Retenção sobre serviços de empresa dos EUA prestados no Canadá

Quando um pagador canadense deve reter imposto sobre os honorários de uma empresa dos EUA?

Em geral, o pagador retém 15% ao pagar a uma pessoa não residente por serviços executados no Canadá. A regra abrange honorários, comissões e outros valores pagos a autônomos e corporações dos EUA; também pode alcançar a parte dos sócios não residentes nos honorários de uma sociedade de pessoas. O pagador pode ser residente dentro ou fora do Canadá, e a retenção vale mesmo que a empresa dos EUA espere a proteção do tratado ou tenha uma filial no Canadá (Income Tax Regulations, seção 105; circular da CRA, parágrafos 5, 7, 21–22).

Salários de empregados e honorários de um administrador não residente por funções exercidas no Canadá seguem a Regulation 102 e o informe T4; honorários de atuação em filmes ou vídeos seguem regras próprias (circular da CRA, parágrafos 76–78; guia T4A-NR da CRA).

O pagador desconta o imposto do pagamento; em geral, a CRA deve receber o recolhimento até o dia 15 do mês seguinte, ou até o próximo dia útil se essa data cair em fim de semana ou em feriado reconhecido pela CRA. Para recolher, o pagador precisa de uma conta de folha de pagamento na CRA, mesmo sem empregados. Se o negócio ou a atividade do pagador terminar, a CRA deve receber o valor em até sete dias (guia T4A-NR da CRA). Um adiantamento por trabalho que será feito no Canadá também está sujeito à retenção quando é pago. Um tratado tributário não autoriza, por si só, o pagador a deixar de reter; o pagador precisa da carta de dispensa ou de redução da CRA antes de pagar sem o desconto usual (circular da CRA, parágrafos 12 e 41; guia T4A-NR da CRA).

A retenção alcança trabalho feito a partir dos EUA ou despesas reembolsadas?

O trabalho executado fisicamente nos EUA fica fora da Regulation 105, mesmo que o cliente seja canadense. Em um contrato misto, o pagador e o prestador precisam de uma divisão razoável e documentada dos honorários entre o trabalho dentro e fora do Canadá. Se não conseguirem comprovar a divisão, a CRA recomenda reter sobre todo o pagamento pelo serviço (circular da CRA, parágrafos 32–34). Guarde juntos o contrato, as faturas, os registros de trabalho e as datas de viagem.

Os honorários canadenses pelo serviço são um valor bruto: em geral, incluem reembolsos comuns de custos e pagamentos feitos em nome do prestador. A CRA faz uma exceção administrativa para despesas razoáveis de transporte, hospedagem e alimentação pagas diretamente ou reembolsadas, com comprovantes quando exigidos. O GST/HST cobrado sobre o serviço também fica de fora. Informe as despesas de viagem que se qualificam em separado no informe T4A-NR (circular da CRA, parágrafos 23–26 e Apêndice B; guia T4A-NR da CRA, campos 18 e 20).

O valor retido é o imposto canadense definitivo?

Não. A retenção da Regulation 105 é um pagamento antecipado do possível imposto de renda canadense do prestador dos EUA. Uma declaração canadense define o imposto realmente devido e qualquer restituição; uma isenção pelo tratado pode reduzir o imposto final sem eliminar automaticamente a retenção no momento do pagamento (circular da CRA, parágrafos 50 e 56–57).

Como e quando uma empresa dos EUA pede a dispensa?

O prestador dos EUA faz o pedido no Form R105, com o contrato, as datas do trabalho no Canadá, o cronograma de pagamentos e as provas da sua posição pelo tratado ou da renda e despesas estimadas. Envie à CRA pelo menos 30 dias antes do início dos serviços no Canadá ou do primeiro pagamento relacionado, o que vier primeiro. A CRA aceita envio on-line e pelo correio e indica o escritório certo conforme o local do trabalho (circular da CRA, parágrafos 56–63).

Em um pedido pelo tratado, a pessoa física, um diretor autorizado da corporação ou um sócio autorizado assina a declaração da Seção IV do R105. Uma sociedade de pessoas ou LLC de transparência fiscal anexa o Form NR302 ou o NR303, respectivamente. Em um pedido por renda e despesas, preencha o Apêndice B. Avise a CRA de imediato se os fatos do pedido mudarem (CRA: como preencher o R105; Form R105, páginas 2–4).

Uma corporação precisa de um número de empresa canadense (business number) para o Form R105; se não conseguir obtê-lo antes do pedido, pode anexar o Form RC1 e os documentos de apoio. Uma pessoa física deve obter um SIN ou um número de identificação fiscal individual antes do pedido, para evitar atrasos (CRA: números de identificação para pedidos de dispensa).

O pagador deve guardar a carta de autorização da CRA e aplicar somente a redução que ela permite. Um pedido tardio ainda pode ser analisado, mas uma dispensa emitida depois do início dos pagamentos cobre apenas os pagamentos seguintes. Peça a restituição da retenção anterior pelo processo de declaração descrito abaixo. Até a carta chegar, o pagador deve reter (circular da CRA, parágrafos 50 e 61; guia T4A-NR da CRA).

