初创公司融资前的会计软件：该怎么设置

早期初创公司的记账，要在投资人查账前做好哪些事？

种子前轮初创公司的账簿，必须以公司名义记录每一美元，自己能够平衡，每月与银行核对一致，并支持第一份 1120 表（需要时包括其中的资产负债表）。IRS 不要求使用任何特定系统，所以选择的依据是这些工作，而不是品牌（IRS 记录保存）。本文以报送 1120 表的美国公司为前提。

出现以下情况，就不是简单的案例：

• 公司开立账户之前，创始人用个人信用卡支付了费用；
• 收到的钱来自 SAFE、票据或创始人贷款，这些都不是销售收入；
• 公司有工资发放、承包商，或有不止一个银行账户或信用卡；
• 在纳税年度内的任何时候，外国人直接或间接持有股票投票权或价值的 25% 或以上；
• 主要投资人已经要求提供报表。

每种情况都会增加账簿必须反映的内容，以及账簿必须对得上的文件。请先备齐这些资料：

• 公司注册文件和 EIN 通知；
• 公司成立以来的银行和信用卡账单；
• 创始人个人垫付的费用清单及收据；
• SAFE 或票据文件，以及股权结构表；
• 工资和承包商记录（如有）。

不管用什么软件，IRS 对初创公司的账簿有哪些要求？

IRS 要求账簿能支持税表上的每一项，并不要求特定的系统；在大多数情况下，不要求某种特定形式的记录（第 583 号出版物）。每个负有纳税义务的人，都必须保存 IRS 规定的记录（26 U.S.C. § 6001），这些记录包括账簿与税表之间任何差异的核对表（26 CFR 1.446-1(a)(4)）。

支持某项收入或扣除的记录，要保存到该税表的时效期届满。有关财产（比如笔记本电脑）的记录，要保存到您以应税方式处置该财产那一年的时效期届满，即使折旧已经结束。雇佣税记录至少要在税款到期或缴纳之后（以较晚者为准）保存 四年（第 583 号出版物）。分好几份税表扣除的费用，其收据要保存到最后一份申报其中任何部分的税表的时效期届满。

早期初创公司的记账，电子表格够用吗？

当电子表格能清楚反映收入和支出，并且与凭证对得上时，可以符合 IRS 的标准（第 583 号出版物）。账簿需要电子表格做不到的检查时，它就不够用了。

第 583 号出版物介绍了两种设计。单式记账以损益表为基础，记录收入和支出的流动。复式记账把每笔交易记为一个科目的借方和另一个科目的贷方，所以会自动平衡，其科目除收入和支出外，还显示资产、负债和净值（公司则是权益）。通俗地说，每笔交易要记两次，一次记钱从哪里来，一次记钱到哪里去，两边必须相等。IRS 说复式记账有内置的制衡机制。持有 SAFE 或票据资金、创始人贷款或股票的初创公司，有负债和权益需要跟踪，而一张收入和支出清单是反映不出来的。

关于电子表格怎样符合标准，以及怎样从电子表格转出，请看用电子表格记账。

大多数初创公司用什么会计软件？软件应该具备哪些功能？

没有官方来源报告大多数初创公司用什么软件，IRS 也不要求任何一种。选择任何一款能做到下面这些事的系统即可；如果要直接对比，请看软件对比指南。IRS 要求提供计算机化系统的说明，包括防止未经授权添加、更改或删除的控制措施，以及会计科目表（第 583 号出版物）。

账簿从第一天起应该用收付实现制还是权责发生制？税务上的方法必须与它一致吗？

在第一笔分录之前就选定方法，并预期税表使用同一种方法。应税收入按公司记账时一贯使用的方法计算（26 U.S.C. § 446(a)；1120 表填报说明），第 583 号出版物也说，计算应税收入和记账应使用同一种方法。公司在第一份税表中选择税务方法，之后要更改，一般需要通过 3115 表取得 IRS 批准（第 538 号出版物）。收付实现制下，收入在收到时计入，费用在支付时计入。权责发生制下，收入在赚取时计入，费用在发生时计入（第 583 号出版物）。

