Software de contabilidade para startup antes da captação

O que a escrituração contábil de uma startup em fase inicial precisa fazer antes de os investidores olharem?

A escrituração de uma startup pre-seed nos EUA precisa registrar cada dólar em nome da empresa, fechar o balanço sozinha, concordar com o banco todo mês e alimentar o primeiro Form 1120 (declaração de imposto de renda de corporação C), inclusive o balanço patrimonial quando ele for exigido. O IRS não exige nenhum sistema específico, então a escolha depende dessas tarefas, não de uma marca (manutenção de registros do IRS). Esta página supõe uma corporação dos EUA que entrega o Form 1120.

O caso deixa de ser simples quando:

• os fundadores pagaram custos com cartões pessoais antes de a empresa ter uma conta;
• entrou dinheiro por SAFEs, notas ou empréstimos de fundadores, que não são vendas;
• a empresa tem folha de pagamento, prestadores de serviços ou mais de uma conta bancária ou cartão;
• uma pessoa estrangeira era dona de 25% ou mais do poder de voto ou do valor das ações, direta ou indiretamente, em qualquer momento do ano fiscal;
• um investidor líder pediu demonstrações financeiras.

Cada um desses casos acrescenta algo que a escrituração precisa mostrar e um documento com o qual ela precisa bater. Reúna primeiro:

• os documentos de constituição e a carta do EIN;
• os extratos do banco e do cartão desde a constituição;
• uma lista dos custos que os fundadores pagaram pessoalmente, com os recibos;
• os documentos do SAFE ou da nota e a composição acionária (cap table);
• os registros da folha de pagamento e dos prestadores de serviços, se houver.

O que o IRS exige da escrituração de uma startup, qualquer que seja o software?

O IRS exige uma escrituração que sustente cada lançamento da declaração, não um sistema específico; na maioria dos casos nenhum tipo de registro em particular é exigido (Publication 583). Toda pessoa sujeita a imposto deve manter os registros que o IRS prescreve (26 U.S.C. § 6001), e esses registros incluem uma conciliação de qualquer diferença entre a escrituração e a declaração (26 CFR 1.446-1(a)(4)).

Guarde os registros que sustentam um item de renda ou de dedução até o fim do prazo de prescrição daquela declaração. Guarde os registros de bens, como notebooks, até o fim do prazo do ano em que você se desfizer deles em uma alienação tributável, mesmo depois de a depreciação terminar. Guarde os registros de impostos sobre a folha de pagamento por pelo menos quatro anos depois de o imposto vencer ou ser pago, o que ocorrer por último (Publication 583). Um custo deduzido ao longo de várias declarações precisa dos recibos até o fim do prazo de prescrição da última declaração que reivindica parte dele.

Uma planilha basta para a escrituração contábil de uma startup em fase inicial?

Uma planilha pode atender ao padrão do IRS quando mostra com clareza receitas e despesas e se liga aos documentos (Publication 583). Ela deixa de funcionar quando a escrituração precisa de conferências que uma planilha não oferece.

A Publication 583 descreve dois modelos. O de partidas simples (single-entry) parte da demonstração do resultado e registra o fluxo de receitas e despesas. O de partidas dobradas (double-entry) registra cada transação como um débito em uma conta e um crédito em outra, então se equilibra sozinho, e suas contas mostram ativos, passivos e patrimônio líquido (net worth; em uma corporação, o equity), além de receitas e despesas. Em palavras simples, cada transação é lançada duas vezes, uma no lugar de onde o dinheiro veio e outra no lugar para onde foi, e os dois lados precisam bater. O IRS diz que as partidas dobradas têm controles e contrapesos embutidos. Uma startup que tem dinheiro de SAFE ou de nota, empréstimos de fundadores ou ações tem passivos e patrimônio líquido para acompanhar, o que uma lista de receitas e despesas não mostra.

