Aktienoptionen nach der 409A-Bewertung: Form 3921 und Einbehalt

Was reicht das Unternehmen ein, wenn es Aktienoptionen vergibt?

Bei der Vergabe geht nichts an den IRS, wenn der Ausübungspreis dem Marktwert entspricht und die Option keinen leicht feststellbaren Wert hat. Das ist bei einem privaten Start-up der Normalfall (Publication 525). Die Pflichten beginnen, sobald jemand ausübt:

Die Differenz (Spread) ist der Marktwert der Aktie am Ausübungstag minus der Ausübungspreis. Nicht mehr einfach wird es in diesen Fällen: eine Vergabe, die vor dem Beschluss des Boards datiert ist oder auf einer veralteten Bewertung beruht, ISO über der Jahresgrenze, eine Ausübung mehr als drei Monate nach dem Ausscheiden, die vorzeitige Ausübung noch verfallbarer Aktien oder ein Verkauf zurück an das Unternehmen. Jeder dieser Fälle kann die Form, den Einbehalt oder den Abzug ändern.

Sammeln Sie: den Optionsplan und die Zustimmung der Aktionäre, die Board-Beschlüsse zu jeder Vergabe, jeden 409A-Bericht, das Vergabe- und Ausübungsverzeichnis sowie frühere Forms 3921, W-2 und 1099-NEC.

Warum muss der Ausübungspreis mindestens dem 409A-Wert entsprechen, und wie lange gilt eine Bewertung?

Eine NSO, deren Preis am Vergabetag unter dem Marktwert liegt, ist nach Section 409A in der Regel aufgeschobene Vergütung. Eine ISO mit zu niedrigem Preis ist keine ISO mehr, es sei denn, die Abweichung beruht auf einem redlichen Bewertungsversuch (26 U.S.C. 422(c)(1)). Eine NSO bleibt nur dann außerhalb von 409A, wenn ihr Preis nie unter dem Marktwert am Vergabetag liegen kann und die Zahl der Aktien bei der Vergabe feststeht (26 CFR 1.409A-1(b)(5)(i)). Greift ein 409A-Verstoß, muss der Inhaber den Betrag als Einkommen versteuern und schuldet zusätzlich 20 % Steuer plus Zinsen (26 U.S.C. 409A(a)(1)(B); Anleitung zu Form W-2, Code Z).

Für nicht börsennotierte Aktien gilt ein Wert nach der Verordnung als angemessen, wenn er aus einem unabhängigen Gutachten stammt, das höchstens 12 Monate vor der Vergabe datiert ist, oder aus einem qualifizierten schriftlichen Bericht für ein nicht liquides Start-up. Ein Wert ist auch innerhalb von 12 Monaten nicht mehr angemessen, wenn er später bekannt gewordene Umstände übersieht, die ihn wesentlich beeinflussen können. Die Beispiele der Verordnung sind der Abschluss eines wesentlichen Rechtsstreits oder die Erteilung eines Patents; auch eine neue Finanzierungsrunde kann dazu zählen (26 CFR 1.409A-1(b)(5)(iv)(B)). Das Unternehmen beauftragt seinen Gutachter selbst; diese Seite behandelt, was danach folgt.

Vergabetag ist der Tag, an dem der Gesellschaftsbeschluss zur Optionsvergabe vollständig ist und Aktienzahl und Preis feststehen (26 CFR 1.421-1(c)). Ein Vergabeschreiben mit einem Datum vor dem Board-Beschluss verschiebt den Vergabetag nicht nach vorn. Bepreisen Sie deshalb gegen den Wert am Tag des Beschlusses.

ISO oder NSO: Was können wir vergeben, und an wen?

