הוכחת הכנסה של עצמאי למלווה: אילו מסמכים להגיש

מה המלווה מנסה לאמת, ומה כדאי לבקש ממנו?

המלווה מנסה לקבוע על איזו הכנסה הוא יכול להסתמך בבקשה שלכם. מבקשים ממנו את הרשימה בכתב לפני שמשלמים למישהו להכין דוח או מכתב: התקופות הנדרשות, אם הוא רוצה דוחות אישיים ועסקיים, תאריך הסיום של הדוח השוטף, והמילים המדויקות שהוא מצפה שה-CPA יחתום עליהן.

בהלוואות צרכניות מכוסות שמובטחות בדירת מגורים, הכללים הפדרליים דורשים מהמלווה להביא בחשבון הכנסה או נכסים נוכחיים או צפויים באופן סביר, ולאמת את הסכומים שהוא מסתמך עליהם באמצעות רשומות אמינות של צד שלישי. דוחות מס שהוגשו, תדפיסי IRS, טפסי שכר ורשומות של מוסדות פיננסיים הם בין הדוגמאות המותרות. הכלל הזה אינו קובע רשימת מסמכים אחת לכל מלווה, אינו דורש מכתב מ-CPA ואינו חל על כל הלוואה עסקית או בקשת שכירות. הוא אינו חל על קווי אשראי מגובי הון עצמי בבית, ובבדיקות יכולת ההחזר שלו הוא פוטר הלוואות מסוימות, כמו משכנתה הפוכה, הלוואת גישור, הלוואת בנייה והלוואות של תוכניות דיור. החוק הפדרלי מאפשר גם לגופי פיקוח לפטור מאימות הכנסה מחזורי מימון מפושטים זכאים.

אילו דוחות מס מראים הכנסה לכל סוג עסק?

מוסרים למלווה את הדוח שהוגש ואת הנספחים שמובילים מתוצאות העסק אליכם. רווח כולל של החברה אינו בהכרח זהה להכנסה של הבעלים.

LLC עם בעלים יחיד שאינה מוכרת לצורכי מס ובבעלות אדם פרטי עשויה לדווח על פעילותה דווקא ב-Schedule E או F; LLC שממוסה כחברה משתמשת בדוח החברה המתאים (IRS). פריטי K-1 אחרים עשויים להופיע במקומות אחרים בדוח של הבעלים (הוראות Schedule E).

אם בני זוג הם הבעלים היחידים של עסק שאינו ישות לפי דיני המדינה, שניהם משתתפים בו באופן מהותי והם מגישים דוח משותף, הם יכולים לבחור בטיפול של מיזם משותף מזכה (qualified joint venture) בטופס 1040 עם Schedule C או F נפרדים; אין טופס בחירה נפרד ואין מועד נוסף מעבר להגשת הדוח הזה. מוסרים למלווה את הנספחים האלה; אין טופס 1065 או K-1 למיזם כזה. LLC מזכה שבני זוג מחזיקים בה כרכוש משותף לפי דיני המדינה עשויה לדווח דווקא ב-Schedule C של אחד מבני הזוג. הדרכים האלה תלויות באופן שבו הבעלים הגישו את הדוח (הוראות Schedule C, פרסום 541 של IRS).

כוללים את כל העמודים והנספחים שהמלווה מבקש. אם דוח תוקן, מודיעים למלווה ושואלים אם הוא רוצה את הדוח המתוקן או תדפיס שמשקף שינויים מאוחרים בחשבון; תדפיס דוח של IRS מציג בדרך כלל את הדוח המקורי ולא שינויים שנעשו אחריו (מדריך התדפיסים של IRS).

מתי מלווה מבקש דוח רווח והפסד שוטף או מאזן?

מלווה עשוי לבקש דוחות שוטפים כשהדוח האחרון שהוגש כבר אינו מתאר את הפעילות העדכנית, או כשהוא רוצה לבחון את העסק שמאחורי ההכנסה שלכם. שואלים אילו חודשים לכלול ועד כמה עדכניים הדוחות צריכים להיות; בכלל האימות הפדרלי אין תאריך שהופך תקופה אחת לאחידה לכל המלווים (12 CFR 1026.43).

