Lohnabrechnung in Kanada: Abzüge berechnen, an die CRA abführen

Ist die Person, die für mich arbeitet, Arbeitnehmer oder Auftragnehmer?

Das Arbeitsverhältnis entscheidet, ob Sie eine Lohnabrechnung durchführen müssen. Ein Arbeitnehmer arbeitet in der Regel nach den Weisungen des Zahlers. Ein selbstständiger Auftragnehmer führt ein eigenes Geschäft und bestimmt selbst, wie die Arbeit erledigt wird. Ein Vertrag, der jemanden als Auftragnehmer bezeichnet, entscheidet die Frage nicht (CRA: Beschäftigungsstatus).

Achten Sie darauf, wer die Arbeit steuert, wer die Arbeitsmittel stellt, wer Hilfskräfte einstellen darf und wer ein echtes Gewinn- oder Verlustrisiko trägt. Bei einem Vertrag, der in Québec geschlossen wurde, wendet die CRA das Zivilgesetzbuch von Québec (Civil Code of Québec) an und stellt darauf ab, wer die Arbeit leiten darf (CRA: Verträge in Québec). Deuten die Tatsachen in beide Richtungen, können Zahler oder Arbeitnehmer bei der CRA eine CPP/EI-Entscheidung beantragen. Wer einen Arbeitnehmer als Auftragnehmer behandelt, kann als Zahler für versäumte Abzüge und Arbeitgeberbeiträge verantwortlich bleiben (CRA: Leitfaden für Arbeitgeber). Wie ein echter Auftragnehmer seine eigenen Einkünfte meldet, lesen Sie unter Wie Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit besteuert werden.

Wann brauche ich ein Lohnabrechnungskonto?

Eröffnen Sie ein Lohnabrechnungs-Programmkonto bei der CRA, wenn Sie Löhne, Gehälter, Prämien, Urlaubsgeld, steuerpflichtige Vorteile für Arbeitnehmer oder andere Vergütungen zahlen, für die Lohnabzüge nötig sind. Haben Sie bereits eine BN (Business Number, kanadische Unternehmensnummer), fügen Sie ein RP-Lohnabrechnungskonto hinzu. Andernfalls beantragen Sie eine Business Number und melden sich an, bevor die erste Abführung fällig wird (CRA: Leitfaden für Arbeitgeber).

Holen Sie vor dem ersten Zahltag von jedem Arbeitnehmer die SIN (Social Insurance Number, kanadische Sozialversicherungsnummer), das Bundesformular TD1, das jeweilige TD1 der Provinz oder des Territoriums (Arbeitnehmer in Québec verwenden TP-1015.3-V), die Provinz der Beschäftigung, den Zahlungsrhythmus und die Angaben zu Vorteilen ein. Beginnt eine SIN mit 9, prüfen Sie das aktuelle Dokument, das dem Arbeitnehmer die Arbeit erlaubt, und sein Ablaufdatum (CRA: Leitfaden für Arbeitgeber). Wählen Sie die Steuertabelle nach der Provinz der Beschäftigung. Sie kann vom Wohnort des Arbeitnehmers abweichen. Bei Beschäftigten im Homeoffice prüfen Sie, welcher Betriebsstätte des Arbeitgebers sie unterstellt oder vernünftigerweise zugeordnet sind, ersatzweise, welche Betriebsstätte ihr Gehalt zahlt. Ihre Wohnprovinz entscheidet nicht automatisch (CRA: Provinz der Beschäftigung). Führen Sie Aufzeichnungen über Bruttolohn, Abzüge, Arbeitgeberbeiträge, Nettolohn und Zahlungsdaten.

Was ziehe ich bei jeder Lohnzahlung ab, und was zahlt der Arbeitgeber?

