Prix de transfert entre votre société canadienne et américaine

Que doit facturer la société canadienne lorsque son équipe fait le travail?

La société canadienne doit facturer à la société américaine les fonctions qu’elle exerce réellement et les actifs ou droits qu’elle fournit réellement. Si l’équipe canadienne gère les activités, développe des logiciels et expédie des biens, cernez ces activités avant de choisir les prix; des « frais de gestion » globaux et sans explication cachent ce que la société américaine a acheté. Les directives de l’ARC sur les services demandent qui a fourni chaque service, qui l’a utilisé et quel avantage l’utilisateur en a retiré. Si la société américaine trouve des clients et assume les risques de vente, son propre travail doit aussi être rémunéré; les seules recettes provenant des clients ne fixent pas la facture canadienne.

Commencez par les contrats avec les clients, les rôles du personnel et les relevés d’heures. Déterminez qui possède le logiciel ou les stocks, qui prend les décisions de vente, qui assume les risques liés aux clients et aux stocks, et ce que chaque société pourrait faire sans l’autre. Décrivez ensuite les opérations dans une entente écrite et faites correspondre les factures au travail effectué et aux droits fournis. L’IRS applique sa règle de prix entre parties liées aux biens, aux services et aux biens incorporels, tandis que le Canada examine les conditions et la conduite réelles.

Qu’est-ce qu’un prix de pleine concurrence lorsqu’un même propriétaire contrôle les deux sociétés?

C’est un prix, assorti de conditions, que des sociétés indépendantes accepteraient dans des circonstances comparables. Le propriétaire ne peut pas choisir un montant dans le seul but de déplacer des bénéfices d’un côté à l’autre de la frontière : l’article 247 canadien, la règle américaine de l’article 482 et l’article IX de la convention fiscale permettent des redressements lorsque les conditions entre parties liées diffèrent de celles de parties indépendantes.

Comparez à la fois le prix et les conditions du contrat : portée, délai de paiement, garanties, titularité de la propriété intellectuelle et risques. Privilégiez les propres transactions comparables des sociétés avec des clients ou des fournisseurs sans lien de dépendance, lorsqu’elles sont réellement comparables. Sinon, expliquez les données externes et la méthode retenues, et pourquoi elles correspondent aux fonctions et aux risques. Les directives de l’IRS sur la documentation s’attendent à ce que les faits soient reliés à la méthode de fixation du prix, plutôt qu’une simple liste de faits sans analyse. La règle canadienne modifiée examine aussi la conduite réelle des parties, et pas seulement leur contrat écrit (ARC).

Les services de gestion, les licences de logiciel et les biens doivent-ils utiliser la même majoration?

Aucune majoration unique ne convient aux trois. Cernez d’abord ce qui change de mains, puis choisissez une comparaison qui mesure cette opération. L’ARC décrit des comparaisons fondées sur des prix ou des marges indépendants; ses directives sur les services précisent que l’assiette des coûts et toute majoration doivent être appuyées.

Un service de développement de logiciel diffère d’une licence d’utilisation de logiciel; une facture de biens diffère de frais de gestion. Ne facturez pas deux fois le même travail à la fois dans un prix de produit et dans des frais de service. L’ARC met en garde contre le fait que les activités d’actionnaire, les services en double et les coûts refacturés exigent une analyse distincte. Ses directives MPT-15 sont antérieures à la modification de l’article 247 canadien; utilisez donc ses exemples de services avec la loi en vigueur.

Pour les services courants admissibles, la méthode américaine du coût des services peut appuyer une facturation au coût si les documents exigés, y compris une déclaration d’intention d’utiliser la méthode, sont conservés au fur et à mesure que les coûts sont engagés. Le prix canadien doit tout de même pouvoir être justifié selon la règle canadienne.

Une société peut-elle payer les factures de l’autre sans facture?

Une société peut payer une facture pour l’autre, mais les deux doivent inscrire ce que le paiement représente. Un coût de tiers payé à titre de mandataire peut être un remboursement; le travail du personnel qui profite à l’autre société peut être un service; une somme avancée pour être remboursée plus tard peut être un prêt. L’ARC précise qu’un contrat ou une facture ne prouve pas à lui seul qu’un service a été rendu et demande comment les coûts refacturés et les majorations ont été traités.

