Doppelte Einnahmen in QuickBooks: Rechnungen und Einzahlungen

Warum erscheinen meine Einnahmen in QuickBooks doppelt?

Einnahmen erscheinen doppelt, wenn ein Verkauf zwei Datensätze in der Buchhaltung hat, etwa eine Rechnung mit ihrer Zahlung und zusätzlich die Bankeinzahlung für dasselbe Geld als neue Einnahme. Eine weitere typische Ursache ist die Verbindung zu einer Zahlungs-App, die Verkäufe neben Ihren Rechnungen bucht. Die schnelle Prüfung: die Einnahmen eines Monats gegen die Einzahlungen desselben Monats.

Höhere Einnahmen als Einzahlungen sind nicht immer eine Dublette. Unbezahlte Rechnungen sowie Einzahlungen, die nach Abzug von Gebühren des Zahlungsdienstleisters und Erstattungen eintreffen, lassen die Einnahmen über den Einzahlungen liegen. Sales Tax (US-Umsatzsteuer auf Verkäufe), die Ihren Käufern auferlegt ist und die Sie erheben und abführen, sowie Trinkgelder, die Sie an andere weitergeben, wirken umgekehrt, denn sie stehen in den Einzahlungen, aber nicht in den Einnahmen. Die Sales Tax, die Ihnen als Verkäufer auferlegt ist und Kunden berechnet wird, gehört in der Regel zu den Bruttoeinnahmen (Publication 334). Eine Dublette sind Einnahmen, die kein zusätzlicher Verkauf stützt.

Die Gewinnermittlungsmethode spielt für den Vergleich eine Rolle. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) zählen Einnahmen in dem Jahr, in dem sie tatsächlich eingehen oder Ihnen uneingeschränkt zur Verfügung stehen; bei einer periodengerechten Methode (Accrual Method) in der Regel in dem Jahr, in dem sie verdient werden (Publication 538). Ein Einnahmenbericht nach Zahlungseingang sollte dem erhaltenen Geld folgen. Ein Bericht nach der periodengerechten Methode enthält auch unbezahlte Rechnungen.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• sich die Verdopplung über mehrere Monate oder Jahre erstreckt;
• eine Zahlungs-App in mehr als ein Konto oder eine Unternehmensdatei synchronisiert;
• einige Monate bereits abgestimmt oder gesperrt sind;
• eine eingereichte Steuererklärung die verdoppelte Zahl verwendet haben könnte.

Lassen Sie in diesen Fällen einen Buchhalter oder Ersteller der Steuererklärung die Datei ansehen, bevor Sie etwas löschen.

Das sollten Sie vorab bereithalten:

• den Einnahmenbericht nach Monaten für den betroffenen Zeitraum, erstellt nach der Methode, die Ihre Steuererklärung verwendet;
• Bank- und Zahlungs-App-Auszüge für dieselben Monate;
• die Liste der offenen und bezahlten Rechnungen;
• die Verbindungs- oder Sync-Einstellungen der Apps und das Datum, an dem jede aktiviert wurde;
• alle Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen);
• die eingereichte Steuererklärung für jedes betroffene Jahr.

Woher kommen doppelte Einzahlungen: einmal als Zahlung, einmal als Einzahlung?

Dubletten entstehen, wenn dasselbe Geld oder derselbe Verkauf über zwei Wege erfasst wird. Fünf Muster sind häufig.

Laut der Abgleichsseite von QuickBooks Online kann eine Bankzeile, deren Transaktion bereits in der Buchhaltung existiert, die Option Match anbieten; Add kategorisiert die Zeile als Buchung (QuickBooks-Online-Hilfe). Eine Zeile hinzuzufügen, die schon existiert, ist der Beginn des ersten Musters. Liegt die Zahlung nach dem Entfernen der hinzugefügten Buchung noch in Undeposited Funds, lesen Sie Saldo von Undeposited Funds.

Wie bestätige ich, dass Einnahmen doppelt gezählt werden?

Stimmen Sie die Einnahmen eines Monats mit dem erhaltenen Geld und den zugehörigen Rechnungen ab. Eine Dublette ist ein Verkauf mit zwei Datensätzen und einer Einzahlung.

