CRA-Schreiben zu Review oder Audit: Was tun, was senden?

Ist das CRA-Schreiben eine Überprüfung oder ein Audit?

Eine Überprüfung (Review) der CRA betrifft meist eine bestimmte Angabe oder einen erklärten Betrag. Ein Audit untersucht Bücher, Unterlagen und zugehörige Vorgänge breiter. Das Schreiben nennt Programm, Steuerkonto, Zeitraum und die gewünschten Angaben. Nutzen Sie diese Angaben, um den Umfang Ihrer Antwort festzulegen (CRA: Arten der Überprüfung; CRA: Audits bei Unternehmen).

Eine Überprüfung kann vor oder nach einem Steuerbescheid stattfinden. Ein Schreiben zur Überprüfung ist selbst kein geänderter Steuerbescheid (CRA: Arten der Überprüfung; CRA: Phasen des Audits).

Bei einem Schreiben von Revenu Québec richten Sie sich nach dessen Datum und nach dem getrennten Audit- und Einspruchsverfahren. Die folgenden Schritte betreffen Schreiben der CRA.

Warum hat die CRA meine Steuererklärung ausgewählt?

Die Auswahl beweist nicht, dass Ihre Steuererklärung falsch ist. Erklärungen von Privatpersonen werden etwa ausgewählt, weil erklärte Beträge von Angaben Dritter abweichen, ein Abzug einen Nachweis braucht, der bisherige Verlauf der Erklärungen Fragen aufwirft oder die Erklärung zufällig gezogen wird (CRA: Auswahl zur Überprüfung).

Audits bei Unternehmen werden durch Risikobewertung und Prüfung durch Sachbearbeiter ausgewählt. Die CRA kann ein Unternehmen mit seinen Unterlagen und anderen Informationen vergleichen. Sie kann auch verbundene Rechtsträger oder private Unterlagen prüfen, wenn das relevant ist (CRA: Audits bei Unternehmen). Das Schreiben und die Anfrage des Prüfers zeigen, worum es in Ihrem Fall tatsächlich geht.

Wie lange habe ich Zeit zu antworten, und bekomme ich mehr Zeit?

Maßgeblich ist das Datum im Schreiben zur Überprüfung. Eine einheitliche Frist für alle Anfragen der CRA gibt es nicht. Können Sie die Unterlagen nicht rechtzeitig beschaffen, rufen Sie vor diesem Datum die Nummer im Schreiben an, erklären Sie, was fehlt, und bitten Sie um einen neuen Termin (CRA: Antwort auf eine Überprüfung).

Antworten Sie auf eine Überprüfung nicht, kann die CRA nach den vorliegenden Angaben entscheiden und den Abzug ändern oder versagen (CRA: häufige Änderungen). Fehlen bei einem Audit Unterlagen, teilen Sie das dem Prüfer umgehend mit. Fehlende Unterlagen können das Audit verzögern (CRA: Audits).

Was soll ich einreichen, und wie?

Senden Sie gut lesbare Kopien der angeforderten Unterlagen und ordnen Sie sie jedem beanstandeten Betrag zu. Geben Sie die Aktenzeichen des Schreibens an und erklären Sie kurz, wie die Unterlagen die Steuererklärung belegen (CRA: Antwort auf eine Überprüfung).

Beenden Sie vor der Weitergabe von Unterlagen jedes Telefonat und prüfen Sie den Anrufer über die veröffentlichten Kontaktdaten oder das Telefonprüfwerkzeug der CRA. Bei einer Überprüfung der Einkommensteuer von Privatpersonen legen Sie jedem fremdsprachigen Dokument eine zulässige englische oder französische Übersetzung bei, die die Unterschriftsregeln der CRA erfüllt.

Sammeln Sie als Unternehmen die eingereichten Steuererklärungen, das Hauptbuch, Rechnungen, Belege, Verträge, Kontoauszüge und Abstimmungen für die Zeiträume und Punkte, die das Schreiben nennt. Ein Prüfer kann auch relevante private Unterlagen oder Unterlagen verbundener Parteien anfordern. Eine solche Anfrage liegt nicht automatisch außerhalb des Audits (CRA: Unterlagen beim Audit von Unternehmen). Sind Zweck oder Umfang der Anfrage unklar, bitten Sie den Prüfer, das Thema und die benötigten Unterlagen zu nennen, bevor Sie Ihre Antwort zusammenstellen.

