Chứng minh thu nhập tự kinh doanh cho bên cho vay

Bên cho vay muốn xác minh điều gì, và bạn nên hỏi những gì?

Bên cho vay muốn xác lập khoản thu nhập mà họ có thể dựa vào cho hồ sơ vay của bạn. Hãy xin danh sách hồ sơ bằng văn bản của họ trước khi trả tiền nhờ người lập báo cáo hoặc thư: các kỳ bắt buộc, họ muốn tờ khai cá nhân hay tờ khai doanh nghiệp, ngày kết thúc của báo cáo, và nội dung chính xác họ mong CPA ký.

Đối với các khoản vay tiêu dùng thuộc phạm vi áp dụng có thế chấp bằng nhà ở, quy định liên bang yêu cầu bên cho vay xem xét thu nhập hoặc tài sản hiện tại hay dự kiến hợp lý, và xác minh các khoản mà họ dựa vào bằng hồ sơ của bên thứ ba đáng tin cậy một cách hợp lý. Tờ khai thuế đã nộp, bản ghi của IRS, chứng từ tiền lương và hồ sơ của tổ chức tài chính là một số ví dụ được cho phép. Quy định này không đặt ra một danh sách hồ sơ chung cho mọi bên cho vay, không yêu cầu thư của CPA, và không áp dụng cho mọi khoản vay kinh doanh hay đơn thuê nhà. Quy định loại trừ hạn mức tín dụng thế chấp nhà (home equity line of credit), và miễn các bước kiểm tra khả năng trả nợ đối với một số khoản vay thế chấp đảo ngược (reverse mortgage), vay cầu nối, vay xây dựng và vay theo chương trình nhà ở. Luật liên bang cũng cho phép các cơ quan miễn việc xác minh thu nhập đối với các khoản tái cấp vốn đơn giản hóa (streamlined refinance) đủ điều kiện.

Tờ khai nào cho thấy thu nhập của từng loại hình kinh doanh?

Hãy đưa cho bên cho vay tờ khai đã nộp và các bảng cho thấy kết quả kinh doanh được chuyển về bạn như thế nào. Lợi nhuận của cả công ty không mặc nhiên bằng thu nhập của chủ sở hữu.

LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế do một cá nhân sở hữu có thể khai hoạt động trên Schedule E hoặc Schedule F; LLC bị đánh thuế như công ty dùng tờ khai tương ứng của công ty (IRS). Các khoản khác trong K-1 có thể xuất hiện ở những mục khác trên tờ khai của chủ sở hữu (hướng dẫn Schedule E).

Nếu hai vợ chồng là chủ sở hữu duy nhất của một doanh nghiệp không thuộc pháp nhân theo luật tiểu bang, cả hai đều tham gia thực chất, và họ nộp tờ khai chung, họ có thể chọn cách xử lý liên doanh đủ điều kiện (qualified joint venture) trên Form 1040 với các Schedule C hoặc F riêng; không có form bầu chọn riêng hay hạn riêng ngoài việc nộp tờ khai đó. Hãy đưa các bảng đó cho bên cho vay; doanh nghiệp này không có Form 1065 hay K-1. LLC đủ điều kiện do hai vợ chồng sở hữu như tài sản chung theo luật cộng đồng tài sản (community property) có thể khai trên Schedule C của một người. Các cách này phụ thuộc vào việc chủ sở hữu đã khai như thế nào (hướng dẫn Schedule C, IRS Publication 541).

Hãy đưa đủ mọi trang và bảng mà bên cho vay yêu cầu. Nếu tờ khai đã được điều chỉnh, hãy báo cho bên cho vay và hỏi họ muốn tờ khai điều chỉnh hay bản ghi có phản ánh các thay đổi sau đó trong tài khoản; bản ghi tờ khai thuế của IRS thường cho thấy tờ khai gốc, không có các thay đổi về sau (hướng dẫn về bản ghi của IRS).

Khi nào bên cho vay yêu cầu báo cáo lãi lỗ hoặc bảng cân đối kế toán hiện tại?

Bên cho vay có thể yêu cầu báo cáo hiện tại khi tờ khai đã nộp gần nhất không còn mô tả hoạt động kinh doanh gần đây, hoặc khi họ muốn xem xét doanh nghiệp đứng sau thu nhập của bạn. Hãy hỏi cần gồm những tháng nào và báo cáo phải gần đến mức nào; quy định xác minh của liên bang không đặt ngày nào làm kỳ chung cho mọi trường hợp (12 CFR 1026.43).