דוח רווח והפסד מראה הכנסות והוצאות לאורך תקופה. מאזן מראה נכסים, התחייבויות והון בעלים בתאריך אחד (פרסום 583 של IRS). אפשר להכין אותם מהנהלת חשבונות שלמה, או לבקש מאיש מקצוע להנהלת חשבונות או מרואה חשבון להכין אותם. מלווה רשאי לקבוע תנאי מחמיר יותר לתיק שלו. אם הוא צריך אימות עצמאי למשכנתה מכוסה, דוח שהכנתם בעצמכם עשוי לדרוש רשומות תומכות של צד שלישי; התקנה מגדירה רשומה של צד שלישי בנפרד ממסמך שהכין הצרכן.

איך דוח הרווח וההפסד צריך להתיישב עם רשומות הבנק והדוחות שהוגשו?

הדוח צריך לכסות תקופה מסומנת בבירור ולהוביל מעסקאות רשומות עד לראיות. מתאימים כל חשבון עסקי, ואז מסבירים הבדלים בין הפקדות, מכירות, משיכות מזומן ורווח חייב במס; הסכומים האלה עונים על שאלות שונות.

ה-IRS קובע שספרי עסק צריכים להראות הכנסה ברוטו וניכויים, בגיבוי חשבוניות, רשומות הפקדה, חשבונות וראיות תשלום. כדי שהספרים יהיו מוכנים למלווה:

1. מתאימים דפי בנק וכרטיס אשראי עד תאריך הדוח. מתאימים מכירות והוצאות לחשבוניות, קבלות ורשומות תשלום.
2. מסמנים העברות בין חשבונות, הזרמות הון או משיכות של בעלים, וכספי הלוואה או החזרי הלוואה. אין להפוך העברה למכירה או משיכה להוצאה עסקית.
3. משווים את הספרים של השנה האחרונה שהושלמה לדוח שהוגש. שומרים הסבר קצר להבדלים כמו פחת לצורכי מס, רישומי סגירה או שיטת חשבונאות שונה. ה-IRS מסביר ששיטת מזומן ושיטת צבירה מכירות בהכנסות ובהוצאות בזמנים שונים.
4. מזהים תיקונים מאוחרים במקום לשנות בשקט את הדוח כדי שיתאים לדוח המס. אם העותק הקודם של המלווה היה שונה, שולחים לו את התקופה המתוקנת ואת ההסבר.

אם הספרים מתעכבים יותר מדי מכדי לתמוך בדוח, ראו השלמת הנהלת חשבונות שמתעכבת.

האם CPA חייב לחתום על דוח הרווח וההפסד?

בכלל האימות הפדרלי למשכנתאות אין דרישה כללית לחתימת CPA. מלווה עדיין יכול לבקש דוח שהכין CPA, מכתב חתום או שירות חשבונאי רשמי לפי הדרישות שלו. משיגים את הדרישה הזאת בכתב לפני שמזמינים עבודה.

חתימה בלבד אינה מראה למלווה אם ה-CPA ערך (compiled), סקר (reviewed), ביקר (audited) או רק העביר נתונים שמסר העסק. אם המלווה רוצה חוות דעת או ודאות אחרת, שואלים איזו רמת עבודה הוא יקבל. ההנחיות של מועצת טקסס מזהירות CPA מלהשתמש בלשון של אישור (attestation) אחרי שביצעו רק עבודת מס, בלי הנהלים שתומכים בכך. ההנחיות האלה עוסקות ב-CPA בטקסס; כללי מדינה ותקנים מקצועיים אחרים עשויים להיות שונים במקומות אחרים.

מה מכתב מ-CPA יכול לאשר?

CPA יכול לעיתים לאשר עובדות מוגבלות מתוך עבודה שבוצעה בפועל או רשומות שנראו בפועל, ברשותכם. אם CPA יוציא מכתב, ומה יהיה נוסחו, תלוי בהתקשרות, בראיות, בכללי המדינה ובבקשת המלווה.

