Preços de transferência entre empresas do Canadá e dos EUA

O que a empresa canadense deve faturar quando sua equipe faz o trabalho?

A corporação canadense deve cobrar da corporação dos EUA pelas funções que de fato exerce e pelos ativos ou direitos que de fato fornece. Se a equipe canadense administra operações, desenvolve software e envia mercadorias, identifique essas atividades antes de escolher os preços; uma única “taxa de administração” sem explicação esconde o que a empresa dos EUA comprou. A orientação da CRA sobre serviços pergunta quem prestou cada serviço, quem o usou e que benefício o usuário recebeu. Se a empresa dos EUA encontra clientes e assume os riscos de vendas, o seu próprio trabalho também precisa de remuneração; a receita dos clientes, por si só, não define a fatura canadense.

Comece pelos contratos com clientes, pelas funções da equipe e pelos registros de horas. Identifique quem é dono do software ou do estoque, quem toma as decisões de vendas, quem assume o risco do cliente e do estoque e o que cada empresa poderia fazer sem a outra. Depois, descreva as transações em um contrato escrito e relacione as faturas ao trabalho e aos direitos entregues. O IRS aplica sua regra de preços entre partes relacionadas a mercadorias, serviços e propriedade intangível, enquanto o Canadá examina as condições e a conduta reais.

O que é um preço de mercado (arm's length) quando um só proprietário controla as duas empresas?

É um preço, com os respectivos termos, que empresas independentes acordariam em circunstâncias comparáveis. O proprietário não pode escolher uma cobrança apenas para deslocar lucro pela fronteira: a seção 247 do Canadá, a regra da seção 482 dos EUA e o Artigo IX do tratado permitem ajustes quando os termos entre partes relacionadas diferem dos termos entre partes independentes.

Compare tanto o preço quanto os termos do contrato: escopo, prazo de pagamento, garantias, titularidade da propriedade intelectual e riscos. Prefira os negócios comparáveis das próprias empresas com clientes ou fornecedores independentes, quando forem de fato comparáveis. Caso contrário, explique os dados externos e o método escolhido e por que eles se ajustam às funções e aos riscos. A orientação de documentação do IRS espera que os fatos estejam ligados ao método de precificação, e não uma lista de fatos sem análise. A regra canadense alterada também examina a conduta real das partes, e não só o contrato escrito (CRA).

Serviços de administração, licenças de software e mercadorias devem usar a mesma margem de lucro (markup)?

Nenhuma margem única responde pelos três casos. Primeiro identifique o que está sendo transferido e depois escolha uma comparação que meça essa transação. A CRA descreve comparações com preços ou margens de partes independentes; sua orientação sobre serviços diz que tanto a base de custos quanto qualquer margem precisam de respaldo.

Um serviço de desenvolvimento de software é diferente de uma licença de uso de software; uma fatura de mercadorias é diferente de uma taxa de administração. Não cobre duas vezes pelo mesmo trabalho, uma no preço do produto e outra na taxa de serviço. A CRA alerta que atividades de acionista, serviços duplicados e custos repassados exigem análise separada. A orientação TPM-15 é anterior à alteração da seção 247 do Canadá; por isso, use seus exemplos de serviços junto com a lei vigente.

Para serviços rotineiros elegíveis, o método de custo de serviços dos EUA pode sustentar uma cobrança pelo custo, se os registros exigidos, incluindo uma declaração de intenção de usar o método, forem mantidos à medida que os custos surgem. O preço canadense ainda precisa ser sustentável pela regra do Canadá.

Uma empresa pode pagar as contas da outra sem fatura?

Uma empresa pode pagar uma conta da outra, mas as duas precisam registrar o que o pagamento representa. Um custo de terceiros pago como agente pode ser um reembolso; o trabalho de funcionários que beneficia a outra empresa pode ser um serviço; dinheiro adiantado para devolução posterior pode ser um empréstimo. A CRA afirma que um contrato ou uma fatura, sozinhos, não provam que um serviço ocorreu, e pergunta como os custos repassados e as margens foram tratados.

