Software contable para startups antes de recaudar fondos

¿Qué tiene que hacer la contabilidad de una startup en etapa inicial antes de que los inversionistas la revisen?

La contabilidad de una startup pre-seed debe registrar cada dólar a nombre de la empresa, cuadrar por sí sola, coincidir con el banco cada mes y alimentar el primer Form 1120, incluido su balance general cuando se exige uno. El IRS no exige ningún sistema en particular, así que la elección depende de esas tareas, no de una marca (conservación de registros del IRS). Esta página supone una corporación de EE. UU. que presenta el Form 1120.

Un caso deja de ser sencillo cuando:

• los fundadores pagaron costos con tarjetas personales antes de que la empresa tuviera una cuenta;
• entró dinero por SAFE, pagarés o préstamos de fundadores, que no son ventas;
• la empresa tiene nómina, contratistas, o más de una cuenta bancaria o tarjeta;
• una persona extranjera poseía 25% o más del poder de voto o del valor de las acciones, directa o indirectamente, en cualquier momento del año fiscal;
• un inversionista principal pidió estados financieros.

Cada uno agrega algo que la contabilidad debe mostrar y un documento con el que debe coincidir. Reúna primero estos documentos:

• los documentos de constitución y la carta del EIN;
• los estados de cuenta bancarios y de tarjetas desde la constitución;
• una lista de los costos que los fundadores pagaron personalmente, con recibos;
• los documentos del SAFE o del pagaré y la tabla de capitalización;
• los registros de nómina y de contratistas, si los hay.

¿Qué exige el IRS de la contabilidad de una startup, sin importar el software?

El IRS exige una contabilidad que respalde cada partida de la declaración, no un sistema específico; en la mayoría de los casos no se exige ningún tipo particular de registro (Publication 583). Toda persona obligada al impuesto debe conservar los registros que el IRS prescribe (26 U.S.C. § 6001), y esos registros incluyen una conciliación de cualquier diferencia entre la contabilidad y la declaración (26 CFR 1.446-1(a)(4)).

Conserve los registros que respaldan una partida de ingreso o de deducción hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración. Conserve los registros de los bienes, como las laptops, hasta que venza el plazo del año en que los enajene en una disposición gravable, aun después de que termine la depreciación. Conserve los registros de impuestos de nómina al menos cuatro años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra después (Publication 583). Un costo que se deduce en varias declaraciones necesita sus recibos hasta que venza el plazo de prescripción de la última declaración que reclame una parte.

¿Basta una hoja de cálculo para la contabilidad de una startup en etapa inicial?

Una hoja de cálculo puede cumplir el estándar del IRS cuando muestra con claridad los ingresos y gastos y se concilia con los documentos (Publication 583). Deja de servir cuando la contabilidad necesita controles que una hoja de cálculo no puede dar.

La Publication 583 describe dos diseños. Un sistema de partida simple se basa en el estado de resultados y registra el flujo de ingresos y gastos. Un sistema de partida doble registra cada transacción como un débito en una cuenta y un crédito en otra, por lo que se equilibra solo, y sus cuentas muestran activos, pasivos y patrimonio neto (capital, en una corporación), además de ingresos y gastos. En palabras sencillas, cada transacción se anota dos veces, una por el origen del dinero y otra por su destino, y los dos lados deben coincidir. El IRS indica que la partida doble tiene controles y contrapesos incorporados. Una startup con dinero de SAFE o de pagarés, préstamos de fundadores o acciones tiene pasivos y capital que registrar, algo que una lista de ingresos y gastos no muestra.

Para saber cómo una hoja de cálculo puede cumplir el estándar y cómo dejarla, consulte llevar la contabilidad en una hoja de cálculo.

¿Qué software contable usan la mayoría de las startups y qué debe hacer?

