스타트업 회계 소프트웨어: 투자 유치 전 준비할 것

초기 스타트업의 장부 관리는 투자자가 살펴보기 전에 무엇을 해 두어야 하나요?

프리시드 스타트업의 장부는 회사 이름으로 들어온 모든 금액을 기록하고, 스스로 균형이 맞아야 하며, 매달 은행 내역과 일치하고, 첫 Form 1120(재무상태표가 필요한 경우 그 재무상태표 포함)의 기초가 되어야 합니다. IRS는 특정 시스템을 요구하지 않으므로, 브랜드가 아니라 이런 역할을 기준으로 고르세요(IRS 기록 보관). 이 페이지는 Form 1120을 제출하는 미국 법인을 전제로 합니다.

다음에 해당하면 단순한 경우가 아닙니다.

• 회사 계좌가 생기기 전에 창업자들이 개인 카드로 비용을 냈을 때
• SAFE, 노트, 창업자 대여금으로 돈이 들어왔을 때(이는 매출이 아닙니다)
• 급여 지급이 있거나, 계약자가 있거나, 은행 계좌나 카드가 둘 이상일 때
• 과세연도 중 언제라도 외국인이 직접 또는 간접적으로 주식의 의결권 또는 가치의 25% 이상을 소유했을 때
• 리드 투자자가 재무제표를 요청했을 때

이 각각은 장부가 보여 주어야 할 내용과 장부가 맞아야 할 서류를 더합니다. 먼저 다음 자료를 모으세요.

• 설립 서류와 EIN 통지서
• 설립 이후의 은행 및 카드 명세서
• 창업자가 개인 돈으로 낸 비용 목록과 영수증
• SAFE 또는 노트 서류와 지분 현황 자료
• 급여 및 계약자 기록(있는 경우)

어떤 소프트웨어를 쓰든 IRS는 스타트업의 장부에 무엇을 요구하나요?

IRS는 특정 시스템이 아니라 신고서의 모든 항목을 뒷받침하는 장부를 요구하며, 대부분의 경우 특정 종류의 기록을 요구하지는 않습니다(Publication 583). 세금을 납부할 의무가 있는 모든 사람은 IRS가 정한 기록을 보관해야 하며(26 U.S.C. § 6001), 그 기록에는 장부와 신고서 사이의 차이를 조정한 내용도 포함됩니다(26 CFR 1.446-1(a)(4)).

소득이나 공제 항목을 뒷받침하는 기록은 해당 신고서의 제척기간이 끝날 때까지 보관하세요. 노트북 같은 자산에 관한 기록은 감가상각이 끝난 뒤에도 그 자산을 과세 대상 처분으로 처분한 해의 제척기간이 끝날 때까지 보관하세요. 고용세 기록은 세금 납부 기한이 지난 날과 세금을 낸 날 중 늦은 날부터 최소 4년 동안 보관하세요(Publication 583). 여러 해의 신고서에 나누어 공제하는 비용은 그 일부를 공제받는 마지막 신고서의 제척기간이 끝날 때까지 영수증이 필요합니다.

초기 스타트업의 장부 관리에 스프레드시트면 충분한가요?

스프레드시트도 수입과 비용이 명확히 드러나고 증빙 서류와 연결되면 IRS 기준을 충족할 수 있습니다(Publication 583). 하지만 스프레드시트로는 할 수 없는 점검이 장부에 필요해지면 한계에 이릅니다.

Publication 583은 두 가지 방식을 설명합니다. 단식부기는 손익계산서를 바탕으로 수입과 비용의 흐름을 기록합니다. 복식부기는 모든 거래를 한 계정의 차변과 다른 계정의 대변으로 기록하므로 스스로 균형이 맞으며, 계정에는 수입과 비용뿐 아니라 자산, 부채, 순자산(법인에서는 자본)도 나타납니다. 쉽게 말해 한 거래를 두 번, 즉 돈이 나온 곳과 들어간 곳에 한 번씩 기록하고 두 쪽이 일치해야 합니다. IRS는 복식부기에 자체 점검과 균형 장치가 있다고 설명합니다. SAFE나 노트로 받은 돈, 창업자 대여금, 주식이 있는 스타트업에는 추적해야 할 부채와 자본이 있는데, 수입과 비용 목록으로는 이것이 드러나지 않습니다.

스프레드시트가 기준을 충족하는 방법과 스프레드시트에서 옮겨 가는 방법은 스프레드시트로 하는 장부 관리를 참고하세요.

