Buchhaltung im Trucking: Tagespauschale, IFTA, Form 2290

Wie führe ich die Buchhaltung für ein Trucking-Unternehmen oder als Owner-Operator?

Die Buchhaltung im Trucking besteht aus den Bank- und Kartenumsätzen plus vier Aufzeichnungen, die die Bank nie zeigt. Ohne sie ist der Gewinn nicht belegt, und für die Ansprüche auf Kraftstoffsteuer und Tagespauschale gibt es keine Unterlagen.

Sammeln Sie zuerst: jede Abrechnung, Kraftstoff- und Mautunterlagen, Meilen je Bundesstaat, den Auszug zum Lkw-Darlehen, Schedule 1 mit Stempel, falls Sie Form 2290 eingereicht haben (hat das Frachtunternehmen den Lkw zugelassen, fragen Sie dort, wer die Steuer gezahlt hat), und das Protokoll der Tage unterwegs.

Zwei Tests entscheiden, welche Erklärungen für Ihren Lkw gelten:

Ein Lkw, der keinen der beiden Tests erfüllt, reicht keine der beiden Erklärungen ein. Abrechnungen, Kraftstoff, Tagespauschale und das Lkw-Darlehen werden trotzdem gleich gebucht.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Sie den Leasingvertrag mit einem Frachtunternehmen verlassen, um mit eigener Betriebsgenehmigung zu fahren, ein IFTA-Quartal oder Form 2290 versäumt wurde, ein Jahr Abrechnungen nie abgestimmt wurde, das Unternehmen eine S Corporation ist oder Sie keinen festen Standort haben, von dem aus Sie reisen. Jeder dieser Fälle ändert die Buchhaltung oder das steuerliche Ergebnis, nicht nur den Papierkram: siehe Anders in Ihrem Fall? am Ende. Diese Seite behandelt Bundesrecht der USA und das IFTA-Abkommen; Einkommensteuer der Bundesstaaten, andere Straßenabgaben der Bundesstaaten, Genehmigungen und Sales Tax auf den Kauf eines Lkw unterscheiden sich je nach Bundesstaat. Zur Einkommensteuer in mehreren Bundesstaaten siehe Unternehmenseinkommensteuer in anderen Bundesstaaten.

Wie erfasse ich eine Abrechnung des Frachtunternehmens: Bruttoumsatz, Chargebacks, Kraftstoffvorschüsse und Escrow?

Buchen Sie die Bruttoeinnahmen aus den Ladungen als Umsatz und erfassen Sie jeden Chargeback (einen Betrag, den das Frachtunternehmen von Ihrer Vergütung abzieht) auf einer eigenen Zeile. Der Zahlungseingang ist nur die letzte Zeile der Abrechnung.

Wenn Sie an ein Frachtunternehmen vermietet sind, verlangt die Leasingvorschrift des Bundes (49 CFR 376.12), dass der schriftliche Vertrag jeden Posten nennt, den das Frachtunternehmen abziehen darf, und wie er berechnet wird, und dass Sie die Unterlagen zu einem Abzug erhalten. Die Zahlung ist innerhalb von 15 Tagen fällig, nachdem Sie die Lieferunterlagen eingereicht haben. Brutto bedeutet Ihre Vergütung vor Chargebacks: Wenn Sie einen Prozentsatz des Ladungsumsatzes erhalten, muss der Vertrag festlegen, dass das Frachtunternehmen Ihnen die bewertete Frachtrechnung spätestens bei der Abrechnung gibt, damit Sie Ihren Anteil prüfen können. Nutzen Sie den Vertrag als Checkliste: Ein Abzug, den er nicht aufführt, ist eine Frage, die Sie vor dem Buchen stellen sollten.

Der Vertrag muss festlegen, wofür der Escrow verwendet werden darf. Das Frachtunternehmen muss jede Zugabe und jeden Abzug auf den Abrechnungen oder in einer monatlichen Aufstellung zeigen, mindestens vierteljährlich Zinsen zahlen und das Guthaben innerhalb von 45 Tagen nach Ende des Vertrags zurückgeben. Ob einbehaltener Escrow in dem Jahr, in dem er einbehalten wird, steuerpflichtiges Einkommen ist, hängt von den Vertragsbedingungen und Ihrer Gewinnermittlungsmethode ab; buchen Sie ihn in jedem Fall als Guthaben und lassen Sie den Ersteller der Steuererklärung den Zeitpunkt der Steuer entscheiden.

