חויבתם בשיעור GST/HST שגוי? תיקון חשבוניות ודוחות

ההלקוח שלי מחוץ לפרובינציה דחה חשבונית עם HST של אונטריו. מה בודקים קודם?

בודקים מה נמכר, איפה דיני GST/HST רואים את המכירה כמבוצעת, והאם האספקה חייבת במס, בשיעור אפס או פטורה. ספק באונטריו לא תמיד גובה HST של אונטריו, וגם פרובינציית הכתובת לדואר או לחיוב של הלקוח אינה קובעת בכל מקרה (CRA: כללי מקום האספקה).

ההבחנות האלה מבוססות על כללי מקום האספקה של CRA. במכירה רגילה החייבת במס שבוצעה באונטריו, שיעור ה-HST הוא 13%; בפרובינציה שאינה משתתפת במערכת ה-HST, שיעור ה-GST הוא 5%. בנובה סקוטיה השיעור הוא 14%, ובניו ברנזוויק, בניופאונדלנד ולברדור ובאי הנסיך אדוארד השיעור בכל אחד מהם הוא 15% (CRA: שיעורים). אם החשבונית ישנה, בודקים איזה שיעור חל כשהמס הגיע לתשלום. מס מכירה פרובינציאלי ו-QST הם שאלות נפרדות. לשיעור בעסקה חדשה, ראו רישום וחיוב ב-GST/HST.

במכירות מסוימות של מקרקעין החייבות במס, כולל מכירה לקונה עסקי רשום, המוכר אינו גובה GST/HST והקונה חייב לחשב ולשלם אותו בעצמו; בודקים זאת לפני שמחייבים במס חסר (Excise Tax Act, סעיפים 221(2) ו-228(4)).

אם החשבונית הוצאה על ידי סוכן או סוכן חיוב, בודקים אם אתם והסוכן בחרתם יחד, ב-טופס GST506, לגבי אותה אספקה. עם הבחירה הזו הסוכן מבצע את התיקון לפי סעיף 232 ומדווח על המס, ושני הצדדים עלולים להיות חבים ב-GST/HST הקשור (Excise Tax Act, סעיף 177(1.1)). שני הצדדים שומרים את הטופס; הוא אינו נשלח ל-CRA. בלי הבחירה, הספק הראשי הרשום מדווח בדרך כלל על המכירה (CRA: סוכנים).

איך מתקנים חשבונית שלא שולמה ויש בה יותר מדי מס או מעט מדי?

מוציאים חשבונית מתוקנת שמציינת את החשבונית המקורית ומראה בבירור את המס הנכון ואת הסכום לתשלום. שומרים את שתי הגרסאות, את סיבת השינוי ואת ההודעה שנשלחה ללקוח; לא מחליפים את המקור בשקט. ההנחיות של CRA לחשבוניות דורשות לציין את השיעור, ולהציג או מחיר ומס בנפרד או סכום כולל מס באופן ברור.

אם התקופה עדיין פתוחה, מגישים את הדוח המקורי שלה עם המס המתוקן ולפי שיטת הדיווח שלכם; שומרים את החשבונית המקורית ואת ההודעה. לא מנכים מס עודף שמעולם לא נכלל במס הנטו (CRA: חישוב מס נטו; Excise Tax Act, סעיף 232). בתקופה שכבר הוגש עליה דוח, תיקון החשבונית ותיקון הדוח הם שני דברים נפרדים. מס מדווח בדרך כלל לתקופה שכוללת את תאריך החשבונית, גם אם הלקוח עדיין לא שילם, אבל תשלום או הסכם בכתב יכולים להקדים את מועד התשלום שלו (CRA: מתי מדווחים ומעבירים; Excise Tax Act, סעיף 152 ו-סעיף 168).

גביתי יותר מדי GST/HST. מחזירים כסף ללקוח או מזכים אותו?

אפשר להחזיר את העודף במזומן או לזכות בו את הלקוח מול חוב אחר של אותו לקוח. כשנגבה מס עודף, סעיף 232 נותן לספק 2 שנים מהגבייה כדי לבצע את ההחזר או הזיכוי; הפחתה מאוחרת של מחיר המכירה אפשר לתקן תוך 4 שנים מסוף התקופה שבה המחיר ירד (Excise Tax Act, סעיף 232). אין להציג שיעור שגוי כהפחתת מחיר כדי ליהנות מהתקופה הארוכה יותר.

