Tính sai thuế suất GST/HST: cách sửa hóa đơn và tờ khai

Khách hàng ở tỉnh bang khác từ chối thuế HST của Ontario. Tôi cần kiểm tra gì trước tiên?

Hãy kiểm tra bạn đã bán gì, luật GST/HST coi giao dịch được thực hiện ở đâu, và hàng hóa hoặc dịch vụ đó chịu thuế, chịu thuế suất bằng không (zero-rated) hay được miễn thuế. Bên bán ở Ontario không phải lúc nào cũng tính HST của Ontario, và tỉnh bang trong địa chỉ gửi thư hay địa chỉ lập hóa đơn của khách không quyết định mọi trường hợp (CRA: quy tắc xác định nơi cung cấp).

Những phân biệt này đến từ quy tắc xác định nơi cung cấp của CRA. Với giao dịch bán thông thường có chịu thuế được thực hiện tại Ontario, thuế suất HST là 13%; tại tỉnh bang không tham gia HST, thuế suất GST là 5%. Nova Scotia áp dụng 14%, còn New Brunswick, Newfoundland and Labrador và Prince Edward Island mỗi nơi áp dụng 15% (CRA: thuế suất). Nếu hóa đơn đã cũ, hãy kiểm tra thuế suất có hiệu lực khi thuế phát sinh nghĩa vụ nộp. Thuế bán hàng cấp tỉnh bang và QST là những vấn đề riêng. Về thuế suất cho giao dịch mới, xem đăng ký và tính GST/HST.

Với một số giao dịch bán bất động sản có chịu thuế, kể cả bán cho bên mua là doanh nghiệp đã đăng ký, bên bán không thu GST/HST mà bên mua phải tự khai thuế. Hãy kiểm tra điều này trước khi lập hóa đơn thu bù phần thiếu (Excise Tax Act, sections 221(2) và 228(4)).

Nếu hóa đơn do đại lý hoặc đơn vị lập hóa đơn thay mặt phát hành, hãy kiểm tra xem bạn và đại lý có cùng chọn khai thay cho giao dịch đó trên Form GST506 hay không. Nếu có, đại lý thực hiện điều chỉnh theo section 232 và khai thuế, còn cả hai bên có thể cùng chịu trách nhiệm về GST/HST liên quan (Excise Tax Act, section 177(1.1)). Cả hai bên đều giữ biểu mẫu này; biểu mẫu không gửi cho CRA. Nếu không có lựa chọn đó, bên ủy quyền (principal) đã đăng ký thường là bên khai thuế cho giao dịch bán (CRA: đại lý).

Hóa đơn chưa thanh toán bị thu dư hoặc thu thiếu thuế thì sửa thế nào?

Hãy lập hóa đơn đã sửa, nêu rõ hóa đơn gốc, ghi đúng số thuế và số tiền phải trả. Giữ cả hai bản, lý do thay đổi và thông tin đã gửi cho khách hàng; đừng lặng lẽ thay thế hồ sơ gốc. Hướng dẫn về hóa đơn của CRA yêu cầu ghi thuế suất, và ghi riêng giá với số thuế hoặc ghi rõ tổng số đã gồm thuế.

Nếu kỳ khai thuế đó còn mở, hãy nộp tờ khai gốc của kỳ đó với số thuế đã sửa và theo phương pháp kê khai của bạn; giữ hóa đơn gốc và phiếu điều chỉnh. Đừng khấu trừ phần thuế dư chưa từng được tính vào thuế ròng (CRA: tính thuế ròng; Excise Tax Act, section 232). Với kỳ đã nộp tờ khai, việc sửa hóa đơn và sửa tờ khai là hai việc riêng. Thuế thường được khai trong kỳ có ngày ghi trên hóa đơn, kể cả khi khách chưa trả tiền, nhưng việc thanh toán hoặc một thỏa thuận bằng văn bản có thể khiến thuế đến hạn sớm hơn (CRA: khi nào khai và nộp thuế; Excise Tax Act, section 152 và section 168).

Tôi đã thu dư GST/HST. Tôi hoàn tiền hay bù trừ cho khách hàng?

Bạn có thể hoàn phần thu dư bằng tiền mặt hoặc bù trừ vào khoản chính khách hàng đó đang nợ bạn. Với thuế thu dư, section 232 cho bên bán 2 năm kể từ khi thu để hoàn hoặc bù trừ; nếu giá bán được giảm sau đó, có thể sửa trong vòng 4 năm sau khi kết thúc kỳ khai thuế có giá giảm (Excise Tax Act, section 232). Đừng gọi việc tính sai thuế suất là giảm giá để dùng thời hạn dài hơn.