Wenn Sie als Einzelunternehmer bezahlt werden, schickt das Frachtunternehmen möglicherweise Form 1099-NEC, dazu Form 1099-MISC, wenn es Lkw-Miete getrennt von Ihrer Fahrervergütung meldet (Anleitung zu Form 1099); ihre Summen können von Ihren Zahlungseingängen abweichen. Ordnen Sie beide den Abrechnungen zu. Die Anleitung zu Schedule C verlangt, eine Erklärung beizufügen, wenn die Summe in Feld 1 höher ist als die gemeldeten Bruttoeinnahmen. Zahlungen an eine Kapitalgesellschaft, auch an eine LLC, die als S Corporation besteuert wird, werden in der Regel nicht in Form 1099-NEC gemeldet (Anleitung zu Form 1099); bei einer S Corporation sind die Abrechnungen daher möglicherweise der einzige Nachweis. Ein Umsatz, der netto nach Chargebacks gebucht wird, verbirgt außerdem die tatsächlichen Aufwendungen.

Was gehört bei Kraftstoff, Leasinggebühren, Versicherung, Maut, Waagen, Genehmigungen und Reifen in die Buchhaltung?

Buchen Sie jede Ausgabe auf einem eigenen Konto, je Lkw, damit dieselben Buchungen Schedule C, die IFTA-Erklärung und die Unterlagen für Form 2290 stützen. Der Vertrag muss festlegen, wer Kraftstoff, Kraftstoffsteuern, Genehmigungen, Maut, Fähren, Wartezeiten, Kennzeichen und Lizenzen bezahlt (49 CFR 376.12); buchen Sie nur, was Sie selbst zahlen.

Wie erfasse ich Kraftstoff und Meilen je Bundesstaat für IFTA, und wann ist die Erklärung fällig?

Ein qualifiziertes Kraftfahrzeug, das in zwei oder mehr IFTA-Mitgliedsjurisdiktionen fährt, braucht eine IFTA-Lizenz seiner Heimatjurisdiktion (Base Jurisdiction: der Mitgliedsstaat oder die Provinz, in der der Lkw zugelassen ist, von der aus sein Betrieb gesteuert wird und in der ein Teil seiner Fahrten stattfindet) und eine Erklärung, fällig der letzte Tag des Monats nach jedem Kalenderquartal. Ein qualifiziertes Kraftfahrzeug hat zwei Achsen und ein Gesamtgewicht oder zugelassenes Gesamtgewicht über 26.000 Pfund, oder drei oder mehr Achsen bei beliebigem Gewicht, oder ist Teil einer Kombination über diesem Gewicht. Mitglieder sind die 48 zusammenhängenden Bundesstaaten und die 10 kanadischen Provinzen; für gelegentliche Fahrten können stattdessen Fahrtgenehmigungen (Trip Permits) genutzt werden (IFTA, Inc.).

Fällt ein Fälligkeitstermin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag, und eine Erklärung ist auch dann erforderlich, wenn der Lkw nicht gefahren ist (Articles of Agreement). Die Website Ihrer Heimatjurisdiktion nennt die Möglichkeiten zur Einreichung.

Wenn Sie an ein Frachtunternehmen vermietet sind, prüfen Sie, wer einreicht. Bei einem Vertrag von 30 Tagen oder mehr können Sie und das Frachtunternehmen schriftlich vereinbaren, wer von Ihnen die Kraftstoffsteuer meldet und zahlt; schweigt der Vertrag, tut es das Frachtunternehmen. Bei einem Vertrag von 29 Tagen oder weniger tut es der Eigentümer des Lkw (Articles of Agreement R530). Reicht das Frachtunternehmen ein, bewahren Sie trotzdem Kraftstoffbelege und Fahrtunterlagen für dieses auf und prüfen seine Chargebacks für Kraftstoffsteuer anhand davon.