C 公司一般不得使用收付实现制。初创公司可能适用的一项例外，是总收入测试：前三个纳税年度的年均总收入为 $32,000,000 或以下，并且不是避税工具。这个数字适用于 2026 年开始的纳税年度（税务程序 2025-32）；规则本身见 26 U.S.C. § 448 和第 538 号出版物。存续不足三年的公司，按它存续的期间来测试，短纳税年度要按年折算（§ 448(c)(3)）。关联公司的总收入，例如受控集团，要合并计算（§ 448(c)(2)；1120 表填报说明）。之后未通过该测试的公司，必须改用权责发生制并提交 3115 表（第 538 号出版物）。销售库存产品的公司还有更多规则；请看小企业用收付实现制还是权责发生制。

支持税表的记录，包括账簿与税表之间任何差异的核对表（26 CFR 1.446-1(a)(4)）；1120 表的 Schedule M-1 用来核对账面收入和税表收入。公司能否为投资人采用权责发生制记账，同时按收付实现制报税，是另一个问题；请看权责发生制账簿与收付实现制税表。请在第一份税表之前与 CPA 确定，因为方法就是在那时选定的。如果投资人之后要求提供权责发生制报表，请看从收付实现制改为权责发生制。

第一笔交易之前要设置什么？

第一笔交易之前，先设置六样东西。

1. 公司银行账户和公司信用卡。IRS 建议新企业开立企业支票账户，与个人账户分开，把所有收入都存入这个账户，并且只用于企业。要记下每笔存款的来源，比如经营收入、个人资金或贷款（第 583 号出版物）。对初创公司来说，就是客户付款、购买股票、SAFE、票据或创始人贷款。使用公司信用卡，可以让支出不出现在个人账单上。
2. 法定名称和 EIN。账簿、银行、工资发放和税表都使用公司注册文件和 EIN 通知上的名称。
3. 会计方法。按上文所述选择。
4. 会计科目表。资产、负债和权益科目永久保留；收入和费用科目每年结账（第 583 号出版物）。为 SAFE、票据和创始人贷款增设科目。请看初创公司的会计科目表。
5. 谁录入、谁批准、谁复核。指定谁可以录入交易，谁批准付款，谁复核每个月的银行对账。这些控制措施属于 IRS 要求的系统说明（第 583 号出版物）。
6. 一条支出规则。从公司账户或公司信用卡付款。创始人个人支付的费用，要在当周连同收据一起记入创始人垫付清单。

公司成立之前创始人垫付的费用，怎样记录？

每笔创始人垫付的费用，都要记录日期、收款方、金额、买了什么，以及谁付的钱。这样账簿就会显示，这笔钱要么是公司欠创始人的，要么是资本投入。在投资人看到资产负债表之前，请与 CPA 确定是哪一种。

税务上把这些费用分成几类，所以请按买了什么来列。

公司成立本身并不会开始这些扣除：公司在开始它设立时要从事的业务时才算开始营业，而不是在成立当天（26 CFR 1.248-1(d)）。对每一类费用，公司都被视为已选择在开始营业那一年扣除并摊销。公司也可以在该年度按期报送的税表（含延期）上，选择把这一类费用资本化，两种选择都不可撤销（26 CFR 1.248-1(c)；26 CFR 1.195-1(b)；4562 表填报说明）。在报送该税表之前，请与 CPA 确定营业开始的年度和选择。每一类费用怎样扣除、公司能不能扣除成立之前支付的费用，以及怎样还钱给创始人，请看成立公司之前的创业费用。

账簿必须与公司税表一致吗，包括资产负债表？

一般来说，必须一致。账簿是税表的依据，1120 表 Schedule L 上的资产负债表（需要时）应该与公司的账簿和记录一致（1120 表填报说明）。第 1 页填写的总资产，采用的是记账时一贯使用的方法。Schedule M-1 用来核对账面收入和税表收入，所以任何差额都必须能够解释。

总收入和年末总资产都低于 $250,000 的公司，如果在 Schedule K 第 13 题勾选“是”，可以不填 Schedule L、M-1 和 M-2（1120 表填报说明）。账簿仍然必须支持税表。融资得到的现金会计入年末总资产，所以一轮融资可能使这项豁免失效。