ISO können nur Arbeitnehmer erhalten; Auftragnehmer, Berater und externe Direktoren erhalten NSO. Section 422 legt die Voraussetzungen für ISO fest (26 U.S.C. 422):

Eine Option, die eine Voraussetzung verfehlt, wird wie eine NSO besteuert; die Lohnabrechnung muss dann bei der Ausübung Steuern einbehalten. Verfolgen Sie die Jahresgrenze nach dem Jahr, in dem die Aktien erstmals ausübbar werden (das Jahr der Unverfallbarkeit, bei zulässiger vorzeitiger Ausübung das Vergabejahr). Eine Vergabe kann nämlich teils ISO und teils NSO sein. Die Sicht des Arbeitnehmers nach dem Ausscheiden finden Sie unter Optionen beim Ausscheiden ausüben.

Form 3921 für eine ISO-Ausübung: Was reicht das Unternehmen bis wann ein?

Die Kapitalgesellschaft reicht für jede ISO-Ausübung im Kalenderjahr eine Form 3921 ein und gibt dem Arbeitnehmer eine Kopie. Die Form nennt Vergabetag, Ausübungstag, Ausübungspreis je Aktie, Marktwert je Aktie am Ausübungstag und Aktienzahl (Anleitung zu Form 3921). Keine Form 3921 ist nötig für einen nicht in den USA ansässigen ausländischen Arbeitnehmer, dem das Unternehmen für kein Jahr vom Vergabejahr bis zum Ausübungsjahr eine Form W-2 geben musste.

Fällt eine Frist auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sie sich auf den nächsten Werktag. Ein Unternehmen, das insgesamt 10 oder mehr Informationserklärungen aller Art einreicht, muss elektronisch einreichen (Allgemeine Anleitung zu bestimmten Informationserklärungen). Eine verspätete oder fehlende Form kann $60 bis $340 je Erklärung kosten, für die Kopie des Arbeitnehmers erneut. Zu Formen, die in früheren Jahren fehlten, lesen Sie Steuerbereinigung vor der Due-Diligence-Prüfung von Investoren.

Die ISO-Ausübung selbst ist kein Arbeitslohn: kein Einbehalt von Einkommensteuer, keine Social-Security- und Medicare-Beiträge und keine FUTA-Steuer (Publication 15-B). Die Differenz kann für die AMT des Arbeitnehmers trotzdem wichtig sein.

NSO-Ausübung: Was muss die Lohnabrechnung einbehalten und melden?

Für einen Arbeitnehmer oder ehemaligen Arbeitnehmer ist die NSO-Differenz Arbeitslohn. Darauf fallen Einkommensteuer-Einbehalt, Social Security, Medicare und FUTA an. Sie wird in Form W-2 gemeldet: in Feld 1, in Feld 3 bis zur Bemessungsgrenze von $184.500, in Feld 5 und in Feld 12 mit Code V (Anleitung zu Form W-2; Publication 15-B).

• Einkommensteuer: Die Differenz zählt als zusätzliche Vergütung (26 CFR 31.3402(g)-1). Das Unternehmen darf pauschal 22 % einbehalten, wenn es in diesem oder im vorigen Jahr vom regulären Lohn des Arbeitnehmers Steuern einbehalten hat. Zusätzliche Vergütungen über $1 Million im Jahr müssen mit 37 % einbehalten werden (Publication 15).
• Social Security und Medicare: je 6,2 % und 1,45 % von jeder Seite, dazu 0,9 % zusätzlicher Medicare-Einbehalt, sobald der Lohn des Arbeitnehmers $200.000 übersteigt.
• Einzahlungen und Erklärungen: Nehmen Sie die Steuer in die reguläre Einzahlung und in Form 941 auf. Eine große Ausübung kann die Einzahlungsregel für den Folgetag auslösen, und zwar bei $100.000.

