GST/HST-Überprüfung und Betriebsprüfung: Was die CRA prüft

Warum hat die CRA meine GST/HST-Erstattung zurückgehalten oder mich nach der Einreichung kontaktiert?

Die CRA prüft GST/HST-Erstattungsanträge vor der Auszahlung und kann eine Erklärung oder Unterlagen verlangen. Eine Zurückhaltung bedeutet für sich genommen weder eine Betriebsprüfung noch eine abgelehnte Erstattung. Die CRA überprüft Erklärungen auch nach der Festsetzung, etwa bei Abweichungen zwischen gemeldeten Umsätzen und erhobener Steuer oder zwischen GST/HST-Umsätzen und den betrieblichen Einnahmen in der Einkommensteuererklärung. CRA: GST/HST-Betriebsprüfung; CRA: Überprüfung nach der Festsetzung

Lesen Sie im Schreiben die Meldezeiträume, Beträge, angeforderten Unterlagen und die Antwortfrist. Kam der Kontakt per Telefon, prüfen Sie das Schreiben in Ihrem CRA-Konto oder bestätigen Sie den Anrufer über eine veröffentlichte CRA-Nummer, bevor Sie Unterlagen senden. Nach Angaben der CRA kann ein Prüfer nach der Festsetzung nach nullbesteuerten oder steuerbefreiten Umsätzen, Umsätzen außerhalb Ihrer Provinz oder Ihres Landes und Unterschieden zwischen Zeilen der Erklärung fragen. Geben Sie eine kurze Erklärung, die sich auf die Zahlen und die angeforderten Unterlagen bezieht. Nutzen Sie den im Schreiben genannten Übermittlungsweg und das Aktenzeichen. Bietet das Schreiben Unterlagen online einreichen an, speichern Sie die Bestätigungsnummer. CRA: Überprüfung nach der Festsetzung

Handelt es sich um eine Erklärungsüberprüfung, eine Prüfung des Treuhandkontos oder eine Betriebsprüfung?

Eine Prüfung des Treuhandkontos (Trust Account Examination) kontrolliert, ob GST/HST berechnet, gemeldet und an den Staat abgeführt wurde. „Treuhand“ bezieht sich auf Steuer, die für den Staat gehalten wird. Eine Erklärungsüberprüfung kontrolliert bestimmte gemeldete Beträge, während eine Betriebsprüfung Bücher und Originalunterlagen umfassender untersucht. Das Schreiben und die Anforderung zeigen, um welches Verfahren es geht. Eine Überprüfung nach der Festsetzung ist keine Betriebsprüfung. CRA: Prüfungen von Treuhandkonten; CRA: Überprüfung nach der Festsetzung

Die CRA wählt GST/HST-Betriebsprüfungen oder -Prüfungen anhand einer Risikobewertung und nach dem Zufallsprinzip aus. Eine Prüfung des Treuhandkontos kann zu einer Betriebsprüfung führen, wenn Fragen genauer untersucht werden müssen. Schließen Sie aus einem Schreiben zur GST/HST nicht, dass die CRA auch die Einkommensteuer prüft. CRA: GST/HST-Betriebsprüfung; CRA: Was Sie bei einer Prüfung des GST/HST-Treuhandkontos erwartet

Welche Unterlagen verbinden Umsätze, erhobene Steuer und Vorsteuerabzüge mit meinen Erklärungen?

Bereiten Sie eine Überleitung von jeder GST/HST-Erklärung zu den einzelnen Vorgängen dahinter vor. Die CRA verlangt Unterlagen, die so detailliert sind, dass sich die erhobene Steuer und die erstatteten, zurückerstatteten oder abgezogenen Beträge feststellen lassen. Sie kann Hauptbücher, Rechnungen, Verträge, Mietunterlagen und Kontoauszüge prüfen. CRA: GST/HST- und Lohnunterlagen; CRA: Was Sie über Betriebsprüfungen wissen sollten

Zeigen Sie die Abstimmungsposten, statt Summen künstlich passend zu machen: Zeitunterschiede, Gutschriften, steuerbefreite Umsätze, Exporte und Einzahlungen, die keine Umsätze sind, können eine Differenz erklären. Fragt die CRA zu zwei Zeiträumen, erstellen Sie für jeden eine eigene Überleitung und kennzeichnen Sie Abzüge aus früheren Zeiträumen. Die Überprüfung der CRA nach der Festsetzung vergleicht ausdrücklich Umsätze, erhobene Steuer und Vorsteuerabzüge und kann GST/HST-Umsätze mit den betrieblichen Einnahmen in der Einkommensteuererklärung vergleichen. CRA: Überprüfung nach der Festsetzung

Was gilt, wenn mir Rechnungen oder Belege für Vorsteuerabzüge fehlen?

