Retenue sur les services d'une entreprise américaine au Canada

Quand un payeur canadien doit-il retenir l'impôt sur les honoraires d'une entreprise américaine?

En général, un payeur retient 15 % lorsqu'il paie une personne non-résidente pour des services exécutés au Canada. La règle vise les honoraires, les commissions et les autres sommes versées à des travailleurs autonomes et à des sociétés des États-Unis. Elle peut aussi viser la part des honoraires d'une société de personnes qui revient à ses associés non-résidents. Le payeur peut résider au Canada ou à l'étranger. La retenue s'applique même si l'entreprise américaine compte sur la protection de la convention fiscale ou a une succursale au Canada (Règlement de l'impôt sur le revenu, article 105; circulaire de l'ARC, paragraphes 5, 7, 21 et 22).

Le salaire d'un employé et les honoraires versés à un administrateur non-résident pour ses fonctions exercées au Canada suivent le Règlement 102 et la déclaration sur le feuillet T4. Les cachets d'acteur pour un film ou une vidéo suivent des règles distinctes (circulaire de l'ARC, paragraphes 76 à 78; guide de l'ARC sur le feuillet T4A-NR).

Le payeur retient l'impôt sur le paiement. En règle générale, l'ARC doit recevoir le versement au plus tard le 15e jour du mois suivant, ou le jour ouvrable suivant si cette date tombe une fin de semaine ou un jour férié reconnu par l'ARC. Pour faire le versement, le payeur doit avoir un compte de programme de retenues sur la paie auprès de l'ARC, même s'il n'a aucun employé. Si l'entreprise ou l'activité du payeur prend fin, l'ARC doit recevoir le versement dans les sept jours (guide de l'ARC sur le feuillet T4A-NR). Une avance pour des travaux qui seront faits au Canada est aussi assujettie à la retenue lorsqu'elle est versée. Une convention fiscale n'autorise pas, à elle seule, le payeur à cesser la retenue. Avant de payer sans la retenue habituelle, le payeur doit avoir la lettre de dispense ou de réduction de l'ARC (circulaire de l'ARC, paragraphes 12 et 41; guide de l'ARC sur le feuillet T4A-NR).

La retenue vise-t-elle le travail fait depuis les États-Unis ou les dépenses remboursées?

Le travail exécuté physiquement aux États-Unis échappe au Règlement 105, même si le client est canadien. Pour un contrat mixte, le payeur et le fournisseur doivent répartir de façon raisonnable et documentée les honoraires entre le travail fait au Canada et celui fait à l'extérieur. S'ils ne peuvent pas justifier la répartition, l'ARC recommande de retenir l'impôt sur la totalité du paiement pour services (circulaire de l'ARC, paragraphes 32 à 34). Conservez ensemble le contrat, les factures, les registres de travail et les dates de déplacement.

Les honoraires canadiens pour services sont un montant brut : en général, les remboursements de coûts ordinaires et les paiements faits au nom du fournisseur y sont inclus. L'ARC fait une exception administrative pour les frais raisonnables de transport, d'hébergement et de repas payés directement ou remboursés, avec pièces justificatives lorsqu'elles sont exigées. La TPS/TVH facturée sur le service est aussi exclue. Déclarez séparément les frais de déplacement admissibles sur le feuillet T4A-NR (circulaire de l'ARC, paragraphes 23 à 26 et annexe B; guide de l'ARC sur le feuillet T4A-NR, cases 18 et 20).

Le montant retenu est-il l'impôt canadien définitif?

Non. La retenue du Règlement 105 est un acompte sur l'impôt canadien éventuel du fournisseur américain. Une déclaration de revenus canadienne établit l'impôt réellement dû et le remboursement, le cas échéant. Une exemption prévue par la convention fiscale peut réduire l'impôt final sans faire disparaître automatiquement la retenue au moment du paiement (circulaire de l'ARC, paragraphes 50, 56 et 57).

Comment une entreprise américaine demande-t-elle une dispense, et quand?

