Ecommerce-Buchhaltung: Kosten und Umfang für Shopify und Amazon

Was macht ein Buchhalter für Online-Shops, was ein allgemeiner Buchhalter womöglich nicht macht?

Ein Buchhalter für Online-Shops gleicht auf Shop-Ebene ab: Bruttoumsätze, Gebühren, Erstattungen und Sales Tax jedes Verkaufskanals werden getrennt erfasst, jede Auszahlung wird einer Bankeinzahlung zugeordnet, die Summen stimmen mit Form 1099-K überein, und der Warenbestand wird bis zum Wareneinsatz fortgeführt. Keine offizielle Stelle legt fest, was Buchhalter für Online-Shops berechnen; die Gebühr folgt Kanälen, Bestellvolumen, Warenbestand, Sales-Tax-Bundesstaaten und Rückstand, daher vergleichen Sie Angebote zuerst nach dem Umfang. Das Bureau of Labor Statistics beschreibt die allgemeine Tätigkeit als Transaktionen erfassen, Berichte erstellen und Differenzen abstimmen; ein Shop fügt Einzelheiten pro Kanal hinzu. Ein allgemeiner Buchhalter kann diese Arbeit leisten; prüfen Sie, dass der vereinbarte Umfang sie nennt.

Was macht die Bücher eines Shops nicht einfach?

Jeder dieser Punkte macht aus einem Buchhaltungsauftrag eine Frage des Umfangs:

• Auszahlungen, die nicht mehr mit den Bankeinzahlungen übereinstimmen.
• Mehr als ein Verkaufskanal, jeder mit eigenen Auszahlungen und eigener Form 1099-K.
• Ware, die in mehr als einem Bundesstaat lagert, oder Sales Tax, die in mehreren Bundesstaaten geschuldet wird.
• Monate, die nie abgestimmt wurden.
• Ware, die nie gezählt wurde.
• Eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft, bei der der Wareneinsatz in der eigenen Erklärung der Gesellschaft steht.

Wo zwei oder mehr zutreffen, kommen der Umfang und die dahinterliegenden Steuerfragen in der Regel vor der Gebühr.

Was sollte ich zuerst zusammentragen?

• Die Auszahlungs- oder Abrechnungsberichte jedes Kanals für das Jahr.
• Jede erhaltene Form 1099-K.
• Bank- und Kartenauszüge.
• Lieferantenrechnungen und die letzte Bestandszählung.
• Verkäufe nach Bundesstaat.
• Die Steuererklärung des Vorjahres.

Warum müssen die Bücher Bruttoumsätze, Gebühren und Erstattungen zeigen und nicht nur die Nettoeinzahlung?

Bücher, die aus Nettoeinzahlungen aufgebaut sind, weisen zu niedrige Umsätze aus und zeigen keinen Aufwand für Gebühren oder Erstattungen. Der IRS sagt, der Bruttobetrag auf Form 1099-K berücksichtigt keine Gebühren, Gutschriften, Erstattungen, Versandkosten, Zahlungsmitteläquivalente oder Rabatte, und dass weitere Unterlagen nötig sind, um von dort zu den zu meldenden Einkünften zu kommen. Publication 583 sagt, betriebliche Bücher müssten Bruttoeinkünfte, Abzüge und Gutschriften zeigen.

Die Bücher eines Shops erfassen daher Folgendes getrennt:

• Bruttoumsätze vor Sales Tax, nach Kanal.
• Erstattungen und Rücksendungen.
• Gebühren von Zahlungsabwicklern und Marktplätzen sowie Versandetiketten.
• Eingenommene Sales Tax.
• Geld, das ein Zahlungsabwickler als Reserve zurückhält (kein Aufwand).
• Die Auszahlung auf die Bank (eine Umbuchung, kein neuer Verkauf).

