Alíquota errada de GST/HST: como corrigir faturas e declarações

Meu cliente de outra província recusou o HST de Ontário. O que verifico primeiro?

Confira o que você vendeu, onde a lei do GST/HST considera que a venda foi feita e se o fornecimento é tributável, de alíquota zero ou isento. Um fornecedor de Ontário nem sempre cobra o HST de Ontário, e a província do endereço postal ou de cobrança do cliente não decide todos os casos (CRA: regras do local de fornecimento).

Essas distinções vêm das regras do local de fornecimento da CRA. Em uma venda tributável comum feita em Ontário, a alíquota do HST é 13%; em uma província que não participa do HST, a alíquota do GST é 5%. Nova Scotia usa 14%, e New Brunswick, Newfoundland and Labrador e Prince Edward Island usam, cada uma, 15% (CRA: alíquotas). Se a fatura for antiga, confira a alíquota em vigor quando o imposto se tornou devido. Imposto provincial sobre vendas e QST são outras questões. Para a alíquota de uma nova transação, veja registro e cobrança do GST/HST.

Em algumas vendas tributáveis de imóveis, inclusive a venda a um comprador que seja empresa registrada, o vendedor não cobra o GST/HST e o comprador deve fazer a autoavaliação do imposto; confira isso antes de cobrar uma diferença (Excise Tax Act, seções 221(2) e 228(4)).

Se um agente ou agente de cobrança emitiu a fatura, verifique se você e o agente fizeram a opção conjunta no Form GST506 para esse fornecimento. Com a opção, o agente faz a correção da seção 232 e declara o imposto, e as duas partes podem dever o GST/HST relacionado (Excise Tax Act, seção 177(1.1)). Ambos guardam o formulário; ele não é enviado à CRA. Sem a opção, o principal registrado geralmente declara a venda (CRA: agentes).

Como corrijo uma fatura em aberto com imposto a mais ou a menos?

Emita uma fatura corrigida que identifique a original e mostre com clareza o imposto correto e o valor a pagar. Guarde as duas versões, o motivo da mudança e a comunicação enviada ao cliente; não substitua o registro original em silêncio. As orientações da CRA sobre faturas exigem a alíquota e também os valores de preço e de imposto separados ou, então, um total com o imposto incluído indicado de forma clara.

Se o período ainda está aberto, entregue a declaração desse período com o imposto corrigido e conforme o seu método de apuração; guarde a fatura original e a nota. Não deduza imposto em excesso que nunca entrou no imposto líquido (CRA: como calcular o imposto líquido; Excise Tax Act, seção 232). Se o período já foi declarado, a correção da fatura e a correção da declaração são etapas separadas. O imposto geralmente é declarado no período que inclui a data da fatura, mesmo que o cliente ainda não tenha pago, mas um pagamento ou um acordo por escrito pode antecipar o vencimento (CRA: quando declarar e recolher; Excise Tax Act, seção 152 e seção 168).

Cobrei GST/HST a mais. Devolvo o valor ou dou crédito ao cliente?

Você pode devolver o excesso em dinheiro ou usá-lo como crédito contra o que o mesmo cliente deve. Para o imposto cobrado a mais, a seção 232 dá ao fornecedor 2 anos a partir da cobrança para fazer essa devolução ou esse crédito; uma redução posterior no preço da venda pode ser corrigida em até 4 anos depois do fim do período em que o preço caiu (Excise Tax Act, seção 232). Não classifique uma alíquota errada como redução de preço para usar o prazo mais longo.

Quando você ajusta, devolve ou credita imposto conforme a seção 232, emita uma nota de crédito em prazo razoável, a menos que o cliente antes emita uma nota de débito válida. O memorando da CRA sobre a seção 232 lista os dados exigidos:

• Identifique o documento como nota de crédito ou nota de débito.
• Informe o nome do fornecedor e o número de registro de GST/HST, o nome do destinatário e a data de emissão.
• Informe o GST/HST ajustado, devolvido ou creditado. Um detalhamento com imposto incluído só pode substituir esse valor quando o preço e o imposto foram reduzidos e os demais dados prescritos constam do documento (Credit Note and Debit Note Information Regulations, seção 3).
• Vincule o documento à fatura ou às faturas originais e mostre o preço e o imposto corrigidos separadamente quando a original fazia isso. Essas referências ajudam a conciliar a correção, mesmo quando são complementares e não dados prescritos.

