Escrituração para caminhoneiros: per diem, IFTA e Form 2290

Como faço a escrituração contábil de uma empresa de transporte rodoviário ou de um owner-operator?

A escrituração de uma empresa de transporte é feita com os extratos do banco e do cartão mais quatro registros que o banco nunca mostra. Sem eles, o lucro fica sem comprovação, e os pedidos de imposto sobre combustível e de diária de viagem ficam sem registros que os sustentem.

Reúna primeiro: todos os extratos de acerto, registros de combustível e pedágios, milhas por estado, o extrato do financiamento do caminhão, o Schedule 1 carimbado se você entregou o Form 2290 (se a transportadora registrou o caminhão, pergunte a ela quem pagou o imposto) e o registro dos dias fora de casa.

Dois testes definem quais declarações valem para o seu caminhão:

O caminhão que não atende a nenhum dos dois testes não entrega nenhuma das declarações. Acertos, combustível, diária de viagem e financiamento do caminhão são lançados do mesmo jeito.

O caso não é simples quando você está saindo de um contrato de arrendamento com uma transportadora para operar com autoridade própria, perdeu um trimestre do IFTA ou um Form 2290, ficou um ano de acertos sem conciliar, o negócio é uma corporação S ou você não tem uma base de onde sair para viajar. Cada uma dessas situações muda a escrituração ou o resultado do imposto, não só a papelada: veja E no seu caso? no fim. Esta página trata das regras federais e do acordo do IFTA; o imposto de renda estadual, outros impostos rodoviários estaduais, permissões e o imposto sobre vendas na compra de um caminhão variam por estado. Para o imposto de renda em vários estados, veja imposto de renda da empresa em outros estados.

Como lanço um acerto da transportadora: receita bruta, descontos (chargebacks), adiantamentos de combustível e escrow?

Lance as cargas em valor bruto como receita e registre cada desconto (chargeback, um valor que a transportadora tira do seu pagamento) em uma linha própria. O depósito é só a última linha do extrato.

Se você é arrendado a uma transportadora, a regra federal de arrendamento (49 CFR 376.12) exige que o contrato escrito liste todos os itens que a transportadora pode descontar e como cada um é calculado, e que ela entregue a você os documentos que sustentam uma cobrança. O pagamento vence em até 15 dias depois de você enviar os documentos de entrega. Bruto significa o seu pagamento antes dos descontos: se você recebe uma porcentagem da receita de uma carga, o contrato deve dizer que a transportadora entrega a você a fatura de frete com o valor cobrado do cliente, no acerto ou antes, para que você confira a sua parte. Use o contrato como lista de conferência: se um desconto não está listado, pergunte antes de lançá-lo.

O contrato deve dizer a que o escrow pode ser aplicado. A transportadora deve mostrar cada acréscimo e cada desconto nos extratos de acerto ou em um demonstrativo mensal, pagar juros pelo menos a cada trimestre e devolver o saldo em até 45 dias depois do fim do contrato. Se o escrow retido é rendimento tributável no ano em que é retido, isso depende dos termos do contrato e do seu regime de contabilidade; lance-o como saldo de qualquer forma e deixe o preparador definir quando incide o imposto.

Se você é pago como empresário individual, a transportadora pode enviar um Form 1099-NEC e também um Form 1099-MISC, se informar o aluguel do caminhão separado do pagamento pela condução (instruções do 1099), e os totais podem ser diferentes dos seus depósitos. Concilie os dois com os acertos. As instruções do Schedule C dizem para anexar uma declaração quando o total da caixa 1 é maior que a receita bruta informada. Os pagamentos a uma corporação, inclusive uma LLC tributada como corporação S, em geral não são informados no Form 1099-NEC (instruções do 1099); por isso, para uma corporação S, os acertos podem ser o único registro. Lançar a receita líquida dos descontos também esconde as despesas reais.

O que entra na escrituração para combustível, taxas do arrendamento, seguro, pedágios, balanças, permissões e pneus?

Lance cada custo em sua própria conta, por caminhão, para que os mesmos lançamentos sustentem o Schedule C, a declaração do IFTA e o arquivo do Form 2290. O contrato de arrendamento deve dizer quem paga combustível, impostos sobre combustível, permissões, pedágios, balsas, tempo de espera, placas-base e licenças (49 CFR 376.12); lance só o que você paga.

