Khấu trừ thuế khi doanh nghiệp Hoa Kỳ làm việc tại Canada

Khi nào bên trả tiền ở Canada phải khấu trừ thuế trên phí của doanh nghiệp Hoa Kỳ?

Bên trả tiền nói chung phải khấu trừ 15% khi trả tiền cho một bên không cư trú về dịch vụ thực hiện tại Canada. Quy tắc này áp dụng cho phí dịch vụ, hoa hồng và các khoản khác trả cho người tự kinh doanh và công ty của Hoa Kỳ; quy tắc cũng có thể áp dụng cho phần phí thuộc về các thành viên không cư trú của một hợp danh. Bên trả tiền có thể cư trú trong hoặc ngoài Canada, và việc khấu trừ vẫn áp dụng ngay cả khi doanh nghiệp Hoa Kỳ dự kiến được hiệp định thuế bảo vệ hoặc có chi nhánh tại Canada (Income Tax Regulations, section 105; thông tri của CRA, đoạn 5, 7, 21–22).

Tiền lương của nhân viên và phí trả cho thành viên hội đồng quản trị không cư trú về công việc tại Canada thuộc Regulation 102 và khai báo bằng T4; phí diễn xuất trong phim hoặc video theo quy tắc riêng (thông tri của CRA, đoạn 76–78; hướng dẫn T4A-NR của CRA).

Bên trả tiền khấu trừ ngay từ khoản thanh toán; CRA thông thường phải nhận được khoản nộp chậm nhất vào ngày 15 của tháng sau, hoặc ngày làm việc kế tiếp nếu ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được CRA công nhận. Để nộp tiền, bên trả tiền cần có tài khoản chương trình thuế lương của CRA, kể cả khi không có nhân viên. Nếu doanh nghiệp hoặc hoạt động của bên trả tiền chấm dứt, CRA phải nhận được khoản nộp trong vòng bảy ngày (hướng dẫn T4A-NR của CRA). Khoản tạm ứng cho công việc sẽ làm tại Canada cũng bị khấu trừ ngay khi trả. Hiệp định thuế tự nó không cho phép bên trả tiền ngừng khấu trừ; bên trả tiền cần có thư miễn hoặc thư giảm của CRA trước khi trả tiền mà không khấu trừ như thường lệ (thông tri của CRA, đoạn 12 và 41; hướng dẫn T4A-NR của CRA).

Việc khấu trừ có áp dụng cho công việc làm từ Hoa Kỳ hoặc chi phí được hoàn trả không?

Công việc thực tế được thực hiện tại Hoa Kỳ nằm ngoài Regulation 105, kể cả khi khách hàng là người Canada. Với hợp đồng hỗn hợp, bên trả tiền và bên cung cấp dịch vụ cần phân bổ phí một cách hợp lý và có tài liệu giữa công việc trong và ngoài Canada. Nếu không chứng minh được cách chia, CRA khuyến nghị khấu trừ trên toàn bộ khoản thanh toán dịch vụ (thông tri của CRA, đoạn 32–34). Hãy lưu chung hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ công việc và ngày đi lại.

Phí dịch vụ tại Canada được tính theo số gộp: các khoản hoàn trả chi phí thông thường và các khoản trả thay cho bên cung cấp dịch vụ nói chung đều được tính vào. CRA áp dụng một ngoại lệ hành chính cho chi phí đi lại, lưu trú và ăn uống hợp lý được trả trực tiếp hoặc hoàn trả, kèm chứng từ khi cần. GST/HST tính trên dịch vụ cũng không nằm trong số này. Hãy khai riêng các chi phí đi lại đủ điều kiện trên phiếu T4A-NR (thông tri của CRA, đoạn 23–26 và Phụ lục B; hướng dẫn T4A-NR của CRA, ô 18 và 20).

Số tiền đã khấu trừ có phải là thuế Canada cuối cùng không?

Không. Khoản khấu trừ theo Regulation 105 là khoản nộp trước cho thuế thu nhập Canada mà bên cung cấp dịch vụ Hoa Kỳ có thể phải chịu. Tờ khai tại Canada xác định số thuế thực tế và khoản hoàn thuế (nếu có); việc được miễn thuế theo hiệp định có thể làm giảm thuế cuối cùng nhưng không tự động bỏ khoản khấu trừ tại thời điểm thanh toán (thông tri của CRA, đoạn 50 và 56–57).

Doanh nghiệp Hoa Kỳ xin miễn như thế nào và khi nào?

Bên cung cấp dịch vụ Hoa Kỳ nộp đơn trên Form R105, kèm hợp đồng, ngày làm việc tại Canada, lịch thanh toán, và bằng chứng cho lập trường theo hiệp định thuế hoặc thu nhập và chi phí ước tính. Hãy gửi cho CRA ít nhất 30 ngày trước khi dịch vụ tại Canada bắt đầu hoặc trước khoản thanh toán liên quan đầu tiên, tùy ngày nào đến trước. CRA nhận hồ sơ trực tuyến và qua bưu điện và nêu rõ văn phòng tiếp nhận theo địa điểm làm việc (thông tri của CRA, đoạn 56–63).

Với yêu cầu theo hiệp định thuế, cá nhân, cán bộ được ủy quyền của công ty hoặc thành viên hợp danh được ủy quyền ký bản khai ở Phần IV của R105. Hợp danh hoặc LLC được đánh thuế theo cơ chế chuyển tiếp đính kèm lần lượt Form NR302 hoặc NR303. Với yêu cầu theo thu nhập và chi phí, hãy điền Phụ lục B. Hãy báo ngay cho CRA nếu các thông tin trong đơn thay đổi (CRA: cách điền R105; Form R105, trang 2–4).

Công ty cần có mã số doanh nghiệp (BN) của Canada để nộp Form R105; nếu chưa xin được trước khi nộp đơn, công ty có thể đính kèm Form RC1 và giấy tờ hỗ trợ vào đơn. Cá nhân nên xin Số Bảo hiểm Xã hội Canada (SIN) hoặc mã số thuế cá nhân trước khi nộp đơn để tránh chậm trễ (CRA: mã số định danh cho đơn xin miễn).

Bên trả tiền nên giữ thư cho phép của CRA và chỉ áp dụng mức giảm mà thư đó cho phép. Đơn nộp trễ vẫn có thể được xem xét, nhưng thư miễn được cấp sau khi việc thanh toán đã bắt đầu chỉ áp dụng cho các khoản thanh toán sau đó. Hãy xin lại phần đã khấu trừ trước đó qua tờ khai theo hướng dẫn bên dưới. Cho đến khi nhận được thư, bên trả tiền phải khấu trừ (thông tri của CRA, đoạn 50 và 61; hướng dẫn T4A-NR của CRA).

Nên chọn loại đơn nào: theo hiệp định thuế hay theo thu nhập và chi phí?

Đơn R105 theo hiệp định thuế phù hợp khi bên cung cấp dịch vụ Hoa Kỳ chứng minh được mình đủ điều kiện hưởng hiệp định và công việc tại Canada sẽ không tạo ra lợi nhuận kinh doanh chịu thuế tại đó, thường vì không có cơ sở thường trú (permanent establishment) tại Canada. Đơn theo thu nhập và chi phí phù hợp khi có thể phải nộp thuế Canada nhưng mức khấu trừ trên tổng phí cao hơn thuế ước tính trên thu nhập ròng tại Canada. CRA quyết định có miễn hoặc giảm khấu trừ hay không, và có thể yêu cầu bảo đảm đối với mức giảm theo thu nhập và chi phí (thông tri của CRA, Phụ lục A và B).