Ninguna fuente oficial informa qué software usa la mayoría de las startups, y el IRS no exige ninguno. Elija cualquier sistema que haga lo que sigue; para una comparación directa, consulte la guía comparativa de software. El IRS pide una descripción de un sistema computarizado, incluidos sus controles contra adiciones, cambios o eliminaciones no autorizados, y su catálogo de cuentas (Publication 583).

¿Debe la contabilidad ser de efectivo o de acumulación desde el primer día, y debe coincidir con el método fiscal?

Elija el método antes del primer asiento y espere que la declaración use el mismo. El ingreso gravable se calcula con el método que la corporación usa regularmente para llevar su contabilidad (26 U.S.C. § 446(a); instrucciones del Form 1120), y la Publication 583 indica usar el mismo método para calcular el ingreso gravable y para llevar la contabilidad. Una corporación elige su método fiscal en su primera declaración, y cambiarlo después por lo general requiere la aprobación del IRS en el Form 3115 (Publication 538). Con el método de efectivo, el ingreso cuenta cuando se recibe y los gastos cuando se pagan. Con el de acumulación, el ingreso cuenta cuando se gana y los gastos cuando se incurren (Publication 583).

Una corporación C por lo general no puede usar el método de efectivo. Una excepción que puede aplicar a una startup es la prueba de ingresos brutos: ingresos brutos anuales promedio de los tres años fiscales anteriores de $32,000,000 o menos, y que no sea un refugio fiscal (tax shelter). Esa cifra corresponde a los años fiscales que comienzan en 2026 (Revenue Procedure 2025-32); la regla está en 26 U.S.C. § 448 y en la Publication 538. Una corporación que existe desde hace menos de tres años se evalúa por el período que ha existido, y un año fiscal corto se anualiza (§ 448(c)(3)). Los ingresos brutos de empresas relacionadas, como un grupo controlado, se suman (§ 448(c)(2); instrucciones del Form 1120). Una corporación que más adelante no cumple la prueba debe cambiar al método de acumulación y presentar el Form 3115 (Publication 538). Una empresa que vende productos de un inventario tiene reglas adicionales; consulte efectivo o acumulación para un negocio pequeño.

Los registros que respaldan la declaración incluyen una conciliación de cualquier diferencia entre la contabilidad y la declaración (26 CFR 1.446-1(a)(4)); el Schedule M-1 del Form 1120 concilia el ingreso según los libros con el ingreso según la declaración. Si una corporación puede llevar libros de acumulación para los inversionistas y aun así presentar con el método de efectivo es otra cuestión; consulte libros de acumulación y declaración con método de efectivo. Resuélvalo con un CPA antes de la primera declaración, porque el método se elige entonces. Si un inversionista pide después estados de acumulación, consulte cómo pasar del método de efectivo al de acumulación.

¿Qué configuro antes de la primera transacción?

Configure seis cosas antes de la primera transacción.

1. Una cuenta bancaria y una tarjeta de la empresa. El IRS aconseja a un negocio nuevo abrir una cuenta corriente del negocio, mantenerla separada de las cuentas personales, depositar en ella todos los ingresos y usarla solo para el negocio. Anote la fuente de cada depósito, como ingresos del negocio, fondos personales o un préstamo (Publication 583). Aquí eso significa pago de un cliente, compra de acciones, SAFE, pagaré o préstamo de un fundador. Una tarjeta de la empresa mantiene los gastos de tarjeta fuera de los estados de cuenta personales.
2. El nombre legal y el EIN. Use el nombre que figura en los documentos de constitución y en la carta del EIN para la contabilidad, el banco, la nómina y la declaración.
3. El método contable. Elíjalo como se explicó antes.
4. Un catálogo de cuentas. Las cuentas de activo, pasivo y capital permanecen abiertas de forma permanente; las cuentas de ingresos y gastos se cierran cada año (Publication 583). Agregue cuentas para SAFE, pagarés y préstamos de fundadores. Consulte catálogo de cuentas para una startup.
5. Quién registra, quién aprueba, quién revisa. Defina quién puede registrar transacciones, quién aprueba pagos y quién revisa la conciliación bancaria de cada mes. Estos controles pertenecen a la descripción del sistema que pide el IRS (Publication 583).
6. Una regla de gastos. Pague desde la cuenta o la tarjeta de la empresa. Un costo que un fundador paga personalmente se anota en la lista de pagos de fundadores esa misma semana, con el recibo.