Bewahren Sie für jeden Lkw und jedes Quartal Folgendes auf (Procedures Manual):

• Strecke: Fahrtdaten, Start und Ziel, Route, Kilometerstand bei Beginn und Ende, Gesamtstrecke, Strecke in jeder Jurisdiktion und die Lkw-Nummer. Aufzeichnungen aus einem Ortungssystem müssen als Tabelle oder Datei mit Trennzeichen vorliegen; ein PDF- oder Bildexport ist nicht zulässig.
• Kraftstoff: ein Beleg, eine Rechnung oder eine Kartenaufstellung mit Datum, Name und Adresse des Verkäufers, Menge, Kraftstoffart, Preis, dem betankten Lkw und dem Käufer. Ohne sie gibt es für diesen Kauf keine Anrechnung der gezahlten Steuer.
• Zusammenfassung: eine monatliche Zusammenfassung von Strecke und Kraftstoff für jeden Lkw, insgesamt und je Jurisdiktion. Sie kann für eine Prüfung nötig sein, und die Heimatjurisdiktion kann sie verlangen.

Buchen Sie Kraftstoff zu den vollen Kosten je Lkw. Die IFTA-Zahlung ist Kraftstoffsteuer und gehört daher zu den Kraftstoffkosten; eine Erstattung mindert sie. Bewahren Sie die Unterlagen vier Jahre nach der Fälligkeit oder Einreichung der Erklärung auf, je nachdem, was später liegt.

Hält die Heimatjurisdiktion die Unterlagen für unzureichend, setzt sie den gemeldeten Kraftstoffverbrauch auf 4,00 Meilen pro Gallone herab oder kürzt ihn um 20 %, was die Steuer erhöht. Eine verspätete, fehlende oder zu niedrig gezahlte Erklärung kann einen Strafzuschlag von $50 oder 10 % der unbezahlten Steuer nach sich ziehen, je nachdem, welcher Betrag höher ist, dazu Zinsen; die Lizenz kann ausgesetzt oder entzogen werden. Das eigene Recht der Heimatjurisdiktion kann weitere Strafzuschläge hinzufügen. Der Strafzuschlag des Abkommens kann bei triftigem Grund erlassen werden. IFTA betrifft nur die Steuer auf den Verbrauch von Motorkraftstoff; Ihre Heimatjurisdiktion sagt Ihnen, was sonst noch gilt.

Wenn Sie ein Quartal versäumt haben: Rekonstruieren Sie Meilen je Bundesstaat und Gallonen aus Tankkartenauszügen, Belegen und Fahrtunterlagen und reichen Sie die verspätete Erklärung bei Ihrer Heimatjurisdiktion ein. Sind die Unterlagen verloren, kann eine Prüfung zur oben genannten Festsetzung mit 4,00 Meilen pro Gallone führen.

Kann ich als Owner-Operator die Tagespauschale abziehen, und was ändert sich bei einer S Corporation?

Ein selbstständiger Fahrer kann Mahlzeiten für Tage außerhalb des Heimatorts mit einem festen Tagessatz abziehen: $80 in den zusammenhängenden USA und $86 außerhalb davon. Für einen Fahrer, der den Lenk- und Ruhezeiten des Bundes unterliegt (den Grenzen des Department of Transportation für die Fahrzeit), sind 80 % dieses Betrags abziehbar. Der Eigentümer einer S Corporation kann ihn in der Regel nicht in der persönlichen Steuererklärung abziehen; der Abzug läuft über den Erstattungsplan des Unternehmens. Der IRS veröffentlicht den Satz jeden Herbst neu in seiner jährlichen Mitteilung zur besonderen Tagespauschale; lesen Sie die aktuelle, bevor Sie den Satz festlegen.

Selbstständiger Owner-Operator

Ein Einzelunternehmer und eine LLC mit einem Mitglied, die wie ein Einzelunternehmer besteuert wird, ziehen die Tagespauschale in Schedule C ab.

