Retención sobre trabajos de una empresa de EE. UU. en Canadá

¿Cuándo debe un pagador canadiense retener sobre los honorarios de una empresa de EE. UU.?

Un pagador generalmente retiene 15% cuando paga a una persona no residente por servicios prestados en Canadá. La regla abarca honorarios, comisiones y otros montos pagados a trabajadores independientes y corporaciones de EE. UU.; también puede aplicarse a la parte de los honorarios de una sociedad de personas que corresponde a los socios no residentes. El pagador puede residir dentro o fuera de Canadá, y la retención se aplica aunque la empresa de EE. UU. espere la protección del tratado o tenga una sucursal en Canadá (Income Tax Regulations, artículo 105; circular de la CRA, párrafos 5, 7, 21–22).

Los salarios de empleados y los honorarios de un director no residente por sus funciones en Canadá siguen el Regulation 102 y se informan en el T4; los honorarios de actuación en cine o video siguen reglas distintas (circular de la CRA, párrafos 76–78; guía T4A-NR de la CRA).

El pagador deduce el monto del pago; normalmente la CRA debe recibir la remesa a más tardar el día 15 del mes siguiente, o el siguiente día hábil si esa fecha cae en fin de semana o en un feriado reconocido por la CRA. Para remitirla, el pagador necesita una cuenta de nómina de la CRA, aunque no tenga empleados. Si el negocio o la actividad del pagador termina, la CRA debe recibirla dentro de siete días (guía T4A-NR de la CRA). Un anticipo por trabajo que se hará en Canadá también está sujeto a retención cuando se paga. Un tratado tributario, por sí solo, no autoriza al pagador a dejar de retener; el pagador necesita la carta de exención o de reducción de la CRA antes de pagar sin la deducción habitual (circular de la CRA, párrafos 12 y 41; guía T4A-NR de la CRA).

¿La retención cubre el trabajo hecho desde EE. UU. o los gastos reembolsados?

El trabajo realizado físicamente en EE. UU. queda fuera del Regulation 105, aunque el cliente sea canadiense. En un contrato mixto, el pagador y el prestador necesitan una distribución razonable y documentada de los honorarios entre el trabajo dentro y fuera de Canadá. Si no pueden respaldar esa distribución, la CRA recomienda retener sobre todo el pago por servicios (circular de la CRA, párrafos 32–34). Conserve juntos el contrato, las facturas, los registros de trabajo y las fechas de viaje.

Los honorarios por servicios en Canadá son un monto bruto: los reembolsos de costos ordinarios y los pagos hechos en nombre del prestador generalmente se incluyen. La CRA hace una excepción administrativa para los gastos razonables de transporte, alojamiento y comidas pagados directamente o reembolsados, con comprobantes cuando se exijan. El GST/HST cobrado sobre el servicio también se excluye. Informe por separado los gastos de viaje que califiquen en el comprobante T4A-NR (circular de la CRA, párrafos 23–26 y Apéndice B; guía T4A-NR de la CRA, casillas 18 y 20).

¿El monto retenido es el impuesto definitivo de Canadá?

No. La retención del Regulation 105 es un pago anticipado del posible impuesto sobre la renta de Canadá del prestador de EE. UU. Una declaración en Canadá determina el impuesto real y cualquier reembolso; una exención por tratado puede reducir el impuesto final sin eliminar automáticamente la retención en el momento del pago (circular de la CRA, párrafos 50 y 56–57).

¿Cómo y cuándo solicita una empresa de EE. UU. la exención?

El prestador de EE. UU. la solicita en el Form R105, con el contrato, las fechas de trabajo en Canadá, el calendario de pagos y las pruebas de su posición bajo el tratado o de sus ingresos y gastos estimados. Debe enviarlo a la CRA al menos 30 días antes de que comiencen los servicios en Canadá o de que se haga el primer pago relacionado, lo que ocurra primero. La CRA acepta envíos en línea y por correo e indica la oficina correcta según el lugar del trabajo (circular de la CRA, párrafos 56–63).

Para una solicitud basada en el tratado, la declaración de la Sección IV del R105 la firma la persona, un ejecutivo autorizado de la corporación o un socio autorizado. Una sociedad de personas o una LLC transparentes adjuntan el Form NR302 o el NR303, respectivamente. Para una solicitud por ingresos y gastos, complete el Apéndice B. Avise de inmediato a la CRA si cambian los hechos de la solicitud (CRA: cómo completar el R105; Form R105, páginas 2–4).

Una corporación necesita un número empresarial canadiense para el Form R105; si no puede obtenerlo antes de presentar la solicitud, puede adjuntar el Form RC1 y los documentos de respaldo. Una persona debe obtener un número de seguro social canadiense (SIN) o un número individual de impuestos antes de presentar la solicitud para evitar demoras (CRA: números de identificación para las solicitudes de exención).

El pagador debe conservar la carta de autorización de la CRA y aplicar solo la reducción que esta permita. Una solicitud tardía aún puede considerarse, pero una exención emitida después de que empiecen los pagos cubre solo los pagos posteriores. Reclame la retención anterior mediante el proceso de declaración que se explica más abajo. Hasta que llegue la carta, el pagador debe retener (circular de la CRA, párrafos 50 y 61; guía T4A-NR de la CRA).

¿Qué exención conviene: la basada en el tratado o la de ingresos y gastos?

La solicitud R105 basada en el tratado conviene cuando el prestador de EE. UU. puede demostrar que tiene derecho a los beneficios del tratado y que el trabajo en Canadá no producirá utilidades empresariales gravables allí, normalmente porque no tiene un establecimiento permanente en Canadá. La solicitud por ingresos y gastos conviene cuando puede haber impuesto por pagar en Canadá, pero la retención sobre los honorarios brutos es mayor que el impuesto estimado sobre el ingreso neto en Canadá. La CRA decide si exime o reduce la retención y puede exigir una garantía para una reducción por ingresos y gastos (circular de la CRA, Apéndices A y B).

Estar constituida en EE. UU. no basta para probar el derecho a los beneficios del tratado. En una sociedad de personas o una LLC, el beneficio puede pasar a los propietarios residentes de EE. UU. que califiquen si la ley tributaria de EE. UU. considera que ellos reciben directamente los honorarios canadienses; revise la parte de cada propietario y documente ese tratamiento para la solicitud de exención (tratado entre Canadá y EE. UU., artículo IV(1) y (6)–(7)). El Form R105-S es un trámite simplificado distinto para artistas y deportistas no residentes que califiquen, y no sustituye la exención empresarial ordinaria (Form R105-S de la CRA).

¿Cuándo el trabajo en Canadá crea un establecimiento permanente?

Un residente de EE. UU. según el tratado puede tener un establecimiento permanente en Canadá a través de un lugar fijo de negocios, como una oficina, o de un agente que concluye contratos allí de forma habitual. Un proyecto de construcción o instalación que dure más de 12 meses también puede crearlo. Estas reglas pueden aplicarse antes de que se cumplan las pruebas especiales de días de servicios del tratado (tratado entre Canadá y EE. UU., artículo V(1)–(5)).

Para servicios que no sean una obra ni un proyecto de construcción o instalación y que aún no creen un establecimiento permanente, el artículo V(9) puede considerar que existe uno con cualquiera de las dos pruebas. Esos proyectos tienen la regla separada de más de 12 meses descrita arriba (tratado entre Canadá y EE. UU., artículo V(3) y (9)):

Para la prueba del proyecto relacionado, cuente los días en que se prestan los servicios, no los días de cada trabajador: un equipo que trabaja un mismo día cuenta como un solo día. La prueba de la persona cuenta los días en que esa persona está físicamente en Canadá, incluidos los días sin trabajo (explicación técnica del Departamento del Tesoro de EE. UU., páginas 11–12).

Si el prestador de EE. UU. cumple los requisitos del artículo VII y no tiene un establecimiento permanente en Canadá, Canadá generalmente no puede gravar sus utilidades empresariales. Si lo tiene, Canadá puede gravar las utilidades atribuibles a ese establecimiento. Cuente períodos móviles de 12 meses y revise todo el acuerdo; 183 días no es un límite seguro general (tratado entre Canadá y EE. UU., artículos V y VII).

¿Cómo recupera el prestador de EE. UU. la retención en exceso?

El contribuyente no residente reclama la retención federal en una declaración de impuesto sobre la renta de Canadá, con el comprobante T4A-NR. Una corporación presenta una T2; un trabajador independiente o un socio persona física presenta una T1 de no residente para recuperar la retención; un socio corporativo presenta su propia T2 según corresponda. Una persona exenta por el tratado a quien no se le retuvo nada puede no tener que presentar declaración, salvo que exista otra razón para hacerlo (Income Tax Act, artículo 150(1.1); CRA: personas no residentes). Si debe presentarla, una persona que hace negocios en Canadá generalmente la presenta a más tardar el 15 de junio del año siguiente, pero debe pagar cualquier saldo a más tardar el 30 de abril (guía T4A-NR de la CRA). Si el impuesto determinado es menor que la retención, la CRA reembolsa el exceso, sujeto a los montos que el contribuyente deba por otros conceptos (circular de la CRA, párrafos 50–53; guía T4A-NR de la CRA). Conserve todos los comprobantes y la prueba de la distribución de los honorarios.

Si también se retuvo impuesto de Quebec, pida al pagador el comprobante RL-1 por separado. Una declaración federal no reclama esa deducción de Quebec; verifique si necesita una declaración de Quebec para recuperarla (Revenu Québec: guía del RL-1; Revenu Québec: obligaciones tributarias de los no residentes de Quebec).

¿Una corporación de EE. UU. debe presentar declaración aunque el tratado exima sus utilidades?

Sí. Si una corporación no residente hizo negocios en Canadá, presenta una T2 aunque invoque la exención del tratado del impuesto sobre la renta de Canadá. Adjunta el Schedule 97 y, si invoca la exención del tratado, el Schedule 91 (CRA: presentación de corporaciones no residentes). La T2 vence a los seis meses del cierre del año fiscal de la corporación. Una declaración tardía puede generar una multa mínima según el artículo 162(2.1), aunque no haya impuesto de la Parte I por pagar (CRA: quién debe presentar una T2; Income Tax Act, artículo 162; circular de la CRA, párrafo 50). Una exención de retención no elimina esta obligación de presentar.

¿Qué pasa con el pago de los empleados por los días trabajados en Canadá?

Los salarios de empleados por funciones realizadas en Canadá siguen la retención de nómina del Regulation 102, no la retención sobre honorarios por servicios del Regulation 105. Un empleador de EE. UU. puede tener obligaciones de nómina en Canadá aunque sus propios cobros de clientes tengan una exención R105. Un empleador no residente que califique puede solicitar la certificación en el Form RC473 para los empleados exentos por el tratado que califiquen; otros empleados pueden necesitar una exención individual del Regulation 102 (circular de la CRA, Parte II y párrafo 43; CRA: certificación de empleador no residente). Para los pasos de la nómina, consulte Cómo llevar la nómina en Canadá; para la situación fiscal personal del empleado, consulte Trabajar a ambos lados de la frontera.

¿Quebec retiene por separado?

Sí. Un pagador que contrata servicios prestados en Quebec por una persona no residente de Canadá generalmente retiene por separado 9% de impuesto sobre la renta de Quebec, sujeto a las excepciones de Quebec. La exención federal R105 no autoriza por sí sola una reducción en Quebec (Revenu Québec: pagos por servicios en Quebec).

Para una reducción en Quebec, un trabajador independiente o una sociedad de personas usa el Form TP-1016-V; una corporación no residente o una LLC usa el Form CO-1016. El CO-1016-T es solo una traducción de cortesía. Revenu Québec generalmente pide el contrato de servicios y pruebas de residencia y de viaje, y recomienda presentar la solicitud 30 días antes del trabajo o del primer pago (Revenu Québec: reducción de las retenciones en la fuente; Revenu Québec: formularios de solicitud; Revenu Québec: solicitud de corporaciones).

¿Qué debe informar el pagador y qué pasa si omite la retención?

El pagador presenta una declaración informativa T4A-NR y entrega al prestador de EE. UU. un comprobante T4A-NR a más tardar el último día de febrero posterior al año calendario del pago, aunque la CRA haya aprobado una exención. Si esa fecha cae en fin de semana, la declaración vence el siguiente día hábil. El comprobante separa los ingresos brutos por servicios en Canadá, los gastos de viaje que califican y el impuesto retenido (circular de la CRA, párrafo 42; guía T4A-NR de la CRA).

Si el pagador no deduce o no remite la retención obligatoria, la CRA puede hacerlo responsable del monto faltante, los intereses y las multas. Los comprobantes T4A-NR tardíos o ausentes pueden generar multas distintas. Una exención sobre el pago del cliente tampoco elimina las obligaciones propias del prestador de EE. UU. sobre los pagos a empleados y a subcontratistas no residentes (circular de la CRA, párrafos 41–44; guía T4A-NR de la CRA: multas).

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares canadienses. Una corporación de EE. UU. acuerda un contrato de servicios por C$100,000. Todo el trabajo en Canadá se realiza fuera de Quebec. Su calendario de trabajo firmado y sus registros de tiempo respaldan C$40,000 de trabajo hecho físicamente en Canadá y C$60,000 hecho en EE. UU. La corporación no tiene una exención de la CRA cuando el cliente paga. El cliente retiene 15% de C$40,000, es decir C$6,000, y paga C$94,000 a la corporación. Remite C$6,000 a la CRA e informa el pago por servicios en Canadá en un comprobante T4A-NR.

Si la corporación tiene derecho a los beneficios del tratado y no tiene un establecimiento permanente en Canadá, igualmente presenta una T2 si hizo negocios en Canadá. Reclama los C$6,000 retenidos; la CRA determina el reembolso después de procesar la declaración. El contrato, los registros de trabajo y el comprobante T4A-NR respaldan el reclamo.

¿Su caso es distinto?

• Usted trabaja en Quebec: prevea la retención provincial por separado y la solicitud de reducción; los servicios de impuestos transfronterizos cubren ambas solicitudes a la vez.
• Su empresa de EE. UU. usa una LLC, una sociedad de personas o tiene un proyecto largo en Canadá: el derecho a los beneficios del tratado, el establecimiento permanente y la presentación dependen de la entidad y de los hechos del trabajo; consulte Expandir una empresa de EE. UU. a Canadá o pida ayuda fiscal transfronteriza.
• Sus empleados viajan a Canadá: revise sus impuestos personales transfronterizos y sus obligaciones de nómina en Canadá.
• También necesita cobrar impuesto sobre las ventas de Canadá: consulte GST/HST para vendedores no residentes.
• Necesita reflejar el impuesto de Canadá en una declaración de EE. UU.: consulte Ingresos extranjeros en una declaración de EE. UU..
• Se omitieron pagos o declaraciones: reúna contratos, fechas de trabajo y de viaje, facturas, cartas de exención, registros de remesas y comprobantes T4A-NR para una revisión de impuestos transfronterizos.