Zu den Buchungen lesen Sie Verkäufe, Auszahlungen und Form 1099-K abgleichen. Zu Amazon lesen Sie einen Abrechnungsbericht in Buchungen umsetzen. Zu Shopify lesen Sie Auszahlungen, die nicht zu den Einzahlungen passen.

Wie stimmen die Bücher mit Form 1099-K überein?

Form 1099-K meldet Bruttozahlungen, die über Zahlungskarten und über Zahlungs-Apps oder Marktplätze eingegangen sind, und stimmt daher mit den Bruttoumsätzen nach Kanal überein, nicht mit den Bankeinzahlungen. Der IRS sagt, ein Shop, der direkt per Karte bezahlt wird, erhalte unabhängig vom Betrag eine Form. Eine Zahlungs-App oder ein Marktplatz muss melden, wenn die Zahlungen $20.000 bei mehr als 200 Transaktionen übersteigen, kann aber auch weniger melden, und ein Bundesstaat kann einen niedrigeren Schwellenwert festlegen. Ein Shop auf mehreren Plattformen kann mehrere Forms erhalten.

Eine fehlende Form nimmt den Büchern nichts weg: Der IRS sagt, der Schwellenwert der Form entscheide nicht darüber, ob Zahlungen steuerpflichtig sind. Publication 334 warnt, die Form könne Einnahmen auslassen und Posten enthalten, die keine Einnahmen sind, etwa Sales Tax.

In der Praxis erstellt der Buchhalter pro Form ein kurzes Arbeitsblatt (eine „Brücke“): Es beginnt bei den Bruttoumsätzen nach Kanal und Zeitraum, passt für Sales Tax in den Zahlungen, Verkäufe außerhalb dieses Zahlungsabwicklers und zeitliche Abgrenzung zum Jahresende an und endet beim Betrag in Feld 1a der Form. Eine Form mit falschem Empfänger, eine Dublette oder ein Betrag, den das Arbeitsblatt nicht erklären kann, gehört in den Ratgeber zu Verkäufe, Auszahlungen und Form 1099-K abgleichen. Zur Steuererklärung lesen Sie Einkommensteuer für Online-Verkäufer.

Warum verändert der Warenbestand die Bücher und die Steuererklärung, und wer bewertet ihn?

Ein Unternehmen, das einen Warenbestand führt, bewertet seine Ware zu Beginn und am Ende jedes Jahres, um den Wareneinsatz zu ermitteln, und verwendet für Einkäufe und Verkäufe in der Regel die periodengerechte Methode (Publication 538). Der Wareneinsatz ist der Anfangsbestand plus Einkäufe und andere Kosten, abzüglich des Endbestands (Publication 334). Ohne Zählung zum Jahresende ist der Endbestand eine Schätzung, und Kosten und Gewinn verschieben sich mit ihm.

Ein Small Business Taxpayer (ein Test anhand der durchschnittlichen Bruttoeinnahmen) kann wählen, keinen Warenbestand zu führen, muss aber dennoch eine Methode verwenden, die das Einkommen klar abbildet (Publication 334). Eine zulässige Methode behandelt die Ware als nicht nebensächliche Materialien und Vorräte, deren Kosten über den Wareneinsatz in dem späteren der Jahre zurückfließen, in dem die Ware an Kunden geht und in dem die Kosten gezahlt oder angefallen sind (26 CFR 1.471-1). Zum Test und zur Wahl lesen Sie Warenbestand oder Vorräte für kleine Verkäufer.

Wohin die Kosten gehören, hängt vom Einreicher ab. Ein Einzelunternehmer, wozu auch eine Einzelperson gehört, die einziges Mitglied einer LLC ist, die nicht für die Behandlung als Kapitalgesellschaft gewählt hat, verwendet Schedule C, Zeilen 35 bis 42 (Publication 334). Eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft fügt Form 1125-A bei, wenn sie den Wareneinsatz abzieht.

