Écritures de taxe de vente : revenu, dépense ou passif?

La taxe de vente perçue est-elle un revenu?

La taxe de vente que vous percevez n'est pas un revenu lorsqu'un État ou une administration locale l'impose à l'acheteur et que vous devez la percevoir et la verser. La Publication 334 de l'IRS indique que cette taxe n'est pas un revenu, qu'elle reste hors des recettes brutes et des ventes et qu'elle ne peut pas être déduite. Elle ne fait que passer par vos livres : vous l'inscrivez comme un passif, de l'argent que vous devez à l'État, au moment de la vente, puis vous soldez ce passif quand vous payez.

Vérifiez trois points avant de vous fier à cette règle :

• Sur qui la taxe est imposée. La Publication 334 traite différemment une taxe imposée à vous comme vendeur, et certains États, comme le Nouveau-Mexique et la Californie, rédigent leur taxe de façon à pouvoir la placer de ce côté. Voyez la section ci-dessous sur la taxe imposée au vendeur.
• La manière dont les écritures passées ont été faites. Si les paiements à l'État ont été inscrits comme dépenses, ou si la taxe perçue a été inscrite dans les ventes, l'état des résultats peut être faussé pour chaque année depuis, et une déclaration de revenus produite à partir de ces livres aussi. Si cela dure depuis un an ou plus, voyez la section sur la correction et « Votre situation est différente? » ci-dessous.
• Ce qui inscrit la taxe pour vous. Une fonction de taxe de vente peut inscrire la taxe dans un compte à payer d'elle-même, alors qu'une ligne du flux bancaire ou une écriture manuelle peut ne pas le faire. Ouvrez l'état des résultats : il ne devrait montrer aucune ligne pour la taxe perçue auprès des clients. Le bilan devrait porter la taxe facturée et non encore payée dans un compte de taxe de vente à payer.

Cette règle vise la taxe que vous deviez percevoir. Une taxe facturée par erreur, ou que vous n'aviez pas l'obligation de percevoir, n'est pas visée par cette phrase de la Publication 334; un professionnel doit déterminer comment l'inscrire et la déclarer.

Réunissez les déclarations de taxe de vente produites, les confirmations de paiement, le détail de la taxe de vente à payer par période et l'état des résultats de chaque année en cause.

Un montant du formulaire 1099-K peut comprendre de la taxe de vente et ne pas être égal à votre revenu (Publication 334). Voir le rapprochement des ventes et des versements.

Quelle est l'écriture de journal de la taxe de vente pour une vente?

Inscrivez le prix dans les ventes et la taxe dans un passif. Débitez l'encaisse ou les comptes clients du montant complet que le client doit, créditez les ventes du prix et créditez la taxe de vente à payer de la taxe.

Indiquez la taxe sur sa propre ligne de la facture. New York exige que la taxe soit indiquée séparément sur tout reçu ou toute facture remis à un client. Le Texas l'exige aussi, sauf si vous donnez une déclaration écrite indiquant que la taxe est comprise dans le prix et affichez une pancarte à cet effet. Lorsqu'un prix comprend la taxe, le Texas donne la répartition : le prix de vente est le total divisé par un plus le taux de taxe, et le reste est la taxe.

New York, par exemple, oblige un vendeur à déclarer la taxe pour la période de la vente, que le client ait payé ou non, même si les livres suivent la méthode de caisse, sauf une option de paiement à la réception pour les fournisseurs de matériaux de construction qu'établit un bulletin distinct (Publication 750, édition de 11/15). Dans ce cas, des livres selon la méthode de caisse montrent un solde à payer différent de celui de la déclaration. Voir un solde à payer qui ne concorde pas avec la déclaration.

Dois-je inscrire la taxe de vente comme une dépense chaque fois que je paie l'État?

Non, pas pour la taxe perçue auprès des clients. Le paiement à l'État solde le passif : débitez la taxe de vente à payer et créditez l'encaisse. L'état des résultats n'est pas touché, car la taxe n'y est jamais entrée.

Surveillez le flux bancaire : le prélèvement de l'État arrive sous la forme d'une ligne qui peut être classée comme « taxes » ou « dépense de taxe de vente ». Rapprochez-la plutôt de la taxe à payer. Si votre logiciel de comptabilité a une fonction de taxe de vente, il peut inscrire la taxe dans un compte à payer pour vous : inscrivez le paiement à cet endroit, ou rapprochez la ligne bancaire du compte à payer qu'il a créé.

