Einkommen als Selbstständiger gegenüber Kreditgebern belegen

Was will der Kreditgeber prüfen, und worum sollten Sie bitten?

Der Kreditgeber will feststellen, auf welches Einkommen er sich bei Ihrem Antrag verlassen kann. Bitten Sie um die schriftliche Checkliste, bevor Sie jemanden dafür bezahlen, eine Aufstellung oder ein Schreiben zu erstellen: die verlangten Zeiträume, ob persönliche und betriebliche Steuererklärungen gewünscht sind, das Enddatum der Aufstellung und den genauen Wortlaut, den ein CPA unterschreiben soll.

Für Verbraucherkredite, die durch eine Wohnimmobilie besichert sind und unter die Vorschrift fallen, verlangen die Bundesvorschriften, dass der Kreditgeber aktuelles oder realistisch erwartetes Einkommen oder Vermögen berücksichtigt und die Beträge, auf die er sich stützt, mit hinreichend verlässlichen Unterlagen Dritter überprüft. Eingereichte Steuererklärungen, IRS-Transkripte, Lohnformulare und Unterlagen von Finanzinstituten gehören zu den zulässigen Beispielen. Diese Vorschrift legt nicht für jeden Kreditgeber eine einheitliche Unterlagenliste fest, verlangt kein CPA-Schreiben und gilt nicht für jeden Geschäftskredit oder jeden Mietantrag. Sie nimmt Kreditlinien auf Wohneigentum aus und, bei den Prüfungen der Rückzahlungsfähigkeit, bestimmte Umkehrhypotheken, Überbrückungskredite, Baukredite und Kredite aus Wohnungsbauprogrammen. Das Bundesgesetz erlaubt Behörden außerdem, berechtigte vereinfachte Refinanzierungen von der Einkommensprüfung auszunehmen.

Welche Steuererklärungen zeigen das Einkommen für welche Unternehmensform?

Legen Sie dem Kreditgeber die eingereichte Steuererklärung und die Anlagen vor, die das Unternehmensergebnis bis zu Ihnen zurückverfolgen. Der Gewinn des Unternehmens insgesamt ist nicht automatisch dasselbe wie das Einkommen eines Eigentümers.

Eine transparente LLC mit einem Mitglied (Disregarded Entity), die einer Privatperson gehört, kann ihre Tätigkeit stattdessen auf Schedule E oder Schedule F angeben; eine LLC, die als Kapitalgesellschaft besteuert wird, verwendet die entsprechende Steuererklärung für Kapitalgesellschaften (IRS). Weitere Posten aus dem K-1 können an anderer Stelle in der Steuererklärung des Eigentümers erscheinen (Anleitung zu Schedule E).

Sind Ehegatten die einzigen Eigentümer eines Unternehmens außerhalb eines Rechtsträgers nach dem Recht eines Bundesstaates, wirken beide wesentlich mit und reichen sie die Steuererklärung gemeinsam ein, können sie auf Form 1040 mit getrennten Schedules C oder F die Behandlung als Qualified Joint Venture (qualifiziertes Gemeinschaftsunternehmen) wählen; es gibt kein eigenes Wahlformular und keine eigene Frist über die Einreichung dieser Steuererklärung hinaus. Legen Sie dem Kreditgeber diese Schedules vor; für dieses Unternehmen gibt es weder Form 1065 noch ein K-1. Eine qualifizierte LLC, die Ehegatten als Gütergemeinschaft gehört, kann stattdessen auf dem Schedule C eines Ehegatten angegeben werden. Welcher Weg gilt, hängt davon ab, wie die Eigentümer eingereicht haben (Anleitung zu Schedule C, IRS Publication 541).

Legen Sie alle Seiten und Anlagen vor, die der Kreditgeber verlangt. Wurde eine Steuererklärung geändert, sagen Sie es dem Kreditgeber und fragen Sie, ob er die geänderte Steuererklärung oder ein Transkript möchte, das spätere Änderungen am Konto abbildet; ein IRS-Transkript der Steuererklärung zeigt in der Regel die ursprüngliche Steuererklärung, nicht spätere Änderungen (IRS-Leitfaden zu Transkripten).