Como acompanho combustível e milhas por estado para o IFTA, e quando vence a declaração?

Um veículo motorizado qualificado que roda em duas ou mais jurisdições-membro do IFTA precisa de uma licença do IFTA da sua jurisdição-base (o estado ou província-membro em que o caminhão está registrado, em que as operações são controladas e em que parte do deslocamento ocorre) e de uma declaração com vencimento o último dia do mês seguinte a cada trimestre-calendário. Um veículo motorizado qualificado tem dois eixos e peso bruto, ou peso bruto registrado, acima de 26.000 libras, ou três ou mais eixos com qualquer peso, ou faz parte de uma combinação acima desse peso. Os membros são os 48 estados contíguos e as 10 províncias canadenses; viagens ocasionais podem usar permissões de viagem em vez disso (IFTA, Inc.).

Um vencimento em fim de semana ou feriado passa para o próximo dia útil, e a declaração é exigida mesmo quando o caminhão não rodou (Articles of Agreement). O site da sua jurisdição-base lista as formas de entrega.

Se você é arrendado a uma transportadora, confira quem entrega a declaração. Em um arrendamento de 30 dias ou mais, você e a transportadora podem combinar por escrito qual dos dois informa e paga o imposto sobre combustível; se o contrato é omisso, é a transportadora. Em um arrendamento de 29 dias ou menos, é o proprietário do caminhão (Articles of Agreement R530). Quando a transportadora entrega a declaração, você ainda guarda os recibos de combustível e os registros de viagem para ela e confere com eles os descontos de imposto sobre combustível.

Guarde estes registros de cada caminhão e de cada trimestre (Procedures Manual):

• Distância: datas da viagem, origem e destino, rota, odômetro inicial e final, distância total, distância em cada jurisdição e número do caminhão. Os registros de um sistema de rastreamento devem estar disponíveis em planilha ou arquivo delimitado; uma exportação em PDF ou imagem não é aceita.
• Combustível: um recibo, fatura ou extrato de cartão que mostre a data, o nome e o endereço do vendedor, a quantidade, o tipo de combustível, o preço, o caminhão abastecido e o comprador. Sem isso, não há crédito de imposto pago por aquela compra.
• Resumo: um resumo mensal de distância e combustível de cada caminhão, no total e por jurisdição. Ele pode ser necessário em uma auditoria, e a jurisdição-base pode exigi-lo.

Lance o combustível pelo custo total, por caminhão. O pagamento do IFTA é imposto sobre combustível, então pertence ao custo do combustível, e uma restituição o reduz. Guarde os registros por quatro anos depois do vencimento ou da entrega da declaração, o que ocorrer por último.

Se a jurisdição-base considera os registros inadequados, ela reduz o consumo de combustível informado para 4,00 milhas por galão ou em 20%, o que aumenta o imposto. A declaração atrasada, não entregue ou paga a menor pode gerar uma multa de $50 ou de 10% do imposto não pago, o que for maior, mais juros, e a licença pode ser suspensa ou revogada. A lei da própria jurisdição-base pode acrescentar outras multas. A multa do Agreement pode ser dispensada por causa razoável. O IFTA cobre somente o imposto sobre o uso de combustível de veículos; sua jurisdição-base diz o que mais se aplica.

Se você perdeu um trimestre: reconstrua as milhas por estado e os galões a partir dos extratos do cartão de combustível, recibos e registros de viagem, e entregue a declaração atrasada à sua jurisdição-base. Se os registros se perderam, uma auditoria pode levar à avaliação de 4,00 milhas por galão descrita acima.

Posso deduzir a diária de viagem (per diem) como owner-operator, e o que muda se eu tiver uma corporação S?

O motorista autônomo pode deduzir as refeições dos dias fora de casa por um valor diário fixo: US$80 nos Estados Unidos continentais e US$86 fora deles. Para o motorista sujeito às regras federais de horas de serviço (hours of service, os limites do Departamento de Transportes para o tempo de direção), 80% desse valor é dedutível. O proprietário de uma corporação S em geral não pode deduzi-lo na declaração pessoal; a dedução passa pelo plano de reembolso da empresa. O IRS republica o valor a cada outono em seu aviso anual de valores especiais de diária de viagem; leia o aviso atual antes de definir o valor.

