تنظيف دفاتر الشركة الناشئة قبل جمع التمويل: ما يلفت المستثمرين

ما الذي سيلاحظه المستثمرون في دفاتر الشركة الناشئة؟

يلاحظ المستثمرون الدفاتر التي لا تتطابق مع الأدلة الخارجية: أرصدة مصرفية وأرصدة بطاقات تختلف عن الكشوف، وأموال SAFE أو السندات المحسوبة كمبيعات، ودخل وفواتير لا تُسجَّل إلا عند حركة النقد، وتكاليف رواتب ومتعاقدين لا تطابق ما قُدِّم عنها، وإنفاق للمؤسسين مختلط بإنفاق الشركة. وكل منها مشكلة سجلات. فالقواعد الفيدرالية تُلزم الشركة أصلًا بحفظ دفاتر تكفي لإثبات دخلها وخصوماتها (⁦26 CFR 1.6001-1⁩)، وهذه السجلات نفسها تجيب عن أسئلة المستثمر.

لا يكون التنظيف بسيطًا إذا قُدِّم النموذج 1120 بالفعل بأرقام خاطئة، أو دُفعت أجور للعاملين بدون كشوف رواتب، أو يدفع العملاء خططًا سنوية مقدمًا، أو دفع المؤسسون تكاليف قبل أن توجد الشركة. ابدأ بجمع السجلات المذكورة في القائمة أدناه.

ما السجلات التي نجمعها أولًا؟

اجمع السجلات الخارجية أولًا، لأن الدفاتر تُعاد بناؤها منها وليس من جدول البيانات. يسمّي المنشور 583 من IRS المستندات الداعمة التي تقوم عليها الدفاتر: الفواتير والفواتير المدفوعة والإيصالات وسجلات الإيداع وكشوف الحساب.

الكشف وحده يثبت الدفع، لا أن الشركة تكبدت التكلفة؛ وينص المنشور 583 على الاحتفاظ بالفواتير أو إيصالات البيع أيضًا.

كم يستغرق تنظيف الدفاتر قبل جمع التمويل؟

لا توجد مدة قياسية: يعتمد الوقت على عدد الأشهر المتأخرة وعدد الحسابات وعدد المعاملات في كل حساب وعدد البنود الخاصة التي تحتاج إلى إعادة بناء. وكل من الرواتب والمتعاقدين والخطط المدفوعة مقدمًا من العملاء وأدوات التمويل وكشوف الحساب الناقصة يضيف عملًا.

يسير العمل بهذا الترتيب، لأن كل خطوة تعتمد على التي قبلها:

1. اجمع الكشوف والمستندات لكل حساب من اليوم الأول.
2. سوِّ كل حساب شهرًا بشهر، من الأقدم، كما يصف المنشور 583: بعد احتساب رسوم البنك الغائبة عن الدفاتر والإيداعات أو الشيكات التي لم تُصرف بعد، يجب أن تتفق الدفاتر مع الكشف.
3. صنّف كل معاملة، وأخرج التمويل وبنود المؤسسين والتحويلات بين الحسابات من الإيراد والمصروف.
4. سجّل الرواتب وتكاليف المتعاقدين من تقاريرها.
5. أضف الاستحقاقات: الفواتير غير المدفوعة، والإيراد المكتسب غير المفوتر، والإيراد المؤجل عن الخطط المدفوعة مقدمًا.
6. اربط أرصدة SAFE والسندات والأسهم بالمستندات الموقعة وجدول ملكية الأسهم.
7. قارن كل سنة مغلقة بالنموذج 1120 المقدم عنها.
8. أقفل الأشهر المسوّاة حتى لا تغيّرها التعديلات اللاحقة.

إذا حل موعد إقرار والدفاتر متأخرة، فراجع استكمال الدفاتر المتأخرة لاستكمال يجهّز الإقرار أولًا.

هل يجب أن تكون دفاترنا على أساس الاستحقاق قبل جمع التمويل؟

لا يشترط القانون الضريبي دفاتر على أساس الاستحقاق لكل شركة ناشئة، لكن الدفاتر على الأساس النقدي لا تُظهر ما تُظهره دفاتر الاستحقاق. في الطريقة النقدية يُسجَّل الدخل عند استلامه والتكاليف عند دفعها؛ وفي طريقة الاستحقاق يُسجَّل الدخل عند اكتسابه والتكاليف عند وقوعها (المنشور 538). والخطط السنوية المدفوعة مقدمًا والفواتير غير المدفوعة والرواتب المستحقة لا تظهر إلا في دفاتر الاستحقاق.

هل تستطيع شركة C يبلغ متوسط إجمالي إيراداتها 32,000,000 دولار أو أقل أن تحتفظ بدفاتر الاستحقاق بينما يبقى إقرارها على الطريقة النقدية، وكيف يتم التغيير الضريبي؟ هذا مشروح في التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق.

