Comprobar ingresos de trabajo independiente ante un prestamista

¿Qué quiere verificar el prestamista y qué debe pedirle?

El prestamista quiere establecer los ingresos en los que puede confiar para su solicitud. Antes de pagar a alguien por preparar un estado financiero o una carta, pida su lista de requisitos por escrito: los períodos exigidos, si quiere declaraciones personales y empresariales, la fecha de cierre del estado financiero y las palabras exactas que espera que firme un CPA.

En los préstamos de consumo cubiertos que están garantizados con una vivienda, las normas federales exigen que el acreedor considere los ingresos o activos actuales o razonablemente esperados, y que verifique los montos en que se apoya con registros de terceros razonablemente confiables. Las declaraciones de impuestos presentadas, las transcripciones del IRS, los formularios de salarios y los registros de instituciones financieras figuran entre los ejemplos permitidos. Esa norma no fija una lista única de documentos para todos los prestamistas, no exige una carta de un CPA y no se aplica a todos los préstamos comerciales ni a todas las solicitudes de alquiler. Excluye las líneas de crédito sobre el valor de la vivienda y, de sus verificaciones de capacidad de pago, ciertos préstamos hipotecarios inversos, puente, de construcción y de programas de vivienda. La ley federal también permite que las agencias eximan de la verificación de ingresos a ciertos refinanciamientos simplificados que cumplen los requisitos.

¿Qué declaraciones de impuestos muestran los ingresos de cada tipo de negocio?

Entregue al prestamista la declaración presentada y los anexos que rastrean el resultado del negocio hasta usted. La ganancia de toda la empresa no es automáticamente igual a los ingresos de un propietario.

Una LLC de un solo miembro tratada como entidad ignorada y de propiedad de una persona puede, en cambio, informar su actividad en el Schedule E o F; una LLC que tributa como corporación usa la declaración de corporación que corresponda (IRS). Otros conceptos del K-1 pueden aparecer en otra parte de la declaración del propietario (instrucciones del Schedule E).

Si los cónyuges son los únicos propietarios de un negocio que no es una entidad constituida bajo la ley estatal, ambos participan de manera sustancial y presentan una declaración conjunta, pueden optar por el tratamiento de empresa conjunta calificada (qualified joint venture) en el Form 1040 con Schedules C o F separados; no hay un formulario de elección aparte ni una fecha límite distinta de la presentación de esa declaración. Entregue al prestamista esos anexos; para esa empresa no hay Form 1065 ni K-1. Una LLC calificada que pertenezca a cónyuges como bienes gananciales puede, en cambio, informarse en el Schedule C de uno de los cónyuges. Estas vías dependen de cómo presentaron la declaración los propietarios (instrucciones del Schedule C, IRS Publication 541).

Incluya todas las páginas y anexos que pida el prestamista. Si una declaración fue enmendada, avise al prestamista y pregunte si quiere la declaración enmendada o una transcripción que refleje los cambios posteriores de la cuenta; una transcripción de la declaración del IRS (tax return transcript) normalmente muestra la declaración original, no los cambios hechos después (guía del IRS sobre transcripciones).

¿Cuándo pide un prestamista un estado de resultados o un balance general actuales?

Un prestamista puede pedir estados financieros actuales cuando la última declaración presentada ya no describe la actividad reciente, o cuando quiere examinar el negocio que genera sus ingresos. Pregunte qué meses incluir y qué tan recientes deben ser los estados financieros; la norma federal de verificación no fija una fecha que haga universal un período (12 CFR 1026.43).

Un estado de resultados muestra los ingresos y gastos de un período. Un balance general muestra los activos, pasivos y capital de los propietarios en una fecha (IRS Publication 583). Puede prepararlos usted a partir de una contabilidad completa, o pedir a un responsable contable o a un contador que lo haga. Un prestamista puede fijar una condición más estricta para su propio expediente. Si necesita una verificación independiente para una hipoteca cubierta por la norma, un estado financiero preparado por usted mismo puede necesitar el respaldo de registros de terceros; la norma define por separado un registro de terceros y un documento preparado por el consumidor.

¿Cómo debe coincidir el estado de resultados con los registros bancarios y las declaraciones presentadas?

El estado financiero debe cubrir un período claramente identificado y seguir las operaciones registradas hasta sus comprobantes. Concilie cada cuenta del negocio y luego explique las diferencias entre depósitos, ventas, retiros de efectivo y ganancia gravable; esos montos responden preguntas distintas.