Chỉ thành lập tại Hoa Kỳ chưa chứng minh được quyền hưởng hiệp định thuế. Với hợp danh hoặc LLC, ưu đãi có thể chuyển qua cho các chủ sở hữu cư trú tại Hoa Kỳ đủ điều kiện nếu luật thuế Hoa Kỳ coi họ trực tiếp nhận khoản phí tại Canada; hãy kiểm tra phần của từng chủ sở hữu và lập tài liệu về cách xử lý này cho đơn xin miễn (Hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ, Điều IV(1) và (6)–(7)). Form R105-S là một thủ tục đơn giản riêng dành cho nghệ sĩ và vận động viên không cư trú đủ điều kiện, không phải đơn xin miễn thông thường cho doanh nghiệp (CRA Form R105-S).

Khi nào công việc tại Canada tạo ra cơ sở thường trú?

Người cư trú Hoa Kỳ theo hiệp định thuế có thể có cơ sở thường trú tại Canada thông qua địa điểm kinh doanh cố định, chẳng hạn như văn phòng, hoặc một đại lý thường xuyên ký hợp đồng tại đó. Một dự án xây dựng hoặc lắp đặt kéo dài hơn 12 tháng cũng có thể tạo ra cơ sở thường trú. Các quy tắc này có thể áp dụng trước khi đạt đến tiêu chí số ngày dịch vụ đặc biệt của hiệp định thuế (Hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ, Điều V(1)–(5)).

Với công việc dịch vụ không phải công trường hoặc dự án xây dựng hay lắp đặt mà chưa tạo ra cơ sở thường trú, Điều V(9) có thể coi là đã có cơ sở thường trú theo một trong hai tiêu chí sau. Các dự án đó có quy tắc riêng là kéo dài hơn 12 tháng như nêu trên (Hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ, Điều V(3) và (9)):

Với tiêu chí dự án liên quan, hãy tính số ngày có cung cấp dịch vụ, không tính số ngày của từng người lao động: một nhóm làm việc trong cùng một ngày chỉ tính là một ngày. Tiêu chí dành cho cá nhân tính các ngày người đó thực sự có mặt tại Canada, kể cả những ngày không làm việc (giải thích kỹ thuật của Bộ Tài chính Hoa Kỳ, trang 11–12).

Nếu bên cung cấp dịch vụ Hoa Kỳ đủ điều kiện hưởng Điều VII và không có cơ sở thường trú tại Canada, Canada nói chung không thể đánh thuế lợi nhuận kinh doanh của bên đó. Nếu có cơ sở thường trú, Canada có thể đánh thuế lợi nhuận quy cho cơ sở đó. Hãy tính theo từng giai đoạn 12 tháng luân phiên và xem xét toàn bộ thỏa thuận; 183 ngày không phải là ngưỡng an toàn chung (Hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ, Điều V và VII).

Bên cung cấp dịch vụ Hoa Kỳ xin lại phần khấu trừ vượt mức như thế nào?

Người nộp thuế không cư trú xin lại khoản khấu trừ liên bang trên tờ khai thuế thu nhập Canada, dựa vào phiếu T4A-NR. Công ty nộp T2; người tự kinh doanh hoặc thành viên hợp danh là cá nhân nộp T1 dành cho người không cư trú để xin lại khoản khấu trừ; thành viên hợp danh là công ty nộp T2 của chính mình khi cần. Cá nhân được miễn thuế theo hiệp định và không bị khấu trừ khoản nào có thể không cần nộp tờ khai, trừ khi có một điều kiện nộp tờ khai khác (Income Tax Act, section 150(1.1); CRA: cá nhân không cư trú). Nếu phải nộp tờ khai, cá nhân kinh doanh tại Canada nói chung nộp chậm nhất vào ngày 15 tháng 6 của năm sau, nhưng phải nộp số thuế còn nợ chậm nhất vào ngày 30 tháng 4 (hướng dẫn T4A-NR của CRA). Nếu thuế được ấn định thấp hơn khoản đã khấu trừ, CRA hoàn lại phần vượt, sau khi trừ các khoản người nộp thuế còn nợ (thông tri của CRA, đoạn 50–53; hướng dẫn T4A-NR của CRA). Hãy giữ mọi phiếu và bằng chứng về cách phân bổ phí.

