Quellensteuer auf Leistungen eines US-Unternehmens in Kanada

Wann muss ein kanadischer Zahler von den Honoraren eines US-Unternehmens Steuer einbehalten?

Ein Zahler behält in der Regel 15 % ein, wenn er eine nicht ansässige Person für Leistungen bezahlt, die in Kanada erbracht wurden. Die Regel gilt für Honorare, Provisionen und andere Beträge, die an Selbstständige und Kapitalgesellschaften aus den USA gezahlt werden. Sie kann auch für den Anteil der nicht ansässigen Gesellschafter am Honorar einer Personengesellschaft gelten. Der Zahler kann in Kanada oder im Ausland ansässig sein. Der Einbehalt gilt auch dann, wenn das US-Unternehmen mit dem Schutz des Steuerabkommens rechnet oder eine kanadische Zweigniederlassung hat (Income Tax Regulations, Abschnitt 105; Rundschreiben der CRA, Absätze 5, 7, 21–22).

Löhne von Arbeitnehmern und Honorare für Aufgaben eines nicht ansässigen Direktors in Kanada folgen Regulation 102 und der Meldung auf T4. Honorare für Schauspieler bei Film- oder Videoproduktionen folgen gesonderten Regeln (Rundschreiben der CRA, Absätze 76–78; T4A-NR-Leitfaden der CRA).

Der Zahler zieht den Betrag von der Zahlung ab. Die CRA muss die Abführung in der Regel bis zum 15. Tag des Folgemonats erhalten, bei einem Wochenende oder einem von der CRA anerkannten Feiertag am nächsten Werktag. Für die Abführung braucht der Zahler ein Lohnabrechnungskonto bei der CRA (Payroll Program Account), auch wenn er keine Arbeitnehmer hat. Endet der Betrieb oder die Tätigkeit des Zahlers, muss die CRA den Betrag innerhalb von sieben Tagen erhalten (T4A-NR-Leitfaden der CRA). Auch ein Vorschuss für Arbeit, die in Kanada erbracht werden soll, unterliegt bei der Zahlung dem Einbehalt. Ein Steuerabkommen berechtigt den Zahler für sich allein nicht, den Einbehalt zu unterlassen. Der Zahler braucht das Schreiben der CRA mit der Freistellung oder Ermäßigung, bevor er ohne den üblichen Abzug zahlt (Rundschreiben der CRA, Absätze 12 und 41; T4A-NR-Leitfaden der CRA).

Gilt der Einbehalt auch für Arbeit aus den USA oder erstattete Auslagen?

Arbeit, die tatsächlich in den USA erbracht wird, fällt nicht unter Regulation 105, auch wenn der Kunde aus Kanada kommt. Bei einem gemischten Vertrag brauchen Zahler und Leistungserbringer eine nachvollziehbare, dokumentierte Aufteilung des Honorars auf Arbeit innerhalb und außerhalb Kanadas. Können sie die Aufteilung nicht belegen, empfiehlt die CRA den Einbehalt auf die gesamte Zahlung für die Leistung (Rundschreiben der CRA, Absätze 32–34). Bewahren Sie Vertrag, Rechnungen, Arbeitsnachweise und Reisedaten zusammen auf.

Das kanadische Honorar ist ein Bruttobetrag: Übliche Kostenerstattungen und Zahlungen im Namen des Leistungserbringers gehören in der Regel dazu. Die CRA macht eine Verwaltungsausnahme für angemessene Kosten für Transport, Unterkunft und Verpflegung, die direkt bezahlt oder erstattet werden, mit Belegen, wo sie verlangt sind. Auch die auf die Leistung berechnete GST/HST gehört nicht dazu. Weisen Sie berechtigte Reisekosten auf dem Formular T4A-NR gesondert aus (Rundschreiben der CRA, Absätze 23–26 und Anhang B; T4A-NR-Leitfaden der CRA, Felder 18 und 20).

Ist der einbehaltene Betrag die endgültige kanadische Steuer?