대부분의 스타트업은 어떤 회계 소프트웨어를 쓰며, 소프트웨어는 무엇을 할 수 있어야 하나요?

대부분의 스타트업이 어떤 소프트웨어를 쓰는지 알려 주는 공식 자료는 없으며, IRS도 특정 소프트웨어를 요구하지 않습니다. 아래 기능을 갖춘 시스템이면 무엇이든 고르세요. 제품 간 비교는 소프트웨어 비교 가이드를 참고하세요. IRS는 전산 시스템에 대한 설명서를 요구하며, 여기에는 무단 추가, 변경, 삭제를 막는 통제와 계정과목표가 들어갑니다(Publication 583).

장부는 첫날부터 현금주의여야 하나요, 발생주의여야 하나요? 세금 방식도 같아야 하나요?

첫 분개 전에 방식을 정하고, 세금 신고서도 같은 방식을 쓸 것으로 예상하세요. 과세소득은 법인이 장부를 기록할 때 꾸준히 쓰는 방식에 따라 계산하며(26 U.S.C. § 446(a), Form 1120 작성 안내), Publication 583도 과세소득 계산과 장부 기록에 같은 방식을 쓰라고 안내합니다. 법인은 첫 신고서에서 세금 방식을 선택하며, 나중에 바꾸려면 일반적으로 Form 3115로 IRS의 승인을 받아야 합니다(Publication 538). 현금주의 방식에서는 소득을 받을 때, 비용을 낼 때 인식합니다. 발생주의 방식에서는 소득을 벌었을 때, 비용이 발생했을 때 인식합니다(Publication 583).

C corporation은 일반적으로 현금주의 방식을 쓸 수 없습니다. 스타트업에 적용될 수 있는 예외 하나는 총수입 기준입니다. 직전 세 과세연도의 연평균 총수입이 $32,000,000 이하이고 조세 회피 목적의 사업체(tax shelter)가 아니어야 합니다. 이 금액은 2026년에 시작하는 과세연도에 적용되는 금액입니다(Revenue Procedure 2025-32). 규정 자체는 26 U.S.C. § 448과 Publication 538에 있습니다. 존속 기간이 세 해가 안 된 법인은 존속한 기간을 기준으로 판단하고, 짧은 과세연도는 연간으로 환산합니다(§ 448(c)(3)). 지배 관계 그룹(controlled group)처럼 관련된 회사들의 총수입은 합산합니다(§ 448(c)(2), Form 1120 작성 안내). 나중에 이 기준을 충족하지 못한 법인은 발생주의로 바꾸고 Form 3115를 제출해야 합니다(Publication 538). 재고에서 제품을 판매하는 회사에는 추가 규정이 있으므로 소규모 사업의 현금주의와 발생주의를 참고하세요.

신고서를 뒷받침하는 기록에는 장부와 신고서 사이의 차이를 조정한 내용이 포함됩니다(26 CFR 1.446-1(a)(4)). Form 1120 Schedule M-1은 장부상 소득과 신고서상 소득을 조정합니다. 법인이 투자자용으로는 발생주의 장부를 두면서 현금주의로 신고서를 제출할 수 있는지는 별개의 문제입니다. 발생주의 장부와 현금주의 세금 신고서를 참고하세요. 방식은 첫 신고서 때 정해지므로, 그전에 CPA와 정하세요. 나중에 투자자가 발생주의 재무제표를 요청하면 현금주의에서 발생주의로 전환하기를 참고하세요.

첫 거래 전에 무엇을 설정해야 하나요?

첫 거래 전에 여섯 가지를 설정하세요.

1. 회사 은행 계좌와 회사 카드. IRS는 새 사업체에 사업용 당좌 계좌를 열고, 개인 계좌와 분리하고, 모든 수입을 그 계좌에 입금하고, 사업에만 쓰라고 안내합니다. 입금마다 사업 소득, 개인 자금, 대출 등 출처를 적어 두세요(Publication 583). 여기서는 고객 결제, 주식 매입, SAFE, 노트, 창업자 대여금을 뜻합니다. 회사 카드를 쓰면 카드 지출이 개인 명세서에 섞이지 않습니다.
2. 법인의 정식 이름과 EIN. 장부, 은행, 급여, 신고서에 설립 서류와 EIN 통지서에 적힌 이름을 쓰세요.
3. 회계 방식. 위에서 설명한 대로 선택하세요.
4. 계정과목표. 자산, 부채, 자본 계정은 계속 열려 있고, 수입과 비용 계정은 매년 마감됩니다(Publication 583). SAFE, 노트, 창업자 대여금 계정을 추가하세요. 스타트업 계정과목표를 참고하세요.
5. 누가 입력하고, 누가 승인하고, 누가 검토하는지. 거래를 입력할 사람, 지급을 승인할 사람, 매달 은행 대사를 검토할 사람을 정하세요. 이런 통제는 IRS가 요구하는 시스템 설명서에 들어갑니다(Publication 583).
6. 지출 규칙 한 가지. 회사 계좌나 카드로 지급하세요. 창업자가 개인 돈으로 낸 비용은 같은 주에 영수증과 함께 창업자 대납 목록에 올립니다.

