Precios entre su empresa canadiense y su empresa de EE. UU.

¿Qué debe facturar la empresa canadiense cuando su equipo hace el trabajo?

La corporación canadiense debe cobrar a la corporación de EE. UU. por las funciones que realmente cumple y por los activos o derechos que realmente aporta. Si el equipo canadiense administra las operaciones, desarrolla software y envía mercancía, identifique esas actividades antes de elegir los precios; un solo «honorario de administración» sin explicar oculta lo que la empresa de EE. UU. compró. La guía de servicios de la CRA pregunta quién prestó cada servicio, quién lo usó y qué beneficio recibió quien lo usó. Si la empresa de EE. UU. consigue clientes y asume riesgos de venta, su propio trabajo también debe remunerarse; los cobros a los clientes por sí solos no fijan la factura canadiense.

Empiece con los contratos de clientes, las funciones del personal y los registros de tiempo. Identifique quién es dueño del software o del inventario, quién toma las decisiones de venta, quién asume el riesgo con los clientes y con el inventario, y qué podría hacer cada empresa sin la otra. Luego plasme las transacciones en un acuerdo escrito y haga coincidir las facturas con el trabajo y los derechos entregados. El IRS aplica su regla de precios entre partes relacionadas a bienes, servicios y propiedad intangible, mientras que Canadá examina las condiciones y la conducta reales.

¿Qué es un precio de plena competencia cuando un mismo dueño controla las dos empresas?

Es un precio, con sus condiciones, que acordarían empresas independientes en circunstancias comparables. El dueño no puede elegir un cobro solo para trasladar utilidades al otro lado de la frontera: la sección 247 de Canadá, la regla de la sección 482 de EE. UU. y el Artículo IX del tratado permiten ajustes cuando las condiciones entre partes relacionadas difieren de las de partes independientes.

Compare tanto el precio como las condiciones del contrato: alcance, plazo de pago, garantías, titularidad de la propiedad intelectual y riesgos. Prefiera las operaciones comparables de las propias empresas con clientes o proveedores no relacionados, cuando de verdad sean comparables. Si no las hay, explique los datos externos y el método elegidos, y por qué encajan con las funciones y los riesgos. La guía de documentación del IRS espera que los hechos se vinculen con el método de precios, y no una lista de hechos sin análisis. La regla modificada de Canadá también considera la conducta real de las partes, no solo su contrato escrito (CRA).

¿Los servicios de administración, las licencias de software y los bienes deben usar el mismo margen?

Ningún margen único sirve para los tres. Primero identifique qué se entrega, y luego elija una comparación que mida esa transacción. La CRA describe comparaciones con precios o márgenes independientes; su guía de servicios indica que tanto la base de costos como cualquier margen necesitan respaldo.

Un servicio de desarrollo de software es distinto de una licencia para usar software; una factura de bienes es distinta de un honorario de administración. No cobre dos veces por el mismo trabajo, una vez en el precio del producto y otra en un honorario por servicios. La CRA advierte que las actividades de los accionistas, los servicios duplicados y los costos trasladados requieren un análisis aparte. Su guía TPM-15 es anterior a la sección 247 modificada de Canadá, así que use sus ejemplos de servicios junto con la ley vigente.

Para los servicios rutinarios que cumplen los requisitos, el método de costo de servicios de EE. UU. puede respaldar un cobro al costo si se llevan los registros exigidos, incluida una declaración de intención de usar el método, a medida que se generan los costos. El precio canadiense igual debe poder respaldarse según la regla de Canadá.

¿Una empresa puede pagar las cuentas de la otra sin una factura?

Una empresa puede pagar una cuenta de la otra, pero ambas deben registrar qué representa el pago. Un costo de un tercero pagado como agente puede ser un reembolso; el trabajo del personal que beneficia a la otra empresa puede ser un servicio; el dinero adelantado para devolverse después puede ser un préstamo. La CRA indica que un contrato o una factura por sí solos no prueban que se prestó un servicio, y pregunta cómo se trataron los costos trasladados y los márgenes.