כשמתאימים, מחזירים או מזכים מס לפי סעיף 232, מוציאים הודעת זיכוי בתוך זמן סביר, אלא אם הלקוח מסר קודם הודעת חיוב תקינה. התזכיר של CRA על סעיף 232 מפרט את הפרטים הנדרשים:

• מציינים במסמך שהוא הודעת זיכוי או הודעת חיוב.
• מציינים את שם הספק ומספר הרישום שלו ל-GST/HST, את שם מקבל השירות או הטובין ואת תאריך ההוצאה.
• מציינים את סכום ה-GST/HST שהותאם, הוחזר או זוכה. פירוט הכולל מס יכול להחליף את הסכום הזה רק כשגם המחיר וגם המס הופחתו ומוצגים שאר הפרטים הקבועים בתקנות (Credit Note and Debit Note Information Regulations, סעיף 3).
• מקשרים אותה לחשבונית או לחשבוניות המקוריות, ומציגים בנפרד את המחיר והמס המתוקנים כשהמקור הציג אותם כך. ההפניות האלה עוזרות להתאים את התיקון לספרים, גם כשהן תוספת ולא פרט שנדרש בתקנות.

לקוח ששילם מס בטעות ואינו יכול לקבל מהספק החזר או זיכוי עשוי להיות זכאי להחזר מ-CRA. הוא מגיש בקשה ב-טופס GST189, קוד סיבה 1C, או ב-טופס FP-2189-V של Revenu Québec אם הוא מגיש את הבקשה שם, תוך 2 שנים מהתשלום. אין החזר במידה שהלקוח תבע או יכול היה לתבוע זיכוי מס תשומות, או קיבל הודעת זיכוי על אותו סכום. אם הלקוח כבר קיבל החזר לפני הודעת הזיכוי שלכם, עליו להחזיר את החפיפה עד מועד הגשת הדוח של תקופת ההודעה אם הוא רשום, או עד סוף החודש הבא אם אינו רשום (Excise Tax Act, סעיפים 232, 261 ו-263).

גביתי מעט מדי. אפשר לחייב את ההפרש אם הלקוח מסרב?

אפשר לבקש מהלקוח לשלם את ה-GST/HST החסר, אבל האפשרות לגבות אותו מהלקוח תלויה בהסכם ובגילוי המס בחשבונית. הספק עדיין חייב לדווח על מס שהפך לבר גבייה, גם אם הלקוח מסרב לשלם אותו (CRA: גבייה כשהחשבונית אינה מציינת מס; CRA: גביית מס וחיוב בו).

אם חוב של צד בלתי קשור נמחק מאוחר יותר, סעיף 231 עשוי לאפשר ניכוי יחסי של חוב אבוד אחרי שהמס בר הגבייה דווח והמס הנטו של הדוח הועבר. תובעים אותו בדוח שמוגש תוך 4 שנים ממועד ההגשה של תקופת המחיקה; מוסיפים בחזרה את חלק המס בכל גבייה מאוחרת. השיטה המהירה (Quick Method) אינה כוללת בדרך כלל התאמות של חובות אבודים באספקות מזכות.

בודקים אם המחיר המוסכם כלל מס או לא כלל, מה כתוב בחוזה ואיזה מס פורט בחשבונית המקורית. חשבונית מתוקנת לבדה לא מכריעה מחלוקת על המחיר המוסכם (CRA: גבייה כשהחשבונית אינה מציינת מס). אם גיליתם את המס כנדרש ודיווחתם עליו או העברתם אותו, סעיף 224 עשוי לאפשר לתבוע מס שהייתם חייבים לגבות ולא גביתם.