Khi bạn điều chỉnh, hoàn hoặc bù trừ thuế theo section 232, hãy lập credit note trong một thời gian hợp lý, trừ khi khách hàng đã gửi trước một debit note hợp lệ. Bản hướng dẫn section 232 của CRA liệt kê các chi tiết bắt buộc:

• Ghi rõ đây là credit note hoặc debit note.
• Ghi tên và số đăng ký GST/HST của bên bán, tên bên nhận và ngày lập phiếu.
• Ghi số GST/HST được điều chỉnh, hoàn hoặc bù trừ. Bảng chi tiết đã gồm thuế chỉ có thể thay cho số này khi cả giá và thuế đều được giảm và có đủ các chi tiết bắt buộc khác (Credit Note and Debit Note Information Regulations, section 3).
• Liên kết với hóa đơn gốc và ghi riêng giá và thuế đã sửa khi hóa đơn gốc có ghi riêng. Những thông tin tham chiếu này giúp đối chiếu việc sửa, dù chúng là thông tin bổ sung chứ không phải chi tiết bắt buộc.

Khách hàng đã nộp thuế do nhầm và không nhận được hoàn tiền hoặc bù trừ từ bên bán có thể đủ điều kiện xin hoàn thuế. Họ nộp đơn bằng Form GST189, mã lý do 1C, hoặc FP-2189-V của Revenu Québec nếu xin tại đó, trong vòng 2 năm sau khi nộp thuế. Khoản hoàn thuế không áp dụng trong phạm vi khách hàng đã xin hoặc có thể xin khấu trừ thuế đầu vào (input tax credit), hoặc đã nhận credit note cho khoản đó. Nếu khách hàng đã nhận hoàn thuế trước credit note của bạn, họ phải hoàn lại phần trùng lặp trước hạn nộp tờ khai của kỳ có phiếu nếu đã đăng ký, hoặc trước cuối tháng kế tiếp nếu chưa đăng ký (Excise Tax Act, sections 232, 261 và 263).

Tôi thu thiếu thuế. Nếu khách hàng từ chối, tôi có thể đòi phần chênh lệch không?

Bạn có thể yêu cầu khách hàng trả phần GST/HST còn thiếu, nhưng việc thu từ khách hàng phụ thuộc vào hợp đồng và cách hóa đơn ghi thuế. Bên bán vẫn phải khai phần thuế đã đến mức có thể thu, dù khách hàng từ chối trả (CRA: thu thuế khi hóa đơn không ghi thuế; CRA: tính và thu thuế).

Nếu một khoản nợ từ giao dịch độc lập (arm's length) sau đó bị xóa sổ, section 231 có thể cho phép khấu trừ nợ xấu theo tỷ lệ, sau khi phần thuế có thể thu đã được khai và thuế ròng của tờ khai đã được nộp. Hãy xin khấu trừ trên tờ khai nộp trong vòng 4 năm sau hạn nộp của kỳ xóa sổ; nếu sau đó thu hồi được một phần, phải cộng lại phần thuế tương ứng. Quick Method (phương pháp kê khai nhanh) thường không cho điều chỉnh nợ xấu đối với các giao dịch bán đủ điều kiện.

Hãy xem lại giá thỏa thuận đã gồm thuế hay chưa gồm thuế, hợp đồng ghi gì, và hóa đơn gốc đã ghi số thuế nào. Chỉ riêng một hóa đơn sửa đổi không giải quyết được tranh chấp về giá đã thỏa thuận (CRA: thu thuế khi hóa đơn không ghi thuế). Nếu bạn đã ghi thuế đúng quy định và đã khai hoặc nộp thuế, section 224 có thể cho phép bạn kiện để đòi khoản thuế lẽ ra phải thu mà đã không thu.

Chủ doanh nghiệp một chủ (sole proprietor) tự chịu trách nhiệm cá nhân về thuế ròng của doanh nghiệp. Theo section 272.1(5), các thành viên hợp danh chung (general partner) và cựu thành viên hợp danh chung chịu trách nhiệm đối với thuế của hợp danh phải nộp trong thời gian họ là thành viên; trách nhiệm đối với các khoản trước đó chỉ giới hạn trong tài sản và tiền của hợp danh, và thành viên tại thời điểm giải thể có thể phải chịu các khoản phát sinh sau. Thành viên hợp danh hữu hạn (limited partner) không đồng thời là general partner thì không thuộc diện này. Giám đốc công ty có thể bị ấn định thuế ròng chưa nộp theo section 323, tùy theo các quy tắc về thu hồi nợ và về mức độ cẩn trọng hợp lý (due diligence). CRA phải ấn định thuế trong vòng hai năm sau khi người đó rời chức vụ lần cuối. Theo section 325, vợ hoặc chồng, trẻ vị thành niên hoặc người nhận khác không giao dịch độc lập (non-arm's length), nhận tài sản (kể cả tiền) chuyển nhượng với giá thấp hơn giá trị hợp lý, có thể bị ấn định thuế bất cứ lúc nào đối với thuế của người chuyển nhượng từ kỳ chuyển nhượng hoặc trước đó, trong các giới hạn theo luật. Có thể áp dụng ngoại lệ cho việc chuyển nhượng theo lệnh của tòa án hoặc thỏa thuận ly thân bằng văn bản cho vợ/chồng đang ly thân và sống riêng.