1. Wählen Sie einen Monat. Öffnen Sie den Einnahmenbericht nach Transaktionen, nicht nach Summen, über alle Einnahmenkonten (auch ein Sammelkonto oder ein nicht kategorisiertes), nach der Methode, die Ihre Steuererklärung verwendet, Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerecht.
2. Listen Sie die Einzahlungen dieses Monats aus den Auszügen von Bank und Zahlungs-App auf. Legen Sie Einzahlungen beiseite, die keine Verkäufe sind: Darlehen, Geld, das die Eigentümer eingelegt haben, Überweisungen zwischen Ihren eigenen Konten sowie vom Käufer auferlegte Sales Tax, die Sie zur Abführung erheben, oder Trinkgelder, die Sie für andere einnehmen.
3. Vergleichen Sie die Einnahmen nach der Zufluss-Abfluss-Methode mit diesen Einzahlungen. Sie sollten übereinstimmen, abgesehen von Gebühren der Zahlungsdienstleister, Erstattungen und dem Timing zum Monatsende.
4. Wenn Sie die periodengerechte Methode nutzen, erklären Sie die Differenz zu den Einnahmen nach der Zufluss-Abfluss-Methode mit der Veränderung der unbezahlten Verkäufe: in dem Monat in Rechnung gestellte Verkäufe abzüglich der in dem Monat erhaltenen Zahlungen auf Rechnungen, nur der Einnahmenanteil (ohne Sales Tax), angepasst um Gutschriften. Im Voraus erhaltene Zahlungen und noch nicht in Rechnung gestellte Einnahmen muss der Ersteller der Steuererklärung prüfen, und eine ungeklärte Differenz ist ein Hinweis, kein Beweis.
5. Sind die Einnahmen höher, als dies erklärt, suchen Sie einen Verkauf an zwei Stellen. Sortieren Sie die Einnahmezeilen nach Betrag, dann nach Datum. Derselbe Betrag zweimal innerhalb weniger Tage, einmal mit einer Rechnung verknüpft und einmal nicht, ist der übliche Treffer.
6. Prüfen Sie jeden Verdachtsfall anhand der Auszüge: eine Einzahlung bei der Bank, zwei Einnahmedatensätze in der Buchhaltung.

Eine Bankabstimmung kann auf den Cent aufgehen, obwohl die Einnahmen verdoppelt sind, denn die zweite Kopie kann in einem Konto liegen, das die Abstimmung nie erfasst. Stimmen Sie jeden Monat ab (Publication 583) und vergleichen Sie zusätzlich die Einnahmen mit den Einzahlungen: Bank-Feeds sind keine Abstimmung.

Welche Kopie behalte ich: zuordnen, löschen oder ausschließen?

Behalten Sie in der Regel den Datensatz, der mit der Rechnung und der Bankzeile verknüpft ist, und entfernen Sie die lose zweite Kopie. Ist nicht klar, welche das ist, hören Sie auf und fragen Sie einen Buchhalter, bevor Sie löschen.

Die Schritte zum Ausschließen in QuickBooks Online beginnen im Tab For review; sie betreffen also Bankzeilen, die dort noch warten. Eine Zeile, die schon in der Buchhaltung steht, korrigieren Sie in der Buchhaltung.

Fallstricke:

• Die verknüpfte Kopie löschen. Eine Rechnung und ihre Zahlung sind verknüpft. Entfernen Sie die lose Buchung, nicht die Zahlung, die die Rechnung ausgleicht, sonst ist die Zahlungshistorie der Rechnung gestört.
• Eine Zeile ausschließen, die keine Dublette ist. Zwei echte Einzahlungen können denselben Betrag und dasselbe Datum haben. Schließen Sie eine Zeile erst aus, wenn Sie dieselbe Zeile schon in der Buchhaltung gefunden haben, und vergleichen Sie Betrag, Datum und Beschreibung.
• Aus einem abgestimmten Monat ohne Plan entfernen. Siehe den Abschnitt zu abgeschlossenen Monaten weiter unten.
• Kein Nachweis, was geändert wurde. Notieren Sie jede Entfernung: Datum, Betrag, Kunde, was Sie behalten haben und warum. Die Treasury Regulations nennen eine Abstimmung der Unterschiede zwischen Buchhaltung und Steuererklärung als Beispiel für die aufzubewahrenden Nachweise (26 CFR 1.446-1); Ihre Notizen zu den Entfernungen fließen darin ein.

Wie behebe ich Dubletten durch den Sync zwischen Stripe und QuickBooks und verhindere neue?