Owner-operator autônomo

O empresário individual, e a LLC de um único membro tributada como tal, deduz a diária de viagem no Schedule C.

• Quem se qualifica: quem faz um trabalho que envolve diretamente o transporte de mercadorias por caminhão e exige viagens regulares para longe de casa, com paradas, em uma mesma viagem, em locais com valores federais de refeição diferentes (Revenue Procedure 2019-48).
• Fora de casa: suas funções devem levá-lo para longe da sua base fiscal (tax home) por muito mais tempo que um dia comum de trabalho, e você precisa dormir ou descansar. O motorista que volta no mesmo dia, com só uma pausa curta para comer, não está fora de casa (Publication 463).
• Base fiscal (tax home): o seu local regular ou principal de trabalho, onde quer que sua família more. O motorista baseado em um terminal pode ter a área do terminal como base fiscal, e então as refeições e a hospedagem ali não são viagem. Se o trabalho não tem um local regular ou principal, sua casa pode ser a base fiscal. Três fatores decidem: você faz parte do seu negócio na área e se hospeda ali; você tem ali despesas de moradia que duplica por estar fora; e você não abandonou a área (a família mora ali, ou você costuma ficar ali). Atender aos três faz dela a sua base fiscal, atender a dois depende dos fatos, e atender a um faz de você um itinerante, que não pode deduzir viagens (Publication 463). Se o motorista que mora no caminhão tem uma base fiscal depende desses fatos.
• Valor: a diária de cada dia fora de casa, com o primeiro e o último dia da viagem a três quartos do valor. A diária cobre apenas refeições e despesas incidentais; a hospedagem em hotel é deduzida pelo custo real. Use o valor do transporte durante todo o ano-calendário e não deduza também as refeições reais dos mesmos dias.
• Percentual: 80% para operadores interestaduais de caminhão sujeitos às regras de horas de serviço do Departamento de Transportes (seção 274(n)(3); instruções do Schedule C). O motorista que não está sujeito a essas regras deve confirmar qual percentual vale. A maioria das outras refeições de negócios é limitada a 50%: veja o guia de refeições de negócios.
• Comprovação: um registro com a hora, o local e a finalidade comercial de cada dia. O valor fixo substitui os recibos de refeições, não o registro. Ele vai na linha de refeições dedutíveis do Schedule C.

Proprietário de uma corporação S

O diretor de uma corporação S que presta mais que serviços mínimos é empregado, e o pagamento por esses serviços é salário (IRS). O empregado em geral não pode deduzir na declaração pessoal as viagens não reembolsadas, porque nenhuma dedução detalhada diversa é permitida nos anos fiscais posteriores a 2017 (seção 67(h); Publication 463). Assim, a dedução passa pela empresa, limitada pela mesma regra: 80% para motoristas sujeitos às regras de horas de serviço.

• Plano de reembolso qualificado (accountable plan): a empresa reembolsa as refeições de viagem por um plano com ligação com o negócio, registros de cada viagem e devolução de qualquer excesso. O plano que falha em um desses pontos faz dos pagamentos salário tributável (Publication 463). A empresa então deve reter e recolher o imposto sobre a folha, e o diretor que controla a folha e deixa de recolhê-lo de propósito pode ter de pagá-lo pessoalmente (seção 6672). Os testes e o prazo dessa multa estão em reembolsos em corporação S.
• Não substitui o salário: um arranjo que reembolsa despesas reduzindo o salário do proprietário é tratado como plano não qualificado (nonaccountable plan) (Publication 463), e o salário ainda precisa ser razoável: veja salário do proprietário de corporação S.

O reembolso que atende aos testes do plano qualificado é lançado como custo de viagem da empresa, sustentado pelo registro dos dias, e não como distribuição. O que não atende é salário.

O que é o Form 2290, quem entrega e quando vence?