没有收入的公司的第一份税表，请看初创公司的第一份 1120 表。

投资人和他们的律师会把哪些内容与账簿核对？哪些记录应该随时能拿出来？

投资人的报告权利，通常来自签署的投资文件，而不是 IRS 的记录保存规则。不管对方问什么，交易对手都可以把账簿上的每个余额，对上另一份文件，所以请让下列每一对记录都方便调取。

数据室应该放哪些资料，完整清单请看投资人在尽职调查中要求的财务记录。月度报表和董事会资料包，请看给投资人和董事会的月度财务报表。

什么时候该从自己记账转为请记账员或会计师？

IRS 的记录保存规则并不要求请记账员或会计师，但无论是否请人，公司仍要对自己的账簿和记录负责（IRS 常见问题；26 U.S.C. § 6001）。

自己动手的设置，在以下情况需要第二个人复核：第一节清单中的任何情况适用，第一份 1120 表临近而资产负债表对不上，或者每月与银行的核对已经落后一个月以上。几种情况同时出现时，在融资之前把工作做完，比等投资人提出要求之后再做更容易。范围和时间安排，请看风投支持的初创公司的记账。怎样选择，请看为初创公司选择会计师。费用由什么决定，请看初创公司会计费用。

示例

这些示例仅用于说明；金额均为美元。

SAFE 资金和第一笔支出

两位创始人成立了一家特拉华州公司，通过 SAFE 筹集 US$250,000。他们在第一笔存款之前，就开立了公司银行账户并设置好复式记账软件。这笔存款对照已签署的 SAFE 入账，不记为销售收入。到月末，账簿显示收到 US$250,000，支出 US$40,000，银行对账与账单相符，余额为 US$210,000。

银行账户开立之前垫付的费用

一位创始人在公司有账户之前垫付了 US$18,000：US$5,000 用于注册成立和州费用，US$3,000 用于商标申请，US$10,000 用于笔记本电脑和软件。创始人列出每笔付款的日期、收款方和收据。账簿按每笔买了什么分别入账，这 US$18,000 按 CPA 的建议，显示为欠创始人的款项或资本投入。准备第一份税表时，CPA 会按买了什么给这些项目分类：组织支出、创业费用、资产或其他。

用不下去的电子表格

一家还没有收入的初创公司，由一位创始人在电子表格里记录每月约 US$6,000 的支出。后来公司为两名员工发放工资，向承包商付款，并开立了第二个银行账户。这份电子表格已经无法与两份账单核对。公司先把记录重建到选定的某个月末，并把两个账户与各自的账单核对。然后在会计软件里建立完整、平衡的期初余额（现金、资产、工资负债、欠创始人的款项和权益），而不只是银行余额。公司保留这份电子表格存档，两份记录里的全年数字要核对一致，不重复计算任何一笔交易，此后每月对两个账户进行核对。

您的情况不同？

• 创始人垫付了费用，资金来自 SAFE 或票据，主要投资人要求提供报表，或者您的账簿落后了、还在电子表格里：这些情况会决定会计方法、过去的支出怎样记录，以及哪些内容必须与第一份 1120 表对上。融资之前，请获取初创公司会计与税务协助；要整理账簿，请看融资前整理账簿。
• 已经开始发放工资，工资负债一直清不掉：请看清不掉的工资负债。
• 您完成了定价轮融资，或转换了 SAFE 和票据：请看记录定价轮融资。
• 在纳税年度内的任何时候，外国人直接或间接持有股票投票权或价值的 25% 或以上：外国人是指既不是美国公民、也不是美国居民的个人，或者不是在美国组织的公司。该公司还可能需要申报 5472 表，并且必须保存能支持其税表的账簿（5472 表填报说明）。请看外资持有的美国公司记账，并获取初创公司会计与税务协助。
• 外国投资人加入本轮融资：请看初创公司融资轮中的外国投资人。
• 公司是按合伙企业或独资经营征税的 LLC：这里的公司规则不能照搬适用；请看LLC 成立之前个人支付的创业费用。