ماذا يشمل التنظيف بمستوى المستثمرين: تسويات البنك والبطاقات والرواتب والمتعاقدون والخطط المدفوعة مقدمًا؟

يشمل التنظيف بمستوى المستثمرين كل رصيد في الميزانية العمومية، وليس الأرباح والخسائر فقط. وكل رصيد إما يتطابق مع مستند خارجي أو له جدول يفسره.

النماذج 1099 الناقصة أو الإقرارات الخاصة بالرواتب أو تسجيلات الولاية التي يكشفها التنظيف هي إقرارات ضريبية وليست مسك دفاتر؛ راجع التنظيف الضريبي قبل العناية الواجبة من المستثمرين.

كيف تظهر اتفاقيات SAFE والسندات وأسهم المؤسسين في الدفاتر لتتطابق مع جدول ملكية الأسهم؟

أموال SAFE والسندات تمويل وليست مبيعات: مكانها الميزانية العمومية، بسطر لكل أداة أو جدول حسب الحامل، مع التاريخ والمبلغ في كل مستند موقع. ويحمل السند القابل للتحويل فوائد مستحقة وفق شروطه. وتظهر أسهم المؤسسين كأسهم ورأس مال مدفوع يساوي ما دفعه المؤسسون؛ والمبلغ الموعود غير المدفوع يحتاج إلى سجل خاص.

يجب أن يساوي مجموع اتفاقيات SAFE والسندات ورأس المال المدفوع في الدفاتر ما يظهره جدول ملكية الأسهم والمستندات الموقعة أنه استُثمر. وهل تُعامل SAFE كدين أم كحقوق ملكية، وأين تقع في Schedule L من النموذج 1120، مشروح في اتفاقيات SAFE والسندات القابلة للتحويل. وإذا أُصدرت أسهم المؤسسين بعد دخول أموال SAFE، فراجع أسهم المؤسسين الصادرة بعد SAFE.

دفع المؤسسون تكاليف الشركة ببطاقات شخصية: كيف نصلح ذلك في الدفاتر؟

سجّل كل تكلفة في دفاتر الشركة بتاريخ وقوعها، مع الإيصال والغرض التجاري، واعتبر المبلغ مستحقًا للمؤسس. ثم سوِّ الرصيد بإحدى ثلاث طرق: سداده، أو معاملته كقرض مكتوب من المؤسس، أو إصدار أسهم مقابله.

• السداد: المسؤولون التنفيذيون في الشركة الذين يعملون في النشاط هم موظفون (المنشور 15). ولا يخرج السداد من الأجور إلا بموجب خطة محاسَبة (accountable plan): أن يكون المصروف تكلفة تجارية مدفوعة أثناء العمل للشركة، وأن يثبته المؤسس خلال مدة معقولة ويعيد أي زيادة. والإيصالات المقدمة خلال 60 يومًا من التكلفة تُعد دائمًا في الوقت المحدد؛ وما هو أقدم يعتمد على الوقائع (المنشور 463). وإلا عُد المبلغ أجرًا.
• القرض: سند موقع بشروط يجعل الرصيد التزامًا لن يظهره جدول ملكية الأسهم.
• الأسهم: المساهمة مقابل أسهم تغيّر جدول ملكية الأسهم ولها قواعدها الضريبية الخاصة.

المصروفات الشخصية المدفوعة من حساب الشركة هي العكس: سجّل كلًا منها مستحقًا على المؤسس، ثم اجعله يسدده أو عامله كأجر. وينصح المنشور 583 بحساب مصرفي منفصل للنشاط من البداية. أما التكاليف التي دفعها المؤسسون قبل التأسيس فتتبع قواعد أخرى؛ راجع تكاليف الشركة الناشئة قبل الإطلاق.

هل يجب أن تتفق الدفاتر المنظفة مع إقرارات النموذج 1120 التي قدمناها؟

الإقرار يأتي من الدفاتر، فيجب أن يتفقا أو أن يُفسَّر الفرق. تنص تعليمات النموذج 1120 على أن الميزانيات العمومية في Schedule L يجب أن تتفق مع دفاتر الشركة وسجلاتها، ويسوّي Schedule M-1 بين الدخل الدفتري والدخل الخاضع للضريبة (ويحل محله Schedule M-3 عندما يبلغ إجمالي الأصول في نهاية السنة 10,000,000 دولار). ويمكن للشركة التي يقل كل من إجمالي إيراداتها وأصولها في نهاية السنة عن 250,000 دولار أن تتخطى Schedules L و⁦M-1⁩ و⁦M-2⁩ بالإجابة بنعم عن السؤال 13 في Schedule K، لكن دخلها وخصوماتها تبقى مأخوذة من الدفاتر.