Entscheiden Sie, wo jeder Verkauf einmal erfasst wird, beenden Sie den anderen Weg und bereinigen Sie die Dubletten dann Monat für Monat. Die Einstellungen unterscheiden sich je nach App und Software, und deren eigene Hilfeseiten behandeln sie; dieser Ratgeber nicht.

1. Wählen Sie die eine Quelle für Verkäufe: Ihre Rechnungen oder die Verkäufe, die die App synchronisiert.
2. Schalten Sie den anderen Weg jetzt ab, damit keine neuen Kopien entstehen. Wenn Sie zuerst löschen, während der Sync läuft, können neue Kopien folgen.
3. Finden Sie den ersten Monat, in dem die Einnahmen über den Einzahlungen liegen. Das liegt meist nahe am Beginn der Verbindung; prüfen Sie es anhand des Datums, an dem jede Verbindung aktiviert wurde.
4. Bereinigen Sie die Dubletten, beginnend mit dem ältesten Monat. Vergleichen Sie nach jedem Monat dessen Einnahmen erneut mit den Einzahlungen.
5. Prüfen Sie die nächste Auszahlung nach der Änderung. Jeder Verkauf darin sollte bereits einmal erscheinen, und die Einzahlung sollte zu diesen Datensätzen passen, statt neue Verkaufseinnahmen hinzuzufügen.

Auszahlungen kommen nach Abzug von Gebühren und Erstattungen an, deshalb ist eine Auszahlung kleiner als die Verkäufe dahinter, ohne dass eine Dublette vorliegt. Diese Abstimmung steht in Verkäufe und Auszahlungen abstimmen. Je nach App: Stripe, Square, Shopify. Erstattungen, die als Einnahmen gebucht wurden: Erstattungen in der Buchhaltung erfassen.

Was, wenn die Dublette in einem bereits abgestimmten oder abgeschlossenen Monat liegt?

Eine Dublette in einem abgestimmten oder gesperrten Monat lässt sich beheben, aber beheben Sie sie dort, wo sie liegt, und halten Sie den Grund fest. Wenn Sie eine abgestimmte Buchung ändern, kann der Monat vom Kontoauszug abweichen, und die nächste Abstimmung kann von einem anderen Saldo ausgehen (falscher Anfangssaldo bei der Abstimmung). Ein Abschlussdatum (Closing Date) kann ein Passwort verlangen, bevor Sie ein gesperrtes Datum ändern (Abschlussdatum nach Einreichung der Steuererklärung).

Eine Korrekturbuchung mit dem heutigen Datum verschiebt die Korrektur aus dem Zeitraum, in dem die überzählige Buchung erfasst wurde. Einnahmen werden für das Jahr gemeldet, in dem sie eingehen oder verdient werden (Publication 538); eine Pauschalkorrektur in diesem Jahr lässt also das frühere Jahr zu hoch und dieses Jahr zu niedrig ausfallen. Ist das Jahr bereits eingereicht, stimmt die korrigierte Buchhaltung nicht mehr mit der Steuererklärung überein, bis die Steuererklärung korrigiert wird oder ein Ersteller der Steuererklärung festhält, warum beide abweichen (siehe den Abschnitt zur eingereichten Steuererklärung weiter unten).

Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) führt die Korrektur eines Rechen- oder Buchungsfehlers als keine Änderung der Gewinnermittlungsmethode auf (Publication 538). Eine doppelte Buchung ist ein solcher Fehler; in welcher Steuererklärung die Korrektur erfolgt, hängt von der Unternehmensform ab und davon, ob das frühere Jahr noch geändert werden kann.

Verrät mir ein Betrag auf Form 1099-K, ob Einnahmen doppelt sind?

Nein. Form 1099-K meldet die Bruttozahlungen, die ein Meldepflichtiger über Zahlungskarten oder Zahlungs-Apps abgewickelt hat. Sie kann nicht zeigen, ob Ihre Buchhaltung einen Verkauf doppelt zählt. Feld 1a wird nicht um Posten wie Gebühren, Gutschriften, Erstattungen, Versand oder Rabatte gekürzt, ist also auch kein Nettoeinkommen (IRS).