O Form 2290 é a declaração federal anual do imposto sobre o uso de veículos pesados em rodovias. Quem tem o caminhão registrado em seu nome, ou obrigado a registrá-lo, no primeiro uso no ano do Form 2290 (de 1º de julho a 30 de junho) entrega a declaração quando o peso bruto tributável do caminhão é de 55.000 libras ou mais. O vencimento é o último dia do mês seguinte ao mês em que o caminhão é usado pela primeira vez em uma rodovia pública (instruções do Form 2290).

• Imposto: de $100 a US$550 por ano, conforme o peso, proporcional aos meses quando o primeiro uso é depois de julho (Form 2290; seção 4481). O peso bruto tributável é o peso do caminhão vazio, mais os reboques usados com ele de forma habitual, mais a maior carga transportada de forma habitual, e nunca menos que o maior peso declarado em um registro estadual que declare um peso.
• Vencimento: ligado ao primeiro uso, não à data de renovação do registro (central de impostos do transporte rodoviário). O caminhão usado pela primeira vez em julho é declarado até 31 de agosto; cada mês seguinte adia a data em um mês, e um fim de semana ou feriado a passa para o próximo dia útil.
• Entrega: é obrigatório ter um EIN; o número de Social Security não é aceito. A entrega eletrônica é obrigatória a partir de 25 veículos. A LLC de um único proprietário que é uma entidade desconsiderada (disregarded entity) entrega com o EIN da própria LLC.
• Caminhões arrendados: se o caminhão está registrado em nome do proprietário e de outra pessoa, inclusive por um contrato de arrendamento, o proprietário é responsável. Se o caminhão está registrado apenas no nome da transportadora, quem entrega é a pessoa em cujo nome ele está registrado; confira se o contrato transfere o custo para você por um desconto (chargeback).
• Comprovação: o Schedule 1 carimbado é a prova de pagamento que os estados pedem no registro do caminhão (Publication 510). Guarde-o.
• Uso baixo e mudanças: um caminhão com expectativa de rodar 5.000 milhas ou menos no período pode ser informado como suspenso. Se passar desse limite, ou se o peso bruto tributável subir para uma categoria mais alta, entregue um Form 2290 retificador até o último dia do mês seguinte ao mês da mudança. Existem créditos para caminhão vendido, destruído ou roubado; o comprador que registra um caminhão usado segue as regras de veículo usado nas instruções.

A declaração atrasada acrescenta 5% do imposto não pago por mês ou fração de mês, até 25%, e o pagamento atrasado acrescenta 0,5% ao mês; a multa de pagamento reduz a multa de entrega em cada mês em que as duas se aplicam (seção 6651). Os juros correm sobre o imposto não pago. Se você perdeu o Form 2290: entregue-o para o mês em que o caminhão foi usado pela primeira vez e pague o imposto. Se o IRS lançar uma multa e você achar que tinha causa razoável, envie a ele uma carta explicando o motivo; não anexe a explicação à declaração. Guarde os registros de cada caminhão, com o VIN e as datas, por 3 anos depois do vencimento ou do pagamento do imposto, o que ocorrer por último. Lance o imposto com as licenças.

Como registro o caminhão: prestações do financiamento, juros, principal e depreciação?

Divida cada prestação do financiamento. Os juros são despesa, o principal reduz o saldo do financiamento, e o custo do caminhão é recuperado pela depreciação, não pelas prestações.

1. Na compra: registre o caminhão como ativo pelo custo e o financiamento como passivo. O imposto estadual e municipal sobre vendas em uma compra empresarial faz parte do custo do caminhão, não é despesa de imposto (instruções do Schedule C). Um caminhão, reboque ou cavalo mecânico novo acima dos limites de peso da seção 4051 também tem um imposto federal de consumo sobre a venda a varejo de 12% do preço, cobrado pelo vendedor na primeira venda a varejo (Publication 510). Ele já está no preço que você paga, então faz parte do custo.
2. A cada prestação: o extrato do credor mostra os juros. Lance essa parte como despesa de juros e o restante contra o financiamento. Quais juros são dedutíveis, e os limites, estão em como lançar um empréstimo empresarial.
3. A cada ano: lance a depreciação a partir da data em que o caminhão é colocado em uso. O método e qualquer dedução integral no primeiro ano estão em como deduzir equipamentos no primeiro ano.