Le fournisseur américain fait sa demande sur le formulaire R105, avec le contrat, les dates de travail au Canada, le calendrier des paiements et les pièces qui appuient sa position fondée sur la convention fiscale ou ses revenus et dépenses estimés. Envoyez la demande à l'ARC au moins 30 jours avant le début des services au Canada ou le premier paiement lié, selon la première de ces dates. L'ARC accepte les demandes en ligne et par la poste et indique le bureau compétent selon le lieu du travail (circulaire de l'ARC, paragraphes 56 à 63).

Pour une demande fondée sur la convention, un particulier, un dirigeant autorisé de la société ou un associé autorisé signe la déclaration de la section IV du formulaire R105. Une société de personnes ou une LLC à transparence fiscale joint le formulaire NR302 ou NR303, selon le cas. Pour une demande fondée sur les revenus et les dépenses, remplissez l'annexe B. Informez l'ARC sans délai si les faits de la demande changent (ARC : comment remplir le formulaire R105; formulaire R105, pages 2 à 4).

Une société a besoin d'un numéro d'entreprise canadien pour le formulaire R105. Si elle ne peut pas en obtenir un avant de présenter sa demande, elle peut joindre le formulaire RC1 et des pièces justificatives. Un particulier devrait obtenir un numéro d'assurance sociale ou un numéro d'identification fiscale de particulier avant de faire sa demande pour éviter les retards (ARC : numéros d'identification pour les demandes de dispense).

Le payeur doit conserver la lettre d'autorisation de l'ARC et n'appliquer que la réduction qu'elle permet. Une demande tardive peut quand même être examinée, mais une dispense accordée après le début des paiements ne vise que les paiements suivants. Réclamez la retenue antérieure par la déclaration de revenus décrite plus bas. Tant que la lettre n'est pas arrivée, le payeur doit retenir l'impôt (circulaire de l'ARC, paragraphes 50 et 61; guide de l'ARC sur le feuillet T4A-NR).

Quelle dispense choisir : fondée sur la convention ou sur les revenus et dépenses?

Une demande R105 fondée sur la convention convient lorsque le fournisseur américain peut démontrer qu'il a droit aux avantages de la convention et que le travail au Canada ne produira pas de bénéfices d'entreprise imposables dans ce pays, habituellement parce qu'il n'a pas d'établissement stable au Canada. Une demande fondée sur les revenus et dépenses convient lorsque de l'impôt canadien peut être payable, mais que la retenue sur les honoraires bruts dépasse l'impôt estimatif sur le revenu net canadien. L'ARC décide s'il y a lieu d'accorder la dispense ou la réduction, et elle peut exiger une garantie pour une réduction fondée sur les revenus et dépenses (circulaire de l'ARC, annexes A et B).

La constitution aux États-Unis ne prouve pas, à elle seule, le droit aux avantages de la convention. Pour une société de personnes ou une LLC, l'allégement peut passer aux propriétaires admissibles résidant aux États-Unis si le droit fiscal américain considère qu'ils gagnent directement les honoraires canadiens. Vérifiez la part de chaque propriétaire et documentez ce traitement pour la dispense (convention Canada–États-Unis, article IV, paragraphes 1, 6 et 7). Le formulaire R105-S est un processus simplifié distinct pour les artistes et athlètes non-résidents admissibles, et non la dispense ordinaire pour entreprises (formulaire R105-S de l'ARC).

Quand le travail au Canada crée-t-il un établissement stable?

Un résident américain au sens de la convention peut avoir un établissement stable au Canada par une installation fixe d'affaires, comme un bureau, ou par un agent qui y conclut habituellement des contrats. Un chantier de construction ou un projet d'installation qui dure plus de 12 mois peut aussi en créer un. Ces règles peuvent s'appliquer avant que les critères particuliers de la convention sur les jours de services ne soient remplis (convention Canada–États-Unis, article V, paragraphes 1 à 5).

Pour des services autres qu'un chantier de construction ou un projet d'installation, et qui ne créent pas déjà un établissement stable, le paragraphe 9 de l'article V permet de réputer l'existence d'un tel établissement selon l'un ou l'autre des critères suivants. Les projets de construction ou d'installation suivent la règle distincte de plus de 12 mois décrite plus haut (convention Canada–États-Unis, article V, paragraphes 3 et 9) :

Pour le critère du projet connexe, comptez les jours où des services sont fournis, et non les jours de chaque travailleur : une équipe qui travaille un même jour compte pour un seul jour. Le critère du particulier compte les jours de présence physique de cette personne au Canada, y compris les jours sans travail (explication technique du Trésor américain, pages 11 et 12).