ההנחיות של מועצת טקסס קובעות ש-CPA שמבצע עבודת מס בלבד יכול לבצע את הנהלים הנדרשים לאישור רשמי, או להוציא מכתב שמבהיר שאינו נותן ודאות כלשהי. הן מזהירות מפני הצהרות על כושר פירעון או על היכולת לעמוד בחובות. גם המועצה של קליפורניה מצביעה על הסכמת הלקוח, על חבות כלפי צד שלישי ועל הסיכון במתן מכתב בסגנון אישור בלי התקשרות לאישור. אף אחת משתי המועצות אינה יוצרת תבנית מכתב ארצית. מכתב לא צריך להבטיח הכנסה עתידית, כושר פירעון, אישור הלוואה או ביצועי תשלום.

למה המלווה מבקש תדפיס של IRS או טופס 4506-C?

תדפיס של IRS מאפשר למלווה להשוות את מידע המס שהוא מקבל לרשומות ה-IRS. במסגרת שירות Income Verification Express של ה-IRS, המלווה שולח בקשת טופס 4506-C דרך חשבון IRS או בפקס. ה-IRS שולח רשומות רק אחרי שאישרתם את הבקשה. לפני החתימה בודקים את משתתף IVES ואת המלווה שמופיעים בטופס, את סוג התדפיס, את תקופות המס ואת פרטי הנישום. בקשה עסקית דורשת מורשה חתימה עם תפקיד מקובל; ה-IRS צריך לקבל את טופס 4506-C בתוך 120 ימים מהחתימה.

לתדפיס של טופס 1040 משתמשים בחשבון האישי המקוון שלכם ב-IRS (Individual Online Account), מבקשים אותו בדואר, או מגישים טופס 4506-T. לתדפיס של שותפות או חברה משתמשים בחשבון המס העסקי אם זכאים, בטופס 4506-T או בקו של ה-IRS לעסקים ולנושאים מיוחדים (מדריך התדפיסים העסקיים של IRS). תדפיס של דוח עסקי אינו מציג דוחות מצורפים, ולכן שולחים בנפרד כל K-1 שהמלווה מבקש. מדריך התדפיסים ליחידים קובע שתדפיס דוח מציג את רוב הפריטים מטופס 1040 המקורי ומהנספחים, ואילו תדפיס חשבון מציג שינויים מאוחרים. תדפיס שכר והכנסה מציג דוחות מידע שה-IRS קיבל, ועלול להיות חלקי. שואלים את המלווה איזה סוג הוא מקבל; שליחת עותק משלכם ייתכן שלא תחליף את תהליך האימות שלו.

האם המלווה יספור שכר, רווח עסקי או את שניהם?

רק המלווה יכול לומר באילו סכומים מתועדים הוא ישתמש. מציגים כל מקור בנפרד ושואלים איך התוכנית שלו מתייחסת אליהם, במיוחד כששכר ורווח של ישות צינור (pass-through) מגיעים מאותו עסק.

אצל בעל עסק יחידני, הרווח ב-Schedule C שונה מהכסף שהועבר לחשבון פרטי. חלוקה של שותפות אינה קובעת את חלקו של שותף בהכנסה; מציגים תשלומים מובטחים ב-K-1 בנפרד מהחלק הזה (פרסום 541 של IRS). לבעל מניות בחברת S יכול להיות שכר בטופס W-2 וחלק בהכנסה ב-Schedule K-1; חלוקה אינה זהה לאף אחד מהם (פרסום 525 של IRS). אם אתם מקבלים שכר מחברת ה-S שלכם, שואלים אם המלווה צריך גם תלושי שכר עדכניים כדי לאמת שכר נוכחי (12 CFR 1026.43). רווח של חברת C שלא חולק שייך לנישום הנפרד, החברה; הבעלים עשוי לתעד דווקא שכר או דיבידנדים (IRS). אין לחבר רווח של החברה, הכנסת K-1, שכר ומשיכות מזומן לסכום אחד שאינו נתמך.

לאופן שבו רושמים העברות לבעלים ראו תשלום לעצמכם מ-LLC. לשאלה על משכורת בחברת S ראו שכר לבעלים של חברת S.

מה אם ההכנסה ירדה או שהעסק התחיל לאחרונה?

מודיעים למלווה אילו רשומות מראות את השינוי ושואלים איזו ראיה חלופית תוכנית ההלוואה שלו מקבלת. דוח רווח והפסד שוטף, רשומות בנק עדכניות, חוזים והסבר מתי העסק התחיל עשויים לעזור לתעד את העובדות, אבל הם אינם יוצרים דוחות קודמים שלא היו ואינם מבטיחים שהמלווה ישתמש בהכנסה צפויה.