• Wer sie nutzen kann: Tätigkeiten, die unmittelbar den Gütertransport per Lkw betreffen und regelmäßig Reisen weg vom Heimatort erfordern, mit Stopps auf einer Fahrt an Orten mit unterschiedlichen Mahlzeitensätzen des Bundes (Revenue Procedure 2019-48).
• Außerhalb des Heimatorts: Ihre Aufgaben müssen Sie deutlich länger als einen gewöhnlichen Arbeitstag von Ihrem steuerlichen Wohnsitz (Tax Home) wegführen, und Sie müssen Schlaf oder Ruhe brauchen. Ein Fahrer, der am selben Tag mit nur einer kurzen Essenspause zurückkehrt, ist nicht außerhalb des Heimatorts (Publication 463).
• Steuerlicher Wohnsitz (Tax Home): Ihr regulärer oder hauptsächlicher Betriebsort, unabhängig davon, wo Ihre Familie lebt. Ein Fahrer, der an einem Terminal stationiert ist, kann das Gebiet des Terminals als Tax Home haben; dann sind Mahlzeiten und Unterkunft dort keine Reisekosten. Hat die Arbeit keinen regulären oder hauptsächlichen Ort, kann Ihr Wohnort das Tax Home sein. Drei Faktoren entscheiden: Sie betreiben einen Teil Ihres Geschäfts in dem Gebiet und übernachten dort, Sie haben dort Lebenshaltungskosten, die durch Ihre Abwesenheit doppelt anfallen, und Sie haben das Gebiet nicht aufgegeben (Ihre Familie lebt dort oder Sie halten sich dort oft auf). Erfüllen Sie alle drei, ist es Ihr Tax Home; erfüllen Sie zwei, hängt es von den Tatsachen ab; erfüllen Sie einen, sind Sie ein Wanderarbeiter (Itinerant) und können Reisekosten nicht abziehen (Publication 463). Ob ein Fahrer, der im Lkw lebt, ein Tax Home hat, hängt von diesen Tatsachen ab.
• Betrag: der Tagessatz für jeden Tag außerhalb des Heimatorts, wobei der erste und der letzte Tag einer Reise mit drei Viertel des Satzes angesetzt werden. Der Satz deckt nur Mahlzeiten und Nebenkosten; ein Hotelaufenthalt wird zu tatsächlichen Kosten abgezogen. Verwenden Sie den Satz für Transportunternehmen für das ganze Kalenderjahr und ziehen Sie für dieselben Tage nicht zusätzlich tatsächliche Mahlzeiten ab.
• Anteil: 80 % für Betreiber im zwischenstaatlichen Lkw-Verkehr, die den Lenk- und Ruhezeiten des Department of Transportation unterliegen (Abschnitt 274(n)(3); Anleitung zu Schedule C). Ein Fahrer, der diesen Regeln nicht unterliegt, sollte klären, welcher Anteil gilt. Die meisten anderen Geschäftsessen sind auf 50 % begrenzt: siehe Ratgeber zu Geschäftsessen.
• Nachweis: ein Protokoll mit Zeit, Ort und geschäftlichem Zweck jedes Tages. Der Satz ersetzt Verpflegungsbelege, nicht das Protokoll. Er kommt auf die Zeile für abziehbare Mahlzeiten in Schedule C.

Eigentümer einer S Corporation

Ein Officer einer S Corporation, der mehr als nur geringfügige Leistungen erbringt, ist ein Arbeitnehmer, und die Vergütung für diese Leistungen ist Lohn (IRS). Ein Arbeitnehmer kann nicht erstattete Reisekosten in der persönlichen Steuererklärung in der Regel nicht abziehen, weil für Steuerjahre nach 2017 kein Abzug sonstiger Werbungskosten als Einzelposten erlaubt ist (Abschnitt 67(h); Publication 463). Der Abzug läuft daher über das Unternehmen und unterliegt derselben Begrenzung: 80 % für Fahrer mit Lenk- und Ruhezeiten.

• Accountable Plan (Erstattungsplan mit Nachweispflicht): Das Unternehmen erstattet Reisemahlzeiten nach einem Plan mit geschäftlichem Bezug, mit Aufzeichnungen zu jeder Reise und mit Rückgabe eines Überschusses. Ein Plan, der eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, macht die Zahlungen zu steuerpflichtigem Lohn (Publication 463). Das Unternehmen muss dann Lohnsteuer einbehalten und abführen, und ein Officer, der die Lohnabrechnung kontrolliert und die Abführung vorsätzlich unterlässt, kann sie persönlich schulden (Abschnitt 6672). Die Bedingungen und die Frist für diesen Strafzuschlag stehen in Erstattungen einer S Corporation.
• Kein Ersatz für Lohn: Eine Regelung, die Ausgaben durch eine Kürzung des Lohns des Eigentümers erstattet, gilt als Nonaccountable Plan (Publication 463), und der Lohn muss weiterhin angemessen sein: siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.