Un paiement peut regrouper d'autres éléments : taxe d'utilisation, pénalité ou intérêts. Inscrivez chacun dans son propre compte et ne gardez que la taxe de vente dans le compte à payer. Pour la fréquence des déclarations et des paiements, voir la production des déclarations de taxe de vente.

Pourquoi inscrire la taxe de vente comme une dépense gonfle-t-il mes coûts?

Parce que la taxe que vous transmettez n'a jamais été votre coût. La Publication 334 dit de ne pas déduire la taxe de vente imposée à l'acheteur que vous devez percevoir et verser. Une écriture de dépense ajoute un coût qui n'existe pas, et tout compte à payer constitué quand vous avez perçu la taxe ne se solde jamais.

Si une déclaration de revenus a été préparée à partir de ces livres, elle peut contenir les mêmes erreurs : une déduction que la Publication 334 dit de ne pas prendre, des recettes brutes qui comprennent la taxe, ou les deux. Cela dépend de la manière dont la taxe a été inscrite chaque année.

Comment inscrire la taxe de vente que je paie sur mes achats?

La taxe de vente que vous payez sur un achat fait partie de ce que vous avez payé, et non d'une dépense de taxe de vente distincte. La Publication 334 dit de traiter la taxe de vente sur un service, ou sur l'achat ou l'utilisation d'un bien, comme faisant partie de son coût.

Pour la taxe payée sur des stocks, voir le coût au débarquement dans le coût des marchandises vendues. Pour choisir entre passer l'équipement en charges et l'amortir, voir la passation en charges de l'équipement dès la première année. Si un fournisseur a facturé la taxe sur des stocks que vous avez achetés pour les revendre, voir les certificats de revente et les remboursements de taxe de vente.

Et si une taxe m'est imposée comme vendeur, comme une taxe sur les recettes brutes?

Une taxe qui vous est imposée plutôt qu'à votre client va dans vos recettes brutes lorsque vous la percevez auprès de l'acheteur. La Publication 334 dit que, si vous percevez des taxes de vente de l'État et des administrations locales qui vous sont imposées comme vendeur, vous devez inclure le montant perçu dans vos recettes brutes. Pour un entrepreneur individuel qui produit l'annexe C, la même publication permet une déduction pour une taxe d'État sur le revenu brut, par opposition au revenu net, qui est directement attribuable à l'entreprise. Elle ne vise que ceux qui produisent l'annexe C; la façon dont une société de personnes ou une société déclare la taxe relève de son préparateur.

Le Nouveau-Mexique en est un exemple. Sa taxe sur les recettes brutes est imposée aux entreprises, et une entreprise peut la transmettre à l'acheteur; si elle le fait, le montant doit être indiqué séparément sur la facture (Ministère de la Taxation et du Revenu du Nouveau-Mexique). Dans les livres, le montant perçu va généralement dans les ventes, et la taxe est un coût de l'entreprise inscrit lorsqu'elle est due, par un compte à payer jusqu'à son paiement. Garder le montant perçu hors des ventes ne respecterait pas la Publication 334.

Les États rédigent cela différemment. Le guide du permis de vendeur de la Californie dit que le vendeur est responsable du paiement de la taxe et peut être remboursé par le client (Publication 73 de la CDTFA). La Publication 334 ne nomme aucun État : elle ne dit donc pas de quel côté de sa ligne tombe la taxe d'un État donné. Cela dépend de la loi de l'État et de vos faits. Si vous percevez dans un État qui présente la taxe comme celle du vendeur, réglez le traitement avec un préparateur avant de l'inscrire d'une façon ou de l'autre.

Comment inscrire la taxe d'utilisation lorsque le vendeur n'en a facturé aucune?

La taxe d'utilisation est due par l'acheteur lorsque des biens ou des services taxables sont utilisés dans un État, que le vendeur n'y a facturé aucune taxe et qu'aucune exonération ne s'applique. Ajoutez-la au coût de l'achat et à un compte de taxe d'utilisation à payer jusqu'à ce que vous la déclariez.

Le Texas dit qu'un acheteur doit la taxe d'utilisation sur les articles taxables entreposés, utilisés ou consommés au Texas et provenant d'un vendeur qui ne facture pas la taxe du Texas, sauf si une exonération s'applique, et ses instructions de déclaration laissent de côté les stocks détenus exclusivement pour la revente. New York exige qu'une entreprise inscrite, ou tenue de s'inscrire, à la taxe de vente déclare la taxe d'utilisation sur sa déclaration de taxe de vente et de taxe d'utilisation. Les autres États diffèrent.