Wann verlangt ein Kreditgeber eine aktuelle Gewinn-und-Verlust-Rechnung oder Bilanz?

Ein Kreditgeber kann aktuelle Aufstellungen verlangen, wenn die zuletzt eingereichte Steuererklärung die jüngste Geschäftstätigkeit nicht mehr beschreibt oder wenn er das Unternehmen hinter Ihrem Einkommen prüfen will. Fragen Sie, welche Monate einzubeziehen sind und wie aktuell die Aufstellungen sein müssen; die Bundesvorschrift zur Überprüfung nennt kein Datum, das einen Zeitraum für alle verbindlich macht (12 CFR 1026.43).

Eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung zeigt Einnahmen und Ausgaben über einen Zeitraum. Eine Bilanz zeigt Aktiva, Passiva und Eigenkapital der Eigentümer zu einem Stichtag (IRS Publication 583). Sie können beide aus einer vollständigen Buchhaltung selbst erstellen oder von einem Buchhalter oder Buchhaltungsexperten erstellen lassen. Ein Kreditgeber kann für seine eigene Akte strengere Bedingungen festlegen. Braucht er bei einer unter die Vorschrift fallenden Hypothek eine unabhängige Überprüfung, kann eine selbst erstellte Aufstellung durch Unterlagen Dritter gestützt werden müssen; die Vorschrift definiert eine Unterlage Dritter getrennt von einer vom Verbraucher erstellten Unterlage.

Wie sollte die Gewinn-und-Verlust-Rechnung zu Bankunterlagen und eingereichten Steuererklärungen passen?

Die Aufstellung sollte einen klar bezeichneten Zeitraum abdecken und erfasste Transaktionen bis zum Beleg zurückverfolgen. Stimmen Sie jedes Geschäftskonto ab und erklären Sie dann Unterschiede zwischen Einzahlungen, Umsätzen, Bargeldentnahmen und steuerpflichtigem Gewinn; diese Beträge beantworten unterschiedliche Fragen.

Nach Angabe des IRS soll die betriebliche Buchhaltung Bruttoeinnahmen und Abzüge zeigen, gestützt durch Rechnungen, Einzahlungsbelege, Eingangsrechnungen und Zahlungsnachweise. Eine Buchhaltung, die für den Kreditgeber taugt, erfüllt Folgendes:

1. Stimmen Sie Bank- und Kartenauszüge bis zum Stichtag der Aufstellung ab. Ordnen Sie Umsätze und Ausgaben Rechnungen, Belegen und Zahlungsunterlagen zu.
2. Kennzeichnen Sie Überweisungen zwischen Konten, Einlagen oder Entnahmen der Eigentümer sowie Darlehensauszahlungen oder -rückzahlungen. Machen Sie aus einer Überweisung keinen Umsatz und aus einer Entnahme keine Betriebsausgabe.
3. Vergleichen Sie die Buchhaltung des zuletzt abgeschlossenen Jahres mit der eingereichten Steuererklärung. Halten Sie eine kurze Erklärung für Unterschiede bereit, etwa durch steuerliche Abschreibung, Abschlussbuchungen oder eine abweichende Bilanzierungsmethode. Der IRS erklärt, dass Cash-Methode und Accrual-Methode Einnahmen und Ausgaben zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfassen.
4. Kennzeichnen Sie spätere Korrekturen, statt die Aufstellung stillschweigend an eine Steuererklärung anzupassen. Schicken Sie dem Kreditgeber den korrigierten Zeitraum und eine Erklärung, wenn seine frühere Kopie abwich.

Liegt die Buchhaltung zu weit zurück, um eine Aufstellung zu stützen, lesen Sie Rückständige Buchführung nachholen.

Muss ein CPA die Gewinn-und-Verlust-Rechnung unterschreiben?