Guarde a conta do terceiro, quem pediu e usou o item, como o valor foi rateado e se alguma das empresas obteve remuneração por serviço. Lance entradas correspondentes de contas a receber e a pagar. Chamar toda transferência de reembolso não define seu tratamento tributário; quem define são os fatos e os termos acordados.

Empresas pequenas precisam de registros de preços de transferência, e quando?

Sim. Nenhum dos dois países dá isenção geral para empresas pequenas quanto aos preços de mercado (arm's length). O Canadá exige registros de transações com não residentes relacionados e liga a defesa contra a multa à documentação contemporânea; o IRS também espera documentação oportuna e razoável para evitar certas multas de preços de transferência.

Nem o limite de entrega do T106 nem o limite da multa de preços de transferência dispensa um preço sem respaldo. Os prazos alterados do Canadá valem para anos fiscais iniciados depois de 4 de novembro de 2025; para um ano iniciado antes, confira a regra anterior (CRA).

Corporações dos EUA com receita bruta agregada nos EUA abaixo de US$10.000.000, ou com pagamentos brutos a partes relacionadas estrangeiras de no máximo US$5.000.000 e abaixo de 10% da renda bruta nos EUA, podem ficar isentas das regras especiais de registros da seção 6038A. Elas ainda precisam dos registros fiscais comuns e de qualquer Form 5472 exigido (regulamento dos EUA).

O que cada empresa deve informar sobre faturas e saldos?

A corporação canadense pode ter de entregar o Form T106; uma corporação declarante dos EUA que se enquadre em geral entrega o Form 5472 para transações entre partes relacionadas que precisam ser informadas. Cada formulário tem a sua própria condição de exigência. Os livros e as declarações de imposto também devem refletir a venda, o serviço, a licença ou o financiamento que está por trás.

A corporação dos EUA entrega um Form 5472 separado para cada parte relacionada com transações informáveis, geralmente junto com a declaração de imposto de renda, inclusive com prorrogação. Se uma pessoa controladora dos EUA informa todas essas transações no Form 5471 Schedule M, uma exceção de entrega pode se aplicar. Se a corporação canadense possui pelo menos 25% da empresa dos EUA, por voto ou por valor, o teste de propriedade estrangeira é atendido. Com um proprietário pessoa física comum às duas empresas, verifique se essa pessoa é estrangeira pelas regras dos EUA, inclusive propriedade indireta e atribuída; morar no Canadá, por si só, não decide. O limite do Form T106 é um teste de entrega, não uma isenção de preços de transferência. Um Form 5472 ausente ou substancialmente incompleto pode gerar multa de US$25.000, com outros US$25.000 a cada período de 30 dias depois de 90 dias da notificação do IRS (IRS).

Se a corporação canadense possui a corporação dos EUA como afiliada estrangeira, ela também pode precisar do Form T1134, geralmente com vencimento em dez meses após o fim do seu exercício (CRA).

E se uma fatura ficar sem pagar ou uma empresa emprestar à outra?

Uma fatura não paga continua sendo conta a receber nos registros de uma empresa e conta a pagar nos da outra; ela não desaparece porque as empresas têm o mesmo dono. Registre a data da fatura, a moeda, os pagamentos e o saldo no fim do exercício. O guia do T106 da CRA pede saldos iniciais e finais e os movimentos de empréstimos e contas; as instruções do Form 5472 tratam de transações acumuladas e saldos de empréstimos. Uma conta a pagar nos livros dos EUA não define a data da dedução fiscal: a regra da pessoa estrangeira relacionada pode adiar a dedução até o pagamento, com exceções. Concilie o saldo com a declaração de imposto dos EUA.

Se o saldo virar financiamento, documente o principal, o vencimento, os juros, a garantia e o histórico de pagamentos. As regras dos EUA sobre juros entre partes relacionadas permitem apenas períodos limitados sem juros para contas a receber comerciais comuns; o período aplicável depende da transação (regulamentos dos EUA). Uma corporação canadense pode ter de incluir renda quando um não residente lhe deve um valor por mais de um ano sem juros adequados; a seção 17(8) pode excluir dívidas qualificadas de sua afiliada estrangeira controlada usadas em atividade empresarial ativa, e a seção 247(7) então impede um ajuste canadense de juros de preços de transferência sobre essa dívida.