¿Cómo registro los costos que los fundadores pagaron antes de que existiera la empresa?

Registre cada costo pagado por un fundador con su fecha, beneficiario, monto, lo que compró y quién pagó. La contabilidad mostrará entonces un monto que la empresa le debe al fundador o un aporte de capital. Defina cuál con un CPA antes de que los inversionistas vean el balance general.

Los impuestos clasifican estos costos en grupos, así que lístelos según lo que compraron.

Constituirse por sí solo no inicia estas deducciones: una corporación inicia su actividad cuando empieza las operaciones para las que se organizó, no el día en que se constituye (26 CFR 1.248-1(d)). Para cada grupo, se considera que la corporación elige la deducción y la amortización del año en que inicia su actividad. En cambio, puede elegir capitalizar el grupo en una declaración presentada a tiempo para ese año, incluidas las prórrogas, y cualquiera de las dos opciones es irrevocable (26 CFR 1.248-1(c); 26 CFR 1.195-1(b); instrucciones del Form 4562). Defina el año de inicio y la opción con un CPA antes de presentar esa declaración. Cómo se deduce cada grupo, si la corporación puede deducir los costos pagados antes de existir y cómo reembolsar a los fundadores se explica en costos de puesta en marcha antes de constituirse.

¿Debe la contabilidad coincidir con la declaración de la corporación, incluido el balance general?

Por lo general, sí. La contabilidad es la fuente de la declaración, y el balance general del Form 1120, Schedule L, cuando se exige, debe coincidir con los libros y registros de la corporación (instrucciones del Form 1120). El total de activos anotado en la página 1 usa el método que se emplea regularmente para llevar los libros. El Schedule M-1 concilia el ingreso según los libros con el ingreso según la declaración, así que cualquier diferencia debe poder explicarse.

Una corporación cuyos ingresos totales y activos totales al cierre del año son ambos menores de $250,000 no tiene que completar los Schedules L, M-1 y M-2 si marca Sí en la pregunta 13 del Schedule K (instrucciones del Form 1120). La contabilidad aun así debe respaldar la declaración. El efectivo de una ronda cuenta para los activos totales al cierre del año, por lo que una ronda puede terminar con esa exención.

Para la primera declaración de una empresa sin ingresos, consulte el primer Form 1120 de su startup.

¿Qué verificarán los inversionistas y sus abogados contra la contabilidad, y qué registros deben ser fáciles de obtener?

Los derechos de información de un inversionista suelen provenir de los documentos de inversión firmados, no de las reglas de conservación de registros del IRS. Sea lo que sea que pidan, la contraparte puede cotejar cada saldo con un segundo documento, así que mantenga fácilmente accesibles los registros detrás de estos pares.

Para ver la lista completa de lo que va en un data room, consulte registros financieros que piden los inversionistas en la debida diligencia. Para los estados mensuales y los paquetes para la junta, consulte estados financieros mensuales para inversionistas y la junta.

¿Cuándo paso de hacerlo yo mismo a un responsable contable o un contador?

Las reglas de conservación de registros del IRS no exigen un responsable contable ni un contador, pero la corporación sigue siendo responsable de sus libros y registros en cualquier caso (preguntas frecuentes del IRS; 26 U.S.C. § 6001).

