Falscher GST/HST-Satz berechnet: Rechnung und Erklärung ändern

Mein Kunde in einer anderen Provinz hat die Ontario-HST zurückgewiesen. Was prüfe ich zuerst?

Prüfen Sie, was Sie verkauft haben, wo das GST/HST-Recht den Verkauf verortet und ob die Leistung steuerpflichtig, nullbesteuert oder steuerbefreit ist. Ein Anbieter aus Ontario berechnet nicht immer Ontario-HST, und die Post- oder Rechnungsprovinz des Kunden entscheidet nicht in jedem Fall (CRA: Regeln zum Ort der Leistung).

Diese Unterscheidungen stammen aus den Regeln der CRA zum Ort der Leistung. Bei einem gewöhnlichen steuerpflichtigen Verkauf in Ontario beträgt der HST-Satz 13 %. In einer Provinz ohne HST gilt der GST-Satz von 5 %. Nova Scotia erhebt 14 %, und New Brunswick, Newfoundland and Labrador sowie Prince Edward Island erheben jeweils 15 % (CRA: Sätze). Bei einer älteren Rechnung prüfen Sie den Satz, der galt, als die Steuer fällig wurde. Provinzumsatzsteuer (PST) und QST sind getrennte Fragen. Den Satz für ein neues Geschäft finden Sie unter GST/HST: Registrierung und Berechnung.

Bei bestimmten steuerpflichtigen Immobilienverkäufen, darunter Verkäufe an einen registrierten Unternehmer als Käufer, erhebt der Verkäufer keine GST/HST, und der Käufer muss sie selbst berechnen. Prüfen Sie das, bevor Sie einen Fehlbetrag in Rechnung stellen (Excise Tax Act, Abschnitte 221(2) und 228(4)).

Wenn ein Vertreter oder eine Abrechnungsstelle die Rechnung ausgestellt hat, prüfen Sie, ob Sie und der Vertreter für diese Leistung gemeinsam mit Form GST506 gewählt haben. Mit dieser Wahl nimmt der Vertreter die Korrektur nach Abschnitt 232 vor und meldet die Steuer, während beide Seiten die zugehörige GST/HST schulden können (Excise Tax Act, Abschnitt 177(1.1)). Beide bewahren das Formular auf; es wird nicht an die CRA gesendet. Ohne die Wahl meldet in der Regel der registrierte Auftraggeber den Verkauf (CRA: Vertreter).

Wie korrigiere ich eine unbezahlte Rechnung mit zu viel oder zu wenig Steuer?

Stellen Sie eine berichtigte Rechnung aus, die die ursprüngliche Rechnung nennt und die richtige Steuer sowie den zu zahlenden Betrag klar ausweist. Bewahren Sie beide Fassungen, den Grund der Änderung und die Mitteilung an den Kunden auf; ersetzen Sie die Originalunterlagen nicht stillschweigend. Die Rechnungshinweise der CRA verlangen den Steuersatz und entweder getrennt ausgewiesene Preis- und Steuerbeträge oder einen klaren Gesamtbetrag einschließlich Steuer.

Ist die Periode noch offen, reichen Sie die ursprüngliche Erklärung dafür mit der korrigierten Steuer und Ihrer Meldemethode ein. Bewahren Sie die ursprüngliche Rechnung und die Gutschrift auf. Ziehen Sie keine zu viel berechnete Steuer ab, die nie in die Nettosteuer eingeflossen ist (CRA: Nettosteuer berechnen; Excise Tax Act, Abschnitt 232). Bei einer bereits eingereichten Periode sind die Korrektur der Rechnung und die Korrektur der Erklärung getrennte Schritte. Die Steuer wird in der Regel für die Periode gemeldet, in die das Rechnungsdatum fällt, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. Eine Zahlung oder eine schriftliche Vereinbarung kann die Fälligkeit aber vorverlegen (CRA: wann melden und abführen; Excise Tax Act, Abschnitt 152 und Abschnitt 168).

Ich habe zu viel GST/HST eingezogen. Erstatte ich dem Kunden das Geld oder schreibe ich es gut?

Sie dürfen den Mehrbetrag bar erstatten oder mit dem verrechnen, was derselbe Kunde Ihnen schuldet. Für zu viel eingezogene Steuer räumt Abschnitt 232 dem leistenden Unternehmer 2 Jahre ab dem Einzug ein, um diese Erstattung oder Gutschrift vorzunehmen. Eine spätere Senkung des Verkaufspreises lässt sich innerhalb von 4 Jahre nach dem Ende der Periode korrigieren, in der der Preis gesunken ist (Excise Tax Act, Abschnitt 232). Stufen Sie einen falschen Steuersatz nicht als Preissenkung ein, um die längere Frist zu nutzen.