Die Differenz wird in Aktien ausgezahlt, nicht in bar. Klären Sie daher, wie der Arbeitnehmer den Einbehalt finanziert, bevor die Ausübung verarbeitet wird. Das Unternehmen schuldet die Einkommensteuer, die es hätte einbehalten müssen. Werden einbehaltene Steuern nicht abgeführt und kann das Unternehmen nicht zahlen, kann der IRS den Trust Fund Recovery Penalty (Haftungszuschlag für nicht abgeführte Steuern) erheben, die gesamte unbezahlte einbehaltene Einkommensteuer sowie Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers. Er trifft jeden Officer (Führungskraft) und Arbeitnehmer, der für Einzug oder Zahlung verantwortlich ist und vorsätzlich gehandelt hat (Publication 15); lesen Sie dazu Rückstand bei Lohnsteuern. Auch ein Einbehalt der Einkommensteuer des Bundesstaates kann anfallen; er ist von Bundesstaat zu Bundesstaat verschieden.

Für einen Auftragnehmer, Berater oder externen Direktor gibt es keine Lohnabrechnung. Melden Sie die Differenz in Feld 1a von Form 1099-NEC, wenn sie zusammen mit anderen Vergütungen für Leistungen $2.000 erreicht. Fällig ist die Meldung bis 31. Januar (Anleitung zu Form 1099-NEC; Publication 5992). Die eigene Steuer des Inhabers behandelt Startup-Aktienoptionen ausüben.

Vorzeitige Ausübung nicht unverfallbarer Optionen: Welche Unterlagen bewahrt das Unternehmen auf?

Bewahren Sie die Ausübungsvereinbarung mit dem Rückkaufrecht des Unternehmens, den Unverfallbarkeitsplan und eine Kopie jeder Wahl nach Section 83(b) auf. Wer eine 83(b)-Wahl trifft, die binnen 30 Tagen nach der Übertragung der Aktien fällig ist, muss dem Unternehmen ebenfalls eine Kopie geben (26 CFR 1.83-2).

Die 83(b)-Wahl entscheidet, wann eine vorzeitig ausgeübte NSO besteuert wird. Ohne sie entsteht Einkommen, sobald die Aktien unverfallbar werden, bemessen am Wert zu diesem Zeitpunkt (Publication 525). Die Unverfallbarkeitstermine eines Arbeitnehmers werden dann zu Ereignissen der Lohnabrechnung mit Einbehalt und W-2-Meldung. Eine vorzeitig ausgeübte ISO gehört in Form 3921 für das Jahr der Ausübung, mit dem Wert am Ausübungstag, weil die Aktien auch als noch nicht unverfallbare Aktien als übertragen gelten (26 CFR 1.421-1(g)). Ob der Arbeitnehmer die Wahl treffen sollte, behandelt vorzeitige Ausübung von Startup-Aktienoptionen.

Steuerabzug für aktienbasierte Vergütung: Erhält das Unternehmen einen?

Bei NSO ja: Die Kapitalgesellschaft zieht den Betrag ab, den der Inhaber als Einkommen versteuert, und zwar in ihrem Steuerjahr, das das Ende des Steuerjahres des Inhabers einschließt (26 U.S.C. 83(h)). Sind die Aktien bei der Ausübung bereits unverfallbar, richtet sich der Abzug stattdessen nach der Gewinnermittlungsmethode des Unternehmens, meist nach dem Jahr der Ausübung (26 CFR 1.83-6(a)(3)). Der Inhaber gilt als zu dem Zeitpunkt besteuert, in dem das Unternehmen die W-2 oder 1099 fristgerecht einreicht (26 CFR 1.83-6(a)(2)). Für jeden Teil, den das Unternehmen aktivieren muss, etwa Forschungskosten, die es über Jahre abschreibt, ist jetzt kein Abzug zulässig (26 CFR 1.83-6(a)(4)); lesen Sie dazu Abzug von Softwareentwicklungskosten in den USA.

