फ़ंडिंग से पहले स्टार्टअप का अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर: क्या सेट करें

निवेशकों के देखने से पहले शुरुआती चरण के स्टार्टअप की बहीखाता में क्या होना चाहिए?

प्री-सीड स्टार्टअप की बहियों में कंपनी के नाम पर हर डॉलर दर्ज होना चाहिए, वे अपने आप संतुलित हों, हर महीने बैंक से मेल खाएँ और पहले Form 1120 में काम आएँ, जिसमें तुलन पत्र भी शामिल है जब वह ज़रूरी हो। IRS कोई खास सिस्टम अनिवार्य नहीं करता, इसलिए चुनाव इन कामों के आधार पर होता है, किसी ब्रांड के आधार पर नहीं (IRS रिकॉर्ड रखना)। यह पृष्ठ मानता है कि आपकी अमेरिकी कंपनी Form 1120 फ़ाइल करती है।

मामला तब आसान नहीं रहता जब:

• कंपनी का खाता खुलने से पहले संस्थापकों ने खर्च अपने निजी कार्ड से चुकाए;
• पैसा SAFEs, कर्ज़ के नोट या संस्थापक के ऋण पर आया, जो बिक्री नहीं हैं;
• कंपनी में पेरोल, ठेकेदार, या एक से ज़्यादा बैंक खाते या कार्ड हैं;
• कर वर्ष में किसी भी समय किसी विदेशी व्यक्ति के पास शेयरों के मतदान अधिकार या मूल्य का 25% या उससे ज़्यादा हिस्सा, सीधे या परोक्ष रूप से, रहा;
• किसी प्रमुख निवेशक ने विवरण माँगे हैं।

इनमें से हर बात बहियों में कुछ और दिखाने की माँग जोड़ती है, और एक ऐसा दस्तावेज़ भी जिससे बहियाँ मेल खानी चाहिए। पहले ये इकट्ठा करें:

• निगमन के दस्तावेज़ और EIN पत्र;
• स्थापना के बाद से बैंक और कार्ड विवरण;
• संस्थापकों के अपनी जेब से चुकाए खर्च की सूची, रसीदों सहित;
• SAFE या कर्ज़ के नोट के दस्तावेज़ और हिस्सेदारी तालिका (cap table);
• पेरोल और ठेकेदार के रिकॉर्ड, अगर हैं।

सॉफ़्टवेयर कोई भी हो, IRS स्टार्टअप की बहियों से क्या माँगता है?

IRS ऐसी बहियाँ माँगता है जो रिटर्न की हर एंट्री का समर्थन करें, कोई खास सिस्टम नहीं; ज़्यादातर मामलों में किसी खास तरह का रिकॉर्ड अनिवार्य नहीं है (Publication 583)। कर के लिए ज़िम्मेदार हर व्यक्ति को वे रिकॉर्ड रखने होते हैं जो IRS तय करता है (26 U.S.C. § 6001), और उन रिकॉर्ड में बहियों और रिटर्न के बीच किसी भी अंतर का मिलान शामिल है (26 CFR 1.446-1(a)(4))।

आय या कटौती की किसी मद का समर्थन करने वाले रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस रिटर्न की परिसीमा अवधि खत्म न हो जाए। संपत्ति के रिकॉर्ड, जैसे लैपटॉप, उस साल की परिसीमा अवधि खत्म होने तक रखें जिसमें आप उसे कर योग्य निपटान में बेचते हैं, भले मूल्यह्रास खत्म हो चुका हो। रोज़गार कर के रिकॉर्ड कर देय होने या चुकाए जाने की तारीख के, जो भी बाद में हो, कम से कम चार साल बाद तक रखें (Publication 583)। जो खर्च कई रिटर्न में बाँटकर काटा जाता है, उसकी रसीदें उस आखिरी रिटर्न की परिसीमा अवधि खत्म होने तक चाहिए जिसमें उसका कोई हिस्सा दावा किया गया है।

क्या शुरुआती चरण के स्टार्टअप की बहीखाता के लिए स्प्रेडशीट काफ़ी है?

