Start-up-Buchhaltung vor der Finanzierung: Software, Einrichtung

Was muss die Buchhaltung eines Start-ups in der Frühphase leisten, bevor Investoren hinschauen?

Die Bücher eines Pre-Seed-Start-ups müssen jeden Dollar im Namen der Gesellschaft erfassen, von selbst aufgehen, monatlich mit der Bank übereinstimmen und die erste Form 1120 (US-Körperschaftsteuererklärung einer C Corporation) speisen, einschließlich ihrer Bilanz, wenn eine verlangt wird. Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) schreibt kein bestimmtes System vor; die Wahl richtet sich also nach diesen Aufgaben, nicht nach einer Marke (IRS: Aufzeichnungen). Diese Seite geht von einer US-Kapitalgesellschaft aus, die die Form 1120 einreicht.

Ein Fall ist nicht mehr einfach, wenn:

• Gründer Kosten mit privaten Karten bezahlt haben, bevor die Gesellschaft ein Konto hatte;
• Geld über SAFEs (Simple Agreement for Future Equity, Vereinbarung über eine künftige Beteiligung), Wandeldarlehen oder Gründerdarlehen eingegangen ist, die keine Umsätze sind;
• die Gesellschaft Lohnabrechnung, Auftragnehmer oder mehr als ein Bankkonto oder eine Karte hat;
• eine ausländische Person zu irgendeinem Zeitpunkt im Steuerjahr direkt oder indirekt 25 % oder mehr der Stimmrechte oder des Werts der Anteile hielt;
• ein Lead-Investor Abschlüsse angefordert hat.

Jeder dieser Fälle bringt etwas mit sich, das die Bücher zeigen müssen, und ein Dokument, zu dem sie passen müssen. Legen Sie zuerst bereit:

• die Gründungsunterlagen und das EIN-Bestätigungsschreiben;
• Konto- und Kartenauszüge seit der Gründung;
• eine Liste der Kosten, die Gründer privat bezahlt haben, mit Belegen;
• die SAFE- oder Darlehensunterlagen und die Beteiligungsübersicht;
• Unterlagen zu Lohnabrechnung und Auftragnehmern, falls vorhanden.

Was verlangt der IRS von den Büchern eines Start-ups, unabhängig von der Software?

Der IRS verlangt Bücher, die jede Angabe in der Steuererklärung stützen, kein bestimmtes System; in den meisten Fällen ist keine bestimmte Art von Aufzeichnung vorgeschrieben (Publication 583). Jede steuerpflichtige Person muss die Aufzeichnungen führen, die der IRS vorschreibt (26 U.S.C. § 6001), und zu diesen Aufzeichnungen gehört eine Abstimmung etwaiger Unterschiede zwischen den Büchern und der Steuererklärung (26 CFR 1.446-1(a)(4)).

Bewahren Sie Aufzeichnungen, die einen Einkommens- oder Abzugsposten stützen, bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für diese Steuererklärung auf. Aufzeichnungen zu Vermögensgegenständen wie Laptops bewahren Sie auf, bis die Verjährungsfrist für das Jahr abläuft, in dem Sie sie in einer steuerpflichtigen Veräußerung abgeben, auch nachdem die Abschreibung endet. Unterlagen zur Lohnsteuer bewahren Sie mindestens vier Jahre nach dem späteren der Zeitpunkte auf, zu denen die Steuer fällig wird oder gezahlt ist (Publication 583). Für Kosten, die über mehrere Steuererklärungen abgezogen werden, brauchen Sie die Belege, bis die Verjährungsfrist der letzten Steuererklärung abläuft, die einen Teil davon geltend macht.

Reicht eine Tabelle für die Buchhaltung eines Start-ups in der Frühphase?

Eine Tabelle kann den Standard des IRS erfüllen, wenn sie Einnahmen und Ausgaben klar zeigt und zu den Belegen passt (Publication 583). Sie genügt nicht mehr, wenn die Bücher Prüfungen brauchen, die eine Tabelle nicht leisten kann.

Publication 583 beschreibt zwei Systeme. Eine einfache Buchführung (Single-Entry-System) beruht auf der Gewinn- und Verlustrechnung und erfasst den Fluss von Einnahmen und Ausgaben. Eine doppelte Buchführung (Double-Entry-System) erfasst jede Transaktion als Soll in einem Konto und als Haben in einem anderen, gleicht sich also selbst aus, und ihre Konten zeigen neben Einnahmen und Ausgaben auch Vermögen, Verbindlichkeiten und Nettovermögen (bei einer Kapitalgesellschaft das Eigenkapital). Einfach gesagt wird jede Transaktion zweimal erfasst, einmal dort, woher das Geld kam, und einmal dort, wohin es ging, und beide Seiten müssen übereinstimmen. Der IRS sagt, die doppelte Buchführung habe eingebaute Kontrollen und Gegenkontrollen. Ein Start-up mit Geld aus SAFEs oder Wandeldarlehen, Gründerdarlehen oder Anteilen muss Verbindlichkeiten und Eigenkapital verfolgen, was eine Liste von Einnahmen und Ausgaben nicht zeigt.

Wie eine Tabelle den Standard erfüllen kann und wie Sie von ihr wegkommen, steht in Buchhaltung in einer Tabelle.

Welche Buchhaltungssoftware nutzen die meisten Start-ups, und was sollte sie leisten?

Keine amtliche Quelle sagt, welche Software die meisten Start-ups nutzen, und der IRS verlangt keine. Wählen Sie ein beliebiges System, das die folgenden Aufgaben erfüllt; einen direkten Vergleich finden Sie im Ratgeber zum Softwarevergleich. Der IRS verlangt eine Beschreibung eines computergestützten Systems, einschließlich seiner Kontrollen gegen unbefugte Hinzufügungen, Änderungen oder Löschungen und seines Kontenplans (Publication 583).

Sollen die Bücher von Anfang an nach der Zufluss-Abfluss- oder der periodengerechten Methode geführt werden, und muss die Steuermethode übereinstimmen?

Wählen Sie die Methode vor der ersten Buchung und rechnen Sie damit, dass die Steuererklärung dieselbe verwendet. Das steuerpflichtige Einkommen wird nach der Methode ermittelt, die die Kapitalgesellschaft regelmäßig bei der Führung ihrer Bücher verwendet (26 U.S.C. § 446(a); Anleitung zu Form 1120), und Publication 583 sagt, für die Ermittlung des steuerpflichtigen Einkommens und für die Buchführung dieselbe Methode zu verwenden. Eine Kapitalgesellschaft wählt ihre Steuermethode in der ersten Steuererklärung, und ein späterer Wechsel erfordert in der Regel die Genehmigung des IRS auf Form 3115 (Antrag auf Änderung der Gewinnermittlungsmethode) (Publication 538). Bei der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) zählen Einnahmen bei Zufluss und Ausgaben bei Zahlung. Bei der periodengerechten Methode (Accrual Method) zählen Einnahmen, wenn sie verdient sind, und Ausgaben, wenn sie entstehen (Publication 583).

Eine C Corporation darf die Zufluss-Abfluss-Methode in der Regel nicht verwenden. Eine Ausnahme, die für ein Start-up in Frage kommen kann, ist der Bruttoeinnahmentest: durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen der drei vorangegangenen Steuerjahre von $32.000.000 oder weniger und kein Steuersparmodell (Tax Shelter). Dieser Wert gilt für Steuerjahre, die 2026 beginnen (Revenue Procedure 2025-32); die Regel selbst steht in 26 U.S.C. § 448 und Publication 538. Eine Kapitalgesellschaft, die weniger als drei Jahre besteht, wird für den Zeitraum ihres Bestehens geprüft, und ein kurzes Steuerjahr wird auf ein Jahr hochgerechnet (§ 448(c)(3)). Die Bruttoeinnahmen verbundener Unternehmen, etwa einer Konzerngruppe (Controlled Group), werden zusammengerechnet (§ 448(c)(2); Anleitung zu Form 1120). Eine Kapitalgesellschaft, die den Test später nicht mehr besteht, muss zur periodengerechten Methode wechseln und die Form 3115 einreichen (Publication 538). Für ein Unternehmen, das Produkte aus dem Warenbestand verkauft, gelten weitere Regeln; siehe Zufluss-Abfluss- oder periodengerechte Methode für ein kleines Unternehmen.

Zu den Aufzeichnungen, die die Steuererklärung stützen, gehört eine Abstimmung etwaiger Unterschiede zwischen den Büchern und der Steuererklärung (26 CFR 1.446-1(a)(4)); Schedule M-1 der Form 1120 stimmt das Einkommen laut Büchern mit dem Einkommen laut Steuererklärung ab. Ob eine Kapitalgesellschaft Bücher nach der periodengerechten Methode für Investoren führen und dennoch nach der Zufluss-Abfluss-Methode einreichen kann, ist eine eigene Frage; siehe Periodengerechte Bücher und eine Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode. Klären Sie das vor der ersten Steuererklärung mit einem CPA, denn die Methode wird dann gewählt. Verlangt ein Investor später Abschlüsse nach der periodengerechten Methode, siehe Wechsel von der Zufluss-Abfluss- zur periodengerechten Buchführung.

Was richte ich vor der ersten Transaktion ein?

Richten Sie sechs Dinge vor der ersten Transaktion ein.

1. Ein Firmenkonto und eine Firmenkarte. Der IRS rät einem neuen Unternehmen, ein Geschäftsgirokonto zu eröffnen, es von privaten Konten getrennt zu halten, alle Einnahmen darauf einzuzahlen und es nur geschäftlich zu nutzen. Notieren Sie die Quelle jeder Einzahlung, etwa Geschäftseinnahmen, private Mittel oder ein Darlehen (Publication 583). Hier heißt das: Kundenzahlung, Anteilskauf, SAFE, Wandeldarlehen oder Gründerdarlehen. Eine Firmenkarte hält Ausgaben von privaten Auszügen fern.
2. Der rechtliche Name und die EIN. Verwenden Sie den Namen aus den Gründungsunterlagen und dem EIN-Bestätigungsschreiben für Bücher, Bank, Lohnabrechnung und Steuererklärung.
3. Die Gewinnermittlungsmethode. Wählen Sie sie wie oben beschrieben.
4. Ein Kontenplan. Vermögens-, Verbindlichkeits- und Eigenkapitalkonten bleiben dauerhaft offen; Ertrags- und Aufwandskonten werden jedes Jahr abgeschlossen (Publication 583). Ergänzen Sie Konten für SAFEs, Wandeldarlehen und Gründerdarlehen. Siehe Kontenplan für ein Start-up.
5. Wer bucht, wer genehmigt, wer prüft. Legen Sie fest, wer Transaktionen erfassen darf, wer Zahlungen genehmigt und wer die monatliche Bankabstimmung prüft. Diese Kontrollen gehören in die Systembeschreibung, die der IRS verlangt (Publication 583).
6. Eine Ausgabenregel. Zahlen Sie vom Firmenkonto oder mit der Firmenkarte. Kosten, die ein Gründer privat bezahlt, kommen in derselben Woche mit Beleg auf die Liste der von Gründern bezahlten Kosten.

Wie buche ich Kosten, die Gründer vor dem Bestehen der Gesellschaft bezahlt haben?

Erfassen Sie jede von einem Gründer bezahlte Position mit Datum, Zahlungsempfänger, Betrag, dem Erworbenen und dem Zahlenden. Die Bücher zeigen dann entweder einen Betrag, den die Gesellschaft dem Gründer schuldet, oder eine Kapitaleinlage. Klären Sie mit einem CPA, was zutrifft, bevor Investoren die Bilanz sehen.

Das Steuerrecht ordnet diese Kosten Gruppen zu; listen Sie sie daher danach auf, was sie erworben haben.

Die Gründung allein löst diese Abzüge nicht aus: Eine Kapitalgesellschaft nimmt ihre Geschäftstätigkeit auf, wenn sie die Tätigkeit beginnt, für die sie gegründet wurde, nicht am Tag der Gründung (26 CFR 1.248-1(d)). Für jede Gruppe gilt die Wahl des Abzugs und der Abschreibung für das Jahr, in dem die Geschäftstätigkeit beginnt, als getroffen. Sie kann stattdessen wählen, die Gruppe zu aktivieren, in einer fristgerecht eingereichten Steuererklärung für dieses Jahr, einschließlich Fristverlängerungen, und jede der beiden Entscheidungen ist unwiderruflich (26 CFR 1.248-1(c); 26 CFR 1.195-1(b); Anleitung zu Form 4562). Klären Sie das Startjahr und die Wahl mit einem CPA, bevor diese Steuererklärung eingereicht wird. Wie jede Gruppe abgezogen wird, ob die Kapitalgesellschaft Kosten abziehen kann, die vor ihrem Bestehen gezahlt wurden, und wie Sie Gründer zurückzahlen, steht in Start-up-Kosten vor der Gründung.

Müssen die Bücher mit der Körperschaftsteuererklärung übereinstimmen, einschließlich der Bilanz?

In der Regel ja. Die Bücher sind die Grundlage der Steuererklärung, und die Bilanz in Form 1120, Schedule L, soweit eine verlangt wird, sollte mit den Büchern und Aufzeichnungen der Kapitalgesellschaft übereinstimmen (Anleitung zu Form 1120). Die auf Seite 1 eingetragenen Gesamtaktiva folgen der Methode, die regelmäßig bei der Führung der Bücher verwendet wird. Schedule M-1 stimmt das Einkommen laut Büchern mit dem Einkommen laut Steuererklärung ab; jede Lücke muss sich daher erklären lassen.

Eine Kapitalgesellschaft, deren Gesamteinnahmen und Gesamtaktiva zum Jahresende beide unter $250.000 liegen, muss die Schedules L, M-1 und M-2 nicht ausfüllen, wenn sie in Schedule K, Frage 13 „Yes“ ankreuzt (Anleitung zu Form 1120). Die Bücher müssen die Steuererklärung dennoch stützen. Geld aus einer Finanzierungsrunde zählt zu den Gesamtaktiva zum Jahresende, daher kann eine Finanzierungsrunde diese Ausnahme beenden.

Zur ersten Steuererklärung einer Gesellschaft ohne Umsatz siehe Die erste Form 1120 Ihres Start-ups.

Was gleichen Investoren und ihre Anwälte mit den Büchern ab, und welche Unterlagen sollten schnell greifbar sein?

Die Berichtsrechte eines Investors ergeben sich meist aus den unterzeichneten Beteiligungsverträgen, nicht aus den Aufzeichnungsregeln des IRS. Was auch immer verlangt wird: Eine Gegenseite kann jeden Saldo der Bücher mit einem zweiten Dokument abgleichen; halten Sie daher die Unterlagen hinter diesen Paaren schnell greifbar.

Die vollständige Liste dessen, was in einen Datenraum gehört, steht in Finanzunterlagen, die Investoren bei der Due-Diligence-Prüfung verlangen. Zu monatlichen Abschlüssen und Board-Unterlagen siehe Monatliche Finanzberichte für Investoren und das Board.

Wann wechsle ich von der Eigenarbeit zu einem Buchhalter oder Buchhaltungsexperten?

Die Aufzeichnungsregeln des IRS verlangen weder einen Buchhalter noch einen Buchhaltungsexperten, aber die Kapitalgesellschaft bleibt in beiden Fällen für ihre Bücher und Aufzeichnungen verantwortlich (FAQ des IRS; 26 U.S.C. § 6001).

Eine Einrichtung in Eigenregie braucht die Prüfung durch eine zweite Person, wenn ein Fall aus der Liste im ersten Abschnitt zutrifft, wenn die erste Form 1120 näher rückt und die Bilanz nicht aufgeht oder wenn der monatliche Abgleich mit der Bank mehr als einen Monat im Rückstand ist. Treffen mehrere Punkte zu, ist es leichter, die Arbeit vor einer Finanzierungsrunde zu erledigen als nach der Anfrage eines Investors. Zu Umfang und Zeitplan siehe Buchhaltung für ein Start-up mit Risikokapital. Zur Auswahl siehe Einen Buchhaltungsexperten für ein Start-up wählen. Was die Gebühr bestimmt, steht in Kosten der Buchhaltung für Start-ups.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; Beträge sind in US-Dollar.

SAFE-Geld und die erste Ausgabe

Zwei Gründer gründen eine Kapitalgesellschaft in Delaware und sammeln über SAFEs US$250.000 ein. Sie eröffnen vor der ersten Einzahlung ein Firmenkonto und richten Software mit doppelter Buchführung ein. Die Einzahlung wird gegen die unterzeichneten SAFEs gebucht, nicht als Umsatz. Zum Monatsende zeigen die Bücher US$250.000 Eingang, US$40.000 Ausgaben und eine Bankabstimmung, die mit dem Auszug bei US$210.000 übereinstimmt.

