ניכוי מס במקור משירותי עסק אמריקאי בקנדה

מתי משלם קנדי חייב לנכות מס במקור משכר טרחה של עסק אמריקאי?

משלם מנכה בדרך כלל 15% כשהוא משלם לתושב חוץ עבור שירותים שבוצעו בקנדה. הכלל חל על שכר טרחה, עמלות וסכומים אחרים שמשולמים לעצמאים ולחברות אמריקאיים. הוא יכול לחול גם על חלקם של שותפים תושבי חוץ בשכר הטרחה של שותפות. המשלם יכול להיות תושב קנדה או תושב חוץ, והניכוי במקור חל גם כשהעסק האמריקאי מצפה להגנת האמנה או שיש לו סניף בקנדה (Income Tax Regulations, סעיף 105; חוזר של CRA, פסקאות 5, 7, 21–22).

שכר עובדים ושכר טרחה של דירקטור תושב חוץ על תפקידיו בקנדה כפופים ל-Regulation 102 ולדיווח בטופס T4. שכר טרחה לשחקנים בסרטים או בווידאו כפוף לכללים נפרדים (חוזר של CRA, פסקאות 76–78; מדריך T4A-NR של CRA).

המשלם מנכה את הסכום מהתשלום. CRA צריכה לקבל את ההעברה בדרך כלל עד ה-15 בחודש שלאחר מכן, או ביום העסקים הבא אם התאריך חל בסוף שבוע או בחג רשמי המוכר על ידי CRA. כדי להעביר את הסכום, המשלם צריך חשבון שכר ב-CRA, גם אם אין לו עובדים. אם העסק או הפעילות של המשלם מסתיימים, CRA צריכה לקבל את הסכום בתוך שבעה ימים (מדריך T4A-NR של CRA). גם מקדמה על עבודה שתיעשה בקנדה חייבת בניכוי מס במקור בעת התשלום. אמנת מס אינה מתירה למשלם, בפני עצמה, להפסיק לנכות. לפני שמשלמים בלי הניכוי הרגיל, המשלם צריך מכתב פטור או הפחתה מ-CRA (חוזר של CRA, פסקאות 12 ו-41; מדריך T4A-NR של CRA).

האם הניכוי במקור חל על עבודה מארצות הברית או על החזר הוצאות?

עבודה שבוצעה פיזית בארצות הברית אינה בתחום Regulation 105, גם כשהלקוח קנדי. בחוזה מעורב, המשלם והספק צריכים לחלק את שכר הטרחה בין עבודה בקנדה לעבודה מחוצה לה בצורה סבירה ומתועדת. אם אי אפשר לבסס את החלוקה, CRA ממליצה לנכות מס במקור מכל התשלום עבור השירות (חוזר של CRA, פסקאות 32–34). כדאי לשמור יחד את החוזה, החשבוניות, רישומי העבודה ותאריכי הנסיעות.

שכר הטרחה על שירות בקנדה הוא סכום ברוטו. החזרי עלויות רגילים ותשלומים שבוצעו בשם הספק נכללים בו בדרך כלל. CRA מאפשרת חריג מנהלי להוצאות סבירות של נסיעה, לינה וארוחות ששולמו ישירות או הוחזרו, עם אסמכתאות כשנדרש. גם GST/HST שנגבה על השירות אינו נכלל. הוצאות נסיעה מזכות מדווחות בנפרד בטופס T4A-NR (חוזר של CRA, פסקאות 23–26 ונספח B; מדריך T4A-NR של CRA, תיבות 18 ו-20).

האם הסכום שנוכה הוא המס הקנדי הסופי?

לא. הניכוי לפי Regulation 105 הוא מקדמה על חשבון מס ההכנסה הקנדי האפשרי של הספק האמריקאי. דוח מס קנדי קובע את החבות בפועל ואת ההחזר, ופטור לפי האמנה יכול להקטין את המס הסופי בלי לבטל אוטומטית את הניכוי בעת התשלום (חוזר של CRA, פסקאות 50 ו-56–57).

איך עסק אמריקאי מבקש פטור, ומתי?

הספק האמריקאי מגיש בקשה בטופס R105, עם החוזה, תאריכי העבודה בקנדה, לוח התשלומים וראיות התומכות בעמדתו לפי האמנה או באומדן ההכנסות וההוצאות. יש לשלוח אותו ל-CRA לפחות 30 יום לפני תחילת השירותים בקנדה או התשלום הראשון הקשור אליהם, לפי המוקדם. CRA מקבלת הגשה מקוונת ובדואר ומפרסמת את המשרד המתאים לפי מקום העבודה (חוזר של CRA, פסקאות 56–63).

