Startup Muhasebe Yazılımı ve Kurulum: Yatırım Öncesi Rehber

Erken aşama bir startup'ın muhasebe kayıtları, yatırımcılar bakmadan önce neleri yapmalıdır?

Pre-seed aşamasındaki bir startup'ın muhasebe kayıtları, şirketin adına her doları kaydetmeli, kendi içinde dengelenmeli, her ay bankayla uyuşmalı ve ilk Form 1120'yi, gerekliyse bilançosuyla birlikte beslemelidir. IRS belirli bir sistem istemez; bu yüzden seçim bir markaya değil, bu işlere göre yapılır (IRS kayıt tutma). Bu sayfa, Form 1120 veren bir ABD şirketini (corporation) varsayar.

Şu durumlarda mesele basit olmaktan çıkar:

• kurucular, şirketin hesabı olmadan önce giderleri kişisel kartlarla ödedi;
• para SAFE, borç senedi veya kurucu kredisi olarak girdi; bunlar satış değildir;
• şirketin bordrosu, yüklenicileri veya birden fazla banka hesabı ya da kartı var;
• vergi yılının herhangi bir anında, bir yabancı kişi hisselerin oy hakkının veya değerinin %25 veya daha fazlasına doğrudan ya da dolaylı sahipti;
• lider yatırımcı mali tablolar istedi.

Bunların her biri, kayıtların göstermesi gereken yeni bir şey ve kayıtların tutması gereken yeni bir belge ekler. Önce şunları toplayın:

• kuruluş belgeleri ve EIN onay yazısı;
• kuruluştan bu yana banka ve kart hesap özetleri;
• kurucuların kendi ceplerinden ödediği giderlerin makbuzlu listesi;
• SAFE veya borç senedi belgeleri ve hisse sahipliği tablosu (cap table);
• varsa bordro ve yüklenici kayıtları.

Yazılım ne olursa olsun, IRS bir startup'ın muhasebe kayıtlarından ne bekler?

IRS, beyannamedeki her kaydı destekleyen kayıtlar ister; belirli bir sistem istemez, çoğu durumda belirli bir kayıt türü de zorunlu değildir (Publication 583). Vergi yükümlüsü her kişi, IRS'nin öngördüğü kayıtları tutmalıdır (26 U.S.C. § 6001); bu kayıtlara, defterler ile beyanname arasındaki farkların mutabakatı da dahildir (26 CFR 1.446-1(a)(4)).

Bir gelir veya indirim kalemini destekleyen kayıtları, o beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar saklayın. Dizüstü bilgisayar gibi mülklere ait kayıtları, amortisman bitse bile, mülkü vergiye tabi bir elden çıkarmayla elden çıkardığınız yılın zamanaşımı süresi dolana kadar saklayın. İstihdam vergisi kayıtlarını, verginin ödenmesi gereken tarih ile ödendiği tarihten hangisi daha geçse, ondan sonra en az dört yıl saklayın (Publication 583). Birkaç beyannameye yayılarak indirilen bir giderin makbuzları, bir kısmını talep eden son beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar gerekir.

Erken aşama bir startup'ın muhasebe kayıtları için elektronik tablo yeterli mi?

Bir elektronik tablo, gelir ve giderleri açıkça gösterdiğinde ve belgelerle eşleştiğinde IRS standardını karşılayabilir (Publication 583). Muhasebe kayıtları bir elektronik tablonun veremeyeceği kontroller gerektirdiğinde yetersiz kalır.

Publication 583 iki tasarım tanımlar. Tek taraflı kayıt sistemi gelir tablosuna dayanır ve gelir ile gider akışını kaydeder. Çift taraflı kayıt sisteminde her işlem bir hesaba borç, başka bir hesaba alacak olarak kaydedilir; bu yüzden kendi kendini dengeler ve hesapları gelir ve giderlerin yanında varlıkları, yükümlülükleri ve net değeri (şirketlerde özkaynak) gösterir. Basitçe, her işlem iki kez girilir: biri paranın geldiği yere, biri gittiği yere; iki taraf birbirini tutmalıdır. IRS, çift taraflı kaydın yerleşik kontroller ve dengeler içerdiğini söyler. SAFE veya borç senedi parası, kurucu kredisi ya da hisse tutan bir startup'ın takip etmesi gereken yükümlülükleri ve özkaynağı vardır; gelir ve gider listesi bunları göstermez.

Elektronik tablonun standardı nasıl karşılayabileceği ve ondan nasıl çıkılacağı için elektronik tabloda muhasebe kayıtları rehberine bakın.

Çoğu startup hangi muhasebe yazılımını kullanıyor ve yazılım ne yapmalı?