Se a empresa dos EUA controla a credora canadense, o empréstimo pode, em vez disso, acionar a regra canadense de dividendo presumido por empréstimo de acionista. Quando ela se aplica, diretores autorizados das duas corporações podem entregar em conjunto o Form T1521 para optar por juros imputados; o prazo é a data de entrega da declaração da corporação canadense do ano em que a dívida surgiu. Uma opção tardia pode ser válida em até três anos dessa data, com o pagamento da multa (CRA). Uma dívida do curso normal dos negócios, com termos de pagamento de boa-fé, também pode ficar fora da regra (seção 15(2.3)). Revise os saldos antigos antes de baixá-los ou de chamá-los de capital.

Quando uma taxa, royalty ou pagamento de juros pode exigir retenção na fonte?

A retenção depende do que o pagamento compra, de onde a renda surge e de o beneficiário ter direito ao benefício do tratado. Um pagamento dos EUA por trabalho feito no Canadá geralmente é renda de serviços de fonte estrangeira segundo as regras de origem do IRS; um royalty por direitos usados nos EUA tem outra regra de origem. Não presuma a retenção pela palavra “administração” ou “software” na fatura.

Para serviços no Canadá, o prestador dos EUA ou seu representante autorizado pode pedir uma dispensa do Regulation 105 no Form R105. A CRA recomenda pedir pelo menos 30 dias antes do início dos serviços ou do primeiro pagamento; a dispensa cobre apenas os pagamentos posteriores (CRA). Para serviços em Quebec, o pagador também informa o pagamento no RL-1, quadro O, código RR, geralmente com vencimento no último dia de fevereiro seguinte. A retenção de Quebec vence no dia 15 do mês seguinte para quem recolhe mensalmente, duas vezes por mês ou semanalmente; quem recolhe trimestralmente ou anualmente usa seus prazos habituais (Revenu Québec).

Antes de aplicar o benefício do tratado a royalties ou juros, verifique o beneficiário final, a residência pelo tratado, a elegibilidade do Artigo XXIX A e se um estabelecimento permanente está ligado ao direito ou à dívida. Uma empresa residente nos dois países pela lei interna geralmente é tratada como residente do país onde foi criada, segundo o Artigo IV(3) do tratado, sujeito à sua regra de continuidade. O pagador canadense deve guardar provas da elegibilidade, como o Form NR301 ou informações equivalentes, e verificar a retenção da Parte XIII e o informe NR4 mesmo que o benefício do tratado elimine o imposto. O imposto da Parte XIII geralmente vence no dia 15 do mês seguinte; o NR4 vence no último dia de março após o ano-calendário (CRA). Em um pagamento de fonte americana, o Form W-8BEN-E pode comprovar a condição de estrangeira ou o pedido de benefício do tratado da corporação canadense; o Form W-8ECI geralmente certifica renda efetivamente conectada. Os Forms 1042 e 1042-S geralmente vencem em 15 de março após o ano-calendário (IRS Publication 515). Se o imposto dos EUA já foi retido e informado no Form 1042-S, veja imposto dos EUA retido em pagamentos a canadenses.

O agente retentor dos EUA obrigado a reter pode dever o imposto não retido, pela seção 1461; um proprietário ou diretor não é responsável apenas pelo cargo. O lançamento geralmente fica limitado a três anos após a entrega do Form 1042, contados a partir de 15 de abril seguinte se a entrega foi antes; uma declaração não entregue deixa o prazo aberto indefinidamente, com outras exceções (IRS). No Canadá, o próprio pagador deve o imposto que deixou de reter sobre serviços de não residentes, conforme a seção 227(8.4), ou sobre pagamentos da Parte XIII, conforme a seção 215(6); a seção 227(10) permite o lançamento a qualquer momento. A falta de retenção também pode gerar multa de 10%, que sobe para 20% para outra falta no mesmo ano cometida com conhecimento ou com negligência grave (seção 227(8)). A seção 227.1 também pode tornar solidariamente responsável o administrador em exercício quando a corporação deixou de reter ou recolher, incluindo juros e multas. Ela exige uma etapa de cobrança não satisfeita ou um pedido, dentro do prazo, em caso de insolvência, admite defesa de diligência devida e impede ações de cobrança mais de dois anos depois de o administrador ter deixado o cargo pela última vez.