Bei ISO in der Regel nein. Das Unternehmen erhält keinen Abzug, wenn der Arbeitnehmer die Haltefristen einhält: zwei Jahre ab der Vergabe und ein Jahr ab der Ausübung (26 U.S.C. 421(a); 422(a)). Verkauft der Arbeitnehmer früher (eine Disqualifying Disposition, schädliche Veräußerung), hat er gewöhnliche Einkünfte, und das Unternehmen zieht denselben Betrag im Jahr des Verkaufs ab (26 U.S.C. 421(b)). Melden Sie diese Einkünfte in W-2 Feld 1, ohne Einbehalt und ohne Social Security und Medicare (Publication 15-B). Für den Abzug muss die W-2 oder W-2c spätestens dann ausgestellt und eingereicht sein, wenn das Unternehmen die Erklärung einreicht, in der es den Abzug geltend macht (26 CFR 1.83-6(a)(2)). Vom Verkauf erfährt das Unternehmen nur, wenn es jemand mitteilt. Bitten Sie Arbeitnehmer daher, frühe Verkäufe zu melden.

Wie erscheinen Optionen in den Büchern, und warum weicht die Steuererklärung ab?

Die Bücher und die Steuererklärung erfassen die Optionskosten zu unterschiedlichen Zeitpunkten und in unterschiedlicher Höhe. Der Jahresabschluss erfasst einen Aufwand für aktienbasierte Vergütung nach dem Regelwerk des Unternehmens, meist verteilt über den Zeitraum der Unverfallbarkeit. Der Steuerabzug folgt den oben genannten Regeln: bei NSO die Differenz bei Ausübung oder Unverfallbarkeit, bei ISO nur bei einer schädlichen Veräußerung.

Die Differenz wird in Form 1120, Schedule M-1 abgestimmt (nicht nötig, wenn die gesamten Einnahmen und die Bilanzsumme am Jahresende beide unter $250.000 liegen). Bei einer Bilanzsumme ab $10.000.000 erfolgt die Abstimmung in Schedule M-3; dort vergleicht Zeile 9 in Teil III den Aufwand für Aktienoptionen nach den Büchern mit dem Abzug (Anleitung zu Form 1120; Anleitung zu Schedule M-3). Der Prüfungsleitfaden des IRS für Prüfer, der nicht verbindlich ist, lässt den Optionsabzug mit den W-2-Beträgen mit Code V abstimmen (Publication 5992). Führen Sie daher einen Bericht je Inhaber mit Ausübungstagen, Differenz, Einbehalt und ausgestellter Form.

Rückkaufangebot oder Rückkauf von Arbeitnehmern: Was muss das Unternehmen einbehalten?

Das hängt davon ab, was verkauft wird:

• Zum Verkauf ausgeübte Optionen: Die NSO-Ausübung eines Arbeitnehmers ist Arbeitslohn, mit dem üblichen Einbehalt und W-2 Code V.
• ISO-Aktien, die vor Ablauf der Haltefristen verkauft werden: eine schädliche Veräußerung; Meldung in W-2 Feld 1, kein Einbehalt.
• Ein Preis über dem Marktwert: Jeder Teil, der für Leistungen statt für die Aktien gezahlt wird, ist Vergütung, und bei einem Arbeitnehmer heißt das Arbeitslohn. Ob ein Aufschlag Vergütung ist, hängt von den Tatsachen ab. Für Rückkaufangebote gibt es keine eigene Regel; behandeln Sie den Punkt daher als ungeklärt.

Die Sicht des Verkäufers, auch wann ein Rückkauf durch das Unternehmen als Verkauf zählt, behandelt Startup-Aktien in einem Rückkaufangebot verkaufen. Rückkäufe von mehr als 5 % der Aktien des Unternehmens können außerdem Aktien, die es in dem Jahr davor oder danach ausgibt, den QSBS-Status kosten (26 U.S.C. 1202(c)(3)); lesen Sie dazu QSBS für Gründer und frühe Mitarbeiter.

Was sollte das Optionsverzeichnis enthalten?