Hiçbir resmi kaynak, çoğu startup'ın hangi yazılımı kullandığını bildirmez ve IRS hiçbirini zorunlu kılmaz. Aşağıdakileri yapan herhangi bir sistemi seçin; doğrudan karşılaştırma için yazılım karşılaştırma rehberine bakın. IRS, bilgisayarlı bir sistemin tanımını ister: yetkisiz ekleme, değişiklik veya silmeye karşı kontrolleri ve hesap planı bu tanıma dahildir (Publication 583).

Muhasebe kayıtları ilk günden nakit mi, tahakkuk mu olmalı ve vergi yöntemi bununla aynı mı olmalı?

Yöntemi ilk kayıttan önce seçin ve vergi beyannamesinin de aynısını kullanmasını bekleyin. Vergilendirilebilir gelir, şirketin muhasebe kayıtlarını tutarken düzenli olarak kullandığı yönteme göre hesaplanır (26 U.S.C. § 446(a); Form 1120 talimatları); Publication 583 de vergilendirilebilir geliri hesaplamak ve kayıtları tutmak için aynı yöntemin kullanılmasını söyler. Şirket vergi yöntemini ilk beyannamesinde seçer; sonradan değiştirmek genellikle Form 3115 ile IRS onayı gerektirir (Publication 538). Nakit esasında gelir alındığında, gider ödendiğinde sayılır. Tahakkuk esasında gelir kazanıldığında, gider doğduğunda sayılır (Publication 583).

C şirketi genellikle nakit esasını kullanamaz. Bir startup için geçerli olabilecek bir istisna, brüt hasılat testidir: önceki üç vergi yılının ortalama yıllık brüt hasılatı $32.000.000 veya daha az olmalı ve şirket bir vergi sığınağı (tax shelter) olmamalıdır. Bu rakam 2026'da başlayan vergi yılları içindir (Revenue Procedure 2025-32); kuralın kendisi 26 U.S.C. § 448 ve Publication 538 içindedir. Varlığı üç yıldan kısa olan bir şirket, var olduğu süre üzerinden test edilir ve kısa bir vergi yılı yıllığa çevrilir (§ 448(c)(3)). Kontrol edilen grup gibi ilişkili şirketlerin brüt hasılatı toplanır (§ 448(c)(2); Form 1120 talimatları). Testi sonradan geçemeyen şirket tahakkuk esasına geçmeli ve Form 3115 vermelidir (Publication 538). Stoktan ürün satan bir şirket için ek kurallar vardır; bkz. küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu.

Beyannameyi destekleyen kayıtlar, defterler ile beyanname arasındaki farkların mutabakatını içerir (26 CFR 1.446-1(a)(4)); Form 1120 Schedule M-1, defterlere göre geliri beyannameye göre gelirle mutabık hale getirir. Bir şirketin yatırımcılar için tahakkuk esaslı kayıt tutup yine de nakit esasıyla beyanname verip veremeyeceği ayrı bir sorudur; bkz. tahakkuk esaslı kayıtlar ve nakit esaslı vergi beyannamesi. Yöntem o zaman seçildiği için bunu ilk beyannameden önce bir CPA ile netleştirin. Bir yatırımcı sonradan tahakkuk esaslı mali tablolar isterse bkz. nakit esasından tahakkuk esasına geçiş.

İlk işlemden önce neyi kurmalıyım?

İlk işlemden önce altı şey kurun.

1. Bir şirket banka hesabı ve bir şirket kartı. IRS, yeni bir işletmenin bir işletme çek hesabı açmasını, bunu kişisel hesaplardan ayrı tutmasını, tüm tahsilatları bu hesaba yatırmasını ve yalnızca iş için kullanmasını önerir. Her yatışın kaynağını, örneğin işletme geliri, kişisel para veya kredi olarak not edin (Publication 583). Burada bu, müşteri ödemesi, hisse alımı, SAFE, borç senedi veya kurucu kredisi demektir. Şirket kartı, kart harcamalarını kişisel hesap özetlerinin dışında tutar.
2. Yasal ad ve EIN. Muhasebe kayıtlarında, bankada, bordroda ve beyannamede kuruluş belgelerindeki ve EIN onay yazısındaki adı kullanın.
3. Muhasebe yöntemi. Yukarıdaki gibi seçin.
4. Bir hesap planı. Varlık, yükümlülük ve özkaynak hesapları sürekli açık kalır; gelir ve gider hesapları her yıl kapanır (Publication 583). SAFE'ler, borç senetleri ve kurucu kredileri için hesaplar ekleyin. Bkz. startup için hesap planı.
5. Kim girer, kim onaylar, kim inceler. İşlemleri kimin girebileceğini, ödemeleri kimin onaylayacağını ve her ayın banka mutabakatını kimin inceleyeceğini belirleyin. Bu kontroller, IRS'nin istediği sistem tanımında yer alır (Publication 583).
6. Tek bir harcama kuralı. Şirket hesabından veya kartından ödeyin. Bir kurucunun kendi cebinden ödediği gider, makbuzuyla birlikte aynı hafta kurucunun ödediği giderler listesine girilir.