Bei den meisten Arbeitnehmern außerhalb von Québec ziehen Sie die Einkommensteuer des Bundes und der Provinz oder des Territoriums ab, den CPP (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung) und, wenn die Beschäftigung versicherungspflichtig ist, die EI (Employment Insurance, kanadische Arbeitslosenversicherung). Der Arbeitgeber fügt seinen eigenen CPP-Beitrag und seinen EI-Beitrag hinzu. Für die Einkommensteuer gibt es keinen Arbeitgeberanteil. Zusätzlich kann der CPP2 gelten, sobald die jährlichen rentenversicherungspflichtigen Einkünfte in sein Band für zusätzliche Einkünfte fallen (CRA: Leitfaden für Arbeitgeber).

Der CPP gilt ab dem Alter von 18 Jahren bis zum Monat, in dem der Arbeitnehmer 70 wird. Ein Arbeitnehmer zwischen 65 und 69 Jahren, der eine CPP- oder QPP-Altersrente erhält, einschließlich eines Eigentümers, kann Form CPT30 unterschreiben und Ihnen eine Kopie geben. Arbeitnehmer- und Arbeitgeber-CPP enden dann ab der ersten Lohnzahlung des Folgemonats. Bei Arbeit in Québec wird diese Wahl stattdessen bei Retraite Québec getroffen (CRA: Form CPT30; Canada Pension Plan, Abschnitt 12).

Nutzen Sie den Rechner der CRA für Lohnabzüge oder die aktuellen Abzugstabellen der CRA für den tatsächlichen Zahltag, den Lohnzeitraum, die Provinz der Beschäftigung, die Angaben im TD1 und die bisherigen CPP/EI-Summen des Jahres. Der Rechner berechnet keine Abzüge der Provinz Québec. Prüfen Sie, wie Prämien und steuerpflichtige Vorteile behandelt werden, bevor Sie die Werte für laufenden Lohn verwenden. Führen Sie Abzüge der Arbeitnehmer und Arbeitgeberbeiträge gemeinsam ab. Finanzieren Sie den Arbeitgeberanteil nicht aus dem Nettolohn des Arbeitnehmers (CRA: Leitfaden für Arbeitgeber).

Was ändert sich, wenn der einzige Arbeitnehmer ich selbst bin, der Eigentümer?

Eine Kapitalgesellschaft, die ihrem Eigentümer ein Gehalt zahlt, führt die Lohnabrechnung trotzdem über ein RP-Konto durch und meldet das Gehalt auf einer T4. Für rentenversicherungspflichtiges Gehalt sind in der Regel sowohl der Arbeitnehmer- als auch der Arbeitgeber-CPP nötig. Kontrolliert der Eigentümer mehr als 40 % der stimmberechtigten Aktien der Kapitalgesellschaft, ist diese Beschäftigung nicht EI-versicherungspflichtig (CRA: Leitfaden für Arbeitgeber). Unterhalb dieser Grenze kann eine Beschäftigung unter Verwandten oder sonst nicht im Sinne des Fremdvergleichs (arm's length) dennoch nicht versicherungspflichtig sein. Beantragen Sie eine Entscheidung der CRA, wenn die Bedingungen unklar sind (CRA: Fremdvergleichstest).

Ein Einzelunternehmer oder Gesellschafter kann seine eigenen Entnahmen nicht in abzugsfähigen Lohn umwandeln. Für andere Arbeitnehmer ist weiterhin eine Lohnabrechnung nötig. Eine Dividende ist ein Ertrag aus Aktien, keine Vergütung für Leistungen, und folgt anderen Meldevorschriften. Lesen Sie Gehalt oder Dividenden, bevor Sie entscheiden, wie eine Kapitalgesellschaft ihren Eigentümer bezahlt (CRA: Gehälter und Entnahmen; CRA: Zahlungen an Gesellschafter).

Wann sind Abführungen fällig?