Aus dem Verzeichnis sollte sich jede Form und jeder Abzug aus einer einzigen Aufzeichnung nachvollziehen lassen:

• Inhaber, Inhabertyp (Arbeitnehmer, ehemaliger Arbeitnehmer, Auftragnehmer, Direktor) und Wohnsitzland
• Datum des Board-Beschlusses, Vergabetag, ISO oder NSO, Aktienzahl und Ausübungspreis
• Den verwendeten 409A-Bericht und sein Bewertungsdatum
• Unverfallbarkeitsplan und die Aufteilung der ISO-Jahresgrenze nach Jahren
• Jede Ausübung: Datum, Aktienzahl, Marktwert, Differenz, Einbehalt und ausgestellte Form
• Vorzeitige Ausübungen, Rückkaufrechte und Kopien der 83(b)-Wahl
• Daten des Ausscheidens und Fristen für die Ausübung nach dem Ausscheiden
• Gemeldete frühe Verkäufe von ISO-Aktien

Beispiel

Diese Szenarien dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Ein Arbeitnehmer übt ISO aus

Ein Arbeitnehmer übt ISO über 10.000 Aktien zu $1 aus, wenn der 409A-Wert $4 beträgt. Das Unternehmen reicht Form 3921 ein mit Vergabetag, Ausübungstag, Preis von $1, Wert von $4 und 10.000 Aktien. Es behält nichts ein und nimmt nichts in die W-2 auf. Die Differenz von $30.000 kann für die AMT des Arbeitnehmers zählen. Das Unternehmen erhält keinen Abzug, es sei denn, der Arbeitnehmer verkauft später vorzeitig.

Ein Arbeitnehmer übt NSO aus

Die NSO-Ausübung eines Arbeitnehmers hat eine Differenz von $50.000. Das sind $50.000 Arbeitslohn. Hat das Unternehmen vom regulären Lohn des Arbeitnehmers Steuern einbehalten und nutzt den Pauschalsatz, behält es $11.000 Bundeseinkommensteuer zu 22 % ein. Angenommen, der Lohn des Arbeitnehmers für das Jahr bleibt einschließlich der Differenz unter der Bemessungsgrenze der Social Security und unter der Schwelle für Additional Medicare. Dann behält es außerdem $3.100 Social Security und $725 Medicare ein und zahlt seinen eigenen Anteil. Die W-2 zeigt $50.000 in Feld 12 mit Code V, und das Unternehmen zieht $50.000 ab.

Ein Berater übt NSO aus

Ein Berater, der kein Arbeitnehmer ist, übt NSO mit einer Differenz von $20.000 aus. Es gibt keine Lohnabrechnung und keinen Einbehalt. Das Unternehmen meldet $20.000 in Feld 1a von Form 1099-NEC und zieht $20.000 ab.

Anders bei Ihnen?

• Vergaben waren vor dem Board-Beschluss datiert oder auf einer alten Bewertung bepreist: Ein 409A- oder ISO-Problem muss möglicherweise vor der nächsten Runde korrigiert werden; holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Forms 3921 oder W-2-Beträge mit Code V fehlten in früheren Jahren: Lesen Sie Steuerbereinigung vor der Due-Diligence-Prüfung von Investoren und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie sind der Arbeitnehmer, der ausübt: Lesen Sie Startup-Aktienoptionen ausüben und AMT bei ISO.
• Mitarbeiter leben und arbeiten in Kanada: Es gelten kanadische Regeln; lesen Sie Aktienoptionen für Mitarbeiter in Kanada.
• Das Unternehmen führt ein Rückkaufangebot oder einen Rückkauf durch: Lesen Sie Startup-Aktien in einem Rückkaufangebot verkaufen und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Ein Optionsinhaber lebt oder arbeitet außerhalb der USA: Einbehalt und Formen können abweichen; lesen Sie Auftragnehmer im Ausland bezahlen und Mitarbeiter im Ausland einstellen.
• Gründer legen ihre eigene Vergütung fest: Lesen Sie Gründergehalt in einer mit Risikokapital finanzierten Kapitalgesellschaft.