Conservez la facture du tiers, qui a commandé et utilisé le bien, la façon dont le montant a été réparti et si l’une ou l’autre société a tiré un rendement de ses services. Inscrivez des écritures correspondantes de compte client et de compte fournisseur. Qualifier chaque transfert de remboursement ne règle pas son traitement fiscal; ce sont les faits et les conditions convenues qui le règlent.

Les petites sociétés ont-elles besoin de dossiers de prix de transfert, et quand?

Oui. Aucun des deux pays n’accorde une exemption générale aux petites sociétés à l’égard des prix de pleine concurrence. Le Canada exige des documents pour les opérations avec des non-résidents liés et rattache sa défense contre la pénalité à une documentation établie au moment des faits; l’IRS attend aussi une documentation raisonnable et établie à temps pour éviter certaines pénalités de prix de transfert.

Ni le seuil de production du formulaire T106 ni un seuil de pénalité de prix de transfert ne justifie un prix non appuyé. Les délais modifiés du Canada s’appliquent aux années d’imposition commençant après le 4 novembre 2025; vérifiez l’ancienne règle pour une année qui commence plus tôt (ARC).

Les sociétés américaines dont les recettes brutes américaines regroupées sont inférieures à 10 000 000 US$, ou dont les paiements bruts à des parties étrangères liées ne dépassent pas 5 000 000 US$ et représentent moins de 10 % de leur revenu brut américain, peuvent être exemptées des règles spéciales de tenue de documents de l’article 6038A. Elles doivent tout de même tenir des registres fiscaux ordinaires et produire tout formulaire 5472 exigé (règlement américain).

Que doit déclarer chaque société au sujet des factures et des soldes?

La société canadienne peut devoir produire le formulaire T106; une société déclarante américaine admissible produit généralement le formulaire 5472 pour les opérations déclarables entre parties liées. Chaque formulaire a son propre critère de déclenchement. Les livres et les déclarations de revenus doivent aussi refléter la vente, le service, la licence ou l’opération de financement sous-jacents.

La société américaine produit un formulaire 5472 distinct pour chaque partie liée ayant des opérations déclarables, généralement avec sa déclaration de revenus, prolongations comprises. Si une personne américaine qui exerce le contrôle déclare toutes ces opérations à l’annexe M du formulaire 5471, une exception de production peut s’appliquer. Si la société canadienne détient au moins 25 % de la société américaine par les droits de vote ou la valeur, le critère de propriété étrangère est rempli. Avec un propriétaire particulier commun, vérifiez si cette personne est étrangère selon les règles américaines, y compris la propriété indirecte et attribuée; le seul fait de vivre au Canada ne tranche pas la question. Le seuil du formulaire T106 est un critère de production, et non une exemption de prix de transfert. Un formulaire 5472 manquant ou substantiellement incomplet peut entraîner une pénalité de 25 000 US$, plus 25 000 US$ pour chaque période de 30 jours après un délai de 90 jours suivant l’avis de l’IRS (IRS).

Si la société canadienne détient la société américaine comme société étrangère affiliée, elle peut aussi devoir produire le formulaire T1134, généralement exigible dix mois après la fin de son exercice (ARC).

Que faire si une facture reste impayée ou si une société prête de l’argent à l’autre?

Une facture impayée reste un compte client dans les livres d’une société et un compte fournisseur dans ceux de l’autre; elle ne disparaît pas parce que les sociétés ont le même propriétaire. Notez la date de la facture, la devise, les paiements et le solde de fin d’exercice. Le guide T106 de l’ARC demande les soldes d’ouverture et de clôture ainsi que les mouvements des prêts et des comptes; les instructions du formulaire 5472 couvrent les opérations courues et les soldes de prêts. Un compte fournisseur dans les livres américains ne fixe pas la date de la déduction fiscale : la règle sur les personnes étrangères liées peut reporter la déduction jusqu’au paiement, sous réserve d’exceptions. Faites concorder le solde avec la déclaration de revenus américaine.

Si le solde devient du financement, documentez le capital, l’échéance, les intérêts, la garantie et l’historique des remboursements. Les règles américaines sur les intérêts entre parties liées ne permettent que des périodes limitées sans intérêts pour les comptes clients commerciaux ordinaires; la période applicable dépend de l’opération (règlements américains). Une société canadienne peut devoir inclure un montant dans son revenu lorsqu’un non-résident lui doit une somme depuis plus d’un an sans intérêt suffisant; le paragraphe 17(8) peut faire exception pour les dettes admissibles de sa société étrangère affiliée contrôlée utilisées dans une entreprise exploitée activement, et le paragraphe 247(7) interdit alors un redressement canadien d’intérêts de prix de transfert sur cette dette.