Quand vous payez avec la déclaration, débitez la taxe d'utilisation à payer et créditez l'encaisse. La Publication 334 traite la taxe de vente sur l'« achat ou l'utilisation » d'un bien comme faisant partie de son coût. Elle ne nomme pas la taxe d'utilisation : confirmez donc avec votre préparateur que la taxe d'utilisation reçoit le même traitement de coût, comme le suppose l'écriture ci-dessus. Pour savoir quels achats la font devoir et comment la déclarer, voir la taxe d'utilisation sur les achats d'entreprise.

Où inscrire une remise pour production à temps ou un crédit de vendeur?

Inscrivez-la dans son propre compte, séparé des ventes et du compte à payer. Certains États permettent à un vendeur de garder une petite partie de la taxe perçue s'il produit et paie à temps. Elle réduit l'argent que vous envoyez : le compte à payer garde donc un crédit qui ne se solde jamais, à moins que vous inscriviez la différence dans son propre compte.

Les règles diffèrent selon l'État; consultez les instructions de déclaration de votre État pour voir s'il en accorde une. Le Texas accorde aussi aux payeurs anticipés une remise plus grande, que traite un solde à payer qui ne concorde pas avec la déclaration. Soldez le compte à payer pour la taxe complète due et mettez le montant que vous avez gardé dans son propre compte, et non dans les ventes. Pour une personne qui produit l'annexe C, les instructions de l'IRS disent que, si l'État vous permet de retenir une partie de la taxe de vente perçue, vous devez inclure ce montant dans vos revenus à la ligne 6 (instructions de l'annexe C). Pour une société de personnes ou une société, ou pour une remise liée à la taxe d'utilisation sur vos propres achats, demandez à votre préparateur comment elle est déclarée.

Qu'est-ce que le solde de la taxe de vente à payer, et à qui appartient cet argent?

Le solde est la taxe de vente que vous avez inscrite comme due et non encore payée à l'État. Lorsque la taxe est imposée à l'acheteur, c'est l'argent de l'État que vous détenez, et non le vôtre. New York dit qu'un vendeur inscrit est un fiduciaire de l'État et doit verser la taxe due, y compris la taxe non encore perçue sur les ventes de la période. Pour une société ou une société de personnes, l'État ajoute que certains propriétaires, dirigeants, administrateurs, employés, associés et membres, appelés personnes responsables, peuvent être tenus personnellement responsables de la taxe que l'entreprise doit (Publication 750). Le Texas dit que le vendeur est responsable de percevoir et de payer le bon montant (Comptroller du Texas).

Au bilan, le solde est un passif à court terme, et non de l'argent libre pour la paie ou le propriétaire. Une fois chaque déclaration payée, le solde ne devrait contenir que la taxe sur les ventes faites depuis la période couverte, y compris la taxe sur les factures impayées lorsque l'État exige qu'une vente soit déclarée pour la période où elle a été faite. S'il contient plus ou moins, ou si un client n'a jamais payé une facture sur laquelle vous avez facturé la taxe, voir un solde à payer qui ne concorde pas avec la déclaration. Pour savoir qui doit la taxe impayée dans chaque État et jusqu'où un État peut remonter pour établir une cotisation, voir la production des déclarations de taxe de vente.

Comment corriger la taxe de vente inscrite par erreur comme dépense ou comme revenu dans les années passées?

Reclassez chaque période pour que la taxe passe par le compte à payer, puis comparez ce compte aux déclarations produites. Ces étapes visent la taxe imposée à l'acheteur; une taxe imposée à vous comme vendeur reste dans les ventes et reste une dépense.

1. Dressez la liste de chaque période. Pour chacune, réunissez la déclaration de taxe de vente produite, la taxe due qui y figure et la confirmation de paiement.
2. Sortez le détail du compte à payer, ainsi que tout compte de revenu ou de dépense qui a reçu de la taxe de vente.
3. Pour chaque paiement inscrit en dépense, séparez-le d'abord. Seule la taxe de vente perçue auprès des clients bouge : débitez la taxe de vente à payer et créditez le compte de dépense. La taxe d'utilisation, la pénalité et les intérêts vont chacun dans leur propre compte; un préparateur décide de la façon dont une pénalité ou des intérêts sont déclarés.
4. Pour chaque période où la taxe perçue a été inscrite dans les ventes, débitez les ventes et créditez la taxe de vente à payer.
5. Comparez le compte à payer aux déclarations. Il devrait être égal à la taxe sur les ventes non encore payée, y compris la taxe sur les factures impayées lorsque l'État déclare une vente au moment où elle est faite. Les écarts vont au guide sur les écarts.
6. Vérifiez séparément la taxe d'utilisation et toute remise ou tout crédit, comme ci-dessus.