Eine Erstattung, die die Bedingungen eines Accountable Plan erfüllt, wird als Reisekosten des Unternehmens gebucht, belegt durch das Tagesprotokoll, nicht als Ausschüttung. Eine Erstattung, die sie nicht erfüllt, ist Lohn.

Was ist Form 2290, wer reicht sie ein, und wann ist sie fällig?

Form 2290 ist die jährliche US-Bundessteuererklärung für die Nutzung schwerer Fahrzeuge auf Highways. Die Person, auf deren Namen ein Lkw bei seiner ersten Nutzung im Jahr von Form 2290 (1. Juli bis 30. Juni) zugelassen oder zulassungspflichtig ist, reicht sie ein, wenn das zulässige Gesamtgewicht des Lkw 55.000 Pfund oder mehr beträgt. Sie ist am letzten Tag des Monats nach dem Monat fällig, in dem der Lkw zum ersten Mal auf einer öffentlichen Straße genutzt wird (Anleitung zu Form 2290).

• Steuer: von $100 bis $550 im Jahr je nach Gewicht, anteilig nach Monaten, wenn die erste Nutzung nach Juli liegt (Form 2290; Abschnitt 4481). Das zulässige Gesamtgewicht ist das Leergewicht des Lkw, plus die üblicherweise mit ihm genutzten Anhänger, plus die schwerste üblicherweise beförderte Ladung, und mindestens das höchste Gewicht, das in einer Zulassung des Bundesstaates angegeben ist, soweit dort eines angegeben wird.
• Fälligkeit: an die erste Nutzung geknüpft, nicht an den Termin der Verlängerung der Zulassung (Trucking Tax Center). Ein Lkw, der im Juli zum ersten Mal genutzt wird, wird bis zum 31. August eingereicht; jeder spätere Monat verschiebt den Termin um einen Monat, und ein Wochenende oder Feiertag verschiebt ihn auf den nächsten Werktag.
• Einreichung: Eine EIN ist erforderlich; eine Social Security Number wird nicht akzeptiert. Ab 25 Fahrzeuge ist die elektronische Einreichung Pflicht. Eine LLC mit einem Eigentümer, die eine Disregarded Entity ist, reicht unter der eigenen EIN der LLC ein.
• Geleaste Lkw: Ist der Lkw auf den Eigentümer und eine andere Person zugelassen, auch im Rahmen eines Leasingvertrags, haftet der Eigentümer. Ist der Lkw nur auf den Namen des Frachtunternehmens zugelassen, reicht die Person ein, auf deren Namen er zugelassen ist; prüfen Sie, ob der Vertrag die Kosten durch einen Chargeback auf Sie überträgt.
• Nachweis: Das abgestempelte Schedule 1 ist der Zahlungsnachweis, den die Bundesstaaten bei der Zulassung des Lkw verlangen (Publication 510). Bewahren Sie es auf.
• Geringe Nutzung und Änderungen: Ein Lkw, der im Zeitraum voraussichtlich 5.000 Meilen oder weniger fährt, kann als ausgesetzt gemeldet werden. Überschreitet er diese Grenze oder steigt sein zulässiges Gesamtgewicht in eine höhere Kategorie, reichen Sie bis zum letzten Tag des Monats nach dem Monat der Änderung ein geändertes Form 2290 ein. Für einen verkauften, zerstörten oder gestohlenen Lkw gibt es Gutschriften; ein Käufer, der einen gebrauchten Lkw zulässt, folgt den Regeln für gebrauchte Fahrzeuge in der Anleitung.

Eine verspätete Erklärung erhöht die unbezahlte Steuer um 5 % für jeden angefangenen Monat, bis zu 25 %, und eine verspätete Zahlung erhöht sie um 0,5 % im Monat; der Zuschlag für die verspätete Zahlung mindert den Zuschlag für die verspätete Einreichung in jedem Monat, in dem beide gelten (Abschnitt 6651). Auf unbezahlte Steuer fallen Zinsen an. Wenn Sie Form 2290 versäumt haben: Reichen Sie sie für den Monat der ersten Nutzung des Lkw ein und zahlen Sie die Steuer. Setzt der IRS einen Strafzuschlag fest und Sie meinen, einen triftigen Grund gehabt zu haben, senden Sie ihm einen Brief mit der Erklärung; fügen Sie die Erklärung nicht der Steuererklärung bei. Bewahren Sie die Unterlagen jedes Lkw mit der VIN und den Daten 3 Jahre nach der Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, je nachdem, was später liegt. Buchen Sie die Steuer bei den Lizenzen.

Wie erfasse ich den Lkw: Darlehensraten, Zinsen, Tilgung und Abschreibung?

Teilen Sie jede Darlehensrate auf. Die Zinsen sind ein Aufwand, die Tilgung mindert den Darlehensstand, und die Kosten des Lkw werden über die Abschreibung zurückgeholt, nicht über die Raten.

1. Beim Kauf: Erfassen Sie den Lkw als Vermögenswert zu seinen Anschaffungskosten und das Darlehen als Verbindlichkeit. Sales Tax des Bundesstaates und der Kommune auf einen geschäftlichen Kauf gehört zu den Anschaffungskosten des Lkw und ist kein Steueraufwand (Anleitung zu Schedule C). Ein neuer Lkw, Anhänger oder eine neue Sattelzugmaschine über den Gewichtsgrenzen in Abschnitt 4051 trägt außerdem eine bundesweite Verbrauchsteuer auf den Einzelhandelsverkauf von 12 % des Preises, die der Verkäufer beim ersten Einzelhandelsverkauf erhebt (Publication 510). Sie steckt im Preis, den Sie zahlen, und gehört deshalb zu den Anschaffungskosten.
2. Jede Rate: Der Auszug des Kreditgebers zeigt die Zinsen. Buchen Sie diesen Teil als Zinsaufwand und den Rest gegen das Darlehen. Welche Zinsen abziehbar sind und welche Grenzen gelten, steht in ein Geschäftsdarlehen buchen.
3. Jedes Jahr: Buchen Sie die Abschreibung ab dem Datum, an dem der Lkw in Betrieb genommen wird. Die Methode und ein möglicher Abzug im ersten Jahr stehen in Betriebsausstattung im ersten Jahr abschreiben.

Wird der Lkw auch privat genutzt, ist nur der geschäftliche Anteil der Kosten abziehbar. Ob Sie ihn privat oder über ein Unternehmen kaufen, ändert, wem der Vermögenswert und das Darlehen gehören: siehe ein Fahrzeug über Ihr Unternehmen kaufen.

Brauche ich ein eigenes Geschäftskonto, und welche Unterlagen bewahre ich zum Jahresende auf?

Der IRS rät einem neuen Unternehmen, ein Geschäftskonto zu eröffnen und es vom privaten Konto getrennt zu halten (Publication 583). Für einen Trucker ermöglicht es außerdem, jeden Zahlungseingang aus einer Abrechnung und jede Kraftstoffbelastung einem Auszug oder Beleg zuzuordnen. Ob eine Vorschrift ein solches Konto verlangt und was die Vermischung von Geld für eine LLC bedeutet, steht im Ratgeber zum Geschäftskonto.

Stimmen Sie vor dem Jahresabschluss Folgendes ab:

• Jede Abrechnung mit ihrem Zahlungseingang sowie die Salden von Escrow und Vorschüssen mit den Auszügen des Frachtunternehmens.
• Die Summe jeder erhaltenen Form 1099 (Form 1099-NEC und Form 1099-MISC, falls das Frachtunternehmen Lkw-Miete getrennt gemeldet hat) mit dem gebuchten Umsatz.
• Tankkartenauszüge mit den Belegen, je Lkw, sowie Meilen und Gallonen der vier IFTA-Erklärungen mit der Buchhaltung.
• Tage außerhalb des Heimatorts mit der geltend gemachten Tagespauschale.
• Darlehenszinsen mit dem Jahreswert des Kreditgebers sowie die Zahlung für Form 2290 und Schedule 1 mit der gebuchten Steuer.

Zur Software siehe Buchhaltungs-Apps für Schedule C; zur Entscheidung zwischen eigener Buchhaltung und einem Buchhalter siehe eigene Buchhaltung oder einen Buchhalter beauftragen.

Was ändert sich, wenn ich einen Leasingvertrag mit einem Frachtunternehmen verlasse und mit eigener Betriebsgenehmigung fahre?