Ein Unternehmen, das einen laufenden Warenbestand führt, muss dennoch in angemessenen Abständen eine körperliche Zählung durchführen und die Bücher entsprechend anpassen (Publication 538). Zur Ware im Amazon-Fulfillment lesen Sie FBA-Gebühren und Warenbestand.

Wer zieht die Sales Tax auf Marktplatzverkäufe ein, und was verfolgt der Buchhalter für meinen eigenen Shop?

Der Marktplatz zieht die Steuer auf Verkäufe über ihn ein und führt sie ab, wo ein Bundesstaat eine Marktplatzregel hat; der Eigentümer zieht sie auf die eigenen Verkäufe des Shops ein, wo er dazu verpflichtet ist. Die Bundesstaaten legen ihre eigenen Regeln fest; Texas und Kalifornien sind zwei Beispiele.

• Texas: Ein Marktplatzanbieter (Marketplace Provider) muss die Steuer auf alle Verkäufe über seinen Marktplatz einziehen, melden und abführen. Ein Verkäufer muss nicht einziehen, sobald der Anbieter bescheinigt, dass er es tut (ohne Bescheinigung sollte der Verkäufer es tun), aber ein Verkäufer in Texas braucht dennoch eine Genehmigung und muss Erklärungen einreichen, auch wenn jeder Verkauf über einen Marktplatz läuft.
• Kalifornien: Der Marktplatzbetreiber (Marketplace Facilitator) ist der Händler für vermittelte Verkäufe, also Verkäufe über den Marktplatz. Ein Verkäufer, dessen Verkäufe in Kalifornien alle über einen solchen Betreiber laufen, muss sich in der Regel nicht registrieren; die CDTFA behandelt aber auch einen Verkäufer, der Ware in einem Fulfillment-Center in Kalifornien lagert, als dort geschäftlich tätig und sagt nicht, wie beides zusammenpasst, wenn ein Marktplatz die Ware hält; fragen Sie die CDTFA. Ein Verkäufer, der auch direkt verkauft, zum Beispiel auf seiner eigenen Website, und eine physische Präsenz hat (dazu gehört, Ware im Bundesstaat zu lagern) oder kombinierte Verkäufe zur Lieferung in Kalifornien durch den Verkäufer und seine nahestehenden Personen, etwa Familienmitglieder oder Unternehmen, die derselbe Eigentümer kontrolliert, von mehr als $500.000 im vorangegangenen oder laufenden Kalenderjahr hat, einschließlich der Marktplatzverkäufe, muss sich möglicherweise registrieren.

Für einen Shop, den der Eigentümer selbst betreibt, verfolgt der Buchhalter:

• Verkäufe nach Zielbundesstaat und Kanal, einschließlich Marktplatzverkäufen, weil Kalifornien sie auf seinen Schwellenwert anrechnet.
• Verkäufe verbundener Unternehmen, wo der Schwellenwert eines Bundesstaates sie zusammenrechnet.
• Eingenommene Steuer auf die eigenen Bestellungen des Shops, nach Bundesstaat, als Verbindlichkeit. Publication 334 sagt, eine dem Käufer auferlegte Sales Tax, die Sie einziehen und abführen, sei kein Einkommen; eine Ihnen als Verkäufer auferlegte Steuer gehöre zu den Bruttoeinnahmen.
• Steuer, die ein Marktplatz eingezogen und abgeführt hat, getrennt von Steuer, die der Eigentümer schuldet.
• Die Steuerbescheinigung oder Kontonummer jedes Marktplatzes und jede Genehmigung eines Bundesstaates.
• Eingereichte Erklärungen und geleistete Zahlungen, abgestimmt mit dem Verbindlichkeitskonto.
• Wo die Ware lagert, weil ein Bundesstaat dort gelagerte Ware als Präsenz werten kann.