Wenn Sie Steuer nach Abschnitt 232 berichtigen, erstatten oder gutschreiben, stellen Sie innerhalb angemessener Zeit eine Gutschrift aus, es sei denn, der Kunde stellt zuerst eine ordnungsgemäße Belastungsanzeige aus. Das Merkblatt der CRA zu Abschnitt 232 nennt die erforderlichen Angaben:

• Kennzeichnen Sie das Dokument als Gutschrift oder Belastungsanzeige.
• Geben Sie Name und GST/HST-Registrierungsnummer des leistenden Unternehmers, den Namen des Empfängers und das Ausstellungsdatum an.
• Nennen Sie die berichtigte, erstattete oder gutgeschriebene GST/HST. Eine Aufschlüsselung mit enthaltener Steuer kann diesen Betrag nur ersetzen, wenn sowohl Preis als auch Steuer gesenkt wurden und die übrigen vorgeschriebenen Angaben enthalten sind (Credit Note and Debit Note Information Regulations, Abschnitt 3).
• Verweisen Sie auf die ursprüngliche Rechnung oder die ursprünglichen Rechnungen und weisen Sie korrigierten Preis und Steuer getrennt aus, wenn die Originalrechnung das auch tat. Diese Verweise erleichtern den Abgleich der Korrektur, auch wenn sie ergänzende und keine vorgeschriebenen Angaben sind.

Ein Kunde, der irrtümlich Steuer gezahlt hat und vom Verkäufer weder Erstattung noch Gutschrift erhält, hat unter Umständen Anspruch auf eine Rückerstattung. Er beantragt sie mit Form GST189, Grundcode 1C oder, wenn er dort beantragt, mit Form FP-2189-V von Revenu Québec, und zwar innerhalb von 2 Jahre nach der Zahlung. Eine Rückerstattung ist ausgeschlossen, soweit der Kunde einen Vorsteuerabzug geltend gemacht hat oder geltend machen konnte oder für diesen Betrag eine Gutschrift erhalten hat. Hat er schon vor Ihrer Gutschrift eine Rückerstattung erhalten, muss er den überschneidenden Betrag zurückzahlen: als registrierter Unternehmer bis zum Fälligkeitstermin der Erklärung für die Periode der Gutschrift, als nicht registrierter Kunde bis zum Ende des Folgemonats (Excise Tax Act, Abschnitte 232, 261 und 263).

Ich habe zu wenig eingezogen. Kann ich die Differenz nachfordern, wenn der Kunde sich weigert?

Sie können den Kunden bitten, die fehlende GST/HST zu zahlen. Ob Sie sie vom Kunden einziehen können, hängt aber von der Vereinbarung und vom Steuerausweis auf der Rechnung ab. Der leistende Unternehmer muss trotzdem die Steuer melden, die einziehbar geworden ist, auch wenn der Kunde die Zahlung verweigert (CRA: Einziehen, wenn die Rechnung keine Steuer ausweist; CRA: berechnen und einziehen).

Wird eine Forderung gegenüber einem nicht nahestehenden Schuldner später abgeschrieben, kann Abschnitt 231 einen anteiligen Abzug für Forderungsausfälle erlauben. Voraussetzung ist, dass die einziehbare Steuer gemeldet und die Nettosteuer der Erklärung abgeführt wurde. Machen Sie den Abzug in einer Erklärung geltend, die innerhalb von 4 Jahre nach dem Fälligkeitstermin für die Periode der Abschreibung eingereicht wird. Rechnen Sie den Steueranteil jedes später wiedererlangten Betrags wieder hinzu. Die Quick Method schließt Anpassungen für Forderungsausfälle bei berechtigten Leistungen in der Regel aus.

Prüfen Sie, ob der vereinbarte Preis die Steuer enthielt oder zuzüglich Steuer galt, was der Vertrag sagt und welche Steuer die ursprüngliche Rechnung auswies. Eine geänderte Rechnung allein entscheidet keinen Streit über den vereinbarten Preis (CRA: Einziehen, wenn die Rechnung keine Steuer ausweist). Haben Sie die Steuer wie vorgeschrieben ausgewiesen und gemeldet oder abgeführt, kann Abschnitt 224 Ihnen erlauben, auf Zahlung der Steuer zu klagen, die Sie hätten einziehen müssen, aber nicht eingezogen haben.