Bitten Sie den Lieferanten um eine Ersatzkopie und sammeln Sie den Vertrag, den Nachweis des Geschäftsvorfalls und andere vom Lieferanten ausgestellte Unterlagen. Sagen Sie dem Prüfer, ob Sie vor der Einreichung das Original oder andere ausreichende Nachweise hatten. Eine Ersatzkopie kann helfen zu belegen, was Sie bereits hatten. Wurde der erforderliche Nachweis erst nach der Einreichung beschafft, belegt die Kopie allein nicht, dass der ursprüngliche Antrag die Fristregel erfüllte. Eine Banküberweisung hilft, einen Vorgang nachzuverfolgen, belegt aber den Abzug für sich allein nicht. Excise Tax Act, Abschnitt 169(4)–(5); CRA: Was Sie über Betriebsprüfungen wissen sollten

Ordnen Sie jeden strittigen Abzug dem Registrierten zu, der den Aufwand getragen hat, der gezahlten oder fälligen GST/HST und der Verwendung des Einkaufs in der gewerblichen Tätigkeit. Diente ein Einkauf sowohl steuerpflichtiger als auch steuerbefreiter oder privater Tätigkeit, zeigen Sie die Aufteilung, statt die gesamte Steuer abzuziehen. Nach Angaben der CRA müssen Einkaufsrechnungen oder Belege für Vorsteuerabzüge aufbewahrt werden. Die Registrierungsnummer des Lieferanten und weitere erforderliche Angaben hängen vom Vorgang ab. Zu den Pflichtangaben auf Belegen und zur Antragsfrist lesen Sie GST/HST-Erklärung und Vorsteuerabzüge. CRA: GST/HST- und Lohnunterlagen; CRA: Vorsteuerabzüge

Kann der Lieferant die fehlenden Angaben nicht liefern, teilen Sie dem Prüfer genau mit, was fehlt, und legen Sie die Unterlagen vor, die Sie haben. Erstellen Sie die Rechnung nicht selbst. Abschnitt 169 erlaubt es dem Minister, einen Registrierten von einer Dokumentationspflicht zu befreien, wenn ausreichende Unterlagen Leistung und Steuer belegen. Das ist aber eine Ermessensausnahme, kein automatisches Recht. Excise Tax Act, Abschnitt 169(5)

Erhalten Sie erst nach der Einreichung ausreichende Nachweise, kann ein bisher nicht belegter Abzug nach Abschnitt 225(3)–(4) noch in einer späteren Erklärung geltend gemacht werden. Wurde er bereits geltend gemacht, gelten für den späteren Antrag Korrekturbedingungen, und er darf nicht doppelt angesetzt werden. Die übliche Antragsfrist beträgt vier Jahre ab dem ursprünglichen Meldezeitraum. Für bestimmte Personen (Specified Persons) beträgt sie in der Regel zwei Jahre ab dem Geschäftsjahr, in das dieser Zeitraum fällt. Die genaue Einreichungsfrist und die Ausnahmen finden Sie unter GST/HST-Erklärung und Vorsteuerabzüge. Excise Tax Act, Abschnitt 225

Wie belege ich nullbesteuerte Exporte oder Leistungen außerhalb Kanadas?