Para saber como uma planilha pode atender ao padrão e como sair dela, veja escrituração contábil em planilha.

Qual software de contabilidade a maioria das startups usa, e o que ele deve fazer?

Nenhuma fonte oficial informa qual software a maioria das startups usa, e o IRS não exige nenhum. Escolha qualquer sistema que faça o que está abaixo; para uma comparação direta, veja o guia de comparação de softwares. O IRS pede uma descrição do sistema computadorizado, inclusive seus controles contra acréscimos, alterações ou exclusões não autorizados, e o seu plano de contas (Publication 583).

A escrituração deve ser em regime de caixa ou de competência desde o primeiro dia, e o método fiscal precisa ser o mesmo?

Escolha o método antes do primeiro lançamento e espere que a declaração use o mesmo. A renda tributável é apurada pelo método que a corporação usa regularmente na sua escrituração (26 U.S.C. § 446(a); instruções do Form 1120), e a Publication 583 diz para usar o mesmo método para apurar a renda tributável e para manter a escrituração. Uma corporação escolhe o método fiscal na primeira declaração, e mudá-lo depois em geral exige aprovação do IRS no Form 3115 (Publication 538). No regime de caixa, a renda conta quando é recebida e a despesa quando é paga. No regime de competência, a renda conta quando é ganha e a despesa quando é incorrida (Publication 583).

Uma corporação C em geral não pode usar o regime de caixa. Uma exceção que pode valer para uma startup é o teste de receita bruta: receita bruta anual média dos três anos fiscais anteriores de $32.000.000 ou menos, e não ser um tax shelter (estrutura de abrigo fiscal). Esse valor vale para anos fiscais que começam em 2026 (Revenue Procedure 2025-32); a regra em si está no 26 U.S.C. § 448 e na Publication 538. Uma corporação que existe há menos de três anos é testada pelo período em que existiu, e um ano fiscal reduzido é anualizado (§ 448(c)(3)). A receita bruta de empresas relacionadas, como um grupo controlado, é somada (§ 448(c)(2); instruções do Form 1120). Uma corporação que depois não passar no teste precisa mudar para o regime de competência e entregar o Form 3115 (Publication 538). Uma empresa que vende produtos do estoque tem regras adicionais; veja regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.

Os registros que sustentam a declaração incluem uma conciliação de qualquer diferença entre a escrituração e a declaração (26 CFR 1.446-1(a)(4)); o Schedule M-1 do Form 1120 concilia a renda segundo a escrituração com a renda segundo a declaração. Se uma corporação pode manter a escrituração em regime de competência para os investidores e ainda entregar a declaração em regime de caixa é uma questão à parte; veja escrituração em regime de competência e declaração em regime de caixa. Resolva isso com um CPA (contador público habilitado) antes da primeira declaração, porque o método é escolhido nela. Se um investidor pedir depois demonstrações em regime de competência, veja como passar do regime de caixa para o de competência.

O que configurar antes da primeira transação?

Configure seis coisas antes da primeira transação.

1. Uma conta bancária da empresa e um cartão da empresa. O IRS recomenda que um negócio novo abra uma conta corrente empresarial, mantenha-a separada das contas pessoais, deposite nela todas as receitas e a use só para o negócio. Anote a origem de cada depósito, como receita do negócio, dinheiro pessoal ou empréstimo (Publication 583). Aqui isso significa pagamento de cliente, compra de ações, SAFE, nota ou empréstimo de fundador. Um cartão da empresa mantém os gastos fora dos extratos pessoais.
2. O nome legal e o EIN. Use, na escrituração, no banco, na folha de pagamento e na declaração, o nome que consta nos documentos de constituição e na carta do EIN.
3. O método contábil. Escolha-o como explicado acima.
4. Um plano de contas. As contas de ativo, passivo e patrimônio líquido ficam abertas de forma permanente; as contas de receita e despesa são encerradas todo ano (Publication 583). Acrescente contas para SAFEs, notas e empréstimos de fundadores. Veja plano de contas para uma startup.
5. Quem lança, quem aprova, quem revisa. Defina quem pode lançar transações, quem aprova pagamentos e quem revisa a conciliação bancária de cada mês. Esses controles fazem parte da descrição do sistema que o IRS pede (Publication 583).
6. Uma regra de gastos. Pague pela conta ou pelo cartão da empresa. Um custo que um fundador paga pessoalmente entra na lista de custos pagos por fundadores na mesma semana, com o recibo.