Conserve la factura del tercero, quién pidió y usó el artículo, cómo se asignó el monto y si alguna de las empresas obtuvo un margen por servicios. Registre las cuentas por cobrar y por pagar que se correspondan. Llamar reembolso a toda transferencia no define su trato fiscal; lo definen los hechos y las condiciones acordadas.

¿Las empresas pequeñas necesitan registros de precios de transferencia y cuándo?

Sí. Ningún país da una exención general a las empresas pequeñas del precio de plena competencia. Canadá exige registros de las transacciones con no residentes relacionados y vincula la defensa contra la multa con la documentación contemporánea; el IRS también espera documentación oportuna y razonable para evitar ciertas multas de precios de transferencia.

Ni el umbral de presentación del Form T106 ni el umbral de la multa de precios de transferencia justifican un precio sin respaldo. Los plazos modificados de Canadá se aplican a los años fiscales que comienzan después del 4 de noviembre de 2025; revise la regla anterior si el año empezó antes (CRA).

Las corporaciones de EE. UU. con ingresos brutos agregados en EE. UU. inferiores a US$10,000,000, o con pagos brutos a partes relacionadas extranjeras de no más de US$5,000,000 y menos de 10% de sus ingresos brutos en EE. UU., pueden estar exentas de las reglas especiales de registros de la sección 6038A. Aun así necesitan los registros fiscales ordinarios y el Form 5472 cuando se exija (reglamento de EE. UU.).

¿Qué debe informar cada empresa sobre las facturas y los saldos?

La corporación canadiense puede presentar el Form T106; una corporación de EE. UU. que debe informar y cumple los requisitos por lo general presenta el Form 5472 por las transacciones con partes relacionadas que deban informarse. Cada formulario tiene su propio criterio. Los libros y las declaraciones también deben reflejar la venta, el servicio, la licencia o el financiamiento subyacentes.

La corporación de EE. UU. presenta un Form 5472 aparte por cada parte relacionada con transacciones que deban informarse, por lo general junto con su declaración de impuestos sobre la renta, incluidas las prórrogas. Si una persona de EE. UU. que tiene el control informa todas esas transacciones en el Form 5471 Schedule M, puede aplicar una excepción de presentación. Si la corporación canadiense posee al menos 25% de la empresa de EE. UU. por votos o por valor, se cumple la prueba de propiedad extranjera. Si ambas empresas tienen como dueña a una misma persona física, revise si esa persona es extranjera según las reglas de EE. UU., incluida la propiedad indirecta y atribuida; vivir en Canadá por sí solo no lo decide. El umbral del Form T106 es una prueba de presentación, no una exención de precios de transferencia. Un Form 5472 faltante o sustancialmente incompleto puede generar una multa de US$25,000, y otros US$25,000 por cada período de 30 días después de 90 días desde la notificación del IRS (IRS).

Si la corporación canadiense posee a la corporación de EE. UU. como filial extranjera, también puede necesitar el Form T1134, que por lo general vence diez meses después del cierre de su año (CRA).

¿Qué pasa si una factura sigue sin pagarse o una empresa le presta a la otra?

Una factura sin pagar sigue siendo una cuenta por cobrar en los registros de una empresa y una cuenta por pagar en los de la otra; no desaparece porque las empresas tengan el mismo dueño. Anote la fecha de la factura, la moneda, los pagos y el saldo al cierre del año. La guía del T106 de la CRA pide los saldos inicial y final y los movimientos de préstamos y cuentas; las instrucciones del Form 5472 cubren las transacciones devengadas y los saldos de préstamos. Una cuenta por pagar en los libros de EE. UU. no define la fecha de la deducción fiscal: la regla de la persona extranjera relacionada puede diferir la deducción hasta el pago, con excepciones. Concilie el saldo con la declaración de EE. UU.

Si el saldo pasa a ser un financiamiento, documente el capital, la fecha de vencimiento, los intereses, la garantía y el historial de pagos. Las reglas de EE. UU. sobre intereses entre partes relacionadas permiten solo períodos limitados sin intereses para las cuentas por cobrar comerciales ordinarias; el período aplicable depende de la transacción (reglamentos de EE. UU.). Una corporación canadiense puede enfrentar una inclusión de ingresos cuando un no residente le debe un monto por más de un año sin intereses adecuados; la sección 17(8) puede exceptuar ciertas deudas de su filial extranjera controlada usadas en un negocio activo, y la sección 247(7) impide entonces un ajuste canadiense de intereses por precios de transferencia sobre esa deuda.

Si la empresa de EE. UU. controla a la prestamista canadiense, un préstamo puede activar en cambio la regla canadiense de dividendo presunto por préstamos al accionista. Cuando aplica, los ejecutivos autorizados de ambas corporaciones pueden presentar juntos el Form T1521 para elegir intereses imputados en su lugar; vence en la fecha de presentación de la declaración de la corporación canadiense del año en que se originó la deuda. Una elección tardía puede ser válida dentro de tres años de esa fecha si se paga su multa (CRA). Una deuda del curso ordinario del negocio, con condiciones de pago de buena fe, también puede quedar exceptuada (sección 15(2.3)). Revise los saldos antiguos antes de darlos de baja o de llamarlos capital.

¿Cuándo un honorario, una regalía o un pago de intereses puede requerir retención?

La retención depende de qué compra el pago, de dónde surge el ingreso y de si quien lo recibe califica para el alivio del tratado. Un pago de EE. UU. por un trabajo hecho en Canadá por lo general es ingreso por servicios de fuente extranjera según las reglas de fuente del IRS; una regalía por derechos usados en EE. UU. tiene otra regla de fuente. No dé por hecho que hay retención solo por la palabra «administración» o «software» en una factura.

Para servicios en Canadá, el proveedor de EE. UU. o su representante autorizado puede solicitar una exención del Regulation 105 en el Form R105. La CRA recomienda solicitarla al menos 30 días antes de que empiecen los servicios o del primer pago; la exención cubre solo los pagos posteriores (CRA). Para servicios en Quebec, el pagador también informa el pago en el RL-1, casilla O, código RR, que por lo general vence el último día de febrero siguiente. La retención de Quebec vence el día 15 del mes siguiente para quienes remiten cada mes, dos veces al mes o cada semana; quienes remiten cada trimestre o cada año usan sus plazos habituales (Revenu Québec).

Antes de aplicar el alivio del tratado a regalías o intereses, revise el beneficiario final, la residencia según el tratado, el cumplimiento del Artículo XXIX A y si un establecimiento permanente está vinculado con el derecho o la deuda. Una empresa residente de ambos países según la ley interna por lo general se trata como residente del país donde se creó, según el Artículo IV(3) del tratado, sujeto a su regla de continuación. Un pagador canadiense debe conservar evidencia de que se cumplen los requisitos, como el Form NR301 o información equivalente, y revisar la retención de la Parte XIII y el informe NR4 aunque el alivio del tratado elimine el impuesto. El impuesto de la Parte XIII por lo general vence el día 15 del mes siguiente; el NR4 vence el último día de marzo después del año calendario (CRA). Para un pago de fuente estadounidense, el Form W-8BEN-E puede acreditar la condición de extranjera de la corporación canadiense o su reclamación del tratado; el Form W-8ECI por lo general certifica ingresos efectivamente conectados. Los Forms 1042 y 1042-S por lo general vencen el 15 de marzo después del año calendario (IRS Publication 515). Si ya se retuvo impuesto de EE. UU. y se informó en el Form 1042-S, vea impuesto de EE. UU. retenido en pagos a canadienses.

El agente de retención de EE. UU. obligado a retener puede deber el impuesto omitido según la sección 1461; un dueño o ejecutivo no es responsable solo por su cargo. La determinación por lo general se limita a tres años después de presentar el Form 1042, contados desde el 15 de abril siguiente si se presentó antes; si no se presentó, el plazo queda abierto sin límite, con otras excepciones (IRS). En Canadá, el propio pagador debe el impuesto que no retuvo sobre servicios de no residentes según la sección 227(8.4) o sobre pagos de la Parte XIII según la sección 215(6); la sección 227(10) permite la determinación en cualquier momento. No retener también puede generar una multa de 10%, que sube a 20% por otra omisión en el mismo año cometida a sabiendas o con negligencia grave (sección 227(8)). La sección 227.1 también puede hacer solidariamente responsable, con intereses y multas, a un director que ejercía cuando la corporación no retuvo o no remitió. Exige que una medida de cobro haya quedado sin resultado o que se haya presentado a tiempo un reclamo en la insolvencia, permite una defensa de diligencia debida y prohíbe iniciar acciones de cobro más de dos años después de que el director dejó el cargo por última vez.

¿Qué pasa si la CRA o el IRS cambia el precio entre las empresas?

Un ajuste de auditoría en un país no cambia automáticamente la declaración del otro país. El tratado prevé un ajuste correspondiente si el otro país está de acuerdo con el primer ajuste y se avisa a su autoridad competente dentro de seis años después del año fiscal afectado; aun después de ese plazo puede haber un alivio limitado. También prevé un proceso de acuerdo mutuo cuando los dos países no coinciden. Conserve la notificación de la auditoría, los años afectados, las facturas y el análisis de precios, y atienda con rapidez la postura del otro país.

Canadá puede imponer una multa de precios de transferencia de 10% sobre el monto del ajuste legal cuando faltan esfuerzos razonables y ese monto supera el menor entre 10% de los ingresos brutos o C$10,000,000 (sección 247(3)). El alivio de la doble tributación es condicional. Ciertos ajustes al alza a una corporación canadiense pueden crear un dividendo presunto para el no residente relacionado según la sección 247(12), lo que exige revisar la retención de la Parte XIII; el alivio por repatriación de la sección 247(13) es condicional. Los servicios de autoridad competente de la CRA atienden las disputas del tratado; revise el ajuste en ambos países antes de cambiar facturas o declaraciones.

Ejemplo

Solo ilustrativo; todos los montos están en dólares canadienses y se supone que el precio de la factura tiene un respaldo comparable aparte. Una corporación canadiense incurre en C$200,000 de costos de personal y de operación para prestar servicios a su corporación relacionada de EE. UU. Suponga que acuerdos comparables de servicios entre partes independientes respaldan un margen de 15% sobre esos costos de C$200,000. La factura ilustrativa es C$200,000 más C$30,000, o sea C$230,000; el 15% no es un margen estándar. La corporación de EE. UU. paga C$180,000 al cierre del año y quedan C$50,000 por pagar.

La corporación canadiense registra la factura de C$230,000 y la cuenta por cobrar de C$50,000. La corporación de EE. UU. registra la cuenta por pagar correspondiente y convierte los montos para su informe en EE. UU. Los C$50,000 sin pagar no son otro honorario por servicios ni un préstamo solo porque no se hayan pagado. Si estas son las únicas transacciones con no residentes relacionados que la corporación canadiense debe informar, C$230,000 está por debajo del umbral de presentación del Form T106. Eso no elimina sus registros de precios. Si la corporación de EE. UU. es de propiedad extranjera y tiene esta transacción que debe informarse, el monto de servicios en su Form 5472 incluye el equivalente devengado de C$230,000, no solo los C$180,000 pagados. Revise las condiciones de financiamiento si el saldo sigue sin pagarse.

¿Su caso es distinto?

• Está eligiendo entre ventas directas en EE. UU. y una empresa aparte: compare las estructuras en empresa canadiense que se expande a EE. UU..
• Su corporación canadiense obtiene ingresos por una actividad en EE. UU.: revise declaración de impuestos de EE. UU. de una corporación canadiense.
• El pago es para usted como persona: use cómo pagarse desde una empresa de EE. UU..
• Su empresa de EE. UU. presta servicios en Canadá a la empresa canadiense: revise retención por servicios en Canadá.
• A un pago ya se le retuvo impuesto de EE. UU.: vea impuesto de EE. UU. retenido en pagos a canadienses.
• No está claro quién es dueño del software, hay saldos antiguos o alguna autoridad fiscal cambió un precio: reúna los acuerdos, las facturas, los registros de trabajo y de costos, los comparables, las condiciones de los préstamos y las notificaciones de auditoría de ambas empresas para una revisión de impuestos transfronterizos.