Zu der Frage, in welchen Bundesstaaten Sie einziehen müssen, lesen Sie Shopify-Sales-Tax nach Bundesstaat und wann Sie Sales Tax einziehen müssen. Zu den Erklärungen lesen Sie Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Welche Unterlagen sollte der Buchhalter führen, und wie oft sollten die Konten abgestimmt werden?

Der Buchhalter sollte jede Unterlage führen, die Einkünfte und Kosten der Bücher belegt, und das Geschäftsgirokonto jeden Monat abstimmen. Der IRS akzeptiert jedes System, das Einkünfte und Ausgaben klar zeigt; der Eigentümer muss dennoch jede Buchung belegen können.

Publication 583 sagt, Sie sollten ein Geschäftskonto getrennt von einem privaten Konto führen und das Girokonto jeden Monat abstimmen. Sie fügt hinzu, dass elektronische Unterlagen mit den Büchern und der Steuererklärung abgestimmt sein und die Quellbelege erkennen lassen müssen. Der Monatsabschluss eines Shops ordnet außerdem die Transaktionen jeder Auszahlung ihrer Einzahlung zu; das ist Buchhaltungspraxis, keine Regel des IRS.

Bewahren Sie Unterlagen so lange auf, wie sie eine Steuererklärung belegen könnten. Die allgemeine Frist für die Festsetzung weiterer Steuer beträgt 3 Jahre nach Einreichung der Erklärung (eine früh eingereichte Erklärung gilt als an ihrem Fälligkeitstermin eingereicht), und in aufgeführten Fällen gelten längere Fristen (Publication 583, Table 3). Unterlagen zur Sales Tax und zu Marktplätzen folgen den Regeln der Bundesstaaten, die länger sein können: Texas verlangt zum Beispiel von einem Fernverkäufer, der nur über einen Marktplatz verkauft, der bescheinigt, dass er die Steuer einzieht, Unterlagen zu diesen Verkäufen mindestens 4 Jahre aufzubewahren (Texas Comptroller). Die Frist für jede Unterlage steht in wie lange Sie Geschäftsunterlagen aufbewahren.

Was bestimmt die Gebühr eines Buchhalters für Online-Shops, und zahle ich zu viel?

Die Gebühr folgt der Menge, die abzustimmen ist, und keine offizielle Stelle veröffentlicht, was Buchhalter für Online-Shops berechnen. Diese Seite nennt deshalb die Einflussfaktoren, keinen Preis.

Halten Sie jedes Angebot gegen diese Zeilen; ein Angebot, das mehrere offen lässt, ist noch nicht vergleichbar. Eine Gebühr, die Warenbestand oder Sales Tax auslässt, deckt weniger Arbeit ab; vergleichen Sie Angebote daher für denselben Umfang. Ein Shop mit einem Kanal und ohne Ware braucht womöglich nicht den vollen Shop-Umfang. Zu den Kosten eines Rückstands lesen Sie Kosten für nachgeholte Buchhaltung; für einen Monatspreis für jedes kleine Unternehmen lesen Sie Kosten der Buchhaltung pro Monat.

Worauf sollte ich bei einem Shopify- oder Amazon-Buchhalter achten, und was sollte er mir vor der Beauftragung zeigen?

Achten Sie auf den Nachweis, dass er die Auszahlungen eines Shops mit dessen Einzahlungen abgeglichen hat, nicht auf eine Liste von Software. Bitten Sie einen Kandidaten zu zeigen:

1. Eine Auszahlung, die einer Bankeinzahlung zugeordnet ist, mit sichtbaren Bruttoumsätzen, Gebühren und Erstattungen (ein Muster ohne Namen).
2. Wie er einen Shop mit zwei Kanälen mit seinen Forms 1099-K abgleicht.
3. Wie der Warenbestand behandelt wird: wer zählt, wie oft, wie die Kosten fortgeführt werden (einschließlich der Frage, ob die Kosten der Ware Einfuhrfracht und Einfuhrzölle enthalten), und was geschieht, wenn Zählung und Bücher abweichen.
4. Welche Pflichten bei der Sales Tax er verfolgt, ob er Erklärungen einreicht oder nur die Zahlen meldet und wie er Steuer erfasst, die ein Marktplatz einzieht.
5. Was er von Ihnen braucht, wenn ein Verkaufskanal keine Details exportiert.
6. Wann jeder Monat abgeschlossen wird, wem die Buchhaltungsdatei gehört und welchen Zugriff er braucht.
7. Wie Bestellungen erfasst werden, die ein Lieferant oder ein Print-on-Demand-Partner ausführt (ohne eigenen Warenbestand).