Nutzen Sie sie nur als Anstoß, nicht als Beweis. Zeigt Ihre Buchhaltung mehr Verkäufe über diesen Kartenabwickler oder diese App als der Bruttobetrag der Form, suchen Sie zuerst nach Doppelbuchungen. Eine Form und Ihre Buchhaltung können auch ohne Dublette abweichen, etwa wegen eines gemeinsam genutzten Kartenterminals oder eines Wechsels des Eigentümers oder der Steuernummer (IRS) oder wegen des Timings zum Jahresende; liegt eine Form über Ihrer Buchhaltung, können auch Verkäufe in der Buchhaltung fehlen.

Sie melden alle Einkünfte, ob eine Form eintrifft oder nicht (IRS). Schwellenwerte und was bei einer falschen oder doppelten Form zu tun ist: Meldeschwelle der Zahlungsplattformen und falsche oder korrigierte Steuerform der Plattform. Die vollständige Abstimmung: Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.

Ist das doppelte Einkommen in eine bereits eingereichte Steuererklärung gelangt?

Ja, wenn die Steuererklärung aus den doppelten Büchern erstellt wurde. Verfolgen Sie zuerst die Zeile der Steuererklärung bis zur Buchhaltung: Bruttoeinnahmen oder Gesamteinkünfte gegen den korrigierten Einnahmenbericht. Eine Steuererklärung, die aus Einzahlungen oder einer Form 1099-K erstellt wurde, hat die überzähligen Beträge vielleicht nie enthalten. Wurde die Buchhaltung noch nicht für eine Steuererklärung genutzt, korrigieren Sie sie zuerst und geben Sie Ihrem Ersteller der Steuererklärung die korrigierten Berichte. Was Sie vor dem Versenden noch prüfen sollten: Checkliste zur Bereinigung der Buchhaltung.

Enthielt die Steuererklärung die überzähligen Beträge, bleibt sie wie eingereicht, bis sie korrigiert wird.

Verdoppelte Einnahmen können die gezahlte Steuer zu hoch ausfallen lassen, die Korrektur kann also ein Erstattungsantrag sein. Für einen Erstattungsantrag gilt eine Frist: 3 Jahre nach Einreichung der ursprünglichen Steuererklärung oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer, je nachdem, was später eintritt, gerechnet ab der eigenen Steuererklärung und Zahlung des Antragstellers. Eine früh eingereichte Steuererklärung gilt als am Fälligkeitstag eingereicht, und ein nach der Frist gestellter Antrag erhält keine Gutschrift oder Erstattung, es sei denn, eine Ausnahme gewährt mehr Zeit (IRS). Der Eigentümer einer Personengesellschaft oder S Corporation rechnet also ab seiner eigenen Steuererklärung. Ein Administrative Adjustment Request (Änderungsantrag) einer Personengesellschaft muss in der Regel innerhalb von 3 Jahre nach dem späteren Zeitpunkt aus dem Einreichungsdatum ihrer Steuererklärung und ihrem nicht verlängerten Fälligkeitstermin gestellt werden, und eine IRS-Mitteilung über die Eröffnung eines Verwaltungsverfahrens für dieses Jahr schließt ihn in der Regel aus (26 U.S.C. 6227). Eine Änderung der Bundessteuererklärung kann auch eine Steuererklärung des Bundesstaates betreffen (IRS).

Dieselbe Einnahmenzahl kann auch in einer Sales-Tax-Erklärung, einem Kreditantrag oder einem Investorenbericht stehen. Prüfen Sie auch diese. Zur Sales Tax: Sales Tax Payable stimmt nicht mit der Erklärung überein.

Wie verhindere ich, dass Einnahmen wieder doppelt erfasst werden?

Geben Sie jedem Verkauf einen festen Platz, ordnen Sie zu statt hinzuzufügen und vergleichen Sie jeden Monat die Einnahmen mit den Einzahlungen.

• Eine Quelle für Verkäufe. Entscheiden Sie, ob Rechnungen oder die Zahlungs-App den Verkaufsdatensatz anlegen, und schalten Sie den anderen Weg ab.
• Zuordnen, nicht hinzufügen. Existiert die Transaktion zur Bankzeile bereits, nutzen Sie Match (QuickBooks-Online-Hilfe).
• Kein Auszug-Upload zusätzlich zu einem laufenden Feed. Wie Sie eine Lücke füllen, steht in Bank-Feed importiert nicht mehr.
• Monatlich abstimmen. Laut IRS soll das Girokonto jeden Monat abgestimmt werden, und Computeraufzeichnungen müssen mit Ihren Büchern und Ihrer Steuererklärung übereinstimmen (Publication 583).
• Eine neue Verbindung testen. Vergleichen Sie nach dem Verbinden einer App die Einnahmen eines Monats mit den Einzahlungen und sehen Sie sich offene Rechnungen und Undeposited Funds an, bevor Sie dem Sync vertrauen.
• Das Jahr nach der Einreichung sperren. Abschlussdatum nach Einreichung der Steuererklärung.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Eine Einzahlung wurde hinzugefügt statt zugeordnet