Şirket kurulmadan önce kurucuların ödediği giderleri nasıl kaydederim?

Kurucunun ödediği her gideri tarihi, ödenen taraf, tutar, neyi satın aldığı ve kimin ödediğiyle kaydedin. Muhasebe kayıtları böylece ya şirketin kurucuya borçlu olduğu bir tutarı ya da sermaye katkısını gösterir. Yatırımcılar bilançoyu görmeden önce hangisi olduğunu bir CPA ile netleştirin.

Vergi bu giderleri gruplara ayırır; bu yüzden onları neyi satın aldıklarına göre listeleyin.

Tek başına şirket kurmak bu indirimleri başlatmaz: şirket, kurulduğu gün değil, kurulma amacı olan faaliyetlere başladığında işe başlamış sayılır (26 CFR 1.248-1(d)). Her grup için şirketin, işe başladığı yıl için indirimi ve itfayı seçmiş olduğu varsayılır. Bunun yerine, o yıl için süresinde verilen, uzatmalar dahil bir beyannamede grubu aktifleştirmeyi seçebilir; her iki tercih de geri alınamaz (26 CFR 1.248-1(c); 26 CFR 1.195-1(b); Form 4562 talimatları). Başlangıç yılını ve tercihi o beyanname verilmeden önce bir CPA ile netleştirin. Her grubun nasıl indirildiği, şirketin kurulmadan önce ödenen giderleri indirip indiremeyeceği ve kurucuların nasıl geri ödeneceği şirketleşmeden önceki startup giderleri rehberindedir.

Muhasebe kayıtları, bilanço dahil, şirketin vergi beyannamesiyle uyuşmalı mı?

Genellikle evet. Beyanname için kaynak muhasebe kayıtlarıdır ve Form 1120, Schedule L'deki bilanço, gerekli olduğunda, şirketin defter ve kayıtlarıyla uyuşmalıdır (Form 1120 talimatları). 1. sayfada girilen toplam varlıklar, kayıtları tutarken düzenli kullanılan yöntemi esas alır. Schedule M-1, defterlere göre geliri beyannameye göre gelirle mutabık hale getirir; bu yüzden her fark açıklanabilir olmalıdır.

Toplam hasılatı ile yıl sonu toplam varlıklarının ikisi de $250.000 altında olan bir şirket, Schedule K'nın 13. sorusunda Yes işaretlerse Schedule L, M-1 ve M-2'yi doldurmak zorunda değildir (Form 1120 talimatları). Muhasebe kayıtları yine de beyannameyi desteklemelidir. Yatırım turundan gelen nakit yıl sonu toplam varlıklara dahildir; bu yüzden bir tur bu muafiyeti sona erdirebilir.

Geliri olmayan bir şirketin ilk beyannamesi için bkz. startup'ınızın ilk Form 1120'si.

Yatırımcılar ve avukatları muhasebe kayıtlarında neyi eşleştirir ve hangi kayıtların kolayca çıkarılabilmesi gerekir?

Bir yatırımcının raporlama hakları genellikle IRS kayıt tutma kurallarından değil, imzalanmış yatırım belgelerinden gelir. Ne istenirse istensin, karşı taraf her defter bakiyesini ikinci bir belgeyle eşleştirebilir; bu yüzden aşağıdaki çiftlerin arkasındaki kayıtları kolayca çıkarılabilir tutun.

Veri odasına konacakların tam listesi için yatırımcıların durum tespitinde istediği mali kayıtlar rehberine bakın. Aylık mali tablolar ve yönetim kurulu paketleri için yatırımcılar ve yönetim kurulu için aylık mali tablolar rehberine bakın.

Kendim yapmaktan muhasebe sorumlusuna veya muhasebeciye ne zaman geçmeliyim?

IRS kayıt tutma kuralları bir muhasebe sorumlusu ya da muhasebeci zorunlu kılmaz; ancak her iki durumda da şirket kendi defter ve kayıtlarından sorumlu kalır (IRS SSS; 26 U.S.C. § 6001).