Mit eigener Betriebsgenehmigung gehen die Kosten und Meldungen, die das Frachtunternehmen übernommen hatte, auf Sie über, und an die Stelle einer Abrechnung treten viele Kundenrechnungen.

• Registrierung: Ein gewerbliches Frachtunternehmen, dessen Transporte der Bundeszuständigkeit unterliegen, darf diese nur erbringen, wenn es beim Bund registriert ist (49 U.S.C. 13901), und die Registrierung setzt eine hinterlegte Kaution (Bond), eine Versicherungspolice oder eine andere Sicherheit voraus (49 U.S.C. 13906). Mit eigener Betriebsgenehmigung zahlen und buchen Sie die Registrierung und ihre Sicherheit selbst.
• Versicherung: Gewerbliche Frachtunternehmen für nicht gefährliches Gut in Fahrzeugen ab 10.001 Pfund im zwischenstaatlichen Verkehr müssen mindestens $750.000 Haftpflichtschutz haben (49 CFR 387.9). Mit eigener Betriebsgenehmigung gehören die Police und ihre Prämie Ihnen.
• Kosten, die der Vertrag zugewiesen hatte: Der Vertrag musste festlegen, wer Kraftstoff, Kraftstoffsteuern, Genehmigungen, Maut und Kennzeichen zahlt. Lesen Sie ihn noch einmal und buchen Sie dann jede Position ab der ersten Ladung auf Ihren eigenen Namen.
• IFTA und Form 2290: Eröffnen Sie ein IFTA-Konto bei Ihrer Heimatjurisdiktion. Reichen Sie Form 2290 unter Ihrer eigenen EIN ein, wenn der Lkw auf Sie zugelassen ist, und beantragen Sie die EIN vor der ersten Ladung: Der IRS sagt, dass eine neue EIN etwa vier Wochen braucht, bis sie in seinen Systemen eingerichtet ist (Trucking Tax Center).
• Unified Carrier Registration: eine jährliche zwischenstaatliche Gebühr, die sich nach der Zahl der Fahrzeuge richtet, die ein Frachtunternehmen besitzt oder betreibt, und an den Heimatstaat gezahlt wird (49 U.S.C. 14504a). Ein Lkw mit langfristigem Leasingvertrag zählt als Fahrzeug des Frachtunternehmens, die Gebühr gehörte also ihm; jetzt gehört sie Ihnen. Buchen Sie sie bei den Lizenzen.
• Umsatz: Rechnungen an Vermittler (Broker) und Verlader ersetzen Abrechnungen. Die 15-Tage-Regel gilt für die Zahlung eines Frachtunternehmens an einen Vermieter, die Bedingungen Ihrer Kunden stehen daher in deren Verträgen. Verfolgen Sie, was jeder Kunde schuldet. Zahlt ein Factoring-Unternehmen einen Teil einer Rechnung im Voraus, buchen Sie seine Gebühr als eigenen Aufwand und eine einbehaltene Reserve als Forderung an Sie; ob der Vorschuss ein Verkauf oder ein Darlehen ist, hängt vom Factoring-Vertrag ab.
• Escrow: Buchen Sie die Freigabe, wenn sie eintrifft; die Frist von 45 Tagen für das Frachtunternehmen steht oben.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Abrechnungen mit Chargebacks und Escrow

Ein vermieteter Owner-Operator verdient in einem Jahr $180.000 an Ladungsvergütung, vor Chargebacks. Das Frachtunternehmen zieht $14.000 für Versicherung und Gebühren ab und hält $3.000 als Escrow ein. Die Zahlungseingänge betragen zusammen $163.000. Die Buchhaltung zeigt einen Umsatz von $180.000, Aufwendungen von $14.000 auf eigenen Konten und einen Vermögenswert von $3.000 für den Escrow.

Tagespauschale für einen selbstständigen Fahrer und für eine S Corporation

Ein selbstständiger Fahrer im zwischenstaatlichen Verkehr, der Lenk- und Ruhezeiten unterliegt und einen steuerlichen Wohnsitz hat, von dem aus er reist, ist 200 Tage im Jahr unterwegs, alle in den zusammenhängenden USA: 180 volle Tage und 20 Abfahrts- oder Rückkehrtage. Die vollen Tage ergeben 180 × $80 = $14.400. Die Teiltage ergeben 20 × $60 (drei Viertel des Satzes) = $1.200. Die Summe beträgt $15.600, und 80 % davon, $12.480, sind abziehbar.