Ces étapes changent vos livres, et non ce que vous avez produit auprès de l'État. Une correction qui touche une année déjà utilisée pour une déclaration de revenus soulève deux questions : faut-il retraiter cette année ou ajuster la période courante, et la déclaration produite doit-elle être modifiée? Les réponses dépendent de ce que la déclaration a rapporté, et aucune n'est une décision de tenue de livres.

Exemple

Tous les montants sont en dollars américains et sont donnés à titre d'illustration.

Une vente et son paiement

Une entreprise vend des marchandises pour 1 000 $ et ajoute 8 % de taxe de vente : le client paie donc 1 080 $. L'écriture débite l'encaisse de 1 080 $, crédite les ventes de 1 000 $ et crédite la taxe de vente à payer de 80 $. Le paiement de 80 $ à l'État débite la taxe de vente à payer et crédite l'encaisse. Les ventes sont de 1 000 $, l'état des résultats ne montre aucune taxe et le compte à payer revient à zéro.

Équipement et fournitures non taxées

Une machine coûte 5 000 $ plus 400 $ de taxe de vente. Elle est inscrite à 5 400 $, la base de l'amortissement. La même entreprise achète en ligne 2 000 $ de fournitures sans se faire facturer de taxe. À un taux illustratif de 6 % de taxe d'utilisation, elle doit 120 $. Elle débite les fournitures de 2 120 $, crédite l'encaisse de 2 000 $ et crédite la taxe d'utilisation à payer de 120 $, puis déclare la taxe d'utilisation sur sa déclaration de taxe de vente.

Deux ans de paiements inscrits en dépense

Une entreprise perçoit 8 % sur 100 000 $ de ventes taxables chaque année : elle perçoit donc 8 000 $ par année et verse 8 000 $ à l'État chacune de ces années. Elle inscrit la taxe dans le compte à payer, mais inscrit chaque paiement à l'État comme une dépense.

• Année 1 : les dépenses sont trop élevées de 8 000 $, le bénéfice est trop bas de 8 000 $, et le compte à payer montre 8 000 $ même si l'État a été payé.
• Année 2 : la même chose. Les dépenses sont trop élevées de 8 000 $, et le compte à payer montre 16 000 $.

La correction débite la taxe de vente à payer et crédite le compte de dépense de 8 000 $ chaque année, ce qui ramène le compte à payer à zéro. Si les déclarations produites ont déduit cette dépense, la question de les modifier ou non suit.

Votre situation est différente?

• Des paiements inscrits en dépenses, ou de la taxe perçue inscrite dans les ventes, depuis un an ou plus, et une déclaration de revenus produite à partir de ces livres : l'état des résultats et la déclaration peuvent tous deux être faussés. Un professionnel peut déterminer quelles années doivent être corrigées et si les déclarations changent. Voir l'aide en tenue de livres et nettoyer ou repartir à neuf pour savoir comment un nettoyage est délimité.
• Vous percevez dans un État qui présente sa taxe comme celle du vendeur, comme le Nouveau-Mexique ou la Californie : les écritures ci-dessus peuvent ne pas convenir; la manière d'inscrire le montant perçu et la taxe dépend de la loi de l'État et de vos faits. Voir l'aide en tenue de livres.
• Le compte à payer ne concorde pas avec la déclaration : voir un solde à payer qui ne concorde pas avec la déclaration.
• Une place de marché a perçu la taxe, ou vous rapprochez des versements : voir le rapprochement des ventes et des versements.
• Les dépôts par carte arrivent nets des frais et des pourboires : voir les dépôts par carte dans les livres.
• Vous exploitez un restaurant ou utilisez un système de POS : voir la taxe de vente d'un restaurant et le rapprochement du POS.
• Vous auriez dû percevoir la taxe et ne l'avez pas fait, vous n'avez jamais envoyé la taxe perçue, ou vous avez perçu une taxe que vous n'étiez pas tenu de percevoir : l'État peut être en droit de recevoir plus que ne le montrent les livres. Voir le rattrapage de la taxe de vente non perçue et l'aide en tenue de livres.
• Vous ne savez pas si vous devriez tenir vos propres livres : voir tenir ses livres soi-même ou engager un spécialiste de la tenue de livres.