Kosten vor der Eröffnung des Bankkontos

Ein Gründer bezahlte US$18.000, bevor die Gesellschaft ein Konto hatte: US$5.000 für die Gründung und Gebühren des Bundesstaates, US$3.000 für eine Markenanmeldung und US$10.000 für Laptops und Software. Der Gründer listet jede Zahlung mit Datum, Zahlungsempfänger und Beleg auf. Die Bücher erfassen jede nach dem, was sie erworben hat, wobei die US$18.000 je nach Rat des CPA als dem Gründer geschuldet oder als Einlage ausgewiesen werden. Bei der Erstellung der ersten Steuererklärung ordnet der CPA die Posten danach zu, was sie erworben haben: Gründungskosten, Anlaufkosten, Vermögenswerte oder etwas anderes.

Eine Tabelle, die ausgedient hat

Ein Start-up ohne Umsatz verfolgt etwa US$6.000 monatliche Ausgaben in einer Tabelle, die ein Gründer führt. Dann kommen die Lohnabrechnung für zwei Arbeitnehmer, Zahlungen an Auftragnehmer und ein zweites Bankkonto hinzu. Die Tabelle lässt sich nicht mehr mit zwei Auszügen abstimmen. Das Start-up baut zuerst die Aufzeichnungen bis zu einem gewählten Monatsende neu auf und stimmt beide Konten mit ihren Auszügen ab. Dann eröffnet es Buchhaltungssoftware mit einem vollständigen, ausgeglichenen Satz von Eröffnungssalden (Bargeld, Vermögenswerte, Lohnverbindlichkeiten, Beträge, die Gründern geschuldet werden, und Eigenkapital), nicht nur mit Banksalden. Es behält die Tabelle in den Akten, entnimmt Jahreszahlen aus beiden Aufzeichnungen, ohne eine Transaktion doppelt zu zählen, und stimmt beide Konten von da an monatlich ab.

Anders in Ihrem Fall?

• Gründer haben Kosten bezahlt, Geld ging über SAFEs oder Wandeldarlehen ein, ein Lead-Investor hat Abschlüsse angefordert, oder Ihre Bücher hinken hinterher oder liegen in einer Tabelle: Das entscheidet über die Gewinnermittlungsmethode, die Erfassung früherer Ausgaben und das, was zur ersten Form 1120 passen muss. Holen Sie sich vor der Finanzierungsrunde Hilfe bei Buchhaltung und Steuern für Start-ups; zum Aufräumen siehe Bücher vor der Kapitalaufnahme aufräumen.
• Die Lohnabrechnung hat begonnen, und die Lohnverbindlichkeiten gehen nicht auf: siehe Lohnverbindlichkeiten, die sich nicht ausgleichen.
• Sie haben eine Finanzierungsrunde mit fester Bewertung abgeschlossen oder SAFEs und Wandeldarlehen gewandelt: siehe Eine Finanzierungsrunde mit fester Bewertung buchen.
• Eine ausländische Person hielt zu irgendeinem Zeitpunkt im Steuerjahr direkt oder indirekt 25 % oder mehr der Stimmrechte oder des Werts der Anteile: Eine ausländische Person ist eine natürliche Person, die weder US-Staatsbürger noch in den USA ansässig ist, oder eine Gesellschaft, die nicht in den USA gegründet wurde. Die Kapitalgesellschaft kann zudem Meldepflichten mit Form 5472 (Meldung zu nahestehenden Personen bei US-Gesellschaften in ausländischem Besitz) haben und muss Bücher führen, die ihre Steuererklärung stützen (Anleitung zu Form 5472). Siehe Buchhaltung für eine US-Gesellschaft in ausländischem Besitz und holen Sie sich Hilfe bei Buchhaltung und Steuern für Start-ups.
• Ausländische Investoren steigen in die Finanzierungsrunde ein: siehe Ausländische Investoren in einer Start-up-Runde.
• Die Gesellschaft ist eine LLC, die als Personengesellschaft oder Einzelunternehmen besteuert wird: Die Regeln für Kapitalgesellschaften gelten hier nicht wie geschrieben; siehe Start-up-Kosten, die vor der LLC privat bezahlt wurden.