Nutzen Sie den im Schreiben genannten Übermittlungsweg. Die CRA nimmt eingescannte Unterlagen über ihren sicheren Dienst zum Einreichen von Unterlagen an. Ein Prüfer kann auch vereinbaren, Unterlagen einzusehen oder auszuleihen, und stellt für ausgeliehene Dokumente eine Quittung aus. Senden Sie Audit-Unterlagen nicht per E-Mail an den Prüfer, denn Prüfer der CRA können Dateien nicht per gewöhnlicher E-Mail empfangen (CRA: Audits bei Unternehmen). Bewahren Sie die gesendeten Unterlagen, die Erklärung und die Übermittlungsbestätigung auf.

Was gilt, wenn ich keine Belege oder Unterlagen habe?

Teilen Sie der CRA mit, was fehlt und warum. Erstellen Sie keinen Ersatzbeleg. Fügen Sie bei einer Überprüfung eine schriftliche Erklärung und alle anderen verfügbaren Nachweise bei. Nach Angaben der CRA kann sie Unterlagen wie entwertete Schecks oder Kontoauszüge berücksichtigen, um einen Abzug zu belegen (CRA: Antwort auf eine Überprüfung; CRA: Auswahl zur Überprüfung).

Versuchen Sie bei einem Audit zuerst, Kopien von der Bank, dem Lieferanten, dem Kunden oder der anderen Partei zu bekommen, die den Beleg erstellt hat. Gelingt das nicht, besprechen Sie mit dem Prüfer oder dem Teamleiter eine andere Möglichkeit, den Betrag zu bestätigen (CRA: Audit-Unterlagen). Als Regel gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren ab dem Ende des letzten Steuerjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Für manche Unterlagen, verspätete Steuererklärungen und offene Streitfälle gelten längere Fristen (CRA: Aufbewahrung von Unterlagen).

Kann jemand anderes für mich mit der CRA verhandeln?

Ja. Sie können einen Vertreter bevollmächtigen, Informationen zu erhalten und zu antworten. Sie bleiben aber dafür verantwortlich, Unterlagen aufzubewahren und die Steuererklärung zu erläutern. Die Arbeit eines Vertreters hebt Ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht auf (CRA: Bevollmächtigung; CRA: Pflichten beim Audit).

Sie können den Online-Zugang über Ihr persönliches oder geschäftliches CRA-Konto erteilen. Form AUT-01 erteilt nur Offline-Zugang. Prüfen Sie, ob die Vollmacht das richtige Konto abdeckt. Ein Vertreter mit der nötigen Online-Vollmacht kann Unterlagen über den sicheren Vertreterdienst der CRA einreichen (CRA: Wege der Bevollmächtigung; CRA: Antwort auf eine Überprüfung).

Wie viele Jahre zurück kann die CRA überprüfen oder Steuerbescheide ändern?

Bei Privatpersonen und Kapitalgesellschaften läuft die normale Frist für die Änderung der Einkommensteuer ab dem ursprünglichen Steuerbescheid, nicht ab dem Ende des Steuerjahres. Für die Feststellung bei einer Personengesellschaft gilt eine andere Frist. Unterlagen zu überprüfen und einen geänderten Steuerbescheid zu erlassen, sind verschiedene Schritte. Die CRA verlangt Unterlagen im Allgemeinen sechs Jahre lang, auch wenn die normale Änderungsfrist kürzer ist (CRA: Aufbewahrung von Unterlagen).