Zu allgemeinen Fragen vor der Beauftragung lesen Sie Fragen vor der Beauftragung eines Buchhalters. Um einen Buchhalter zu prüfen, den Sie schon haben, lesen Sie die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen.

Örtlicher Buchhalter, auf Shops spezialisierter Buchhalter oder nur Software?

Ein allgemeiner örtlicher Buchhalter kann zu einem Shop mit einem Kanal und einfacher Ware passen; ein Shop mit mehreren Kanälen, Ware oder mehreren Sales-Tax-Bundesstaaten braucht in der Regel jemanden, der Auszahlungen von Shops schon abgeglichen hat.

Wer auch immer die Bücher führt: Der Eigentümer trägt die Beweislast für das, was die Steuererklärung meldet; er muss also zeigen können, woher jede Zahl stammt. Was eine Shop-Plattform leistet und was nicht, steht in macht Shopify Buchhaltung. Wo der Buchhalter sitzt, steht in örtlicher oder Online-Buchhalter.

Was muss ich jeden Monat noch senden?

Der Eigentümer sendet, was der Buchhalter nicht aus einer Anbindung ziehen kann:

• Berichte jedes Kanals oder Zahlungskontos, das keine Details exportiert.
• Lieferantenrechnungen für eingekaufte Ware.
• Ware, die in ein Lager oder Fulfillment-Center oder aus ihm heraus bewegt wurde.
• Schreiben zur Sales Tax, Genehmigungsschreiben und Marktplatzbescheinigungen.
• Hinweise zu ungewöhnlichen Erstattungen, Streitfällen oder Einbehalten.
• Welche Transaktionen privat sind.

Die vollständige Liste steht in was Ihr Buchhalter von Ihnen braucht und was ein monatlicher Buchhaltungsservice umfasst.

Wann braucht ein Shop einen CPA und nicht nur einen Buchhalter?

Ein Shop braucht in der Regel die Einschätzung eines CPA, wenn die Frage eine steuerliche Position ist und keine Unterlage. Ein Buchhalter erfasst, was geschehen ist; die Steuererklärung entscheidet, wie es gemeldet wird.

Wenn zwei oder mehr Zeilen passen, bringen Sie die Auszahlungsberichte, Forms 1099-K und Bestandsunterlagen zur Buchhaltung, damit Umfang und Steuerfragen gemeinsam geklärt werden. Wer was erledigt, steht in Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Ein Shopify-Kanal, keine Bestandszählung

Ein Shop verkauft US$400.000 im Jahr über einen Kanal und einen Kartenabwickler, mit etwa 3.000 Bestellungen, wobei die Sales Tax in diesem Beispiel außen vor bleibt. Die Erstattungen betragen US$16.000 und die Gebühren des Abwicklers US$12.000, sodass die Bank US$372.000 erhält. Die Bücher erfassen US$400.000 Umsatz, US$16.000 Erstattungen und US$12.000 Gebühren. Form 1099-K zeigt etwa US$400.000, was mit den Umsätzen übereinstimmt, nicht mit den Einzahlungen.

Der Anfangsbestand war US$50.000 und die Einkäufe waren US$180.000, und der Eigentümer führt einen Warenbestand, hat aber zum Jahresende nicht gezählt. Mit einer Zählung von US$60.000 beträgt der Wareneinsatz US$170.000. Ohne Zählung ist der Endbestand und damit der Gewinn eine Schätzung.