Nein. Der Einbehalt nach Regulation 105 ist eine Vorauszahlung auf die mögliche kanadische Einkommensteuer des US-Leistungserbringers. Eine kanadische Steuererklärung bestimmt die tatsächliche Steuerschuld und eine mögliche Erstattung. Eine Befreiung nach dem Steuerabkommen kann die endgültige Steuer senken, ohne dass der Einbehalt bei der Zahlung automatisch entfällt (Rundschreiben der CRA, Absätze 50 und 56–57).

Wie und wann beantragt ein US-Unternehmen eine Freistellung?

Der US-Leistungserbringer stellt den Antrag auf Form R105 mit dem Vertrag, den Arbeitstagen in Kanada, dem Zahlungsplan und Nachweisen für seine Position nach dem Steuerabkommen oder für die geschätzten Einnahmen und Ausgaben. Senden Sie ihn mindestens 30 Tage vor dem Beginn der Leistungen in Kanada oder vor der ersten damit verbundenen Zahlung an die CRA, je nachdem, was zuerst eintritt. Die CRA nimmt Online- und Postanträge an und nennt je nach Arbeitsort die zuständige Stelle (Rundschreiben der CRA, Absätze 56–63).

Bei einem Antrag nach dem Steuerabkommen unterschreibt eine Privatperson, ein bevollmächtigter Amtsträger (Officer) der Kapitalgesellschaft oder ein bevollmächtigter Gesellschafter die Erklärung in Abschnitt IV von R105. Eine steuerlich durchlaufende Personengesellschaft oder LLC fügt Form NR302 beziehungsweise NR303 bei. Bei einem Antrag nach Einnahmen und Ausgaben füllen Sie Anhang B aus. Teilen Sie der CRA sofort mit, wenn sich die Angaben im Antrag ändern (CRA: R105 ausfüllen; Form R105, Seiten 2–4).

Eine Kapitalgesellschaft braucht für Form R105 eine kanadische Unternehmensnummer (Business Number). Kann sie diese vor dem Antrag nicht erhalten, kann sie Form RC1 (Antrag auf BN) und Belege dem Antrag beifügen. Eine Privatperson sollte vor dem Antrag eine SIN (Social Insurance Number, kanadische Sozialversicherungsnummer) oder eine individuelle Steuernummer (Individual Tax Number) beschaffen, um Verzögerungen zu vermeiden (CRA: Identifikationsnummern für Freistellungsanträge).

Der Zahler sollte das Genehmigungsschreiben der CRA aufbewahren und nur die darin erlaubte Ermäßigung anwenden. Auch ein verspäteter Antrag kann noch geprüft werden, aber eine Freistellung, die nach Beginn der Zahlungen erteilt wird, gilt nur für spätere Zahlungen. Machen Sie früher einbehaltene Beträge im unten beschriebenen Erklärungsverfahren geltend. Bis das Schreiben vorliegt, muss der Zahler Steuer einbehalten (Rundschreiben der CRA, Absätze 50 und 61; T4A-NR-Leitfaden der CRA).

Welche Freistellung passt: nach dem Steuerabkommen oder nach Einnahmen und Ausgaben?

Ein Antrag auf R105 nach dem Steuerabkommen passt, wenn der US-Leistungserbringer seinen Anspruch aus dem Steuerabkommen belegen kann und die Arbeit in Kanada dort keine steuerpflichtigen Betriebsgewinne erzeugt, in der Regel weil er keine Betriebsstätte in Kanada hat. Ein Antrag nach Einnahmen und Ausgaben passt, wenn kanadische Steuer anfallen kann, der Einbehalt auf die Bruttohonorare aber höher ist als die geschätzte Steuer auf das kanadische Nettoeinkommen. Die CRA entscheidet, ob sie den Einbehalt aufhebt oder senkt, und kann für eine Ermäßigung nach Einnahmen und Ausgaben eine Sicherheit verlangen (Rundschreiben der CRA, Anhänge A und B).