Der Abführungszeitraum der CRA richtet sich nach dem Datum, an dem der Arbeitnehmer bezahlt wird, nicht nach dem Zeitraum, in dem er gearbeitet hat. Der Ihnen zugewiesene Abführungstyp bestimmt die Fälligkeit. Er beruht in der Regel auf den erforderlichen Abführungen an die CRA von vor zwei Kalenderjahren, geteilt durch die Monate, in denen eine Abführung nötig war (höchstens 12). Mehrere Lohnabrechnungskonten und verbundene Kapitalgesellschaften werden zusammengerechnet. Eine Kapitalgesellschaft, die durch eine Übertragung nach Abschnitt 85, eine Verschmelzung oder eine Abwicklung im Wesentlichen das gesamte Betriebsvermögen eines anderen Arbeitgebers erwirbt, zählt auch dessen Abführungen mit (Income Tax Regulations, Abschnitt 108). Prüfen Sie den in Ihrem CRA-Konto angezeigten Typ, statt anzunehmen, eine kleine Lohnsumme bedeute vierteljährliche Abführung (CRA: Abführungstypen).

Die Fälligkeitstermine für Vierteljahre sind der 15. April, der 15. Juli, der 15. Oktober und der 15. Januar. Ein berechtigter neuer kleiner Arbeitgeber kann vor der Bestätigung vierteljährlich abführen. Sind Sie unsicher, führen Sie monatlich ab, bis die CRA die Berechtigung auf Form PD7A bestätigt. Einem etablierten Arbeitgeber muss die Berechtigung zur vierteljährlichen Abführung mitgeteilt werden. Fällt ein Fälligkeitstermin auf ein von der CRA anerkanntes Wochenende oder einen Feiertag, gilt der nächste Werktag. Zahlen Sie vorübergehend keinen Arbeitnehmern Lohn, melden Sie eine Nullabführung bis zu Ihrem üblichen Fälligkeitstermin und teilen Sie der CRA mit, wann die Lohnzahlungen voraussichtlich wieder beginnen. Eine abschließende Abführung ist innerhalb von sieben Kalendertagen fällig, wenn das Unternehmen den Betrieb einstellt, sich seine Rechtsform ändert, ein Inhaber oder Gesellschafter stirbt oder es in Insolvenz oder Sanierung geht (CRA: wann abzuführen ist; CRA: Leitfaden für Arbeitgeber).

Wie zahle ich Abführungen an die CRA?

Addieren Sie die Abzüge der Arbeitnehmer und die Arbeitgeberbeiträge für den Abführungszeitraum und zahlen Sie sie auf das richtige Lohnabrechnungskonto der CRA und für den richtigen Zeitraum. Zu den Zahlungsmöglichkeiten der CRA für Unternehmen gehören Online-Banking, die Online-Zahlung der CRA, Einzugsermächtigung und Zahlung bei einem kanadischen Finanzinstitut. Prüfen Sie, welche Methode für Ihren Abführungstyp vorgeschrieben ist (CRA: wie abzuführen ist; CRA: Zahlungsmöglichkeiten).

Bewahren Sie die Zahlungsbestätigung auf und gleichen Sie sie mit dem Lohnjournal und dem Kontoauszug der CRA ab. Eine am Fälligkeitstag veranlasste Zahlung geht nicht immer rechtzeitig ein. Beim Online-Banking zählt der Zeitpunkt, an dem das Finanzinstitut der CRA den Betrag gutschreibt, bei einer per Post gesendeten Zahlung der Zeitpunkt, an dem die CRA sie erhält. Zahlungen über $10.000 müssen in der Regel elektronisch erfolgen, es sei denn, der Zahler kann dies vernünftigerweise nicht. Beschleunigte Abführer der zweiten Schwelle müssen elektronisch oder bei einem kanadischen Finanzinstitut zahlen (CRA: Leitfaden für Arbeitgeber; CRA: wie abzuführen ist).

Was gilt, wenn eine Abführung verspätet ist oder ausfällt?