Tôi đã nộp tờ khai và đã nộp thuế. Tôi sửa tờ khai nào?

Hãy dùng kỳ của credit note hợp lệ để khấu trừ theo section 232, nhưng hãy xin điều chỉnh tờ khai của kỳ trước nếu tờ khai đó bỏ sót phần thuế có thể thu. Đừng nộp tờ khai thứ hai cho cùng một kỳ và cũng đừng dồn mọi sai sót cũ vào tờ khai kỳ tiếp theo (Excise Tax Act, section 232; CRA: sau khi nộp tờ khai).

CRA có thể từ chối yêu cầu sửa đổi. Nói chung, hãy xin sửa trước giới hạn ấn định lại thông thường là 4 năm, tính từ ngày muộn hơn giữa hạn nộp và ngày nộp tờ khai; các ngoại lệ theo luật có thể thay đổi giới hạn này. Có thể bị tính lãi đối với số tiền quá hạn (CRA: chính sách điều chỉnh; Excise Tax Act, section 298). Hãy đối chiếu từng kỳ bị ảnh hưởng trước khi gửi bản sửa.

Nếu đơn vị đăng ký đã chọn Quick Method (phương pháp kê khai nhanh), việc hoàn tiền hoặc bù trừ cho giao dịch bán đủ điều kiện sẽ làm giảm tổng doanh số đã gồm thuế dùng để tính số thuế phải nộp, chứ không tự động tạo ra khoản khấu trừ đầy đủ tại line 107 (Streamlined Accounting Regulations, sections 15 và 17). Đơn vị đăng ký chọn phương pháp này trực tuyến hoặc bằng Form GST74 chậm nhất vào ngày đầu tiên của quý tài chính thứ hai đối với người nộp tờ khai hằng năm, hoặc chậm nhất vào hạn nộp tờ khai đối với người nộp hằng tháng hoặc hằng quý; kỳ ngắn đầu tiên của đơn vị mới đăng ký dùng hạn nộp của tờ khai đó (CRA: chọn Quick Method).

Nếu khách hàng đã xin khấu trừ thuế đầu vào thì sao?

Hãy cho khách hàng biết khoản thuế nào đã được sửa và gửi credit note. Nếu khách hàng là đơn vị đăng ký GST/HST và đã xin khấu trừ thuế đầu vào cho khoản được giảm trừ trên tờ khai của kỳ trước, section 232 yêu cầu khách hàng cộng lại vào thuế ròng của kỳ khách nhận credit note của bạn hoặc lập debit note (Excise Tax Act, section 232). Bản hướng dẫn của CRA chỉ ra line 104 cho khoản điều chỉnh này. Nếu giao dịch mua gốc và khoản sửa đều thuộc kỳ chưa nộp tờ khai, khách hàng chỉ nên xin khấu trừ thuế đầu vào cho phần thuế đã sửa (Excise Tax Act, section 169).

Hãy đề nghị khách hàng tự kiểm tra khoản đã xin khấu trừ nếu hóa đơn gốc sai, nhất là khi giao dịch bán hoàn toàn không chịu thuế. Một khoản chỉ được ghi là GST/HST trên hóa đơn chưa chứng minh khoản đó thực sự phải nộp. Quy định khai khấu trừ thuế đầu vào của khách hàng là một vấn đề riêng.

Nếu tôi đã tính thuế cho giao dịch bán thuộc diện zero-rated hoặc được miễn thuế thì sao?

Thuế đã thu trên giao dịch thuộc diện zero-rated hoặc được miễn thuế là vấn đề thu dư thuế. Bản hướng dẫn section 232 của CRA nêu rõ cả hai trường hợp và cho biết việc bên bán hoàn tiền hoặc bù trừ theo điều khoản đó là tùy chọn. Hãy xác nhận cách phân loại giao dịch bán, rồi làm theo cách sửa cho hóa đơn chưa thanh toán hoặc cho thuế đã thu ở trên.