בהלוואות מכוסות שמובטחות בדירת מגורים, הכלל הפדרלי מבקש מהמלווה להביא בחשבון הכנסה נוכחית או צפויה באופן סביר ולאמת את הסכומים שהוא מסתמך עליהם. הוא אינו קובע דרישה כללית לשנתיים של דוחות ואינו מורה למלווה להתעלם מירידה. החוק הפדרלי מתיר למלווה משכנתאות להביא בחשבון הכנסה עונתית או לא סדירה מתועדת של עסק קטן. אם הרשימה מבקשת דוחות שאין לכם, מבקשים את תהליך החריגים הכתוב שלו לפני שמבקשים מכתב מ-CPA.

מה כדאי לשלוח לרואה החשבון לפני המועד?

שולחים לרואה החשבון את הבקשה המדויקת של המלווה ואת המועד. אם רואה החשבון ישתף מידע עם המלווה, שואלים איזו הסכמה בכתב נדרשת ומציינים את הנמען ואת המידע שייחשף (IRS, ההנחיות של מועצת טקסס). רואה החשבון צריך גם את הרשומות שמאחורי הדוח או המכתב, וזמן כדי להחליט אם הנוסח המבוקש ניתן לביסוס.

• רשימת המסמכים או טופס המכתב של המלווה, פרטי קשר, התקופות הנדרשות, תאריך הדוח ומועד המסירה.
• דוחות אישיים ועסקיים שהוגשו, עם נספחים, תדפיסים זמינים וכל דוח מתוקן.
• רשומות הנהלת חשבונות שוטפות ודפי בנק וכרטיס אשראי מותאמים לכל חשבון עסקי.
• רשומות מכירות, חשבוניות, קבלות, רשומות שכר, דפי הלוואות והסברים להעברות גדולות.
• רשומות הקמה או בעלות, אם המכתב צריך להתייחס לישות או לבעלות שלכם.
• הערה שמציינת הכנסה שהשתנתה, רשומות חסרות וכל דוח קודם שכבר נשלח למלווה.

מבקשים מרואה החשבון לציין איזה שירות אפשר להשלים עד המועד. אם אתם צריכים עזרה רק בתחזוקת הרשומות, ראו ניהול הנהלת חשבונות עצמאי או העסקת איש מקצוע.

דוגמה

סכומים בדולרים אמריקאיים להמחשה בלבד. הספרים השוטפים של בעל עסק יחידני מתחילת השנה מראים מכירות של US$80,000 והוצאות עסקיות של US$50,000, ולכן רווח של US$30,000. סך ההפקדות בבנק הוא US$90,000 כי US$10,000 היו כסף של הבעלים עצמו שהועבר לחשבון העסקי. הבעלים גם משך US$12,000 לשימוש פרטי; המשיכה הזאת אינה הוצאה עסקית.

המלווה מקבל דוח רווח והפסד שמראה רווח של US$30,000 לתקופה המצוינת, יחד עם רשומות בנק והסבר קצר להעברה של US$10,000 ולמשיכה של US$12,000. ה-Schedule C שהוגש בעבר תומך בתקופה הקודמת. המלווה מחליט באיזו הכנסה שוטפת ישתמש; אף אחד מסכומי הבנק לבדו אינו מוכיח אותה.

המצב שלכם שונה?

• הרשומות שלכם חלקיות: משחזרים אותן לפני שמבקשים דוח אמין. ראו השלמת הנהלת חשבונות שמתעכבת.
• אתם לא בטוחים מי צריך לנהל את הספרים: ראו ניהול הנהלת חשבונות עצמאי או העסקת איש מקצוע.
• המשיכות מה-LLC שלכם אינן תואמות את הרווח: ראו תשלום לעצמכם מ-LLC.
• השכר מחברת ה-S שלכם והכנסת ה-K-1 שונים: ראו שכר לבעלים של חברת S.
• המלווה דורש אישור חתום או שהדוחות והספרים שלכם סותרים זה את זה: פנו לעזרה בהנהלת חשבונות עם הבקשה המדויקת, הדוחות שהוגשו והרשומות השוטפות, כדי שאפשר יהיה להעריך את היקף העבודה.