Báo cáo lãi lỗ cho thấy thu nhập và chi phí trong một kỳ. Bảng cân đối kế toán cho thấy tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại một ngày (IRS Publication 583). Bạn có thể lập chúng từ sổ sách đầy đủ, hoặc nhờ nhân viên ghi sổ hay kế toán viên lập. Bên cho vay có thể đặt điều kiện chặt hơn cho hồ sơ của họ. Nếu họ cần xác minh độc lập đối với khoản vay thế chấp thuộc phạm vi áp dụng, báo cáo do chính bạn lập có thể cần thêm hồ sơ của bên thứ ba; quy định định nghĩa riêng hồ sơ của bên thứ ba khác với tài liệu do người tiêu dùng lập.

Báo cáo lãi lỗ nên khớp với hồ sơ ngân hàng và tờ khai đã nộp như thế nào?

Báo cáo nên bao gồm một kỳ được ghi nhãn rõ ràng và truy ngược được từ các giao dịch đã ghi về bằng chứng. Hãy đối chiếu từng tài khoản kinh doanh, rồi giải thích các chênh lệch giữa tiền gửi vào, doanh thu, tiền mặt đã rút và lợi nhuận chịu thuế; các con số này trả lời những câu hỏi khác nhau.

IRS cho biết sổ sách kinh doanh phải thể hiện tổng thu nhập và các khoản khấu trừ, có hóa đơn, hồ sơ tiền gửi, chứng từ thanh toán và bằng chứng chi trả làm căn cứ. Để có bộ sổ sách sẵn sàng nộp cho bên cho vay:

1. Đối chiếu sao kê ngân hàng và thẻ đến ngày của báo cáo. Khớp doanh thu và chi phí với hóa đơn, biên lai và hồ sơ thanh toán.
2. Ghi rõ các khoản chuyển giữa các tài khoản, vốn góp hoặc khoản rút vốn của chủ sở hữu, và tiền vay hoặc khoản trả nợ. Đừng biến khoản chuyển thành doanh thu hay khoản rút thành chi phí kinh doanh.
3. So sánh sổ sách của năm hoàn tất gần nhất với tờ khai đã nộp. Hãy giữ một giải thích ngắn cho các chênh lệch như khấu hao theo thuế, bút toán kết sổ hoặc phương pháp kế toán khác. IRS giải thích rằng phương pháp tiền mặt và dồn tích ghi nhận thu nhập và chi phí vào những thời điểm khác nhau.
4. Hãy nêu rõ các điều chỉnh về sau, đừng âm thầm sửa báo cáo cho khớp với tờ khai. Nếu bản đã gửi cho bên cho vay trước đó có khác, hãy gửi cho họ kỳ đã sửa kèm giải thích.

Nếu sổ sách bị trễ quá nhiều để lập được báo cáo, hãy xem hoàn thiện sổ sách tồn đọng.

CPA có bắt buộc phải ký báo cáo lãi lỗ không?

Quy định xác minh khoản vay thế chấp của liên bang không có yêu cầu chung về chữ ký của CPA. Tuy nhiên, bên cho vay vẫn có thể yêu cầu báo cáo do CPA lập, một thư có ký, hoặc một dịch vụ kế toán chính thức theo quy định riêng của họ. Hãy lấy yêu cầu đó bằng văn bản trước khi thuê người thực hiện.

Chỉ riêng chữ ký không cho bên cho vay biết CPA đã lập báo cáo (compile), soát xét (review), kiểm toán (audit), hay chỉ chuyển tiếp các số liệu do doanh nghiệp cung cấp. Nếu bên cho vay muốn có ý kiến hoặc mức đảm bảo khác, hãy hỏi họ chấp nhận mức công việc nào. Hướng dẫn của hội đồng Texas cảnh báo CPA không dùng ngôn từ chứng thực sau khi chỉ làm công việc về thuế mà không có các thủ tục hỗ trợ. Hướng dẫn đó nói về CPA ở Texas; quy định của tiểu bang áp dụng và chuẩn mực nghề nghiệp có thể khác ở nơi khác.

Thư của CPA có thể xác nhận điều gì?

CPA có thể xác nhận một số thông tin giới hạn từ công việc đã thực hiện hoặc hồ sơ đã xem, khi được bạn cho phép. CPA có cấp thư hay không, và nội dung ra sao, tùy vào hợp đồng dịch vụ, bằng chứng, quy định của tiểu bang và yêu cầu của bên cho vay.

Hướng dẫn của hội đồng Texas nêu rằng CPA chỉ làm thuế có thể hoặc thực hiện các thủ tục cần thiết cho một chứng thực chính thức, hoặc cấp thư nói rõ không đưa ra mức đảm bảo nào. Hướng dẫn cũng cảnh báo không nên đảm bảo về khả năng thanh toán hay khả năng trả nợ. Hội đồng California cũng lưu ý về sự đồng ý của khách hàng, trách nhiệm đối với bên thứ ba, và rủi ro khi cấp thư theo kiểu chứng thực mà không có hợp đồng chứng thực. Hội đồng của hai tiểu bang đều không tạo ra mẫu thư chung cho cả nước. Thư không nên bảo đảm thu nhập tương lai, khả năng thanh toán, việc khoản vay được duyệt hay việc thanh toán đúng hạn.

Vì sao bên cho vay yêu cầu bản ghi của IRS hoặc Form 4506-C?

Bản ghi của IRS cho phép bên cho vay so sánh thông tin thuế họ nhận được với hồ sơ của IRS. Theo Income Verification Express Service của IRS, bên cho vay gửi yêu cầu Form 4506-C qua tài khoản IRS hoặc bằng fax. IRS chỉ gửi hồ sơ sau khi bạn chấp thuận yêu cầu. Trước khi ký, hãy kiểm tra đơn vị tham gia IVES và bên cho vay ghi trên form, loại bản ghi, các kỳ thuế và thông tin người nộp thuế. Yêu cầu của doanh nghiệp cần người ký được ủy quyền với chức danh được chấp nhận; IRS phải nhận Form 4506-C trong vòng 120 ngày sau khi ký.

Với bản ghi Form 1040 của bạn, hãy dùng IRS Individual Online Account, yêu cầu qua đường bưu điện, hoặc nộp Form 4506-T. Với bản ghi của hợp danh hoặc công ty, hãy dùng tài khoản thuế doanh nghiệp nếu đủ điều kiện, Form 4506-T, hoặc đường dây thuế doanh nghiệp và chuyên biệt của IRS (hướng dẫn về bản ghi doanh nghiệp của IRS). Bản ghi tờ khai doanh nghiệp không hiển thị các bảng đính kèm, nên hãy gửi riêng mọi K-1 mà bên cho vay yêu cầu. Hướng dẫn về bản ghi cá nhân cho biết bản ghi tờ khai (return transcript) hiển thị hầu hết các mục từ Form 1040 gốc và các bảng, còn bản ghi tài khoản (account transcript) hiển thị các thay đổi về sau. Bản ghi tiền lương và thu nhập (wage and income transcript) hiển thị các tờ khai thông tin IRS đã nhận, có thể chưa đầy đủ. Hãy hỏi bên cho vay họ chấp nhận loại nào; việc gửi bản sao của chính bạn có thể không thay thế được quy trình xác minh của họ.

Bên cho vay sẽ tính tiền lương, lợi nhuận kinh doanh hay cả hai?

Chỉ bên cho vay mới nói được họ sẽ dùng khoản nào đã được chứng minh. Hãy trình bày từng nguồn riêng và hỏi chương trình của họ xử lý chúng ra sao, nhất là khi tiền lương và lợi nhuận chuyển tiếp (pass-through) đến từ cùng một doanh nghiệp.

Với chủ doanh nghiệp một chủ, lợi nhuận trên Schedule C khác với số tiền chuyển vào tài khoản cá nhân. Khoản phân phối của hợp danh không quyết định phần thu nhập được phân chia của thành viên hợp danh; hãy trình bày các khoản guaranteed payments trong K-1 riêng với phần đó (IRS Publication 541). Cổ đông S corporation có thể có tiền lương trên Form W-2 và một phần thu nhập trên Schedule K-1; khoản phân phối (distribution) không giống với cả hai (IRS Publication 525). Nếu bạn nhận tiền lương từ S corporation của mình, hãy hỏi bên cho vay có cần thêm phiếu lương gần đây để xác minh tiền lương hiện tại không (12 CFR 1026.43). Lợi nhuận chưa chia của C corporation thuộc về công ty là người nộp thuế riêng; chủ sở hữu có thể chứng minh tiền lương hoặc cổ tức thay vào đó (IRS). Đừng cộng lợi nhuận công ty, thu nhập K-1, tiền lương và tiền mặt đã rút thành một tổng không có căn cứ.

Về cách ghi các khoản chuyển cho chủ sở hữu, xem cách tự trả tiền từ LLC. Về câu hỏi mức lương của S corporation, xem Mức lương của chủ sở hữu S corporation.

Nếu thu nhập giảm hoặc doanh nghiệp mới bắt đầu thì sao?

Hãy cho bên cho vay biết hồ sơ nào cho thấy sự thay đổi và hỏi chương trình vay của họ chấp nhận bằng chứng thay thế nào. Báo cáo lãi lỗ hiện tại, hồ sơ ngân hàng gần đây, hợp đồng và giải thích về thời điểm doanh nghiệp bắt đầu có thể giúp chứng minh các dữ kiện, nhưng chúng không làm cho tờ khai các năm trước tồn tại, cũng không bảo đảm bên cho vay sẽ dùng thu nhập dự kiến.

Đối với các khoản vay có thế chấp nhà ở thuộc phạm vi áp dụng, quy định liên bang yêu cầu bên cho vay xem xét thu nhập hiện tại hoặc dự kiến hợp lý và xác minh các khoản mà họ dựa vào. Quy định không đặt ra yêu cầu chung về hai năm tờ khai và không buộc bên cho vay phải bỏ qua việc thu nhập giảm. Luật liên bang cho phép bên cho vay thế chấp xem xét thu nhập theo mùa hoặc không đều của doanh nghiệp nhỏ có tài liệu chứng minh. Nếu danh sách yêu cầu những tờ khai mà bạn không thể cung cấp, hãy hỏi quy trình ngoại lệ bằng văn bản của họ trước khi xin thư của CPA.

Bạn nên gửi gì cho kế toán viên trước hạn?

Hãy gửi cho kế toán viên yêu cầu chính xác và hạn của bên cho vay. Nếu kế toán viên sẽ chia sẻ thông tin với bên cho vay, hãy hỏi cần văn bản đồng ý nào và nêu rõ người nhận cùng thông tin sẽ được tiết lộ (IRS, hướng dẫn của hội đồng Texas). Kế toán viên cũng cần hồ sơ đứng sau báo cáo hoặc thư, và thời gian để quyết định nội dung được yêu cầu có căn cứ hay không.

• Danh sách hồ sơ hoặc mẫu thư của bên cho vay, thông tin liên hệ, các kỳ bắt buộc, ngày của báo cáo và hạn gửi.
• Tờ khai cá nhân và doanh nghiệp đã nộp kèm các bảng, các bản ghi có sẵn và mọi tờ khai điều chỉnh.
• Hồ sơ ghi sổ hiện tại và sao kê ngân hàng, thẻ đã đối chiếu của mọi tài khoản kinh doanh.
• Hồ sơ bán hàng, hóa đơn, biên lai, hồ sơ bảng lương, sao kê khoản vay và giải thích cho các khoản chuyển lớn.
• Hồ sơ thành lập hoặc quyền sở hữu nếu thư cần nói về pháp nhân hay quyền sở hữu của bạn.
• Một ghi chú nêu rõ thu nhập đã thay đổi, hồ sơ còn thiếu và mọi báo cáo trước đó đã gửi cho bên cho vay.

Hãy yêu cầu kế toán viên cho biết dịch vụ nào có thể hoàn thành trước hạn. Nếu bạn chỉ cần hỗ trợ duy trì hồ sơ, hãy xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Ví dụ

Chỉ minh họa bằng đô la Hoa Kỳ. Sổ sách lũy kế từ đầu năm hiện tại của một chủ doanh nghiệp một chủ cho thấy US$80.000 doanh thu và US$50.000 chi phí kinh doanh, tức lợi nhuận US$30.000. Tổng tiền gửi vào ngân hàng là US$90.000 vì US$10.000 là tiền riêng của chủ sở hữu chuyển vào tài khoản doanh nghiệp. Chủ sở hữu cũng rút US$12.000 để dùng cá nhân; khoản rút đó không phải chi phí kinh doanh.

Bên cho vay nhận được báo cáo lãi lỗ cho thấy lợi nhuận US$30.000 trong kỳ nêu rõ, cùng hồ sơ ngân hàng và một giải thích ngắn về khoản chuyển US$10.000 và khoản rút US$12.000. Schedule C đã nộp của năm trước chứng minh cho kỳ trước đó. Bên cho vay quyết định sẽ dùng khoản thu nhập hiện tại nào; riêng các tổng số ngân hàng thì không chứng minh được điều đó.

Trường hợp của bạn khác?

• Hồ sơ của bạn chưa đầy đủ: hãy dựng lại trước khi xin một báo cáo đáng tin cậy. Xem hoàn thiện sổ sách tồn đọng.
• Bạn chưa chắc ai nên giữ sổ sách: xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.
• Khoản rút từ LLC của bạn không khớp với lợi nhuận: xem cách tự trả tiền từ LLC.
• Tiền lương S corporation và thu nhập K-1 của bạn khác nhau: xem Mức lương của chủ sở hữu S corporation.
• Bên cho vay yêu cầu một bảo đảm có chữ ký, hoặc tờ khai và sổ sách của bạn mâu thuẫn nhau: hãy xin dịch vụ ghi sổ kế toán kèm yêu cầu chính xác, các tờ khai đã nộp và hồ sơ hiện tại để đánh giá phạm vi công việc.