إذا غيّر التنظيف الدخل الخاضع للضريبة لسنة مقدَّمة، فقد تحتاج الشركة إلى النموذج ⁦1120-X⁩. ويجب عمومًا تقديم مطالبة الاسترداد خلال 3 سنوات من تقديم الإقرار الأصلي أو 2 سنة من دفع الضريبة، أيهما أبعد (تعليمات النموذج ⁦1120-X⁩). والخسارة المتغيرة تغيّر أيضًا الخسائر المرحَّلة إلى السنوات اللاحقة؛ راجع صافي الخسائر التشغيلية للشركات الناشئة. ونقل الإقرار من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق تغيير طريقة يتم بالنموذج 3115، وليس بالنموذج ⁦1120-X⁩.

ماذا لو طلب المستثمر الرئيسي تدقيقًا لاحقًا؟

تنظيف مسك الدفاتر ليس تدقيقًا؛ فالتدقيق مهمة منفصلة يجريها مدقق مستقل يختبر الأرصدة. الأشهر المسوّاة والجداول لكل رصيد ومستندات التمويل الموقعة والمستندات الداعمة المحفوظة تعطي المدقق نقطة بداية. احتفظ بالمستندات الداعمة ما دام قد يكون لها أثر في إقرار (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩): عمومًا 3 سنوات بعد التقديم و4 سنوات لسجلات ضريبة التوظيف (IRS)، وأطول لسنة الخسارة ما دامت خسارتها تُرحَّل إلى إقرارات لاحقة.

مثال

هذه أمثلة توضيحية؛ والأرقام بالدولار الأمريكي.

ثمانية أشهر في جدول بيانات وجولة بذور بعد ثلاثة أشهر

شركة احتفظت بدفاتر ثمانية أشهر في جدول بيانات. سُجّل مبلغ 1,200,000 دولار من اتفاقية SAFE استلمته في فبراير على أنه إيراد. لديها ثلاثة حسابات مصرفية وحسابات بطاقات تضم نحو 1,500 معاملة. ينقل التنظيف مبلغ 1,200,000 دولار إلى رصيد SAFE، ويسوّي كل حساب لكل شهر من الأشهر الثمانية، ويسجل الرواتب من تقاريرها، ويضيف الفواتير غير المدفوعة في نهاية كل شهر. ينخفض الإيراد بمقدار 1,200,000 دولار؛ وتُظهر الميزانية العمومية الآن اتفاقية SAFE التي يسردها جدول ملكية الأسهم.

دفاتر الاستحقاق لدفعات سنوية مقدمة بقيمة 300,000 دولار

دفع العملاء مقدمًا 300,000 دولار لخطط مدتها 12 شهرًا خلال سنة تقويمية: 50,000 دولار تبدأ في 1 يناير و250,000 دولار تبدأ في 1 يوليو. تُظهر دفاتر الأساس النقدي مبيعات 300,000 دولار. وتُظهر دفاتر الاستحقاق 175,000 دولار مكتسبة هذه السنة (50,000 دولار زائد نصف 250,000 دولار) و125,000 دولار إيرادًا مؤجلًا يُكتسب في السنة القادمة.

مؤسس دفع 40,000 دولار من تكاليف الشركة شخصيًا

دفع مؤسس 40,000 دولار من فواتير البرمجيات والسفر والخدمات القانونية ببطاقة شخصية بعد التأسيس. يسجل التنظيف كل فاتورة بتاريخها مع إيصالها ومبلغ مستحق للمؤسس. ثم يختار مجلس الإدارة: السداد بموجب خطة محاسَبة، أو توقيع سند بقرض قيمته 40,000 دولار، أو إصدار أسهم مقابل 40,000 دولار. وتبقى الإيصالات مع الدفاتر في الحالتين.

هل وضعك مختلف؟

• إقرار ضريبي مستحق والدفاتر متأخرة: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة، واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• التنظيف يغيّر النموذج 1120 مقدَّمًا: قارنه وصحّحه مع مساعدة ضريبة الشركات.
• يجب نقل الإقرار الضريبي إلى أساس الاستحقاق: راجع التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق.
• أرسل المستثمرون قائمة طلبات: راجع السجلات المالية التي يطلبها المستثمرون في العناية الواجبة.
• عملاؤك يدفعون الخطط السنوية مقدمًا: راجع الإيرادات المؤجلة لاشتراكات SaaS.
• اتفاقيات SAFE أو السندات تحتاج إلى حسم معاملتها الضريبية: راجع اتفاقيات SAFE والسندات القابلة للتحويل.
• التنظيف يكشف إقرارات فائتة: راجع التنظيف الضريبي قبل العناية الواجبة من المستثمرين.
• دفع المؤسسون تكاليف قبل التأسيس: راجع تكاليف الشركة الناشئة قبل الإطلاق.
• أُغلقت الجولة ويريد مجلس الإدارة تقارير شهرية: راجع القوائم المالية الشهرية للمستثمرين ومجلس الإدارة، مع مساعدة مسك الدفاتر المستمرة.