El IRS indica que la contabilidad de un negocio debe mostrar los ingresos brutos y las deducciones, respaldados por facturas, registros de depósitos, facturas de proveedores y comprobantes de pago. Para una contabilidad lista para un prestamista:

1. Concilie los estados de cuenta bancarios y de tarjeta hasta la fecha del estado financiero. Relacione las ventas y los gastos con facturas, recibos y registros de pago.
2. Identifique las transferencias entre cuentas, los aportes o retiros del propietario y los fondos o pagos de préstamos. No convierta una transferencia en una venta ni un retiro en un gasto del negocio.
3. Compare la contabilidad del último año completo con la declaración presentada. Conserve una explicación breve de las diferencias, como la depreciación fiscal, los asientos de cierre o un método contable distinto. El IRS explica que los métodos de efectivo y de acumulación reconocen ingresos y gastos en momentos distintos.
4. Identifique las correcciones posteriores en lugar de cambiar el estado financiero sin avisar para que coincida con una declaración. Envíe al prestamista el período corregido y una explicación si su copia anterior era distinta.

Si la contabilidad está demasiado atrasada para respaldar un estado financiero, consulte cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada.

¿Debe un CPA firmar el estado de resultados?

La norma federal de verificación de hipotecas no contiene un requisito general de firma de un CPA. Aun así, el prestamista puede pedir, según sus propios requisitos, un estado financiero preparado por un CPA, una carta firmada o un servicio contable formal. Obtenga ese requisito por escrito antes de encargar el trabajo.

Una firma por sí sola no indica al prestamista si el CPA compiló, revisó, auditó o simplemente transmitió las cifras que le dio el negocio. Si el prestamista quiere una opinión u otra garantía de fiabilidad, pregunte qué nivel de trabajo aceptará. La guía de la junta de Texas advierte a los CPA que no usen lenguaje de atestación después de hacer solo trabajo fiscal, sin los procedimientos que lo respalden. Esa guía se dirige a los CPA de Texas; las reglas estatales y las normas profesionales aplicables pueden ser distintas en otros lugares.

¿Qué puede confirmar una carta de un CPA?

Un CPA puede confirmar hechos limitados a partir del trabajo que realmente hizo o de los registros que realmente vio, con su autorización. Si un CPA emite una carta, y qué dice, depende del encargo, las pruebas, las reglas estatales y lo que pida el prestamista.

La guía de la junta de Texas indica que un CPA que solo hace trabajo fiscal puede hacer los procedimientos necesarios para una atestación formal o emitir una carta que indique con claridad que no ofrece garantía alguna. Advierte contra dar garantías de solvencia o de capacidad para cumplir deudas. La junta de California también señala el consentimiento del cliente, la responsabilidad frente a terceros y el riesgo de dar una carta con estilo de atestación sin un encargo de atestación. Ninguna de las dos juntas estatales crea un modelo de carta nacional. Una carta no debe garantizar ingresos futuros, solvencia, la aprobación del préstamo ni el cumplimiento de los pagos.

¿Por qué el prestamista pide una transcripción del IRS o el Form 4506-C?

Una transcripción del IRS permite al prestamista comparar la información tributaria que recibe con los registros del IRS. Con el Income Verification Express Service del IRS, el prestamista envía una solicitud con el Form 4506-C mediante una cuenta del IRS o por fax. El IRS envía los registros solo después de que usted aprueba la solicitud. Antes de firmar, revise el participante de IVES y el prestamista que figuran en el formulario, el tipo de transcripción, los períodos fiscales y los datos del contribuyente. Una solicitud de un negocio necesita un firmante autorizado con un cargo aceptado; el IRS debe recibir el Form 4506-C dentro de 120 días después de la firma.

Para la transcripción de su Form 1040, use su cuenta en línea individual del IRS (Individual Online Account), pídala por correo o presente el Form 4506-T. Para la transcripción de una sociedad de personas o una corporación, use la cuenta tributaria empresarial si es elegible, el Form 4506-T o la línea del IRS para empresas y servicios especiales (guía del IRS sobre transcripciones empresariales). La transcripción de la declaración de un negocio no muestra los estados adjuntos, así que envíe por separado cualquier K-1 que pida el prestamista. La guía de transcripciones individuales indica que una transcripción de la declaración muestra la mayoría de los conceptos del Form 1040 original y sus anexos, mientras que una transcripción de la cuenta muestra los cambios posteriores. Una transcripción de salarios e ingresos muestra las declaraciones informativas que recibió el IRS, que pueden estar incompletas. Pregunte al prestamista qué tipo aceptará; enviar su propia copia puede no sustituir su proceso de verificación.

¿El prestamista contará los salarios, la ganancia del negocio o ambos?

Solo el prestamista puede decir qué montos documentados usará. Muestre cada fuente por separado y pregunte cómo las trata su programa, sobre todo cuando los salarios y la ganancia de una entidad transparente provienen del mismo negocio.

