Prouver un revenu de travail autonome à un prêteur (É.-U.)

Que cherche à vérifier le prêteur, et que devez-vous demander?

Le prêteur cherche à établir le revenu sur lequel il peut s'appuyer pour votre demande. Demandez sa liste de contrôle écrite avant de payer quelqu'un pour préparer un état ou une lettre : les périodes exigées, s'il veut les déclarations personnelles et d'entreprise, la date de fin de l'état et les mots exacts qu'il s'attend à voir signés par un CPA.

Pour les prêts à la consommation visés qui sont garantis par un logement, les règles fédérales exigent que le prêteur tienne compte du revenu ou de l'actif actuels ou raisonnablement prévus, et qu'il vérifie les montants sur lesquels il s'appuie au moyen de registres de tiers raisonnablement fiables. Les déclarations de revenus produites, les relevés de l'IRS, les formulaires de salaire et les registres d'institutions financières font partie des exemples admissibles. Cette règle ne fixe pas une liste de documents unique pour tous les prêteurs, n'exige pas de lettre de CPA et ne s'applique pas à tous les prêts d'entreprise ni à toutes les demandes de location. Elle exclut les marges de crédit sur valeur domiciliaire et, pour ses vérifications de remboursement, certains prêts hypothécaires inversés, prêts-relais, prêts de construction et prêts de programmes de logement. La loi fédérale permet aussi aux organismes d'exempter de la vérification du revenu les refinancements simplifiés admissibles.

Quelles déclarations de revenus montrent le revenu selon chaque type d'entreprise?

Remettez au prêteur la déclaration produite et les annexes qui relient le résultat de l'entreprise à vous. Le bénéfice de l'ensemble de l'entreprise n'est pas automatiquement le revenu du propriétaire.

Une LLC à membre unique ignorée, détenue par un particulier, peut plutôt déclarer son activité à l'annexe E ou F; une LLC imposée comme une société utilise la déclaration de société correspondante (IRS). D'autres éléments du K-1 peuvent apparaître ailleurs dans la déclaration du propriétaire (instructions de l'annexe E).

Si des conjoints sont les seuls propriétaires d'une entreprise exploitée hors d'une entité prévue par le droit de l'État, que les deux y participent activement et qu'ils produisent une déclaration conjointe, ils peuvent choisir le traitement d'entreprise conjointe admissible (qualified joint venture) dans le formulaire 1040, avec des annexes C ou F distinctes; il n'y a ni formulaire de choix distinct ni date limite autre que la production de cette déclaration. Remettez ces annexes au prêteur; il n'existe ni formulaire 1065 ni K-1 pour cette entreprise. Une LLC admissible détenue par des conjoints comme bien communautaire peut plutôt être déclarée à l'annexe C d'un des conjoints. Ces voies dépendent de la façon dont les propriétaires ont produit leur déclaration (instructions de l'annexe C, IRS Publication 541).

Joignez toutes les pages et annexes que le prêteur demande. Si une déclaration a été modifiée, dites-le au prêteur et demandez-lui s'il veut la déclaration modifiée ou un relevé qui reflète les changements de compte ultérieurs; un relevé de déclaration de l'IRS (tax return transcript) montre habituellement la déclaration initiale, et non les changements faits après coup (guide des relevés de l'IRS).

Quand un prêteur demande-t-il un état des résultats ou un bilan courant?

Un prêteur peut demander des états courants lorsque la dernière déclaration produite ne décrit plus l'activité récente, ou lorsqu'il veut examiner l'entreprise derrière votre revenu. Demandez quels mois inclure et à quel point les états doivent être récents; la règle fédérale de vérification ne prévoit aucune date ni aucune période qui vaudrait pour tous les prêteurs (12 CFR 1026.43).

