Verrechnungspreise zwischen kanadischer und US-Firma

Was sollte die kanadische Firma in Rechnung stellen, wenn ihr Team die Arbeit erledigt?

Die kanadische Kapitalgesellschaft sollte der US-Kapitalgesellschaft die Funktionen berechnen, die sie tatsächlich ausübt, und die Vermögenswerte oder Rechte, die sie tatsächlich bereitstellt. Führt das kanadische Team den Betrieb, entwickelt es Software und versendet es Waren, benennen Sie diese Tätigkeiten, bevor Sie Preise festlegen; eine einzige, unerklärte „Managementgebühr“ verdeckt, was die US-Gesellschaft gekauft hat. Die Hinweise der CRA zu Dienstleistungen fragen, wer jede Leistung erbracht hat, wer sie genutzt hat und welchen Nutzen der Empfänger davon hatte. Findet die US-Gesellschaft Kunden und trägt sie Absatzrisiken, braucht auch ihre eigene Arbeit eine Vergütung; die Einnahmen von Kunden allein bestimmen die kanadische Rechnung nicht.

Beginnen Sie mit den Kundenverträgen, den Rollen der Mitarbeiter und den Zeiterfassungen. Klären Sie, wem die Software oder das Warenlager gehört, wer Verkaufsentscheidungen trifft, wer das Kunden- und Lagerrisiko trägt und was jede Gesellschaft ohne die andere tun könnte. Halten Sie dann die Transaktionen in einem schriftlichen Vertrag fest und ordnen Sie die Rechnungen den gelieferten Leistungen und Rechten zu. Der IRS wendet seine Regel zur Preisgestaltung zwischen nahestehenden Personen auf Waren, Dienstleistungen und immaterielle Werte an, während Kanada die tatsächlichen Bedingungen und das tatsächliche Verhalten prüft.

Was ist ein Preis im Fremdvergleich, wenn ein Eigentümer beide Gesellschaften kontrolliert?

Es ist ein Preis samt Bedingungen, den unabhängige Unternehmen unter vergleichbaren Umständen vereinbaren würden. Der Eigentümer darf ein Entgelt nicht allein wählen, um Gewinn über die Grenze zu verschieben: Kanadas Abschnitt 247, die US-Regel nach Abschnitt 482 und Artikel IX des Steuerabkommens erlauben Berichtigungen, wenn die Bedingungen nahestehender Personen von denen unabhängiger Dritter abweichen.

Vergleichen Sie sowohl den Preis als auch die Vertragsbedingungen: Leistungsumfang, Zahlungsfrist, Gewährleistungen, Rechte am geistigen Eigentum und Risiken. Bevorzugen Sie eigene vergleichbare Geschäfte der Gesellschaften mit fremden Kunden oder Lieferanten, wenn diese Geschäfte wirklich vergleichbar sind. Erläutern Sie andernfalls die verwendeten externen Daten und die gewählte Methode und warum sie zu den Funktionen und Risiken passt. Die Hinweise des IRS zur Dokumentation erwarten, dass Tatsachen mit der Preismethode verknüpft werden, statt Tatsachen ohne Analyse aufzulisten. Auch Kanadas geänderte Regel betrachtet das tatsächliche Verhalten der Parteien, nicht nur ihren schriftlichen Vertrag (CRA).

Sollen Managementleistungen, Softwarelizenzen und Waren denselben Aufschlag verwenden?

Kein einzelner Aufschlag passt auf alle drei. Klären Sie zuerst, was den Besitzer wechselt, und wählen Sie dann einen Vergleich, der genau diese Transaktion misst. Die CRA beschreibt Vergleiche anhand unabhängiger Preise oder Margen; ihre Hinweise zu Dienstleistungen verlangen, dass sowohl die Kostenbasis als auch jeder Aufschlag belegt sind.

Eine Dienstleistung zur Softwareentwicklung ist etwas anderes als eine Lizenz zur Nutzung von Software; eine Warenrechnung ist etwas anderes als eine Managementgebühr. Berechnen Sie dieselbe Arbeit nicht doppelt, einmal im Produktpreis und einmal in einer Leistungsgebühr. Die CRA warnt, dass Tätigkeiten im Interesse der Gesellschafter, doppelte Leistungen und durchlaufende Kosten eine gesonderte Analyse erfordern. Ihre Hinweise TPM-15 stammen aus der Zeit vor Kanadas geändertem Abschnitt 247; verwenden Sie die Beispiele zu Dienstleistungen daher zusammen mit dem aktuellen Gesetz.