Senden Sie den fehlenden Betrag, sobald Sie ihn feststellen. Die CRA kann einen Strafzuschlag für verspätete Abführung und täglich berechnete Zinseszinsen berechnen. Die Einreichung einer T4 verschiebt laufende Abführungen nicht (CRA: wann abzuführen ist). Ein enges Verfahren der Zahlung bei Einreichung (Payment on Filing) deckt berechtigte Fehlbeträge bei der Jahresabstimmung ab. Strafzuschläge, Zinsen und Erlass behandelt die Sätze und einen möglichen Erlass.

Wer Direktor war, als die Kapitalgesellschaft Lohnbeträge nicht abzog oder nicht abführte, kann dafür persönlich haften, mit Zinsen und Strafzuschlägen, vorbehaltlich der Voraussetzungen für die Beitreibung und des Einwands der gebotenen Sorgfalt. Die CRA kann die Beitreibung nicht später als zwei Jahre nach dem Zeitpunkt beginnen, zu dem die Person zuletzt aufgehört hat, Direktor zu sein (Income Tax Act, Abschnitt 227.1). Ein Direktor sollte prüfen, ob Abzüge einbehalten werden und Zahlungen tatsächlich ankommen, auch wenn jemand anderes die Lohnabrechnung erledigt (CRA: Haftung der Direktoren). Wurden frühere Lohnmeldungen oder T4-Einreichungen nie abgegeben, lesen Sie Nicht eingereichte Körperschaftsteuererklärungen nachholen.

Was reiche ich zum Jahresende ein?

Reichen Sie die erforderlichen T4-Bescheinigungen und eine T4-Zusammenfassung für das Lohnabrechnungskonto ein, und geben Sie den Arbeitnehmern ihre Bescheinigungen bis zum letzten Tag des Februars nach dem Kalenderjahr der Zahlung. Eine Bescheinigung ist in der Regel nötig, wenn Sie CPP/QPP, EI/QPIP oder Einkommensteuer abziehen mussten, wenn die Vergütung mehr als $500 beträgt oder wenn Sie einen steuerpflichtigen Vorteil aus einer Gruppenlebensversicherung gewährt haben. Fällt die Frist auf ein Wochenende oder einen von der CRA anerkannten Feiertag, ist der nächste Werktag der Einreichungstermin. Ein Unternehmen, das den Betrieb einstellt, muss innerhalb von 30 Tagen einreichen. Stirbt ein Einzelunternehmer oder Gesellschafter, endet die Frist 90 Tage nach dem Tod. Gleichen Sie Bruttolohn, Einkommensteuer, CPP, EI und Abführungen vor der Einreichung ab. Die T4 weist den Lohn in dem Jahr aus, in dem er gezahlt wurde, auch wenn die Arbeit früher erfolgte (CRA: T4 einreichen).

Reichen Sie für ein Kalenderjahr mehr als fünf T4-Bescheinigungen ein, müssen Sie sie elektronisch einreichen. Die Zahl wird je Art der Bescheinigung gezählt (Income Tax Regulations, Abschnitt 205.1). Getrennte RP-Konten brauchen getrennte T4-Meldungen. Arbeitnehmer in Québec brauchen in der Regel zusätzlich RL-1-Bescheinigungen und eine RL-1-Zusammenfassung, die bis zum letzten Tag des Februars an Revenu Québec gehen (CRA: T4 einreichen; Revenu Québec: RL-1 einreichen).

Wann stelle ich einen Record of Employment aus?

Stellen Sie einen Record of Employment (ROE, Beschäftigungsnachweis) aus, wenn ein Arbeitnehmer mit versicherungspflichtigen Einkünften eine Unterbrechung der Einkünfte hat oder wenn Service Canada einen verlangt. Meist heißt das sieben aufeinanderfolgende Kalendertage ohne Arbeit und ohne versicherungspflichtige Einkünfte. Krankheit, Mutterschaft, Elternzeit und Pflegezeit können früher einen ROE auslösen, wenn die Einkünfte unter 60 % der regulären Wocheneinkünfte fallen. Er geht an Service Canada, nicht mit der T4-Meldung (Service Canada: ROE-Leitfaden).