O cliente que pagou imposto por engano e não consegue devolução nem crédito do fornecedor pode ter direito a uma restituição (rebate). Ele a solicita com o Form GST189, código de motivo 1C, ou com o FP-2189-V da Revenu Québec se o pedido for feito lá, em até 2 anos depois de pagar o imposto. A restituição não está disponível na medida em que ele tenha pedido ou possa pedir um crédito de imposto sobre insumos (ITC), ou tenha recebido uma nota de crédito por esse valor. Se ele já recebeu uma restituição antes da sua nota de crédito, deve devolver a parte sobreposta até a data de vencimento da declaração do período da nota, se for registrado, ou até o fim do mês seguinte, se não for (Excise Tax Act, seções 232, 261 e 263).

Cobrei de menos. Posso cobrar a diferença se o cliente se recusar a pagar?

Você pode pedir ao cliente que pague o GST/HST que faltou, mas a cobrança do cliente depende do contrato e do imposto informado na fatura. O fornecedor ainda precisa prestar contas do imposto que se tornou cobrável, mesmo que o cliente se recuse a pagá-lo (CRA: cobrança quando a fatura não menciona o imposto; CRA: como cobrar e arrecadar).

Se uma dívida com parte sem relação de dependência (arm's length) for baixada depois como perda, a seção 231 pode permitir uma dedução proporcional de dívida incobrável, depois que o imposto cobrável tiver sido declarado e o imposto líquido da declaração tiver sido recolhido. Peça a dedução em uma declaração entregue em até 4 anos depois da data de vencimento do período da baixa; some de volta a parcela de imposto de qualquer recuperação posterior. O Quick Method geralmente exclui ajustes de dívida incobrável para fornecimentos elegíveis.

Revise se o preço combinado incluía o imposto ou se o imposto era à parte, o que diz o contrato e qual imposto a fatura original informava. Uma fatura retificadora, sozinha, não resolve uma disputa sobre o preço combinado (CRA: cobrança quando a fatura não menciona o imposto). Se você informou o imposto como exigido e o declarou ou recolheu, a seção 224 pode permitir que você processe o cliente para recuperar o imposto que devia ter cobrado e não cobrou.

O autônomo (sole proprietor) deve pessoalmente o imposto líquido da empresa. Pela seção 272.1(5), os sócios gerais e ex-sócios gerais respondem pelo imposto da sociedade de pessoas devido enquanto eram sócios; a responsabilidade por valores anteriores se limita aos bens e ao dinheiro da sociedade, e quem era sócio na dissolução pode dever valores posteriores. Ficam de fora os sócios limitados que não são sócios gerais. O administrador de uma pessoa jurídica pode ser autuado pelo imposto líquido não recolhido, conforme a seção 323, sujeito às regras de cobrança e de diligência devida. A CRA deve lançar o imposto em até dois anos depois que a pessoa deixou o cargo pela última vez. Pela seção 325, o cônjuge, o menor ou outro destinatário com relação de dependência de bens, inclusive dinheiro, transferidos por menos do que o valor justo pode ser autuado a qualquer tempo pelo imposto de quem transferiu relativo ao período da transferência ou anterior, dentro dos limites legais. Pode haver exceção para uma transferência feita por ordem judicial ou por acordo escrito de separação a um cônjuge que esteja separado e viva separadamente.

Já entreguei a declaração e recolhi o imposto. Qual declaração eu altero?

Use o período de uma nota de crédito válida para a dedução da seção 232, mas peça o ajuste de uma declaração anterior se ela omitiu imposto que era cobrável. Não entregue uma segunda declaração para o mesmo período nem lance todo erro antigo na declaração seguinte (Excise Tax Act, seção 232; CRA: depois de entregar a declaração).

A CRA pode recusar uma alteração. Em geral, peça-a antes do limite habitual de 4 anos para novo lançamento fiscal, contado a partir da mais tardia entre a data de vencimento da declaração e a data de entrega; exceções previstas em lei podem mudar esse limite. Pode haver juros sobre valores em atraso (CRA: política de ajuste; Excise Tax Act, seção 298). Concilie cada período afetado antes de enviar as alterações.

Se o contribuinte registrado já tinha feito a opção pelo Quick Method, uma devolução ou crédito em um fornecimento elegível reduz os fornecimentos com imposto incluído usados no cálculo do recolhimento, em vez de criar automaticamente uma dedução completa na linha 107 (Streamlined Accounting Regulations, seções 15 e 17). O contribuinte faz a opção on-line ou com o Form GST74 até o primeiro dia do segundo trimestre fiscal, se entrega declaração anual, ou até a data de vencimento da declaração, se entrega mensal ou trimestral; no primeiro período curto de um contribuinte novo, vale a data de vencimento dessa declaração (CRA: opção pelo Quick Method).

E se o cliente já pediu um crédito de imposto sobre insumos?