Nếu thuế Quebec cũng bị khấu trừ, hãy lấy phiếu RL-1 riêng từ bên trả tiền. Tờ khai liên bang không dùng để xin lại khoản khấu trừ của Quebec; hãy kiểm tra xem có cần nộp tờ khai Quebec để xin lại hay không (Revenu Québec: hướng dẫn RL-1; Revenu Québec: nghĩa vụ thuế của người không cư trú Quebec).

Công ty Hoa Kỳ có phải nộp tờ khai ngay cả khi hiệp định thuế miễn thuế lợi nhuận không?

Có. Nếu công ty không cư trú đã kinh doanh tại Canada, công ty nộp T2 ngay cả khi yêu cầu được miễn thuế thu nhập Canada theo hiệp định. Công ty đính kèm Schedule 97 và, nếu yêu cầu miễn theo hiệp định, Schedule 91 (CRA: tờ khai của công ty không cư trú). Hạn nộp T2 là sáu tháng sau khi năm thuế của công ty kết thúc. Tờ khai nộp trễ có thể bị phạt tối thiểu theo section 162(2.1), kể cả khi không có thuế Part I phải nộp (CRA: ai phải nộp T2; Income Tax Act, section 162; thông tri của CRA, đoạn 50). Thư miễn không xóa nghĩa vụ nộp tờ khai này.

Tiền lương của nhân viên cho những ngày làm việc tại Canada được xử lý ra sao?

Tiền lương của nhân viên cho công việc thực hiện tại Canada thuộc diện khấu trừ thuế lương theo Regulation 102, không phải khấu trừ phí dịch vụ theo Regulation 105. Người sử dụng lao động Hoa Kỳ có thể có nghĩa vụ thuế lương tại Canada ngay cả khi các khoản khách hàng trả cho chính họ đã được miễn theo R105. Người sử dụng lao động không cư trú đủ điều kiện có thể xin chứng nhận trên Form RC473 cho những nhân viên đủ điều kiện được miễn thuế theo hiệp định; các nhân viên khác có thể cần thư miễn Regulation 102 riêng (thông tri của CRA, Phần II và đoạn 43; CRA: chứng nhận người sử dụng lao động không cư trú). Về các bước chạy bảng lương, xem Chạy bảng lương tại Canada; về tình hình thuế cá nhân của nhân viên, xem Làm việc xuyên biên giới.

Quebec có khấu trừ riêng không?

Có. Bên trả tiền cho dịch vụ do người không cư trú Canada thực hiện tại Quebec nói chung phải khấu trừ riêng một khoản thuế thu nhập Quebec là 9%, tùy theo các ngoại lệ của Quebec. Thư miễn R105 của liên bang tự nó không cho phép giảm khấu trừ của Quebec (Revenu Québec: các khoản trả cho dịch vụ tại Quebec).

Để xin giảm khấu trừ của Quebec, người tự kinh doanh hoặc hợp danh dùng Form TP-1016-V; công ty hoặc LLC không cư trú dùng Form CO-1016. CO-1016-T chỉ là bản dịch tham khảo. Revenu Québec nói chung yêu cầu hợp đồng dịch vụ cùng bằng chứng về nơi cư trú và việc đi lại, và khuyến nghị nộp đơn 30 ngày trước khi làm việc hoặc trước lần thanh toán đầu tiên (Revenu Québec: giảm khấu trừ tại nguồn; Revenu Québec: các mẫu đơn; Revenu Québec: đơn của công ty).

Bên trả tiền phải khai báo gì, và điều gì xảy ra nếu bỏ sót khấu trừ?