स्प्रेडशीट IRS का मानक पूरा कर सकती है, अगर वह आय और खर्च साफ़ दिखाए और दस्तावेज़ों से जुड़ी हो (Publication 583)। जब बहियों को ऐसी जाँचें चाहिए जो स्प्रेडशीट नहीं दे सकती, तब वह काम करना बंद कर देती है।

Publication 583 दो ढाँचे बताता है। एकल प्रविष्टि प्रणाली आय विवरण पर आधारित होती है और आय व खर्च का प्रवाह दर्ज करती है। दोहरी प्रविष्टि प्रणाली हर लेन-देन को एक खाते में डेबिट और दूसरे में क्रेडिट के रूप में दर्ज करती है, इसलिए वह अपने आप संतुलित होती है, और उसके खातों में आय और खर्च के साथ संपत्ति, देनदारी और निवल मूल्य (कंपनी के लिए इक्विटी) भी दिखते हैं। सीधी भाषा में, हर लेन-देन दो बार दर्ज होता है, एक बार वहाँ जहाँ से पैसा आया और एक बार वहाँ जहाँ गया, और दोनों पक्ष बराबर होने चाहिए। IRS कहता है कि दोहरी प्रविष्टि में जाँच और संतुलन अंतर्निहित होते हैं। जिस स्टार्टअप के पास SAFE या कर्ज़ के नोट का पैसा, संस्थापकों के ऋण या शेयर हैं, उसे देनदारी और इक्विटी दर्ज करनी होती है, जो आय और खर्च की सूची नहीं दिखाती।

स्प्रेडशीट मानक कैसे पूरा कर सकती है और उससे कैसे हटें, यह जानने के लिए स्प्रेडशीट में बहीखाता देखें।

ज़्यादातर स्टार्टअप कौन-सा अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते हैं, और उसे क्या करना चाहिए?

कोई आधिकारिक स्रोत नहीं बताता कि ज़्यादातर स्टार्टअप कौन-सा सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते हैं, और IRS कोई अनिवार्य नहीं करता। ऐसा कोई भी सिस्टम चुनें जो नीचे की बातें करे; आमने-सामने तुलना के लिए सॉफ़्टवेयर तुलना मार्गदर्शिका देखें। IRS कंप्यूटर वाले सिस्टम का विवरण माँगता है, जिसमें अनधिकृत जोड़, बदलाव या हटाने के विरुद्ध उसके नियंत्रण और उसके खातों की सूची (chart of accounts) शामिल है (Publication 583)।

क्या बहियाँ पहले दिन से नकद या उपार्जन पद्धति में हों, और क्या कर की पद्धति भी वही होनी चाहिए?

पहली एंट्री से पहले पद्धति चुनें, और उम्मीद रखें कि कर रिटर्न में भी वही रहेगी। कर योग्य आय उस पद्धति से निकाली जाती है जो कंपनी नियमित रूप से अपनी बहियाँ रखने में इस्तेमाल करती है (26 U.S.C. § 446(a); Form 1120 के निर्देश), और Publication 583 कहता है कि कर योग्य आय निकालने और बहियाँ रखने, दोनों में एक ही पद्धति इस्तेमाल करें। कंपनी अपनी कर पद्धति पहले रिटर्न पर चुनती है, और बाद में उसे बदलने के लिए आम तौर पर Form 3115 पर IRS की मंज़ूरी चाहिए (Publication 538)। नकद पद्धति (cash method) में आय तब गिनी जाती है जब मिले और खर्च तब जब चुकाया जाए। उपार्जन (accrual) में आय तब गिनी जाती है जब कमाई जाए और खर्च तब जब हुआ हो (Publication 583)।

C corporation आम तौर पर नकद पद्धति इस्तेमाल नहीं कर सकती। स्टार्टअप पर लागू हो सकने वाला एक अपवाद सकल प्राप्तियों की शर्त है: पिछले तीन कर वर्षों की औसत वार्षिक सकल प्राप्तियाँ $32,000,000 या उससे कम हों, और टैक्स शेल्टर न हो। यह आँकड़ा 2026 में शुरू होने वाले कर वर्षों के लिए है (Revenue Procedure 2025-32); नियम खुद 26 U.S.C. § 448 और Publication 538 में है। जो कंपनी तीन साल से कम समय से है, उसकी जाँच उसके अस्तित्व की अवधि पर होती है, और छोटे कर वर्ष को वार्षिक रूप में बदला जाता है (§ 448(c)(3))। संबंधित कंपनियों की सकल प्राप्तियाँ, जैसे नियंत्रित समूह की, जोड़ी जाती हैं (§ 448(c)(2); Form 1120 के निर्देश)। जो कंपनी बाद में यह शर्त पूरी नहीं करती, उसे उपार्जन पर जाना और Form 3115 फ़ाइल करना होता है (Publication 538)। जो कंपनी इन्वेंटरी से उत्पाद बेचती है, उस पर और नियम लागू होते हैं; छोटे व्यवसाय के लिए नकद या उपार्जन देखें।