Nếu bạn đã thu khoản đó, hướng dẫn về hoàn thuế của CRA cho biết phải đưa khoản này vào thuế ròng; bên bán không xin hoàn thuế nộp nhầm đối với thuế đã thu từ khách hàng. Nếu bạn hoàn tiền hoặc bù trừ cho khách hàng, hãy lập phiếu và dùng khoản khấu trừ section 232 đủ điều kiện. Nếu bạn không làm vậy, khách hàng có thể xin CRA hoàn thuế. Đừng dùng khấu trừ thuế đầu vào để đảo ngược khoản thuế bạn đã tính cho khách hàng.

Cần lưu những hồ sơ nào để đối chiếu hóa đơn, phiếu giảm trừ, khoản thanh toán và tờ khai?

Hãy lưu đầy đủ dấu vết từ từng hóa đơn gốc đến hóa đơn đã sửa, credit note hoặc debit note, khoản thanh toán và tờ khai bị ảnh hưởng. Hướng dẫn về hồ sơ của CRA yêu cầu có hồ sơ chứng minh thuế đã thu và các khoản trừ khỏi thuế ròng; hồ sơ thường được giữ sáu năm kể từ cuối năm cuối cùng mà hồ sơ liên quan.

Với mỗi giao dịch bán bị ảnh hưởng, hãy ghi lại hàng hóa hoặc dịch vụ và khách hàng, ngày và số hóa đơn, thuế gốc, thuế đúng, lý do và bằng chứng về nơi cung cấp, ngày và số tiền thanh toán, ngày hoàn hoặc bù trừ, số phiếu, và kỳ khai đã tính hoặc đã khấu trừ từng khoản. Giữ hợp đồng, bằng chứng giao hàng hoặc địa chỉ, thư từ với khách hàng, bản sao tờ khai đã nộp, yêu cầu điều chỉnh và phản hồi của CRA. Nhờ vậy bạn kiểm tra được rằng khoản giảm trừ chỉ được cấp một lần và chưa khấu trừ trên tờ khai khi chưa đủ điều kiện.

Ví dụ

Số liệu minh họa bằng đô la Canada, theo phương pháp kế toán GST/HST thông thường. Một chuyên gia tư vấn ở Ontario lập hóa đơn cho khách hàng C$1.000 tiền dịch vụ thông thường có chịu thuế và C$130 thuế HST của Ontario. Khách hàng từ chối hóa đơn trước khi thanh toán. Chuyên gia này xem lại hợp đồng và địa chỉ kinh doanh ở Alberta của khách hàng có được trong hoạt động kinh doanh bình thường. Không có quy tắc đặc biệt nào về nơi cung cấp được áp dụng, nên GST đúng là C$50. Chuyên gia này gửi hóa đơn đã sửa C$1.050 và một credit note cho phần thu dư C$80.

Nếu chuyên gia này đã đưa C$130 vào thuế ròng trên tờ khai đã nộp, khoản khấu trừ C$80 theo section 232 thuộc về kỳ lập credit note, tùy theo các điều kiện theo luật. Nếu tờ khai gốc chỉ có C$50, thì không có C$80 nào để khấu trừ. Ngược lại, nếu chuyên gia này đã tính thiếu thuế và tờ khai gốc bỏ sót phần thuế có thể thu, họ sẽ xin điều chỉnh cho kỳ gốc đó (Excise Tax Act, section 232; CRA: sau khi nộp tờ khai).

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn đang chọn thuế suất cho giao dịch bán mới hoặc cân nhắc có nên đăng ký: xem khi nào cần đăng ký GST/HST.
• Khách hàng của bạn ở Quebec và có thể phải chịu QST: xem kinh doanh ở Quebec từ tỉnh bang khác.
• Bạn cần nộp tờ khai hoặc rà soát khấu trừ thuế đầu vào: xem nộp tờ khai GST/HST và xin khấu trừ thuế đầu vào.
• CRA đã mở cuộc rà soát hoặc kiểm tra thuế: xem rà soát và kiểm tra thuế GST/HST.
• Việc ấn định lại thuế kéo theo tiền lãi hoặc tiền phạt: xem tiền phạt, tiền lãi và cách xin giảm.
• Có nhiều kỳ khai, hợp đồng đang tranh chấp hoặc khoản thuế lớn chưa thu hồi được: hãy lập bảng đối chiếu từ hóa đơn đến tờ khai và tìm trợ giúp về sổ sách kế toán trước khi sửa các tờ khai.