Se o caminhão também é usado para fins pessoais, só a parte comercial dos custos é dedutível. Comprá-lo em nome pessoal ou por meio de uma empresa muda quem é o proprietário do ativo e o devedor do financiamento: veja como comprar um veículo por meio do seu negócio.

Preciso de uma conta bancária empresarial separada e quais registros guardo para o fim do ano?

O IRS orienta o negócio novo a abrir uma conta corrente empresarial e mantê-la separada da conta pessoal (Publication 583). Para o caminhoneiro, ela também permite rastrear cada depósito de acerto e cada cobrança de combustível até um extrato ou recibo. Se alguma regra a exige, e o que a mistura de dinheiro causa a uma LLC, está no guia da conta bancária empresarial.

Antes de fechar o ano, confira estes pontos:

• Cada acerto com o respectivo depósito, e os saldos de escrow e de adiantamentos com os extratos da transportadora.
• O total de todos os Forms 1099 que você recebeu (1099-NEC, e 1099-MISC se a transportadora informou o aluguel do caminhão separadamente) com a receita lançada.
• Os extratos do cartão de combustível com os recibos, por caminhão, e as milhas e os galões das quatro declarações do IFTA com a escrituração.
• Os dias fora de casa com a diária de viagem pedida.
• Os juros do financiamento com o valor de fim de ano do credor, e o pagamento do Form 2290 e o Schedule 1 com o imposto lançado.

Para software, veja aplicativos de escrituração contábil para o Schedule C; para decidir entre fazer a escrituração você mesmo e contratar ajuda, veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.

O que muda quando saio do arrendamento com a transportadora e passo a operar com autoridade própria?

Operar com autoridade própria passa para você os custos e as declarações que a transportadora cuidava, e troca um único acerto por uma série de faturas de clientes.

• Registro: a transportadora rodoviária que presta serviço remunerado sujeito à jurisdição federal só pode prestá-lo se estiver registrada no governo federal (49 U.S.C. 13901), e o registro exige uma fiança, apólice de seguro ou outra garantia depositada (49 U.S.C. 13906). Com autoridade própria, o registro e a garantia são seus para pagar e lançar.
• Seguro: as transportadoras de carga não perigosa por frete, em veículos de 10.001 libras ou mais no comércio interestadual, devem ter pelo menos $750.000 de cobertura de responsabilidade civil (49 CFR 387.9). Com autoridade própria, a apólice e o prêmio são seus.
• Custos que o contrato atribuía a alguém: o contrato tinha de dizer quem pagava combustível, impostos sobre combustível, permissões, pedágios e placas. Releia-o e lance cada um em seu nome desde a primeira carga.
• IFTA e Form 2290: abra uma conta do IFTA na sua jurisdição-base. Entregue o Form 2290 com o seu próprio EIN se o caminhão estiver registrado em seu nome, e peça o EIN antes da primeira carga: o IRS diz que um EIN novo leva cerca de quatro semanas para ser configurado em seus sistemas (central de impostos do transporte rodoviário).
• Unified Carrier Registration: uma taxa interestadual anual, definida pelo número de veículos que a transportadora possui ou opera, paga ao estado-base dela (49 U.S.C. 14504a). O caminhão sob arrendamento de longo prazo conta como da transportadora, então a taxa era dela; agora é sua. Lance-a com as licenças.
• Receita: faturas a corretores de frete e embarcadores substituem os acertos. A regra do pagamento em 15 dias vale para o pagamento de uma transportadora a quem lhe arrenda o caminhão, então os prazos dos seus clientes estão nos contratos deles. Acompanhe o que cada cliente deve. Se uma empresa de factoring (antecipação de recebíveis) adianta parte de uma fatura, lance a taxa dela como despesa própria e qualquer reserva que ela retenha como valor devido a você; se o adiantamento é uma venda ou um empréstimo depende do contrato de factoring.
• Escrow: lance a liberação quando ela chegar; o prazo de 45 dias da transportadora está acima.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Acertos com descontos (chargebacks) e escrow

Um owner-operator arrendado ganha US$180.000 de pagamento por cargas em um ano, antes dos descontos. A transportadora desconta US$14.000 de seguro e taxas e retém US$3.000 em escrow. Os depósitos somam US$163.000. A escrituração mostra receita de US$180.000, despesas de US$14.000 em contas próprias e um ativo de US$3.000 para o escrow.