עצמאי חב אישית במס הנטו של העסק. לפי סעיף 272.1(5), שותפים כלליים ושותפים כלליים לשעבר חבים במס של השותפות שהגיע לתשלום בתקופת חברותם; החבות על סכומים מוקדמים יותר מוגבלת לנכסי השותפות ולכספיה, ושותף בעת הפירוק עלול לחוב גם בסכומים מאוחרים. שותפים מוגבלים שאינם שותפים כלליים אינם כלולים. דירקטור של חברה עלול לקבל שומה על מס נטו שלא הועבר לפי סעיף 323, בכפוף לכללי הגבייה ולהגנת הזהירות הנאותה. CRA חייבת להוציא שומה תוך שנתיים אחרי שהאדם עזב את התפקיד לאחרונה. לפי סעיף 325, בן זוג, קטין או מקבל אחר שאינו צד בלתי קשור, שקיבל נכס (כולל כסף) שהועבר בפחות משווי הוגן, עלול לקבל שומה בכל עת על המס של המעביר מתקופת ההעברה או לפניה, בגבולות הקבועים בחוק. חריג עשוי לחול על העברה לפי צו בית משפט או הסכם פרידה בכתב לבן זוג שנפרד וחי בנפרד.

כבר הגשתי ושילמתי. איזה דוח משנים?

משתמשים בתקופה של הודעת זיכוי תקינה לצורך ניכוי לפי סעיף 232, אבל מבקשים התאמה של דוח קודם אם הדוח הזה השמיט מס שהיה בר גבייה. לא מגישים דוח שני לאותה תקופה ולא מעבירים כל טעות ישנה לדוח הבא (Excise Tax Act, סעיף 232; CRA: אחרי ההגשה).

CRA רשאית לסרב לתיקון. בדרך כלל מבקשים אותו לפני מגבלת השומה מחדש הרגילה של 4 שנים, הנמדדת מהמאוחר מבין מועד ההגשה הקבוע של הדוח ותאריך הגשתו בפועל; חריגים בחוק יכולים לשנות את המגבלה. ייתכן שתחול ריבית על סכומים באיחור (CRA: מדיניות התאמות; Excise Tax Act, סעיף 298). מתאימים את הספרים לכל תקופה מושפעת לפני שליחת השינויים.

אם הרשום כבר בחר ב-שיטה המהירה (Quick Method), החזר או זיכוי על אספקה מזכה מקטינים את האספקות הכוללות מס ששימשו לחישוב ההעברה, ואינם יוצרים אוטומטית ניכוי מלא בשורה 107 (Streamlined Accounting Regulations, סעיפים 15 ו-17). הרשום בוחר בשיטה באינטרנט או ב-GST74 עד היום הראשון של הרבעון הכספי השני אם הוא מגיש דוח שנתי, או עד מועד הגשת הדוח אם הוא מגיש דוחות חודשיים או רבעוניים; בתקופה הקצרה הראשונה של רשום חדש משתמשים במועד הגשת הדוח של אותה תקופה (CRA: בחירה בשיטה המהירה).

מה אם הלקוח כבר תבע זיכוי מס תשומות?

מסבירים ללקוח איזה מס תוקן ומוסרים לו את הודעת הזיכוי. אם הלקוח רשום ל-GST/HST ותבע את הסכום שזוכה כזיכוי מס תשומות בדוח של תקופה קודמת, סעיף 232 מחייב אותו להוסיף אותו למס הנטו של התקופה שבה קיבל את הודעת הזיכוי שלכם או הוציא הודעת חיוב משלו (Excise Tax Act, סעיף 232). התזכיר של CRA מציין את שורה 104 להתאמה הזו. אם הרכישה המקורית והתיקון נמצאים בתקופה שטרם הוגש עליה דוח, הלקוח צריך לתבוע כזיכוי מס תשומות רק את המס המתוקן (Excise Tax Act, סעיף 169).

מבקשים מהלקוח לבדוק את התביעה שלו אם החשבונית המקורית הייתה שגויה, במיוחד אם המכירה כלל לא הייתה חייבת במס. סכום שסומן בחשבונית כ-GST/HST אינו הוכחה שהוא היה חייב בתשלום כדין. כללי ההגשה של הלקוח לזיכוי מס תשומות הם עניין נפרד.

ומה אם גביתי מס על מכירה בשיעור אפס או על מכירה פטורה?