Für berechtigte Routineleistungen kann die US-Kostenmethode für Dienstleistungen ein Entgelt zu Kosten stützen, wenn die erforderlichen Unterlagen, einschließlich einer Erklärung über die Absicht, die Methode anzuwenden, laufend bei Anfall der Kosten geführt werden. Der kanadische Preis muss dennoch nach Kanadas Regel vertretbar sein.

Kann eine Gesellschaft die Rechnungen der anderen ohne Rechnung bezahlen?

Eine Gesellschaft kann eine Rechnung für die andere bezahlen, aber beide müssen festhalten, was die Zahlung darstellt. Eine Fremdkostenrechnung, die als Vertreter bezahlt wird, kann eine Erstattung sein; Arbeit von Mitarbeitern, die der anderen Gesellschaft nützt, kann eine Leistung sein; Geld, das für eine spätere Rückzahlung vorgestreckt wird, kann ein Darlehen sein. Die CRA sagt, dass ein Vertrag oder eine Rechnung allein nicht beweist, dass eine Leistung erbracht wurde, und fragt, wie durchlaufende Kosten und Aufschläge behandelt wurden.

Bewahren Sie die Rechnung des Dritten auf, wer den Gegenstand bestellt und genutzt hat, wie der Betrag verteilt wurde und ob eine der Gesellschaften eine Vergütung für eine Leistung erzielt hat. Buchen Sie passende Forderungen und Verbindlichkeiten. Wer jede Überweisung „Erstattung“ nennt, entscheidet damit noch nicht über die steuerliche Behandlung; das tun die Tatsachen und die vereinbarten Bedingungen.

Brauchen kleine Gesellschaften Unterlagen zu Verrechnungspreisen, und wann?

Ja. Kein Land nimmt kleine Gesellschaften pauschal vom Preis im Fremdvergleich aus. Kanada verlangt Unterlagen für Transaktionen mit nahestehenden Nichtansässigen und knüpft seine Verteidigung gegen den Strafzuschlag an zeitnahe Dokumentation; auch der IRS erwartet zeitnahe, angemessene Dokumentation, um bestimmte Strafzuschläge bei Verrechnungspreisen zu vermeiden.

Weder die Schwelle für die Einreichung der T106 noch eine Schwelle für Strafzuschläge bei Verrechnungspreisen entschuldigt einen nicht belegten Preis. Kanadas geänderte Fristen gelten für Steuerjahre, die nach dem 4. November 2025 beginnen; für ein früher beginnendes Jahr prüfen Sie die frühere Regel (CRA).

US-Kapitalgesellschaften mit weniger als US$10.000.000 zusammengerechneten US-Bruttoeinnahmen oder mit Bruttozahlungen an ausländische nahestehende Personen von höchstens US$5.000.000 und unter 10 % des US-Bruttoeinkommens können von den besonderen Aufzeichnungsregeln nach Abschnitt 6038A befreit sein. Sie brauchen dennoch die üblichen Steuerunterlagen und gegebenenfalls die erforderliche Form 5472 (US-Verordnung).

Was muss jede Gesellschaft zu Rechnungen und Salden melden?

Die kanadische Kapitalgesellschaft muss möglicherweise die Form T106 einreichen; eine qualifizierende meldepflichtige US-Kapitalgesellschaft reicht in der Regel Form 5472 für meldepflichtige Transaktionen mit nahestehenden Personen ein. Jedes Formular hat seinen eigenen Auslöser. Die Bücher und Steuererklärungen müssen auch den zugrunde liegenden Verkauf, die Leistung, die Lizenz oder die Finanzierung abbilden.

Die US-Kapitalgesellschaft reicht für jede nahestehende Person mit meldepflichtigen Transaktionen eine eigene Form 5472 ein, in der Regel zusammen mit ihrer Einkommensteuererklärung, einschließlich Fristverlängerungen. Meldet eine beherrschende US-Person alle diese Transaktionen auf Form 5471 Schedule M, kann eine Ausnahme von der Einreichung gelten. Besitzt die kanadische Kapitalgesellschaft mindestens 25 % der US-Gesellschaft nach Stimmrechten oder Wert, ist der Test auf ausländisches Eigentum erfüllt. Bei einem gemeinsamen Eigentümer als Privatperson prüfen Sie, ob diese Person nach US-Regeln als Ausländer gilt, einschließlich mittelbaren und zugerechneten Eigentums; ein Wohnsitz in Kanada allein entscheidet das nicht. Die Schwelle der Form T106 ist ein Test für die Einreichung, keine Befreiung von Verrechnungspreisregeln. Eine fehlende oder erheblich unvollständige Form 5472 kann einen Strafzuschlag von US$25.000 auslösen, dazu weitere US$25.000 für jeden 30-Tage-Zeitraum nach 90 Tagen ab der Mitteilung des IRS (IRS).