Para un propietario único, la ganancia del Schedule C es distinta del dinero transferido a una cuenta personal. Una distribución de una sociedad de personas no determina la participación en los ingresos que le corresponde a un socio; muestre los pagos garantizados del K-1 por separado de esa participación (IRS Publication 541). Un accionista de una corporación S puede tener salarios en el Form W-2 y una participación en los ingresos en el Schedule K-1; una distribución no es lo mismo que ninguno de los dos (IRS Publication 525). Si recibe salarios de su corporación S, pregunte si el prestamista también necesita comprobantes de pago recientes para verificar los salarios actuales (12 CFR 1026.43). La ganancia no distribuida de una corporación C pertenece al contribuyente corporativo, que es aparte; el propietario puede, en cambio, documentar salarios o dividendos (IRS). Evite sumar la ganancia de la empresa, los ingresos del K-1, los salarios y los retiros de efectivo en un solo total sin respaldo.

Para saber cómo registrar las transferencias a los propietarios, consulte cómo pagarse a sí mismo desde una LLC. Para dudas sobre el sueldo en una corporación S, consulte Sueldo del propietario de una corporación S.

¿Qué hago si mis ingresos bajaron o el negocio empezó hace poco?

Diga al prestamista qué registros muestran el cambio y pregunte qué pruebas alternativas acepta su programa de préstamos. Un estado de resultados actual, registros bancarios recientes, contratos y una explicación de cuándo empezó el negocio pueden ayudar a documentar los hechos, pero no hacen que existan declaraciones anteriores ni garantizan que el prestamista use ingresos proyectados.

Para los préstamos cubiertos garantizados con una vivienda, la norma federal pide al acreedor que considere los ingresos actuales o razonablemente esperados y que verifique los montos en que se apoya. No impone un requisito universal de dos años de declaraciones ni indica a un prestamista que ignore una baja de ingresos. La ley federal permite que un prestamista hipotecario considere ingresos documentados, estacionales o irregulares, de un pequeño negocio. Si la lista de requisitos pide declaraciones que usted no puede aportar, pida su proceso de excepciones por escrito antes de solicitar una carta de un CPA.

¿Qué debe enviar al contador antes de la fecha límite?

Envíe al contador la solicitud exacta del prestamista y su fecha límite. Si el contador va a compartir información con el prestamista, pregunte qué consentimiento por escrito se necesita e indique el destinatario y la información que se divulgará (IRS, guía de la junta de Texas). Un contador también necesita los registros que respaldan un estado financiero o una carta, y tiempo para decidir si el texto solicitado se puede respaldar.

• La lista de requisitos o el modelo de carta del prestamista, los datos de contacto, los períodos exigidos, la fecha del estado financiero y la fecha límite de entrega.
• Las declaraciones personales y empresariales presentadas con sus anexos, las transcripciones disponibles y cualquier declaración enmendada.
• Los registros contables actuales y los estados de cuenta bancarios y de tarjeta conciliados de todas las cuentas del negocio.
• Los registros de ventas, facturas, recibos, registros de nómina, estados de cuenta de préstamos y explicaciones de las transferencias grandes.
• Los documentos de constitución o de propiedad, si la carta debe referirse a la entidad o a su participación.
• Una nota que indique los ingresos que cambiaron, los registros que faltan y cualquier estado financiero anterior que ya haya enviado al prestamista.

Pida al contador que indique qué servicio puede completarse antes de la fecha límite. Si solo necesita ayuda para mantener los registros, consulte llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.

Ejemplo

Solo con fines ilustrativos, en dólares estadounidenses. La contabilidad del año a la fecha de un propietario único muestra US$80,000 en ventas y US$50,000 en gastos del negocio, lo que da una ganancia de US$30,000. Los depósitos bancarios suman US$90,000 porque US$10,000 fueron dinero del propio propietario transferido a la cuenta del negocio. El propietario también retiró US$12,000 para uso personal; ese retiro no es un gasto del negocio.

El prestamista recibe un estado de resultados que muestra US$30,000 de ganancia en el período indicado, además de los registros bancarios y una explicación breve de la transferencia de US$10,000 y del retiro de US$12,000. El Schedule C presentado anteriormente respalda el período previo. El prestamista decide qué ingresos actuales usará; ninguno de los totales bancarios, por sí solo, los comprueba.

¿Su caso es distinto?

• Sus registros están incompletos: reconstrúyalos antes de pedir un estado financiero confiable. Consulte cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada.
• No sabe quién debe llevar la contabilidad: consulte llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.
• Los retiros de su LLC no coinciden con la ganancia: consulte cómo pagarse a sí mismo desde una LLC.
• Los salarios de su corporación S y los ingresos del K-1 son distintos: consulte Sueldo del propietario de una corporación S.
• El prestamista exige una garantía firmada o sus declaraciones y su contabilidad no coinciden: pida ayuda con la contabilidad con la solicitud exacta, las declaraciones presentadas y los registros actuales, para poder evaluar el alcance del trabajo.