Informe ao cliente qual imposto foi corrigido e entregue a nota de crédito. Se o cliente é registrado no GST/HST e pediu o valor creditado como crédito de imposto sobre insumos (ITC) em uma declaração de período anterior, a seção 232 exige que ele some esse valor ao imposto líquido do período em que receber a sua nota de crédito ou emitir a sua nota de débito (Excise Tax Act, seção 232). O memorando da CRA indica a linha 104 para esse ajuste. Se a compra original e a correção estão em um período ainda não declarado, o cliente deve pedir como ITC apenas o imposto corrigido (Excise Tax Act, seção 169).

Peça ao cliente que confira o próprio pedido de crédito se a fatura original estava errada, principalmente se a venda não era tributável. Um valor apenas rotulado como GST/HST na fatura não prova que ele era devido corretamente. As regras do cliente para entregar o pedido de ITC são outra questão.

E se cobrei imposto em uma venda de alíquota zero ou isenta?

Imposto cobrado em uma venda de alíquota zero ou isenta é um problema de imposto em excesso. O memorando da CRA sobre a seção 232 inclui expressamente os dois casos e diz que a devolução ou o crédito do fornecedor conforme essa seção é opcional. Confirme a classificação da venda e depois siga a correção para fatura em aberto ou para imposto já cobrado, descrita acima.

Se você recebeu o valor, o guia de restituições da CRA diz para incluí-lo no imposto líquido; o vendedor não pede a restituição de imposto pago por engano em relação ao imposto cobrado de um cliente. Se você devolver ou creditar o valor ao cliente, emita a nota e use a dedução elegível da seção 232. Se não fizer isso, o cliente pode pedir uma restituição à CRA. Não peça um crédito de imposto sobre insumos para desfazer o imposto que você cobrou do seu cliente.

Quais registros conciliam faturas, créditos, pagamentos e declarações?

Mantenha uma trilha que vá de cada fatura original até a fatura corrigida, a nota de crédito ou de débito, o pagamento e a declaração afetada. As orientações da CRA sobre registros exigem registros que comprovem o imposto cobrado e os valores deduzidos do imposto líquido; os registros geralmente são guardados por seis anos a partir do fim do último ano a que se referem.

Para cada venda afetada, anote o fornecimento e o cliente, a data e o número da fatura, o imposto original, o imposto correto, o motivo e as provas do local de fornecimento, a data e o valor do pagamento, a data da devolução ou do crédito, o número da nota e o período de declaração em que cada valor foi incluído ou deduzido. Guarde o contrato, as provas de entrega ou de endereço, a correspondência com o cliente, as cópias das declarações entregues, os pedidos de ajuste e as respostas da CRA. Assim você confere que o crédito foi dado só uma vez e que a dedução na declaração não foi feita antes de as condições serem cumpridas.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares canadenses, no método regular de apuração do GST/HST. Um consultor de Ontário fatura a um cliente C$1.000 de serviços comuns tributáveis e C$130 de HST de Ontário. O cliente recusa a fatura antes de pagar. O consultor confere o contrato e o endereço comercial do cliente em Alberta, obtido no curso normal dos negócios. Nenhuma regra especial de local de fornecimento se aplica, então o GST correto é C$50. O consultor envia uma fatura corrigida de C$1.050 e uma nota de crédito pelo excesso de C$80.

Se o consultor já incluiu C$130 no imposto líquido de uma declaração entregue, a dedução de C$80 da seção 232 pertence ao período em que a nota de crédito é emitida, sujeita às condições legais. Se a declaração original incluiu apenas C$50, não há C$80 a deduzir. Se o consultor tivesse cobrado imposto de menos e a declaração original tivesse omitido imposto cobrável, ele pediria o ajuste desse período original (Excise Tax Act, seção 232; CRA: depois de entregar a declaração).

Seu caso é diferente?

• Você está definindo a alíquota de uma venda nova ou se deve se registrar: veja quando se registrar no GST/HST.
• Seu cliente está em Quebec e o QST pode se aplicar: veja como fazer negócios em Quebec a partir de outra província.
• Você precisa entregar a declaração ou revisar os créditos de imposto sobre insumos: veja como entregar o GST/HST e pedir créditos de imposto sobre insumos.
• A CRA abriu uma revisão ou auditoria: veja revisões e auditorias de GST/HST.
• Um novo lançamento fiscal trouxe juros ou multas: veja multas, juros e alívio.
• Há vários períodos, um contrato em disputa ou um valor alto de imposto não recuperado: reúna a conciliação entre faturas e declarações e busque ajuda de escrituração contábil antes de alterar as declarações.