新創公司融資前的會計軟體與帳務設定

早期新創公司的記帳，要在投資人查看前做到哪些事？

種子前期新創公司的帳簿必須做到：以公司名義記錄每一塊錢、自己能夠平衡、每月與銀行核對相符，並能提供第一份 1120 表所需的資料，包括需要時的資產負債表。IRS 沒有規定要用哪種系統，所以選擇的重點是這些工作，而不是品牌（IRS 記錄保存）。本頁假設的是提交 1120 表的美國公司。

符合下列情況，案件就不單純：

• 公司開立帳戶之前，創辦人已用個人信用卡墊付了費用；
• 資金是透過 SAFE、票據或創辦人貸款進來的，這些都不是銷售收入；
• 公司有薪資、承包人，或有多個銀行帳戶或信用卡；
• 在稅務年度內的任何時間，外國人直接或間接持有股票表決權或價值的 25% 或以上；
• 主要投資人已要求提供財務報表。

每一種情況都會增加帳簿必須顯示的內容，以及帳簿必須對得上的文件。請先備齊：

• 公司設立文件和 EIN 確認函；
• 公司成立以來的銀行和信用卡對帳單；
• 創辦人個人墊付的費用清單，附收據；
• SAFE 或票據文件，以及股權結構表（cap table）；
• 薪資和承包人記錄（如果有）。

不論用哪種軟體，IRS 對新創公司的帳簿有什麼要求？

IRS 要求帳簿能支持稅表上的每一個項目，但沒有規定要用哪種系統；大多數情況下，也沒有規定要用哪一種記錄（Publication 583）。每位有納稅義務的人，都必須保存 IRS 規定的記錄（26 U.S.C. § 6001），這些記錄包括帳簿與稅表之間任何差異的核對（26 CFR 1.446-1(a)(4)）。

支持收入或扣除項目的記錄，請保留到該年度稅表的追繳時效屆滿為止。財產（例如筆記型電腦）的記錄，要保留到您應稅處分該財產那一年的追繳時效屆滿為止，即使折舊已經結束也一樣。僱傭稅記錄至少要在稅款到期日或繳納日（以較晚者為準）之後保留 四年（Publication 583）。分幾個年度扣除的費用，其收據要保留到最後一份扣除其中一部分的稅表的追繳時效屆滿為止。

早期新創公司的記帳，用試算表夠嗎？

試算表能清楚顯示收入和費用，並且能與文件核對時，就可以符合 IRS 的標準（Publication 583）。但當帳簿需要試算表做不到的檢查時，試算表就不夠用了。

Publication 583 說明了兩種設計。單式記帳系統以損益表為基礎，記錄收入和費用的流動。複式記帳系統把每筆交易同時記為一個科目的借方和另一個科目的貸方，所以能自行平衡，它的科目除了收入和費用外，還顯示資產、負債和淨值（公司則是權益）。簡單來說，每筆交易都記兩次，一次記錢從哪裡來，一次記錢到哪裡去，兩邊必須相符。IRS 指出，複式記帳有內建的檢查與平衡機制。持有 SAFE 或票據資金、創辦人貸款或股票的新創公司，有負債和權益要追蹤，這些是單純的收入和費用清單顯示不出來的。

試算表如何符合標準，以及如何改用其他系統，請見用試算表記帳。

多數新創公司用什麼會計軟體？軟體該具備哪些功能？

沒有任何官方資料說明多數新創公司使用哪款軟體，IRS 也沒有規定要用哪一款。請選擇能做到下列事項的任何系統；想看直接比較，請見軟體比較指南。IRS 要求提供電腦化系統的說明，包括防止未經授權新增、更改或刪除的控管，以及會計科目表（Publication 583）。

帳簿從第一天起該採現金收付制還是權責發生制？稅務上的方法也必須一致嗎？

請在第一筆分錄之前選定方法，並預期稅表會使用同一種方法。應稅收入是依公司帳簿一貫使用的方法計算（26 U.S.C. § 446(a)；1120 表填表說明），而 Publication 583 說明，計算應稅收入和記帳要使用同一種方法。公司在第一份稅表上選定稅務方法，之後要變更，一般須用 3115 表取得 IRS 核准（Publication 538）。採現金收付制時，收入在收到時計入，費用在支付時計入。採權責發生制時，收入在賺取時計入，費用在發生時計入（Publication 583）。