Die bundesrechtliche Vorschrift zur Hypothekenprüfung enthält kein allgemeines Erfordernis einer CPA-Unterschrift. Der Kreditgeber kann nach seinen eigenen Anforderungen trotzdem eine von einem CPA erstellte Aufstellung, ein unterschriebenes Schreiben oder eine förmliche Buchhaltungsleistung verlangen. Lassen Sie sich diese Anforderung schriftlich geben, bevor Sie Arbeit beauftragen.

Eine Unterschrift allein sagt dem Kreditgeber nicht, ob der CPA die Zahlen zusammengestellt, prüferisch durchgesehen, geprüft oder nur weitergegeben hat, die das Unternehmen geliefert hat. Will der Kreditgeber ein Prüfungsurteil oder eine andere Bestätigungsleistung (Assurance), fragen Sie, welche Art von Arbeit er akzeptiert. Die Hinweise des Texas Board warnen CPAs davor, nach rein steuerlicher Arbeit Formulierungen einer Bestätigung zu verwenden, ohne die Verfahren durchgeführt zu haben, die sie stützen würden. Diese Hinweise betreffen CPAs in Texas; die geltenden Regeln des Bundesstaates und die Berufsstandards können anderswo abweichen.

Was kann ein CPA-Schreiben bestätigen?

Ein CPA kann mit Ihrer Erlaubnis möglicherweise begrenzte Tatsachen aus tatsächlich geleisteter Arbeit oder tatsächlich eingesehenen Unterlagen bestätigen. Ob ein CPA ein Schreiben ausstellt und wie es lautet, hängt vom Mandat, von den Nachweisen, von den Regeln des Bundesstaates und von der Anfrage des Kreditgebers ab.

Die Hinweise des Texas Board besagen, dass ein CPA, der nur steuerlich tätig war, entweder die Verfahren für eine förmliche Bestätigung durchführen oder ein Schreiben ausstellen kann, das klar darauf hinweist, dass es keine Zusicherung abgibt. Sie warnen vor Zusicherungen zur Zahlungsfähigkeit oder zur Fähigkeit, Schulden zu begleichen. Auch das California Board weist auf Einwilligung des Mandanten, Haftung gegenüber Dritten und das Risiko hin, ein Schreiben im Stil einer Bestätigung ohne entsprechendes Mandat auszustellen. Keines der beiden Boards legt ein landesweit einheitliches Musterschreiben fest. Ein Schreiben sollte kein künftiges Einkommen, keine Zahlungsfähigkeit, keine Kreditzusage und keine Zahlungsleistung garantieren.

Warum verlangt der Kreditgeber ein IRS-Transkript oder Form 4506-C?

Mit einem IRS-Transkript kann der Kreditgeber die Steuerangaben, die er erhält, mit den Unterlagen des IRS vergleichen. Im Rahmen des Income Verification Express Service des IRS sendet der Kreditgeber einen Antrag auf Form 4506-C über ein IRS-Konto oder per Fax. Der IRS sendet Unterlagen erst, nachdem Sie den Antrag genehmigt haben. Prüfen Sie vor der Unterschrift den auf dem Formular genannten IVES-Teilnehmer und Kreditgeber, die Transkriptart, die Steuerzeiträume und die Angaben zum Steuerpflichtigen. Bei einem Antrag für ein Unternehmen ist ein bevollmächtigter Unterzeichner mit anerkannter Funktion nötig; der IRS muss Form 4506-C innerhalb von 120 Tage nach der Unterschrift erhalten.