Gehört demselben Fahrer eine S Corporation, erstattet das Unternehmen $15.600 nach einem Accountable Plan, mit derselben Dreiviertelregel für Teiltage, und zieht $12.480 ab. Der Eigentümer hat in der Regel keinen persönlichen Abzug.

Form 2290 für einen schweren Lkw

Ein Lkw mit einem zulässigen Gesamtgewicht von 80.000 Pfund, zugelassen auf den Namen des Eigentümers, wird am 2. Juli zum ersten Mal auf einer öffentlichen Straße genutzt. Form 2290 ist am 31. August fällig, die Steuer beträgt $550, und das abgestempelte Schedule 1 ist der Zahlungsnachweis, den die Bundesstaaten bei der Zulassung in der Regel verlangen. Läge die erste Nutzung im November, wäre der Fälligkeitstermin der 31. Dezember, und die Steuer würde nur die restlichen Monate des Zeitraums abdecken.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie verlassen einen Leasingvertrag mit einem Frachtunternehmen und fahren mit eigener Betriebsgenehmigung: Registrierung, Versicherung, Kraftstoffsteuer und Form 2290 haben jeweils eigene Fristen und Strafzuschläge, die Tagespauschale braucht ab der ersten Fahrt ein Tagesprotokoll, und die gewählte Rechtsform bestimmt, wie Sie bezahlt werden und was Sie ab der ersten Ladung erfassen. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung vor der ersten Ladung.
• Ein IFTA-Quartal oder Form 2290 wurde versäumt: Strafzuschläge und Zinsen wachsen, und die IFTA-Lizenz kann ausgesetzt oder entzogen werden. Das Nachholen beginnt mit den Kraftstoff- und Kilometerunterlagen: siehe überfällige Buchhaltung nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung für die versäumten Meldungen.
• Ein Jahr Abrechnungen wurde nie abgestimmt: Die Unterlagen zu Abrechnungen, Kraftstoff und Escrow müssen übereinstimmen, bevor eine Steuererklärung erstellt wird. Siehe überfällige Buchhaltung nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung, um das Jahr abzustimmen.
• Das Frachtunternehmen zieht bei jeder Abrechnung eine Lkw-Zahlung ab: Der Vertrag entscheidet, ob es Miete oder Kauf ist, und der Vermögenswert, die Zinsen und die Abschreibung unterscheiden sich. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung zur Lkw-Zahlung.
• Sie führen eine S Corporation oder erwägen eine: Lohn, Tagespauschale und Accountable Plan müssen zusammenpassen. Siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation, Erstattungen einer S Corporation und Hilfe bei der Buchhaltung für eine S Corporation.
• Sie haben keinen festen Standort oder leben im Lkw: Ob Reisekosten abziehbar sind, hängt von Ihrem steuerlichen Wohnsitz ab, was die Einschätzung eines Fachmanns braucht. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihr Ehepartner oder ein Partner fährt mit Ihnen oder besitzt den Lkw mit: Wem das Unternehmen gehört, kann ändern, ob es mit einem Schedule C oder als Personengesellschaft einreicht. Siehe LLCs von Ehepartnern und Familien.
• Sie bezahlen einen weiteren Fahrer: Ob Arbeitnehmer oder Auftragnehmer, ändert Lohnabrechnung, Steuerformulare und Buchhaltung. Siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.
• Sie fahren nach Kanada: IFTA deckt auch die Steuer auf den Kraftstoffverbrauch in den Provinzen ab, regelt aber weder Einkommensteuer noch Umsatzsteuer auf einer der beiden Seiten der Grenze. Siehe Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie kaufen oder ersetzen den Lkw: siehe ein Fahrzeug über Ihr Unternehmen kaufen.
• Ihre Fahrtenblätter, Kraftstoffbelege oder Kilometerstandsunterlagen sind verloren: Die Heimatjurisdiktion kann die Steuer aufgrund unzureichender Unterlagen festsetzen. Siehe ein Fahrtenbuch rekonstruieren für denselben Ansatz bei einem Pkw.