Bên trả tiền nộp tờ khai thông tin T4A-NR và gửi phiếu T4A-NR cho bên cung cấp dịch vụ Hoa Kỳ chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm dương lịch có thanh toán, kể cả khi CRA đã chấp thuận miễn. Nếu ngày đó rơi vào cuối tuần, hạn nộp là ngày làm việc kế tiếp. Phiếu này tách riêng thu nhập dịch vụ gộp tại Canada, chi phí đi lại đủ điều kiện và thuế đã khấu trừ (thông tri của CRA, đoạn 42; hướng dẫn T4A-NR của CRA).

Nếu bên trả tiền không khấu trừ hoặc không nộp khoản khấu trừ bắt buộc, CRA có thể buộc bên đó chịu trách nhiệm về số tiền thiếu, tiền lãi và tiền phạt. Phiếu T4A-NR nộp trễ hoặc thiếu có thể bị phạt riêng. Thư miễn đối với khoản khách hàng trả cũng không làm mất các nghĩa vụ của chính bên cung cấp dịch vụ Hoa Kỳ đối với các khoản trả cho nhân viên và nhà thầu phụ không cư trú (thông tri của CRA, đoạn 41–44; hướng dẫn T4A-NR của CRA: tiền phạt).

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Canada. Một công ty Hoa Kỳ ký hợp đồng dịch vụ trị giá C$100.000. Toàn bộ công việc tại Canada nằm ngoài Quebec. Lịch làm việc có chữ ký và hồ sơ thời gian chứng minh C$40.000 là công việc thực hiện tại Canada và C$60.000 là công việc thực hiện tại Hoa Kỳ. Công ty chưa có thư miễn của CRA khi khách hàng thanh toán. Khách hàng khấu trừ 15% của C$40.000, tức C$6.000, và trả C$94.000 cho công ty. Khách hàng nộp C$6.000 cho CRA và khai khoản thanh toán dịch vụ tại Canada trên phiếu T4A-NR.

Nếu công ty đủ điều kiện hưởng hiệp định thuế và không có cơ sở thường trú tại Canada, công ty vẫn nộp T2 nếu đã kinh doanh tại Canada. Công ty yêu cầu hoàn C$6.000 đã khấu trừ; CRA xác định khoản hoàn thuế sau khi xét tờ khai. Hợp đồng, hồ sơ công việc và phiếu T4A-NR là căn cứ cho yêu cầu này.

Tình huống của bạn có khác không?

• Bạn làm việc tại Quebec: hãy dự trù khoản khấu trừ riêng của tỉnh bang và yêu cầu giảm khấu trừ; thuế xuyên biên giới xử lý hai đơn này cùng nhau.
• Doanh nghiệp Hoa Kỳ của bạn dùng LLC, hợp danh, hoặc có dự án dài hạn tại Canada: quyền hưởng hiệp định thuế, cơ sở thường trú và nghĩa vụ nộp tờ khai tùy thuộc vào loại hình pháp lý và thực tế công việc; xem Mở rộng doanh nghiệp Hoa Kỳ sang Canada hoặc nhờ tư vấn thuế xuyên biên giới.
• Nhân viên của bạn đi công tác tại Canada: hãy xem lại thuế cá nhân xuyên biên giới của họ và nghĩa vụ thuế lương tại Canada của bạn.
• Bạn cũng cần thu thuế bán hàng của Canada: xem GST/HST cho người bán không cư trú.
• Bạn cần tính thuế Canada trên tờ khai Hoa Kỳ: xem Thu nhập nước ngoài trên tờ khai Hoa Kỳ.
• Có khoản thanh toán hoặc tờ khai bị bỏ sót: hãy tập hợp hợp đồng, ngày làm việc và đi lại, hóa đơn, thư miễn, hồ sơ nộp tiền và phiếu T4A-NR để thực hiện rà soát thuế xuyên biên giới.