Besitzt die kanadische Kapitalgesellschaft die US-Gesellschaft als ausländisches verbundenes Unternehmen, braucht sie möglicherweise auch Form T1134, in der Regel fällig innerhalb von zehn Monaten nach Ende ihres Geschäftsjahres (CRA).

Was gilt, wenn eine Rechnung offen bleibt oder eine Gesellschaft der anderen ein Darlehen gibt?

Eine unbezahlte Rechnung bleibt in den Büchern der einen Gesellschaft eine Forderung und in denen der anderen eine Verbindlichkeit; sie verschwindet nicht, nur weil beide Gesellschaften denselben Eigentümer haben. Halten Sie Rechnungsdatum, Währung, Zahlungen und den Saldo zum Jahresende fest. Der T106-Leitfaden der CRA verlangt Anfangs- und Endsalden sowie Bewegungen bei Darlehen und Konten; die Anleitung zu Form 5472 erfasst aufgelaufene Transaktionen und Darlehenssalden. Eine Verbindlichkeit in den US-Büchern entscheidet nicht über den Zeitpunkt des Steuerabzugs: Die Regel für nahestehende ausländische Personen kann den Abzug bis zur Zahlung aufschieben, vorbehaltlich von Ausnahmen. Stimmen Sie den Saldo mit der US-Steuererklärung ab.

Wird aus dem Saldo eine Finanzierung, dokumentieren Sie Kapital, Fälligkeit, Zinsen, Sicherheiten und den Rückzahlungsverlauf. Die US-Zinsregeln für nahestehende Personen erlauben für gewöhnliche Handelsforderungen nur begrenzte zinsfreie Zeiträume; der anwendbare Zeitraum hängt von der Transaktion ab (US regulations). Eine kanadische Kapitalgesellschaft muss unter Umständen Einkünfte hinzurechnen, wenn ihr ein Nichtansässiger länger als ein Jahr einen Betrag ohne angemessene Zinsen schuldet; Abschnitt 17(8) kann qualifizierende Schulden ihres beherrschten ausländischen verbundenen Unternehmens ausnehmen, die in einem aktiven Geschäft verwendet werden, und Abschnitt 247(7) schließt dann eine kanadische Zinsberichtigung bei Verrechnungspreisen für diese Schuld aus.

Kontrolliert die US-Gesellschaft die kanadische Darlehensgeberin, kann ein Darlehen stattdessen Kanadas Regel zur fiktiven Dividende bei Gesellschafterdarlehen auslösen. Wo sie gilt, können bevollmächtigte Amtsträger (Officers) beider Kapitalgesellschaften gemeinsam Form T1521 einreichen, um stattdessen fiktive Zinsen zu wählen; sie ist bis zum Einreichungstermin der Erklärung der kanadischen Kapitalgesellschaft für das Jahr fällig, in dem die Schuld entstand. Eine verspätete Wahl kann innerhalb von drei Jahren nach diesem Termin gültig sein, wenn der Strafzuschlag gezahlt wird (CRA). Eine Schuld im gewöhnlichen Geschäftsverkehr mit echten Rückzahlungsbedingungen kann ebenfalls ausgenommen sein (Abschnitt 15(2.3)). Prüfen Sie alte Salden, bevor Sie sie abschreiben oder als Kapital bezeichnen.

Wann kann eine Gebühr, Lizenzgebühr oder Zinszahlung Quellensteuer erfordern?

Der Einbehalt hängt davon ab, wofür die Zahlung erfolgt, wo die Einkünfte entstehen und ob der Empfänger Abkommensvorteile beanspruchen kann. Zahlungen aus den USA für Arbeit, die in Kanada geleistet wird, sind nach den Quellenregeln des IRS in der Regel ausländische Einkünfte aus Dienstleistungen; für eine Lizenzgebühr für in den USA genutzte Rechte gilt eine andere Quellenregel. Schließen Sie nicht aus dem Wort „Management“ oder „Software“ auf einer Rechnung auf einen Einbehalt.