Si la société américaine contrôle la société canadienne prêteuse, un prêt peut plutôt déclencher la règle canadienne du dividende réputé sur les prêts aux actionnaires. Lorsqu’elle s’applique, des dirigeants autorisés des deux sociétés peuvent produire ensemble le formulaire T1521 pour choisir plutôt un intérêt imputé; il est exigible à la date de production de la déclaration de la société canadienne pour l’année où la dette est née. Un choix tardif peut être valide dans les trois ans suivant cette date si la pénalité est payée (ARC). Une dette contractée dans le cours normal des affaires, avec des modalités de remboursement de bonne foi, peut aussi faire l’objet d’une exception (paragraphe 15(2.3)). Examinez les soldes anciens avant de les radier ou de les qualifier de capital.

Quand un paiement de frais, de redevances ou d’intérêts peut-il exiger une retenue?

La retenue dépend de ce que le paiement achète, de l’endroit où le revenu prend naissance et du droit du bénéficiaire à l’allègement prévu par la convention fiscale. Un paiement américain pour un travail exécuté au Canada est généralement un revenu de services de source étrangère selon les règles de source de l’IRS; une redevance pour des droits utilisés aux États-Unis suit une autre règle de source. N’en déduisez pas la retenue d’après le mot « gestion » ou « logiciel » sur une facture.

Pour des services rendus au Canada, le fournisseur américain ou son représentant autorisé peut demander une dispense en vertu du Règlement 105 au moyen du formulaire R105. L’ARC recommande de présenter la demande au moins 30 jours avant le début des services ou le premier paiement; la dispense ne couvre que les paiements ultérieurs (ARC). Pour des services rendus au Québec, le payeur déclare aussi le paiement dans le feuillet RL-1, case O, code RR, généralement exigible au plus tard le dernier jour de février suivant. La retenue du Québec est exigible au plus tard le 15 du mois suivant pour les payeurs mensuels, bimensuels ou hebdomadaires; les payeurs trimestriels et annuels suivent leurs dates limites habituelles (Revenu Québec).

Avant d’appliquer l’allègement de la convention fiscale aux redevances ou aux intérêts, vérifiez le bénéficiaire effectif, la résidence selon la convention, l’admissibilité selon l’article XXIX A et l’existence d’un établissement stable lié au droit ou à la dette. Une société résidente des deux pays selon le droit interne est généralement considérée comme résidente de l’endroit où elle a été constituée selon le paragraphe 3 de l’article IV de la convention, sous réserve de sa règle de continuation. Un payeur canadien doit conserver la preuve d’admissibilité, comme le formulaire NR301 ou des renseignements équivalents, et vérifier la retenue de la partie XIII et la déclaration NR4 même si l’allègement de la convention supprime l’impôt. L’impôt de la partie XIII est généralement exigible au plus tard le 15 du mois suivant; le feuillet NR4 est exigible au plus tard le dernier jour de mars suivant l’année civile (ARC). Pour un paiement de source américaine, le formulaire W-8BEN-E peut établir le statut étranger de la société canadienne ou sa demande fondée sur la convention; le formulaire W-8ECI atteste généralement un revenu effectivement rattaché. Les formulaires 1042 et 1042-S sont généralement exigibles le 15 mars suivant l’année civile (Publication 515 de l’IRS). Si de l’impôt américain a déjà été retenu et déclaré dans le formulaire 1042-S, voyez l’impôt américain retenu sur les paiements aux Canadiens.

L’agent de retenue américain tenu de retenir l’impôt peut devoir l’impôt non retenu en vertu de l’article 1461; un propriétaire ou un dirigeant n’est pas responsable du seul fait de son titre. L’établissement d’une cotisation est généralement limité à trois ans après la production du formulaire 1042, calculés à partir du 15 avril suivant si le formulaire est produit plus tôt; une déclaration non produite laisse le délai ouvert indéfiniment, avec d’autres exceptions (IRS). Au Canada, le payeur doit lui-même l’impôt qu’il n’a pas retenu sur des services rendus par des non-résidents en vertu du paragraphe 227(8.4) ou sur des paiements de la partie XIII en vertu du paragraphe 215(6); le paragraphe 227(10) permet d’établir une cotisation en tout temps. Le défaut de retenir peut aussi entraîner une pénalité de 10 %, portée à 20 % pour un autre défaut la même année commis sciemment ou par négligence grave (paragraphe 227(8)). L’article 227.1 peut aussi rendre solidairement responsable un administrateur en poste au moment du défaut de retenir ou de verser de la société, y compris les intérêts et les pénalités. Il exige une démarche de recouvrement infructueuse ou une réclamation produite à temps dans le cadre d’une faillite, permet une défense de diligence raisonnable et interdit les procédures de recouvrement plus de deux ans après que l’administrateur a cessé ses fonctions pour la dernière fois.