מס שנגבה במכירה בשיעור אפס או פטורה הוא בעיית מס עודף. התזכיר של CRA על סעיף 232 כולל במפורש את שני המקרים וקובע שהחזרים או זיכויים של הספק לפי הסעיף הזה הם בגדר רשות. מוודאים את סיווג המכירה, ואז פועלים לפי התיקון לחשבונית שלא שולמה או למס שנגבה, כמתואר למעלה.

אם גביתם את הסכום, מדריך ההחזרים של CRA קובע שיש לכלול אותו במס הנטו; המוכר אינו תובע החזר של מס ששולם בטעות על מס שנגבה מלקוח. אם מחזירים או מזכים את הלקוח, מוציאים הודעה ומשתמשים בניכוי המותר לפי סעיף 232. אם לא, הלקוח עשוי להיות רשאי לבקש החזר מ-CRA. לא תובעים זיכוי מס תשומות כדי לבטל מס שחייבתם בו את הלקוח.

אילו רישומים מתאימים בין חשבוניות, זיכויים, תשלומים ודוחות?

שומרים שרשרת מסמכים מכל חשבונית מקורית אל החשבונית המתוקנת, הודעת הזיכוי או החיוב, התשלום והדוח המושפע. הנחיות הרישום של CRA דורשות רישומים שתומכים במס שנגבה ובסכומים שנוכו מהמס הנטו; בדרך כלל שומרים רישומים שש שנים מסוף השנה האחרונה שאליה הם קשורים.

לכל מכירה מושפעת רושמים את האספקה והלקוח, תאריך ומספר החשבונית, המס המקורי, המס הנכון, הסיבה והראיות למקום האספקה, תאריך וסכום התשלום, תאריך ההחזר או הזיכוי, מספר ההודעה ותקופת הדיווח שבה כל סכום נכלל או נוכה. שומרים את החוזה, ראיות למסירה או לכתובת, התכתבות עם הלקוח, עותקי דוחות שהוגשו, בקשות להתאמה ותשובות CRA. כך אפשר לוודא שזיכוי ניתן רק פעם אחת ושניכוי בדוח לא נלקח לפני שתנאיו התקיימו.

דוגמה

הסכומים להמחשה בלבד, בדולרים קנדיים, בהנהלת חשבונות רגילה של GST/HST. יועץ באונטריו מוציא ללקוח חשבונית על C$1,000 בשירותים רגילים החייבים במס ועל C$130 HST של אונטריו. הלקוח דוחה את החשבונית לפני ששילם. היועץ בודק את ההסכם ואת כתובת העסק של הלקוח באלברטה שהתקבלה במהלך העבודה הרגיל. אין כלל מיוחד שחל על מקום האספקה, ולכן ה-GST הנכון הוא C$50. היועץ שולח חשבונית מתוקנת על C$1,050 והודעת זיכוי על העודף של C$80.

אם היועץ כבר כלל C$130 במס הנטו בדוח שהוגש, ניכוי הסעיף 232 של C$80 שייך לתקופה שבה הוצאה הודעת הזיכוי, בכפוף לתנאים שבחוק. אם הדוח המקורי כלל רק C$50, אין C$80 לנכות. אילו גבה היועץ מס נמוך מדי והדוח המקורי השמיט מס שהיה בר גבייה, הוא היה מבקש התאמה של אותה תקופה מקורית (Excise Tax Act, סעיף 232; CRA: אחרי ההגשה).

המצב שלכם שונה?

• אתם מחליטים על השיעור במכירה חדשה או אם להירשם: ראו מתי נרשמים ל-GST/HST.
• הלקוח שלכם בקוויבק וייתכן שחל QST: ראו עסק מחוץ לקוויבק שפועל בקוויבק.
• אתם צריכים להגיש את הדוח או לבדוק זיכויי מס תשומות: ראו הגשת GST/HST וזיכויי מס תשומות.
• CRA פתחה ביקורת או בדיקה: ראו בדיקות וביקורות GST/HST.
• שומה מחדש מביאה ריבית או קנסות: ראו קנסות, ריבית וסעדים.
• מדובר בתקופות רבות, בחוזה שנוי במחלוקת או בסכום מס גדול שלא נגבה: מרכזים התאמה בין החשבוניות לדוחות ופונים לעזרה בהנהלת חשבונות לפני שמשנים את הדוחות.