Für einen ROE auf Papier gilt in der Regel eine Frist von fünf Kalendertagen nach Beginn der Unterbrechung oder nach dem Zeitpunkt, zu dem Sie davon erfahren. Für einen elektronischen ROE bei wöchentlicher, zweiwöchentlicher oder halbmonatlicher Zahlung beträgt sie fünf Kalendertage nach dem Ende des Lohnzeitraums, in den die Unterbrechung fällt. Bei monatlicher Zahlung oder 13 Lohnzeiträumen im Jahr gilt der frühere der beiden Zeitpunkte: fünf Kalendertage nach Ende dieses Lohnzeitraums oder 15 Kalendertage nach dem ersten Tag der Unterbrechung (Service Canada: ROE-Leitfaden).

Welche zusätzlichen Regeln zur Lohnabrechnung gelten in meiner Provinz?

Die Provinz der Beschäftigung bestimmt die anwendbare Einkommensteuertabelle, und Pflichten der Provinz für Arbeitgeber können außerhalb der Abführung an die CRA liegen. Prüfen Sie die Arbeitsstandards der Provinz, die Unfallversicherung (workers' compensation) und Lohnsummensteuern dort, wo Ihre Beschäftigten arbeiten. Das Lohnabrechnungskonto bei der CRA ersetzt diese Anmeldungen nicht (CRA: Leitfaden für Arbeitgeber).

Beispiel

Beispielbeträge in kanadischen Dollar. Die Abzüge sind angenommene Werte, keine Berechnung von Sätzen. Eine Kapitalgesellschaft zahlt einem Arbeitnehmer in Ontario am 30. Juni C$4.000. Ihre Lohnunterlagen zeigen einbehaltene C$600 Einkommensteuer, C$220 CPP und C$65 EI. Die Kapitalgesellschaft fügt C$220 Arbeitgeber-CPP und C$91 Arbeitgeber-EI hinzu. Der Arbeitnehmer erhält C$3.115. Die Kapitalgesellschaft schuldet der CRA für diese Zahlung C$1.196. Ist die Kapitalgesellschaft ein regulärer Abführer, muss die Abführung bis zum 15. Juli bei der CRA eingehen. Maßgeblich ist der Zahltag im Juni, auch wenn die Arbeit im Mai erfolgte.

Ist Ihre Lage anders?

• Sie bezahlen nur einen Eigentümer einer Kapitalgesellschaft: Entscheiden Sie unter Gehalt oder Dividenden, ob die Zahlung Gehalt oder Dividende ist.
• Sie möchten einen Ehepartner oder ein Kind beschäftigen: Die Beschäftigungsbedingungen und die Vergütung sind wichtig. Lesen Sie Familienmitglieder bezahlen.
• Sie haben Beschäftigte in Québec, mehrere Arbeitnehmer oder versäumte Abführungen: Stellen Sie Ihre BN, das RP-Konto, die Liste der Arbeitnehmer, Zahltage, TD1-Formulare, das Lohnjournal und die Kontoauszüge von CRA und Revenu Québec für Hilfe bei der Buchhaltung zusammen.
• T4-Bescheinigungen oder Lohnmeldungen früherer Jahre wurden nie eingereicht: Lesen Sie Nicht eingereichte Körperschaftsteuererklärungen nachholen.
• Ein US-Unternehmen hat Leistungen in Kanada erbracht: Lesen Sie Quellensteuer auf Leistungen in Kanada.
• Ein US-Arbeitgeber bezahlt Sie für Arbeit in Kanada: Lesen Sie Über die Grenze hinweg arbeiten.
• Die CRA hat ein Schreiben zur Lohnprüfung geschickt: Lesen Sie Prüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung.