặt hay dồn tích ngay từ ngày đầu, và phương pháp thuế có phải khớp không?
Hãy chọn phương pháp trước bút toán đầu tiên, và dự kiến tờ khai thuế dùng cùng phương pháp đó. Thu nhập chịu thuế được tính theo phương pháp mà corporation thường xuyên dùng khi ghi sổ (26 U.S.C. § 446(a); hướng dẫn Form 1120), và Publication 583 nói hãy dùng cùng một phương pháp để tính thu nhập chịu thuế và để ghi sổ. Corporation chọn phương pháp thuế trên tờ khai đầu tiên, và việc đổi sau này nhìn chung cần IRS chấp thuận trên Form 3115 (Publication 538). Theo phương pháp tiền mặt, thu nhập được tính khi nhận và chi phí khi trả. Theo phương pháp dồn tích, thu nhập được tính khi phát sinh và chi phí khi phát sinh nghĩa vụ (Publication 583).
C corporation (công ty chịu thuế thu nhập riêng) nhìn chung không được dùng phương pháp tiền mặt. Một ngoại lệ có thể áp dụng cho startup là kiểm tra tổng doanh thu: tổng doanh thu bình quân hằng năm của ba năm thuế trước là $32.000.000 trở xuống, và không phải là tax shelter. Con số đó áp dụng cho các năm thuế bắt đầu trong năm 2026 (Revenue Procedure 2025-32); quy tắc nằm trong 26 U.S.C. § 448 và Publication 538. Corporation tồn tại chưa đến ba năm được kiểm tra theo khoảng thời gian đã tồn tại, và năm thuế ngắn được quy đổi theo năm (§ 448(c)(3)). Tổng doanh thu của các công ty liên quan, như nhóm công ty chịu sự kiểm soát chung (controlled group), được cộng lại (§ 448(c)(2); hướng dẫn Form 1120). Corporation sau này không đạt kiểm tra phải đổi sang phương pháp dồn tích và nộp Form 3115 (Publication 538). Công ty bán sản phẩm từ hàng tồn kho còn có thêm quy tắc; xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.
Hồ sơ chứng minh tờ khai gồm bản đối chiếu mọi khác biệt giữa sổ sách và tờ khai (26 CFR 1.446-1(a)(4)); Schedule M-1 của Form 1120 đối chiếu thu nhập theo sổ sách với thu nhập theo tờ khai. Việc corporation có thể giữ sổ dồn tích cho nhà đầu tư mà vẫn nộp tờ khai theo phương pháp tiền mặt hay không là một câu hỏi riêng; xem sổ dồn tích và tờ khai theo phương pháp tiền mặt. Hãy chốt với CPA trước tờ khai đầu tiên, vì phương pháp được chọn vào lúc đó. Nếu sau này nhà đầu tư yêu cầu báo cáo dồn tích, xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.
Tôi cần thiết lập gì trước giao dịch đầu tiên?
Hãy thiết lập sáu thứ trước giao dịch đầu tiên.
- Tài khoản ngân hàng và thẻ của công ty. IRS khuyên doanh nghiệp mới mở tài khoản séc doanh nghiệp, giữ tách khỏi tài khoản cá nhân, gửi mọi khoản thu vào đó và chỉ dùng cho kinh doanh. Hãy ghi nguồn của từng khoản tiền gửi, chẳng hạn thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hoặc khoản vay (Publication 583). Ở đây, nghĩa là khách hàng thanh toán, mua cổ phần, SAFE, giấy nợ hoặc khoản vay của nhà sáng lập. Thẻ công ty giúp chi tiêu không lẫn vào sao kê cá nhân.
- Tên pháp lý và EIN. Hãy dùng tên ghi trên hồ sơ thành lập và thư EIN cho sổ sách, ngân hàng, bảng lương và tờ khai.
- Phương pháp kế toán. Hãy chọn như đã nêu ở trên.
- Hệ thống tài khoản kế toán. Tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu luôn mở; tài khoản thu nhập và chi phí được đóng mỗi năm (Publication 583). Hãy thêm tài khoản cho SAFE, giấy nợ và khoản vay của nhà sáng lập. Xem hệ thống tài khoản kế toán cho startup.
- Ai nhập, ai duyệt, ai rà soát. Hãy chỉ định ai được nhập giao dịch, ai duyệt thanh toán và ai rà soát bản đối chiếu ngân hàng mỗi tháng. Các biện pháp kiểm soát này thuộc về bản mô tả hệ thống mà IRS yêu cầu (Publication 583).
- Một quy tắc chi tiêu. Hãy thanh toán từ tài khoản hoặc thẻ của công ty. Chi phí nhà sáng lập tự trả được ghi vào danh sách chi phí do nhà sáng lập trả trong cùng tuần, kèm biên lai.
Tôi ghi thế nào các chi phí nhà sáng lập đã trả trước khi công ty tồn tại?
Hãy ghi từng chi phí do nhà sáng lập trả cùng ngày, người nhận tiền, số tiền, thứ đã mua và người đã trả. Sổ sách khi đó sẽ cho thấy hoặc là khoản công ty nợ nhà sáng lập, hoặc là khoản góp vốn. Hãy chốt với CPA là loại nào trước khi nhà đầu tư xem bảng cân đối kế toán.
Luật thuế xếp các chi phí này thành nhóm, nên hãy liệt kê chúng theo thứ chúng đã mua.
| Chi phí | Ví dụ | Xếp vào nhóm |
|---|---|---|
| Chi phí tổ chức công ty (organizational) | Công việc pháp lý về điều lệ, quy chế nội bộ và biên bản; dịch vụ kế toán cần thiết; lệ phí thành lập công ty của tiểu bang (26 CFR 1.248-1(b)) | Chi phí tổ chức công ty; khoản khấu trừ bắt đầu vào năm corporation bắt đầu kinh doanh, có thể sau Form 1120 đầu tiên (26 U.S.C. § 248) |
| Chi phí khởi sự (start-up) | Quảng cáo, đi lại, khảo sát và đào tạo trước khi bắt đầu hoạt động (Publication 583) | Chi phí khởi sự; khoản khấu trừ bắt đầu vào năm hoạt động kinh doanh tích cực bắt đầu (26 U.S.C. § 195) |
| Bán cổ phiếu hoặc chứng khoán khác, hoặc chuyển tài sản cho corporation | Hoa hồng, phí chuyên môn và chi phí in ấn cho việc bán cổ phiếu | Không phải chi phí tổ chức công ty (26 CFR 1.248-1(b)(3)) |
| Công việc nghiên cứu hoặc thử nghiệm | Phát triển sản phẩm, kể cả xây dựng phần mềm | Không phải chi phí khởi sự: phát triển phần mềm được coi là chi tiêu nghiên cứu hoặc thử nghiệm, và section 174 hoặc 174A quy định cách xử lý thuế (26 U.S.C. § 174(c)(3); § 174A; § 195(c)(1)). CPA sẽ phân loại các chi phí này. |
| Thiết bị và tài sản khác | Máy móc và thiết bị văn phòng | Thu hồi qua khấu hao (Publication 583) |
Chỉ riêng việc thành lập công ty không làm các khoản khấu trừ này bắt đầu: corporation bắt đầu kinh doanh khi bắt đầu các hoạt động mà nó được thành lập để thực hiện, không phải vào ngày thành lập (26 CFR 1.248-1(d)). Với mỗi nhóm, corporation mặc nhiên được coi là đã chọn khấu trừ và phân bổ dần cho năm bắt đầu kinh doanh. Thay vào đó, corporation có thể chọn vốn hóa nhóm chi phí đó trên tờ khai nộp đúng hạn của năm đó, kể cả thời gian gia hạn, và cả hai lựa chọn đều không thể hủy (26 CFR 1.248-1(c); 26 CFR 1.195-1(b); hướng dẫn Form 4562). Hãy chốt năm bắt đầu và lựa chọn với CPA trước khi nộp tờ khai đó. Cách khấu trừ từng nhóm, việc corporation có thể khấu trừ chi phí đã trả trước khi tồn tại hay không, và cách hoàn tiền cho nhà sáng lập nằm trong chi phí khởi sự trước khi thành lập công ty.
Sổ sách có phải khớp với tờ khai thuế của corporation, kể cả bảng cân đối kế toán?
Nhìn chung là có. Sổ sách là nguồn cho tờ khai, và bảng cân đối kế toán trên Schedule L của Form 1120, khi biểu mẫu yêu cầu, phải khớp với sổ sách và hồ sơ của corporation (hướng dẫn Form 1120). Tổng tài sản nhập ở trang 1 dùng phương pháp mà corporation thường xuyên dùng khi ghi sổ. Schedule M-1 đối chiếu thu nhập theo sổ sách với thu nhập theo tờ khai, nên mọi chênh lệch đều phải giải thích được.
Corporation có tổng thu và tổng tài sản cuối năm đều dưới $250.000 không phải hoàn thành Schedule L, M-1 và M-2 nếu chọn Yes tại Schedule K, câu hỏi 13 (hướng dẫn Form 1120). Sổ sách vẫn phải chứng minh được tờ khai. Tiền huy động được tính vào tổng tài sản cuối năm, nên một vòng gọi vốn có thể chấm dứt trường hợp miễn trừ này.
Về tờ khai đầu tiên của công ty chưa có doanh thu, xem Form 1120 đầu tiên của startup.
Nhà đầu tư và luật sư của họ sẽ đối chiếu gì với sổ sách, và nên chuẩn bị sẵn hồ sơ nào?
Quyền được báo cáo của nhà đầu tư thường đến từ các tài liệu đầu tư đã ký, không phải từ quy định lưu giữ hồ sơ của IRS. Dù được hỏi gì, bên đối tác cũng có thể đối chiếu từng số dư trong sổ sách với một tài liệu thứ hai, nên hãy giữ hồ sơ đằng sau các cặp dưới đây ở nơi dễ lấy.
| Sổ sách cho thấy | Tài liệu thứ hai cần khớp |
|---|---|
| Tiền mặt | Sao kê ngân hàng và thẻ, đối chiếu hằng tháng (Publication 583) |
| Cổ phần và vốn chủ sở hữu | Bảng cơ cấu cổ phần (cap table), sổ cổ đông và tài liệu mua cổ phần đã ký |
| Số dư SAFE và giấy nợ | SAFE hoặc giấy nợ đã ký, kèm số tiền và ngày |
| Chi phí nhà sáng lập đã trả và số tiền nợ nhà sáng lập | Danh sách chi phí do nhà sáng lập trả, kèm biên lai |
| Bảng cân đối kế toán cuối năm | Schedule L của Form 1120 đã nộp, khi biểu mẫu yêu cầu (hướng dẫn Form 1120) |
Danh sách đầy đủ những gì cần có trong phòng dữ liệu (data room) nằm trong hồ sơ tài chính nhà đầu tư yêu cầu khi thẩm định. Về báo cáo hằng tháng và hồ sơ họp hội đồng quản trị, xem báo cáo tài chính hằng tháng cho nhà đầu tư và hội đồng quản trị.
Khi nào nên chuyển từ tự làm sang thuê nhân viên ghi sổ hoặc kế toán viên?
Quy định lưu giữ hồ sơ của IRS không yêu cầu phải có nhân viên ghi sổ hay kế toán viên, nhưng corporation vẫn chịu trách nhiệm về sổ sách và hồ sơ của mình dù thế nào (hỏi đáp của IRS; 26 U.S.C. § 6001).
Cách tự làm cần người thứ hai rà soát khi có trường hợp nào trong danh sách ở phần đầu, khi Form 1120 đầu tiên sắp đến hạn mà bảng cân đối kế toán chưa khớp, hoặc khi việc đối chiếu với ngân hàng mỗi tháng đã trễ hơn một tháng. Khi nhiều trường hợp cùng xảy ra, hoàn tất công việc trước vòng gọi vốn sẽ dễ hơn sau khi nhà đầu tư yêu cầu. Về phạm vi và thời điểm, xem ghi sổ kế toán cho startup có vốn đầu tư mạo hiểm. Để chọn người, xem chọn kế toán viên cho startup. Về điều quyết định mức phí, xem chi phí kế toán cho startup.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền bằng đô la Hoa Kỳ.
Tiền SAFE và khoản chi đầu tiên
Hai nhà sáng lập thành lập một corporation ở Delaware và huy động US$250.000 bằng SAFE. Họ mở tài khoản ngân hàng của công ty và thiết lập phần mềm ghi sổ kép trước khoản tiền gửi đầu tiên. Khoản tiền gửi được ghi theo các SAFE đã ký, không phải doanh thu bán hàng. Đến cuối tháng, sổ sách cho thấy đã nhận US$250.000, đã chi US$40.000, và bản đối chiếu ngân hàng khớp với sao kê ở mức US$210.000.
Chi phí trả trước khi mở tài khoản ngân hàng
Một nhà sáng lập đã trả US$18.000 trước khi công ty có tài khoản: US$5.000 cho thành lập công ty và lệ phí tiểu bang, US$3.000 cho hồ sơ đăng ký nhãn hiệu và US$10.000 cho máy tính xách tay và phần mềm. Nhà sáng lập liệt kê từng khoản thanh toán cùng ngày, người nhận và biên lai. Sổ sách ghi từng khoản theo thứ nó đã mua, với US$18.000 được thể hiện là khoản nợ nhà sáng lập hoặc khoản góp vốn, theo lời khuyên của CPA. Khi chuẩn bị tờ khai đầu tiên, CPA phân loại các khoản theo thứ chúng đã mua: chi phí tổ chức công ty, chi phí khởi sự, tài sản hoặc loại khác.
Bảng tính không còn đáp ứng nổi
Một startup chưa có doanh thu theo dõi khoảng US$6.000 chi tiêu mỗi tháng trong bảng tính do một nhà sáng lập giữ. Sau đó startup thêm bảng lương cho hai nhân viên, trả cho nhà thầu và mở tài khoản ngân hàng thứ hai. Bảng tính không còn đối chiếu được với hai sao kê. Trước tiên startup dựng lại hồ sơ đến cuối một tháng đã chọn và đối chiếu cả hai tài khoản với sao kê của chúng. Sau đó startup mở phần mềm kế toán với bộ số dư đầu kỳ đầy đủ và cân đối (tiền mặt, tài sản, nợ lương phải trả, khoản nợ nhà sáng lập và vốn chủ sở hữu), không chỉ số dư ngân hàng. Startup giữ lại bảng tính, lấy số liệu cả năm từ cả hai hồ sơ mà không tính một giao dịch hai lần, và từ đó đối chiếu cả hai tài khoản hằng tháng.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Nhà sáng lập đã trả chi phí, tiền vào qua SAFE hoặc giấy nợ, một nhà đầu tư dẫn dắt đã yêu cầu báo cáo tài chính, hoặc sổ sách của bạn bị trễ hay nằm trong bảng tính: những điều này quyết định phương pháp kế toán, cách ghi các khoản chi trong quá khứ và những gì phải khớp với Form 1120 đầu tiên. Hãy nhờ hỗ trợ kế toán và thuế cho startup trước vòng gọi vốn; để chỉnh đốn, xem chỉnh đốn sổ sách trước khi gọi vốn.
- Bảng lương đã bắt đầu và các khoản nợ lương phải trả không thể xóa được: xem khoản nợ lương phải trả không xóa được.
- Bạn đã đóng vòng gọi vốn có định giá hoặc đã chuyển đổi SAFE và giấy nợ: xem ghi nhận vòng gọi vốn có định giá.
- Một người nước ngoài (foreign person) sở hữu từ 25% trở lên quyền biểu quyết hoặc giá trị cổ phần, trực tiếp hoặc gián tiếp, vào bất kỳ thời điểm nào trong năm thuế: người nước ngoài là cá nhân không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ, hoặc công ty không được tổ chức tại Hoa Kỳ. Corporation cũng có thể phải khai Form 5472 và phải giữ sổ sách chứng minh được tờ khai (hướng dẫn Form 5472). Xem ghi sổ kế toán cho công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu và nhờ hỗ trợ kế toán và thuế cho startup.
- Nhà đầu tư nước ngoài tham gia vòng gọi vốn: xem nhà đầu tư nước ngoài trong vòng gọi vốn của startup.
- Công ty là LLC chịu thuế như hợp danh hoặc doanh nghiệp một chủ: các quy tắc dành cho corporation ở đây không áp dụng nguyên văn; xem chi phí khởi sự trả bằng tiền cá nhân trước khi lập LLC.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Mức sở hữu nước ngoài khiến công ty Hoa Kỳ trở thành công ty phải khai báo Form 5472 Ít nhất tỷ lệ này về quyền biểu quyết hoặc giá trị do một người nước ngoài nắm giữ, trực tiếp hoặc gián tiếp, vào bất kỳ thời điểm nào trong năm thuế. LLC một thành viên do một người nước ngoài sở hữu toàn bộ được coi là một công ty như vậy. | 25% | IRS: Hướng dẫn cho Form 5472 Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ thuế lao động của Hoa Kỳ Tối thiểu, tính từ ngày thuế đến hạn hoặc ngày thuế được nộp, tùy ngày nào muộn hơn | Bốn năm | IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ Đã kiểm tra |
| Điều kiện tổng doanh thu để dùng phương pháp tiền mặt cho công ty và hợp danh Tổng doanh thu bình quân hằng năm của 3 năm thuế trước năm hiện tại, cho các năm thuế bắt đầu trong năm 2026 (section 448(c)); áp dụng quy tắc gộp. Cùng con số với us.inventory.small-business-gross-receipts-limit, được tách riêng cho quy tắc phương pháp tiền mặt. | $32.000.000 Năm thuế 2026 | IRS: Rev. Proc. 2025-32, section 4.30 (Internal Revenue Bulletin 2025-45) Đã kiểm tra |
| Điều kiện của Form 1120 để không phải điền Schedules L, M-1 và M-2 Cả tổng doanh thu (trang 1, line 1a cộng các line từ 4 đến 10) và tổng tài sản cuối năm đều phải thấp hơn số tiền này; Schedule K, câu hỏi 13. Form 1120 và hướng dẫn bản chính thức mới nhất là cho năm thuế 2025. | $250.000 Năm thuế 2025 | IRS: Hướng dẫn cho Form 1120 Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Lưu giữ hồ sơ
- IRS: Hỏi đáp về hồ sơ lưu bằng phần mềm kế toán điện tử
- IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán
- IRS: Revenue Procedure 2025-32
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1120
- IRS: Hướng dẫn cho Form 4562
- IRS: Hướng dẫn cho Form 5472
- U.S. Code: 26 U.S.C. § 446, quy tắc chung về phương pháp kế toán
- U.S. Code: 26 U.S.C. § 448, giới hạn việc dùng phương pháp tiền mặt
- U.S. Code: 26 U.S.C. § 174, phân bổ dần chi phí nghiên cứu và thử nghiệm
- U.S. Code: 26 U.S.C. § 174A, chi phí nghiên cứu hoặc thử nghiệm trong nước
- U.S. Code: 26 U.S.C. § 195, chi phí khởi sự kinh doanh
- U.S. Code: 26 U.S.C. § 248, chi phí tổ chức công ty
- U.S. Code: 26 U.S.C. § 6001, hồ sơ, bản kê khai và tờ khai đặc biệt
- CFR: 26 CFR 1.446-1, quy tắc chung về phương pháp kế toán
- CFR: 26 CFR 1.248-1, lựa chọn phân bổ dần chi phí tổ chức công ty
- CFR: 26 CFR 1.195-1, lựa chọn phân bổ dần chi phí khởi sự kinh doanh
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.