E se a CRA ou o IRS mudar o preço entre as empresas?

Um ajuste de fiscalização em um país não muda automaticamente a declaração do outro. O tratado prevê um ajuste correspondente se o outro país concordar com o primeiro ajuste e se sua autoridade competente for notificada em até seis anos após o ano fiscal afetado; ainda pode haver alívio limitado depois desse prazo. Ele também prevê um procedimento de acordo mútuo quando os dois países discordam. Guarde a notificação de fiscalização, os anos afetados, as faturas e a análise de preços, e trate rapidamente a posição do outro país.

O Canadá pode aplicar uma multa de preços de transferência de 10% sobre o valor do ajuste previsto em lei quando faltam esforços razoáveis e esse valor excede o menor entre 10% da receita bruta e C$10.000.000 (seção 247(3)). O alívio da dupla tributação é condicional. Certos ajustes para cima em uma corporação canadense podem criar um dividendo presumido para o não residente relacionado, conforme a seção 247(12), exigindo uma revisão da retenção da Parte XIII; o alívio de repatriação da seção 247(13) é condicional. Os serviços de autoridade competente da CRA tratam de disputas de tratado; revise um ajuste nos dois países antes de mudar faturas ou declarações.

Exemplo

Apenas ilustrativo; todos os valores estão em dólares canadenses, e se presume que o preço da fatura tem respaldo separado de preço comparável. Uma corporação canadense tem C$200.000 de custos de pessoal e operação para prestar serviços à sua corporação relacionada dos EUA. Suponha que contratos comparáveis de serviços entre partes independentes sustentem um retorno de 15% sobre esses C$200.000 de custos. A fatura ilustrativa é C$200.000 mais C$30.000, ou C$230.000; 15% não é uma margem padrão. A corporação dos EUA paga C$180.000 até o fim do exercício, restando C$50.000 a pagar.

A corporação canadense registra a fatura de C$230.000 e a conta a receber de C$50.000. A corporação dos EUA registra a conta a pagar correspondente e converte os valores para seus relatórios nos EUA. Os C$50.000 não pagos não são outra taxa de serviço nem um empréstimo apenas por estarem em aberto. Se essas forem as únicas transações informáveis da corporação canadense com não residentes relacionados, C$230.000 fica abaixo do limite de entrega do Form T106. Isso não elimina seus registros de preços. Se a corporação dos EUA tem capital estrangeiro e essa transação é informável, o valor de serviços no seu Form 5472 inclui o equivalente acumulado de C$230.000, e não só os C$180.000 pagos. Revise os termos de financiamento se o saldo continuar em aberto.

E se o seu caso for diferente?

• Você está escolhendo entre vendas diretas nos EUA e uma empresa separada: compare as estruturas em empresa canadense que se expande para os EUA.
• Sua corporação canadense tem renda da própria atividade nos EUA: veja declaração dos EUA de corporação canadense.
• O pagamento é para você, pessoa física: use como pagar a si mesmo a partir de uma empresa dos EUA.
• Sua empresa dos EUA presta serviços no Canadá para a empresa canadense: veja retenção sobre serviços no Canadá.
• Um pagamento já teve imposto dos EUA retido: veja imposto dos EUA retido em pagamentos a canadenses.
• A titularidade do software é incerta, há saldos antigos ou uma das autoridades fiscais mudou um preço: reúna os contratos, as faturas, os registros de trabalho e de custos, os comparáveis, os termos de empréstimo e as notificações de fiscalização das duas empresas para a revisão de impostos entre países.