Kendi başınıza kurduğunuz düzenin ikinci bir kişi tarafından gözden geçirilmesi şu durumlarda gerekir: ilk bölümdeki listeden herhangi biri geçerliyse, ilk Form 1120 yaklaşmış ve bilanço mutabık değilse ya da bankayla aylık eşleştirme bir aydan fazla gerideyse. Birkaçı birden geçerliyse işi bir yatırım turundan önce bitirmek, yatırımcının talebinden sonra bitirmekten daha kolaydır. Kapsam ve zamanlama için risk sermayesi destekli bir startup için muhasebe kayıtları rehberine bakın. Seçim yapmak için startup için muhasebeci seçimi rehberine bakın. Ücreti neyin belirlediği için startup muhasebe maliyeti rehberine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

SAFE parası ve ilk harcama

İki kurucu bir Delaware şirketi kurar ve SAFE'lerle US$250.000 toplar. İlk yatıştan önce bir şirket banka hesabı açar ve çift taraflı kayıt yazılımı kurarlar. Yatış satış olarak değil, imzalı SAFE'lere karşılık kaydedilir. Ay sonunda kayıtlar US$250.000 alındığını, US$40.000 harcandığını ve hesap özetiyle US$210.000'da tutan bir banka mutabakatını gösterir.

Banka hesabı açılmadan önce ödenen giderler

Bir kurucu, şirketin hesabı olmadan önce US$18.000 öder: kuruluş ve eyalet harçları için US$5.000, bir marka başvurusu için US$3.000 ve dizüstü bilgisayarlar ile yazılım için US$10.000. Kurucu her ödemeyi tarihi, ödenen tarafı ve makbuzuyla listeler. Muhasebe kayıtları her birini neyi satın aldığına göre kaydeder; US$18.000, CPA'nın önerdiği şekilde kurucuya borç ya da sermaye katkısı olarak gösterilir. İlk beyanname hazırlanırken CPA, kalemleri neyi satın aldıklarına göre sınıflandırır: kuruluş giderleri, işe başlama giderleri, varlıklar veya başka bir şey.

Kendini aşan bir elektronik tablo

Geliri olmayan bir startup, bir kurucunun tuttuğu elektronik tabloda ayda yaklaşık US$6.000 harcamayı izler. Sonra iki çalışan için bordro ekler, yüklenicilere ödeme yapar ve ikinci bir banka hesabı açar. Tablo artık iki hesap özetiyle mutabık hale getirilemez. Startup önce kayıtları seçilen bir ay sonuna kadar yeniden oluşturur ve iki hesabı da hesap özetleriyle mutabık hale getirir. Sonra yalnızca banka bakiyeleriyle değil, eksiksiz ve dengeli bir açılış bakiyeleri kümesiyle (nakit, varlıklar, bordro yükümlülükleri, kuruculara borçlu olunan tutarlar ve özkaynak) muhasebe yazılımını açar. Elektronik tabloyu arşivde tutar, tam yıl rakamlarını hiçbir işlemi iki kez saymadan her iki kayıttan alır ve bundan sonra iki hesabı da her ay mutabık hale getirir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kurucular giderleri ödedi, para SAFE'ler veya borç senetleri yoluyla girdi, lider yatırımcı mali tablolar istedi ya da muhasebe kayıtlarınız geride veya bir elektronik tabloda: bunlar muhasebe yöntemini, geçmiş harcamaların nasıl kaydedileceğini ve ilk Form 1120 ile nelerin tutması gerektiğini belirler. Yatırım turundan önce startup muhasebe ve vergi desteği alın; temizlik için yatırım toplamadan önce muhasebe kayıtlarınızı düzeltme rehberine bakın.
• Bordro başladı ve bordro yükümlülükleri kapanmıyor: bkz. kapanmayan bordro yükümlülükleri.
• Fiyatlandırılmış bir tur kapattınız veya SAFE ile borç senetlerini dönüştürdünüz: bkz. fiyatlandırılmış bir turun kaydı.
• Vergi yılının herhangi bir anında, bir yabancı kişi hisselerin oy hakkının veya değerinin %25 veya daha fazlasına doğrudan ya da dolaylı sahipti: yabancı kişi, ABD vatandaşı veya ABD mukimi olmayan bir birey ya da ABD'de kurulmamış bir şirkettir. Şirketin ayrıca Form 5472 bildirimi olabilir ve beyannamesini destekleyen muhasebe kayıtları tutmalıdır (Form 5472 talimatları). Yabancı sahipli ABD şirketi için muhasebe kayıtları rehberine bakın ve startup muhasebe ve vergi desteği alın.
• Yabancı yatırımcılar tura katılıyor: bkz. bir startup turunda yabancı yatırımcılar.
• Şirket, ortaklık veya şahıs işletmesi olarak vergilendirilen bir LLC: buradaki şirket kuralları olduğu gibi uygulanmaz; bkz. LLC'den önce kişisel olarak ödenen startup giderleri.