Como registro os custos que os fundadores pagaram antes de a empresa existir?

Registre cada custo pago por um fundador com data, beneficiário, valor, o que comprou e quem pagou. A escrituração passa a mostrar um valor que a empresa deve ao fundador ou um aporte de capital. Defina qual dos dois com um CPA antes de os investidores verem o balanço patrimonial.

O imposto separa esses custos em grupos, então liste-os pelo que compraram.

Constituir a corporação, por si só, não inicia essas deduções: uma corporação começa o negócio quando inicia as operações para as quais foi organizada, não no dia em que é constituída (26 CFR 1.248-1(d)). Para cada grupo, presume-se que a corporação optou pela dedução e pela amortização no ano em que o negócio começa. Ela pode, em vez disso, optar por capitalizar o grupo em uma declaração entregue no prazo para esse ano, inclusive com prorrogações, e as duas escolhas são irrevogáveis (26 CFR 1.248-1(c); 26 CFR 1.195-1(b); instruções do Form 4562). Defina o ano de início e a escolha com um CPA antes de entregar essa declaração. Como cada grupo é deduzido, se a corporação pode deduzir custos pagos antes de existir e como reembolsar os fundadores estão em custos de startup antes da constituição.

A escrituração precisa bater com a declaração de imposto da corporação, inclusive o balanço patrimonial?

Em geral, sim. A escrituração é a fonte da declaração, e o balanço patrimonial do Schedule L do Form 1120, quando exigido, deve concordar com os livros e registros da corporação (instruções do Form 1120). O total de ativos informado na página 1 usa o método regularmente adotado na escrituração. O Schedule M-1 concilia a renda segundo a escrituração com a renda segundo a declaração, então qualquer diferença precisa ser explicável.

Uma corporação cuja receita total e cujo total de ativos no fim do ano são, ambos, inferiores a $250.000 não precisa preencher os Schedules L, M-1 e M-2 se marcar Yes na pergunta 13 do Schedule K (instruções do Form 1120). A escrituração ainda precisa sustentar a declaração. O dinheiro de uma captação conta no total de ativos do fim do ano, então uma captação pode acabar com essa dispensa.

Para a primeira declaração de uma empresa sem receita, veja o primeiro Form 1120 da sua startup.

O que os investidores e seus advogados vão conferir na escrituração, e quais registros devem ser fáceis de localizar?

Os direitos de informação de um investidor em geral vêm dos documentos de investimento assinados, não das regras de registros do IRS. Seja o que for pedido, a outra parte pode ligar cada saldo da escrituração a um segundo documento; por isso, deixe fáceis de localizar os registros por trás destes pares.

Para a lista completa do que vai em um data room (sala virtual de documentos), veja registros financeiros que os investidores pedem na due diligence. Para demonstrações mensais e pacotes para o conselho, veja demonstrações financeiras mensais para investidores e para o conselho.

Quando passo de fazer sozinho para um responsável contábil ou um contador?

As regras de registros do IRS não exigem um responsável contábil nem um contador, mas a corporação continua responsável pelos seus livros e registros de qualquer forma (perguntas frequentes do IRS; 26 U.S.C. § 6001).