בבקשה לפי האמנה, יחיד, נושא משרה מוסמך בחברה או שותף מוסמך חותם על ההצהרה בסעיף IV של טופס R105. שותפות או LLC שהכנסתן עוברת לבעלים מצרפות את טופס NR302 או NR303, בהתאמה. בבקשה לפי הכנסות והוצאות, יש למלא את נספח B. יש להודיע ל-CRA מיד אם העובדות שבבקשה משתנות (CRA: איך ממלאים את R105; טופס R105, עמודים 2–4).

חברה צריכה מספר עסק קנדי (BN) כדי להגיש את טופס R105. אם אינה יכולה לקבל אחד לפני הגשת הבקשה, היא יכולה לצרף לבקשה את טופס RC1 ואת המסמכים התומכים. יחיד צריך להשיג מספר ביטוח סוציאלי קנדי (SIN) או מספר זיהוי מס אישי לפני הבקשה, כדי למנוע עיכובים (CRA: מספרי זיהוי לבקשות פטור).

המשלם צריך לשמור את מכתב האישור של CRA ולהחיל רק את ההפחתה שהוא מתיר. בקשה מאוחרת עדיין יכולה להיבחן, אבל פטור שמונפק אחרי שהתשלומים התחילו חל רק על תשלומים מאוחרים יותר. את המס שנוכה קודם לכן תובעים בהליך הדוח המתואר בהמשך. עד שהמכתב מגיע, המשלם חייב לנכות מס במקור (חוזר של CRA, פסקאות 50 ו-61; מדריך T4A-NR של CRA).

איזה פטור מתאים: לפי האמנה או לפי הכנסות והוצאות?

בקשת R105 לפי האמנה מתאימה כשהספק האמריקאי יכול להוכיח זכאות לפי האמנה ושהעבודה בקנדה לא תניב שם רווחים עסקיים החייבים במס, בדרך כלל משום שאין לו מוסד קבע בקנדה. בקשה לפי הכנסות והוצאות מתאימה כשייתכן שישולם מס קנדי, אבל הניכוי במקור מהסכום ברוטו גבוה מהמס המשוער על ההכנסה נטו בקנדה. CRA מחליטה אם לפטור או להפחית את הניכוי, ויכולה לדרוש ערובה להפחתה לפי הכנסות והוצאות (חוזר של CRA, נספחים A ו-B).

התאגדות בארצות הברית לבדה אינה מוכיחה זכאות לפי האמנה. בשותפות או ב-LLC, ההקלה יכולה לעבור לבעלים מזכים תושבי ארצות הברית אם הדין האמריקאי רואה אותם כמי שהרוויחו את שכר הטרחה הקנדי ישירות. יש לבדוק את חלקו של כל בעלים ולתעד את ההתייחסות הזו לצורך הפטור (אמנת קנדה וארצות הברית, סעיף IV(1) ו-(6)–(7)). טופס R105-S הוא הליך מפושט נפרד לאמנים וספורטאים תושבי חוץ מתאימים, ולא הפטור העסקי הרגיל (טופס R105-S של CRA).

מתי עבודה בקנדה יוצרת מוסד קבע?

לתושב ארצות הברית לפי האמנה יכול להיות מוסד קבע בקנדה דרך מקום עסקים קבוע, כמו משרד, או דרך סוכן שסוגר שם חוזים באופן קבוע. גם פרויקט בנייה או התקנה שנמשך יותר מ-12 חודשים יכול ליצור מוסד קבע. הכללים האלה יכולים לחול עוד לפני שמבחני ימי השירותים המיוחדים שבאמנה מתקיימים (אמנת קנדה וארצות הברית, סעיף V(1)–(5)).

בעבודת שירותים שאינה אתר בנייה או פרויקט בנייה או התקנה, ושאינה יוצרת כבר מוסד קבע, סעיף V(9) יכול לקבוע שקיים מוסד קבע לפי אחד משני המבחנים. לפרויקטים האלה יש כלל נפרד של יותר מ-12 חודשים, כמתואר לעיל (אמנת קנדה וארצות הברית, סעיף V(3) ו-(9)):

במבחן הפרויקט הקשור סופרים ימים שבהם ניתנים שירותים, ולא את ימי כל עובד: צוות שעובד ביום אחד נספר כיום אחד. במבחן היחיד סופרים את ימי השהות הפיזית של אותו אדם בקנדה, כולל ימים בלי עבודה (הסבר טכני של משרד האוצר האמריקאי, עמודים 11–12).