रिटर्न का समर्थन करने वाले रिकॉर्ड में बहियों और रिटर्न के बीच किसी भी अंतर का मिलान शामिल है (26 CFR 1.446-1(a)(4)); Form 1120 की Schedule M-1 बहियों की आय को रिटर्न की आय से मिलाती है। क्या कोई कंपनी निवेशकों के लिए उपार्जन बहियाँ रखकर भी नकद आधार पर फ़ाइल कर सकती है, यह अलग सवाल है; उपार्जन बहियाँ और नकद आधार का कर रिटर्न देखें। इसे पहले रिटर्न से पहले CPA के साथ तय करें, क्योंकि पद्धति तभी चुनी जाती है। अगर निवेशक बाद में उपार्जन विवरण माँगे, तो नकद से उपार्जन लेखा पद्धति में जाना देखें।

पहले लेन-देन से पहले मैं क्या सेट करूँ?

पहले लेन-देन से पहले छह चीज़ें सेट करें।

1. कंपनी का बैंक खाता और कंपनी का कार्ड। IRS नए व्यवसाय को सलाह देता है कि व्यावसायिक चेकिंग खाता खोले, उसे निजी खातों से अलग रखे, सारी प्राप्तियाँ उसमें जमा करे और उसे सिर्फ़ व्यवसाय के लिए इस्तेमाल करे। हर जमा का स्रोत नोट करें, जैसे व्यावसायिक आय, निजी पैसा या ऋण (Publication 583)। यहाँ इसका मतलब है ग्राहक का भुगतान, शेयर खरीद, SAFE, कर्ज़ का नोट या संस्थापक का ऋण। कंपनी का कार्ड खर्च को निजी विवरणों से दूर रखता है।
2. कानूनी नाम और EIN। बहियों, बैंक, पेरोल और रिटर्न के लिए निगमन के दस्तावेज़ों और EIN पत्र वाला नाम इस्तेमाल करें।
3. लेखा पद्धति। इसे ऊपर बताए अनुसार चुनें।
4. खातों की सूची (chart of accounts)। संपत्ति, देनदारी और इक्विटी खाते हमेशा खुले रहते हैं; आय और खर्च के खाते हर साल बंद होते हैं (Publication 583)। SAFEs, कर्ज़ के नोट और संस्थापक के ऋण के लिए खाते जोड़ें। स्टार्टअप के लिए खातों की सूची देखें।
5. कौन एंट्री करे, कौन मंज़ूर करे, कौन जाँचे। तय करें कि लेन-देन कौन दर्ज कर सकता है, भुगतान कौन मंज़ूर करता है और हर महीने का बैंक मिलान कौन जाँचता है। ये नियंत्रण उस सिस्टम विवरण में आते हैं जो IRS माँगता है (Publication 583)।
6. खर्च का एक नियम। भुगतान कंपनी के खाते या कार्ड से करें। जो खर्च संस्थापक अपनी जेब से चुकाता है, वह उसी हफ़्ते रसीद के साथ संस्थापक के चुकाए खर्च की सूची में जाए।

कंपनी बनने से पहले संस्थापकों ने जो खर्च चुकाए, उन्हें कैसे दर्ज करूँ?

संस्थापक के चुकाए हर खर्च को उसकी तारीख, पाने वाले, राशि, उससे क्या खरीदा गया और किसने चुकाया, इन सबके साथ दर्ज करें। फिर बहियाँ या तो कंपनी पर संस्थापक का बकाया दिखाती हैं या पूँजी का योगदान। निवेशकों के तुलन पत्र देखने से पहले CPA के साथ तय करें कि कौन-सा।

कर इन खर्चों को समूहों में बाँटता है, इसलिए उन्हें इस आधार पर सूचीबद्ध करें कि उनसे क्या खरीदा गया।

सिर्फ़ निगमन से ये कटौतियाँ शुरू नहीं होतीं: कंपनी तब व्यवसाय शुरू करती है जब वह वे संचालन शुरू करती है जिनके लिए बनी थी, निगमन के दिन नहीं (26 CFR 1.248-1(d))। हर समूह के लिए माना जाता है कि कंपनी ने व्यवसाय शुरू होने वाले साल के लिए कटौती और परिशोधन चुना है। वह उस साल के समय पर फ़ाइल किए रिटर्न पर, विस्तार सहित, इसकी जगह उस समूह को पूँजी में जोड़ना चुन सकती है, और दोनों में से कोई भी चुनाव वापस नहीं लिया जा सकता (26 CFR 1.248-1(c); 26 CFR 1.195-1(b); Form 4562 के निर्देश)। उस रिटर्न के फ़ाइल होने से पहले शुरुआती साल और चुनाव CPA के साथ तय करें। हर समूह की कटौती कैसे होती है, क्या कंपनी अपने अस्तित्व में आने से पहले चुकाए खर्च काट सकती है, और संस्थापकों को पैसा कैसे लौटाएँ, यह निगमन से पहले के स्टार्टअप खर्च में है।

क्या बहियों का कंपनी के कर रिटर्न से, तुलन पत्र सहित, मेल खाना ज़रूरी है?