Si le fournisseur américain a droit à l'article VII et n'a pas d'établissement stable au Canada, le Canada ne peut généralement pas imposer ses bénéfices d'entreprise. S'il en a un, le Canada peut imposer les bénéfices attribuables à cet établissement. Comptez les périodes mobiles de 12 mois et examinez l'ensemble de l'arrangement. Le seuil de 183 jours n'est pas une règle refuge générale (convention Canada–États-Unis, articles V et VII).

Comment le fournisseur américain récupère-t-il l'excédent de retenue?

Le contribuable non-résident réclame la retenue fédérale dans une déclaration de revenus canadienne, à l'aide du feuillet T4A-NR. Une société produit une déclaration T2. Un travailleur autonome ou un associé qui est un particulier produit une déclaration T1 de non-résident pour récupérer la retenue. Un associé qui est une société produit sa propre déclaration T2, selon le cas. Un particulier exonéré par la convention dont rien n'a été retenu peut ne pas avoir à produire de déclaration, sauf si une autre obligation de production s'applique (Loi de l'impôt sur le revenu, article 150, paragraphe 1.1; ARC : particuliers non-résidents). Lorsqu'il doit produire une déclaration, un particulier qui exploite une entreprise au Canada la produit généralement au plus tard le 15 juin de l'année suivante, mais il paie tout solde au plus tard le 30 avril (guide de l'ARC sur le feuillet T4A-NR). Si l'impôt établi est inférieur à la retenue, l'ARC rembourse l'excédent, sous réserve des sommes que le contribuable doit par ailleurs (circulaire de l'ARC, paragraphes 50 à 53; guide de l'ARC sur le feuillet T4A-NR). Conservez tous les feuillets et la preuve de la répartition des honoraires.

Si de l'impôt du Québec a aussi été retenu, demandez au payeur le relevé 1 distinct. Une déclaration fédérale ne permet pas de réclamer cette retenue du Québec. Vérifiez si une déclaration du Québec est nécessaire pour la récupérer (Revenu Québec : guide du relevé 1; Revenu Québec : obligations fiscales des non-résidents du Québec).

Une société américaine doit-elle produire une déclaration même si la convention exonère ses bénéfices?

Oui. Une société non-résidente qui a exploité une entreprise au Canada produit une déclaration T2, même si elle invoque l'exemption d'impôt canadien prévue par la convention. Elle joint l'annexe 97 et, si elle invoque l'exemption de la convention, l'annexe 91 (ARC : production par une société non-résidente). La déclaration T2 est due dans les six mois suivant la fin de l'année d'imposition de la société. Une déclaration produite en retard peut entraîner une pénalité minimale selon le paragraphe 162(2.1), même si aucun impôt de la partie I n'est payable (ARC : qui doit produire une déclaration T2; Loi de l'impôt sur le revenu, article 162; circulaire de l'ARC, paragraphe 50). Une dispense ne supprime pas cette obligation de production.

Qu'arrive-t-il à la rémunération des employés pour les jours de travail au Canada?

Le salaire d'un employé pour des fonctions exercées au Canada suit la retenue à la source du Règlement 102, et non la retenue du Règlement 105 sur les honoraires. Un employeur américain peut avoir des obligations de paie au Canada même si les paiements de ses propres clients bénéficient d'une dispense R105. Un employeur non-résident admissible peut demander une attestation au moyen du formulaire RC473 pour les employés admissibles exonérés par la convention. Les autres employés peuvent avoir besoin d'une dispense individuelle du Règlement 102 (circulaire de l'ARC, partie II et paragraphe 43; ARC : attestation d'employeur non-résident). Pour les étapes de la paie, consultez Gérer la paie au Canada. Pour la situation fiscale personnelle de l'employé, consultez Travailler de part et d'autre de la frontière.

Le Québec retient-il l'impôt séparément?