Diese normalen Fristen können für jeden Einkommensteuerpflichtigen verlängert werden. Falsche Angaben aus Nachlässigkeit, Unachtsamkeit oder vorsätzlichem Versäumnis oder Betrug erlauben eine Änderung jederzeit. Ein Steuerpflichtiger kann mit Form T2029 für einen bestimmten Punkt auf die Frist verzichten. Den Verzicht unterschreibt der Steuerpflichtige, sein gesetzlicher Vertreter oder ein bevollmächtigter Officer der Gesellschaft, und die CRA muss ihn vor Ablauf der normalen Frist erhalten. Bei bestimmten gesetzlichen Verlängerungen kann ein Verzicht noch innerhalb von drei Jahre nach Ablauf dieser Frist eingereicht werden. Ein Geschäft mit einem Nichtansässigen, das nicht dem Fremdvergleich entspricht, oder ein Betrag eines ausländischen verbundenen Unternehmens kann die Frist um drei Jahre verlängern. Eine nicht eingereichte oder unvollständige T1135 zusammen mit nicht erklärten Einkünften aus ausländischem Vermögen kann die Frist ebenfalls um drei Jahre verlängern. Eine nicht erklärte Veräußerung von Grundvermögen kann eine spätere Änderung erlauben. Bei der Veräußerung durch eine Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft muss das Vermögen Capital Property (Anlagevermögen) sein (Income Tax Act, Abschnitt 152(4)). Für die Feststellung bei einer Personengesellschaft gilt eine eigene Verzichtsregel (CRA: Leitfaden zur Erklärung von Personengesellschaften). Prüfen Sie Steuerart, Jahr, Bescheid und Grund genau, bevor Sie einen älteren Zeitraum als abgeschlossen ansehen.

Was geschieht, wenn der Prüfer fertig ist?

Der Prüfer gibt Ihnen seine Feststellungen schriftlich. Schlägt er Änderungen vor, haben Sie im Allgemeinen 30 Tage Zeit zu antworten, bevor die CRA sie endgültig umsetzt (CRA: Ablauf des Audits).

Vergleichen Sie den Vorschlag mit der eingereichten Steuererklärung und den Ursprungsunterlagen. Legen Sie fest, welche Beträge Sie akzeptieren und welche Sie bestreiten, erklären Sie den Fehler, den Sie sehen, und fügen Sie die Unterlagen bei, die Ihre Position stützen. Besprechen Sie offene Punkte zuerst mit dem Prüfer, dann mit dem Teamleiter. Ändert die CRA Steuer oder Einkünfte, sendet sie einen geänderten Steuerbescheid (Notice of Reassessment). Bei einem geänderten Verlust kann stattdessen eine Notice of Redetermination ergehen. Gibt es keine Änderungen, wird das Audit abgeschlossen (CRA: Audits bei Unternehmen).

Was gilt, wenn ich dem geänderten Steuerbescheid nicht zustimme?

Legen Sie förmlich Einspruch ein, um eine festgesetzte Änderung anzufechten. Ein Gespräch mit dem Prüfer über einen Vorschlag ersetzt keinen Einspruch. Nennen Sie Tatsachen, Gründe und Belege und beachten Sie für jeden Bescheid eine eigene Frist (CRA: Einspruchsrechte bei der Einkommensteuer).

Hat eine Überprüfung Ihren Abzug mangels Unterlagen geändert, senden Sie neue Unterlagen so, wie es das Schreiben anweist. Die CRA kann dann neu entscheiden. Verfolgen Sie die Einspruchsfrist getrennt (CRA: Angaben nach einer Überprüfung nachreichen).

Reichen Sie einen Einspruch gegen die Einkommensteuer über „Formellen Einspruch registrieren“ in einem CRA-Konto ein oder senden Sie Form T400A oder ein unterschriebenes Schreiben per Post oder Fax an das Appeals Intake Centre. Für GST/HST nutzen Sie den Online-Dienst oder senden Form GST159 per Post. Bewahren Sie den Nachweis der Einreichung auf (CRA: Einsprüche gegen die Einkommensteuer; CRA: GST/HST-Einsprüche).

Bei einem GST/HST-Einspruch muss eine Specified Person (bestimmte Person) jeden Streitpunkt, die gewünschte Änderung sowie die Tatsachen und Gründe beschreiben. Prüfen Sie diese Regel, wenn Sie ein Listed Financial Institution (gelistetes Finanzinstitut) oder ein größeres Unternehmen sind (CRA: GST/HST-Einsprüche, Absätze 10–12).