Un état des résultats présente les revenus et les dépenses sur une période. Un bilan présente l'actif, le passif et les capitaux propres du propriétaire à une date donnée (IRS Publication 583). Vous pouvez les préparer à partir de livres complets, ou les faire préparer par un spécialiste de la tenue de livres ou un comptable. Un prêteur peut fixer une condition plus stricte pour son propre dossier. S'il exige une vérification indépendante pour un prêt hypothécaire visé, un état que vous avez préparé vous-même peut devoir être appuyé par des registres de tiers; le règlement définit séparément un registre de tiers et un document préparé par le consommateur.

Comment l'état des résultats doit-il concorder avec les relevés bancaires et les déclarations produites?

L'état doit couvrir une période clairement indiquée et remonter des opérations inscrites jusqu'aux pièces qui les prouvent. Rapprochez chaque compte d'entreprise, puis expliquez les écarts entre les dépôts, les ventes, les retraits d'argent comptant et le bénéfice imposable; ces montants répondent à des questions différentes.

L'IRS indique que les livres d'une entreprise doivent montrer le revenu brut et les déductions, appuyés par des factures, des registres de dépôts, des comptes à payer et des preuves de paiement. Pour obtenir des livres prêts à présenter à un prêteur :

1. Rapprochez les relevés bancaires et de cartes jusqu'à la date de l'état. Associez les ventes et les dépenses aux factures, aux reçus et aux registres de paiements.
2. Identifiez les transferts entre comptes, les apports ou retraits du propriétaire, et les sommes reçues ou remboursées au titre d'un prêt. Ne transformez pas un transfert en vente, ni un retrait en dépense d'entreprise.
3. Comparez les livres de la dernière année terminée avec la déclaration produite. Gardez une courte explication des écarts, par exemple l'amortissement fiscal, les écritures de clôture ou une méthode comptable différente. L'IRS explique que les méthodes de caisse et d'exercice constatent les revenus et les dépenses à des moments différents.
4. Signalez les corrections ultérieures au lieu de modifier discrètement l'état pour qu'il concorde avec une déclaration. Envoyez au prêteur la période corrigée et une explication si sa copie antérieure était différente.

Si la tenue de livres a trop de retard pour appuyer un état, voyez rattraper une tenue de livres en retard.

Un CPA doit-il signer l'état des résultats?

La règle fédérale de vérification pour les prêts hypothécaires ne contient aucune exigence générale de signature d'un CPA. Le prêteur peut tout de même demander, selon ses propres exigences, un état préparé par un CPA, une lettre signée ou un service comptable formel. Obtenez cette exigence par écrit avant de commander le travail.

Une signature seule ne dit pas au prêteur si le CPA a compilé, examiné ou audité les chiffres, ou s'il s'est contenté de transmettre ceux que l'entreprise lui a fournis. Si le prêteur veut une opinion ou une autre forme d'assurance, demandez quel niveau de travail il acceptera. Les directives de l'ordre du Texas mettent en garde les CPA contre l'emploi d'un langage d'attestation après avoir fait seulement du travail fiscal, sans les procédures qui l'appuient. Ces directives visent les CPA du Texas; les règles applicables de l'État et les normes professionnelles peuvent être différentes ailleurs.

Que peut confirmer une lettre de CPA?

Avec votre autorisation, un CPA peut être en mesure de confirmer des faits limités, tirés du travail réellement exécuté ou des registres réellement vus. La décision d'un CPA d'émettre une lettre, et le texte de celle-ci, dépendent du mandat, des preuves, des règles de l'État et de la demande du prêteur.

Les directives de l'ordre du Texas précisent qu'un CPA qui ne fait que du travail fiscal peut soit exécuter les procédures nécessaires à une attestation formelle, soit émettre une lettre qui indique clairement qu'elle ne donne aucune assurance. Elles mettent en garde contre les assurances de solvabilité ou de capacité à payer ses dettes. L'ordre de la Californie signale aussi le consentement du client, la responsabilité envers les tiers et le risque de remettre une lettre de type attestation sans mandat d'attestation. Aucun de ces deux ordres d'État ne crée de modèle de lettre national. Une lettre ne devrait garantir ni un revenu futur, ni la solvabilité, ni l'approbation d'un prêt, ni l'exécution des paiements.