Oui. En général, le payeur de services exécutés au Québec par une personne qui ne réside pas au Canada retient séparément 9 % d'impôt sur le revenu du Québec, sous réserve des exceptions du Québec. La dispense fédérale R105 n'autorise pas, à elle seule, une réduction au Québec (Revenu Québec : sommes versées pour des services rendus au Québec).

Pour une réduction au Québec, un travailleur autonome ou une société de personnes utilise le formulaire TP-1016-V. Une société non-résidente ou une LLC utilise le formulaire CO-1016. Le formulaire CO-1016-T n'est qu'une traduction de courtoisie. En général, Revenu Québec demande le contrat de services ainsi que des preuves de résidence et de déplacement, et recommande de présenter la demande 30 jours avant le travail ou le premier paiement (Revenu Québec : réduction des retenues à la source; Revenu Québec : formulaires de demande; Revenu Québec : demande d'une société).

Que doit déclarer le payeur, et que se passe-t-il s'il omet de retenir l'impôt?

Le payeur produit une déclaration de renseignements T4A-NR et remet au fournisseur américain un feuillet T4A-NR au plus tard le dernier jour de février suivant l'année civile du paiement, même si l'ARC a approuvé une dispense. Si cette date tombe une fin de semaine, la déclaration est due le jour ouvrable suivant. Le feuillet distingue le revenu brut de services canadiens, les frais de déplacement admissibles et l'impôt retenu (circulaire de l'ARC, paragraphe 42; guide de l'ARC sur le feuillet T4A-NR).

Si le payeur omet de retenir ou de verser l'impôt exigé, l'ARC peut le tenir responsable du montant manquant, des intérêts et des pénalités. Des feuillets T4A-NR en retard ou manquants peuvent entraîner des pénalités distinctes. Une dispense sur le paiement du client laisse aussi intactes les obligations du fournisseur américain à l'égard des paiements à ses employés et à ses sous-traitants non-résidents (circulaire de l'ARC, paragraphes 41 à 44; guide de l'ARC sur le feuillet T4A-NR : pénalités).

Exemple

Montants à titre d'illustration, en dollars canadiens. Une société américaine accepte un contrat de services de 100 000 $ CA. Tout le travail canadien se fait hors du Québec. Son calendrier de travail signé et ses registres de temps appuient 40 000 $ CA de travail fait physiquement au Canada et 60 000 $ CA de travail fait aux États-Unis. La société n'a pas de dispense de l'ARC lorsque le client la paie. Le client retient 15 % de 40 000 $ CA, soit 6 000 $ CA, et verse 94 000 $ CA à la société. Il verse 6 000 $ CA à l'ARC et déclare le paiement pour services canadiens sur un feuillet T4A-NR.

Si la société a droit aux avantages de la convention et n'a pas d'établissement stable au Canada, elle produit quand même une déclaration T2 si elle a exploité une entreprise au Canada. Elle réclame les 6 000 $ CA retenus. L'ARC détermine le remboursement après avoir établi la cotisation à l'égard de la déclaration. Le contrat, les registres de travail et le feuillet T4A-NR appuient la demande.

Votre situation est différente?

• Vous faites du travail au Québec : prévoyez la retenue provinciale distincte et la demande de réduction. Le service de fiscalité transfrontalière couvre les deux demandes ensemble.
• Votre entreprise américaine utilise une LLC, une société de personnes ou un long projet au Canada : le droit aux avantages de la convention, l'établissement stable et les obligations de production dépendent de l'entité et des faits du travail. Consultez Étendre une entreprise américaine au Canada ou obtenez de l'aide fiscale transfrontalière.
• Vos employés se déplacent au Canada : examinez leur situation fiscale personnelle transfrontalière et vos obligations de paie au Canada.
• Vous devez aussi percevoir la taxe de vente canadienne : consultez TPS/TVH pour les vendeurs non-résidents.
• Vous devez tenir compte de l'impôt canadien dans une déclaration américaine : consultez Revenus étrangers dans une déclaration de revenus américaine.
• Des paiements ou des déclarations ont été omis : réunissez les contrats, les dates de travail et de déplacement, les factures, les lettres de dispense, les registres de versements et les feuillets T4A-NR pour un examen fiscal transfrontalier.