Diária de viagem (per diem) de um motorista autônomo e de uma corporação S

Um motorista interestadual autônomo, sujeito às regras de horas de serviço e com uma base fiscal de onde viaja, fica fora 200 dias em um ano, todos nos Estados Unidos continentais: 180 dias inteiros e 20 dias de saída ou de volta. Os dias inteiros são 180 × US$80 = US$14.400. Os dias parciais são 20 × US$60 (três quartos do valor) = US$1.200. O total é US$15.600, e 80% dele, US$12.480, é dedutível.

Se o mesmo motorista tem uma corporação S, a empresa reembolsa US$15.600 por um plano qualificado, usando a mesma regra de três quartos para os dias parciais, e deduz US$12.480. O proprietário em geral não tem dedução pessoal.

Form 2290 para um caminhão pesado

Um caminhão com peso bruto tributável de 80.000 libras, registrado em nome do proprietário, é usado pela primeira vez em uma rodovia pública em 2 de julho. O Form 2290 vence em 31 de agosto, o imposto é de US$550, e o Schedule 1 carimbado é a prova de pagamento que os estados em geral exigem no registro. Se o primeiro uso fosse em novembro, o vencimento seria 31 de dezembro e o imposto cobriria só os meses restantes do período.

E no seu caso?

• Você está saindo de um arrendamento com uma transportadora para operar com autoridade própria: registro, seguro, imposto sobre combustível e Form 2290 têm, cada um, prazo e multa próprios, a diária de viagem exige um registro dos dias desde a primeira viagem, e a entidade que você escolher define como você é pago e o que você acompanha desde a primeira carga. Veja ajuda de escrituração contábil antes da primeira carga.
• Você perdeu um trimestre do IFTA ou um Form 2290: multas e juros se acumulam, e a licença do IFTA pode ser suspensa ou revogada. Pôr tudo em dia começa pelos registros de combustível e quilometragem: veja como atualizar a escrituração atrasada e ajuda de escrituração contábil com as declarações perdidas.
• Um ano de acertos nunca foi conciliado: os registros de acertos, combustível e escrow precisam bater antes de preparar uma declaração. Veja como atualizar a escrituração atrasada e ajuda de escrituração contábil para conciliar o ano.
• A transportadora desconta a prestação do caminhão em todo acerto: o contrato decide se é aluguel ou compra, e o ativo, os juros e a depreciação mudam. Veja ajuda de escrituração contábil com a prestação do caminhão.
• Você tem ou está pensando em ter uma corporação S: salário, diária de viagem e plano qualificado precisam funcionar juntos. Veja salário do proprietário de corporação S, reembolsos em corporação S e ajuda de escrituração contábil para corporação S.
• Você não tem uma base, ou mora no caminhão: se a viagem é dedutível depende da sua base fiscal, o que exige o julgamento de um profissional. Veja ajuda de escrituração contábil.
• Seu cônjuge ou um sócio dirige com você ou é coproprietário do caminhão: quem é o proprietário do negócio pode mudar se ele entrega um único Schedule C ou uma declaração de sociedade de pessoas. Veja LLCs de cônjuges e de família.
• Você paga outro motorista: empregado ou prestador de serviços independente muda a folha de pagamento, os formulários de imposto e a escrituração. Veja prestadores de serviços que podem ser empregados.
• Você transporta cargas para o Canadá: o IFTA cobre também o imposto sobre o uso de combustível nas províncias, mas não resolve o imposto de renda nem o imposto sobre vendas de nenhum dos lados da fronteira. Veja ajuda com impostos entre países.
• Você está comprando ou trocando o caminhão: veja como comprar um veículo por meio do seu negócio.
• Suas folhas de viagem, recibos de combustível ou registros de odômetro se perderam: a jurisdição-base pode lançar imposto sobre registros inadequados. Veja como reconstruir um registro de quilometragem para a mesma abordagem aplicada a um carro.