Pourquoi le prêteur demande-t-il un relevé de l'IRS ou le formulaire 4506-C?

Un relevé de l'IRS permet au prêteur de comparer les renseignements fiscaux qu'il reçoit avec les dossiers de l'IRS. Dans le cadre de l'Income Verification Express Service de l'IRS, le prêteur envoie une demande sur formulaire 4506-C au moyen d'un compte de l'IRS ou par télécopieur. L'IRS n'envoie les dossiers qu'une fois la demande approuvée par vous. Avant de signer, vérifiez le participant IVES et le prêteur inscrits sur le formulaire, le type de relevé, les périodes d'imposition et les renseignements du contribuable. Une demande pour une entreprise exige un signataire autorisé qui a un titre accepté; l'IRS doit recevoir le formulaire 4506-C dans un délai de 120 jours après la signature.

Pour votre relevé du formulaire 1040, utilisez votre compte en ligne individuel de l'IRS, demandez-le par la poste ou produisez le formulaire 4506-T. Pour un relevé de société de personnes ou de société, utilisez le compte fiscal d'entreprise si vous y êtes admissible, le formulaire 4506-T ou la ligne de l'IRS pour les entreprises et les impôts spécialisés (guide des relevés d'entreprise de l'IRS). Un relevé de déclaration d'entreprise ne montre pas les pièces jointes; envoyez donc séparément tout K-1 que le prêteur demande. Le guide des relevés de particuliers indique qu'un relevé de déclaration montre la plupart des éléments du formulaire 1040 initial et de ses annexes, alors qu'un relevé de compte montre les changements ultérieurs. Un relevé de salaires et de revenus montre les déclarations de renseignements reçues par l'IRS, qui peuvent être incomplètes. Demandez au prêteur quel type il acceptera; envoyer votre propre copie peut ne pas remplacer son processus de vérification.

Le prêteur comptera-t-il le salaire, le bénéfice de l'entreprise, ou les deux?

Seul le prêteur peut dire quels montants documentés il utilisera. Présentez chaque source séparément et demandez comment son programme les traite, surtout lorsque le salaire et le bénéfice transmis proviennent de la même entreprise.

Pour un entrepreneur individuel, le bénéfice de l'annexe C diffère de l'argent transféré dans un compte personnel. La distribution d'une société de personnes ne détermine pas la part du revenu attribuée à un associé; présentez les paiements garantis du K-1 séparément de cette part (IRS Publication 541). L'actionnaire d'une société de type S peut avoir un salaire sur le formulaire W-2 et une part du revenu sur l'annexe K-1; une distribution n'est ni l'un ni l'autre (IRS Publication 525). Si vous recevez un salaire de votre société de type S, demandez si le prêteur a aussi besoin de bulletins de paie récents pour vérifier le salaire actuel (12 CFR 1026.43). Le bénéfice non distribué d'une société de type C appartient à la société, qui est un contribuable distinct; le propriétaire peut plutôt documenter ses salaires ou ses dividendes (IRS). Évitez d'additionner le bénéfice de l'entreprise, le revenu du K-1, le salaire et les retraits d'argent dans un total unique qui n'est pas appuyé.

Pour savoir comment inscrire les transferts au propriétaire, voyez vous payer à partir d'une LLC. Pour une question de salaire dans une société de type S, voyez salaire du propriétaire d'une société de type S.

Et si le revenu a diminué ou si l'entreprise a démarré récemment?

Dites au prêteur quels registres montrent le changement et demandez quelles autres preuves son programme de prêt accepte. Un état des résultats courant, des relevés bancaires récents, des contrats et une explication de la date de début de l'entreprise peuvent aider à documenter les faits, mais ils ne font pas apparaître des déclarations antérieures qui n'existent pas, et ils ne garantissent pas que le prêteur retiendra un revenu projeté.