Die Gründung in den USA allein beweist keinen Anspruch aus dem Steuerabkommen. Bei einer Personengesellschaft oder LLC kann die Entlastung auf berechtigte, in den USA ansässige Eigentümer durchlaufen, wenn das US-Steuerrecht sie so behandelt, als erzielten sie das kanadische Honorar direkt. Prüfen Sie den Anteil jedes Eigentümers und dokumentieren Sie diese Behandlung für die Freistellung (Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel IV(1) und (6)–(7)). Form R105-S ist ein gesondertes vereinfachtes Verfahren für berechtigte nicht ansässige Künstler und Sportler und nicht die gewöhnliche Freistellung für Unternehmen (Form R105-S der CRA).

Wann begründet Arbeit in Kanada eine Betriebsstätte?

Ein nach dem Steuerabkommen in den USA Ansässiger kann in Kanada eine Betriebsstätte haben, etwa durch eine feste Geschäftseinrichtung wie ein Büro oder durch einen Vertreter, der dort gewohnheitsmäßig Verträge abschließt. Auch ein Bau- oder Montageprojekt von mehr als 12 Monaten kann eine begründen. Diese Regeln können greifen, bevor die besonderen Tagestests des Steuerabkommens für Dienstleistungen erfüllt sind (Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel V(1)–(5)).

Für Dienstleistungen außerhalb einer Baustelle oder eines Bau- oder Montageprojekts, die nicht bereits eine Betriebsstätte begründen, kann Artikel V(9) nach einem von zwei Tests eine Betriebsstätte annehmen. Für Bau- und Montageprojekte gilt die oben genannte gesonderte Regel von mehr als 12 Monaten (Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel V(3) und (9)):

Beim Test für zusammenhängende Projekte zählen die Tage, an denen Dienstleistungen erbracht werden, nicht die Tage jedes einzelnen Mitarbeiters: Eine Gruppe, die an einem Tag arbeitet, zählt als ein Tag. Der Test für Einzelpersonen zählt die Tage, an denen sich die Person körperlich in Kanada aufhält, auch Tage ohne Arbeit (Technische Erläuterung des US-Finanzministeriums, Seiten 11–12).

Hat der US-Leistungserbringer Anspruch auf Artikel VII und keine Betriebsstätte in Kanada, kann Kanada seine Betriebsgewinne in der Regel nicht besteuern. Hat er eine, kann Kanada die Gewinne besteuern, die dieser Betriebsstätte zuzurechnen sind. Zählen Sie fortlaufende Zeiträume von 12 Monaten und prüfen Sie die gesamte Gestaltung. 183 Tage sind keine allgemeine sichere Grenze (Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel V und VII).

Wie holt sich der US-Leistungserbringer zu viel einbehaltene Steuer zurück?

Der nicht ansässige Steuerpflichtige macht die einbehaltene Bundessteuer in einer kanadischen Einkommensteuererklärung mit dem Formular T4A-NR geltend. Eine Kapitalgesellschaft reicht eine T2-Erklärung ein. Ein Selbstständiger oder ein Gesellschafter, der eine Privatperson ist, reicht zur Rückholung des Einbehalts eine T1-Erklärung für Nichtansässige ein. Ein Gesellschafter, der eine Kapitalgesellschaft ist, reicht je nach Fall seine eigene T2-Erklärung ein. Eine nach dem Steuerabkommen befreite Privatperson, von der nichts einbehalten wurde, muss unter Umständen nichts einreichen, sofern nicht ein anderer Anlass zur Einreichung besteht (Income Tax Act, Abschnitt 150(1.1); CRA: nicht ansässige Privatpersonen). Besteht eine Pflicht, reicht eine Privatperson mit Geschäftstätigkeit in Kanada in der Regel bis zum 15. Juni des Folgejahres ein, zahlt einen Restbetrag aber bis zum 30. April (T4A-NR-Leitfaden der CRA). Ist die festgesetzte Steuer niedriger als der Einbehalt, erstattet die CRA den Mehrbetrag, vorbehaltlich anderer Beträge, die der Steuerpflichtige schuldet (Rundschreiben der CRA, Absätze 50–53; T4A-NR-Leitfaden der CRA). Bewahren Sie alle Formulare und den Nachweis der Honoraraufteilung auf.