Für Dienstleistungen in Kanada kann der US-Leistungserbringer oder sein bevollmächtigter Vertreter einen Freistellung nach Regulation 105 auf Form R105 beantragen. Die CRA empfiehlt, mindestens 30 Tage vor Beginn der Leistungen oder der ersten Zahlung zu beantragen; eine Freistellung gilt nur für spätere Zahlungen (CRA). Für Leistungen in Québec meldet der Zahler die Zahlung zusätzlich auf RL-1, Feld O, Code RR, in der Regel fällig am letzten Tag des folgenden Februars. Der Einbehalt in Québec ist bei monatlicher, zweimal monatlicher oder wöchentlicher Abführung bis zum 15. des Folgemonats fällig; vierteljährliche und jährliche Zahler verwenden ihre üblichen Fristen (Revenu Québec).

Bevor Sie Abkommensvorteile für Lizenzgebühren oder Zinsen anwenden, prüfen Sie die wirtschaftliche Berechtigung, die Abkommensansässigkeit, die Berechtigung nach Artikel XXIX A und ob eine Betriebsstätte mit dem Recht oder der Schuld verbunden ist. Eine Gesellschaft, die nach innerstaatlichem Recht in beiden Ländern ansässig ist, gilt nach Artikel IV(3) des Steuerabkommens in der Regel dort als ansässig, wo sie gegründet wurde, vorbehaltlich der Regel zur Fortführung. Ein kanadischer Zahler sollte Nachweise für die Berechtigung aufbewahren, etwa Form NR301 oder gleichwertige Angaben, und den Einbehalt nach Part XIII sowie die Meldung auf der NR4 prüfen, auch wenn das Abkommen die Steuer entfallen lässt. Die Steuer nach Part XIII ist in der Regel bis zum 15. des Folgemonats fällig; die NR4 ist bis zum letzten Tag im März nach dem Kalenderjahr fällig (CRA). Bei einer Zahlung aus US-Quellen kann Form W-8BEN-E den ausländischen Status oder den Abkommensanspruch der kanadischen Kapitalgesellschaft belegen; Form W-8ECI bescheinigt in der Regel Effectively Connected Income (mit einem US-Geschäft verbundene Einkünfte). Forms 1042 und 1042-S sind in der Regel am 15. März nach dem Kalenderjahr fällig (IRS Publication 515). Wurde US-Steuer bereits einbehalten und auf Form 1042-S gemeldet, siehe US-Steuer auf Zahlungen an Kanadier.

Der zum Einbehalt verpflichtete US-Zahlungsverpflichtete (Withholding Agent) kann nach Abschnitt 1461 für versäumte Steuer haften; ein Eigentümer oder Amtsträger haftet nicht allein wegen seiner Stellung. Die Festsetzung ist in der Regel auf drei Jahre nach Einreichung der Form 1042 begrenzt, gerechnet ab dem folgenden 15. April, falls früher eingereicht wurde; bei einer nicht eingereichten Erklärung bleibt sie unbefristet offen, mit weiteren Ausnahmen (IRS). In Kanada schuldet der Zahler selbst die Steuer, die er auf Dienstleistungen von Nichtansässigen nach Abschnitt 227(8.4) oder auf Zahlungen nach Part XIII gemäß Abschnitt 215(6) nicht einbehalten hat; Abschnitt 227(10) erlaubt die Festsetzung jederzeit. Ein versäumter Einbehalt kann außerdem einen Strafzuschlag von 10 % auslösen, der auf 20 % steigt, wenn im selben Jahr ein weiteres Versäumnis wissentlich oder grob fahrlässig begangen wird (Abschnitt 227(8)). Abschnitt 227.1 kann zudem einen Direktor, der im Amt war, als die Kapitalgesellschaft Einbehalt oder Abführung versäumte, gesamtschuldnerisch haftbar machen, einschließlich Zinsen und Strafzuschlägen. Voraussetzung sind ein erfolgloser Vollstreckungsschritt oder eine rechtzeitige Anmeldung in der Insolvenz; es gibt eine Verteidigung durch gebotene Sorgfalt, und Verfahren zur Rückforderung sind mehr als zwei Jahre nach dem letzten Ausscheiden des Direktors aus dem Amt ausgeschlossen.

Was gilt, wenn die CRA oder der IRS den Preis zwischen den Gesellschaften ändert?

Eine Berichtigung bei einer Prüfung in einem Land ändert die Erklärung im anderen Land nicht automatisch. Das Steuerabkommen sieht eine Gegenberichtigung vor, wenn das andere Land der ersten Berichtigung zustimmt und seine zuständige Behörde (Competent Authority) innerhalb von sechs Jahren nach dem betroffenen Steuerjahr benachrichtigt wird; danach kann eine begrenzte Entlastung weiterhin möglich sein. Es sieht auch ein Verständigungsverfahren vor, wenn die beiden Länder uneins sind. Bewahren Sie das Prüfungsschreiben, die betroffenen Jahre, Rechnungen und die Preisanalyse auf und gehen Sie zügig auf die Position des anderen Landes ein.