Qual dispensa serve: pelo tratado ou por renda e despesas?

O pedido do R105 pelo tratado serve quando o prestador dos EUA consegue mostrar que tem direito ao tratado e que o trabalho no Canadá não vai gerar lucro empresarial tributável lá, em geral por não ter estabelecimento permanente no Canadá. O pedido por renda e despesas serve quando pode haver imposto canadense a pagar, mas a retenção sobre os honorários brutos é maior que o imposto estimado sobre a renda líquida no Canadá. A CRA decide se dispensa ou reduz a retenção e pode exigir uma garantia para uma redução por renda e despesas (circular da CRA, Apêndices A e B).

Ser constituída nos EUA, por si só, não prova o direito ao tratado. No caso de uma sociedade de pessoas ou LLC, o benefício pode passar aos proprietários residentes nos EUA que se qualificam, se a lei tributária dos EUA tratar esses proprietários como quem recebe os honorários canadenses diretamente; confira a parte de cada proprietário e documente esse tratamento para a dispensa (tratado Canadá–EUA, Artigo IV(1) e (6)–(7)). O Form R105-S é um processo simplificado à parte, para artistas e atletas não residentes que se qualificam, e não a dispensa comum para empresas (Form R105-S da CRA).

Quando o trabalho no Canadá cria um estabelecimento permanente?

Um residente dos EUA para fins do tratado pode ter um estabelecimento permanente no Canadá por meio de um local fixo de negócios, como um escritório, ou de um agente que conclui contratos ali de forma habitual. Um projeto de construção ou instalação com mais de 12 meses também pode criar um. Essas regras podem se aplicar antes de os testes especiais de dias de serviços do tratado serem atingidos (tratado Canadá–EUA, Artigo V(1)–(5)).

Para serviços que não sejam canteiro de obras nem projeto de construção ou instalação e que ainda não criem um estabelecimento permanente, o Artigo V(9) pode presumir a existência de um por qualquer um destes testes. Esses projetos têm a regra própria de mais de 12 meses descrita acima (tratado Canadá–EUA, Artigo V(3) e (9)):

No teste do projeto conexo, conte os dias em que há prestação de serviços, não os dias de cada trabalhador: uma equipe que trabalha em um dia conta como um dia. O teste da pessoa conta os dias de presença física dessa pessoa no Canadá, inclusive os dias sem trabalho (explicação técnica do Tesouro dos EUA, páginas 11–12).

Se o prestador dos EUA tem direito ao Artigo VII e não tem estabelecimento permanente no Canadá, em geral o Canadá não pode tributar o seu lucro empresarial. Se tiver um, o Canadá pode tributar o lucro atribuível a esse estabelecimento. Conte períodos corridos de 12 meses e analise o arranjo como um todo; 183 dias não é um limite seguro geral (tratado Canadá–EUA, Artigos V e VII).

Como o prestador dos EUA recupera a retenção excedente?

O contribuinte não residente pede a restituição da retenção federal em uma declaração de imposto de renda canadense, com o informe T4A-NR. Uma corporação entrega a T2; um autônomo ou sócio pessoa física entrega a T1 de não residente para recuperar a retenção; um sócio corporação entrega a própria T2, conforme o caso. Uma pessoa física isenta pelo tratado e sem retenção pode não precisar entregar declaração, a menos que outro motivo de entrega se aplique (Income Tax Act, seção 150(1.1); CRA: pessoas físicas não residentes). Se for obrigada a entregar, a pessoa física que exerce atividade empresarial no Canadá em geral entrega até 15 de junho do ano seguinte, mas paga qualquer saldo até 30 de abril (guia T4A-NR da CRA). Se o imposto lançado for menor que a retenção, a CRA restitui o excesso, sujeito a outros valores que o contribuinte deva (circular da CRA, parágrafos 50–53; guia T4A-NR da CRA). Guarde todos os informes e a prova da divisão dos honorários.

Se também houve retenção de imposto de Quebec, peça ao pagador o informe RL-1, que é separado. Uma declaração federal não permite pedir esse desconto de Quebec; veja se é preciso uma declaração de Quebec para recuperá-lo (Revenu Québec: guia do RL-1; Revenu Québec: obrigações fiscais de não residentes de Quebec).

Uma corporação dos EUA precisa entregar declaração mesmo que o tratado isente o seu lucro?

Sim. Se uma corporação não residente exerceu atividade empresarial no Canadá, ela entrega a T2 mesmo que invoque a isenção do imposto de renda canadense pelo tratado. Ela anexa o Schedule 97 e, se invocar a isenção pelo tratado, o Schedule 91 (CRA: declaração de corporação não residente). A T2 vence seis meses após o fim do exercício fiscal da corporação. Uma declaração atrasada pode gerar uma multa mínima pela seção 162(2.1), mesmo que não haja imposto da Parte I a pagar (CRA: quem deve entregar a T2; Income Tax Act, seção 162; circular da CRA, parágrafo 50). A dispensa não elimina essa obrigação de entrega.