Ein Einzelunternehmer schuldet die Nettosteuer des Unternehmens persönlich. Nach Abschnitt 272.1(5) haften Komplementäre und frühere Komplementäre für die Steuer der Personengesellschaft, die während ihrer Mitgliedschaft fällig wurde. Für frühere Beträge ist die Haftung auf das Vermögen und das Geld der Gesellschaft beschränkt, und ein Mitglied bei Auflösung kann auch für spätere Beträge haften. Kommanditisten, die nicht zugleich Komplementäre sind, sind ausgenommen. Ein Direktor einer Kapitalgesellschaft kann nach Abschnitt 323 für nicht abgeführte Nettosteuer veranlagt werden, vorbehaltlich der Regeln zu Beitreibung und Sorgfaltspflicht. Die CRA muss innerhalb von zwei Jahre veranlagen, nachdem die Person ihr Amt zuletzt aufgegeben hat. Nach Abschnitt 325 kann ein Ehepartner, ein Minderjähriger oder ein anderer nahestehender Empfänger von Vermögen (auch Geld), das unter dem angemessenen Wert übertragen wurde, jederzeit für die Steuer des Übertragenden aus dem Übertragungszeitraum oder davor veranlagt werden, innerhalb gesetzlicher Obergrenzen. Eine Ausnahme kann für eine Übertragung auf Grund einer gerichtlichen Anordnung oder einer schriftlichen Trennungsvereinbarung an einen getrennt lebenden Ehepartner gelten.

Ich habe die Erklärung schon eingereicht und die Steuer abgeführt. Welche Erklärung ändere ich?

Für einen Abzug nach Abschnitt 232 gilt die Periode einer gültigen Gutschrift. Beantragen Sie aber die Änderung einer früheren Erklärung, wenn diese einziehbare Steuer nicht enthielt. Reichen Sie für dieselbe Periode keine zweite Erklärung ein und schieben Sie nicht jeden alten Fehler auf die nächste Erklärung (Excise Tax Act, Abschnitt 232; CRA: nach der Einreichung).

Die CRA kann eine Änderung ablehnen. Beantragen Sie sie in der Regel vor Ablauf der üblichen Frist von 4 Jahre für einen geänderten Steuerbescheid. Die Frist beginnt mit dem späteren von Fälligkeitstermin und Einreichungsdatum der Erklärung. Gesetzliche Ausnahmen können die Frist verändern. Auf überfällige Beträge können Zinsen anfallen (CRA: Richtlinie zur Änderung; Excise Tax Act, Abschnitt 298). Gleichen Sie jede betroffene Periode ab, bevor Sie Änderungen einreichen.

Hat der Registrierte bereits die Quick Method gewählt, mindert eine Erstattung oder Gutschrift für eine berechtigte Leistung die Umsätze einschließlich Steuer, die für die Berechnung der Abführung dienen. Sie schafft nicht automatisch einen vollen Abzug in Zeile 107 (Streamlined Accounting Regulations, Abschnitte 15 und 17). Der Registrierte wählt online oder mit Form GST74, und zwar spätestens zum ersten Tag des zweiten Geschäftsquartals bei jährlicher Abgabe oder zum Fälligkeitstermin der Erklärung bei monatlicher oder vierteljährlicher Abgabe. Bei einem neu Registrierten gilt für den ersten verkürzten Zeitraum der Fälligkeitstermin dieser Erklärung (CRA: Wahl der Quick Method).

Was gilt, wenn der Kunde bereits einen Vorsteuerabzug geltend gemacht hat?

Teilen Sie dem Kunden mit, welche Steuer korrigiert wurde, und übergeben Sie die Gutschrift. Ist der Kunde GST/HST-registriert und hat er den gutgeschriebenen Betrag in einer früheren Periode als Vorsteuerabzug (Input Tax Credit) geltend gemacht, verlangt Abschnitt 232, dass er ihn der Nettosteuer für die Periode hinzurechnet, in der er Ihre Gutschrift erhält oder seine Belastungsanzeige ausstellt (Excise Tax Act, Abschnitt 232). Das Merkblatt der CRA nennt dafür Zeile 104. Liegen der ursprüngliche Einkauf und die Korrektur in einer noch nicht eingereichten Periode, sollte der Kunde nur die korrigierte Steuer als Vorsteuerabzug geltend machen (Excise Tax Act, Abschnitt 169).

Bitten Sie den Kunden, seinen eigenen Vorsteuerabzug zu prüfen, wenn die ursprüngliche Rechnung falsch war, besonders wenn der Verkauf gar nicht steuerpflichtig war. Ein Betrag, der auf einer Rechnung nur als GST/HST bezeichnet ist, belegt nicht, dass er zu Recht geschuldet war. Die Regeln zur Einreichung des Vorsteuerabzugs für den Kunden sind eine eigene Frage.

Was gilt, wenn ich Steuer auf einen nullbesteuerten oder steuerbefreiten Verkauf berechnet habe?

Steuer auf einem nullbesteuerten oder steuerbefreiten Verkauf ist ein Fall von zu viel berechneter Steuer. Das Merkblatt der CRA zu Abschnitt 232 nennt ausdrücklich beide Fälle und sagt, dass Erstattungen oder Gutschriften des leistenden Unternehmers nach diesem Abschnitt freiwillig sind. Klären Sie die Einstufung des Verkaufs und folgen Sie dann der oben beschriebenen Korrektur für unbezahlte Rechnungen oder für eingezogene Steuer.