Kanada kann einen Strafzuschlag bei Verrechnungspreisen von 10 % auf den gesetzlichen Berichtigungsbetrag erheben, wenn angemessene Bemühungen fehlen und dieser Betrag den niedrigeren Wert aus 10 % der Bruttoeinnahmen oder C$10.000.000 übersteigt (Abschnitt 247(3)). Die Entlastung von Doppelbesteuerung steht unter Bedingungen. Bestimmte Erhöhungen bei einer kanadischen Kapitalgesellschaft können nach Abschnitt 247(12) eine fiktive Dividende an die nahestehende nichtansässige Person begründen, was eine Prüfung der Quellensteuer nach Part XIII erfordert; die Entlastung bei der Rückführung nach Abschnitt 247(13) steht unter Bedingungen. Die Leistungen der CRA als zuständige Behörde betreffen Streitigkeiten nach dem Steuerabkommen; prüfen Sie eine Berichtigung in beiden Ländern, bevor Sie Rechnungen oder Erklärungen ändern.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; alle Beträge sind in kanadischen Dollar, und für den Rechnungspreis wird eine eigene Absicherung durch Vergleichspreise angenommen. Eine kanadische Kapitalgesellschaft hat C$200.000 an Personal- und Betriebskosten, um Leistungen für ihre verbundene US-Kapitalgesellschaft zu erbringen. Angenommen, vergleichbare unabhängige Dienstleistungsverträge stützen einen Gewinnaufschlag von 15 % auf diese Kosten von C$200.000. Die beispielhafte Rechnung beträgt C$200.000 plus C$30.000, also C$230.000; 15 % ist kein Standardaufschlag. Die US-Kapitalgesellschaft zahlt bis zum Jahresende C$180.000, sodass C$50.000 offen bleiben.

Die kanadische Kapitalgesellschaft bucht die Rechnung über C$230.000 und die Forderung von C$50.000. Die US-Kapitalgesellschaft bucht die passende Verbindlichkeit und rechnet die Beträge für ihre US-Berichterstattung um. Die unbezahlten C$50.000 sind nicht deshalb eine weitere Leistungsgebühr oder ein Darlehen, weil sie unbezahlt sind. Sind dies die einzigen meldepflichtigen Transaktionen der kanadischen Kapitalgesellschaft mit nahestehenden Nichtansässigen, liegen C$230.000 unter der Schwelle für die Einreichung der Form T106. Die Pflicht zu Unterlagen über die Preisgestaltung bleibt davon unberührt. Steht die US-Kapitalgesellschaft in ausländischem Eigentum und hat sie diese meldepflichtige Transaktion, umfasst der Betrag für Leistungen auf ihrer Form 5472 den aufgelaufenen Gegenwert von C$230.000, nicht nur die gezahlten C$180.000. Prüfen Sie die Finanzierungsbedingungen, wenn der Saldo offen bleibt.

Bei Ihnen anders?

• Sie wählen zwischen direkten Verkäufen in die USA und einer eigenen Gesellschaft: Vergleichen Sie die Strukturen in Kanadisches Unternehmen expandiert in die USA.
• Ihre kanadische Kapitalgesellschaft erzielt selbst Einkünfte aus Tätigkeit in den USA: Prüfen Sie US-Steuererklärung einer kanadischen Kapitalgesellschaft.
• Die Zahlung geht an Sie persönlich: Nutzen Sie Sich selbst aus einer US-Gesellschaft bezahlen.
• Ihre US-Gesellschaft erbringt Leistungen in Kanada für die kanadische Gesellschaft: Prüfen Sie Quellensteuer auf Dienstleistungen in Kanada.
• Bei einer Zahlung wurde bereits US-Steuer einbehalten: Siehe US-Steuer auf Zahlungen an Kanadier.
• Das Eigentum an der Software ist unklar, Salden sind alt geworden, oder eine Steuerbehörde hat einen Preis geändert: Sammeln Sie die Verträge beider Gesellschaften, Rechnungen, Arbeits- und Kostennachweise, Vergleichswerte, Darlehensbedingungen und Prüfungsschreiben für eine Überprüfung Ihrer grenzüberschreitenden Steuerlage.