Klären Sie zuerst, ob Sie Waren, Dienstleistungen oder immaterielle Rechte verkauft haben. Ein Kunde oder eine Adresse im Ausland beweist die Nullbesteuerung nicht allein. Ordnen Sie die Rechnung der jeweiligen Exportbedingung zu und bewahren Sie Nachweise sowohl zum Vorgang als auch zu den Tatsachen auf, die diese Bedingung verlangt. CRA: GST/HST auf Importe und Exporte

Für Waren nennt die CRA zusammengehörige Verkaufs- und Transportunterlagen als mögliche Exportnachweise und sagt, dass ein Post- oder Kurierbeleg als Nachweis für ins Ausland versandte Waren dienen kann. Hat der Käufer die Ware in Kanada übernommen, gelten zusätzliche Bedingungen, darunter die zügige Ausfuhr und der Nachweis, dass der Käufer die Waren tatsächlich ausgeführt hat. Bei Dienstleistungen können bestimmte Leistungen an nicht ansässige Kunden nullbesteuert sein, doch die CRA nennt Ausnahmen. Ein Vertrag und eine ausländische Rechnungsadresse sollten an der tatsächlichen Leistung geprüft werden. CRA: Exporte: bewegliche körperliche Gegenstände; CRA: GST/HST auf Importe und Exporte; CRA: Exporte: Feststellung des Ansässigkeitsstatus

Was sende ich bei einer Überprüfung der Rückerstattung für neue Wohnmietobjekte?

Senden Sie die in der CRA-Anforderung genannten Unterlagen, dazu ein kurzes Verzeichnis, das jedes Dokument dem Antrag und der Immobilie zuordnet. Für einen Käufer-Vermieter mit Antragstyp 6 nennt die CRA die Abrechnung zum Abschluss (Statement of Adjustments), den unterschriebenen Kaufvertrag und den Miet- oder Pachtvertrag. Die genannten Unterlagen eines Bauträger-Vermieters weichen ab. Prüfen Sie daher vor der Antwort den Antragstyp in Teil C von Form GST524. CRA: Rückerstattung für neue Wohnmietobjekte

Bewahren Sie die eingereichte Form GST524 und jede Anlage der Provinz auf, dazu Abschluss- und Steuerunterlagen und den Mietvertrag, der die beanspruchte Wohnnutzung zeigt. Wurde eine berechtigte Einheit außerhalb eines Komplexes mit mehreren Einheiten innerhalb von ein Jahr nach der ersten Bewohnung verkauft, fügen Sie die Verkaufsunterlagen bei: Je nach beabsichtigter Nutzung durch den Käufer kann eine Rückzahlung anfallen. Excise Tax Act, Abschnitt 256.2(10) Fordert die CRA weitere Informationen an oder kündigt sie eine Ablehnung an, nennen Sie das fehlende Dokument, die Berechnung oder die fehlende Tatsache zur Berechtigung und antworten Sie auf genau diesen Punkt. Hat ein Schreiben die Rückerstattung bereits abgelehnt, können neue Unterlagen nach einer Überprüfung eine geänderte Festsetzung stützen. Bei einer Ablehnung nach einer Betriebsprüfung braucht die CRA für die Überprüfung des Antrags einen Einspruch. Prüfen Sie die Frist im Schreiben und die Entscheidungshilfe der CRA für GST/HST-Einsprüche. Die Schritte bei Streitigkeiten finden Sie dann unter CRA-Überprüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung. Wer Anspruch hat, steht in GST/HST auf Wohnimmobilien. Ein Langzeitvermieter von Wohnraum kann eine abgelehnte Rückerstattung in der Regel nicht durch einen Vorsteuerabzug auf den Kauf ersetzen. CRA: Rückerstattung für neue Wohnmietobjekte

Wie weit zurück kann die CRA die GST/HST neu festsetzen, und wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?

Für einen gewöhnlichen GST/HST-Nettosteuerzeitraum beträgt die allgemeine Festsetzungsfrist vier Jahre nach dem späteren der beiden Zeitpunkte Fälligkeitstag der Erklärung und Einreichungstag. Für eine bereits ausgezahlte oder angerechnete Rückerstattung beträgt die allgemeine Frist für eine geänderte Festsetzung vier Jahre nach Einreichung des Rückerstattungsantrags. Eine erste Festsetzung der Rückerstattung ist jederzeit möglich. Das sind getrennte Fristen, und Abschnitt 298 enthält Ausnahmen. Excise Tax Act, Abschnitt 298