Der Leitfaden zum Einspruch bei der Einkommensteuer regelt die Fälle von Privatpersonen und Kapitalgesellschaften. Der Leitfaden für Personengesellschaften und das GST/HST-Memorandum enthalten die jeweils eigenen Regeln. Sowohl bei der Einkommensteuer als auch bei GST/HST kann ein Antrag auf Fristverlängerung spätestens ein Jahr nach Ablauf der Einspruchsfrist gestellt werden, vorbehaltlich bestimmter Bedingungen (CRA: GST/HST-Einsprüche, Absatz 38). Zinsen können weiterlaufen, solange ein bestrittener Betrag unbezahlt bleibt. Ein GST/HST-Einspruch stoppt die Einziehung nicht, es sei denn, die CRA stellt sie zurück oder akzeptiert eine ausreichende Sicherheit (Excise Tax Act, Abschnitt 315; CRA: GST/HST-Einsprüche, Absätze 71–72). Eine Large Corporation (große Kapitalgesellschaft) muss jeden Streitpunkt und die dafür gewünschte Entlastung angeben und beim Einspruch 50 % des bestrittenen Betrags zahlen (CRA: Einspruchsrechte und Einziehung).

Kann ich nach einem Kontakt mit der CRA noch freiwillig offenlegen?

Ein Kontakt der CRA schließt das Voluntary Disclosures Program (VDP, Programm zur freiwilligen Offenlegung) nicht immer aus. Das Ergebnis hängt von den Angaben ab, die Sie offenlegen, und von dem, was die CRA bereits unternommen hat (CRA: VDP-Rundschreiben, Absätze 16–20).

Vergleichen Sie Thema und Zeitraum des Kontakts mit der Offenlegung. Ein Audit zu einem anderen Punkt entscheidet nicht über die Zulässigkeit. Die Entlastung liegt im Ermessen der CRA (CRA: VDP-Rundschreiben, Absätze 17–21). Ohne Kontakt der CRA lesen Sie nicht erklärte Einkünfte und freiwillige Offenlegung.

Wie läuft ein VDP-Antrag ab, und welche Entlastung gibt es?

Für einen zulässigen VDP-Antrag reichen Sie die unterschriebene Form RC199 mit korrigierten Steuererklärungen und Belegen ein. Dazu kommt die Zahlung oder ein Antrag auf eine Zahlungsvereinbarung für die geschätzte Steuer. Reicht ein Vertreter den Antrag ein, müssen Sie und der Vertreter beide unterschreiben. Die Steuer selbst bleibt zu zahlen. Die Auslassung muss mit möglichen Zinsen oder Strafzuschlägen verbunden sein. Die Abgabefrist für das Einkommensteuerjahr muss mindestens ein Jahr zurückliegen. Eine GST/HST-Auslassung kann zulässig sein, wenn mindestens ein Meldezeitraum überfällig ist (CRA: VDP-Rundschreiben, Absätze 10 und 24–34; CRA: GST/HST-VDP-Memorandum; CRA: Antrag stellen).

Ein Antrag, der nur auf eine Erstattung, die Entlastung von bereits festgesetzten Strafzuschlägen oder die Änderung einer Steuerwahl zielt, ist im VDP nicht zulässig (CRA: VDP-Rundschreiben, Absatz 11).

Das sind die normalen Entlastungsstufen nach IC00-1R7. Bei der Einkommensteuer deckt die Entlastung von Strafzuschlägen im Allgemeinen Steuerjahre ab, die in den zehn Kalenderjahren vor dem Antragsjahr enden. Die Zinsentlastung deckt Zinsen ab, die in diesen Jahren aufgelaufen sind, auch bei älteren Schulden (CRA: Grenzen der VDP-Entlastung). Eine GST/HST-Wash-Transaktion kann Anspruch auf volle Entlastung von Strafzuschlägen und Zinsen haben. Beispiel: Ein Verkäufer hat einem registrierten Käufer keine Steuer berechnet, obwohl dieser die gesamte Steuer als Vorsteuer (Input Tax Credit) hätte zurückholen können. Weitere Bedingungen gelten (CRA: Wash-Transaktionen; CRA: GST/HST-VDP). Die Entlastung liegt im Ermessen der CRA. Wird der Antrag angenommen, gibt die CRA den offengelegten Punkt nicht zur Strafverfolgung weiter und setzt dafür keine Strafzuschläge wegen grober Fahrlässigkeit an. Die CRA kann die Steuerberechnung weiterhin prüfen oder auditieren (CRA: VDP-Rundschreiben, Absätze 21–22 und 37).