אם הספק האמריקאי זכאי לפי סעיף VII ואין לו מוסד קבע בקנדה, קנדה אינה יכולה בדרך כלל למסות את רווחיו העסקיים. אם יש לו מוסד קבע, קנדה יכולה למסות את הרווחים המיוחסים לו. יש לספור תקופות נעות של 12 חודשים ולבחון את כל ההסדר. אין לראות ב-183 ימים סף בטוח כללי (אמנת קנדה וארצות הברית, סעיפים V ו-VII).

איך הספק האמריקאי מקבל בחזרה ניכוי עודף?

נישום תושב חוץ תובע את הניכוי הפדרלי במקור בדוח מס הכנסה קנדי, בעזרת טופס T4A-NR. חברה מגישה דוח T2. יחיד שהוא עצמאי או שותף מגיש דוח T1 של תושב חוץ כדי לקבל בחזרה את הניכוי. שותף שהוא חברה מגיש דוח T2 משלו לפי העניין. יחיד שפטור לפי האמנה ולא נוכה ממנו מס אינו חייב להגיש בהכרח, אלא אם חלה עליו חובת הגשה אחרת (Income Tax Act, סעיף 150(1.1); CRA: יחידים תושבי חוץ). אם חובה להגיש, יחיד שמנהל עסק בקנדה מגיש בדרך כלל עד 15 ביוני של השנה שלאחר מכן, אבל משלם כל יתרה עד 30 באפריל (מדריך T4A-NR של CRA). אם המס שנקבע בשומה נמוך מהסכום שנוכה, CRA מחזירה את העודף, בכפוף לסכומים שהנישום חייב אחרת (חוזר של CRA, פסקאות 50–53; מדריך T4A-NR של CRA). יש לשמור את כל הטפסים ואת ההוכחה לחלוקת שכר הטרחה.

אם נוכה גם מס קוויבק, יש לקבל מהמשלם את טופס RL-1 הנפרד. דוח פדרלי אינו תובע את ניכוי קוויבק. יש לבדוק אם נדרש דוח של קוויבק כדי לקבל אותו בחזרה (Revenu Québec: מדריך RL-1; Revenu Québec: חובות מס של תושבי חוץ).

האם חברה אמריקאית צריכה להגיש דוח גם אם האמנה פוטרת את רווחיה?

כן. חברה תושבת חוץ שניהלה עסק בקנדה מגישה דוח T2 גם כשהיא טוענת לפטור ממס הכנסה קנדי לפי האמנה. היא מצרפת את Schedule 97, ואם היא טוענת לפטור לפי האמנה, גם את Schedule 91 (CRA: הגשת דוח של חברה תושבת חוץ). דוח T2 מוגש בתוך שישה חודשים מתום שנת המס של החברה. דוח מאוחר יכול לגרור קנס מינימום לפי סעיף 162(2.1), גם כשאין מס לתשלום לפי Part I (CRA: מי חייב להגיש T2; Income Tax Act, סעיף 162; חוזר של CRA, פסקה 50). פטור מניכוי במקור אינו מבטל את חובת ההגשה הזו.

מה קורה לשכר העובדים על ימי עבודה בקנדה?

שכר עובדים על עבודה בקנדה כפוף לניכוי שכר לפי Regulation 102, ולא לניכוי על שכר טרחה לפי Regulation 105. למעסיק אמריקאי יכולות להיות חובות שכר בקנדה גם כשתשלומי הלקוחות שלו זכו לפטור R105. מעסיק תושב חוץ מתאים יכול לבקש אישור בטופס RC473 לעובדים מתאימים הפטורים לפי האמנה. עובדים אחרים עשויים להזדקק לפטור אישי לפי Regulation 102 (חוזר של CRA, חלק II ופסקה 43; CRA: אישור מעסיק תושב חוץ). לשלבי השכר ראו הפעלת שכר בקנדה, ולמצב המס האישי של העובד ראו עבודה משני צדי הגבול.

האם קוויבק מנכה מס במקור בנפרד?