Pour les prêts visés garantis par un logement, la règle fédérale demande au prêteur de tenir compte du revenu actuel ou raisonnablement prévu et de vérifier les montants sur lesquels il s'appuie. Elle n'impose pas à tous l'exigence de fournir deux années de déclarations et ne demande pas à un prêteur d'ignorer une baisse. La loi fédérale permet à un prêteur hypothécaire de tenir compte d'un revenu saisonnier ou irrégulier de petite entreprise qui est documenté. Si la liste de contrôle demande des déclarations que vous ne pouvez pas fournir, demandez son processus d'exception écrit avant de réclamer une lettre de CPA.

Que devez-vous envoyer au comptable avant la date limite?

Envoyez au comptable la demande exacte du prêteur et sa date limite. Si le comptable doit transmettre des renseignements au prêteur, demandez quel consentement écrit est nécessaire et précisez le destinataire ainsi que les renseignements à communiquer (IRS, directives de l'ordre du Texas). Un comptable a aussi besoin des registres qui sous-tendent un état ou une lettre, et de temps pour décider si le libellé demandé peut être appuyé.

• La liste de contrôle ou le modèle de lettre du prêteur, ses coordonnées, les périodes exigées, la date de l'état et la date limite de remise.
• Les déclarations personnelles et d'entreprise produites, avec leurs annexes, les relevés disponibles et les déclarations modifiées, s'il y en a.
• Les registres de tenue de livres courants et les relevés bancaires et de cartes rapprochés pour chaque compte d'entreprise.
• Les registres de ventes, les factures, les reçus, les registres de paie, les relevés de prêts et les explications des gros transferts.
• Les documents de constitution ou de propriété si la lettre doit porter sur l'entité ou sur votre participation.
• Une note qui indique tout changement de revenu, les registres manquants et tout état déjà envoyé au prêteur.

Demandez au comptable de préciser quel service peut être terminé avant la date limite. Si vous avez seulement besoin d'aide pour tenir les registres, voyez tenir vos livres vous-même ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres.

Exemple

Montants en dollars américains, à titre d'illustration seulement. Les livres à jour d'un entrepreneur individuel pour l'année en cours montrent 80 000 $ US de ventes et 50 000 $ US de dépenses d'entreprise, soit un bénéfice de 30 000 $ US. Les dépôts bancaires totalisent 90 000 $ US, car 10 000 $ US provenaient de l'argent du propriétaire transféré dans le compte de l'entreprise. Le propriétaire a aussi retiré 12 000 $ US pour un usage personnel; ce retrait n'est pas une dépense d'entreprise.

Le prêteur reçoit un état des résultats qui montre un bénéfice de 30 000 $ US pour la période indiquée, ainsi que des relevés bancaires et une brève explication du transfert de 10 000 $ US et du retrait de 12 000 $ US. L'annexe C produite pour l'année précédente appuie la période antérieure. Le prêteur décide quel revenu courant il retiendra; aucun total bancaire ne le prouve à lui seul.

Votre situation est différente?

• Vos registres sont incomplets : reconstituez-les avant de demander un état fiable. Voyez rattraper une tenue de livres en retard.
• Vous ne savez pas qui devrait tenir les livres : voyez tenir vos livres vous-même ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres.
• Les retraits de votre LLC ne correspondent pas au bénéfice : voyez vous payer à partir d'une LLC.
• Le salaire de votre société de type S et le revenu de votre K-1 diffèrent : voyez salaire du propriétaire d'une société de type S.
• Le prêteur exige une assurance signée, ou vos déclarations et vos livres se contredisent : demandez de l'aide en tenue de livres en fournissant la demande exacte, les déclarations produites et les registres courants, afin que l'étendue du travail puisse être évaluée.