Que se passe-t-il si l’ARC ou l’IRS modifie le prix entre les sociétés?

Un redressement de vérification dans un pays ne modifie pas automatiquement la déclaration de l’autre pays. La convention fiscale prévoit un redressement corrélatif si l’autre pays accepte le premier redressement et si son autorité compétente est avisée dans les six ans suivant l’année d’imposition visée; un allègement limité peut encore être possible après ce délai. Elle prévoit aussi une procédure amiable lorsque les deux pays sont en désaccord. Conservez l’avis de vérification, les années visées, les factures et l’analyse des prix, et réagissez rapidement à la position de l’autre pays.

Le Canada peut imposer une pénalité de prix de transfert de 10 % sur le montant du redressement prévu par la loi lorsque les efforts raisonnables font défaut et que ce montant dépasse le moindre de 10 % des recettes brutes ou de 10 000 000 C$ (paragraphe 247(3)). L’allègement de la double imposition est conditionnel. Certains redressements à la hausse visant une société canadienne peuvent créer un dividende réputé versé au non-résident lié selon le paragraphe 247(12), ce qui exige un examen de la retenue de la partie XIII; l’allègement de rapatriement prévu au paragraphe 247(13) est conditionnel. Les services de l’autorité compétente de l’ARC traitent les différends relatifs à la convention; examinez un redressement dans les deux pays avant de modifier des factures ou des déclarations.

Exemple

À titre indicatif seulement; tous les montants sont en dollars canadiens, et l’on suppose que le prix facturé est appuyé séparément par des prix comparables. Une société canadienne engage 200 000 $ CA de coûts de personnel et d’exploitation pour fournir des services à sa société américaine liée. Supposons que des ententes de services indépendantes comparables appuient un rendement de 15 % sur ces coûts de 200 000 $ CA. La facture illustrative est de 200 000 $ CA plus 30 000 $ CA, soit 230 000 $ CA; 15 % n’est pas une majoration standard. La société américaine paie 180 000 $ CA avant la fin de l’exercice, ce qui laisse 50 000 $ CA à payer.

La société canadienne inscrit la facture de 230 000 $ CA et le compte client de 50 000 $ CA. La société américaine inscrit le compte fournisseur correspondant et convertit les montants pour ses états américains. Les 50 000 $ CA impayés ne sont ni de nouveaux frais de service ni un prêt du seul fait qu’ils sont impayés. Si ce sont les seules opérations déclarables de la société canadienne avec des non-résidents liés, 230 000 $ CA est inférieur au seuil de production du formulaire T106. Cela n’élimine pas ses dossiers de prix. Si la société américaine appartient à des étrangers et a cette opération déclarable, le montant de services de son formulaire 5472 comprend l’équivalent couru de 230 000 $ CA, et non seulement les 180 000 $ CA payés. Examinez les conditions de financement si le solde reste impayé.

Votre situation est différente?

• Vous hésitez entre des ventes directes aux États-Unis et une société distincte : comparez les structures dans l’expansion d’une entreprise canadienne aux États-Unis.
• Votre société canadienne tire elle-même un revenu d’une activité américaine : consultez la déclaration de revenus américaine d’une société canadienne.
• Le paiement vous est versé personnellement : consultez se payer à partir d’une société américaine.
• Votre société américaine exécute des services au Canada pour la société canadienne : consultez la retenue sur les services rendus au Canada.
• Un paiement a déjà fait l’objet d’une retenue d’impôt américain : voyez l’impôt américain retenu sur les paiements aux Canadiens.
• La propriété du logiciel est floue, des soldes sont anciens ou l’une des administrations fiscales a modifié un prix : réunissez les ententes, les factures, les relevés de travail et de coûts, les comparables, les modalités de prêt et les avis de vérification des deux sociétés pour un examen de fiscalité transfrontalière.