회사가 생기기 전에 창업자들이 낸 비용은 어떻게 기록하나요?

창업자가 낸 비용마다 날짜, 지급처, 금액, 구입한 내용, 낸 사람을 기록하세요. 그러면 장부에는 회사가 창업자에게 갚을 금액이나 자본 출자 중 하나로 나타납니다. 투자자가 재무상태표를 보기 전에 CPA와 어느 쪽인지 정하세요.

세법은 이런 비용을 그룹으로 나누므로, 무엇을 샀는지에 따라 목록을 만드세요.

법인 설립만으로 이런 공제가 시작되지는 않습니다. 법인은 설립일이 아니라 설립 목적인 영업을 시작한 때 사업을 시작한 것으로 봅니다(26 CFR 1.248-1(d)). 각 그룹에 대해 법인이 사업을 시작한 해에 공제와 상각을 선택한 것으로 봅니다. 대신 그해의 신고서(연장 기한 포함)를 기한 안에 제출하면서 그 그룹을 자산으로 처리하기로 선택할 수 있으며, 어느 쪽이든 취소할 수 없습니다(26 CFR 1.248-1(c), 26 CFR 1.195-1(b), Form 4562 작성 안내). 그 신고서를 제출하기 전에 CPA와 시작 연도와 선택을 정하세요. 각 그룹을 공제하는 방법, 법인이 생기기 전에 낸 비용을 공제할 수 있는지, 창업자에게 돌려주는 방법은 법인 설립 전 창업 비용에서 다룹니다.

장부는 재무상태표를 포함해 법인 세금 신고서와 일치해야 하나요?

일반적으로 그렇습니다. 장부는 신고서의 바탕이며, 재무상태표가 필요한 경우 Form 1120 Schedule L의 재무상태표는 법인의 장부 및 기록과 일치해야 합니다(Form 1120 작성 안내). 1쪽에 적는 총자산은 장부를 기록할 때 꾸준히 쓰는 방식을 따릅니다. Schedule M-1은 장부상 소득과 신고서상 소득을 조정하므로, 차이가 있으면 설명할 수 있어야 합니다.

총수입과 연말 총자산이 모두 $250,000 미만인 법인은 Schedule K 13번 질문에 "예"로 표시하면 Schedule L, M-1, M-2를 작성하지 않아도 됩니다(Form 1120 작성 안내). 그래도 장부는 신고서를 뒷받침해야 합니다. 투자 유치로 받은 현금은 연말 총자산에 포함되므로, 투자를 받으면 이 면제를 받지 못할 수 있습니다.

매출이 없는 회사의 첫 신고서는 스타트업의 첫 Form 1120을 참고하세요.

투자자와 그 법률 자문은 장부의 무엇을 대조하며, 어떤 기록을 쉽게 꺼낼 수 있어야 하나요?

투자자의 보고 받을 권리는 보통 IRS 기록 보관 규정이 아니라 서명한 투자 계약서에서 나옵니다. 무엇을 요청하든 상대방은 장부의 각 잔액을 두 번째 서류와 대조할 수 있으므로, 아래의 짝이 되는 기록을 쉽게 꺼낼 수 있게 두세요.

데이터룸에 들어가는 전체 목록은 투자자가 실사에서 요청하는 재무 기록을 참고하세요. 월간 재무제표와 이사회 자료는 투자자와 이사회를 위한 월간 재무제표를 참고하세요.

언제 직접 하던 방식에서 장부 담당자나 회계사에게 맡겨야 하나요?

IRS 기록 보관 규정은 장부 담당자나 회계사를 요구하지 않지만, 어느 쪽이든 장부와 기록에 대한 책임은 법인에 남습니다(IRS 자주 묻는 질문, 26 U.S.C. § 6001).