C 公司一般不得使用現金收付制。新創公司可能適用的一項例外，是總收入測試：前三個稅務年度的年均總收入為 $32,000,000 或以下，而且不是避稅工具。這個數字適用於 2026 年開始的稅務年度（Revenue Procedure 2025-32）；規則本身見 26 U.S.C. § 448 和 Publication 538。成立不滿三年的公司，依其存續期間測試，不足一年的稅務年度則按年度化計算（§ 448(c)(3)）。關聯公司（例如受控集團）的總收入要合併計算（§ 448(c)(2)；1120 表填表說明）。之後未通過測試的公司，必須改用權責發生制並提交 3115 表（Publication 538）。從存貨中銷售產品的公司另有其他規則；請見小型企業該用現金收付制還是權責發生制。

支持稅表的記錄，包括帳簿與稅表之間任何差異的核對（26 CFR 1.446-1(a)(4)）；1120 表的 Schedule M-1 核對帳面收入與稅表收入。公司能否為投資人保留權責發生制帳簿、同時以現金收付制報稅，是另一個問題；請見權責發生制帳簿與現金收付制稅表。請在第一份稅表之前與 CPA 確定，因為方法就是在那時選定的。如果投資人之後要求權責發生制報表，請見從現金收付制改為權責發生制。

第一筆交易之前要設定什麼？

第一筆交易之前，請先設定六件事。

1. 公司銀行帳戶和公司信用卡。 IRS 建議新企業開立企業支票帳戶，與個人帳戶分開，把所有收入存入該帳戶，並只用於業務。請註明每筆存款的來源，例如經營收入、個人資金或貸款（Publication 583）。對新創公司而言，指的是客戶付款、購買股票、SAFE、票據或創辦人貸款。公司信用卡可以避免公司支出出現在個人帳單上。
2. 法定名稱和 EIN。 帳簿、銀行、薪資和稅表，都使用公司設立文件和 EIN 確認函上的名稱。
3. 會計方法。 依上文所述選定。
4. 會計科目表。 資產、負債和權益科目永久保持開立；收入和費用科目每年結清（Publication 583）。為 SAFE、票據和創辦人貸款新增科目。請見新創公司的會計科目表。
5. 誰記帳、誰核准、誰審核。 指定誰可以輸入交易、誰核准付款，以及誰審核每月的銀行對帳。這些控管屬於 IRS 要求的系統說明（Publication 583）。
6. 一條支出規則。 從公司帳戶或公司信用卡付款。創辦人個人墊付的費用，要在同一週內連同收據列入創辦人墊付清單。

公司成立前創辦人墊付的費用，要怎麼記錄？

請記錄每筆創辦人墊付的費用，包括日期、收款方、金額、買了什麼，以及是誰付的。這樣帳簿上就會顯示，公司欠創辦人一筆錢，或是創辦人對公司的出資。在投資人看到資產負債表之前，請與 CPA 確定是哪一種。

稅務上會把這些費用分成幾類，所以請依買了什麼來列出。

光是成立公司，並不會讓這些扣除開始：公司是在開始它設立時預定的營運時，才算開始營業，不是在成立當天（26 CFR 1.248-1(d)）。對每一類費用，公司視為已選擇在開始營業的那一年扣除並攤銷。公司也可以在該年度（含延期）按時提交的稅表上，改為選擇把該類費用資本化，而且無論選哪一種，都不可撤銷（26 CFR 1.248-1(c)；26 CFR 1.195-1(b)；4562 表填表說明）。在提交那份稅表之前，請與 CPA 確定開始年度和選擇。每一類費用如何扣除、公司能否扣除成立前支付的費用，以及如何償還創辦人，請見公司成立前的新創費用。

帳簿必須與公司稅表一致嗎，包括資產負債表？

一般來說，必須一致。帳簿是稅表的來源，而 1120 表 Schedule L 上的資產負債表（需要時）應與公司的帳簿和記錄一致（1120 表填表說明）。第 1 頁填寫的總資產，採用帳簿一貫使用的方法。Schedule M-1 核對帳面收入與稅表收入，所以任何差額都必須能夠說明。

如果公司的總收入和年底總資產都低於 $250,000，並在 Schedule K 第 13 題勾選「是」，就不必填寫 Schedule L、M-1 和 M-2（1120 表填表說明）。帳簿仍然必須支持稅表。融資所得的現金會計入年底總資產，所以一輪融資可能使這項豁免失效。