Amazon-Fulfillment plus ein Shopify-Shop

Ein Verkäufer hat US$900.000 Umsatz im Jahr über beide. In einem geschäftigen Monat zeigt der Amazon-Verkaufsbericht US$85.000, und die Auszahlung beträgt etwa US$75.000. Die Lücke von US$10.000 sind Gebühren und Erstattungen, sagen wir US$8.000 und US$2.000, keine verlorenen Verkäufe. Die Bücher erfassen US$85.000 Umsatz, US$8.000 Gebühren und US$2.000 Erstattungen. US$75.000 als Umsatz zu erfassen würde den Umsatz um US$10.000 zu niedrig ausweisen und die US$8.000 Gebühren verbergen. Bei Ware in mehreren Bundesstaaten und Sales Tax in mehreren Bundesstaaten braucht der Eigentümer außerdem Antworten auf die Steuerfragen, nicht nur auf die monatlichen Buchungen.

Ein kleiner Bastelshop

Ein Eigentümer verkauft US$25.000 im Jahr über einen Marktplatz und stimmt das Bankkonto jeden Monat ab. In einem Shop dieser Größe können ein monatlicher Auszahlungsnachweis mit Bruttoumsätzen, Gebühren und Erstattungen, eine Bestandszählung zum Jahresende und eine Prüfung die Bücher abdecken; ein zweiter Kanal, mehr Ware oder eine Pflicht zur Sales Tax in einem anderen Bundesstaat weitet aus, was abgedeckt werden muss.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre Auszahlungen, Ihr Warenbestand und Ihre Sales Tax stimmen nicht mehr überein, oder Sie verkaufen über mehr als einen Kanal oder in mehrere Bundesstaaten: Das ist erst eine Frage des Umfangs und dann eine Frage des Preises. Bringen Sie die Auszahlungsberichte, Forms 1099-K und Bestandsunterlagen zur Buchhaltung.
• Monate oder Jahre sind nicht abgestimmt: Lesen Sie überfällige Bücher nachholen und holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung, um sie neu aufzubauen.
• Sie haben Ware weiterverkauft, ohne Warenbestand oder Belege zu führen: Lesen Sie Warenbestand und Wareneinsatz ohne Unterlagen.
• Sie haben Ware in mehreren Bundesstaaten oder schulden womöglich in mehreren Sales Tax: Lesen Sie wann Sie Sales Tax einziehen müssen und Schwellenwerte für wirtschaftlichen Nexus nach Bundesstaat, und bringen Sie dann Ihre Verkäufe nach Bundesstaat und Ihre Lagerorte zur Buchhaltung.
• Form 1099-K stimmt nicht mit Ihren Verkäufen überein, ein Schreiben zu Einkünften oder Sales Tax ist eingetroffen, oder eingezogene Steuer wurde nie abgeführt: Lesen Sie Verkäufe, Auszahlungen und Form 1099-K abgleichen und Sales Tax payable, die nicht zur Erklärung passt; reicht die Lücke in ein eingereichtes Jahr zurück, bringen Sie die Forms und Berichte zur Buchhaltung.
• Amazon ist Ihr Hauptkanal: Lesen Sie Buchhaltung für Amazon-Verkäufer.
• Sie betreiben einen kleinen Bastelshop: Lesen Sie Buchhaltung für einen kleinen Online-Shop.
• Der Eigentümer lebt außerhalb der USA, oder das Verkäuferkonto gehört einer LLC, die aus dem Ausland gehalten wird: Lesen Sie Marktplatzauszahlungen in einer LLC in ausländischem Besitz und bringen Sie dann die Auszahlungsberichte zur Buchhaltung.
• Ihr Unternehmen ist kanadisch und verkauft in US-Dollar: Lesen Sie Verkäufe in US-Dollar und Marktplatzauszahlungen.