직접 하는 방식은 첫 번째 목록의 어느 경우에든 해당하거나, 첫 Form 1120이 가까운데 재무상태표가 대사되지 않거나, 은행과의 월간 대조가 한 달 넘게 밀리면 다른 사람의 검토가 필요합니다. 여러 가지가 겹치면 투자자가 요청한 뒤보다 투자를 받기 전에 정리하는 편이 쉽습니다. 범위와 시기는 벤처투자를 받은 스타트업의 장부 관리를 참고하세요. 선택은 스타트업 회계사 고르기를, 비용을 좌우하는 요인은 스타트업 회계 비용을 참고하세요.

예시

다음 예시는 설명을 위한 것이며, 금액은 미국 달러입니다.

SAFE로 받은 돈과 첫 지출

창업자 두 명이 델라웨어 주 법인을 설립하고 SAFE로 US$250,000를 조달합니다. 첫 입금 전에 회사 은행 계좌를 열고 복식부기 소프트웨어를 설정합니다. 입금은 매출이 아니라 서명된 SAFE에 대응해 기록합니다. 월말에 장부에는 US$250,000 수령, US$40,000 지출이 나타나고, 은행 대사는 명세서와 같은 US$210,000로 맞습니다.

은행 계좌를 열기 전에 낸 비용

창업자 한 명이 회사 계좌가 생기기 전에 US$18,000를 냈습니다. 법인 설립 및 주 정부 수수료 US$5,000, 상표 출원 US$3,000, 노트북과 소프트웨어 US$10,000입니다. 창업자는 각 지출의 날짜, 지급처, 영수증을 목록으로 정리합니다. 장부에는 각 지출을 구입한 내용에 따라 기록하고, US$18,000는 CPA의 조언에 따라 창업자에게 갚을 금액이나 자본 출자로 표시합니다. 첫 신고서를 준비할 때 CPA가 항목을 구입한 내용에 따라 설립 비용, 창업 비용, 자산, 기타로 분류합니다.

스프레드시트가 감당하지 못하게 되는 경우

아직 매출이 없는 스타트업이 한 창업자가 관리하는 스프레드시트로 월 약 US$6,000의 지출을 기록합니다. 그러다 직원 두 명의 급여를 시작하고, 계약자에게 지급하고, 은행 계좌를 하나 더 엽니다. 이제 스프레드시트는 명세서 두 개와 대사할 수 없습니다. 이 스타트업은 먼저 정한 월말까지 기록을 다시 만들고 두 계좌를 각 명세서와 대사합니다. 그다음 은행 잔액만이 아니라 현금, 자산, 급여 부채, 창업자에게 갚을 금액, 자본까지 균형이 맞는 완전한 기초 잔액을 넣어 회계 소프트웨어를 시작합니다. 스프레드시트는 보관하고, 한 해 전체 수치는 두 기록에서 가져오되 같은 거래를 두 번 세지 않으며, 그때부터 두 계좌를 매달 대사합니다.

상황이 다르다면?

• 창업자가 비용을 냈거나, SAFE나 노트로 돈이 들어왔거나, 리드 투자자가 재무제표를 요청했거나, 장부가 밀려 있거나 스프레드시트에 있다면: 이런 점이 회계 방식, 과거 지출의 기록 방법, 첫 Form 1120과 맞춰야 할 내용을 정합니다. 투자 유치 전에 스타트업 회계 및 세금 상담을 받으세요. 장부 정리는 투자 유치 전 장부 정리를 참고하세요.
• 급여 지급이 시작되었는데 급여 부채가 정리되지 않는다면: 정리되지 않는 급여 부채를 참고하세요.
• 가격이 정해진 투자 라운드를 마감했거나 SAFE와 노트가 전환되었다면: 가격이 정해진 투자 라운드 기록을 참고하세요.
• 과세연도 중 언제라도 외국인이 직접 또는 간접적으로 주식의 의결권 또는 가치의 25% 이상을 소유했다면: 외국인은 미국 시민권자도 미국 거주자도 아닌 개인이거나 미국에서 설립되지 않은 회사를 뜻합니다. 법인에 Form 5472 보고 의무가 있을 수 있으며, 신고서를 뒷받침하는 장부를 보관해야 합니다(Form 5472 작성 안내). 외국인 소유 미국 회사의 장부 관리를 참고하고 스타트업 회계 및 세금 상담을 받으세요.
• 외국인 투자자가 투자 라운드에 참여한다면: 스타트업 투자 라운드의 외국인 투자자를 참고하세요.
• 회사가 파트너십이나 개인사업자로 과세되는 LLC라면: 여기서 설명한 법인 규정은 그대로 적용되지 않습니다. LLC 설립 전에 개인 돈으로 낸 창업 비용을 참고하세요.