Haben Sie den Betrag eingezogen, sagt der Leitfaden der CRA zu Rückerstattungen, dass Sie ihn in die Nettosteuer einbeziehen. Der Verkäufer beantragt für vom Kunden eingezogene Steuer keine Rückerstattung wegen irrtümlich gezahlter Steuer. Erstatten oder schreiben Sie dem Kunden den Betrag gut, stellen Sie die Gutschrift aus und nutzen Sie den berechtigten Abzug nach Abschnitt 232. Tun Sie das nicht, kann der Kunde unter Umständen bei der CRA eine Rückerstattung beantragen. Machen Sie keinen Vorsteuerabzug geltend, um Steuer rückgängig zu machen, die Sie Ihrem Kunden berechnet haben.

Welche Unterlagen gleichen Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Erklärungen ab?

Führen Sie einen lückenlosen Prüfpfad von jeder ursprünglichen Rechnung zur berichtigten Rechnung, zur Gutschrift oder Belastungsanzeige, zur Zahlung und zur betroffenen Erklärung. Die Hinweise der CRA zu Aufzeichnungen verlangen Unterlagen, die die eingezogene Steuer und die von der Nettosteuer abgezogenen Beträge belegen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel sechs Jahre ab dem Ende des letzten Jahres, auf das sich die Unterlagen beziehen.

Halten Sie für jeden betroffenen Verkauf Folgendes fest: Leistung und Kunde, Rechnungsdatum und -nummer, ursprüngliche Steuer, richtige Steuer, Grund und Nachweis für den Ort der Leistung, Zahlungsdatum und -betrag, Datum der Erstattung oder Gutschrift, Nummer der Gutschrift und die Meldeperiode, in der jeder Betrag erfasst oder abgezogen wurde. Bewahren Sie Vertrag, Liefer- oder Adressnachweise, Schriftverkehr mit dem Kunden, Kopien eingereichter Erklärungen, Änderungsanträge und Antworten der CRA auf. So können Sie prüfen, dass eine Gutschrift nur einmal gewährt und ein Abzug in der Erklärung nicht vor Erfüllung seiner Voraussetzungen angesetzt wurde.

Beispiel

Beispielbeträge in kanadischen Dollar bei regulärer GST/HST-Buchführung. Ein Berater aus Ontario stellt einem Kunden C$1.000 für gewöhnliche steuerpflichtige Dienstleistungen und C$130 Ontario-HST in Rechnung. Der Kunde weist die Rechnung zurück, bevor er zahlt. Der Berater prüft die Vereinbarung und die im normalen Geschäftsverkehr erhaltene Geschäftsadresse des Kunden in Alberta. Keine besondere Regel zum Ort der Leistung greift, daher beträgt die richtige GST C$50. Der Berater sendet eine berichtigte Rechnung über C$1.050 und eine Gutschrift über den Mehrbetrag von C$80.

Hat der Berater C$130 bereits in einer eingereichten Erklärung in die Nettosteuer einbezogen, gehört der Abzug von C$80 nach Abschnitt 232 in die Periode, in der die Gutschrift ausgestellt wird, vorbehaltlich der gesetzlichen Voraussetzungen. Enthielt die ursprüngliche Erklärung nur C$50, sind keine C$80 abzuziehen. Hätte der Berater stattdessen zu wenig Steuer berechnet und die ursprüngliche Erklärung einziehbare Steuer nicht erfasst, würde er die Änderung für diese ursprüngliche Periode beantragen (Excise Tax Act, Abschnitt 232; CRA: nach der Einreichung).

Bei Ihnen anders?

• Sie legen den Satz für einen neuen Verkauf fest oder entscheiden über die Registrierung: siehe Wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.
• Ihr Kunde sitzt in Québec und die QST kann gelten: siehe Geschäfte in Québec aus einer anderen Provinz.
• Sie müssen die Erklärung einreichen oder Vorsteuerabzüge prüfen: siehe GST/HST einreichen und Vorsteuerabzüge.
• Die CRA hat eine Überprüfung oder Prüfung eingeleitet: siehe GST/HST-Überprüfungen und -Prüfungen.
• Ein geänderter Steuerbescheid bringt Zinsen oder Zuschläge: siehe Zuschläge, Zinsen und Erleichterungen.
• Es geht um viele Perioden, einen strittigen Vertrag oder einen hohen nicht eingezogenen Steuerbetrag: stellen Sie den Abgleich von Rechnungen und Erklärungen zusammen und holen Sie Hilfe bei der Buchhaltung, bevor Sie die Erklärungen ändern.