Wurde auch Steuer von Québec einbehalten, verlangen Sie vom Zahler das gesonderte Formular RL-1. Die kanadische Bundessteuererklärung macht diesen Abzug von Québec nicht geltend. Prüfen Sie, ob eine Steuererklärung für Québec nötig ist, um ihn zurückzuholen (Revenu Québec: Leitfaden zu RL-1; Revenu Québec: Steuerpflichten Nichtansässiger).

Muss eine US-Kapitalgesellschaft einreichen, auch wenn das Steuerabkommen ihre Gewinne befreit?

Ja. Hat eine nicht ansässige Kapitalgesellschaft in Kanada ein Geschäft betrieben, reicht sie eine T2-Erklärung ein, auch wenn sie die Befreiung von der kanadischen Einkommensteuer nach dem Steuerabkommen beansprucht. Sie fügt Schedule 97 bei und, falls sie die Befreiung nach dem Steuerabkommen beansprucht, Schedule 91 (CRA: Erklärung nicht ansässiger Kapitalgesellschaften). Die T2-Erklärung ist innerhalb von sechs Monaten nach dem Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft fällig. Eine verspätete Erklärung kann einen Mindestzuschlag nach Abschnitt 162(2.1) auslösen, auch wenn keine Steuer nach Part I anfällt (CRA: Wer eine T2 einreichen muss; Income Tax Act, Abschnitt 162; Rundschreiben der CRA, Absatz 50). Eine Freistellung hebt diese Einreichungspflicht nicht auf.

Was gilt für den Lohn der Arbeitnehmer an Arbeitstagen in Kanada?

Löhne von Arbeitnehmern für Arbeit in Kanada folgen dem Lohnsteuereinbehalt nach Regulation 102, nicht dem Einbehalt auf Dienstleistungshonorare nach Regulation 105. Ein US-Arbeitgeber kann kanadische Lohnabrechnungspflichten haben, auch wenn die Zahlungen seiner Kunden durch eine R105-Freistellung geschützt sind. Ein berechtigter nicht ansässiger Arbeitgeber kann mit Form RC473 eine Bescheinigung für berechtigte, nach dem Steuerabkommen befreite Arbeitnehmer beantragen. Andere Arbeitnehmer brauchen unter Umständen eine individuelle Freistellung nach Regulation 102 (Rundschreiben der CRA, Teil II und Absatz 43; CRA: Bescheinigung für nicht ansässige Arbeitgeber). Die Schritte der Lohnabrechnung finden Sie unter Kanadische Lohnabrechnung einrichten, die persönliche Steuerlage des Arbeitnehmers unter Grenzüberschreitend arbeiten.

Behält auch Québec gesondert Steuer ein?

Ja. Wer Leistungen bezahlt, die in Québec von einer nicht in Kanada ansässigen Person erbracht werden, behält in der Regel gesondert 9 % Einkommensteuer von Québec ein, vorbehaltlich der Ausnahmen von Québec. Die Freistellung des Bundes nach R105 erlaubt für sich keine Ermäßigung in Québec (Revenu Québec: Zahlungen für Leistungen in Québec).

Für eine Ermäßigung in Québec verwenden Selbstständige oder Personengesellschaften Form TP-1016-V. Eine nicht ansässige Kapitalgesellschaft oder LLC verwendet Form CO-1016. Form CO-1016-T ist nur eine unverbindliche Übersetzung. Revenu Québec verlangt in der Regel den Dienstleistungsvertrag sowie Nachweise zu Ansässigkeit und Reisen und empfiehlt, den Antrag 30 Tage vor der Arbeit oder der ersten Zahlung zu stellen (Revenu Québec: Ermäßigung des Quellenabzugs; Revenu Québec: Antragsformulare; Revenu Québec: Antrag einer Kapitalgesellschaft).