Lehnt die CRA die VDP-Entlastung ab, kann ein Steuereinspruch diese Entscheidung nicht anfechten. Sie können eine zweite Verwaltungsüberprüfung bei der CRA beantragen, die nach Angaben der CRA vor einer gerichtlichen Überprüfung zu beantragen ist. Ein Antrag auf gerichtliche Überprüfung beim Federal Court muss innerhalb von 30 Tage ab dem Datum eingereicht werden, an dem die CRA die angefochtene Entscheidung versandt hat. Ein Einspruch gegen den zugrunde liegenden Steuerbescheid ist davon getrennt (CRA: VDP-Rundschreiben, Absätze 38–42).

Legen Sie korrigierende Unterlagen für die letzten sechs Jahre bei Einkünften oder Vermögen aus kanadischen Quellen, zehn Jahre bei Posten aus ausländischen Quellen und vier Jahre bei GST/HST vor. Die CRA kann ältere Unterlagen verlangen. Diese Zeiträume verlängern die Grenzen der Entlastung nicht. Legen Sie alle bekannten Fehler und Auslassungen bei von der CRA verwalteten Steuern offen, einschließlich damit verbundener Geschäfte oder Umstände mit fremden und nahestehenden Dritten. Die CRA kann die Entlastung versagen, wenn sie ausgelassene Verstöße feststellt (CRA: Antrag stellen; CRA: VDP-Rundschreiben, Absätze 26–31). Reichen Sie den Antrag online, per Fax oder per Post ein, aber nur auf einem Weg. Bewahren Sie die Bestätigung und das Wirksamkeitsdatum auf. Die CRA sendet später eine schriftliche Entscheidung über die Entlastung (CRA: VDP-Rundschreiben, Absätze 33–35 und 43).

Revenu Québec führt für Pflichten, die es verwaltet, ein eigenes Programm zur freiwilligen Offenlegung. Der Antrag erfolgt über Form LM-15-V. Die Annahme durch die CRA entscheidet nicht über einen Antrag in Québec.

Beispiel

Beispielbeträge in kanadischen Dollar. Eine selbstständig tätige Person erhält ein Schreiben der CRA zu einer Überprüfung von Betriebsausgaben in Höhe von C$20.000. Sie sammelt Rechnungen über C$18.000, Kontoauszüge und eine Erklärung zu den fehlenden C$2.000 und sendet Kopien mit der Aktenzeichen des Schreibens fristgerecht ein. Versagt die CRA die C$2.000, prüft die Person den geänderten Steuerbescheid und die Einspruchsfrist. Ein anderer Beleg kann den Abzug unter Umständen dennoch stützen.

Anders bei Ihnen?

• Noch kein Kontakt der CRA zu ausgelassenen Einkünften oder ausländischem Vermögen: Lesen Sie nicht erklärte Einkünfte und freiwillige Offenlegung, um zu klären, ob Sie sich melden sollten und wie ausländische Informationen bekannt werden können.
• Ihre Kapitalgesellschaft hat frühere Steuererklärungen nie eingereicht: Lesen Sie nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen.
• Der geänderte Steuerbescheid enthält Strafzuschläge oder Zinsen: Lesen Sie Strafzuschläge, Zinsen und Entlastung zu einem gesonderten Antrag auf Entlastung.
• Der beanstandete Betrag sind Mieteinkünfte oder ein Mietverlust: Lesen Sie Einkünfte aus Vermietung.
• Der Prüfer fragt nach Geld, das an einen Eigentümer geflossen ist: Lesen Sie Gesellschafterdarlehen.
• Das Schreiben betrifft Form T1135 oder ein ausländisches verbundenes Unternehmen: Lesen Sie Meldung von ausländischem Vermögen und verbundenen Gesellschaften.
• Das Schreiben betrifft eine Anrechnung ausländischer Steuern: Lesen Sie ausländische Einkünfte in der kanadischen Steuererklärung.
• Der Prüfer rekonstruiert Ihre Einkünfte anhand von Privatvermögen und privaten Ausgaben, schlägt Strafzuschläge wegen grober Fahrlässigkeit vor oder prüft mehrere verbundene Rechtsträger: Diese Punkte erfordern eine Antwort Punkt für Punkt. Sammeln Sie das Audit-Schreiben, die Steuererklärungen, Hauptbücher, Kontoauszüge und vorgeschlagenen Änderungen und nehmen Sie Hilfe bei der Erstellung von Steuererklärungen in Anspruch.