沒有營收的公司第一份稅表，請見新創公司的第一份 1120 表。

投資人和他們的律師會拿什麼與帳簿核對？哪些記錄應該隨時能調出？

投資人的報告權利，通常來自簽署的投資文件，而不是 IRS 的記錄保存規定。無論對方要求什麼，交易對手都可以把帳簿上的每筆餘額，與另一份文件核對，所以請讓這幾組配對背後的記錄隨時能調出。

想看資料室該放哪些內容的完整清單，請見投資人在盡職調查時要求的財務記錄。每月財務報表和董事會資料包，請見給投資人和董事會的每月財務報表。

什麼時候該從自己記帳，改為請記帳員或會計師？

IRS 的記錄保存規定並不要求請記帳員或會計師，但無論如何，公司仍須對自己的帳簿和記錄負責（IRS 常見問題；26 U.S.C. § 6001）。

自己動手的設定，在以下任一情況時需要第二個人審核：第一節清單中的任何一種情況適用、第一份 1120 表快到了而資產負債表對不上，或與銀行的每月核對落後超過一個月。當有好幾項同時適用時，在融資前完成工作，比等投資人要求後再做更容易。範圍和時間，請見獲創投支持的新創公司的記帳。要選擇會計師，請見為新創公司選擇會計師。費用由什麼決定，請見新創公司的會計費用。

舉例

以下例子僅作說明；金額以美元計。

SAFE 資金和第一筆支出

兩位創辦人設立一家德拉瓦州公司，並透過 SAFE 募得 US$250,000。他們在第一筆存款之前，開立公司銀行帳戶並設定複式記帳軟體。這筆存款按已簽署的 SAFE 入帳，不記為銷售。到月底，帳簿顯示收到 US$250,000、支出 US$40,000，銀行對帳與對帳單相符，餘額為 US$210,000。

銀行帳戶開立前支付的費用

一位創辦人在公司還沒有帳戶之前墊付了 US$18,000：US$5,000 是公司設立費和州規費，US$3,000 是商標申請，US$10,000 是筆記型電腦和軟體。創辦人逐筆列出每項付款的日期、收款方和收據。帳簿按買了什麼分別記錄，US$18,000 依 CPA 的建議，列為欠創辦人的款項或出資。準備第一份稅表時，CPA 依買了什麼把這些項目歸類：設立費用、開業費用、資產或其他。

試算表不敷使用

一家還沒有營收的新創公司，用一位創辦人維護的試算表，追蹤每月約 US$6,000 的支出。之後公司開始為兩名雇員發薪資、支付承包人費用，並開了第二個銀行帳戶。這份試算表已無法與兩份對帳單對帳。這家新創公司先重建截至選定月底的記錄，並將兩個帳戶與各自的對帳單核對相符。接著，它用一套完整且平衡的期初餘額（現金、資產、薪資負債、欠創辦人的款項和權益，而不只是銀行餘額）開設會計軟體。它把試算表留檔，從兩份記錄取得全年數字，同時避免同一筆交易算兩次，並從此每月為兩個帳戶對帳。

您的情況不一樣？

• 創辦人墊付了費用、資金是透過 SAFE 或票據進來的、主要投資人已要求提供財務報表，或您的帳簿落後或仍在試算表裡： 這些情況會決定會計方法、過往支出如何記錄，以及哪些項目必須與第一份 1120 表核對。請在融資前尋求新創公司會計與稅務協助；要整理帳簿，請見融資前整理帳簿。
• 已開始發薪資，但薪資負債無法結清： 請見無法結清的薪資負債。
• 您完成了定價融資輪，或已轉換 SAFE 和票據： 請見記錄定價融資輪。
• 在稅務年度內的任何時間，外國人直接或間接持有股票表決權或價值的 25% 或以上： 外國人是指既不是美國公民、也不是美國居民的個人，或不是在美國設立的公司。該公司也可能須提交 5472 表，並且必須保存能支持其稅表的帳簿（5472 表填表說明）。請見外資持有的美國公司記帳，並尋求新創公司會計與稅務協助。
• 外國投資人加入這輪融資： 請見新創公司融資輪中的外國投資人。
• 公司是按合夥企業或獨資經營課稅的 LLC： 本文的公司規則不能照字面適用；請見LLC 成立前個人墊付的新創費用。