Uma configuração feita por conta própria precisa da revisão de uma segunda pessoa quando qualquer caso da lista da primeira seção se aplicar, quando o primeiro Form 1120 estiver próximo e o balanço patrimonial não fechar, ou quando a conferência mensal com o banco estiver mais de um mês atrasada. Quando vários casos se aplicam, é mais fácil terminar o trabalho antes de uma captação do que depois do pedido de um investidor. Para escopo e prazos, veja escrituração contábil para uma startup financiada por venture capital. Para escolher, veja como escolher um contador para uma startup. Para saber o que define o valor, veja custo da contabilidade de uma startup.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Dinheiro de SAFE e os primeiros gastos

Dois fundadores constituem uma corporação de Delaware e captam US$250.000 em SAFEs. Eles abrem uma conta bancária da empresa e configuram um software de partidas dobradas antes do primeiro depósito. O depósito é registrado contra os SAFEs assinados, não como vendas. No fim do mês, a escrituração mostra US$250.000 recebidos, US$40.000 gastos e uma conciliação bancária que bate com o extrato em US$210.000.

Custos pagos antes de a conta bancária ser aberta

Um fundador pagou US$18.000 antes de a empresa ter uma conta: US$5.000 de constituição e taxas estaduais, US$3.000 de um pedido de registro de marca e US$10.000 de notebooks e software. O fundador lista cada pagamento com data, beneficiário e recibo. A escrituração registra cada um conforme o que comprou, com os US$18.000 mostrados como devidos ao fundador ou como um aporte, conforme o CPA orientar. Quando a primeira declaração é preparada, o CPA classifica os itens pelo que compraram: custos de organização, custos de início de operação, ativos ou outra coisa.

Uma planilha que fica pequena demais

Uma startup sem receita acompanha cerca de US$6.000 de gastos por mês em uma planilha mantida por um fundador. Depois ela passa a ter folha de pagamento para dois empregados, paga prestadores de serviços e abre uma segunda conta bancária. A planilha não consegue mais ser conciliada com dois extratos. A startup primeiro refaz os registros até o fim de um mês escolhido e concilia as duas contas com os extratos. Depois abre um software de contabilidade com um conjunto completo e equilibrado de saldos iniciais (caixa, ativos, passivos da folha de pagamento, valores devidos aos fundadores e patrimônio líquido), e não apenas com os saldos bancários. Mantém a planilha arquivada, toma os números do ano inteiro dos dois registros sem contar nenhuma transação duas vezes e concilia as duas contas todo mês daí em diante.

E no seu caso?

• Os fundadores pagaram custos, entrou dinheiro por SAFEs ou notas, um investidor líder pediu demonstrações financeiras, ou a sua escrituração está atrasada ou em uma planilha: esses fatores definem o método contábil, como os gastos passados são registrados e o que precisa bater com o primeiro Form 1120. Procure ajuda de contabilidade e impostos para startups antes da captação; para uma arrumação, veja como arrumar a escrituração antes de captar.
• A folha de pagamento começou e os passivos dela não zeram: veja passivos da folha de pagamento que não zeram.
• Você fechou uma rodada precificada ou converteu SAFEs e notas: veja como registrar uma rodada precificada.
• Uma pessoa estrangeira era dona de 25% ou mais do poder de voto ou do valor das ações, direta ou indiretamente, em qualquer momento do ano fiscal: uma pessoa estrangeira é um indivíduo que não é cidadão nem residente dos EUA, ou uma empresa não constituída nos EUA. A corporação também pode ter de entregar o Form 5472 (declaração informativa de empresa americana de propriedade estrangeira) e precisa manter uma escrituração que sustente a declaração (instruções do Form 5472). Veja escrituração contábil de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira e procure ajuda de contabilidade e impostos para startups.
• Investidores estrangeiros estão entrando na rodada: veja investidores estrangeiros em uma rodada de startup.
• A empresa é uma LLC tributada como sociedade de pessoas ou uma empresa individual: as regras de corporação deste guia não se aplicam como estão escritas; veja custos de startup pagos pessoalmente antes da LLC.