Für Ihr Transkript zu Form 1040 nutzen Sie Ihr IRS-Onlinekonto für Privatpersonen, fordern es per Post an oder reichen Form 4506-T ein. Für das Transkript einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft nutzen Sie, sofern Sie berechtigt sind, das Online-Steuerkonto des Unternehmens, Form 4506-T oder die Telefonhotline des IRS für Unternehmen und Spezialsteuern (IRS-Leitfaden zum Unternehmenstranskript). Ein Transkript der Unternehmenssteuererklärung zeigt keine beigefügten Anlagen; senden Sie ein vom Kreditgeber verlangtes K-1 daher gesondert. Der Leitfaden zum Transkript für Privatpersonen besagt, dass ein Transkript der Steuererklärung die meisten Angaben aus der ursprünglichen Form 1040 und den Anlagen zeigt, während ein Kontotranskript spätere Änderungen zeigt. Ein Transkript zu Lohn und Einkommen zeigt die Informationsmeldungen, die dem IRS vorliegen, und kann unvollständig sein. Fragen Sie den Kreditgeber, welche Art er akzeptiert; die Zusendung einer eigenen Kopie ersetzt möglicherweise sein Überprüfungsverfahren nicht.

Zählt der Kreditgeber Löhne, Unternehmensgewinn oder beides?

Nur der Kreditgeber kann sagen, welche belegten Beträge er verwendet. Zeigen Sie jede Einkommensart getrennt und fragen Sie, wie sein Programm sie behandelt, besonders wenn Löhne und durchgereichter Gewinn aus demselben Unternehmen stammen.

Bei einem Einzelunternehmer unterscheidet sich der Gewinn auf Schedule C von dem Geld, das auf ein privates Konto überwiesen wird. Eine Ausschüttung einer Personengesellschaft bestimmt nicht den Gewinnanteil eines Gesellschafters; weisen Sie garantierte Zahlungen aus dem K-1 getrennt von diesem Anteil aus (IRS Publication 541). Ein Aktionär einer S Corporation kann Lohn auf Form W-2 und einen Einkommensanteil auf Schedule K-1 haben; eine Ausschüttung ist keines von beiden (IRS Publication 525). Erhalten Sie Lohn von Ihrer S Corporation, fragen Sie, ob der Kreditgeber zusätzlich aktuelle Gehaltsabrechnungen braucht, um den aktuellen Lohn zu überprüfen (12 CFR 1026.43). Der nicht ausgeschüttete Gewinn einer C Corporation gehört dem eigenständigen Steuerpflichtigen, der Kapitalgesellschaft; der Eigentümer kann stattdessen Lohn oder Dividenden belegen (IRS). Addieren Sie Unternehmensgewinn, K-1-Einkommen, Löhne und Bargeldentnahmen nicht zu einer einzigen unbelegten Summe.

Wie Überweisungen an Eigentümer zu erfassen sind, lesen Sie unter Sich selbst aus einer LLC bezahlen. Zur Frage des Gehalts in einer S Corporation lesen Sie Gehalt für Eigentümer einer S Corporation.

Was ist, wenn das Einkommen gesunken ist oder das Unternehmen erst kürzlich gegründet wurde?

Sagen Sie dem Kreditgeber, welche Unterlagen die Veränderung zeigen, und fragen Sie, welche alternativen Nachweise sein Kreditprogramm akzeptiert. Eine aktuelle Gewinn-und-Verlust-Rechnung, aktuelle Bankunterlagen, Verträge und eine Erklärung, wann das Unternehmen begonnen hat, können helfen, die Tatsachen zu belegen; sie lassen aber keine früheren Steuererklärungen entstehen und garantieren nicht, dass der Kreditgeber erwartetes Einkommen verwendet.

Für durch Wohnimmobilien besicherte Kredite, die unter die Vorschrift fallen, verlangt die Bundesvorschrift, dass der Kreditgeber aktuelles oder realistisch erwartetes Einkommen berücksichtigt und die Beträge, auf die er sich stützt, überprüft. Sie schreibt nicht allgemein zwei Jahre Steuererklärungen vor und verpflichtet den Kreditgeber nicht, einen Rückgang zu ignorieren. Das Bundesgesetz erlaubt einem Hypothekengeber, belegtes saisonales oder unregelmäßiges Einkommen aus einem Kleinunternehmen zu berücksichtigen. Verlangt die Checkliste Steuererklärungen, die Sie nicht vorlegen können, fragen Sie nach dem schriftlichen Ausnahmeverfahren, bevor Sie ein CPA-Schreiben anfordern.