O que acontece com o salário dos empregados pelos dias trabalhados no Canadá?

O salário de empregados por funções exercidas no Canadá segue a retenção de folha da Regulation 102, e não a retenção sobre honorários de serviços da Regulation 105. Um empregador dos EUA pode ter obrigações de folha de pagamento no Canadá mesmo quando os pagamentos dos seus clientes têm dispensa do R105. Um empregador não residente que se qualifica pode pedir certificação no Form RC473 para empregados isentos pelo tratado que se qualificam; os demais empregados podem precisar de uma dispensa individual da Regulation 102 (circular da CRA, Parte II e parágrafo 43; CRA: certificação de empregador não residente). Para as etapas da folha, veja Rodar a folha de pagamento no Canadá; para a situação fiscal pessoal do empregado, veja Trabalhar dos dois lados da fronteira.

Quebec retém imposto à parte?

Sim. Em geral, o pagador de serviços executados em Quebec por pessoa não residente no Canadá retém à parte 9% de imposto de renda de Quebec, sujeito às exceções de Quebec. A dispensa federal do R105 não autoriza, por si só, uma redução em Quebec (Revenu Québec: pagamentos por serviços em Quebec).

Para pedir uma redução em Quebec, o autônomo ou a sociedade de pessoas usa o Form TP-1016-V; a corporação não residente ou a LLC usa o Form CO-1016. O CO-1016-T é apenas uma tradução de cortesia. Em geral, a Revenu Québec pede o contrato de serviço e provas de residência e de viagem, e recomenda fazer o pedido 30 dias antes do trabalho ou do primeiro pagamento (Revenu Québec: redução dos descontos na fonte; Revenu Québec: formulários de pedido; Revenu Québec: pedido de corporação).

O que o pagador deve informar, e o que acontece se ele deixar de reter?

O pagador entrega uma declaração informativa T4A-NR e dá ao prestador dos EUA o informe T4A-NR até o último dia de fevereiro após o ano-calendário do pagamento, mesmo que a CRA tenha aprovado uma dispensa. Se essa data cair em fim de semana, o prazo passa para o próximo dia útil. O informe separa a renda bruta de serviços no Canadá, as despesas de viagem que se qualificam e o imposto retido (circular da CRA, parágrafo 42; guia T4A-NR da CRA).

Se o pagador deixar de descontar ou de recolher a retenção exigida, a CRA pode responsabilizá-lo pelo valor faltante, juros e multas. Informes T4A-NR atrasados ou ausentes podem gerar multas à parte. Uma dispensa sobre o pagamento do cliente também não afasta as obrigações do próprio prestador dos EUA sobre pagamentos a empregados e a subcontratados não residentes (circular da CRA, parágrafos 41–44; guia T4A-NR da CRA: multas).

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares canadenses. Uma corporação dos EUA fecha um contrato de serviços de C$100.000. Todo o trabalho no Canadá é fora de Quebec. O cronograma de trabalho assinado e os registros de tempo comprovam C$40.000 de trabalho feito fisicamente no Canadá e C$60.000 feitos nos EUA. A corporação não tem dispensa da CRA quando o cliente paga. O cliente retém 15% de C$40.000, ou seja, C$6.000, e paga C$94.000 à corporação. Ele recolhe C$6.000 à CRA e informa o pagamento pelo serviço no Canadá em um informe T4A-NR.

Se a corporação tem direito aos benefícios do tratado e não tem estabelecimento permanente no Canadá, ela ainda entrega a T2 se exerceu atividade empresarial no Canadá. Ela pede a restituição dos C$6.000 retidos; a CRA define a restituição depois de lançar a declaração. O contrato, os registros de trabalho e o informe T4A-NR sustentam o pedido.

É diferente no seu caso?

• Você faz trabalho em Quebec: reserve verba para a retenção provincial à parte e para o pedido de redução; o serviço de impostos entre países cuida dos dois pedidos em conjunto.
• Sua empresa dos EUA usa uma LLC, uma sociedade de pessoas ou tem um projeto longo no Canadá: o direito ao tratado, o estabelecimento permanente e a declaração dependem da entidade e dos fatos do trabalho; veja Expandir uma empresa dos EUA para o Canadá ou busque ajuda com impostos entre países.
• Seus empregados viajam ao Canadá: veja os impostos pessoais entre países deles e as suas obrigações de folha de pagamento no Canadá.
• Você também precisa cobrar imposto sobre vendas do Canadá: veja GST/HST para vendedores não residentes.
• Você precisa levar em conta o imposto canadense em uma declaração dos EUA: veja Rendimentos estrangeiros em uma declaração dos EUA.
• Pagamentos ou declarações não foram feitos: reúna contratos, datas de trabalho e de viagem, faturas, cartas de dispensa, registros de recolhimento e informes T4A-NR para uma revisão de impostos entre países.