Una configuración hecha por usted mismo necesita la revisión de una segunda persona cuando se aplica cualquier caso de la lista de la primera sección, cuando el primer Form 1120 está cerca y el balance general no concilia, o cuando la conciliación mensual con el banco lleva más de un mes de atraso. Cuando se aplican varios, es más fácil terminar el trabajo antes de una ronda que después de la solicitud de un inversionista. Para el alcance y los plazos, consulte contabilidad para una startup con capital de riesgo. Para elegir, consulte cómo elegir un contador para una startup. Para saber qué determina la tarifa, consulte costo de contabilidad de una startup.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Dinero de SAFE y el primer gasto

Dos fundadores constituyen una corporación de Delaware y recaudan US$250,000 con SAFE. Abren una cuenta bancaria de la empresa y configuran un software de partida doble antes del primer depósito. El depósito se registra contra los SAFE firmados, no como ventas. Al cierre del mes, la contabilidad muestra US$250,000 recibidos, US$40,000 gastados y una conciliación bancaria que coincide con el estado de cuenta en US$210,000.

Costos pagados antes de abrir la cuenta bancaria

Un fundador pagó US$18,000 antes de que la empresa tuviera una cuenta: US$5,000 por la constitución y tarifas estatales, US$3,000 por el registro de una marca y US$10,000 por laptops y software. El fundador lista cada pago con su fecha, beneficiario y recibo. La contabilidad registra cada uno según lo que compró, con los US$18,000 mostrados como adeudados al fundador o como un aporte, según lo que aconseje el CPA. Cuando se prepara la primera declaración, el CPA clasifica las partidas según lo que compraron: costos de organización, costos de puesta en marcha, activos u otra cosa.

Una hoja de cálculo que se queda corta

Una startup sin ingresos registra unos US$6,000 mensuales de gastos en una hoja de cálculo que lleva un fundador. Luego agrega nómina para dos empleados, paga a contratistas y abre una segunda cuenta bancaria. La hoja de cálculo ya no puede conciliarse con dos estados de cuenta. La startup primero reconstruye los registros hasta el cierre de un mes elegido y concilia ambas cuentas con sus estados de cuenta. Luego abre un software contable con un conjunto completo y equilibrado de saldos iniciales (efectivo, activos, pasivos de nómina, montos adeudados a fundadores y capital), no solo los saldos bancarios. Conserva la hoja de cálculo en el archivo, toma las cifras del año completo de ambos registros sin contar dos veces una transacción y concilia ambas cuentas cada mes a partir de entonces.

¿Su caso es distinto?

• Los fundadores pagaron costos, entró dinero por SAFE o pagarés, un inversionista principal pidió estados financieros, o su contabilidad está atrasada o en una hoja de cálculo: esto define el método contable, cómo se registran los gastos pasados y qué debe coincidir con el primer Form 1120. Obtenga ayuda contable y fiscal para startups antes de la ronda; para una limpieza, consulte cómo limpiar su contabilidad antes de recaudar fondos.
• Empezó la nómina y los pasivos de nómina no se saldan: consulte pasivos de nómina que no se saldan.
• Cerró una ronda con precio o convirtió SAFE y pagarés: consulte cómo registrar una ronda con precio.
• Una persona extranjera poseía 25% o más del poder de voto o del valor de las acciones, directa o indirectamente, en cualquier momento del año fiscal: una persona extranjera es un individuo que no es ciudadano ni residente de EE. UU., o una empresa no organizada en EE. UU. La corporación también puede tener que presentar el Form 5472 y debe llevar libros que respalden su declaración (instrucciones del Form 5472). Consulte contabilidad de una empresa de EE. UU. de propiedad extranjera y obtenga ayuda contable y fiscal para startups.
• Se suman inversionistas extranjeros a la ronda: consulte inversionistas extranjeros en una ronda de una startup.
• La empresa es una LLC que tributa como sociedad de personas o como propietario único: las reglas corporativas de aquí no aplican tal como están escritas; consulte costos de puesta en marcha pagados personalmente antes de la LLC.