Die CRA kann einen Sachverhalt jederzeit festsetzen, wenn eine falsche Angabe aufgrund von Nachlässigkeit, Fahrlässigkeit oder vorsätzlichem Versäumnis vorliegt, bei Betrug oder bei einem wirksamen Verzicht. Für einige besondere GST/HST-Festsetzungen gelten andere Fristen. Fragt ein Prüfer nach einem älteren Zeitraum, prüfen Sie die tatsächlichen Einreichungs- und Festsetzungsdaten und die Rechtsgrundlage, bevor Sie annehmen, der Zeitraum sei abgeschlossen. Excise Tax Act, Abschnitt 298

Der Registrierte schuldet seinen GST/HST-Saldo: Ein Einzelunternehmer schuldet ihn persönlich, und ein persönlich haftender Gesellschafter oder ein anderer Gesellschafter ohne beschränkte Haftung kann nach Abschnitt 272.1(5) für Beträge einer Personengesellschaft haften, die während seiner Mitgliedschaft entstanden. Ein Direktor einer Kapitalgesellschaft kann nach Abschnitt 323 für nicht abgeführte Nettosteuer, Zinsen und Zuschläge haften, vorbehaltlich der gesetzlichen Voraussetzungen für die Inanspruchnahme und der Verteidigung mit gebotener Sorgfalt (Due Diligence). Die CRA muss innerhalb von zwei Jahre festsetzen, nachdem die Person zuletzt Direktor war. Ein Ehepartner, ein minderjähriges Kind oder ein anderer nahestehender Empfänger (Non-arm's-length), der Vermögen eines Schuldners unter dem angemessenen Wert erhalten hat, kann nach Abschnitt 325 ebenfalls haften, höchstens bis zum niedrigeren Betrag aus Wertdifferenz und der betreffenden GST/HST-Schuld. Die Festsetzung ist jederzeit möglich. Ein Vertreter, auch ein Testamentsvollstrecker, der Vermögen eines Registrierten ohne die erforderliche Unbedenklichkeitsbescheinigung (Clearance Certificate) verteilt, kann nach Abschnitt 270 bis zum Wert des Verteilten haften.

In der Regel bewahren Sie GST/HST-Unterlagen 6 Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen. Unterlagen zum Erwerb und zur Veräußerung von langfristigem Vermögen sowie historische Geschäftsunterlagen, die einen späteren Verkauf oder eine Abwicklung betreffen, bewahren Sie unbegrenzt auf. Anweisungen der CRA, nicht eingereichte Erklärungen und offene Einsprüche oder Berufungen können andere Aufbewahrungsfristen verlängern. Die Aufbewahrungsregel ist von der Frist für geänderte Festsetzungen getrennt. Bewahren Sie Arbeitskopien elektronisch eingereichter Erklärungen auf und holen Sie die schriftliche Erlaubnis der CRA ein, bevor Sie Unterlagen früher vernichten. CRA: Aufzubewahrende GST/HST-Unterlagen; CRA: Wo und wie lange Sie Unterlagen aufbewahren

Was geschieht, wenn die CRA vorschlägt, Vorsteuerabzüge abzulehnen oder die Steuer neu festzusetzen?

Ein Vorschlagsschreiben zur Betriebsprüfung erläutert die vorgeschlagenen Änderungen. Die CRA gibt Ihnen 30 Tage, um zuzustimmen oder zu widersprechen. Prüfen Sie die Antwortfrist im Schreiben und die strittigen Beträge. Zu den Schritten der Antwort und zu Einsprüchen nach der Festsetzung lesen Sie CRA-Überprüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung. Senden Sie Prüfungsunterlagen über den sicheren Weg, den der Prüfer vorgibt. CRA-Prüfer können Unterlagen nicht per E-Mail annehmen. CRA: Was Sie über Betriebsprüfungen wissen sollten

Eine wissentlich oder grob fahrlässig falsche Angabe kann außerdem den Zuschlag nach Abschnitt 285 auslösen: den höheren Betrag aus $250 und 25 % des gesetzlichen Unterschieds bei Steuer oder Rückerstattung. Prüfen Sie die genannte Grundlage, wenn der Vorschlag einen Zuschlag enthält. Excise Tax Act, Abschnitt 285