आम तौर पर, हाँ। रिटर्न का स्रोत बहियाँ हैं, और Form 1120 की Schedule L पर तुलन पत्र, जहाँ वह ज़रूरी हो, कंपनी की बहियों और रिकॉर्ड से मेल खाना चाहिए (Form 1120 के निर्देश)। पृष्ठ 1 पर दर्ज कुल संपत्ति वही पद्धति इस्तेमाल करती है जो बहियाँ रखने में नियमित रूप से इस्तेमाल होती है। Schedule M-1 बहियों की आय को रिटर्न की आय से मिलाती है, इसलिए कोई भी अंतर समझाने लायक होना चाहिए।

जिस कंपनी की कुल प्राप्तियाँ और वर्षांत की कुल संपत्ति दोनों $250,000 से कम हैं, उसे Schedules L, M-1 और M-2 पूरी करने की ज़रूरत नहीं है अगर वह Schedule K के प्रश्न 13 पर Yes चुनती है (Form 1120 के निर्देश)। फिर भी बहियों को रिटर्न का समर्थन करना होता है। फ़ंडिंग का नकद वर्षांत की कुल संपत्ति में गिना जाता है, इसलिए फ़ंडिंग से वह छूट खत्म हो सकती है।

बिना राजस्व वाली कंपनी के पहले रिटर्न के लिए आपके स्टार्टअप का पहला Form 1120 देखें।

निवेशक और उनके वकील बहियों से क्या मिलाएँगे, और कौन-से रिकॉर्ड आसानी से निकल सकने चाहिए?

निवेशक के रिपोर्टिंग अधिकार आम तौर पर हस्ताक्षरित निवेश दस्तावेज़ों से आते हैं, IRS के रिकॉर्ड रखने के नियमों से नहीं। जो भी माँगा जाए, दूसरा पक्ष बहियों के हर शेष को किसी दूसरे दस्तावेज़ से मिला सकता है, इसलिए इन जोड़ियों के पीछे के रिकॉर्ड आसानी से निकल सकने लायक रखें।

डेटा रूम में क्या-क्या जाता है, इसकी पूरी सूची के लिए निवेशक जाँच-पड़ताल में कौन-से वित्तीय रिकॉर्ड माँगते हैं देखें। मासिक विवरण और बोर्ड पैकेज के लिए निवेशकों और बोर्ड के लिए मासिक वित्तीय रिपोर्ट देखें।

खुद करना छोड़कर बहीखाता विशेषज्ञ या लेखाकार के पास कब जाऊँ?

IRS के रिकॉर्ड रखने के नियम बहीखाता विशेषज्ञ या लेखाकार अनिवार्य नहीं करते, पर किसी भी स्थिति में बहियों और रिकॉर्ड की ज़िम्मेदारी कंपनी की ही रहती है (IRS FAQ; 26 U.S.C. § 6001)।

खुद का सेटअप होने पर किसी दूसरे व्यक्ति की समीक्षा तब चाहिए जब पहले भाग की सूची का कोई भी मामला लागू हो, जब पहला Form 1120 पास हो और तुलन पत्र का मिलान न हो, या जब बैंक से मासिक मिलान एक महीने से ज़्यादा पीछे हो। जब कई बातें लागू हों, तो काम निवेशक के माँगने के बाद की बजाय फ़ंडिंग से पहले पूरा करना आसान होता है। दायरे और समय के लिए वेंचर फ़ंडिंग वाले स्टार्टअप के लिए बहीखाता देखें। चुनने के लिए स्टार्टअप के लिए लेखाकार चुनना देखें। शुल्क किन बातों से तय होता है, इसके लिए स्टार्टअप अकाउंटिंग की लागत देखें।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।

SAFE का पैसा और पहला खर्च

दो संस्थापक Delaware कंपनी बनाते हैं और SAFEs पर US$250,000 जुटाते हैं। वे पहले जमा से पहले कंपनी का बैंक खाता खोलते हैं और दोहरी प्रविष्टि वाला सॉफ़्टवेयर सेट करते हैं। जमा हस्ताक्षरित SAFEs के सामने दर्ज होता है, बिक्री के रूप में नहीं। महीने के अंत तक बहियों में US$250,000 मिले, US$40,000 खर्च हुए, और बैंक मिलान विवरण से US$210,000 पर मेल खाता है।