Was sollten Sie dem Buchhaltungsexperten vor der Frist schicken?

Schicken Sie dem Buchhaltungsexperten die genaue Anfrage des Kreditgebers und die Frist. Wenn der Buchhaltungsexperte Informationen an den Kreditgeber weitergibt, fragen Sie, welche schriftliche Einwilligung nötig ist, und nennen Sie Empfänger und weiterzugebende Informationen (IRS, Hinweise des Texas Board). Ein Buchhaltungsexperte braucht außerdem die Unterlagen hinter einer Aufstellung oder einem Schreiben und Zeit, um zu entscheiden, ob der verlangte Wortlaut belegbar ist.

• Die Checkliste oder das Schreibenformular des Kreditgebers, Kontaktdaten, verlangte Zeiträume, Stichtag der Aufstellung und Abgabefrist.
• Eingereichte persönliche und betriebliche Steuererklärungen mit Anlagen, verfügbare Transkripte und etwaige geänderte Steuererklärungen.
• Aktuelle Buchhaltungsunterlagen und abgestimmte Bank- und Kartenauszüge für jedes Geschäftskonto.
• Verkaufsunterlagen, Rechnungen, Belege, Lohnunterlagen, Darlehensauszüge und Erklärungen zu hohen Überweisungen.
• Gründungs- oder Eigentumsunterlagen, wenn das Schreiben den Rechtsträger oder Ihr Eigentum behandeln soll.
• Ein Hinweis auf verändertes Einkommen, fehlende Unterlagen und jede frühere Aufstellung, die dem Kreditgeber bereits geschickt wurde.

Bitten Sie den Buchhaltungsexperten zu sagen, welche Leistung bis zur Frist möglich ist. Brauchen Sie nur Hilfe beim Führen der Unterlagen, lesen Sie Eigene Buchhaltung oder Buchhalter beauftragen.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung in US-Dollar. Die aktuelle Buchhaltung eines Einzelunternehmers seit Jahresbeginn zeigt Umsätze von US$80.000 und Betriebsausgaben von US$50.000, also einen Gewinn von US$30.000. Die Bankeinzahlungen betragen insgesamt US$90.000, weil US$10.000 eigenes Geld des Eigentümers auf das Geschäftskonto überwiesen wurden. Der Eigentümer hat außerdem US$12.000 für private Zwecke entnommen; diese Entnahme ist keine Betriebsausgabe.

Der Kreditgeber erhält eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung mit einem Gewinn von US$30.000 für den genannten Zeitraum, dazu Bankunterlagen und eine kurze Erklärung zur Überweisung von US$10.000 und zur Entnahme von US$12.000. Das zuletzt eingereichte Schedule C stützt den früheren Zeitraum. Der Kreditgeber entscheidet, welches aktuelle Einkommen er verwendet; keine der Banksummen belegt es für sich allein.

Bei Ihnen anders?

• Ihre Unterlagen sind unvollständig: Bauen Sie sie neu auf, bevor Sie eine verlässliche Aufstellung anfordern. Lesen Sie Rückständige Buchführung nachholen.
• Sie sind unsicher, wer die Buchhaltung führen soll: Lesen Sie Eigene Buchhaltung oder Buchhalter beauftragen.
• Die Entnahmen aus Ihrer LLC passen nicht zum Gewinn: Lesen Sie Sich selbst aus einer LLC bezahlen.
• Lohn und K-1-Einkommen Ihrer S Corporation weichen voneinander ab: Lesen Sie Gehalt für Eigentümer einer S Corporation.
• Der Kreditgeber verlangt eine unterschriebene Bestätigung, oder Ihre Steuererklärungen und Ihre Buchhaltung widersprechen sich: Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung mit der genauen Anfrage, den eingereichten Steuererklärungen und aktuellen Unterlagen, damit der Umfang beurteilt werden kann.