Eine Betriebsprüfung kann ohne Änderung enden oder mit einem Steuerbescheid oder geänderten Steuerbescheid, der mehr geschuldete Steuer oder eine Erstattung zeigt. Eine Überprüfung nach der Festsetzung kann stattdessen ohne Änderung, mit Hinweisen oder mit einer Anpassung der Erklärung enden. Bewahren Sie Vorschlag, Ihre Antwort und den abschließenden Bescheid zusammen auf. Wenn Sie einen Steuerbescheid anfechten, reichen Sie innerhalb von 90 Tage nach Versand des Bescheids einen GST/HST-Einspruch ein, mit Form GST159 oder dem Onlinedienst der CRA. Ist die Frist abgelaufen, beantragen Sie innerhalb von ein Jahr nach dieser Frist eine Fristverlängerung. Die Erleichterung ist an Bedingungen geknüpft. Die Schritte bei Streitigkeiten finden Sie unter CRA-Überprüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung, zu festgesetzten Beträgen unter CRA-Zuschläge, Zinsen und Erleichterungen. Excise Tax Act, Abschnitte 301 und 303; CRA: Was Sie über Betriebsprüfungen wissen sollten

Beispiel

Nur Beispielzahlen in kanadischen Dollar. Ein Unternehmen meldet für einen Meldezeitraum C$100.000 Umsatz, C$10.000 erhobene oder zu erhebende GST/HST und C$7.000 Vorsteuerabzüge. Daraus ergibt sich eine Nettosteuer von C$3.000. Die CRA fragt, warum der Abzug hoch ist.

Der Eigentümer sendet eine einseitige Abstimmung: Das Verkaufshauptbuch summiert sich auf C$100.000, seine Steuerspalte auf C$10.000 und die GST/HST-Spalte des Einkaufshauptbuchs auf C$7.000. Jede Einkaufszeile verweist auf einen Lieferantenbeleg und nennt die Verwendung des Einkaufs. Bei einem Abzug von C$1.000 fehlt die Lieferantenrechnung. Der Eigentümer fordert daher eine Kopie an und kennzeichnet diese Zeile als nicht verifiziert. Kann der Eigentümer Steuer und weitere erforderliche Angaben nicht belegen, bleiben diese C$1.000 gefährdet, und die Nettosteuer stiege auf C$4.000. Die Banküberweisung schließt die Lücke nicht. CRA: GST/HST- und Lohnunterlagen; Excise Tax Act, Abschnitt 169

Bei Ihnen anders?

• Sie brauchen die genauen Pflichtangaben auf Belegen oder die Antragsfrist: Lesen Sie GST/HST-Erklärung und Vorsteuerabzüge.
• Ihre Mietrückerstattung hängt von Nutzung oder Eigentum der Immobilie ab: Lesen Sie GST/HST auf Wohnimmobilien.
• Die CRA hat einen strittigen Steuerbescheid erlassen, oder Ihnen fehlen Jahre: Lesen Sie CRA-Überprüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung.
• Die geänderte Festsetzung enthält Zinsen oder Zuschläge: Lesen Sie CRA-Zuschläge, Zinsen und Erleichterungen.
• Sie haben den falschen GST/HST-Satz der Provinz berechnet: Lesen Sie Falschen GST/HST-Satz korrigieren.
• Ihre Unterlagen umfassen mehrere Zeiträume, oder hohe Abzüge könnten abgelehnt werden: Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Originalbelege mit jeder eingereichten Erklärung abzustimmen.
• Ihr Unternehmen ist in Québec registriert: Revenu Québec bearbeitet dort in der Regel GST/HST- und QST-Erklärungen, Betriebsprüfungen und Einsprüche. Für einen GST/HST-Einspruch nutzen Sie den Onlinedienst oder Form FP-159-V, für einen QST-Einspruch Form MR-93.1.1-V. Revenu Québec rechnet die Einspruchsfrist ab dem Datum des Bescheids. Die CRA bearbeitet bestimmte Finanzinstitute auf der Liste (Selected Listed Financial Institutions). Folgen Sie der im Bescheid genannten Behörde. Revenu Québec: GST/HST und QST melden; Revenu Québec: So reichen Sie einen Einspruch ein; CRA: Finanzinstitute auf der Liste