बैंक खाता खुलने से पहले चुकाए खर्च

एक संस्थापक ने कंपनी का खाता होने से पहले US$18,000 चुकाए: निगमन और राज्य शुल्क के US$5,000, ट्रेडमार्क फ़ाइलिंग के US$3,000 और लैपटॉप व सॉफ़्टवेयर के US$10,000। संस्थापक हर भुगतान को उसकी तारीख, पाने वाले और रसीद के साथ सूचीबद्ध करता है। बहियाँ हर भुगतान को उससे खरीदी गई चीज़ के सामने दर्ज करती हैं, और US$18,000 को संस्थापक का बकाया या योगदान दिखाती हैं, जैसा CPA सलाह दे। पहला रिटर्न बनते समय CPA मदों को इस आधार पर छाँटता है कि उनसे क्या खरीदा गया: संगठनात्मक खर्च, स्टार्ट-अप खर्च, संपत्ति या कुछ और।

स्प्रेडशीट जो अपने से बड़ी हो गई

बिना राजस्व वाला एक स्टार्टअप एक संस्थापक की रखी स्प्रेडशीट में हर महीने लगभग US$6,000 का खर्च दर्ज करता है। फिर वह दो कर्मचारियों का पेरोल जोड़ता है, ठेकेदारों को भुगतान करता है और दूसरा बैंक खाता खोलता है। स्प्रेडशीट का अब दो विवरणों से मिलान नहीं हो पाता। स्टार्टअप पहले चुने गए महीने के अंत तक रिकॉर्ड दोबारा बनाता है और दोनों खातों का उनके विवरण से मिलान करता है। फिर वह अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर खोलता है, जिसमें शुरुआती शेषों का पूरा, संतुलित सेट होता है (नकद, संपत्ति, पेरोल देनदारियाँ, संस्थापकों को देय राशियाँ और इक्विटी), सिर्फ़ बैंक शेष नहीं। वह स्प्रेडशीट को फ़ाइल में रखता है, पूरे साल के आँकड़े दोनों रिकॉर्ड से बिना किसी लेन-देन को दो बार गिने लेता है, और उसके बाद दोनों खातों का हर महीने मिलान करता है।

आपका मामला अलग है?

• संस्थापकों ने खर्च चुकाए, पैसा SAFEs या कर्ज़ के नोट पर आया, किसी प्रमुख निवेशक ने विवरण माँगे हैं, या आपकी बहियाँ पीछे हैं या स्प्रेडशीट में हैं: ये तय करते हैं कि लेखा पद्धति क्या हो, पिछले खर्च कैसे दर्ज हों और पहले Form 1120 से क्या मेल खाना चाहिए। फ़ंडिंग से पहले स्टार्टअप अकाउंटिंग और कर सहायता लें; सफ़ाई के लिए फ़ंडरेज़िंग से पहले अपनी बहियाँ साफ़ करना देखें।
• पेरोल शुरू हो गया है और पेरोल देनदारियाँ साफ़ नहीं हो रहीं: पेरोल देनदारियाँ जो साफ़ नहीं होतीं देखें।
• आपने तय कीमत वाला फ़ंडिंग राउंड बंद किया या SAFEs और नोट शेयरों में बदले: तय कीमत वाला राउंड दर्ज करना देखें।
• कर वर्ष में किसी भी समय किसी विदेशी व्यक्ति के पास शेयरों के मतदान अधिकार या मूल्य का 25% या उससे ज़्यादा हिस्सा, सीधे या परोक्ष रूप से, रहा: विदेशी व्यक्ति वह है जो न अमेरिकी नागरिक है न अमेरिकी निवासी, या ऐसी कंपनी जो अमेरिका में संगठित नहीं है। कंपनी की Form 5472 रिपोर्टिंग भी हो सकती है, और उसे ऐसी बहियाँ रखनी होती हैं जो उसके रिटर्न का समर्थन करें (Form 5472 के निर्देश)। विदेशी स्वामित्व वाली अमेरिकी कंपनी के लिए बहीखाता देखें और स्टार्टअप अकाउंटिंग और कर सहायता लें।
• विदेशी निवेशक राउंड में जुड़ रहे हैं: स्टार्टअप राउंड में विदेशी निवेशक देखें।
• कंपनी साझेदारी की तरह कर वाली LLC या एकल स्वामित्व है: यहाँ के कंपनी नियम जैसे लिखे हैं वैसे लागू नहीं होते; LLC से पहले निजी तौर पर चुकाए स्टार्टअप खर्च देखें।