כן. משלם עבור שירותים שבוצעו בקוויבק על ידי אדם שאינו תושב קנדה מנכה בדרך כלל סכום נפרד של 9% מס הכנסה של קוויבק, בכפוף לחריגים של קוויבק. פטור פדרלי לפי R105 אינו מתיר, בפני עצמו, הפחתה בקוויבק (Revenu Québec: תשלומים עבור שירותים בקוויבק).

להפחתה בקוויבק, עצמאי או שותפות משתמשים בטופס TP-1016-V. חברה תושבת חוץ או LLC משתמשות בטופס CO-1016. טופס CO-1016-T הוא תרגום נוחות בלבד. Revenu Québec מבקשת בדרך כלל את חוזה השירות ואת הוכחות התושבות והנסיעות, וממליצה להגיש בקשה 30 יום לפני העבודה או התשלום הראשון (Revenu Québec: הפחתת ניכויים במקור; Revenu Québec: טפסי בקשה; Revenu Québec: בקשה של חברה).

מה המשלם צריך לדווח, ומה קורה אם לא ניכה מס במקור?

המשלם מגיש דוח מידע T4A-NR ומוסר לספק האמריקאי טופס T4A-NR עד היום האחרון של פברואר שלאחר שנת הקלנדר של התשלום, גם אם CRA אישרה פטור. אם התאריך חל בסוף שבוע, הדוח מוגש ביום העסקים הבא. הטופס מפריד בין הכנסה ברוטו משירותים בקנדה, הוצאות נסיעה מזכות ומס שנוכה (חוזר של CRA, פסקה 42; מדריך T4A-NR של CRA).

אם המשלם לא מנכה או לא מעביר את הניכוי הנדרש, CRA יכולה לחייב אותו בסכום החסר, בריבית ובקנסות. טפסי T4A-NR שמוגשים באיחור או לא מוגשים כלל יכולים לגרור קנסות נפרדים. פטור על תשלום הלקוח גם משאיר בתוקף את חובות הספק האמריקאי עצמו בתשלומים לעובדים ולקבלני משנה תושבי חוץ (חוזר של CRA, פסקאות 41–44; מדריך T4A-NR של CRA: קנסות).

דוגמה

הסכומים להמחשה ובדולרים קנדיים. חברה אמריקאית מסכימה לחוזה שירותים של C$100,000. כל העבודה בקנדה מתבצעת מחוץ לקוויבק. לוח העבודה החתום ורישומי הזמן שלה תומכים ב-C$40,000 של עבודה שבוצעה פיזית בקנדה וב-C$60,000 של עבודה שבוצעה בארצות הברית. כשהלקוח משלם, אין לחברה פטור מ-CRA. הלקוח מנכה 15% מ-C$40,000, כלומר C$6,000, ומשלם לחברה C$94,000. הוא מעביר C$6,000 ל-CRA ומדווח על התשלום עבור השירות בקנדה בטופס T4A-NR.

אם החברה זכאית להטבות האמנה ואין לה מוסד קבע בקנדה, היא עדיין מגישה דוח T2 אם ניהלה עסק בקנדה. היא תובעת את C$6,000 שנוכו, ו-CRA קובעת את ההחזר אחרי בדיקת הדוח. החוזה, רישומי העבודה וטופס T4A-NR תומכים בתביעה.

המצב שלכם שונה?

• אתם עובדים בקוויבק: כדאי לתכנן את הניכוי הפרובינציאלי הנפרד ואת בקשת ההפחתה. שירות מס חוצה גבולות מטפל בשתי הבקשות יחד.
• העסק האמריקאי שלכם הוא LLC, שותפות או פרויקט קנדי ארוך: הזכאות לפי האמנה, מוסד הקבע וההגשה תלויים בישות ובעובדות העבודה. ראו הרחבת עסק אמריקאי לקנדה או קבלו ייעוץ מס חוצה גבולות.
• העובדים שלכם נוסעים לקנדה: בדקו את מס אישי חוצה גבולות שלהם ואת חובות השכר שלכם בקנדה.
• אתם צריכים גם לגבות מס מכירה קנדי: ראו GST/HST למוכרים תושבי חוץ.
• אתם צריכים לדווח על מס קנדי בדוח אמריקאי: ראו הכנסה מחו״ל בדוח אמריקאי.
• תשלומים או דוחות לא טופלו: כדאי לאסוף חוזים, תאריכי עבודה ונסיעה, חשבוניות, מכתבי פטור, רישומי העברות וטפסי T4A-NR לצורך בדיקת מס חוצה גבולות.