Was muss der Zahler melden, und was gilt, wenn er den Einbehalt versäumt?

Der Zahler reicht eine Meldung auf T4A-NR ein und übergibt dem US-Leistungserbringer bis zum letzten Tag im Februar nach dem Kalenderjahr der Zahlung ein Formular T4A-NR, auch wenn die CRA eine Freistellung genehmigt hat. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende, ist die Meldung am nächsten Werktag fällig. Das Formular weist die kanadischen Bruttoeinnahmen aus Dienstleistungen, die berechtigten Reisekosten und die einbehaltene Steuer getrennt aus (Rundschreiben der CRA, Absatz 42; T4A-NR-Leitfaden der CRA).

Unterlässt der Zahler den Abzug oder die Abführung der vorgeschriebenen Steuer, kann die CRA ihn für den fehlenden Betrag, Zinsen und Strafzuschläge haften lassen. Verspätete oder fehlende Formulare T4A-NR können gesonderte Strafzuschläge nach sich ziehen. Eine Freistellung für die Zahlung des Kunden lässt außerdem die eigenen Pflichten des US-Leistungserbringers für Zahlungen an Arbeitnehmer und nicht ansässige Subunternehmer unberührt (Rundschreiben der CRA, Absätze 41–44; T4A-NR-Leitfaden der CRA: Strafzuschläge).

Beispiel

Beispielbeträge in kanadischen Dollar. Eine US-Kapitalgesellschaft vereinbart einen Dienstleistungsvertrag über C$100.000. Die gesamte Arbeit in Kanada findet außerhalb von Québec statt. Ihr unterschriebener Arbeitsplan und ihre Zeitnachweise belegen C$40.000 für Arbeit in Kanada und C$60.000 für Arbeit in den USA. Bei der Zahlung des Kunden liegt keine Freistellung der CRA vor. Der Kunde behält 15 % von C$40.000 ein, also C$6.000, und zahlt C$94.000 an die Kapitalgesellschaft. Er führt C$6.000 an die CRA ab und meldet die Zahlung für die kanadische Dienstleistung auf einem Formular T4A-NR.

Hat die Kapitalgesellschaft Anspruch auf Abkommensvorteile und keine Betriebsstätte in Kanada, reicht sie dennoch eine T2-Erklärung ein, wenn sie in Kanada ein Geschäft betrieben hat. Sie macht die einbehaltenen C$6.000 geltend. Die CRA bestimmt die Erstattung, nachdem sie die Erklärung veranlagt hat. Vertrag, Arbeitsnachweise und das Formular T4A-NR belegen den Anspruch.

Bei Ihnen anders?

• Sie arbeiten in Québec: Planen Sie den gesonderten Einbehalt der Provinz und den Antrag auf Ermäßigung ein. Grenzüberschreitende Steuern deckt beide Anträge gemeinsam ab.
• Ihr US-Unternehmen nutzt eine LLC, eine Personengesellschaft oder ein langes Projekt in Kanada: Anspruch aus dem Steuerabkommen, Betriebsstätte und Einreichung hängen von der Rechtsform und den Arbeitsumständen ab. Lesen Sie Ein US-Unternehmen nach Kanada erweitern oder holen Sie Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern ein.
• Ihre Arbeitnehmer reisen nach Kanada: Prüfen Sie ihre persönlichen grenzüberschreitenden Steuern und Ihre kanadischen Lohnabrechnungspflichten.
• Sie müssen auch kanadische Umsatzsteuer berechnen: Lesen Sie GST/HST für nicht ansässige Verkäufer.
• Sie müssen kanadische Steuer in einer US-Steuererklärung berücksichtigen: Lesen Sie Ausländische Einkünfte in der US-Steuererklärung.
• Zahlungen oder Steuererklärungen wurden versäumt: Stellen Sie Verträge, Arbeits- und Reisedaten, Rechnungen, Freistellungsschreiben, Nachweise zur Abführung und Formulare T4A-NR für eine Prüfung der grenzüberschreitenden Steuern zusammen.