Ein Designstudio stellt einem Kunden im Mai US$8.000 in Rechnung. Der Kunde zahlt, und die Zahlung wird der Rechnung zugeordnet. Der Bank-Feed zeigt dann die Einzahlung, und sie wird als Einnahme hinzugefügt, statt zugeordnet zu werden. Die Mai-Einnahmen lauten auf US$16.000 bei einer Einzahlung von US$8.000. Das Studio entfernt die hinzugefügte Einnahmebuchung und ordnet die Bankzeile dem vorhandenen Datensatz zu. Die Mai-Einnahmen betragen wieder US$8.000.

Eine im September verbundene Zahlungs-App

Ein Online-Shop mit Kalenderjahr verbindet im September eine Zahlungs-App. Vier Monate lang erscheint jeder Verkauf als Rechnung und noch einmal als synchronisierter Verkauf, etwa US$22.000 zusätzliche Einnahmen. Der Shop wählt die Rechnungen als einzige Quelle, schaltet die Verkäufe des Syncs ab und bereinigt die Dubletten Monat für Monat, wobei er jeden Monat mit den Einzahlungen vergleicht. Wurde die Steuererklärung dieses Jahres bereits aus diesen Büchern eingereicht, stehen die zusätzlichen US$22.000 in der Steuererklärung, und der nächste Schritt ist die oben beschriebene Prüfung der Änderungserklärung.

Ein Upload und der Feed

Ein Auftragnehmer lädt einen Kontoauszug von Hand hoch und fügt dessen 60 Einzahlungen hinzu, insgesamt US$9.400. Der laufende Feed liefert dann dieselben 60 Zeilen in For review. Der Auftragnehmer prüft jede anhand der bereits erfassten Einzahlung und schließt die 60 Feed-Kopien aus, bevor sie hinzugefügt werden; so enthält die Buchhaltung US$9.400 an Einzahlungen, nicht US$18.800. Wären beide Sätze schon hinzugefügt gewesen, müssten die gebuchten Überschüsse in der Buchhaltung korrigiert und das Konto erneut abgestimmt werden.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Verdopplung erstreckt sich über Monate, eine Zahlungs-App synchronisiert in mehrere Konten, abgestimmte Zeiträume sind betroffen, oder eine eingereichte Steuererklärung könnte die zusätzlichen Einnahmen enthalten: Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um zu klären, welche Buchungen Sie behalten, ob eine Steuererklärung geändert werden muss und wie Sie alles so einrichten, dass jeder Verkauf nur einmal erfasst wird.
• Die Steuererklärung einer Personengesellschaft oder S Corporation könnte die zusätzlichen Einnahmen enthalten: Lesen Sie eingereichte Unternehmenssteuererklärung korrigieren.
• Eine Zahlung wird nie ausgeglichen und Undeposited Funds wächst weiter: Lesen Sie Saldo von Undeposited Funds.
• Auszahlungen, Gebühren oder eine Form 1099-K passen nicht zu Ihren Verkäufen: Lesen Sie Verkäufe und Auszahlungen abstimmen und Auszahlungen in der Buchhaltung.
• Eine Abstimmung stimmt nicht mehr, nachdem Sie Posten gelöscht haben: Lesen Sie falscher Anfangssaldo bei der Abstimmung.
• Erstattungen wurden als Einnahmen erfasst: Lesen Sie Erstattungen in der Buchhaltung erfassen.
• Ein eingereichtes Jahr ändert sich ständig, nachdem die Steuererklärung abgegeben wurde: Lesen Sie Abschlussdatum nach Einreichung der Steuererklärung.
• Die Buchhaltung ist monatelang im Rückstand, oder der IRS hat wegen des Jahres geschrieben: Lesen Sie überfällige Buchhaltung nachholen mit Hilfe bei der Buchhaltung oder ein IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen.